Developing a Process Strategy 1

7/17/2019 Developing a Process Strategy 1

http://slidepdf.com/reader/full/developing-a-process-strategy-1 1/7

MENGEMBANGKAN SEBUAH STRATEGI PROSES

Kebanyakan industi manufaktur tidak terlibat secara langsung dengan

customer , karena hal itu dianggap dapat mengganggu jalannya proses produksi,

oleh karena itu harus dihindari oleh setiap perusahaan dewasa ini. Lalu yang

menjadi pertanyaan, sejauh mana customer harus dilibatkan di dalam prosesnya,

untuk menjaga ketepatan waktu dalam mengantar pesanan dan kualitas produk

serta cost yang berkelanjutan? Ada Beberapa cara di dalam mengatasi

persoalan tersebut; ada yang mengakomodasi customer dengan mengenalkan

berbagai macam arian produk, ada yang dengan cara menguranginya, dan

eBay adalah salah satu perusahaan yang mengakomodasi ariabilitas.

!ebagai pusat Belanja online, eBay mempunyai olume yang tinggi dan

permintaan yang bermacam"macam. #leh karenanya, customer-nya tidak

menginginkan pelayanan pada saat yang bersamaan. $ereka harus me"request

dulu, membeli atau menjual sejumlah item yang ada. %engan demikian, jika

semua proses dilakukan secara langsung oleh para pekerja yang ada di eBay,

maka pastinya hal itu akan membutuhkan jumlah yang sangat banyak. KarenaeBay sudah terhubung dengan ratusan juta orang di seluruh dunia setiap

harinya. eBay hadir di &' pasar di dunia, dengan keutungan ('.) milliar dalam

lebih dari *+,+++ kategoridan hanya dengan -*,*++ pekerja.

roses pengambilan keputusan, seperti yang terjadi pada perusahaan

eBay yang melibatkan sejumlah customer, merupakan sesuatu yang strategis.

Karena hal ini merupakan tujuan jangka panjang dari sebuah perusahaan. %alam

membuat sebuah keputusan seorang manajer harus fokus terhadap bagaimana

mengontrol prioritas dalam persaingan seperti kualitas, /eksibilitas, waktu dan

biaya. $anajemen proses merupakan suatu kegiatan yang terus berlangsung.

%alam pembahasan strategi proses, fokus utama adalah bagaimana

menspesi0kasi pola keputusan yang dibuat dalam rangka mengelola sebuah

proses agar prioritas kompetitif bisa tercapai. !trategi proses merupakan

panduan dari berbagai macam keputusan yang pada akhirnya menuju pada

strategi operasional dan kemampuan perusahaan untuk mendapatkan

sumberdaya yang penting untuk mendukungnya. Ada empat keputusan proses

dasar baik dalam industri jasa maupun manufaktur yaitu, -1 struktur proses

2termasuk layout1, )1 keterlibatan customer, &1 3leksibilitas sumberdaya, dan 41

5ntensitas6kekuatan $odal. !edangkan dalam perubahan strategis dasar dalam

menganalisa dan memodi0kasi proses dapat disimpulkan ada dua proses yaitu,

-1 7ekayasa proses, )1 eningkatan roses.!elanjutnya, ada tiga prinsip penting yang berkaitan dengan strategi8

-. Kunci dalam pengambilan keputusan proses yang sukses adalah membuat

pilihan yang sesuai dengan keadaan dan rasional. Keputusan"keputusan

yang diambil tidak boleh bertentangan dengan tujuan, yaitu optimalisasi

satu proses tertentu dengan mengorbankan proses yang lain. !ebuah

proses yang efektif adalah yang sesuai dengan karakteristik kunci dari

proses tersebut dan mempunyai strategi yang sesuai.

). 9fekti0tas proses indiidual dapat menciptakan efekti0tas supply chain

perusahaan secara keseluruhan. engaruh akumulatif dari kepuasaan

customer dan competitif advantage 2Keunggulan bersaing1 merupakan

sesuatu yang sangat penting.



&. $anejemen harus memperhatikan secara khusus terhadap hubungan

antar proses, baik itu proses supply chain yang dilakukan oleh internal

maupun yang dilakukan oleh pihak eksternal.

