Derechos de Autor © 2007 Sistema Universitario Ana G. Méndez. Capítulo IV Roles y Responsabilidades del Equipo SRA. IRIS BERRIOS, CQIA

Derechos de Autor © 2007 Sistema Universitario Ana G. Méndez.

Capítulo IV Roles y Responsabilidades del Equipo

SRA. IRIS BERRIOS, CQIA


OBJETIVOS

Definición de Equipo Beneficios de los Equipos Tipos de Equipos Roles y Responsabilidades


BENEFICIOS DEL EQUIPO Los miembros de un equipo tienen diversas

destrezas y experiencias y representan varios departamentos y funciones en la organización

Cada individuo realiza un rol importante en la organización.

Cada individuo aporta a los equipos diversidad de experiencias, destrezas, formas de hacer las cosas y perspectivas de los asuntos


TIPOS DE EQUIPOS


Compuesto por empleados de mas de un departamento para mirar el flujo de un proceso y mejorarlo.

8 a 10 miembros de un departamento Pueden trabajar con temas de calidad o

productividad. Se enfocan en flujograma de procesos y

situaciones en torno al producto o servicio.

EQUIPO DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS (Process Improvement Team)


Sus miembros son seleccionados por su experiencia para llevar a cabo una tarea en específico.

Generalmente son de corta duración Selección de miembros en específico, todos o

algunos pueden ser de parte de la gerencia Trabaja en un proyecto en específico. Usualmente se rompe cuando completa el

proyecto.

EQUIPO DE PROYECTO(Project, Task Forces, Ad Hoc Team)


Funcionan con supervisión mínima por parte de la gerencia.

De 6 a 15 miembros, generalmente de un área de trabajo.

Puede necesitar apoyo del staff. Requiere entrenamiento, conocimiento y

experiencia, ya que deben trabajar con objetivos dados establecidos por el mismo equipo.

EQUIPO AUTODIRIGIDO(Self Directed Team)


No se impone a los miembros

Equipo establece sus normas

Seleccionan el líder

Se relaciona con otros equipos

Poca supervisión de la gerencia

EQUIPOS AUTODIRIGIDOS


Reemplazaron los círculos de calidad Se utilizan para mejorar la eficiencia

interna de la empresa. De 8 a 10 miembros de un departamento Analizan desde la perspectiva de calidad o

desempeño. Puede convertirse en un equipo

autodirigido.

EQUIPOS DE CALIDAD (Quality Team)


Está constituido por personal que representan diferentes departamentos o áreas funciones dentro de la organización.

De 8 a 12 miembros. Tienen conocimiento de las políticas,

prácticas y operaciones de la empresa.

EQUIPOS DE FUNCIONES CRUZADAS (Cross Functional Team)


Tipo de Equipo Estructura AplicaciónEquipos de mejoramiento de procesos

8 a 10 miembros de un departamento

Pueden trabajar con asuntos de calidad o productividad. Enfocado en los procesos y productos

Equipos de Calidad 8 a 10 miembros de un departamento

Inician trabajo en tópicos de calidad o desempeño general del departamento. Pueden evolucionar a equipos autodirigidos.

Equipos de Proyectos Pueden seleccionar variados o específicos miembros. Pueden ser todos o algunos miembros equipo gerencial

Trabajan en proyectos específicos. Una vez completado el proyecto, se disuelve

APLICACION DE LOS EQUIPOS


APLICACION DE LOS EQUIPOSTipo de Equipos Estructura AplicaciónEquipos de Funciones Cruzadas

8 a 12 miembros de diferentes áreas, departamentos y disciplinas

Miembros cuidadosamente seleccionados. Se require conocimiento especializado. Trabajan políticas, prácticas y operaciones.

Equipos Auto-Dirigidos 6 a 15 miembros. Generalmente trabajan en ambiente natural.

Requieren adiestramiento y exposición. Se le brindan objetivos o desarrollan los propios. Personal con destrezas cooperativas


ROLES Y

RESPONSABILIDADES


PATROCINADOR / CAMPEÓN(SPONSOR/CHAMPION)

Es el gerente auspiciador del equipo Es responsable de definir los objetivos del

equipo. Le puede proveer recursos al equipo.


