Embed Size (px)
Citation preview
VSŠ VIŠJA STROKOVNA ŠOLA MARIBOR
KOMERCIALIST
DIPLOMSKA NALOGA
ANGELA ŠNAJDER
Maribor 2007
DOBA EVROPSKO POSLOVNO IZOBRAŽEVALNO SREDIŠČE
VSŠ VIŠJA STROKOVNA ŠOLA MARIBOR
KOMERCIALIST
VLOGA KNJIGOVODSKIH LISTIN V POSLOVNEM SISTEMU
PALOMA d. d.
ANGELA ŠNAJDER
Predavatelj/-ica – mentor/-ica: spec. Sonja Zelnik, univ. dipl. oec. Mentor/-ica praktičnega izobraževanja v organizaciji: Suzana Andrejč Vodovnik, univ. dipl. oec. Organizacija: Paloma d. d. Sladki Vrh Lektor/-ica: Katarina Rošer, univ. dipl. lit. komparativist Prevod v tuji jezik: Jelka Klemenc, univ. dipl. anglist
Maribor 2007
DOBA EVROPSKO POSLOVNO IZOBRAŽEVALNO SREDIŠČE
ZAHVALA
Za vse koristne nasvete, dragocene pripombe, pomoč in vzpodbudo pri nastajanju diplomske
naloge se zahvaljujem svoji mentorici prof. Sonji Zelnik.
Za pomoč pri izdelavi diplomske naloge se posebej zahvaljujem tudi mentorici v podjetju
Paloma d. d. Sladki Vrh ge. Suzani Andrejč Vodovnik ter vsem ostalim, ki ste mi s svojim
strokovnim znanjem in bogatimi izkušnjami bodisi z besedo bodisi z dejanji pomagali pri
izdelavi te naloge.
Najlepše se zahvaljujem tudi svoji družini za njeno podporo in razumevanje.
Hvala vsem, ki ste me spremljali na študijski poti.
POVZETEK
V diplomski nalogi sem predstavila vlogo prejetih knjigovodskih listin v poslovnem sistemu
Paloma d. d. Sladki Vrh. Proučila sem dejavnike, ki vplivajo na zagotavljanje pravilnih in
pravočasnih informacij, ki jih poslovodstvo družbe pridobi z mesečnimi računovodskimi
izkazi. Ti izkazi so sestavljeni na podlagi knjiženih knjigovodskih listin, ki morajo biti
verodostojne in obravnavane v čim krajšem času. Dejavniki, ki vplivajo na obravnavanje
knjigovodskih listin, so: zaposleni, informacijska tehnologija, zakonodaja in organizacijski
red.
Problema obravnavanja prejetih knjigovodskih listin v navedenem podjetju sem se lotila zato,
ker tega področja do sedaj ni še nihče raziskal. Odločila sem se, da raziščem dejavnike, ki
vplivajo na pravočasnost in pravilnost poslovnih informacij. Poglaviten razlog je tudi moje
večletno delo v računovodskem sektorju, kjer se srečujem s to problematiko.
V prvem delu diplomske naloge sem predstavila osnovne pojme o knjigovodskih listinah in
njihovo opredelitev. V nadaljevanju naloge sem prikazala krogotok prejetih knjigovodskih
listin, predstavila sem postopek likvidiranja prejetih knjigovodskih listin skozi program
e-Računi in njihovo knjiženje v programu iScala, opisala sem postopek zagotavljanja
verodostojnosti knjigovodskih listin ter navedla najpogostejše napake pri njihovem knjiženju.
Temu sledi analiza likvidiranja prejetih knjigovodskih listin in tudi vseh ostalih dejavnikov, ki
vplivajo na računovodske izkaze in posledično tudi na poslovne informacije. Na koncu naloge
sem predlagala izboljšave, s katerimi bi omogočili, da bi mesečne računovodske izkaze lahko
izdelali kar nekaj dni prej in s tem omogočili vodstvu podjetja hitrejše in pravilnejše
informacije. Da bi to dosegli, bi morali vplivati na zaposlene z dopolnjenimi organizacijskimi
predpisi in navodili za delo ter uvesti elektronsko izmenjavo računov.
Klju čne besede: verodostojne knjigovodske listine, vrste knjigovodskih listin, likvidiranje
knjigovodskih listin, elektronski račun, organizacijski red, pravilnik o računovodstvu.
SUMMARY
In my thesis I introduce the role of bookkeeping in the business system in the company
Paloma d.d., Sladki Vrh. I have studied factors that influence the process of ensuring correct
and timely information which is later received by the company’s business management
together with monthly statements of accounts. These statements are drawn upon the basis of
bookkeeping documentation, which has to be authentic and processed within the shortest
possible time. The factors influencing this processing are: the employees, information
technology, law and organizational order.
I have decided to deal with processing of bookkeeping documentation in the above stated
company because none else had attempted to research the area. I researched the factors
influencing the timeliness and accuracy of business information. Another major reason is my
several years of working experience in the accounting sector, where I have often encountered
this very problem.