STRATEGIS PROSES LINTAS ORGANISASI

!eperti yang yang dijelaskan sebelumnya, bahwa proses ada dimana"

mana dan merupakan dasar dari unit kerja. Ada dua poin utama yang bisa

dipertimbangkan dalam proses ini yaitu8 -1 roses supply chain, )1 roses dalam

organisasi 2tidak hanya pada bagian operasional1.

PROSES SUPPLY CHAIN

%alam konteks ini, proses supply chain merupakan hal yang harus

didokumentasikan dan dianalisis untuk bahan pengembangan, diuji untuk

pengembangan kualitas dan kontrol, dan dinilai dalam hal kapasitasnya. ada

bagian sebelumnya telah dibahas masalah isu yang lebih luas terkait dengan

pengelolaan supply chain, akan tetapi sangat esensial dalam proses mengelola

supply chain. roses supply chain haruslah sebaik proses yang ada di dalam

organisasi yaitu dengan hanya supplier internal dan customer. ada masing"

masing proses dalam rantai, dari supplier ke customer , harus dirancang dalam

rangka mencapai prioritas bersaing dan nilai tambah dari kerja yang telah

dilakukan.

PROSES DALAM ORGANISASI (tidak hanya dalam op!a"ional#

%alam proses organisasi, proses"proses bisnis terjadi di berbagai unitseperti dalam akuntansi, keuangan, sumber daya manusia, sistem informasi

manajemen, dan marketing. !truktur organisasi dalam berbagai industri

bermacam"macam, akan tetapi dalam kebanyakan hal, proses organisasi yang

dilakukan kurang lebih sama. !emua proses"proses tersebut harus dikelola

dengan baik. $anajer dari masing"masing fungsi harus memahami bahwa

mereka sedang memberikan sebanyak mungkin nilai tambah bagi customer.

KEPUTUSAN STRATEGI PROSES

!ebuah proses yang melibatkan sumber daya organisasi harus

memberikan suatu nilai tertentu. :idak ada pelayanan yang bisa diberikan, dan

tidak ada produk yang bisa diproduksi tanpa adanya proses, dan proses tidakbisa berjalan tanpa adanya pelayanan ataupun produk. !ala satu pertanyaan

yang berulang dalam mengelola proses"proses ini adalah memutuskan

bagaimana memberikan pelayanan dan membuat produk. Berbagai pilihan

tersedia dalam memilih sumber daya manusia, peralatan, pelayanan outsource,

material, arus kerja 2work /ows1, dan metode dalam memproses input menjadi

output. !edangkan ilihan yang lain adalah proses yang mana yang dilakukan di

internal atau dengan cara outsource 2eksternal1proses dilakukan diluar dan

perusahaan membeli bahan dan layanan. Keputusan"keputusan yang akan

diambil dapat membantu dalam proses supply chain.

roses pengambilan keputusan secara langsung berpengaruh terhadapproses itu sendiri dan secara tidak langsung berpengaruh terhadap layanan dan



produk. Apakah hal ini berhubungan dengan proses"proses yang ada di kantor,

layanan proider, atau manufaktur, manajer operasional harus

mempertimbangkan empat pengambilan keputusan yang umum. ambar &.-

menunjukan bahwa ke empat pertimbangan tersebut merupakan langkah yang

penting dalam merancang proses yang efektif. #leh karena itu, empat hal ini

harus dipahami pada leel proses maupun subproses, dari pada proses yang adapada leel perusahaan.

" P!o"" St!$kt$! (Structure Process) menentukan tipe proses dari

berbagai sumber daya yang dibutuhkan, bagaimana sumberdaya dibagi

diantara mereka dan karakteristik kunci mereka. Layout, yang mana hal

ini merupkan sebuah susunan 0sik dari operasional yang diciptakan dari

berbagai proses, menempatkan keputusan"keputusan yang akan diambil

menjadi nyata.

" Kt!li%atan Plan&&an (Customer Involvement) mencerminkan cara

yang mana pelanggan menjadi bagian dari proses dan secara luas dapat

berpartisipasi dalam perusahaan.

