Deluxe Gestcom

22 Rue Imam Rassa - 1002 Belvdre Tunis - Tunisie Tel : 216 1 893-787 Tlfax : 216 1 847-135 e-mail : [email protected] Web : www.deluxe-informatique.com

Guide d utilisationCopyright 1996 - 2002 de Deluxe Informatique.

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Manuel dutilisation de Deluxe Gestcom v2000

TABLES DES MATIERESI. Introduction 1) Deluxe Informatiquea) Activit de Deluxe Informatique b) Produits dvelopps

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2) Deluxe Gestcom v2000 II. 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) III. Installation et configuration du logiciel Installation Dmarrage Cration dune socit Rparation et mise jours des fichiers dune socit Ajouter une socit existante la liste des socits Configuration des paramtres dune socit Sauvegarde et restauration des donnes Changement dune anne dexercice Premires tapes suivre 6

Fichiers de base 1) Fentre principale 2) Fournisseurs et clients 3) Article et famille darticle 4) Commerciauxa) b) c) d) Gestion de commerciaux Chiffre daffaire par commercial Opration dentre / sortie par commercial Stock par commercial

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5) Trsoreriea) Introduction b) Comptes principaux c) Comptes transitoires

6) Stock initial IV. Oprations dachat 1) Gestion gnrale 2) Bon de commande fournisseur / Bon dentre au stock Oprations de vente 1) Devis / Facture proformat 2) Bon de commande client et bon de livraison 3) Facturation 24

V.

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VI. 1) 2) 3) 4) VII. 1) 2) 3) 4) VII. 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7)

Gestion de la trsorerie 34 Consultation Ajouter une opration de retrait ou de virement manuel Transfre de trsorerie Virement (Banque-Banque, Caisse-Banque, Banque-Caisse) Autres oprations Bon dutilisation interne Charges Bilan Etat de crance client - fournisseur Caractristiques techniques Architecture du logiciel Systme dexploitation du serveur Systme dexploitation des terminaux Environnement technique de ralisation Scurit et contrle Maintenance et intervention Configuration requise 37

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MANUEL DUTILISATION DE DELUXE GESTCOM v2000I. Introduction1) Deluxe InformatiqueDeluxe Informatique vous propose une gamme de logiciel et de service totalement adapte vos besoins : Prise en main rapide, simplicit dutilisation, touches de raccourci, tables interactives, scurit volue, etc. . Les logiciels de Deluxe Informatique vous permettent de grer toute votre activit trs simplement. Vous profitez galement dune formation sur place et dune assistance tlphonique gratuite pour bien dmarrer. a) Activit de Deluxe Informatique : Etude et dveloppement de logiciel informatique de gestion Vente de tous types de matriels informatiques Maintenance et rparation de matriels informatiques Maintenance de logiciel Etude et installation de rseaux informatiques b) Produits dvelopps : Deluxe MNET : Logiciel de gestion de maladie pour la Mutuelle Nationale de lEnseignement de Tunisie Deluxe Assurance v2000 : Logiciel de gestion des agences dassurance Multi-Compagnies et Multi-Agences, il traite les compagnies les plus connues en Tunisie : STAR, Comar, LLOYD TUNISIEN, CARTE, MAGHREBIA, GAT, ASTREE, Deluxe Paie v2000 : Logiciel de gestion de paie et de personnel Deluxe Transit v2000 : Logiciel de gestion dvelopp pour les cabinets de transitaires et pour le service transitaire de la SNCFT Deluxe GestCom v2000 : Logiciel de gestion de stock, devis, facturation, trsorerie, Deluxe Compta v2000 : Logiciel de comptabilit gnrale Deluxe Clinique 2000 : Logiciel de gestion de clinique dvelopp pour la clinique SIDI Salah La Marsa Deluxe Restaurant 2000 : Logiciel de gestion de restaurant de luxe Deluxe GestMARBRE 2000 : Logiciel de gestion dune marbrerie pour la socit Groupe Tunisie Marbre et Granit Djebal Jeloud

2) Deluxe Gestcom v2000Deluxe Gestcom v2000 est un logiciel professionnel de gestion commerciale dvelopp par la socit Deluxe Informatique depuis 1996.

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Destin aux petites et moyennes entreprises, aux artisans, aux commerants et aux professions librales, Deluxe Gestcom permet la tenue facile et complte de toutes les oprations commerciales. Deluxe Gestcom intgre, bien sr, la totalit des fonctions de base de tout logiciel de gestion commerciale (Gestion des clients et fournisseurs, gestion des articles, Gestion du stock, Facturation, suivie des rglements, Suivie de la trsorerie, ) Le logiciel Deluxe Gestcom v2000 existe sous la forme de trois licences. Pour les systmes mono poste vous trouverez la licence Deluxe Gestcom Mono poste v2000 . Pour les systmes rseau le programme existe sous deux formes de licences : Deluxe Gestcom Server v2000 : Ce programme sera install sur le serveur et permettra le bon partage des fichiers de base de donne. Ce programme permet aussi la coordination entre les diffrents terminaux et gre les droits daccs. Deluxe Gestcom Server v2000 peut tre utilis comme un terminal sur le serveur. Deluxe Gestcom Terminal v2000 : Ce programme sera install sur les terminaux du rseau et aura pour fonction de donner des requtes au serveur. Cette version ne fonctionne pas sans un serveur muni de la version Deluxe Gestcom Server v2000 .

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II. Installation et configuration du logiciel1) InstallationPour installer Deluxe Gestcom v2000 vous devez suivre les tapes suivantes : Insrez le CD-ROM de Deluxe Gestcom v2000 dans le lecteur CD-ROM (Le lecteur CD-ROM doit tre capable de lire les CD-ROM gravs) Effectuez un double clique sur le poste de travail, puis sur le lecteur CD-ROM, puis sur le dossier Gestcom en fin sur le dossier Disk1 . Effectuez un double clique sur le programme Install puis suivez linstallation. Le programme dinstallation est interactif, il suffit de suivre les instructions et tout se passera bien. Une fois linstallation termine, vous pouvez retirer le CD-ROM de lapplication du lecteur CD-ROM et le remettre dans sa pochette car vous nen aurez plus besoin pour le moment.

