Dicas Tilibra nº 1 - Como ser eficiente

Organização pessoal começa com a mesa limpaUm dos problemas mais comuns que sempre afetam a eficiência de uma pessoa é sem dúvida a organização - ou melhor, a desorganização - de sua mesa de trabalho, cujo sintoma mais evidente é o excesso de papéis e pastas esperando pela sua atenção e ação. A mesa atulhada é uma das grandes causadoras de perda de tempo nos escritórios. As pessoas perdem tempo procurando papéis, revistando arquivos e pastas, manuseando centenas de vezes os mesmos papéis na busca de um documento perdido. Além da perda de tempo causada pela distração visual de ter papéis não necessários na mesa e de uma sensação de peso, de desespero, de trabalho infindável que a mesa atulhada muitas vezes acarreta. Algumas pessoas, erroneamente, interpretam a mesa cheia de papéis como um símbolo da importância e da indispensabilidade de seus cargos. No entanto, elas devem lembrar-se que a mesa atulhada também pode indicar desorganização pessoal, indecisão, procrastinação, insegurança, prioridades confusas e incapacidade de terminar as tarefas dentro dos prazos.Trabalhe em apenas um projeto de cada vezUma das regras da boa organização profissional diz que sempre devemos enxergar o topo de uma mesa. Como você só pode trabalhar em um só projeto a um só tempo, todo o restante da papelada deve ser posto de lado e facilmente recuperável quando você precisar dele. Quando se tem várias tarefas a cumprir ao mesmo tempo, facilmente podemos ser distraídos, acabando por perder nossa concentração. Para ser realmente eficaz em sua mesa de trabalho, crie o hábito de mantê-la sempre limpa. E trabalhe em apenas um projeto de cada vez.Como ordenar o fluxo de papéis que chegam diariamente até sua mesa1. Ter um bom lugar - e apenas um

bom lugar para tudo que você possa pensar em querer reter.

2. Manter tudo no seu lugar, exceto nos momentos em que você tem necessidade de trabalhar com eles.

3. Despachar toda a papelada que puder imediatamente. Lembre-se que 80% das tarefas que chegam até você pode ser executado na mesma hora.

4. Não pôr de lado nenhum item antes de uma ação inicial - senão de solução, pelo menos de um encaminhamento para solução.Lista de TarefasUm instrumento útil para sua organização é fazer uso de um caderno onde você registra tudo o que precisa fazer e/ou lembrar e a data alvo ou o prazo para sua realização. Este Caderno de Lista de Tarefas deve ser manuseado diariamente, pois é com ele que você planeja seu dia e sua semana. Tudo que lhe vier à cabeça, para fazer ou lembrar, registre nesse caderno. Você se surpreenderá com a melhoria obtida em sua organização pessoal.O LixoNão há lugar melhor para você colocar uma boa parte dos papéis que chegam diariamente até sua mesa do que o lixo. Não tenha medo de jogar nele, memorandos internos, avisos de datas de reuniões (anote primeiro na agenda e jogue depois), circulares, cópias de cartas para simples informações, folhetos, etc. Enfim, use o lixo para tudo o que você já tomou conhecimento e sabe que não precisa mais recuperar. Com esta prática você estará esvaziando sua mesa de coisas inúteis e preparando o terreno para trabalhar mais organizadamente e com mais clareza de idéias.Faça agora. Não deixe para depois.Todos nós, com maior ou menor intensidade, tendemos a adiar nossas tarefas e ações, deixando tudo para depois. Essa tendência à procrastinação, quase sempre tem um