" 'lk"i%ilita" S$m%!daya (Resource Flexiility) adalah sebuah

kemudahan yang mana sumberdaya dan alat dapat menyelesaikan

berbagai jenis prosuk, tingkat output, tugas"tugas, dan fungsi.

" Kk$atan Modal (Ca!ital Intensity) merupakan campuran dari alat

dan skill manusia dalam sebuah proses. !emakin besar biaya yang

dikeluarkan untuk peralatan, semakin besar pula kekuatan modal.

Konsep yang dibangun berdasarkan empat keputusan ini dikembangkan

menjadi sebuah kerangka kerja yang mana dapat digunakan sebagai desain

proses yang sesuai di setiap keadaan.

St!$kt$! P!o"" dalam a"a

!ala satu keputusan pertama yang dibuat oleh seorang manajer di dalam

merancang fungsi proses yang baik adalah memilih jenis proses yang terbaik di

dalam mencapai prioritas kompetitif untuk proses tersebut. !trategi dalam

rangka merancang proses bisa sangat berbeda, tergantung pada jenis industri

yang dijalankan apakah itu jasa atau manufaktur.

Hakkat p!o"" dalam a"a) customer contact

roses yang baik dalam jasa tergantung pertama dan terutama pada jenis

dan jumlah dari customer contact. Customer contact adalah dimana para

customer hadir, dan secara aktif terlibat dan menerima perhatian secara pribadi

selama proses layanan diberikan. 5nteraksi face-to-face membuat customer dan

pemberi jasa seolah bersama"sama. ada saat tersebut, prilaku customer

terhadap respon layanan yang diberikan sangat nyata.

Mat!ik Customer Contact

$atrik customer contact terdiri dari tiga elemen8 -1 :ingkat customer

contact, )1 Customization 2penyesuaian1, &1 Karakteristik proses. $atrik ini

merupakan titik tolak dalam rangka menilai dan meningkatkan sebuah proses.

Customer Contact dan Customi"ation



Bagian hori<ontal pada matrik menunjukan jasa yang diberikan pada

pelanggan dalam konteks customer contact dan prioritas kompetitif. Kunci dari

prioritas kompeititf adalah seberapa banyak customi<ation atau penyesuaian

dibutuhkan. osisi sebelah kiri matriks menunjukan tingginya customer contact

dan penyesuaian layanan. =ustomer dalam hal ini lebih aktif. roses harus lebih

terlihat oleh customer yang menerima perhatian secara pribadi. !edangkanposisi sebelah kanan matrik mengindikasikan rendahnya customer contact ,

keterlibatan pasif, kurangnya perhatian secara pribadi, dan proses tidak terlihat

oleh customer.

P!o*"" Di+!&nt and 'lo,

Bagian ertikal dari matrik customer contact berhubungan dengan dua

karakteristik proses itu sendiri, yaitu8 -1 roses diergent 2proses yang berbeda1,

dan )1 /ow 2arus1. !etiap proses bisa dinaanalisa dalam dua bagian tersebut.

Process #iver$ent adalah sejauh mana proses ini disesuaikan dengan

pertimbangan keleluasaan dalam menjalankan tugas"tugas. >ika proses harusberubah disebabkan karena satu customer, maka proses itu harus dilakukan,

oleh karena itu setiap kinerja industri jasa dikatakan unik. Beberapa contoh dari

layanan proses diergent ini dapat ditemukan pada jasa konsultan, hukum, dan

arsitektur. layanan dengan divergent/ perbedaan rendah, sebaliknya, selalu

berulang dan distandarisasi. ekerjaan dilaksanakan sama pada semua

customer, dan cenderung kurang kompleks. Beberapa layanan hotel dan telepon

distandarisasi untuk menjamin keseragaman.

al lain yang masih sangat berhubungan dengan diergen ini adalah

bagaimana customer, objek, atau informasi diproses melalui fasilitas layanan.