2) DmarragePour lancer lapplication vous devez cliquer sur le bouton Dmarrer puis sur Programmes puis sur Deluxe Gestcom . Ce dossier contient trois programmes : Deluxe Gestcom v2000 : Programme principal gestion commerciale Deluxe SOS Gestcom : Programme qui rgnre les fichiers temporaires en cas derreur Deluxe Register : Programme qui permet denregistrer Deluxe Gestcom v2000 au nom de votre tablissement.

Au premier dmarrage, le programme vous demandera de saisir votre nom et le nom de votre tablissement ainsi que le numro de srie que vous trouverez sur la pochette du CD-ROM. (Exemple de numro de srie : 20116-DC-235). Lorsque vous lancez lapplication, Deluxe Gestcom commence par afficher une table comportant la liste des socits que vous traites. (Au dbut, cette liste ne comporte quune seule socit intitule Socit DEMO ). Pour travailler avec la socit de votre choix il suffit deffectuer un double clique sur la liste.

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Crer une nouvelle socit Ajouter une socit existante la liste

Supprimer la socit de la liste Rparer et mettre jours la socit

Liste des socits

3) Cration dune socitCette procdure vous permet de crer une nouvelle socit. Pour cela vous devez saisir la fentre suivante : Le chemin ou le rpertoire sont en ralit le dossier dans lequel la nouvelle socit va tre cre. Pour une raison de compatibilit avec le logiciel, le nom de dossier ne doit pas comporter des espaces. Exemple : pour la socit Deluxe Informatique vous avez le choix entre : DELUXE DELUXE_INFORMATIQUE DELUXEINFORMATIQUE Mais vous navez pas le droit de saisir : DELUXE INFORMATIQUE Une fois terminer, vous devez paramtrer la socit.

4) Rparation et mise jours des fichiers dune socitCette procdure vous permet deffectuer une rparation minutieuse des donnes et deffectuer une mise jours automatiquement dune version du logiciel Deluxe Gestcom une autre.

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5) Ajouter une socit existante la liste des socitsCette procdure vous permet dajouter une socit existante dans la liste. Gnralement on lutilise afin de connecter les bases de donne dun serveur au logiciel Deluxe Gestcom qui se trouve sur votre station de travail. Cette procdure vous demandera de saisir le chemin daccs aux bases de donne. Exemple : \\SERVEUR\GESTCOM_DELUXE . Dans cet exemple la base de donne de la socit en question se trouve sur un serveur appel SERVEUR et dans un dossier ayant comme nom de partage GESTCOM_DELUXE . Une fois le chemin correctement saisi, le nom de la socit sera automatiquement ajouter la liste.

6) Configuration des paramtres dune socitCette procdure vous permet de configurer les paramtres de la socit dsire. Vous pouvez accder la configuration soit lors de la cration dune nouvelle socit ou en cliquant sur le menu Option puis Configuration gnrale . vous aurez une fentre comportant deux pages configurer comme le montre les deux figures suivantes :

7) Sauvegarde et restauration des donnesLa sauvegarde est trs utile car elle permet de restaurer les bases de donne de plusieurs annes de traitement dans le cas o le serveur tomberait en panne ou le disque dur rend lme ou tout simplement quelquun effacerait accidentellement ou intentionnellement les donnes. Cette sauvegarde doit tre effectuer le plus souvent possible (au moins une fois par mois) sur des disquettes 3 ou sur le disque dur dune des stations de travail dans le cas dune version rseau (Cette station de travail ne doit pas tre le serveur et la sauvegarde doit tre prserver dans un dossier bien protg du disque dur). Gnralement, la restauration ne sert qu copier les donnes dun ordinateur vers un autre qui ne sont pas relis par un rseau. Exemple : Si un grant veut consulter la gestion commerciale chez lui pendant les week-ends il doit procder comme suit : Installer le logiciel Deluxe Gestcom Chez lui dans son ordinateur personnel (dans le cas o il nest pas encore install) Effectuer une sauvegarde la fin de la semaine depuis lordinateur de son bureau Effectuer une restauration vers son ordinateur personnel ( la maison) Consulter tout ce quil veut.

Les modifications effectues la maison ninfluent pas sur la base de donne du bureau. Il faut toujours se rappeler que cette mthode est pratique pour utiliser le logiciel en mode consultation seulement. Pour installer le logiciel Deluxe Gestcom la maison il faut se procurer une licence dutilisation de chez Deluxe Informatique.

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8) Changement danne dexercicePour changer danne dexercice, il faut tous simplement cliquer sur le bouton comportant lanne en cours puis saisir lanne dsire. Le programme peut admettre un nombre illimit danne dexercice.

9) Premires tapes suivre :Pour bien travailler avec Deluxe Gestcom vous devez suivre convenablement les tapes suivantes : Saisir tous les fournisseurs Saisir les types clients Saisir tous les clients Saisir les familles des articles Saisir les catgories des articles Saisir les units Saisir tous les articles Saisir les commerciaux (sil y en a) Saisir les comptes de trsorerie

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III. Fichiers de base1) Fentre principaleLa fentre principale du programme comporte la barre doutil suivante : Sauvegarde des donnes Gestion des clients et des fournisseurs Gestion des articles Gestion des commerciaux Gestion des achats / factures fournisseurs Gestion des bon dutilisation / transformation interne Gestion des devis / factures proforma Gestion des bons de commande client / bons de livraison Facturation Gestion des charges Gestion de la trsorerie Bilan annuel Calculatrice Verrouiller le programme Changer danne dexercice Quitter le programme

Cette barre doutil vous permet daccder aux parties programme.

les plus importantes du

N.B. : Lorsque vous dplacez la sourie sous le bouton une info-bulle saffiche et vous renseigne sur la fonction du bouton en question.

