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Digital Advisory Digitalisierung und Automatisierung im Rechnungswesen und ControllingJuni 2018
2 Nutzen Sie das Potenzial der Digitalisierung
Die Digitalisierung verändert Unternehmen gravierend, unabhängig davon, ob es um das Geschäftsmodell, die Unternehmenskultur, die Unternehmensorganisation oder die Geschäftsprozesse geht. Gerade weil die Veränderungen für jedes Unternehmen tiefgreifend sind, ist es sinnvoll, individuelle Lösungen zu finden. Wir beraten unsere Mandanten im Bereich der Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen mit besonderem Schwerpunkt auf Rechnungswesen und Controlling.
Nutzen Sie das Potenzial der Digitalisierung!
Unser Ziel: Effizienzgewinne unserer MandantenLösungen bis hin zur End-to-End-Prozessdigitalisierung
Beachtung der gesetzlichen Anforderungen (GoB, GoBD etc.)Einsatz von Robotic Process Automation
Digital Center
IT-Experten & Softwareentwickler
Kooperationen mit Software anbieternSoftwarelösungen namhafter
Kooperationspartner
Digital Advisory
3 Warum Warth & Klein Grant Thornton? 3
Warum Warth & Klein Grant Thornton?Für Ihre Fragen rund um die Automatisierung und Digitalisierung steht Ihnen unser multidisziplinäres Digital-Advisory-Team aus Wirtschaftsprüfern, Steuerberatern, Rechtsanwälten und ITSpezialisten zur Verfügung. Unser multidisziplinäres Team wird ergänzt durch unser Digital Center mit Experten aus den Bereichen Datenanalysen und künstlicher Intelligenz sowie durch externe Kooperationspartner.
In unserem Purple Lab können Sie sich in einer Testumgebung Anwendungen vorführen lassen, mit unseren Experten diskutieren und sich direkt einen Eindruck von den möglichen Lösungen verschaffen.
Basierend auf Ihren Fragen und Problemstellungen erarbeiten wir dann für Sie individuelle, maßgeschneiderte Konzepte und pragmatische Lösungen.
4 Der Einsatz von Robotern als Effizienz und Qualitätstreiber
Immer noch werden Massenprozesse, wie etwa die Buchung und Verrechnung von Zahlungseingängen oder das Matching von IntercompanyForderungen und Verbindlichkeiten, manuell und damit unter Einsatz umfangreicher und oftmals überqualifizierter Personalressourcen durchgeführt; tatsächlich wertschöpfende Tätigkeiten bleiben dagegen aus Zeitmangel liegen.
Für diese automatisierbaren Massenprozesse stehen inzwischen Roboter zur Verfügung oder können mit überschaubarem Aufwand entwickelt und angepasst angepasst werden. Bei dieser Art von Robotern handelt es sich nicht um physische Roboter, sondern um eine Software (RoboticProcessAutomationSoftware, kurz RPASoftware), die in den meisten Anwendungsfällen einen hohen Automatisierungsgrad bei einer geringen Fehlerquote und gleichzeitig hoher Arbeitsgeschwindigkeit und Verfügbarkeit (24 Std., 365 Tage) ermöglicht.
Effizienzgewinne
Vorteile der Roboter
Implementierung ohne Programmier-
kenntnisse
Lückenlose Dokumentation
Fehlerreduzierung
356 Tage im Jahr verfügbar
Mitarbeiterentlastung
Kosteneinsparungen
Prozesszeiten-reduzierung
Der Einsatz von Robotern als Effizienz- und Qualitätstreiber im Rechnungswesen und Controlling
Dennoch scheuen viele – insbesondere mittelständische – Unternehmen den Einsatz von Robotern. Wesentliche Bedenken sind dabei die hohen Einführungskosten, die unzureichende Qualität der Arbeitsergebnisse sowie mangelnde Kontrollmöglichkeiten und der Verlust von Arbeitsplätzen. Dabei zeigen die praktischen Erfahrungen ein anderes Bild. Die Lizenzkosten einer mittelstandstauglichen Software liegen bei weniger als TEUR 2 monatlich; hinzu kommen die Kosten der unter nehmensindividuellen Roboterkonfiguration.
5 Der Einsatz von Robotern als Effizienz und Qualitätstreiber
Die Gesamtkosten amortisieren sich im Regelfall bereits im ersten Jahr.