ekerjaan akan mengalami kemajuan melalui beberapa langkah dalam sebuah

proses, yang biasanya dimulai dari yang awalnya sangat berbeda (diverse) lalu

menjadi linier. Ketika diergent menjadi sebuah pertimbangan, arus kerja

cenderung lebih /eksibel. A!$" -k"i%l (%exile %o&) bermakna bahwa

customer, material, atau informasi bergerak dengan cara yang bermacam"

macam, dengan satu customer atau pekerjaan seringkali bersebarangan satu

sama lain untuk langkah"langkah berikutnya. !atu cara atau proses bisa dilalui

dengan jalan yang sudah direncanakan, sedangkan yang lainnya bisa dengan

langkah yang tidak terorganisir. !edangkan, Lin -o, bermakna bahwa

customer, material, atau informasi bergerak secara linier dari satu proses ke

proses lainnya dengan urutan yang sudah tetap. Ketika perbedaan rendah dan

proses distandarkan, maka line o menjadi sebuah rangkaian yang alami.

Pnataan P!o"" a"a

ambar &.) menunjukan beberapa posisi yang diperlukan dalam matriks

yang secara efektif menghubungkan produk jasa dengan proses. %alam hal ini,

manajer mempunyai tiga struktur proses yang harus dipilih8 -1 front o!ce, )1

ybrid o@ce, &1 Back o@ce. %ilihat dari posisi yang ada, proses berada pada

kinerja yang baik jika proses tersebut terletak jauh dari posisi diagonal, yaitu

menempati jauh dari posisi yang dipresentasikan oleh segitiga yang berwarna

biru dalam matriks. osisi tersebut menunjukan tidak adanya keterhubungan

antara jasa yang diberikan dengan karakteristik proses.

Front o'ce. roses front o@ce mempunyai customer contact yang tinggi

dimana pemberi jasa berinteraksi secara langsung dengan customer internal



maupun eksternal. Karena penyesuaian layanan dan banyaknya pilihan layanan,

beberapa langkah di dalamnya mempunyai pertimbangan divergent 2yang

berbeda1. Arus kerja menjadi /eksibel dan berariasi dari satu customer ke

customer lainnya. :ingginya contact proses jasa menyebabkan perlunya adaptasi

dan penyesuaian terhadap setiap customer.

Hyri# o'ce. roses hybrid o@ce cenderung berada di tengah dari lima

bagian yang ditunjukan pada gambar &.) yaitu customer contact kadang tinggi

dan kadang juga rendah. ybrid o@ce mempunyai tingkat customer contact dan

standar layanan yang sedang"sedang saja, dengan tersedia berbagai opsi yang

bisa dipilih oleh customer.

ac o'ce. roses back o@ce mempunyai customer contact yang

rendah dan sedikit penyesuaian layanan. Kerja distandarkan dan rutin, dengan

arus kerja yang linier dari satu layanan ke lainnya hingga layanan selesai.

St!$kt$! P!o"" dalam Man$/akt$!

Kebanyakan proses dalam perusahaan manufaktur sebenarnya juga

melayani customer internal maupun eksternal. #leh karena itu, pembahasan

tentang proses pada industri jasa juga relean disini. Beberapa proses dalam

industri manufaktur juga bisa didapatkan dalam proses industri jasa. al yang

berbeda adalah ketika melihat kerja pada tingkatan proses, bukan pada proses

organisasional.

Mt!ik" P!o"" P!od$k

$atriks proses produk, seperti yang ditunjukan oleh gambar &.&, terdiri

dari tiga elemen8 -1 olume, )1 product customization, &1 Karakteristik proses.

!trategi yang baik dalam proses produksi adalah tergantung pertama danterutama pada olume. Customer contact, karakteristik utama dalam industri

jasa, tidak terlalu menjadi pertimbangan di dalam proses produksi 2meskipun

pada perusahaan manufaktur tertentu, faktor ini juga menjadi penting1. ntuk

proses produksi, tingginya product customization bermakna rendahnya olume

untuk berbagai langkah yang ada dalam proses. Bagian ertikal dari matriks

proses produk berhubungan dengan dua karakteristik yang sama dalam matriks

customer contact" process diergence dan /ow. !etiap proses produksi harus

dianalisis dalam dua bagian tersebut, seperti yang dilakukan dalam proses

industri jasa.