2) Fournisseurs et clients

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Le logiciel traite les clients et les fournisseurs dans la mme table. Cela savre utile si le client est en mme temps fournisseur. Pour accder la gestion des socits vous devez cliquer sur le bouton Gestion des socits dans la barre doutil de la fentre principale. La fentre de gestion des socits comporte la barre doutil suivante : La gestion des socits vous permet, grce la barre doutil, daccder toutes les fonctions ncessaires lorganisation de vos clients et fournisseurs. Vous pouvez organiser vos clients en cinq catgories, pour cela vous devez partir de la fentre principale cliquer sur le menu socit puis Type de socit puis saisir les diffrents types de clients. Exemple : (Client ordinaire, Revendeur, Fidle, ). Une fois les types de clients saisis, vous pouvez commencer saisir les fiches des clients. Les types clients servent dterminer les tarifs appliquer aux clients. Cest dire que chaque article peut admettre cinq tarifs de prix diffrents en fonction du type client. De plus, chaque client admet un champs de saisie nomm Remise . cette remise est attribue au client par dfaut lors de ltablissement dune pice de vente (Devis, bon de commande client, bon de livraison, facture) Exemple : Lors de ltablissement dune facture de vente, vous devez, en premier lieu, saisir le client. Supposant que le client en question est un revendeur et admet une remise de 10 %

Ajouter un fournisseur Ajouter un client Modifier la socit en cours de slection Supprimer la socit en cours de slection Imprimer la liste des socits Aperu sur les oprations de la socit Mouvement des articles de la socit par priode Graphique annuel de statistique de la socit Eliminer le filtre Filtrer la liste par client Filtrer la liste par fournisseur Fermer la fentre

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alors le prix afficher lors de la saisie des articles facturer sera celui de la liste de prix des revendeurs avec un taux de remise de 10 %. Vous pouvez ordonner les socits par Code , Nom de client / fournisseur , Activit , etc. Tous les titres de colonnes en couleurs bleu peuvent tre tris en effectuant un double clique sur le titre de la colonne. Une fois la table trie, la couleur du titre de la colonne en question devient rouge. Si vous effectuez un second double clique sur le titre de la colonne, une zone de saisie saffichera et vous permet de filtrer la table selon le critre de recherche. Exemple si vous saisissez le mot Informatique dans le nom de la socit, la table affichera toutes les socits ayant le terme Informatique dans leur nom comme Deluxe Informatique . Cette procdure de trie, de recherche et de filtrage est valable pour presque toutes les fentres du logiciel. Le fentre des fournisseurs comporte une seule page de saisie alors que celle des clients comporte deux pages.

La gestion des socits admet 2 rapports dimpression totalement paramtrables.

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3) Article et famille darticlePour accder la gestion des articles vous devez cliquer sur le bouton Article de la barre doutil de la fentre principale du programme. Mais avant de saisir les articles noubliez pas de saisir les familles et les fournisseurs, car vous en avez besoin pour saisir la fiche de larticle. Comme les socits vous pouvez effectuer des oprations de trie, de recherche et de filtrage sur la table des articles (Voir la gestion des socits).Ajouter un article Modifier larticle en cours de slection Supprimer larticle ne cours de slection Imprimer la liste des articles Visualiser la fiche de stock Visualiser le graph. de statistique Modifier la rfrence article Eliminer les filtres Configurer les catgories articles Fermer la fentre

Comme les clients, les articles sont organiss en famille et sous famille. Pour accder la gestion des familles et des sous familles vous devez cliquer partir de la fentre principale du programme sur le menu Fichier puis Gestion des familles . Une fois les familles saisies, vous devez saisir les catgories des articles. Cette information est ncessaire pour le programme de comptabilit gnrale Deluxe Compta , si vous en avez un, et pour dterminer les catgories des commissions perues par les commerciaux lors de la vente. Prenons lexemple dune socit dinformatique qui vend les logiciels, le matriel et du service, nous pouvons classer les articles par catgorie de vente et attribuer chaque catgorie un taux de commission. Par exemple vous pouvez donner au commerciaux une commission de 10 % sur les logiciels, 5 % sur le service et 2 % sur le matriel vendu.

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Le fiche de larticle comporte trois pages : Gnrale, Stock, Prix de vente. Pour saisir la prmire page vous devez avoir saisie au paravant les familles et sous familles, les fournisseurs, les units et les titres des informations complmentaires sils en existent. Pour saisir les units vous devez cliquer partir de la fentre principale sur le menu article puis Gestion des units . Exemple : Pice, Kg, Litre, mm, etc.

La seconde page concerne le stock. Si larticle est un article de service (exemple : Maintenance, dplacement, rparation, ) vous devez slectionner le bouton doption Pas de suivie en stock . La troisimme page comporte toutes les informations sur le prix de vente. Vous devez saisir les prix en fonction des types clients (Client ordinaire, Revendeur, client fidl) Voir la gestion des socit , puis vous devez saisir le taux de T.V.A. Le prix par dfaut est celui du client de la premire catgorie (Dans notre cas cest le Client ordinnaire ). Ensuite vous devez choisir la catgorie laquelle appartient larticle (Logiciel, Matriel informatique, Service, ). NB. : Vous pouvez saisir les differentes catgories des articles partir de la fiche article en cliquant sur le bouton Catgorie article de la barre doutil. La gestion des articles admet cinq rapports dimpression savoir : Par famille Par famille et sous famille15

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Par fournisseur Cinq listes de prix en fonction des types clients (Voir gestion des socits) Liste gnerale des articles

Vous pouvez connatre tous moments ltat du stock dun article en le slectionnant dans la table des articles et en cliquant sur le bouton Stock . Cette procdure vous affiche une fentre comportant la fiche de stock de larticle en question.

Fournisseur & Usine

Bon dentre Au stock

STOCK

Bon de livraison & facture Facture avoir

Client

Utilisation interne

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4) Commerciauxa) Gestion des commerciaux Cette procdure gre les commerciaux, leurs commissions et leurs stocks relatifs. Avant de saisir les commerciaux, il faut saisir leurs informations complmentaires sils en ont. Une fois tous les commerciaux de votre socit saisis, vous devez attribuer chaque pice de vente (Devis, bon de commande client, bon de livraison, facture et facture avoir) un commercial, cela vous permettra par la suite de dterminer le chiffre daffaire et la commission ltat des crances et des impays par commercial.

Ajouter un nouveau commercial Modifier le commercial en cous de slection Supprimer le commercial en cours de slection Imprimer la liste des commerciaux Modifier le code commercial Calculer le montant du chiffre daffaire et la commission par commercial et par priode Visualiser le dtaille des vente ralises par un commercial Gestion des oprations dentres / sorties par commercial Visualisation du stock chez le commercial Configuration des informations complmentaires Eliminer le filtre Fermer la fentre des commerciaux

b) Chiffre daffaire par commercial Pour dterminer le chiffre daffaire et la commission des commerciaux par rapport une priode donne, vous devez cliquer sur le bouton Calculer les commissions .