custo alto, pois só nos cria mais trabalho, mais problemas, mais preocupações e crises. A procrastinação é um dos maiores desperdiçadores de tempo que existe, e a sua solução exige entendimento das causas, avaliação de suas conseqüências e constante disciplina para enfrentá-la.A procrastinação impede o sucessoA mudança na sua propensão de "faço isso depois" para "faço isso agora" requer uma ação positiva. As coisas não acontecem por si só. Elas acontecem porque as pessoas fazem com que elas aconteçam. Faça as coisas diferentemente. Responda sua correspondência ao abrí-la. Nunca deixe para responder mais tarde. Quando você disser a si mesmo: "Eu preciso fazer algo sobre isto", faça-o na hora, não depois. Programe coisas, trabalhe e viva de acordo com sua programação. Crie o hábito de fazer as coisas mais importantes primeiro. Procrastinação é um problema psicológico, e uma vitória sobre ela é uma vitória essencialmente psicológica. Aceite a idéia de que você muitas vezes é um procrastinador. A coisa mais valiosa que você pode fazer quando procrastina é admitir este fato. Continuando a negá-lo ou racionalizá-lo você apenas irá retardar suas condições de superá-lo. O sucesso deriva de fazer as coisas realmente importantes que levam a resultados. Contudo essas coisas importantes é que usualmente são o foco da nossa procrastinação. Raramente adiamos as coisas não importantes. Se nós aprendermos a transferir nossa procrastinação das coisas importantes para as coisas não importantes, nosso problema terá grandes chances de desaparecer. Procrastinação é também fazer atividades de baixa prioridade ao invés de fazer atividades de alta prioridade.Algumas dicas para você resolver o problema da procrastinação1. Estabeleça prazos de início e conclusão. - Sempre que você tiver pela frente uma tarefa desagradável, dê um prazo para começar. A pressão

dos prazos, mesmo os auto-impostos, pode ser suficiente para criar uma ação de sua parte.

2. Faça o desdobramento das tarefas. - Muitas vezes uma tarefa difícil pode ser desdobrada em tarefas menores e portanto mais fáceis de serem atacadas. Desdobre a tarefa em sub-tarefas e comece a trabalhar nelas.

3. Não espere a inspiração chegar. Vá atrás dela. - Em muitos casos uma tarefa difícil é adiada porque exige de sua parte um pensamento criativo, que no momento não está surgindo. Mas lembre-se que inspiração é 90% de transpiração. Portanto comece já, não espere.

4. Procure saber tudo sobre a tarefa. - O fato de você não estar animado no momento pode decorrer de uma falta de motivação ou desinteresse. A não familiaridade geralmente gera a falta de interesse. Quanto mais você sabe, mais tende a se envolver e a se entusiasmar. Procure obter mais informações, e envolver-se mais com o problema.

5. Descubra as causas de sua indecisão. - Se você está indeciso procure saber porque você não quer se definir. A indecisão ocorre quando as pessoas tem um forte desejo de acertar, um desejo de evitar erros. Existe um tempo para deliberar e um tempo para agir. O tempo para decidir é quando a informação adicional irá acrescentar muito pouco à qualidade de sua decisão. Faça o máximo de esforço para obter a melhor informação possível dentro do tempo que você dispõe. Então tome a decisão e vá em frente. Acima de tudo, não fique atormentando-se com a decisão tomada. E, principalmente, não a refaça.

6. Evite o perfeccionismo. - Não seja 100% perfeito. Contente-se em ser 90% ou até 80% perfeito. Lembre-se que o ótimo é inimigo do bom. É melhor ter cinco "bons", do que um

"ótimo". Pense em tudo isso e comece a agir agora.

Dicas Tilibra nº3 - Como escrever melhor

Como ler bem"Ler um livro é estabelecer um diálogo animado pelo desejo de compreender. Nossa leitura deve ser governada por um princípio fundamental de respeito à voz que nos fala no livro. Não temos o direito de desprezar um livro só porque contradiz nossas convicções, como também não devemos elogiá-lo incondicionalmente se estiver de acordo com elas". (Prof. Armando Zubizarreta).

Qualquer leitor, portanto, tem como primeiro desafio o de estar pronto para ler: disposto a aprender e aproveitar a leitura. Mesmo em caso de tratar-se, à primeira vista, de mera tarefa e não de algo que possa lhe dar prazer. Essa preparação exige dois pré-requisitos: prestar atenção e evitar a avidez. Devorar centenas de páginas não leva a nada.