Pnataan P!o"" P!od$k"i

ambar &.& menunjukan beberapa posisi yang diinginkan 2seringkali juga

disebut pilihan proses1 dalam matriks proses produk yang secara efektif

menghubungkan produk manufaktur dengan proses. Pilihan p!o""

merupakan cara dalam menstrukturkan proses dengan mengorganisasi

sumberdaya yang ada disekitar proses atau produk. #engorganisasi di sekitar

proses disini bermakna, misal, semua mesin penggiling dikelompokan bersama"

sama dan memproses semua produk atau bagian yang dibutuhkan. !edangkan,

mengorganisasi di sekitar produk bermakna memadukan semua perbedaan baik

sumberdaya manusia maupun alat yang dibutuhkan untuk menghasilkan produk

tertentu. %alam hal ini, manajer mempunyai empat pilihan yang harus dipilih,

yaitu8 -1 >ob rocess, )1 Batch rocess, &1 line process, dan 41 =intinuos"/owprocess. :idak seperti dalam matriks customer contact, proses produksi tidak



bisa berada pada kinerja terbaik jika posisinya terlalu jauh dari bagian diagonal.

oin penting dari gambar &.& adalah pilihan terbaik untuk proses produksi

tergantung pada olume dan tingkat customization yang dibutuhkan dari proses

tersebut. ilihan proses yang bisa diaplikasikan pada seluruh proses produksi

atau hanya pada sebagian proses berada di dalamnya.

*o Process. roses pekerjaan menciptakan /eksibilitas yang dibutuhkan

untuk memproduksi berbagai jenis produk dalam jumlah yang signi0kan, dengan

mempertimbangkan keadaan yang berbeda dalam langkah"langkah yang

dilakukan. Kustomisasi tinggi dan olume produk rendah. :enaga kerja dan alat

/eksibel dalam mengerjakan tugas yang diperlukan. erusahaan seringkali

memproduksi sebuah produk berdasarkan pesanan. $asing"masing order

ditangani seperti satu unit, sebagai sebuah pekerjaan. %engan job process,

semua alat dan tenaga kerja, ditempatkan bersama"sama. Karena kustomisasi

tinggi dan kebanyakan pekerjaan mempunyai rangkaian langkah yang berbeda,

pilihan proses bisa /eksibel, proses operasional mengalir saja, dan tidak linier.

atc+ Process. Batch proses sejauh ini merupakan pilihan proses yangumum ditemukan dalam prakteknya, mengarah pada istilah small $atch atau

large $atch yang membedakan satu proses dengan proses lainnya. %atch

process berbeda dengan job process berkenaan dengan olume, ariitas, dan

kuantitas. erbedaan utamanya adalah bahwa olumenya lebih tinggi karena

produk yang sama atau mirip atau sebagian dari produk tersebut diproduksi

secara berulang. Beberapa komponen yang digunakan oleh produk tersebut

diproses sebelumnya. roduk dibuat dalam jumlah yang banyak dari pada &o$

process. Bagian dari komponen diproses lalu kemudian digunakan pada proses

bagian yang lain, selanjutnya komponen pertama dibuat lagi, dan terus berlanjut

secara berulang.

Line Process. Line proses terletak antara posisi $atch dan continuos

process on the continuum" olumenya tinggi dan produk distandarisasi, yang

mana sumberdaya di sekitar produk diorganisasi. Keadaan %iergence sangat

minim terjadi dalam line proses ini, dan sedikit persediaan diperlukan diantara

langkah"langkah proses yang dilakukan. !etiap langkah melaksanakan proses

yang sama begitu seterusnya, dengan sedikit ariasi dalam produk yang dibuat.

roduksi dan bahan"bahannya dispesialisasi. roduk yang dibuat berdasarkan

line proses ini seperti komputer, mobil, alat"alat, dan mainan.

!tandar produk dibuat dengan baik seseuai kebutuhan dan juga diproduksi

sebagai persediaan, dengan demikian jika ada permitaan dari customer,

perusahaan siap melayani. ariasi produk sedikit sekali hanya sebagai tambahan

dari produk utama.

Continuos Flo& Process. roses berkelanjutan merupakan produksi

yang terstandar dengan olume tinggi, dengan arus proses yang detail. roses

diergence diabaikan disini. %isini bahan"bahan langsung dibuat melalui proses.