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Pour dterminer le dtail des commissions, vous devez effectuer un double clique sur le commercial en question ou cliquez sur le bouton Suivie des commissions . La fentre de dtail des commissions comporte aussi le dtail des restes rgler. Cela vous permet dtablir une relation directe entre les impays et les commissions et de charger le commercial de suivre ses clients pour le rglement de leurs factures. c) Oprations dentres sortie par commercial

Cette procdure vous permet de suivre le stock des commerciaux. Ces stocks peuvent tre les vhicules, les points de vente, des commerciaux. Toutes les oprations dentres / sorties sont par rapport au stock principal de la socit. Vous pouvez tablir des bon de sortie du stock principal vers le stock du commercial, des bons de retours au stock principal, des bons de livraisons provisoires tablis par le commercial pendant sa tourne ou par le point de vente.

Ajouter un bon de sortie du stock vers le commercial Ajouter un bon de retours au stock depuis le commercial Ajouter un bon de livraison provisoire vers le client Modifier le bon en cours de slection Supprimer le bon en cours de slection Imprimer le bon en cours de slection Imprimer le listing des bons Transformer les BL provisoire en bon de livraison socit Fermer la fentre

Ces bons de livraisons provisoires peuvent tre transforms par la suite en bon de livraison socit ou directement en facture.

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Pour transformer un bon de livraison provisoire en bon de livraison socit ou en facture, vous devez slectionner le bon en question ensuite vous devez cliquer sur le bouton Exporter le BL en facture , puis vous devez saisir la fentre qui saffichera sur lcran qui comporte le nom du client, la date du BL socit ou de la facture et le type de transformation BL ou Facture, enfin cliquez sur Ok . d) Stock par commercial Deluxe Gestcom vous permet tout moment par un simple clique sur le bouton Visualiser le stock de visualiser le stock thorique des commerciaux par article et par priode. Ainsi vous pouvez avoir par article la quantit totale de la marchandise sortie du stock, retourne au stock ou livre au client et enfin le solde. SOLDE = Quantit sorite quantit retourne quantit livr au client

Vous pouvez aussi avoir le dtail du solde tout simplement en double-cliquant sur larticle en question. Exemple : Si on veut connatre le dtail du solde Ecran 15 qui est de 3, vous devez effectuer un double clique sur la ligne de larticle en question, et vous aurez lcran ci-contre.

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5) Gestion des comptes de trsoreriea) Introduction Cette procdure vous permet de saisir les diffrents comptes de trsorerie de votre socit. Pour cela vous devez partir de la fentre principale du programme cliquer sur le menu Trsorerie puis sur le menu Gestion des comptes de trsorerie.

Modifier le compte de trsorerie en cours de slection Supprimer le compte de trsorerie en cours de slection Imprimer la liste des compte de trsorerie Fermer la fentre

Lors de ltablissement dune pice de vente ou achat ou charge vous devez saisir comment elle t rgle, le logiciel mettra alors jours automatiquement vos comptes de trsorerie. Supposons que vous tes clients de deux banques B.I.A.T et CITIBANK vous devez saisir la trsorerie comme suit et dans cet ordre :

Deluxe Gestcom admet vingt comptes de trsorerie vides, pour les saisir vous devez tous simplement effectuer un double clique sur le compte en question. La case cocher Compte de prvision permet au programme de ne pas prendre en considration le compte en question si la case est coche.

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b) Comptes principaux Les comptes principaux sont les comptes rels de trsorerie savoir les caisses et les banques. Vous devez remplir la fiche de la trsorerie convenablement et il ne faut pas cocher la case Compte de prvision c) Comptes transitoires Ce sont les comptes qui vous permettent de bien grer votre trsorerie mais qui ninfluent pas directement sur les comptes principaux (Caisse et banques). Portefeuille client : Lorsque vous avez plus qu une banque et vous recevez dun client une traite que vous devez verser dans 90 jours, vous ne pouvez pas savoir initialement dans quelle banque vous allez verser la traite en question. Pour cette raison on utilise le compte transitaire Portefeuille client . Ce compte doit comporter tous les chques et traites qui ne sont pas encore verss votre banque. Au moment du remplissage du bordereau de versement bancaire vous devez dplacer la traite ou le chque du compte portefeuille client vers la banque en question. NB : La case cocher Compte de prvision ne doit pas tre coche. Chques de garantie : Ce sont les chques ou les traites que vous remettez au client une fois tout le paiement achev. Ce type de pice ne doit pas influ sur le montant de la trsorerie donc il est considr comme des prvisions, pour cette raison vous devez cocher la case cocher Compte de prvision . Prvision de payement : Ce sont les promesses ou conventions de paiement. Ce type de compte de trsorerie vous aide vous rappeler lchance et le montant de paiement. Exemple : Si vous avez convenu avec un client que le rglement de la facture n 782, ayant comme total 1000 DT sera rgle sur deux fois comme suit : o 20 % la facturation en espce o 30 % 30 jours de la facturation par chque o 50 % 60 jours de la facturation par chque Vous devez saisir le rglement lors de la facturation comme suit :Echance 01/02/2001 01/03/2001 01/04/2001 Montant 200.000 DT 300.000 DT 500.000 DT Mode de paiement Espce Chque Chque Compte de trsorerie crditer Caisse Prvision de paiement Prvision de paiement

Comme les prvisions de paiement sont, jusqu' rglement, des promesses, vous devez cocher la case Compte de prvision . Pour plus de prcisions sur les comptes de trsorerie consultez le paragraphe IV. Gestion de la trsorerie .