The first part of the thesis includes the introduction of the basic terms in bookkeeping and
their explanations. The following part explains the circle present in bookkeeping, the
liquidation procedure through the use of the program e-Računi, and bookkeeping with the
program iScala. It describes the procedure of ensuring the credibility of bookkeeping
documentation and introduces the most common mistakes in bookkeeping. It also analyzes
the rest of the factors influencing the account statements and thus also influencing business
information. The final part includes suggestions of how to enable the account statements to be
drawn several days earlier and thus provide the company management with timelier and more
accurate information. For this to be achieved, the employees would have to be approached
with complemented organizational regulations and work instructions, and an electronic
exchange of accounts would have to be introduced.
Key phrases: credible bookkeeping documentation, types of bookkeeping documentation,
liquidation of bookkeeping documentation, electronic account, organizational regulation,
accounting rules.
KAZALO VSEBINE
1 UVOD .............................................................................................................................. 7
1.1 Opis problema ............................................................................................................ 7
1.2 Namen ........................................................................................................................ 8
1.3 Cilji ............................................................................................................................ 8
1.4 Osnovne trditve .......................................................................................................... 9
1.5 Omejitve raziskave ..................................................................................................... 9
1.6 Predvideni načini in metode raziskovanja ................................................................... 9
2 VIDIKI KNJIGOVODSKIH LISTIN ................... ....................................................... 10
2.1 Knjigovodska listina – kaj je to? ............................................................................... 10
2.2 Vrste knjigovodskih listin .......................................................................................... 10
2.2.1 Knjigovodske listine po vsebini ......................................................................... 11
2.2.2 Knjigovodske listine po nastanku ....................................................................... 11
2.3 Nastajanje knjigovodskih listin ................................................................................. 12
2.4 Gibanje in kontroliranje knjigovodskih listin ............................................................ 12
2.5 Knjiženje knjigovodskih listin ................................................................................... 13
2.6 Hranjenje knjigovodskih listin .................................................................................. 13
3 VLOGA KNJIGOVODSKIH LISTIN V PODJETJU PALOMA d. d. ...................... 15
3.1 Predstavitev podjetja ................................................................................................ 15
3.2 Krogotok zunanjih knjigovodskih listin ..................................................................... 17
3.2.1 Tok prejetega računa.......................................................................................... 18
3.2.2 Pregledovanje in podpisovanje v programu e-Računi ......................................... 20
3.2.3 Porazdelitev računa ............................................................................................ 21
3.2.4 Nadomeščanje ................................................................................................... 21
3.3 Likvidacija prejetih knjigovodskih listin ................................................................... 21
3.3.1 Priprava in kontrola prejetih računov pred knjiženjem ....................................... 22
3.4 Knjiženje prejetih knjigovodskih listin ...................................................................... 22
3.4.1 Predstavitev programa iScala ............................................................................. 22
3.4.2 Knjiženje računov v nabavnem in skladiščno transportnem sektorju .................. 23
3.4.3 Knjiženje računov v oddelku likvidature in DDV-ja........................................... 24
3.5 Zagotavljanje verodostojnosti knjigovodskih listin .................................................... 25
3.5.1 Zakon o davku na dodano vrednost (ZDDV-1) .................................................. 26
3.5.2 Zakon o davku od dohodkov pravnih oseb (ZDDPO-1) ..................................... 28
3.5.3 Zakon o gospodarskih družbah (ZGD-1) ............................................................ 28
3.5.4 Zakon o davčnem postopku (ZDavP-2) .............................................................. 29
3.6 Napake pri knjiženju knjigovodskih listin .................................................................. 29
3.7 Izrazna moč računovodskih izkazov .......................................................................... 30
4 ANALIZA PROBLEMA............................................................................................... 33
4.1 Analiza likvidiranja računov .................................................................................... 34
4.2 Zavrnjeni računi ....................................................................................................... 40
4.3 Vloga uporabnikov informacijskega sistema ............................................................. 41
4.4 Analiza informacijskega sistema ............................................................................... 42
4.5 Vloga organizacijskega reda .................................................................................... 43
5 PREDLOGI IZBOLJŠAV ............................................................................................ 44
5.1 Vpliv znanja zaposlenih in njihov odnos do dela ....................................................... 44