Você vai ler? Saiba então que a compreensão de um texto exige mais do que o simples correr dos olhos sobre as letras. Comece por escolher um local tranqüilo, confortável, bem iluminado. E não se apavore em caso de não conseguir entender tudo de imediato. A compreensão depende do nível cultural do leitor, que vai se ampliando a cada nova leitura ou releitura.

Recomenda-se, em geral, que não se passe ao parágrafo seguinte sem ter entendido bem o anterior. Isso você pode conseguir, voltando e relendo o trecho quantas vezes forem necessárias e, se preciso, recorrendo a dicionários e enciclopédias. No entanto, não se deve interromper demais a leitura. Por isso, conforme-se em aprender o significado geral, sabendo que, com o hábito de ler, essa tarefa vai ficar cada vez mais fácil.

Lembre-se sempre que um mínimo de disciplina é indispensável ao leitor que

quer ou precisa aprender. A leitura, para ser mais produtiva, pode ser dividida em fases:

   »   Faça um reconhecimento do texto para saber de que assunto trata. Mesmo no caso de romance é bom ter uma idéia do tema central.

   »   Procure isolar as informações principais. Para isso, é bom sublinhar ou assinalar passagens.

   »   Ao encontrar expressões especializadas, (de medicina, direito, etc.) procure conhecer e anotar seus significados. Assim, além de aumentar seu vocabulário, você conseguirá uma correta interpretação de sua leitura.

   »   Procure separar os fatos, das interpretações que deles faz o autor. Retome as informações essenciais que foram isoladas anteriormente, para saber que relações existem entre elas.

Assim, você estará pronto para estabelecer suas próprias idéias sobre o texto. Mas lembre-se: o trabalho intelectual exige rigor. Por isso nunca é demais voltar ao texto, reler e aperfeiçoar a leitura.

Como tomar notas

A escrita é um poderoso instrumento para preservar o conhecimento. Tomar notas é a melhor técnica para guardar as informações obtidas em aula, em livros, em pesquisas de campo. Manter os apontamentos é fundamental. Logo, nada de rabiscar em folhas soltas. Mas também não se deve ir escrevendo no caderno tudo que se ouve, lê ou vê. Tomar notas supõe rapidez e economia. Por isso, as anotações têm de ser:

   a.   suficientemente claras e detalhadas, para que sejam compreendidas mesmo depois de

algum tempo;

   b.   suficientemente sintéticas, para não ser preciso recorrer ao registro completo, ou quase, de uma lição.

Anotar é uma técnica pessoal do estudante. Pode comportar letras, sinais que só ele entenda. Mas há pontos gerais a observar. Quando se tratar de leitura, não basta sublinhar no livro. Deve-se passar as notas para o caderno de estudos. O aluno tem de se acostumar à síntese: aprender a apagar mentalmente palavras e trechos menos importantes para anotar somente palavras e conceitos fundamentais. Outros recursos: jamais anotar dados conhecidos a ponto de serem óbvios; eliminar artigos, conjunções, preposições e usar abreviaturas.

É preciso compreender que anotações não são resumos, mas registros de dados essenciais.

Como educar a memória

Aprender é uma operação que não se resume a adquirir noções, mas consiste em reter o que foi lido, reproduzir e reconhecer uma série de experiências e pensamentos. Portanto, é imprescindível educar a memória. Logo após o estudo de algum ponto ou matéria, nota-se que o esquecimento também trabalha: a mente elimina noções dispensáveis. Sem disciplina, entretanto, nunca haverá um jogo útil entre memória e esquecimento, entre horas de estudo e horas de descanso.

Para facilitar o aprendizado e fixar na memória os conteúdos aprendidos, basta proceder a uma série de operações sucessivas e gradativas no tempo. Repetir é importante, mas não só: saber de cor nem sempre vai além de um papaguear mecânico. As técnicas psicológicas de memorização são complexas, mas podem ser utilizadas simplificadamente pelo estudante. Algumas indicações:

   a.   ler mentalmente e compreender o assunto;

   b.   reler em voz alta;

   c.   concentrar a atenção em aspectos específicos: nomes, datas, ambientes, etc.;

   d.   notar semelhanças, diferenças, relações;

   e.   repetir várias vezes em voz alta ou escrever os conhecimentos adquiridos (os pontos principais);

   f.   fazer fichas com esquemas que incluam, de um lado, a seqüência das noções principais e, do outro, detalhes referentes a cada uma delas;

   g.   nunca esquecer de repousar, pois uma mente cansada aprende pouco e retém com dificuldade.