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5) Stock initialA chaque fin danne vous devez effectuer linventaire physique de votre stock et le comparer avec linventaire thorique donn par le logiciel. Si vous venez dacqurir le logiciel alors vous devez saisir le stock initial, pour cela vous devez, partir de la fentre principale du logiciel, cliquer sur le menu Stock puis Gestion du stock initial Final, ensuite vous devez saisir pour chaque article : Le stock initial Valeur de revient en H.T Stock dalerte sil existe Veuillez bien vrifier vos donnes lors de la saisie, car la base de calcul de la valeur du stock et du cot unitaire moyen pondr repose sur la qualit des donnes que vous saisissez. La saisie du stock initial met jours automatiquement le stock final. Remarque : La gestion du stock initial final consomme beaucoup de ressource systme car elle fait appel aux : Commandes fournisseur Bons dentre au stock Commandes client Bons de livraisons client Factures Factures avoirs Bons dutilisations ou transformations internes Pour cette raison, il vaut mieux effectuer ce type dopration directement sur le serveur si non votre station de travail risque dtre trs lente. A la fin de lanne vous devez imprimer linventaire thorique puis clturer le stock, pour cela vous devez, partir de la fentre principale du logiciel, cliquer sur le menu Stock puis Initialisation du stock de lanne prochaine . Cette procdure vous permet donc de clturer le stock de lanne en cours et dinitialiser le stock initial de lanne prochaine, cest dire copier le stock final de lanne en cours en stock initial de lanne prochaine, puis effectuer des rectifications sils en existent. Si vous cliquez sur le bouton Imprimer le logiciel vous proposera de choisir entre Quatre rapports dimpressions.

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IV. Oprations dachat1) Gestion gnraleLa gestion des achats comporte les bons de commandes fournisseur et les bons dentres au stock (BL / Facture fournisseur). Pour accder cette gestion vous devez, partir de la fentre principale du programme, cliquer sur le bouton Gestion des achats de la barre doutil. Comme les fentres quon a vues dans les paragraphes prcdents, on peut filtrer, chercher et tirer la table.Ajouter une commande fournisseur Ajouter un bon dentre au stock / BL ou Facture fournisseur Transformer un BC fournisseur en un bon dentre au stock Modifier le bon en cours de slection Supprimer le bon en cours de slection Imprimer le bon en cours de slection Imprimer les tiquettes des colis Imprimer les tiquettes articles Eliminer le filtre Filtrer la liste des bons par mois Fermer la fentre

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2) Bon de commande fournisseur / Bon dentre au stockPour ajouter une commande fournisseur ou un bon dentre au stock, il suffit de cliquer respectivement sur le bouton Crer un nouveau bon de commande fournisseur ou le bouton Crer un bon dentrer au stock puis saisir le bon enfin cliquer sur Ok pour enregistrer les dernires modifications. Si votre ordinateur est quip dune carte ou botier Fax-Modem vous pouvez envoyer le bon de commande au fournisseur directement par Fax. Les bons de commandes ou dentres au stock comportent une entte et 3 pages : Entte Page 1 Page 2 Page 3 : Comporte les renseignements gnraux que comporte le bon : Comporte le dtail des articles du bon : Comporte la modalit de rglement du bon : Comporte les informations complmentaires du bon

NB : Le bon de commande fournisseur peut tre crer partir dun bon de commande client (Voir Paragraphe Bon de commande client ) Lorsque vous choisissez un article dans le bon dachat, le logiciel recherchera le dernier prix dachat utilis afin de faciliter la saisie. Si le prix a chang vous pouvez tout simplement le modifier. Les prix que vous devez saisir, sont les prix de revient ou dachat en H.T. Pour imprimer la liste des achats vous devez, partir de la fentre principale, cliquer sur le menu Stock puis Impression des oprations dachat ensuite saisir la priode que vous dsirez imprimer enfin cliquez sur le bouton Imprimer . Cet tat comporte le montant T.V.A rcuprer. Pour imprimer un bon vous devez slectionner le bon en question puis cliquez sur le bouton Impression dun bon dentre .

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Vous pouvez aussi imprimer les tiquettes des colis en fonction de la quantit de collisage. Exemple : si vous fabriquer un article A et que vous le mettez en quantit de 10 dans un carton demballage, vous devez en premier lieu saisir dans le champ Collisage , de la deuxime page de la fiche article, la valeur 10. Si vous avez fait entrer au stock la quantit de 500 articles A (50 cartons) alors le logiciel imprimera 50 tiquettes pour les cartons. Si un fournisseur vous livre une commande, vous devez cliquer sur la commande en question et la transformer en bon dentre au stock en cliquant sur le bouton Transformer le bon de commande en bon dentre qui se trouve sur la barre doutil, puis rectifier ce quil y a rectifier et noubliez pas de saisir la date, le numro de facture fournisseur et la modalit de rglement.

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V. Oprations de vente1) Devis / Facture proformaPour accder la fentre des devis vous devez, partir de la fentre principale, cliquer sur le bouton Gestion des devis qui se trouve sur la barre doutil. Cette gestion vous permet de saisir les devis ou facture proforma des clients. Deluxe Gestcom vous propose cinq modles de devis imprimer. Devis ordinaire Devis avec remise Devis sur prt imprimer Devis pour clients exonrs

Ajouter un nouveau devis Crer un devis partir du devis en cours de slection Modifier le devis en cours de slection Supprimer le devis en cours de slection Imprimer la liste des devis Imprimer le devis en cours de slection Transformer le devis en BC ou en BL ou en facture Modifier le numro de devis Eliminer le filtre Filtrer les devis par mois Afficher la calculatrice Fermer la fentre

Une fois le devis accept par le client vous pouvez lexporter soit en bon de commande client soit en bon de livraison, soit directement en facture. Vous pouvez modifier le numro de devis en slectionnant le devis en question puis en cliquant sur le bouton Modifier le numro de devis , le logiciel vous proposera dentrer le nouveau numro de devis. Le devis comporte une entte et deux pages : Entte : Renseignement sur le devis Page 1 : Dtail des articles que comporte le devis Page 2 : Informations complmentaires

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Si la case cocher P est coche cela veut dire que larticle correspondant est une information relative larticle du dessus. Ce type darticle aura une couleur jaune sur lcran et simprimera en italique, en plus petit caractre et en lger retrait droite sur la facture. Pour imprimer la liste gnrale des devis vous devez simplement cliquer sur le bouton Imprimer la liste des devis , le programme vous invitera saisir la priode, puis cliquez sur le bouton Ok .

NB : Comme les fentres quon a vues dans les paragraphes prcdents, on peut filtrer, chercher et tirer la table.