Die Qualität der Arbeitsergebnisse hängt davon ab, wie exakt der Roboter an die jeweiligen Tätigkeiten angepasst wurde. Der Roboter arbeitet in der Grundform regelbasiert, was bei einer präzisen und ausgefeilten Regelfestlegung zu einer Fehlerrate nahe null führt. Die Tätigkeit des Roboters und die Qualität seiner Ergebnisse kann jederzeit sowohl technisch geprüft als auch durch das bereits bestehende interne Kontrollsystem überwacht werden. Auch stellen Roboter in den meisten Fällen keine Gefahr für bestehende Arbeitsplätze dar, sondern entlasten die Mitarbeiter bei Routinetätigkeiten, sodass mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten verbleibt. Damit werden auch die hoch qualifizierten Fachkräfte im Mittelstand entlastet und können in einem attraktiveren und kreativeren Arbeitsumfeld tätig sein.
Von entscheidender Bedeutung ist neben einem um-fassen den Prozessverständis für die Abläufe im Rechnungswesen und Controlling die Auswahl und Konfiguration des Roboters.
Die Roboter müssen lernen, welche Tätigkeiten sie übernehmen sollen und welche Werkzeuge für die einzelnen Aufgaben zur Verfügung stehen. Hier entstehen die Qualitätsunterschiede: Haben die Roboter einen guten „Lehrer“ und effizientes Werkzeug, können sie eine Vielzahl teils komplexer Tätigkeiten übernehmen und unter Einbeziehung von künstlicher Intelligenz bzw. Machine Learning sogar selbstständig hinzulernen.
Für die Konfiguration eines Roboters müssen neben einem umfassenden Prozessverständnis Kenntnisse über das eingesetzte ERPSystem, den jeweiligen Anwendungsbereich sowie die gesetzlichen Anforderungen (z. B. Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) vorhanden sein. Weiterhin muss dem Roboter eine geeignete Auswahl an bewährten Werkzeugen zur Verfügung gestellt werden. Als Werkzeug kommen u. a. intelligente Texterkennung, Datenanalysesoftware oder Dashboards zur visuellen Darstellung der Ergebnisse infrage.
7 Use Cases
Eine kleine Auswahl bereits realisierter Einsatzgebiete im Rechnungswesen und Controlling stellen wir Ihnen nachfolgend vor:
1. RechnungseingangsroboterVon Material bis hin zu Lieferantendaten und katalogspezi fischen Daten – der Aufwand zur Anlage in den ERP Systemen ist immens. Nicht nur die einmalige Anlage ist ein Aufwandstreiber, auch die kontinuierliche Datenpflege und qualitäts sicherung ist zeitintensiv. Besonders der traditionelle Rechnungseingang ist durch eine Vielzahl manueller Tätigkeiten gekennzeichnet. Diese führen vor allem zu Schwachstellen im Prozess, einem hohem Fehlerrisiko und Ineffizienzen im Rechnungseingang, in der Rechnungsverarbeitung sowie in der Stammdatenverwaltung. Neue
Technologien, wie intelli gente Texterkennung in Kombination mit Roboterlösungen, schaffen hier Abhilfe. Künstliche Intelligenz, die Daten analysiert und Entscheidungen auf der Grundlage von Erfahrungen trifft, schafft – kombiniert mit einer weitreichenden Automatisierung komplexer Prozesse – erhebliche Effizienzgewinne. Wie im nachfolgenden Beispiel gezeigt, verbleiben im Idealfall lediglich prüfende Tätigkeiten beim Sachbearbeiter, beispielsweise bei der Entscheidung über die Aktivierbarkeit bestimmter Aufwendungen.
2. Roboter zur Prüfung der Mehrwertsteuer-Identifikationsnummern von Kunden im EU-Ausland
Liefert ein deutscher Unternehmer Waren an einen Kunden im EUAusland und ist der Kunde seinerseits Unternehmer, so ist der Warenexport grundsätzlich umsatzsteuerfrei. Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der Lieferant die ausländische MehrwertsteuerIdentifikationsnummer (= UmsatzsteuerIdentifikationsnummer) des Kunden aufzeichnet.