Como estudar em grupo

Estudar em conjunto é um modo produtivo de fazer render ao máximo o esforço do aprendizado. E há muitas maneiras de os estudantes se ajudarem, mesmo que não se organizem em um grupo. Entre as mais importantes: a comparação dos apontamentos das aulas e das horas de estudos. Assim, trocam-se idéias e verificam-se os pontos fundamentais e os mais difíceis.

Dois princípios a serem pensados:

   a.   o estudo em conjunto deve refletir uma inteligente divisão de trabalho;

   b.   as sínteses não garantem plena compreensão, mas são interessantes como resumo dos conhecimentos adquiridos.

Quando o estudo em grupo é uma preparação para provas ou exames, o aluno deverá estudar toda a matéria por si mesmo, de modo que o trabalho com os colegas seja apenas uma

revisão, uma possibilidade de aprofundamento e, às vezes, de correção dos pontos.

Algumas possibilidades de organização e divisão de trabalho no grupo:

    »   Cada um estuda partes diferentes de um assunto e traz para serem fundidas na reunião;

    »   Cada um estuda e consulta fontes sobre o mesmo assunto e expõe ao grupo, para uma comparação e aprofundamento;

    »   Cada um estuda um ponto de um capítulo e faz seu relatório ao grupo, debatendo ou respondendo a perguntas depois.

É a voz corrente entre professores que a melhor maneira de aprender uma matéria é ensiná-la aos outros. Os alunos podem comprovar isso nas exposições orais de suas reuniões de grupo. E toda vez que um colega vier pedir auxílio.

Como fazer uma redação

Comunicar, eis a principal finalidade de uma redação. Ou seja: dizer algo, por escrito, a alguém. Mas o quê? A primeira operação para redigir um tema é compreender corretamente o enunciado contido no título. Um exame cuidadoso do título proposto dá ao estudante a exata delimitação do assunto, permite-lhe perceber imediatamente como desenvolver o pensamento para não fugir do tema. E conduz ao segundo passo: fazer um esboço do que vai ser dito.

Há quem prefira esboçar o tema mentalmente. Nunca é demais, porém, tenha o cuidado de anotar o plano, de modo que seja fácil segui-lo depois. Fazer um esboço depende, é claro, do conhecimento do aluno. E até mesmo do assunto. Mas um macete infalível é o da divisão em três partes: introdução, desenvolvimento, conclusão. Começa-se por chamar a atenção do leitor para o assunto, digamos, "A descoberta do Brasil", falando sobre a situação de Portugal no século XV, o florescimento cultural, a Escola de Sagres e as técnicas de navegação ali aperfeiçoadas. É a introdução, que conduzirá ao desenvolvimento: a frota de Cabral, seus objetivos, a viagem e seus problemas, a chegada a Porto Seguro, a comunicação da descoberta. Conclui-se de modo a evidenciar a importância que foi atribuída ao fato, na época, podendo-se adiantar algo sobre o significado histórico que teria depois.

Na exposição de assunto científico ou de caráter interpretativo, é bom lembrar que o sistema é: antecipar o que se vai provar, provar o que se havia proposto e enunciar o que já se provou. Nunca deixar, também, de enumerar em estrita ordem alfabética, todas as fontes e toda a bibliografia utilizada para compor o trabalho. Depois de tudo escrito, a tarefa ainda não terminou. A redação feita em casa ou em classe deve ser revista. É preciso ver se foram utilizadas as palavras mais expressivas, se não há erros de grafia, se a pontuação foi bem feita. Não se exige de ninguém um texto literariamente perfeito, mas escrever corretamente é obrigação.