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2) Bon de commande client et bon de livraisonPour accder la gestion des commandes clients et bons de livraisons vous devez, partir de la fentre principale, cliquer sur le bouton BC et BL client . Comme les fentres quon a vues dans les paragraphes prcdents, on peut filtrer, chercher et tirer la table. Inversement au bon de livraison, le bon de commande client ne dbite pas le stock des articles, par contre il peut signaler la rservation des articles commands dans ltat dinventaire du stock (Voir Paragraphe Stock initial Final ) Les commandes sont affiches en bleu clair et les bons de livraisons en bleu fonc.Ajouter un nouveau bon de commande client Ajouter un nouveau bon de livraison client Transformer un BC en BL ou en commande fournisseur Supprimer le bon en cours de slection Modifier le bon en cours de slection Imprimer la liste des bons Imprimer le bon en cours de slection Imprimer les tiquettes des articles Consulter / modifier le paiement du bon en cours de slection Imprimer les traites en relation avec le bon en cours de slection Modifier le numro de bon Eliminer les filtres Ouvrir le tiroir caisse (en option) Afficher la calculatrice Filtrer la liste par bon de commande client Filtrer la liste par bon de livraison Fermer la fentre

Il y a la possibilit de transformer un bon de commande client en un bon de commande fournisseur en slectionnant le bon en question puis en cliquant sur le bouton Transformer de la barre doutil. Vous pouvez aussi transformer un bon de commande client en bon de livraison de la mme manire. Le programme vous demandera lors de la transformation de choisir entre transformer en bon de commande fournisseur ou en bon de livraison. NB : Si vous transformez un bon de commande en bon de livraison, le bon de commande en question sera supprimer et remplacer par le BL correspondant. Vous pouvez aussi exporter un ou plusieurs bons de livraisons en une seule facture. Une fois les BLs transforms, ils deviendront italiques et de couleurs bleu-gris clair et ne29

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peuvent plus tres modifier, vous ne pouvez que les consulter sauf si vous supprimer la facture correspondante. Pour imprimer la liste des bons vous devez cliquer sur le bouton Impression du listing et saisir la priode puis cliquez sur le bouton Ok . Comme les devis, le logiciel vous permet dimprimer jusqu' cinq modles de bon de commande et cinq modles de bon de livraison. Le bon de commande ou de livraison comporte une entte et trois pages : Entte : Comporte les renseignements sur le bon Page 1 : Comporte le dtail des articles Page 2 : Modalit de paiement du bon Page 3: Informations complmentaires

Comme pour les devis, si la case cocher P est coche cela veut dire que larticle correspondant est une information relative larticle du dessus. Ce type darticle aura une couleur jaune sur lcran et simprimera en italique, en plus petits caractres et en lger retrait droite sur la facture. Noubliiez pas de bien choisir le bon commercial, car le calcul des commissions des commerciaux se base sur ce choix.

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3) FacturationPour accder la facturation vous devez, partir de la fentre principale, cliquer sur le bouton Facturation client . Comme les fentres quon a vues dans les paragraphes prcdents, on peut filtrer, chercher et tirer la table. Les factures dbitent le stock et admettent une couleur bleue fonce, par contre les factures avoirs crditent le stock et admettent une couleur verte. Il y a la possibilit de transformer une facture en facture avoir en slectionnant la facture en question puis en cliquant sur le bouton Crer une facture avoir de la barre doutil.Ajouter une nouvelle facture Crer une facture partir de la facture en cours de slection Ajouter une facture avoir partir de la facture en cours de slection Supprimer la facture en cours de slection Modifier la facture en cours de slection Imprimer la liste des factures Imprimer la facture en cours de slection Imprimer les tiquettes des articles de la facture Consulter / modifier le paiement dune facture Imprimer les traites relies la facture en cours de slection Modifier le numro de facture Eliminer le filtre Ouvrir le tiroir caisse (En option) Afficher la calculatrice Fermer la fentre des factures

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Vous pouvez aussi crer une facture partir dune autre en slectionnant la facture cloner puis en cliquant sur le bouton Crer une facture partir dune autre . Si une facture est crer partir dun ou de plusieurs BLs, vous trouvez lintrieur de la facture les numros de BL correspondant.

La facture comporte une entte et trois pages : Entte : Comporte les renseignements sur la facture Page 1 : Comporte le dtail des articles Page 2 : Modalit de paiement de la facture Page 3 : Informations complmentaires Comme pour les devis et les BLs, si la case cocher P est coche cela veut dire que larticle correspondant est une information relative larticle du dessus. Ce type darticle aura une couleur jaune sur lcran et simprimera en italique, en plus petits caractres et en lger retrait droite sur la facture. Noubliiez pas de bien choisir le bon commercial, car le calcul des commissions des commerciaux se base sur ce choix. Pour imprimer la liste des factures vous devez cliquer sur le bouton Impression du listing , choisir le type de rapport imprimer puis saisir la priode enfin cliquez sur le bouton Ok . Comme les devis et les BLs, le logiciel vous permet dimprimer jusqu' cinq modles de factures.

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VI. Gestion de la trsorerie1) ConsultationCe module vous permet de grer vos comptes de trsorerie (Caisse(s), Banque(s) et Portefeuille client). Pour y accder vous devez, partir de la fentre principale, cliquer sur le bouton Suivie de la trsorerie qui se trouve sur la barre doutil. Lorsque vous cliquez sur le bouton Suivie de la trsorerie vous devez remplir un formulaire de filtrage afin davoir le plus rapidement possible linformation dsire.Ajouter une opration manuelle de versement ou de retrait Modifier lopration de paiement en cours de slection Supprimer lopration en cours de slection Imprimer la liste des oprations Dplacer une opration dun compte de trsorerie vers un autre Ajouter une opration de virement inter trsorerie Eliminer les filtres Statistique gnrale sur la trsorerie Lgende Afficher la calculatrice Fermer la fentre

Contrairement aux pices de vente ou dachat, la trsorerie ne dpend pas de lanne de traitement. Cest dire vous pouvez consulter une plage de plusieurs annes sans devoir changer chaque fois danne de traitement. La trsorerie est mouvemente par les achats (Bon de commande fournisseur, Bon dentre au stock), La vente (Bon de commande client, Bon de livraison, facture), les charges et les oprations saisis manuellement. Vous pouvez cocher les cases que vous dsirez traiter. Si la case cocher Ne pas tenir compte des prvisions est coche, alors le programme ignorera les comptes de trsorerie considrs comme prvision. (Voir paragraphe : Gestion des comptes de trsorerie Ce module vous permet deffectuer les oprations suivantes : Consulter les mouvements de trsorerie provenant des achats, ventes et oprations de charges Ajouter une opration manuelle de retrait ou de versement Transfrer de trsorerie Virement (Banque-Banque, Caisse-Banque, Banque-Caisse)

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Toutes les pices (Espce, chques, traites, ) de la trsorerie admettent trois tats de rglement diffrents : En cours de rglement : Cela veut dire que le chque ou la traite est soit dans le portefeuille client soit en vers la banque et reste en attente de rglement. Rgler : Cela veut dire que largent du chque ou de la traite vers la banque est vers dans le compte de votre socit. Impay : Cela veut dire que le chque ou la traite que vous avez vers la banque est retourn impay.