5.2 Uvedba elektronskega računa ................................................................................... 45
5.2.1 Zakonska podlaga za uvedbo e-računov ............................................................. 46
5.3 Vpliv organizacijskega reda ..................................................................................... 47
6 ZAKLJUČEK................................................................................................................ 49
7 SEZNAM LITERATURE IN VIROV .......................................................................... 51
KAZALO SLIK
Slika 1: Postopek likvidacije prejetih računov v Palomi ....................................................... 19
Slika 2: Diagram poteka aktivnosti povezanih s knjiženjem prejetih računov ....................... 24
KAZALO TABEL
Tabela 1: Likvidiranje računov za januar 2007 ..................................................................... 34
Tabela 2: Likvidiranje računov za februar 2007 ................................................................... 35
Tabela 3: Likvidiranje računov za marec 2007 ..................................................................... 36
Tabela 4: Likvidiranje računov za april 2007 ....................................................................... 36
Tabela 5: Likvidiranje računov za maj 2007 ......................................................................... 37
Tabela 6: Prejeti in zavrnjeni računi od januarja do maja2007 .............................................. 41
KAZALO GRAFOV
Graf 1: Prikaz likvidiranja računov po področjih od januarja do maja 2007 .......................... 38
Graf 2: Prikaz vseh likvidiranih računov po področjih od januarja do maja 2007 .................. 39
Graf 3: Prikaz povprečnega števila dni likvidiranja računov v petih mesecev po področjih .. 40
Graf 4: Gibanje zavrnjenih knjigovodskih listin od januarja do maja 2007 ........................... 41
KAZALO PRILOG
Priloga 1: Skeniran račun ..................................................................................................... 54
Priloga 2: Vnos podatkov o prejetem računu ........................................................................ 55
Priloga 3: Zavrnitev računa .................................................................................................. 56
Priloga 4: Osnovna stran programa e-Računi ........................................................................ 57
Priloga 5: Izpis prejetih računov po različnih kriterijih ......................................................... 58
Priloga 6: Vnos prejetih računov v programu iScala ............................................................. 59
7
1 UVOD
1.1 Opis problema
Podjetja si želijo izboljšati poslovanje ter se hitro odzivati na priložnosti in nevarnosti
spreminjajočega se poslovnega okolja, za to potrebujejo ustrezne, kakovostne in ažurne
poslovne informacije. Na osnovi takšnih informacij lahko vodstvo podjetja pravočasno
izkoristi poslovne priložnosti in se izogne nevarnostim. Podjetja, ki se zavedajo pomena
pravočasnih in kakovostnih informacij, morajo svoj trud in sredstva vlagati predvsem v
prenovo informacijskih sistemov.
Knjigovodske listine prištevamo k najpomembnejšim dokumentom v poslovnem sistemu.
Podlaga za sestavo pravilnih in pravočasnih računovodskih izkazov, davčnih obrazcev,
statističnih obrazcev in letnega poročila so verodostojne knjigovodske listine, ki morajo biti
pravočasno izdelane, pregledane in odobrene s strani za to pooblaščenih oseb ter pravočasno
knjižene v informacijski sistem. Vse to bi moralo potekati kontinuirano.
Na področju računovodstva se v praksi velikokrat srečujemo z neverodostojnostjo
knjigovodskih listin, njihovim nepravilnim in/ali nepravočasnim izdajanjem in odobravanjem
ter neažurnim in/ali napačnim knjiženjem. Vse to časovno in vsebinsko vpliva na izdelavo
raznih poslovnih in davčnih obrazcev ter poročil. Tudi uprava podjetja želi v čim krajšem
času pridobiti informacije za nadaljnje odločanje, saj lahko le s kakovostnimi informacijami
izboljša poslovanje in se pravočasno odzove na priložnosti in nevarnosti spreminjajočega se
poslovnega okolja.
Knjigovodske listine so osnova za razvid poslovnih dogodkov, zato morajo biti verodostojne
in izstavljene v najkrajšem možnem času. Najboljše je, če so izstavljene takoj ob nastanku
poslovnega dogodka. V praksi se velikokrat srečujemo z nepopolnimi, nenatančnimi in
neprimernimi knjigovodskimi listinami, kar je v veliki meri posledica nejasne zakonodaje.
Za sestavo pravilnih in pravočasnih mesečnih računovodskih izkazov in letnega poročila
moramo zagotoviti verodostojne knjigovodske listine.
8
Na podlagi nepopolnih, nenatančnih in neverodostojnih knjigovodskih listin je namreč
nemogoče sestaviti pravilne mesečne računovodske izkaze in letno poročilo.
1.2 Namen
Pri svojem delu se velikokrat srečujem z neverodostojnimi knjigovodskimi listinami,
neažurnim in/ali napačnim odobravanjem in/ali knjiženjem, zato želim analizirati dejavnike,
ki imajo pri tem odločilno vlogo. Vsak udeleženec, ki sodeluje v procesu obravnavanja
knjigovodskih listin, bi moral natančno vedeti, kakšna je njegova naloga in odgovornost. V
tem primeru v računovodstvu ne bi imeli težav pri pravilni in pravočasni sestavi
računovodskih izkazov, ki so pomembna informacija tako za zunanje kot notranje uporabnike.
1.3 Cilji
Predstavila bom slovenski zakonodajni okvir, ki ureja področje knjigovodskih listin. Naredila
bom posnetek stanja, analizirala dejavnike, ki vplivajo na nepravočasno oz. napačno
obravnavo knjigovodskih listin ter predlagala rešitve, ki bi prispevale k hitrejšemu
obravnavanju knjigovodskih listin in s tem tudi k hitrejši izdelavi raznih poslovnih in davčnih
obrazcev. Proučila bom krogotok prejetih knjigovodskih listin v podjetju Paloma d. d. Sladki
Vrh. Prikazala bom elektronsko vodenje in knjiženje prejetih knjigovodskih listin, njegove
prednosti in pomanjkljivosti. Proučila bom organizacijski red v omenjenem podjetju in
analizirala dejavnike, ki vplivajo na verodostojnost knjigovodskih listin. Podala bom predloge
za hitrejšo in pravilnejšo obravnavanje knjigovodskih listin, s čimer bi dosegli, da bi imela
uprava ob pravem času na voljo kakovostne informacije.