Dicas Tilibra nº 4 - Como falar melhor

1. Seja você mesmo - Essa é a primeira e maior dica de como falar melhor: a naturalidade acima de tudo. Nenhuma técnica poderá ser mais importante que a sua naturalidade. Aprenda, aperfeiçoe, progrida, mas ao falar, seja sempre natural.

2. Pronuncie bem as palavras - Pronuncie completamente todas as palavras. Principalmente não omita a pronúncia dos "s" e "r" finais e dos "i" intermediários. Por exemplo fale primeiro, janeiro, terceiro, precisar, trazer, levamos, e não, janero, tercero, precisá, trazê, levamo.

Pronunciando todos os sons corretamente, a mensagem será melhor compreendida pelos ouvintes e haverá maior valorização da imagem de quem fala. Faça exercícios para melhorar a dicção lendo qualquer texto com o dedo entre os dentes e procurando falar da forma mais clara possível.

3. Fale com boa intensidade - Se falar muito baixo, as pessoas que estiverem distantes não entenderão suas palavras e deixarão de prestar atenção. Também não deverá falar muito alto porque, além de se cansar rapidamente, poderá irritar os ouvintes. Fale numa altura adequada para cada ambiente. Nunca deixe, entretanto, de falar com entusiasmo e vibração. Se não demonstrar interesse por aquilo que transmite, não conseguirá também interessar sua platéia.

4. Fale com boa velocidade - Não fale rápido demais. Se a sua dicção for deficiente será ainda mais grave, já que dificilmente alguém conseguirá entendê-lo.

Também não fale muito lentamente, com pausas prolongadas, para não entediar os ouvintes. Use um aparelho gravador para conhecer melhor a velocidade da sua fala e decidir-se pelo melhor estilo.

5. Fale com bom ritmo - Alterne a altura e a velocidade da fala para construir um ritmo agradável de comunicação. Quem se expressa com velocidade e altura constantes acaba

por desinteressar os ouvintes, não pela falta de conteúdo, mas pela maneira "descolorida" como se apresenta.

6. Tenha um vocabulário adequado - Um bom vocabulário tem de estar isento do excesso de termos pobres e vulgares, como palavrões e gírias. Por outro lado, não se recomenda um vocabulário repleto de palavras difíceis e quase sempre incompreensíveis. Evite também o vocabulário específico da sua profissão diante de pessoas não familiarizadas com esse tipo de palavreado. Evitando o vocabulário pobre e vulgar, não tendo a preocupação de se expressar com palavras difíceis e reservando o vocabulário profissional dentro da mesma área, você estará desenvolvendo um vocabulário simples, objetivo e suficiente para identificar todas as suas idéias e pensamentos.

7. Cuide da gramática - Um erro gramatical, dependendo da sua gravidade, poderá atrapalhar a apresentação e até mesmo destruir sua imagem. Toda a gramática precisa ser correta, mas principalmente, faça uma revisão de concordância e conjugação de verbos. Muitos hesitam na construção das frases porque têm dúvida sobre a concordância a fazer ou o verbo a conjugar. Além disso, aumente suas leituras de livros de bons autores e observe atentamente a construção das suas frases. A leitura é uma das melhores fontes de aprendizado.

8. Tenha postura correta - Fique sempre bem posicionado. Ao falar, procure não colocar as mãos nos bolsos, nas costas, cruzar os braços, nem se debruce sobre a mesa, cadeira ou tribuna. Deixe os braços naturalmente ao longo do corpo ou acima da linha da cintura e gesticule com moderação. O excesso de gesticulação é mais prejudicial que a falta. Distribua o peso do corpo sobre as duas pernas, evitando o apoio ora sobre uma perna, ora sobre a outra. Essa atitude torna a postura deselegante. Também não fique se movimentando desordenadamente de

um lado para o outro e quando estiver parado, não abra demasiadamente as pernas. Só se movimente se pretender se aproximar dos ouvintes ou dar ênfase à determinada informação.

