Lathund W3D3 2016-06-21

1

Diarieföring på Karolinska Institutet – Liten lathund

Utgivare: Karolinska Institutet Universitetsförvaltningen Enheten för arkiv och registratur Version: 1.1 Juni 2016

Lathund W3D3 2016-06-21

2

Innehåll Diarieföring på Karolinska Institutet – liten lathund ............................................................................... 3

Öppna ett ärende ................................................................................................................................ 3

Diarieföra en handling i ett ärende ..................................................................................................... 7

Diarieföra och koppla handlingar elektroniskt till ärenden ............................................................ 7

Diarieföra och koppla handlingar elektroniskt till ärenden genom att hämta dem från

mappstruktur ................................................................................................................................. 11

Diarieföra och koppla handlingar utan att koppla dessa elektroniskt till ärenden ....................... 12

Koppla ärenden till varandra ............................................................................................................. 13

Avsluta ett ärende ............................................................................................................................. 15

Söka fram ärenden ............................................................................................................................ 16

Lathund W3D3 2016-06-21

3

Diarieföring på Karolinska Institutet – liten lathund Detta är en enkel lathund som vänder sig till alla som har gått Universitetsförvaltningens

registratorsutbildning. Lathunden tar upp de vanligaste grundläggande funktionerna som behövs för

att komma igång med diarieföringen. Dokumentet är ett komplement till den mer omfattande

Diariehandboken.

Öppna ett ärende Logga in i W3D3. Du kommer då till denna vy:

Lathund W3D3 2016-06-21

4

I navigationslisten till vänster klickar du på menyknappen Registrera, och sedan på Initiera ärende,

se nedan.

Du kommer då till nedanstående vy. Här väljer du vilken serie du vill skapa ärendet i. Serien väljer du

i rullisten högt uppe till höger i menylisten. Vet du inte till vilken serie ditt ärende ska registreras kan

du titta i KI:s dokumenthanteringsplan som finns på internwebben. Du kan också söka i diariet för att

se hur andra diariefört liknande ärenden. Givetvis är du även välkommen att kontakta UF:s

registratorer så hjälper vi dig.

När du valt serie klickar du sedan på symbolen för det tomma vita arket uppe till vänster i

menylisten.

Lathund W3D3 2016-06-21

5

När du klickat på det vita arket får du upp ett tomt ärendekort. Ärendekortet ska fyllas på med

samtliga uppgifter som krävs för att ett ärende ska bli komplett. Nedanstående bild visar ett exempel

på ett ifyllt ärendekort i ett diariefört ärende.

De fält som är märkta med en asterisk (*) är obligatoriska i systemet. Nedan följer en beskrivning av

vilka fält som ska fyllas i.

Ärendemening

Här fyller du i en kort beskrivning av ärendet. Tänk på att använda ord som kan användas som

sökord.

Motpart

Här anges eventuell motpart. Är det ett internt ärende lämnar du fönstret tomt.

Lathund W3D3 2016-06-21

6

Handläggare

Klicka på den understrukna texten (Handläggare). Du får då upp detta fönster:

Sök fram den handläggare du vill koppla ärendet till i sökrutan. När du hittat handläggaren i listan

väljer du hen genom att bocka i rutan till vänster om namnet (se exemplet i fönstret ovan). Sedan

klickar du på symbolen med den gröna pilen i menylisten för att koppla handläggaren till ärendet.

Flera handläggare kan kopplas till ett och samma ärende.

Tips! Om du ofta registrerar ärenden på en viss handläggare kan du klicka på stjärnan längst till

vänster om handläggarens namn. Då lägger sig handläggarens namn högst upp i listan och du slipper

att söka fram namnet varje gång du diarieför ett nytt ärende.

Avdelning

Används främst av registratorerna vid UF, men vi rekommenderar även registratorer vid institution

att fylla i detta fält. Använd rullisten och välj den institutionsgemensamma funktion/avdelning som

passar bäst.

Institution

Välj institution med hjälp av rullisten.

Ärendestatus

När du öppnar ett ärende är det alltid under Beredning.

Klassificering

Välj den strukturenhet (klassificering) som passar för ditt ärende.

Lathund W3D3 2016-06-21

7

Startdatum

Fyll i det datum när ärendet öppnades. Är ärendet initierat av att det kommit in en handling till

institutionen (t.ex. en ansökan eller en remiss) är det datumet när handlingen kom in som ska fyllas i.