Biasanya, satu bahan utama 2seperti cairan, gas, atau bubuk1 diproses langsung

tanpa memerlukan langkah"langkah lain. Continuos-o process berbeda

dengan line proces dalam satu hal penting8 bahan diproses langsung tanpa

berhenti sampai proses produksi selesai. =ontoh dari proses ini adalah proses

kimiawi dan proses pembuatan baja, soft"drink, dan makanan.

STRATEGI PRODUKSI DAN PERSEDIAAN



!trategi untuk proses industri manufaktur berbeda dengan industri jasa,

tidak hanya karena rendahnya customer contact dan involvement, akan tetapi

juga karena adanya penggunaan persediaan di dalam industri manufaktur. Ada

tiga pendekatan terhadap strategi dalam persediaan yang seharusnya

dihubungkan dengan pilihan proses, yaitu8 -1 #ake-to-'rder , )1 ssem$le-to-

'rder , &1 #ake-to-tock .

St!at&i ae-to-.r#er . erusahaan manufaktur yang membuat produk

berdasarkan spesi0kasi customer dengan olume yang rendah cenderung

menggunakan strategi #ake-to-'rder , menggabungkannya dengan *o$/small

$atch process. #ake-to-'rder merupakan proses yang lebih kompleks dari pada

mengumpulkan atau memasang produk akhir dari komponen yang standart.

!trategi ini memberikan tingkat yang tinggi dalam kustomisasi dan secara

khusus menggunakan *o$/small $atch process. roses ini juga mempunyai

divergence yang tinggi. =ontoh dari strategi jenis ini adalah alat"alat medis

tertentu, casting, dan rumah yang mahal.

St!at&i Assemle-to-.r#er/ !trategi ssem$le to 'rder merupakansebuah pendekatan di dalam memproduksi berbagai arian produk dari satu

bagian atau banyak komponen setelah pesanan customer diterima. rioritas

bersaing dalam hal ini keragaman atau arian produk dan kecepatan waktu

dalam delivery. !trategi ssem$le to 'rder biasanya menggunakan line process

untuk pemasangan dan $atch process untuk fabrikasi atau pembuatan. Karena

itu semua disediakan untuk memproduksi komponen yang terstandarisasi dan

sebagian untuk pemasangan pada olume yang tinggi, maka fokus

pembuatanfabrikasi adalah untuk menciptakan sejumlah persediaan komponen

yang tepat untuk proses pemasangan (assem$ly process1. !egera setelah

pesanan dari customer diterima, proses pemasangan dimulai dengan

menciptakan produk dengan komponen yang terstandart dan sebagian bahandiproses dalam proses pembuatan.

ersediaan produk jadi secara ekonomis tidak diperbolehkan karena

adanya banyak pilihan membuat kemungkinan peramalan secara relatif tidak

akurat. %engan demikian, prinsip postponement/ penundaan, kegiatan akhir di

dalam persediaan produk ditolak hingga sampai ada customer yang melakukan

order. !trategi ssem$le to 'rder ini selalu dihubungkan dengan mass

customization, dimana divergence process menyebabkan adanya berbagai

ariasi produk yang dikustomisasi dengan alasan untuk menekan biaya.

St!at&i ae-to-stoc .erusahaan"perusahaan manufaktur yang menyimpan

semua item produknya untuk pesanan jangka pendek, dengan cara demikian

meminimalkan waktu pesanan customer, maka perusahaan tersebut dikatakan

menggunakan strategi make-tostock . !trategi ini tampak dari produk yang

distandartkan dengan olume yang tinggi dan ketepatan dalam peramalan.

!trategi merupakan strategi persediaan pilihan bagi line atau continuos-o

+rocess. =ontoh produk yang diproduksi berdasarkan strategi ini adalah alat"alat

kebun, komponen elektronik, soft-drink, dan bahan kimia.

$enggabungkan strategi line process dan make-to-stock seringkali disebut

mass !ro#uction (p!od$k"i ma""al#. !trategi proses ini juga seringkali

disebut proses manufaktur klasik, karena lingkungan stabil dan dapat diprediksi,

dengan karyawan selalu mengerjakan hal yang sama secara berulang"ulangdengan tugas yang sudah jelas.

Documents

Developing a Process Strategy 1