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Asistente administrativo
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FUNDACIÓN MEXICANA PARA LA PLANEACIÓN FAMILIAR
Día Mes Año
Elaborado 01 07 2013
Actualizado
Página Total/Páginas Código
1 4 GFA – RH041
Unidad Administrativa Gerencia de Finanzas y Administración
Documento Descripción y Perfil del puesto: Asistente Administrativo Centro de Operativo.
DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE:
Asistente Administrativo de Centro
FUNDACIÓN MEXICANA PARA LA PLANEACIÓN FAMILIAR
Día Mes Año
Elaborado 01 07 2013
Actualizado
Página Total/Páginas Código
2 4 GFA – RH041
Unidad Administrativa Gerencia de Finanzas y Administración
Documento Descripción y Perfil del puesto: Asistente Administrativo Centro de Operativo.
Descripción del PuestoTitulo del Puesto Asistente Administrativo CO “A”
Unidad de Adscripción Centro Operativo.
Jefe inmediato Director Local/Administrador.
Asistir en todos los procesos administrativos relacionados con la logística,
Responsabilidad resguardo y control de recursos materiales. Así como de administración y
control de personal.
Llevar el control de la agenda de Director Local o Administrador.
Elaborar y enviar a Recursos Humanos el reporte de asistencia o pre nómina.
Supervisar y distribuir las actividades de los colaboradores a su cargo.
Controlar las existencias del almacén local (Kardex, máximos y mínimos).
Elaborar reportes estadísticos necesarios, derivados del control de almacén.
Elaborar requisición mensual de suministros y enviar a almacén central.
Vigilar se cumpla con las normas de almacenamiento.
Recibir los suministros solicitados y acomodarlos según pautas del almacén.
Cotizar y adquirir materiales permitidos por política institucional.
FuncionesEntrega de materiales y suministros a clientes internos para la operación.
Realizar y controlar los inventarios (suministros, papelería y otros).
Apoyar en la logística de eventos institucionales, al interior y exterior del CO.
Colaborar en la logística de juntas y reuniones. Elaborar las minutas.
Revisar periódicamente las instalaciones del CO y elaborar reporte.
Tramitar y realizar el pago por servicios contratados.
Solicitar y comprobar los gastos varios (caja chica).
Realizar el pago colaboradores médicos, especialistas y proveedores.
Recibir y canalizar la correspondencia al personal de la Gerencia.
Archivar todos los documentos generados y control de expedientes.
Colaborador directo Auxiliar Administrativa (recepción)/Auxiliar Serv. Generales.
Colaborador indirecto Ninguno.
FUNDACIÓN MEXICANA PARA LA PLANEACIÓN FAMILIAR
Día Mes Año
Elaborado 01 07 2013
Actualizado
Página Total/Páginas Código
3 4 GFA – RH041
Unidad Administrativa Gerencia de Finanzas y Administración
Documento Descripción y Perfil del puesto: Asistente Administrativo Centro de Operativo.
Relaciones internas Director Local/Administrador/Coordinador Médico/Coordinador de Enfermería.
Relaciones externas Personal de Oficinas de Apoyo/Colaboradores Honorarios/Proveedores.
Perfil
EscolaridadBachillerato con carrera Técnica (Administración, contabilidad, secretarial,
computación). Titulado (Deseable). Trunco en área de Ciencias Sociales.
Idioma o LenguaInglés, 100 % Requiere alcanzar 14 puntos del factor idioma (Interpretar
documentos escritos, lectura).
FormaciónCarrera administrativa. Servicios médicos. Salud Sexual y Reproductiva
(Deseable). Área de Ciencias Sociales. Interés y sensibilidad a temas sociales.
Un año controlando agenda de actividades.
Participando en la organización de eventos, talleres y cursos.
Operando conmutador o teléfono multilinea.
Atender y canalizar llamadas de usuarios (as) (conmutador).
Realizar inventarios, control de materiales, suministros y papelería.
Experiencia Elaborar reportes estadísticos.
Control de mobiliario y equipo de clínica hospitales y oficina.
Realizar actividades de archivo y control de expedientes.
Recepción, control y entrega de correspondencia.
Comprobación y control de gastos.
Cotizar y comprar materiales, suministros y papelería.
Manejo de Office en un 100%.Temas de salud sexual y reproductiva (deseable).
Áreas deControl, registro de gastos y principios básicos de contabilidad (Deseable).Trámites bancarios.
conocimiento Control de citas, formación de expedientes y resguardo de archivo.
especificoManejo de computadora, copiadora, fax y conmutador.Uso de Internet y Redes Sociales.Excelente ortografía y redacción.Administración y uso de equipo de clínicas u hospitales.Manejo de accesorios y papelería usada en oficinas.
FUNDACIÓN MEXICANA PARA LA PLANEACIÓN FAMILIAR
Día Mes Año
Elaborado 01 07 2013
Actualizado
Página Total/Páginas Código
4 4 GFA – RH041
Unidad Administrativa Gerencia de Finanzas y Administración
Documento Descripción y Perfil del puesto: Asistente Administrativo Centro de Operativo.
Habilidades
Y
Competencias
Establecer relaciones interpersonales positivas con las
personas que trata. Amabilidad y disposición para
atender a personas o usuarios.
Capacidad para trabajar en equipo.
Atender tareas múltiples. Organización y planeación.
Capacidad para fomentar el orden y la disciplina en las
actividades diarias. Contribuir a la comunicación
asertiva.
Optimizar y controlar los recursos
materiales asignados. Aprendizaje y
habilidad para simplificar procesos.
Solucionar problemas poco
complejos.
Jornada laboral 48 horas distribuidas conforme a las necesidades de operación (flexible).