I annat fall är det datumet som handläggaren till ärendet ber om att få ett diarienummer.

OBS! Det är viktigt att bocka i rutan JK-balans snett uppe till höger på ärendekortet för de ärenden

som är inkomna till institutionen. D.v.s. de ärenden som är initierade utifrån av t.ex. studenter, olika

organisationer eller privatpersoner. Det är dessa ärenden som ska redovisas till Justitiekanslern via

den s.k. JK-listan. Är rutan inte ifylld kommer ärendet inte med på listan.

När du fyllt i alla uppgifter klickar du på Spara-symbolen högst uppe till vänster i

ärendekortet. Du har då öppnat ett ärende och fått ett diarienummer.

Diarieföra en handling i ett ärende När en handling ska diarieföras i ett ärende kan man gå tillväga på olika sätt.

1. Diarieföra pappershandlingen utan att lägga in den i W3D3. Då finns handlingen bara på

papper i aktomslaget.

2. Skanna handlingen: Du skannar handlingen och skickar handlingen direkt till W3D3 e-

postlåda och kan sedan ladda ned handlingen till rätt ärende

3. E-posta direkt till W3D3 från din egen e-postbrevlåda. Du skickar e-post från din egen e-

postbrevlåda till W3D3:s e-postbrevlåda och kan sedan ladda ned handingen till rätt ärende

4. Ladda upp en fil direkt från datorn till rätt ärende.

Även de handlingar som finns elektroniskt i W3D3 ska dock skrivas ut, enkelsidigt, och sparas på

papper i aktomslaget.

Diarieföra och koppla handlingar elektroniskt till ärenden

De olika serierna har olika e-postadresser:

Serie 1 har: styr.w3d3@ki.se

Serie 2 har: stod.w3d3@ki.se

Serie 3 har: utb.w3d3@ki.se

Serie 4 har: forska.w3d3@ki.se

Serie 5 har: kom.sam.w3d3@ki.se

Om du t.ex. vill diarieföra en handling i ett ärende i serie 2 skickar du handlingen i ett mail till e-

postadressen för serie 2.

Lathund W3D3 2016-06-21

8

När du skickat ditt mail återfinner du det i den inbox i W3D3 som du skickat den till. Du hittar

inboxen genom att klicka på menyknappen Registrera i navigationslisten till vänster i W3D3, och

sedan på Inkomna handlingar. Obs! Rätt ärendeserie måste vara markerad i rullisten till höger.

Annars kommer du inte till rätt inbox.

Lathund W3D3 2016-06-21

9

När du klickat på Inkomna handlingar i rätt serie kommer du till den här vyn:

De handlingar som du, och andra, har skickat in till inboxen ligger i en lista. Klicka på den handling du

skickat in. Då öppnas ett handlingskort.

Lathund W3D3 2016-06-21

10

Ett handlingskort liknar ett ärendekort men i ett handlingskort är det information om handlingen

som ska registreras. E-postmeddelandet och handlingen finns längst ner i handlingskortet. Klickar du

på filen öppnas den.

På handlingskortet ska följande fält fyllas i:

Åtgärd/Handl.

Här talar du om vad det är för sorts handling som avses. Det kan vara en ansökan, ett avtal, ett beslut

mm. Även här är det bra att tänka på att handlingen ska vara sökbar över tid.

Riktning

Här fyller du i riktning beroende på om handlingen kommit in till eller har skickats ut (expedierats)

från KI. Är det en intern handling som upprättats men som inte har lämnat KI, väljer du Intern.

Datum

Ange datum för när handlingen kom in resp. upprättats.

Lathund W3D3 2016-06-21

11

Handlingstyp

Här väljer du i rullisten vilken typ av handling som ska diarieföras. Finns det ingen som passar väljer

du Skrivelse.

Namn

Till sist fyller du i vem/vilken organisation som skickat in handlingen, eller var/till vem som

handlingen har skickats. Om handlingen är intern anger man den institution/avdelning som

handlingen upprättats hos.