Remarque : ATTENTION, ne pas confondre le terme impay et non rgl . Le terme impay sapplique sur un chque ou une traite qui est retourn impay, par contre le terme Non rgl s applique une pice de vente (Bon de livraison, facture) qui na pas reu ou reu partiellement le rglement. Exemple : Une facture ayant un montant TTC de 1000 DT et qui na pas t rgl ou na peru que 800 DT est considre par le programme comme facture non rgle Lorsque vous percevez votre relev bancaire vous devez mettre jours votre trsorerie en modifiant ltat de rglement des chques et traites. Exemple si vous dposez un chque votre banque, ltat du chque en question dans le logiciel doit tre En cours de rglement . Aprs trois jours lorsque vous percevez votre relev bancaire et que vous constatez que vous avez peru le montant du chque en question, vous devez modifier ltat de rglement en Rgl . Pour effectuer cette opration de mise jours vous devez effectuer un double clique sur lopration en question puis modifier ltat de rglement puis cliquez sur Ok pour enregistrer les modifications.35

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2) Ajouter une opration manuelle de retrait ou de versementCette opration consiste : alimenter de la caisse par la banque ou inversement Effectuer un virement dune banque une autre si vous tes client de plusieurs banques.

3) Transfre de trsorerieCette opration vous permet de transfrer un chque ou une traite dun compte prvisionnel vers un compte principal (Caisse, banque). Voir le paragraphe Gestion des comptes de trsorerie . On utilise cette opration surtout lors de la prparation du bordereau de versement bancaire afin dexporter les chques et les traites du portefeuille client vers la banque dsire. Pour transfrer une opration dun compte de trsorerie vers un autre vous devez cliquer sur lopration en question puis cliquez sur le bouton Transfrer une pice vers une autre banque ensuite slectionnez le compte de trsorerie de destination enfin cliquez sur le bouton Ok .

4) Virement (Banque-Banque, Caisse-Banque, Banque-Caisse)

Cette opration vous permet deffectuer des oprations de transfre inter-trsorerie. Exemple : Si vous voulez alimenter la caisse par la banque ou vis versa vous devez cliquer sur le bouton Opration de virement puis saisir la fentre enfin cliquez sur Ok pour enregistrer le virement. Cette opration peut concerner des virements inter-bancaires.

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VII. Autres oprations1) Bon dutilisation internePour accder ce module vous devez, partir de la fentre principale cliquer sur le bouton Bon dutilisation interne Ce module gre la fois, selon lactivit de votre socit : Bon de consommation interne Bon de transformation interneAjouter un nouveau bon Modifier le bon en cours de slection Supprimer le bon en cours de slection Imprimer la liste des bons Imprimer le bon en cours de slection Fermer la fentre

Exemple de bon de consommation interne : Si votre socit vend des cartouches dimprimantes et que vous en avez besoin dune pour votre imprimante de bureau, vous devez crer un bon dutilisation interne afin de la dbiter du stock sans la facturer. Exemple de bon de transformation interne : Si vous fabriquer des produits finis partir de la matire premire alors vous pouvez utiliser les bons de transformations internes pour dbiter votre stock de la matire premire et crer un fournisseur ayant comme nom USINE et effectuer des bons dentre afin de crditer votre stock

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2) ChargesPour accder ce module vous devez, partir de la fentre principale cliquer sur le bouton Charges Ce module est surtout utile pour les socits nayants pas un programme de comptabilit. Vous pouvez grce ce module saisir les charges afin de dterminer Le bilan et la T.V.A mensuel rcuprer la fin du mois Grce lorganisation des charges par type, vous pouvez dterminer par exemple combien votre voiture de service a cot votre socit ce dernier trimestre. Avant de commencer saisir les charges vous devez saisir les types de charges en cliquant sur le bouton Configuration des types de charge Les bons de charges vous permettent aussi de saisir comment la charge a t rgle.Ajouter un nouveau bon de charge Modifier le bon de charge en cours de slection Supprimer le bon en cours de slection Imprimer la liste des charges Eliminer les filtre Consulter les statistiques par type de charge Configurer les types de charges Fermer la fentre des charges

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3) BilanPour afficher le bilan vous devez cliquer, partir de la fentre principale sur le bouton Bilan annuel des oprations commerciales . Le bilan vous renseigne sur lvolution de votre activit commerciale durant une anne de traitement. Toutes les colonnes du bilan sont exprimes en H.T SOLDE = VENTE H.T + BL H.T CHARGES H.T ACHAT H.T

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4) Etat de crance client - fournisseurPour accder ltat de crance vous devez, partir de la fentre principale, cliquer sur le menu Socit puis Etat de crance en suite vous devez saisir une fentre de filtrage. Si vous ne saisissez rien dans la plage de code socit et code postal, le logiciel naffectera aucun filtre ces deux champs. Si vous cochez la case Ne traiter que les pices non rgles ou partiellement rgles , le programme ne traitera que les factures ou BL nayant pas ou partiellement peru un rglement. Remarque : ATTENTION, ne pas confondre le terme impay et non rgl . Le terme impay sapplique sur un chque ou une traite qui est retourn impay, par contre le terme Non rgl s applique une pice de vente (Bon de livraison, facture) qui na pas reu ou reu partiellement le rglement. Vous pouvez filtrer ltat de crance par client (Cochez toutes les cases bleues) ou par fournisseur (cochez les cases rouges) ou toutes les deux en mme temps. Le champs Echance limite cest la date limite suprieure ou le programme doit arrter le traitement. Exemple : si vous voulez dterminer les chques qui doivent ou vont tre perus dans 7 jours, vous devez saisir dans la case Echance limite la valeur 7 jours .