Uprava od nas zahteva skrajšanje roka izdelave izkazov. Sedaj so pripravljeni med 16. in 18.
v mesecu za pretekli mesec. V prihodnje bi si morali prizadevati, da bi bili pripravljeni med
10. in 12. v mesecu za pretekli mesec.
Med pomembnejše dejavnike spadajo zaposleni, ki s svojim znanjem in odnosom do dela
pokažejo svoj vpliv na nastanek knjigovodskih listin, njihovo obravnavo in obdelavo.
9
Velik vpliv imajo tudi programska orodja, s katerimi se je v določeni meri mogoče izogniti
napakam.
1.4 Osnovne trditve
� Knjigovodske listine so sestavljeni zapisi o poslovnih dogodkih, ki spremljajo sredstva,
obveznosti do njihovih virov, prihodke in odhodke.
� So osnova za sestavljanje računovodskih izkazov, davčnih obrazcev, statističnih obrazcev
in poslovnega poročila.
� Za obvladovanje knjigovodskih listin v velikih podjetjih je najprimernejše elektronsko
vodenje, saj nudi časovni in stroškovni prihranek pri obdelavi, iskanju in arhiviranju.
� Osebe, ki sodelujejo pri obravnavanju knjigovodskih listin, morajo biti strokovno
podkovane. Imeti morajo čut za natančnost in ažurnost.
1.5 Omejitve raziskave
Predpostavljam, da v času pripravljanja diplomske naloge ne bo bistvenih sprememb na
področju zakonodaje, ki ureja knjigovodske listine.
Omejila se bom na raziskavo obravnavanja knjigovodskih listin v podjetju Paloma d. d.
Sladki Vrh. Podrobneje bom raziskala in analizirala prejete račune.
1.6 Predvideni načini in metode raziskovanja
Metodo deskripcije bom uporabila pri predstavitvi zakonodaje in pri prikazu elektronskega
vodenja knjigovodskih listin v podjetju Paloma d. d. Sladki Vrh. Z metodo komparacije bom
predstavila odobravanje in knjiženje listin, z metodo kompilacije pa bom povezala spoznanja,
stališča, sklepe in rezultate raziskave. Na njihovi osnovi bom predlagala izboljšave.
10
2 VIDIKI KNJIGOVODSKIH LISTIN
2.1 Knjigovodska listina – kaj je to?
Velikokrat se niti ne zavedamo, kako pomembne so v praksi knjigovodske listine. Slovenski
računovodski standardi (v nadaljevanju SRS) opredeljujejo knjigovodsko listino kot podlago
za vpisovanje v poslovne knjige (SRS 2006, str. 116). Knjigovodska listina je v posebni obliki
sestavljen zapis o poslovnem dogodku in je dokaz o poslovnem dogodku, ki je povzročil
spremembo na določenem sredstvu oz. strošku povezanem z njim (Kaučič Klanjšek 2002,
str. 43). Vsaka sprememba na sredstvih, obveznostih do virov sredstev, prihodkih in odhodkih
mora imeti podlago v knjigovodski listini, ki mora poslovni dogodek izkazovati verodostojno
in pošteno.
Knjigovodska listina je izvirni pomnilnik o nastalem dogodku. Brez knjigovodske listine za
računovodstvo poslovni dogodek ne obstaja. Je pisno pričevanje o nastanku poslovnega
dogodka in služi kot podlaga za kontroliranje poslovnega dogodka, ki ga izpričuje. Prav tako
služi tudi za vnašanje knjigovodskih podatkov v poslovne knjige (Igličar in Hočevar 1997,
str. 63). Knjigovodske listine, ki dokazujejo poslovno ali finančno spremembo (poslovni
dogodek), se praviloma sestavijo na kraju in ob času njegovega nastanka. Izstavljene morajo
biti v taki tehniki, da se podatki kasneje ne morejo popravljati brez podpisa osebe, ki je
pooblaščena za popravljanje izvirnih podatkov.
2.2 Vrste knjigovodskih listin
Knjigovodske listine delimo po vsebini na notranje in zunanje, po nastanku pa na izvirne in
izpeljane. Podjetje v svojih internih predpisih opredeli vsebino in obliko knjigovodskih listin
ter navede, katere notranje in zunanje knjigovodske listine bo vodilo.
11
2.2.1 Knjigovodske listine po vsebini
Knjigovodske listine nastajajo v podjetju ali prihajajo v poslovni sistem od zunaj. Glede na
kraj nastanka jih ločimo na zunanje in notranje.
Zunanje ali eksterne so tiste, ki nastajajo zunaj podjetja oz. prihajajo od zunaj v zvezi s
poslovnimi razmerji z drugimi pravnimi in fizičnimi osebami. Sestavljajo se v okolju podjetij,
v katerih nastajajo zanje pomembni poslovni dogodki (SRS 2006, str. 116).
