Conducting a Professional MeetingÑIEÀU HAØNH MOÄT CUOÄC HOÏP
GV: Löu Tröôøng Vaên, M.Eng
Taøi lieäu löu haønh noäi boä ñöôïc bieân soaïn theo “How to run a meeting” cuûa Antony Jay, Harvard Business Review, 1967
TRUNG TAÂM CPA
Ñaïi hoïc Môû baùn coâng TP.HCM
Löu Tröôøng Vaên, M.Eng
Noäi dung chính
Caùc chöùc naêng cuûa moät cuoäc hoïp
Caùc kieåu hoïp
Ñònh nghóa muïc tieâu
Taïi sao phaûi vaän haønh cuoäc hoïp?
Caùc cuoäc hoïp laø laõng phí thôøi gian quyù baùu vaø tieàn.
Caùc cuoäc hoïp laø ñaày daãy caùc vaán ñeà, tranh caõi, maâu thuaån vaø neáu coù chæ laø moät ít söï ñoàng thuaän vaø giaûi phaùp.
Caùc giaûi phaùp cho caùc vöôùng maéc trong theá giôùi thöïc ñöôïc tìm thaáy xuyeân qua cuoäc hoïp vaø thaûo luaän nhoùm
Moät cuoäc hoïp vaãn toát hôn laø ñieän thoaïi, maùy fax, hoäi nghò baèng video, maùy vi tính, caùc saûn phaåm khaùc cuûa coâng ngheä thoâng tin hoaëc caùc caù nhaân laøm vieäc moät mình
Löu Tröôøng Vaên, M.Eng
Caùc chöùc naêng cuûa moät cuoäc hoïp
Söï hình thaønh nhoùm
Chia seõ kieán thöùc, kinh nghieäm, söï ñaùnh giaù,vaø caùc truyeàn thoáng daân gian
Coâng vieäc taäp theå vaø söï ñoùng goùp caù nhaân
Ra caùc quyeát ñònh quyeát ñoaùn vaø cam keát
Tranh ñaáu
Ñöùc tính cuûa laõnh ñaïo vaø nhoùm/ coâng vieäc nhoùm
Löu Tröôøng Vaên, M.Eng
Caùc kieåu hoïp
Baát thöôøng, khoâng thöôøng xuyeânhoaëc keá hoaïch ñaëc bieät
Löu Tröôøng Vaên, M.Eng
Chuaån bò cho moät cuoäc hoïp
“Caùc quan heä maät thieát gì ñeå naém chaéc vaø naém vöõng cuoäc hoïp ....”
“Sau khi hoïp xong, coù baát kyø tieâu chuaån naøo hoaëc cô cheá ñeå xaùc ñònh coù hay chaêng cuoäc hoïp laø thaønh khoâng hoaëc thaát baïi...”
Löu Tröôøng Vaên, M.Eng
Ñònh nghóa muïc tieâu
Coù caáu truùc- nguyeân thuûy
Caùc traùch nhieäm thi haønh
Boä khung phaùp lyù
Con ngöôøi
Toái öu hoùa soá ngöôøi tham döï cuoäc hoïp.
Keá hoaïch sô boä cuûa cuoäc hoïp vaø thaûo luaän vôùi caùc thaønh vieân chuû choát tröôùc cuoäc hoïp.
Löu Tröôøng Vaên, M.Eng
Vaên kieän
Taøi lieäu quan troïng nhaát trong moät cuoäc hoïp laø chöông trình nghò söï vì vaäy haõy chuaån bò noù thaät caån thaän.
Phaân loaïi chuùng caån thaän: caùi naøo cho thoâng tin, caùi naøo cho thaûo luaän, hoaëc caùi naøo cho quyeát ñònh ñeå maø söï quan troïng vaø thôøi gian ñaõ ñöôïc yeâu caàu, coù theå ñöôïc tieán haønh treân moãi loaïi
Löu Tröôøng Vaên, M.Eng
Chuû toïa
Baïn laø “xeáp”, ñieàu ñoù ñuùng nhöng ñöøng quaù nhaán maïnh vaøo ñieàu ñoù khi ñieàu haønh moät cuoäc hoïp
Laéng nghe, vaø khoâng noùi maõi cho ñeán khi naøo baïn thaáy laø caàn thieát.
Vai troø cuûa baïn laø hoå trôï nhoùm ñeå ñi ñeán moät keát luaän toát nhaát coù theå hoaëc quyeát ñònh trong moät caùch coù hieäu quaû nhaát vaø daãn ñeán moät quyeát ñònh chaáp nhaän ñöôïc hoaëc moät quyeát ñònh maø ñöôïc hieåu vaø ñöôïc chaáp nhaän bôûi ña soá.