Não relaxe a postura do tronco com os ombros caídos. Poderá passar uma imagem negligente ou de excesso de humildade. Cuidado também para não agir de forma contrária, não levantando demasiadamente a cabeça, nem mantendo rígida a posição do tórax. Poderá passar uma imagem arrogante e prepotente. Deixe o semblante sempre descontraído e, sendo possível, sorridente. Não fale em alegria com a fisionomia fechada, nem em tristeza com a face alegre. Lembre-se sempre que é preciso existir coerência entre o que falamos e o que demonstramos na fisionomia. Ao falar, olhe para todas as pessoas para ter certeza de que estão ouvindo e prestando atenção nas suas palavras. Principalmente ao ler, este cuidado tem de ser redobrado, pois existe sempre a tendência de olhar o tempo todo para o texto, esquecendo a presença de ouvintes.

9. Tenha início, meio e fim - Toda fala, seja numa simples conversa ou numa apresentação para uma grande platéia, precisa ter início, meio e fim.

O início

No início, procure conquistar os ouvintes desarmando suas resistências e conquistando seu interesse e atenção. Para isso, poderá usar algumas das seguintes dicas:

   »   Conte uma pequena história que tenha estreita relação com o conteúdo da sua mensagem. Histórias normalmente despertam o interesse.

   »   Elogie sinceramente os ouvintes.

   »   Use uma frase que provoque impacto.

   »   Diga que não irá consumir muito tempo.

   »   Faça uma citação de autor respeitado pelos ouvintes.

   »   Use um fato bem humorado. Entretanto, evite piadas.

   »   Levante uma reflexão.

   »   Demonstre sutilmente que conhece o assunto e possui experiência.

   »   Aproveite uma circunstância fazendo um comentário sobre alguém presente ou que tenha falado há pouco, ou ainda sobre um acontecimento conhecido dos ouvintes.

No início, você não deverá:

   »   Pedir desculpas por estar com problemas físicos (gripe, resfriado, dor de cabeça, etc.) ou por não estar devidamente preparado para falar.

   »   Contar piadas.

   »   Fazer perguntas quando não desejar a resposta.

   »   Tomar partido sobre assuntos polêmicos.

   »   Começar com "chavões" ou frases muito usadas. Por exemplo: A união faz a força; Uma andorinha só não faz verão, etc.

   »   Fazer citações de autores muito polêmicos. Saiba ainda que o início deverá ser breve, neutro e guardar interdependência com o restante da fala.

O meio

Na primeira parte do meio, prepare o tema a ser abordado:

   »   Conte numa única frase sobre a matéria que irá abordar. Por exemplo: "Vou falar sobre o lazer do homem moderno".

   »   Em seguida, faça um relato histórico do tema ou levante um problema para o qual dará solução.

   »   Finalmente, fale sobre as etapas do assunto que irá desenvolver. Por exemplo: se o tema fosse lazer, as etapas poderiam ser o lazer no campo, o lazer na praia e o lazer no clube.

Na segunda parte, desenvolva o assunto principal atendendo ao que foi preparado. Se fez um relato histórico, agora fale do presente; se

levantou um problema, agora dê a solução; se dividiu o tema, agora cumpra as etapas prometidas.

Use comparações, exemplos, estatísticas, testemunhos, enfim tudo que puder para confirmar o conteúdo da sua exposição. Se sentir que alguém poderia fazer alguma objeção às suas afirmações, este é o momento de refutá-la.

O fim

No final, faça uma breve recapitulação. Em apenas uma ou duas frases, faça o resumo do que

apresentou.

Em seguida, para encerrar, use os mesmos recursos sugeridos para iniciar: elogiar o auditório, fazer uma citação, aproveitar uma circunstância, um fato bem humorado, levantar uma reflexão, etc. Além disso, poderá pedir que ajam de acordo com suas propostas. Não encerre dizendo "era isso que eu tinha para falar" ou outras formas vazias, sem objetividade.

10. Pratique bastante - Treine bastante e, sempre que puder, aproveite a oportunidade para falar. Não se esqueça também que o bom comunicador deve saber ouvir.