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Ce module vous permet dimprimer plusieurs rapports dimpression afin de bien suivre les tats de crance

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Le rapport ci-dessous est valable pour les clients comme pour les fournisseurs.

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Ce module vous permet aussi dimprimer, selon le filtre tabli initialement, des lettres de relance automatiquement les unes aprs les autres. Vous pouvez aussi imprimer les adresses des clients sur des enveloppes. Cet tat concerne les pices de vente (Bon de livraison, facture) non rgls, partiellement rgles, les prvisions de paiement terme et les chques et traites retourns impays.

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V. Caractristiques technique1) Architecture du logiciel :Le logiciel fonctionne en mode mono poste ou en rseau sous une architecture client/serveur et obit la norme MSN (MicroSoft Network) et utilise le moteur ODBC 32 bits de Microsoft. Larchitecture client-serveur prsente plusieurs avantages, les principaux sont : Facilit de la maintenance Les modules du logiciel sont installs sur les terminaux afin dallger le traitement sur le serveur et augmenter la vitesse de transmission des donnes Les fichiers de base de donne sont centraliss dans le serveur Protection des donnes contre le piratage informatique travers le rseau local ou distant

2) Systme dexploitation du serveur :Ce paragraphe ne concerne que la licence rseau de Deluxe Gestcom Server v2000. Le systme dexploitation qui sera prfrable dinstaller sur le serveur est soit le Microsoft Windows NT 4.x Server , soit le Microsoft Windows 2000 Server (Build on NT Technology) . Depuis sa conception, ce systme a dmontr son efficacit et sa stabilit. Ce systme admet les avantages suivants : Trs bonne gestion de ladministration rseau et des domaines. Admet des protocoles rseaux compatibles avec tous les systmes connus. (IPX ODI de Novel (Netware), TCP/IP de Unix, Mac OS, DLC dIBM, NetBeui de Microsoft, Ouvert aux systmes INTERNET et INTRANET Lun des meilleurs systmes existants au monde dans le domaine de la scurit et protection des donnes contre laltration et le piratage Administration et dfinition des droits daccs par utilisateur. Chaque utilisateur est identifi grce son login (code utilisateur) et son mot de passe. Admet un nombre illimit dutilisateur et de groupe Nombre de terminaux illimits (Selon la licence de Microsoft Windows NT) Fonctionne en mode graphique multimdia, simple manier et utilise la technologie WYSIWYG (What You See Is What You Get) Admet des pilotes (drivers) compatibles avec presque toutes les imprimantes, modems, rseaux, cartes graphiques, souris qui existent sur le march. Systme multitche/multi - utilisateur La licence Deluxe Gestcom Server v2000 peut tre installer sous le systme dexploitation Windows 9x. Dans ce cas vous devez vous contenter de la protection daccs gre par le logiciel.

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3) Systme dexploitation des terminaux :Les modules qui seront installs sur les terminaux sont dvelopps pour les systmes dexploitations suivants : Windows 95 OSR 1, OSR 2 ou OSR 2.5 Windows 98 Windows NT 4 Workstation Windows 2000 Professionnel Faisant partie intgrante de la firme Microsoft, les terminaux seront bien adapts avec le serveur qui utilise pratiquement la mme famille de systme.

4) Environnement technique de ralisation :Compte tenu de notre exprience et de ltat actuel du march des logiciels, nous avons dvelopp une solution ayant les caractristiques suivantes : Le logiciel est dvelopp grce la suite Microsoft Visual Studio qui comporte plusieurs langages de programmation volus de type visuel (comportant des objets Windows pouvant tre manipuler par la sourie, cran tactile, clavier, ). Ces langages prsentent les avantages suivants : Faisant partie de la socit Microsoft (la plus grande firme de logiciel dans le monde), la suite Visual Studio comporte les meilleurs langages de programmation sur le march. Etant donne que le systme dexploitation sur lequel fonctionne le programme est Microsoft Windows, la suite Microsoft Visual Studio est la meilleure solution afin davoir un systme intgre et stable. Grce aux langages de programmation quelle comporte, la suite Visual studio est ouverte tous les domaines et offre un systme de programmation volutif, facile maintenir. Supportant linterface de programmation ODBC 32 bits (Open DataBase Connectivity) (systme ouvert de connectivit aux bases de donnes), Visual Studio permet aux applications daccder des donnes dans des systmes de gestion de base de donnes utilisant le langage SQL comme standard daccs. Langage supportant larchitecture client/serveur et ouvert des environnements INTERNET et INTRANET Intgre un SGBDR (Systme de Gestion de Base de Donne Relationnel)

5) Scurit et contrleLe logiciel admet un module de contrle et de scurit qui effectue les tches suivantes : Gestion des oprateurs Attribution dun droit daccs aux diffrents modules du logiciel par oprateur Sauvegarde quotidienne des donnes sur support magntique pour minimiser les risques de perte de donne47

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Module de vrification, correction et r-indexation des fichiers de base de donne.

6) Maintenance et interventionLinstallation, la mise en service du logiciel et la formation des oprateurs est sur place par lun de nos ingnieurs et ncessite une sance de formation par licence (La formation est incluse dans le prix du logiciel). Vous bnficiez aussi dune assistance tlphonique gratuite pour bien dmarrer avec le logiciel. Il y a la possibilit deffectuer un contrat de maintenance semestriel et nous pouvons effectuer le dplacement une fois par trimestre pour vrifier le bon fonctionnement du systme. Ce contrat peut aussi comporter les mises jour du logiciel.

7) Configuration requiseDeluxe Gestcom v2000 besoin dun ordinateur ayant au minimum la configuration suivante : Processeur : Pentium MMX 166 MHz Mmoire : 32 Mo RAM Espace disque : 10 Mo Lecteur CD-ROM : Compatible avec les CD-ROM grav Ecran : 15 Rsolution graphique : 800x600 16 bits Lecteur de sauvegarde : Lecteur de disquette 3 Systme dexploitation : Windows 95, 98, NT 4, 2000

Veuillez visiter notre site web : www.deluxe-informatique.com vous y trouverez plusieurs informations concernant notre socit.

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Documents

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