Löu Tröôøng Vaên, M.Eng
Chuû toïa
Baïn neân chænh lyù chöông trình nghò söï vaø ñaûm baûo raèng thôøi gian laø khoâng bò laõng phí vôùi töøng noäi dung hoïp hoaëc caùc tieâu chuaån khaùc khoáng cheá thôøi gian thaûo luaän hoaëc khoâng cho pheùp caùc phaùt bieåu daøi.
Ñaûm baûo raèng taát caû ñöôïc cung caáp quyeàn nhö nhau ñeå noùi
Löu Tröôøng Vaên, M.Eng
Ñieàu haønh cuoäc hoïp
Ñaûm baûo raèng taát caû thaønh vieân hieåu raèng taïi luùc baét ñaàu noäi dung naøo laø ñöôïc thaûo luaän, vaán ñeà caàn giaûi quyeát vaø caùc muïc tieâu caàn phaûi ñaït ñöôïc cuûa cuoäc hoïp
Laéng nghe caån thaän vaø duy trì cuoäc hoïp taäp trung veà caùc muïc tieâu cuûa noù.
Ñôn giaûn hoùa taát caû nhöõng phöùc taïp söû duïng caùc toùm taét vaø toång keát.
Ngaên chaën caùc hieåu laàm vaø söï mô hoà vaø coá gaéng duy trì söï trong saùng trong caùc buoåi thaûo luaän
Löu Tröôøng Vaên, M.Eng
Ñieàu haønh cuoäc hoïp
Keát thuùc caùc thaûo luaän daøi tröôùc khi quaù muoän.
Coá gaéng ñeå ñaït ñöôïc söï maõn nguyeän laãn nhau nhöng khoâng laõng phí toaøn boä thôøi gian cuûa baïn vaøo caùc noäi dung ñôn leû
Taïi cuoái cuûa moãi noäi dung trong chöông trình hoïp, toång keát caùi gì ñaõ ñöôïc thaûo luaän vaø caùi gì ñaït ñöôïc söï ñoàng thuaän.
Löu Tröôøng Vaên, M.Eng
LOAFS vôùi caùc lôøi pheâ bình
Ñieàu ñoù giaûi thích taïi sao chuùng ta coù hai tai, hai maét vaø chæ coù moät mieäng
Laéng nghe noù (Listen to)
Quan saùt (Observe)
Chaáp nhaän (Accept)
Thôøi gian trình baøy
Muïc tieâu cuûa baïn laø ñaûm baûo coâng baèng vaø cô hoäi bình ñaúng cho moïi thaønh vieân tham gia phaùt bieåu.
“Beû gaõy söï im laëng”, ñaëc bieät laø khi caùc thaønh vieân laø quaù nhuùt nhaùt hoaëc thuø ñòch.
Khoâng cho pheùp “ngöôøi cuõ” laøm haïi “ngöôøi môùi”. Haõy nhôù raèng taát caû laø bình ñaúng.
Khuyeán khích yù kieán toát xuyeân qua söï xung ñoät giöõa caùc yù töôûng, nhöng caàn traùnh vaø khoâng cho pheùp caùc maâu thuaån caù nhaân
Löu Tröôøng Vaên, M.Eng
Thôøi gian trình baøy
Caån thaän vôùi nhöõng phaûn aùnh ñaõ ñeà nghò maø loaïi tröø nhau, cheøn eùp nhau. Tuy nhieân cuõng coù nhöõng ñeà nghò maø chöùa ñöïng nhöõng maàm moáng cho thaønh coâng cuûa töông lai.
Khuyeán khích ‘ngöôøi môùi” noùi tröôùc vaø sau ñoù laø “ngöôøi cuõ”
Keát thuùc vôùi moät lôøi phaùt bieåu tích cöïc
Löu Tröôøng Vaên, M.Eng
Keát thuùc cuoäc hoïp
Noäi dung toái thieåu cô baûn cuûa bieân baûn cuoäc hoïp:
Thôøi gian, ngaøy, nôi hoïp vaø chuû toaï cuoäc hoïp
Teân cuûa taát caû thaønh vieân döï hoïp vaø thaønh vieân vaéng maët (cuøng vôùi lyù do vaéng maët).
Toaøn boä caùc noäi dung thaûo luaän, ra quyeát ñònh, traùch nhieäm caù nhaân cho caùc nhieäm vuï ñöôïc phaân coâng.
Thôøi ñieåm keát thuùc hoïp
Thôøi gian, ngaøy, nôi choán cho laàn hoïp keá.
Taøi nguyeân toát nhaát cuaû tö lieäu vaø kyù öùc cuûa moät cuoäc hoïp laø bieân baûn cuoäc hoïp, vì theá haõy duøng moät ít thôøi gian cuûa baïn ñeå ñaûm baûo raèng chuùng ñaõ ñöôïc soaïn thaûo thích hôïp.
Löu Tröôøng Vaên, M.Eng
Saún saøng ñeå vaän haønh moät cuoäc hoïp