Notranje ali interne knjigovodske listine sestavljajo ustrezne službe pravne osebe znotraj
podjetja. Nastajajo v tistih enotah podjetja, kjer poslovni dogodki nastajajo. Taki dogodki
nimajo vpliva na druga podjetja (SRS 2006, str. 116).
2.2.2 Knjigovodske listine po nastanku
Glede na način nastanka oz. kot podlago za obravnavanje podatkov delimo knjigovodske
listine na izvirne in izpeljane ali izvedene.
Izvirne knjigovodske listine izstavljajo pri nastajanju poslovnih sprememb njihovi udeleženci
(osebe), ki sodelujejo pri njih na kraju in v času njihovega nastanka (SRS 2006, str. 117).
Sestavljajo se pri drugih pravnih in fizičnih osebah.
Izvirne knjigovodske listine so:
� prejeti in izdani računi, dobropisi, bremepisi, obračuni obresti (dokumenti, ki potrjujejo
nastanek terjatev in obveznosti),
� skladiščni dokumenti, zapisniki, popisi zalog (dokumenti, ki potrjujejo spremembo stanja
materialnih sredstev),
� bančni izpiski (dokumenti, ki potrjujejo spremembo stanja denarnih sredstev).
Izpeljane ali izvedene knjigovodske listine nastajajo v računovodstvu na podlagi izvirnih
knjigovodskih listin ali podatkov iz poslovnih knjig. Temeljijo torej na že nastalih dogodkih,
ki so izvirno že bili zapisani v drugih knjigovodskih listinah (SRS 2006, str. 117). To so
interne temeljnice, ki jih sestavi računovodstvo. Lahko so narejene računalniško ali ročno in
imajo praviloma samo podpis odgovorne osebe.
12
2.3 Nastajanje knjigovodskih listin
Knjigovodske listine so le tisti zapisi, ki dokazujejo spreminjanje premoženja podjetja. Oblika
ni predpisana, zato je ta lahko poljubna. Podjetje lahko z internim aktom standardizira
knjigovodske listine. Vsebina mora nedvoumno dokazati nastalo poslovno spremembo in
vsebovati vse podatke, ki omogočajo knjiženje v poslovne knjige.
SRS v standardu 21.7. v petih točkah navaja podatke, ki jih morajo vsebovati izvirne
knjigovodske listine (SRS 2006, str. 117).
Vsaka knjigovodska listina, ki je poslana drugi pravni osebi, mora biti podpisana, na njej je
lahko odtisnjen tudi žig, ki pa ni nujen. Izpeljane knjigovodske listine so praviloma samo
podpisane oz. imajo oznako odgovorne osebe. Če so knjigovodske listine sestavljene
računalniško, se lahko potrdijo z elektronskim podpisom pooblaščene osebe (SRS 2006,
str. 117).
Zaradi preglednosti označujemo knjigovodske listine z oznakami. Vsak dokument označimo
tako, da ga nedvoumno prepoznamo in hitro najdemo. Številčimo zaporedno, saj so tako
dokumenti tudi kronološko označeni. Zaporedne številke zapisujemo od 1 ob pričetku
poslovnega leta ter nadaljujemo do konca poslovnega leta.
2.4 Gibanje in kontroliranje knjigovodskih listin
Knjigovodske listine krožijo od mesta nastanka oz. od vstopa v podjetje preko mesta vnosa do
kontrole in naprej do mesta obravnavanja podatkov. Po vseh teh operacijah gredo v arhiv.
Njihovo gibanje je odvisno od razvitosti računalniške podpore.
Preverjanje knjigovodskih listin se organizacijsko vključuje v tokove gibanja od izdajatelja do
obravnavanja podatkov. Preverjanje poteka tako, da je zadoščeno načelu resničnosti.
Knjigovodska listina je verodostojna, če se pri njenem preverjanju dokaže, da lahko strokovno
usposobljene osebe, ki niso sodelovale pri poslovnem dogodku, na podlagi listine popolnoma
jasno in brez dvomov spoznajo naravo in obseg poslovnega dogodka (SRS 2006, str. 118).
13
Podjetje mora v svojih aktih opredeliti odgovorne osebe, ki s svojim podpisom potrdijo, da je
listina pravilna, resnična in zakonita.
Preverjanje in potrjevanje pravilnosti knjigovodskih listin imenujemo likvidacija. Osebo, ki
potrdi pravilnost, resničnost in zakonitost knjigovodske listine in nastale poslovne
spremembe, imenujemo likvidator. Kontroliranje je še posebej pomembno pri zunanjih
knjigovodskih listinah. Vsi likvidatorji morajo dobaviteljeve račune natančno pregledati in
preveriti, ali sta količina in cena nabavljenega materiala ali storitve v skladu z dogovorjenimi
kupoprodajnimi pogoji.