Erweist sich die aufgezeichnete Identifikationsnummer später als unzutreffend, haftet der Lieferant für die nicht berechnete
Mehrwertsteuer. Die Prüfung der aufgezeichneten Identifikationsnummer muss dabei revisionssicher gespeichert und archiviert werden. Diese Prüfung und Archivierung ist typischerweise sehr zeitintensiv. Ein manueller Eingriff ist dabei nur notwendig, wenn die Mehrwertsteuernummer des Kunden nicht gültig ist. Der Roboter benachrichtigt in solchen Fällen den Kunden und Mitarbeiter automatisch, beispielsweise per EMail, und bittet um eine Klärung des Sachverhalts.
Einscannen der Rechnungen
Intelligentes Auslesen
der Daten
Validierung der Rechnungsinformationen
Buchen der Verbindlichkeit
Prüfen der Aktivierbarkeit
Use Cases
8 Use Cases
4. Der StammdatenänderungsroboterUnternehmerische Entscheidungen und Prozesse werden heute maßgeblich von Daten und Informationen bestimmt. Stammdaten, insbesondere von Kunden und Lieferanten, müssen stetig und fortlaufend aktualisiert und validiert werden. Dies kann zu erheblichen personellen Ressourcenbindungen im Unternehmen führen. Hinzu kommt, dass insbesondere die Stammdatenänderungswünsche der Endkunden, wie bei geänderten Bankdaten oder einer neuen Adresse, häufig per EMail eingehen, manuell ausgelesen und ins ERPSystem eingegeben werden müssen.
Unser Stammdatenänderungsroboter liest per EMail, Fax oder gescannter Post eingehende Stammdatenänderungswünsche von Kunden oder Lieferanten automatisch aus. Mithilfe unseres Validierungstools werden die Daten zunächst auf Vollständigkeit
und Richtigkeit, z. B. auf die Länge der IBANNummer, geprüft und mit den bestehenden Stammdaten verglichen. Die automatische Überprüfung der Datensätze auf Richtigkeit kann auch auf die bestehenden Stammdaten angewendet werden und erhöht damit Ihre Stammdatenqualität insgesamt. Die tägliche Freigabe der zusammengefassten Stammdatenänderungen verbleibt erneut aus Sicherheitsgründen beim Sachbearbeiter. Nach der Freigabe führt der Roboter die Änderungen der Stammdaten jedoch selbstständig im ERPSystem durch.
3. EinkaufsroboterDer operative Beschaffungsprozess, von der Bedarfsanforderung bis zum Wareneingang, besteht zu einem hohen Anteil aus Routinetätigkeiten. Diese lassen sich über regelbasierte Entscheidungen und festgelegte Arbeitsschritte automatisieren. Gerade regelbasierte, hochvolumige Prozesse wie der Einkauf von Roh, Hilfs und Betriebsstoffen eignen sich für die Automatisierung mit Robotern. Unser Einkaufsroboter überwacht z. B.
in Echtzeit rund um die Uhr die relevanten Märkte und bereitet bei einer günstigen Kaufoption selbstständig die Bestellung vor. Die Freigabe erfolgt aus Sicherheitsgründen durch den entsprechenden Sachbearbeiter, beispielsweise über eine App. Der weitere Bestellvorgang erfolgt wiederum durch den Roboter, um entsprechende Effizienzsteigerungen zu erzielen.
Überwachung der Rohstoffkurse
in Echtzeit
Bei günstiger Kaufoption
Vorbereitung der Bestellung
Durchführung der Bestellung
Übernahme der Bestellung ins ERPSystem
Prüfen und Freigabe der
Bestellung
5. Der Chatroboter Kunden und Lieferanten ärgern sich vor allem darüber, dass Ansprechpartner im Unternehmen nur zu bestimmten Zeiten erreichbar sind, um wichtige Fragen zu klären. Viele große Unternehmen haben darauf mit der Einrichtung eines externen Kundencenters reagiert. Diese Option kommt jedoch aus Kostengründen für viele mittelständische Unternehmen nicht infrage. Hinzu kommt, dass aufgrund des Fachkräftemangels gute Mitarbeiter für den Kundenservice schwierig zu finden sind. Hier kann Ihnen unserer Chatroboter („Chatbot“) helfen.
