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Descrição das coordenadorias do Evento da JuniorES
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Apresentação
Coordenadorias do Evento
Organizar eventos é uma arte.
Exige esforço, energia, disciplina, dedicação e,
ainda, sintonia entre os organizadores e o público
para que tudo saia perfeito.
Objetivo do Evento
Espalhar o conceito de empresa júnior;
Criar um ambiente para as EJs e empresários juniores desenvolverem-
se e se relacionarem;
Capacitar os empresários juniores e consequentemente as EJs;
Gerar grande oportunidade de networking e benchmarking;
Aumento do público;
Mais EJ’s participando;
Palestrantes renomados;
Obter algum lucro, apesar de não ser o foco, pois é uma renda da
Juniores que precisa ser mantida.
Organização
CONSELHO
DIRETORA DE EVENTOS
COORDENADOR ÁREA
EQUIPE/ ASSESSORES
Dividido em coordenadorias:
1 – Geral;
2 - Infra estrutura;
3 - Negócios;
4 – Marketing/Comunicação;
5 – Financeiro;
6 – Programação/Conteúdo.
Coordenadores
Coordenadores são as pessoas que tem o mesmo poder decisório
que o coordenador geral, só que ao nível da sua coordenadoria. Além
do poder decisório do tático do projeto em conjunto com todos os
coordenadores.
São pessoas chaves para o sucesso do projeto, pois são eles que
trabalharão em suas respectivas áreas e tomarão as decisões do dia a
dia. O coordenador geral precisa ter plena confiança em seu trabalho
e é importantíssimo que os coordenadores tenham opiniões diferentes
(desde que sejam profissionais). É a partir da discussão que se chega à
melhor alternativa.
1 Geral
Funções: Tomar todas as decisões táticas referentes ao projeto;
Atuar como elo central entre a equipe organizadora e o diretor de
eventos;
Marcar e preparar as reuniões com a equipe;
Manter o clima organizacional de trabalho;
Alinhamento e articulação entre as coordenadorias;
Planejar o projeto estrategicamente;
Cobrar os prazos e metas;
Garantir que o planejamento está sendo seguido, e/ou adequar o
planejamento quando necessário;
Elaborar relatórios, de andamento e final;
Trabalhar taticamente em cada uma das coordenadorias.
Ações do Coordenador Geral
Listar todas as ideias, conversar pontualmente com os coordenadores
e cobrar intensamente a realização disso;
Auxiliar na confecção do projeto de patrocínio;
Muitas reuniões com a diretoria de eventos para mantê-la a par e
sempre avaliar nosso andamento;
Montar um cronograma com as tarefas de todos: enxergar os prazos
mínimos e máximos das equipes;
Coletar o contato de todos, montar arquivos base para a equipe;
Comunicação intensa com a equipe;
Criação de um email, com carimbo da Juniores e centralização de
todas as informações;
Reuniões semanais e acompanhamento de tudo;
Questionários para saber o interesse dos congressistas;
Questionário para saber as expectativas dos conselheiros da Juniores,
membros da Juniores e da nossa equipe.
2 Infra estrutura
Trabalha e se responsabiliza por tudo que for referente à:
Hospedagem e/ou dormitórios;
Alimentação;
Transporte e Logística;
Equipamentos;
Locais para realizar a Programação científica;
Layout e decoração de interiores;
Staffs;
Passeios turísticos;
Festas (tema festa, preparação e cuidados com a festa - Equipe
especial);
Organização durante o evento.
3 Negócios
Funções:
Produzir proposta;
Prospecção e negociação de parcerias, patrocínios e apoios;
Produzir contratos de parceria/patrocínio;
Entrar em contato com empresas;
Contato direto com o financeiro;
Plano de negócios;
Organização durante o evento.
4 Marketing
Comunicação
Trabalha e se responsabiliza por tudo que for referente à:
Pesquisas: de satisfação, de interesse;
Marca e identidade visual (arte e video do evento);
Materiais promocionais;
Divulgação;
Confeccionar mapa do local do evento, newsletter, placas de
localização, certificado e vale festa;
Kit e guia congressista e kit palestrante (lembrança);
Site e redes sociais;
Assessoria de Imprensa;
Contato com congressista;
Fotografia;
Organização durante o evento.
5 Financeiro Trabalha e se responsabiliza por tudo que for referente à:
Planejamento e controle financeiro;
Questões jurídicas;
Sistema de Inscrições;
Orçamento;
Produzir contratos de parceria/patrocínio;
Contato direto Equipe Negócios;
Fechamento Preço Inscrição;
Controle conta bancária;
Organização durante o evento.
6 Programação Científica/ Conteúdo
Trabalha e se responsabiliza por tudo que for referente à:
Tema do evento;
Grade da programação;
Definição do cronograma;
Definição das palestras;
Definição dos painéis;
Definição dos workshops;
Contato com palestrantes;
Aprovação dos painéis;
Atividades extras durante o evento;
Organização durante o evento.
A Programação Científica Decidir o tema do evento, objetivo e saber qual resultado quer
almejar;
Fazer um questionário/ Pesquisa de Opinião para descobrir quais
temas/assuntos o pessoal mais gostaria de assistir, bem como qual é a
expectativa;
Analisar via gráficos os temas mais irreverentes e dentro da temática;
Estipular um roteiro do evento.
Credenciamento: ter cuidado com os possíveis atrasos;
Momento Juniores: sugerir fazer algo inovador e interessante;
Abertura: preparar um video para iniciar o evento;
Roda de discussão: ter cuidado para não dividir em muitas
subequipes e não ter moderador para todas;
Painéis: é muito mais prático fazer os Painéis com o Coffee-Break,
porque ganha-se tempo (duas atividades simultâneas) e a chance do
congressista achar um tema que o agrade e que ele possa obter mais
informações é enorme;
Palestra final: pensar em algo que mantenha todos acordados e
interessados. Aqui é o ponto que a equipe do evento deve investir em
muito.
Dúvidas
Quanto tempo por semana o evento irá demandar?
Depende do trabalho a ser realizado. Exige grande dedicação e
comprometimento dos organizadores, porém nada que atrapalhe o
trabalho na EJ e a graduação!
Não tenho experiência em eventos, isso importa?
Não, definitivamente não! Experiência é uma coisa que vem com o
tempo. Todos estão em Empresa Júnior para aprender. O evento é um
grande aprendizado. Todos irão aprender e trocar experiências.
Como faremos para se comunicar?
Através do Docs do Gmail, email e reuniões presenciais. É de extrema
importância que TODOS acessem seus E-MAILS pelo menos UMA VEZ
AO DIA.
O que iremos fazer durante o evento?
Iremos fazer tudo o que for necessário para que o evento ocorra sem
nenhum problema.
Topa esse desafio?
#vamospocarnaparada
Samara Verneck Diretora de Eventos – Juniores
(27) 9743 2255