EL LIDER Algunos equipos tienen ambos: líder y facilitador

Líder – se enfoca en el producto final o resultados del equipoFacilitador – se enfoca en el proceso

Provee dirección al grupo Actúa como centro de comunicación Actúa como enlace con la gerencia Sugiere tareas al grupo Maneja detalles administrativos como lugares de reuniones e

itinerarios Se asegura que las necesidades individuales de los

miembros y sus expectativas son consideradas Conduce reuniones del grupo Recomienda las agendas de las reuniones Evalúa el progreso del grupo para planificar, evaluar e iniciar

acciones Toma los pasos necesarios para asegurar el éxito del equipo


FACILITADOR Asiste a los equipos de las siguientes maneras:

Es una parte neutral o provee perspectiva desde el exterior

Clarifica puntos de vista o problemas Mantiene el equipo encaminado en el proceso Recomienda adiestramientos para los miembro Cuando ocurre un “tranque” antes de completar la

tarea, interviene para dar continuidad Provee retroalimentación sobre la efectividad del

equipo Balancea las actividades del grupo de manera que

cada miembro tenga la oportunidad de proveer sugerencias

Apoya las reuniones de equipo


MIEMBROS DEL EQUIPO Cada miembro del equipo es responsable por:

Participar en adiestramientos para ser efectivo Asistir a reuniones del equipo, usualmente semanales Completar tareas asignadas Participar activamente en las reuniones contribuyendo con

información e ideas Fomentar la participación de otros miembros del equipo Beneficiarse de la experiencia, peritaje y perspectiva de

los demás miembros del equipo Aplicar los pasos del proceso de mejoramiento de calidad Algunos miembros gerenciales pueden hacer uso de su

“staff ” administrativo para apoyar las actividades del equipo.


EL ROL DEL MIEMBRO DEL EQUIPOANOTADOR (THE RECORDER ROLE)

Estilo secretarial, es un participante activo

Mantiene las minutas y las agendas

Coordina la preparación de cartas, reportes, y otros documentos

El rol puede ser asignado a diferentes miembros del equipo (rotación)

Distribuye material relevante para los miembros del equipo. Puede o no participar como miembro

Tomar notas claras incluyendo la responsabilidad del proyecto

Publica y distribuye las minutas

Puede preguntar para clarificar problemas (para record)

TIMEKEEPER

Alerta al equipo sobre el tiempo disponible para revisar el proyecto

Hace cumplir en

cualquier momento las normas del equipo


FORMACION Y DINAMICAS DE LOS EQUIPOS

Capítulo V

Iris Berríos,CQIABiblioteca UMET

Sistema Universitario Ana G. Méndez


OBJETIVOS

Proceso para la creación de equipos Selección de los miembros Etapas en el desarrollo de los equipos Dinámicas de los equipos


CONSIDERACIONES EN LA CREACION DE UN EQUIPO

Propósito definido claramente Metas claras Compromiso Reglas establecidas Calendario de trabajo Apoderamiento del Equipo Apoyo de la gerencia


TEAM CHARTER

Es un documento escrito desarrollado por la alta gerencia

También los equipos pueden crearlo y presentarlo a la gerencia para su endoso.

Define la misión, alcance de la operación, propósito, objetivos y tiempo.

Debe contener la sección que describa el compromiso y apoyo de la alta gerencia.

Team Charter1 de agosto de 2006

NOMBRAMIENTO EQUIPO DE CALIDADEl Equipo de Calidad de Análisis de Servicio al Cliente estará constituido por los siguientes Miembros:

Juan del Pueblo María del Pueblo Salvador del Pueblo

Team Charter1 de agosto de 2006

NOMBRAMIENTO EQUIPO DE CALIDADEl Equipo de Calidad de Análisis de Servicio al Cliente estará constituido por los siguientes Miembros:

Juan del Pueblo María del Pueblo Salvador del Pueblo


VENTAJAS DEL TEAM CHARTER Identifica el servicio, proceso o producto a ser

analizado. Define las fronteras Identifica áreas que no deben ser tocadas Permite el establecimiento de metas del equipo. Autoriza al equipo a recolectar data relevante Provee acceso a los recursos que necesiten el

equipo. Puede incluir la fecha en que se necesita el

primer informe de trabajo.


APOYO DE LA GERENCIA

Asegurar la constancia de propósito Reconocer los resultados positivos Compartir los resultados Brindar a los miembros del equipo

un sentido de misión Desarrollo de un plan integrado y

real Proveer apoyo y dirección


DINAMICAS DE LOS EQUIPOS


ACTIVIDADES DE LOS EQUIPOS

Capacitación en herramientas de calidad para analizar y mejorar procesos.

Recoger, analizar datos y presentar los resultados.

Resolución de problemas. Cambiar la mentalidad a una de calidad

y de “cero defectos”. Proceso de toma de decisiones

efectiva.


6 PASOS CLASICOS EN LA TOMA DE DECISIONES

Identifique el problema. Defínalo claramente. Analícelo.