V postopku davčnega inšpiciranja je zelo pomembno, da ima knjigovodska listina vse
obvezne sestavine. Če listina ne vsebuje vseh predpisanih sestavin, davčni organ niti ne
presoja resničnosti nastanka poslovnega dogodka. V primeru, da knjigovodske listine nimajo
ustreznih elementov, sledijo davčno nepriznani stroški. Poslovne dogodke moramo
dokazovati s knjigovodskimi listinami, ki pričujejo o nastalem poslovnem dogodku. Imeti
morajo vse sestavine, ki so določene z računovodskimi standardi, zakonom o davku na
dodano vrednost in zakonom o gospodarskih družbah. V poslovnih knjigah moramo
prikazovati le resnične poslovne dogodke, ki temeljijo na verodostojnih knjigovodskih
listinah. V davčnem postopku je dokazno breme na strani davčnega zavezanca, zato mora ta
dokazovati resničnost vsakega poslovnega dogodka. Predložiti mora trdne dokaze o
resničnosti poslovnih dogodkov in njihovi poslovni upravičenosti.
2.5 Knjiženje knjigovodskih listin
Ko so knjigovodske listine pregledane in odobrene (likvidirane), se kontirajo ročno z vpisom
oznak kontov na dokumentih. Na podlagi kontiranih poslovnih dokumentov se vnašajo
poslovne spremembe v poslovne knjige preko informacijskega sistema.
2.6 Hranjenje knjigovodskih listin
Po knjiženju knjigovodske listine ustrezno shranimo. Redno jih odlagamo v registratorje, ki
jih hranimo dve leti v priročnem arhivu, kasneje pa v centralnem arhivu.
14
Hramba knjigovodskih listin mora biti opredeljena z upoštevanjem davčnih in drugih
predpisov, ki se nanašajo na posamezne listine.
Shranjujemo jih različno dolgo (Pravilnik o hranjenju in arhiviranju poslovne dokumentacije,
2001) oz.:
- obračune plač trajno,
- knjigovodske listine o prometu blaga in storitev deset let,
- knjigovodske listine, ki se nanašajo na nepremičnine, dvajset let,
- knjigovodske listine plačilnega prometa tri leta.
15
3 VLOGA KNJIGOVODSKIH LISTIN V PODJETJU PALOMA d . d.
3.1 Predstavitev podjetja
Ustanovitev podjetja sega v daljno leto 1873, ko se je italijanski grof Lucchesi Palli duca della
Grazia odločil, da bo zgradil tovarno za proizvodnjo lesovine in lepenke. Veliki gozdovi na
obronku Slovenskih goric, voda, ki jo daje reka Mura, predvsem pa delovni prebivalci
okoliških krajev so bili naravni pogoji, ki so ga napotili na to. Leta 1961 je bil v podjetju
postavljen papirni stroj, ki predstavlja začetek proizvodnje higienskih papirjev. Leto 1965
pomeni začetek lastne konfekcije higienskih papirjev oz. prelomnico, ki je začrtala smernice
za izoblikovanje lastne podobe družbe. Našo blagovno znamko Paloma pozna širok krog
ljudi, manj pa je takih, ki dejansko vedo, kaj pomeni naš zaščitni znak. Beseda »paloma«
pomeni v španskem jeziku »golob«. Trije golobi v našem znaku ponazarjajo družino in prav
njej so v večini namenjeni naši izdelki (Predstavitev družbe – 130 let, 2003).
Paloma je delniška družba s tradicijo, izoblikovano in dovolj razpoznavno lastno podobo, s
svojo uveljavljeno blagovno znamko in razvojno naravnanimi cilji (Paloma d. d., 2007).
Tradicija, kvaliteta, skrb za okolje in človeka ter želja po novem in boljšem nam pomagajo
dosegati poslovno zadovoljstvo. Cilj Palome je uspešno poslovanje in zadovoljstvo vsakega
posameznega kupca.
Poslanstvo podjetja se zrcali v ponudbi visoko kakovostnih higiensko papirnih izdelkov, s
katerimi izboljšujemo kvaliteto vsakdanjega življenja. Uporabnikom ponujamo širok spekter
izdelkov, v prihodnje pa želimo dolgoročno povečevati vrednost premoženja lastnikov,
zaposlenim pa zagotavljati kreativno delovno okolje.
Paloma ima v svoji viziji zapisano, da bo najpomembnejša in poslovno uspešna regionalna
ponudnica visoko kakovostnih higiensko papirnih izdelkov z vodilno lastno blagovno znamko
na področju jugovzhodne in vzhodne Evrope ter zanesljiv dobavitelj trgovskih blagovnih
znamk na področju jugovzhodne, vzhodne ter zahodne Evrope.
16
Strateška usmeritev Palome je stroškovno učinkovita in tržno zanimiva ponudba higiensko
papirnih izdelkov tako na potrošniškem (Consumer) kot javnem (Away-From-Home)
segmentu porabnikov. V Palomi bomo v skladu z izdelanim strateškim poslovnim načrtom do
leta 2010 največ pozornosti namenili tehnološki posodobitvi posameznih proizvodnih
programov in vzpostavitvi fleksibilne organizacije podjetja, ki je povezana z racionalnimi
poslovnimi procesi. Poleg tega pa je naša največja pozornost posvečena odnosom s kupci.