Ein Chatbot ist ein Roboter für Kommunikationsaufgaben, der sowohl Kunden als auch Lieferanten rund um die Uhr Fragen beantwortet. Hochkomplexe Fragen kann dieser Roboter in einer einfachen Ausführung nicht beantworten, sodass diese an den Sachbearbeiter weitergeben werden müssen. Wesentliche Vorteile des Roboters liegen jedoch darin, dass sämtliche Standardfragen (FAQ) beantwortet werden können, die Sachbearbeiter maßgeblich entlastet werden und Kunden/Lieferanten rund um die Uhr ihre Fragen an das Unternehmen stellen können.
Der Chatbot kann auf Wunsch um Künstliche Intelligenz erweitert werden, um auch komplexere Fragen selbstständig zu analy sieren, Fakten zu ermitteln und eigenständig zu antworten.
9 Use Cases
Dr. Dominique Hoffmann ist im Bereich Digital Advisory als Senior Manager in Düsseldorf tätig.
Beratungsschwerpunkte Neben der Durchführung von Prüfungsaufträgen berät Dr. Dominique Hoffmann namhafte mittelständische Unternehmen zur Digitalisierung und Optimierung von Prozessen sowie zur Einrichtung und Ausgestaltung eines ITgestützten internen Kontrollsystems. Er ist Lehrbeauftragter an der Universität DuisburgEssen und der Hochschule Ruhr West, hält Vorträge zum Thema Digitalisierung und ist Mitglied im Arbeitskreis „Digitale Geschäftsprozesse“ des Bitkom e.V.
BranchenexpertiseDie Branchenexpertise liegt bei Dr. Dominique Hoffmann in den Bereichen Handel und Konsumgüter, Technologie und Kommuni kation, Maschinenbau, Immobilienwirtschaft.
QualifikationWirtschaftsprüfer
SprachenDeutsch Englisch
Dr. Dominique HoffmannWirtschaftsprüfer M +49 172 8245285E [email protected]
10 Ihre persönlichen Ansprechpartner
Dr. Frank Hülsberg verfügt über mehr als fünfundzwanzig Jahre Berufserfahrung, überwiegend bei BigFourWirtschaftsprüfungsgesellschaften, aber auch bei einem mittelständischen Familienunternehmen. Er ist CIO und CTO der Warth & Klein Grant ThorntonGruppe.
Beratungsschwerpunkte Die Tätigkeitsschwerpunkte von Dr. Frank Hülsberg umfassen die Beratung von Unternehmen, Vorständen und Aufsichtsräten zur Governance, die Prävention und Aufdeckung von Wirtschaftskriminalität (Forensic), Cybercrime/IT Security, und weiterhin Datenschutz, Data Analytics und die Digitalisierung von Prozessen und ganzen Geschäftsmodellen.
BranchenexpertiseDr. Frank Hülsberg verfügt über langjährige Erfahrungen bei Banken, Immobilienunternehmen sowie in der Telekommunikations und Energiebranche.
QualifikationSteuerberater Wirtschaftsprüfer Certified Fraud Examiner
SprachenDeutsch Englisch
Dr. Frank HülsbergWirtschaftsprüfer/Steuerberater T +49 211 9524 8527M +49 172 1598840E [email protected]
Ihre persönlichen Ansprechpartner
Weltweit mit rund 50.000 Mitarbeitern in über 700 Büros in über 135 Ländern für Sie vor Ort
Experten auch in Ihrer NäheBerlin, Dresden, Düsseldorf, Frankfurt a. M., Hamburg, Leipzig, München, Niederrhein, Stuttgart, Wiesbaden
www.wkgt.com/standorte
© 2018 Warth & Klein Grant Thornton AG
Die Warth & Klein Grant Thornton AG ist die deutsche Mitgliedsfirma von Grant Thornton International Ltd (Grant Thornton International). Die Bezeichnung Grant Thornton bezieht sich auf Grant Thornton International oder eine ihrer Mitgliedsfirmen. Grant Thornton International und die Mitgliedsfirmen sind keine weltweite Partnerschaft. Jede Mitgliedsfirma erbringt ihre Dienstleistungen eigen ver antwortlich und unabhängig von Grant Thornton International oder anderen Mitgliedsfirmen. Sämtliche Bezeichnungen richten sich an beide Geschlechter.
wkgt.com
Herausgeber Warth & Klein Grant Thornton AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Johannstraße 39 40476 Düsseldorf
T +49 211 9524 0 F +49 211 9524 200
V. i. S. d. P.: Michael Häger
Gestaltung Büro Nix und Stefanie Seele
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Redaktionsstand: 06 ∕ 2018