Koppla handlingen till befintligt ärende

Nu återstår bara att koppla handlingen till det befintliga ärendet. I handlingskortets menylist (högst

upp på kortet) finns en symbol som ser ut som en blå pil . Klicka på den. Du får då upp ett

fönster som ser ut som nedan:

I fältet Ärendenummer skriver du det diarienummer handlingen ska kopplas till. Klicka sedan på

Spara-symbolen. Du har nu diariefört en handling i ett ärende.

Glöm inte att handlingen även ska skrivas ut på papper.

Diarieföra och koppla handlingar elektroniskt till ärenden genom att hämta dem från

mappstruktur

Det går även att diarieföra en handling som finns sparad i på skrivbordet eller under G. Du gör då

som följer:

Utgå från ärendekortet för det ärende som du vill diarieföra handlingen till. I menylisten högst upp

på ärendekortet finns en symbol som ser ut som ett tomt pappersark: Detta är symbolen

för att lägga till en ny handling till ärendet. Klicka på den. Du får då upp ett nytt handlingskort.

Lathund W3D3 2016-06-21

12

På handlingskortet finns en symbol i menylisten som ser ut så här: Denna symbol betyder

Bifoga handling. Klicka på den.

Du får då upp denna ruta:

Klicka på Bläddra. Välj den fil (handling) i din mappstruktur som du vill ladda upp. Klicka på Ladda

upp-knappen.

Fyll sedan i handlingskortet som vanligt och spara. Du har nu diariefört en handling i ett ärende.

Glöm inte att handlingen ska finnas på papper i aktomslaget också.

Diarieföra och koppla handlingar utan att koppla dessa elektroniskt till ärenden

Har du en pappershandling som ska diarieföras men som inte behöver skannas in i diariet följer du

denna instruktion:

Utgå från ärendekortet för det ärende som du ska diarieföra handlingen till. I menylisten högst upp

på ärendekortet finns en symbol som ser ut som ett tomt pappersark: Detta är symbolen

för att lägga till en ny handling till ärendet. Klicka på den. Du får då upp ett nytt handlingskort.

Fyll i handlingskortet som vanligt. Tryck på Spara. Du har nu diariefört en handling i ett ärende.

Handlingen läggs i aktomslaget.

Lathund W3D3 2016-06-21

13

Koppla ärenden till varandra Ärenden kan kopplas till varandra i diariet. På så vis går det att se att de hör ihop. I ärendekortets

menylist finns en symbol som ser ut som en blå pil.

Klicka på pilen och följande fönster öppnas:

Lathund W3D3 2016-06-21

14

Klicka på det vita arket uppe i det vänstra hörnet. Skriv in diarienummer på det ärende du vill koppla

ärendet till i rutan Ärendenummer. Ange seriebeteckning och diarienummer som i exempel nedan.

Spara.

På ärendekortet kommer då informationen om att det finns en länk till ett annat ärende, se bilden

nedan

Lathund W3D3 2016-06-21

15

Avsluta ett ärende När du ska avsluta ett ärende måste några fält på ärendekortet fyllas i.

Ärendestatus ska ändras till Avslutat.

Avsl.datum ska fyllas i.

Ad Acta-rutan ska bockas i.

Alla dessa uppgifter ska registreras för att ärendet ska avslutas på ett korrekt sätt, se nedan.

Tryck på Spara-knappen. Spara-knappen ändrar då utseende, och en del fält blir gråa (inaktiva).

Lathund W3D3 2016-06-21

16

Söka fram ärenden För att söka fram befintliga ärenden klickar du på Sök-knappen i navigationslisten.

Klicka sedan på symbolen med ett förstoringsglas som betyder att man söker via ärendekortet. Du

kan klicka på symbolen i navigationsfältet, eller uppe i det vänstra hörnet i menylisten.

Lathund W3D3 2016-06-21

17

Ett nytt fönster öppnas där man kan ange sökbegrepp och få fram en träfflista. Se nedan där vi har

gjort en sökning på ordet Tillgodoräknande i ärendemeningen.

Det går att söka i samtliga fält som finns representerade på ärendekortet. Du kan även söka i flera

fält samtidigt för att förfina sökresultatet.

Tänk på att du med fördel kan begränsa sökningen till en specifik serie genom att välja serie i rullisten

uppe till höger. Tänk också på sökbegrepp ligger kvar i sökfönstret när du byter serie. Om du vill

starta en helt ny sökning är det bra att använda sig av den här symbolen som betyder att alla

sökbegrepp rensas ur sökfönstret.