Podjetje si je pridobilo naslednje standarde (Paloma d. d., 2007):
� ISO 9001/2000 (Sistem vodenja kakovosti),
� ISO 14001 (Sistem ravnanja z okoljem) in
� ISO 18001 (Sistem Varnost in zdravje pri delu).
Paloma je prvo podjetje v Sloveniji, ki si je pridobilo evropsko marjetico, ki jo Evropska unija
podeljuje proizvodom, ki zmanjšujejo negativne vplive na okolje, pripomorejo h gospodarni
rabi virov in visoki ravni varstva okolja ter zaradi okoljske note pomenijo dodano vrednost za
končnega potrošnika. Paloma je prejela Evropsko marjetico na področju proizvodnje treh vrst
toaletnega papirja in kuhinjskih brisač. Evropska unija znak podeljuje tudi z namenom
izboljšanja ekološke osveščenosti proizvajalcev in potrošnikov preko izbire produktov, ki so
okolju prijazni in narejeni na način, ki v celotnem poteku proizvodnje zadostuje okoljskim
standardom tako na področju izbire surovin kot na področju uporabe energetskih virov.
Po zakonu o gospodarskih družbah spada Paloma po številu zaposlenih, čistem prihodku od
prodaje v zadnjem poslovnem letu in po vrednosti aktive ob koncu poslovnega leta med
velika podjetja (ZGD-1, 55. člen) in je zavezana k reviziji. Revizijo poslovanja opravlja
revizijska hiša Deloitte&Touche d. o. o. Ljubljana.
Podjetje pri obravnavanju knjigovodskih listin upošteva veljavno zakonodajo. Svoje
računovodske usmeritve ima zapisane v Pravilniku o računovodstvu (2006), v katerem je
zapisano, katere knjigovodske listine pripravlja, kako se gibljejo, kdo jih preverja in katere so
odgovorne osebe.
17
3.2 Krogotok zunanjih knjigovodskih listin
Knjigovodske listine, ki prihajajo v podjetje iz okolja, so: dobavnice, prejeti računi
dobaviteljev, dobropisi, obvestila bank o prilivih in odlivih ipd.
V internem predpisu Obvladovanje zunanje in notranje dokumentacije ter paketnih pošiljk
(2003) je navedeno, da mora biti vsaka knjigovodska listina, ki jo podjetje prejme po pošti ali
osebno, žigosana z datumom prejema in opremljena z evidenčno številko.
V podjetju uporabljamo računalniški program e-Računi, ki omogoča elektronsko zajemanje in
obdelavo vseh prejetih računov, kar pospeši in olajša pregledovanje dokumentov ter nadzor
nad njimi. Dostop in vpogled v listine sta določena z varnostno shemo, verodostojnost
vsebine in vnesenih popravkov pa je zagotovljena z uporabo elektronskih podpisov. Program
zagotavlja ustrezne varnostne mehanizme glede pristopov posameznih uporabnikov do
dokumentov, saj morajo biti dostopi v skladu z določenimi pooblastili. S tem programom smo
skrajšali čas likvidacije računov. Pri ročni likvidaciji se je večkrat zgodilo, da so se listine
izgubile. Kadar je bilo potrebnih več podpisnikov za eno listino, se je ta prenašala od enega
do drugega podpisnika, ki sta se lahko nahajala tudi na različnih koncih podjetja, to pa je
postopek še podaljšalo. Vodile so se ročne evidence, kar je bilo pri veliki količini dokumentov
zelo zamudno. V dobi informacijske tehnologije so postale elektronske listine vsakdanjost,
program e-Računi pa nam je omogočil urejenost, nadzor, hitro dostopnost, enostavno
upravljanje in uporabo prejetih knjigovodskih listin.
Poglavitne prednosti programa so:
� dostopnost listin (listine lahko ob vsakem času enostavno pregledujemo);
� manjši stroški (listin ni potrebno fotokopirati ob revizijskih in davčni pregledih, ni jih
potrebno iskati v arhivu);
� zaščita pred izgubo in poškodovanjem listin (izvirniki so shranjeni v registratorjih, velika
možnost nenadzorovanega iznosa listin iz arhiva, ki se nikoli več ne vrnejo na svoje
mesto);
� nadzor nad uporabo listin (program zagotavlja natančen nadzor nad uporabo določene
listine in beleži vsako spremembo);
� zagotavljanje integritete in integracije (ves čas lahko k osnovnim listinam dodajamo nove
priloge, program se integrira z informacijskim sistemom preko vmesnika).
18
Slabosti programa so bile:
� organizacijske spremembe in
� presežek delovne sile.