Establezca las posibles soluciones. Escoja la mejor solución e implántela. Dé seguimiento. Documente los resultados o mejora.


SELECCIÓN DE LOS MIEMBROS

Deben poder trabajar juntos Tener un compromiso con los

valores del equipo Tener conocimientos del área Poseer destrezas de comunicación y

toma de decisiones Ser interdependientes


DIVERSIDAD DEL EQUIPO Necesaria para alcanzar el desempeño óptimo

del equipo y los resultados esperados: Poseer conocimientos y experiencias Orientados a resultados Participación de todos los miembros Ser creativos, innovadores y comunicadores Utilizar las herramientas gerenciales de calidad para

llegar al consenso Los puntos de vista de los demás son necesarios para

entender las áreas de oportunidad y de mejora.


SELECCIÓN DE LOS MIEMBROS

Identificar las áreas de la organización asociadas al problema o situación de estudio.

Identificar quiénes tienen los conocimientos, la información y las destrezas necesarias para solucionarlo.

Establecer las áreas de trabajo o proceso que pueden aportar a la solución al problema.

Nombrar los miembros formal o informalmente.


AÑADIR NUEVOS MIEMBROS

La regla principal es NO imponerlo. Involucrar o dar participación a todos en el

proceso de selección. Si todos participan de la selección, la

aceptación del nuevo miembro será mayor. Los miembros tendrán mayor compromiso y

pertenencia.


REMOVER MIEMBROS

El Líder es responsable por el equipo. No posee las destrezas requeridas. Demuestra poco interés en el proyecto. Conflicto de personalidades. El Líder y los miembros deberán tener una

discusión franca con éste para que su situación dentro del equipo mejore.


SITUACIONES QUE SURGEN

Documentación inadecuada de los resultados de las reuniones

Tiempo inadecuado para el training Controversias entre los miembros. Fallo en la asignación específica de tareas Decaimiento del apoyo de la gerencia Groupthink


GROUPTHINK

Deseo de mantener al grupo unido. Surgen sentimientos fuertes de lealtad. Es difícil criticar y evaluar otras ideas y

sugerencias. Se evitan los desacuerdos. Provoca una pobre toma de decisiones. Se pierde la capacidad de evaluar

críticamente y de producir ideas creativas.


TEAM BUILDING Actividad formal que se realiza para que el

equipo se desarrolle y funcione de forma eficiente aumentando:

Confianza Respeto entre los miembros Apoyo entre los miembros Conciencia por hacer las cosas bien

(calidad) Cohesión de grupo (Integración) Mejora la efectividad del equipo el trabajo


REGLAS DE LOS EQUIPOS

Saber escuchar Respetar las opiniones

de los demás Ser claros y concisos

en su exposición Ser honestos con su forma de pensar Las decisiones se toman en consenso La responsabilidad de las decisiones es

compartida El éxito es compartido


ETAPAS EN LA FORMACION DE LOS EQUIPOS


FORMING-CONSTRUCCION

Es la etapa de ‘honeymoon” Es el principio de la vida del equipo Las expectativas no están claras La interacción es superficial Exploran las fronteras de las conductas

aceptables por el grupo Cada individuo hace la transición de

individuo a miembro del equipo


STORMING-CONSTRUCCION

Esta es la etapa más difícil. Surge el conflicto y la resistencia a la

estructura del grupo. Los conflictos pueden relacionarse a issues de

autoridad, roles, visión, valores, personalidad y diferencias culturales.

Se desea imponer las opiniones basadas en experiencias personales y se resisten a las opiniones de otros miembros.


NORMING-DESARROLLO

Es una etapa de transición Se desarrolla el sentido de cohesión de grupo Los miembros emplean más energía en la recolección y análisis de data. Se aceptan y desarrollan normas para

solución de conflictos, toma de decisiones y realización de tareas o trabajos.

Establecen calendarios de trabajo que les da dirección.

Mejora la comunicación y la cooperación.


PERFORMING-DESEMPEÑO

El grupo ha desarrollado una estructura y propósito.

Comienzan a trabajar efectiva y cohesivamente.

Se ven los resultados de los trabajos (productividad).

Trabajan hacia una misma dirección. Surge la madurez de grupo, hacia el

alcance común de metas y objetivos.


ETAPAS EN LA FORMACION DE EQUIPOS

Storming

Norming

Performing Ejecución o Desempeño

Desarrollo

Construcción

Forming

1

2

3


FECHA DE EXAMEN

Sábado, 7 de junio de 2007

Documents

Derechos de Autor © 2007 Sistema Universitario Ana G. Méndez. Capítulo IV Roles y Responsabilidades del Equipo SRA. IRIS BERRIOS, CQIA