3.2.1 Tok prejetega računa
Vsak prejeti račun, ki pride v podjetje, se žigosa z žigom, na katerem je Palomin znak, datum
prejema in prostor za evidenčno številko. Računu se dodeli zaporedna (interna oz. evidenčna)
številka v tekočem letu in se zapiše v za to namenjen prostor v žigu. Nato se vsak prejeti
račun skupaj s prilogami z optičnim čitalcem prenese v elektronsko obliko. Izgled skeniranega
računa v programu e-Računi prikazuje priloga 1. Zaposleni v oddelku interne pošte vnesejo v
program podatek o partnerju, nato pa se vsi prejeti računi skupaj s seznamom fizično
posredujejo v finančni sektor v oddelek vhodne knjige. Zaposleni v tem oddelku formalno in
logično prekontrolirajo račune. Preverijo tudi, če so izstavljeni v skladu z 81. do 84. členom
Zakona o davku na dodano vrednost in jih zavedejo v program. Podatki, ki jih morajo vnesti v
program, so prikazani v prilogi 2. Če pri kontroliranju ugotovijo napake, jih poslovnim
partnerjem zavrnejo že na vhodu.
Evidentirani elektronski računi se nato elektronsko pošljejo v pregled pregledovalcem, ki
račune vsebinsko, računsko in formalno pregledajo, jih porazdelijo na stroškovna mesta, jim
določijo vrsto prometa in po potrebi tudi delovni nalog, nato pa jih posredujejo v odobritev in
potrjevanje odgovornim osebam, ki jih z elektronskim podpisom podpišejo oz. odobrijo.
Oboji morajo imeti za to potrebna pooblastila, saj jim je le tako omogočen dostop do
prejetega računa, da ga lahko pregledajo in odobrijo. Pregledovalec in podpisnik je lahko tudi
ista oseba.
V primeru, da pregledovalec (ali podpisnik) ugotovi, da listina ni pravilna, se dobavitelju
listino pisno zavrne. Kako zgleda takšna zavrnitev, nazorno prikazuje priloga 3. Zavrnitev
podpiše odgovorna oseba v finančnem sektorju, pisno utemeljitev za zavrnitev računa pa
predloži oseba, ki je odgovorna za likvidiranje računa. Celoten potek elektronske likvidacije
prejetih knjigovodskih listin v Palomi d. d. Sladki Vrh prikazuje slika 2.
19
Slika 1: Postopek likvidacije prejetih računov v Palomi
Vir: lasten, 2007.
Zavrnitev računa
Vnos podatkov o računu v program
e-Računi
Sprejem pošte
Skeniranje računa v e-Račune
Določitev pregledovalca
Računovodstvo (preveri račun)
Formalni pregled računa
Pregledovalec preveri račun
Račun OK NE
DA
Likvidator
Račun OK
NE
Zavrnitev računa
DA
Račun OK
DA
NE
Zavrnitev računa
Račun OK
DA
NE Zavrnitev računa
Knjiženje
20
Fizično gredo knjigovodske listine za nabavo materiala, blaga in osnovnih sredstev v oddelek
nabave, knjigovodske listine za opravljene prevoze gredo v oddelek transporta, knjigovodske
listine za ostale storitve pa gredo v računovodstvo v oddelek likvidature in DDV-ja.
Podatki, ki so bili vpisani na vhodu, se po odobritvi računov prenesejo v drug informacijski
sistem iScala, kjer se izvede knjiženje. Po določenem času se prenesejo računi v podatkovno
zbirko Arhiv v programu e-Računi in se tam hranijo pet let, uporabniki pa lahko arhivirane
račune preprosto pregledujemo (priloga 3).
3.2.2 Pregledovanje in podpisovanje v programu e-Računi
Pregledovanje in podpisovanje računov se vrši v Internet Explorerju na naslovu:
http://domino.paloma.si/eracuni/eracuni.nsf. Na tem naslovu se odpre osnovno okno z
navigatorjem na levi strani. Na desni je razporejen seznam dokumentov, ki ustrezajo izboru
vrstice na navigatorju.
Osnovni navigator je prikazan v prilogi 4, sestavljajo pa ga naslednji seznami:
� odobritev,
� pregledi,
� poročila (izpis v Excelovi tabeli prikazuje priloga 5),
� nadomeščanje.
Seznam prejetih računov, ki so dodeljeni v pregledovanje in odobritev, najdemo v seznamu
pod naslovom Odobritev. Razvrščeni so po organizacijskih enotah in nato še v okviru enote
po imenih posameznih pregledovalcev oz. podpisnikov. S klikom miške na dokument se
odpre okno s podatki o računu. Oseba s pooblastili (pregledovalec) lahko račun le porazdeli
na stroškovna mesta, vrsto prometa in delovni nalog, ne more pa ga odobriti, zato ga pošlje v
potrditev nadrejenemu podpisniku. Oseba s pooblastili (podpisnik) pa lahko račun porazdeli
na stroškovno mesto, vrsto prometa in po potrebi na delovni nalog ter ga nato tudi podpiše oz.
odobri. Razlika med elektronsko sliko računa, ki jo vidi pregledovalec, in sliko, ki jo vidi
podpisnik, je v akciji. Akcije so navedene v zgornji vrstici odprtega dokumenta.
21
3.2.3 Porazdelitev računa
Pregled porazdelitve računa se nahaja v spodnjem delu odprtega računa. S klikom na gumb
Dodaj so odpre vnos porazdelitve. Porazdeli se lahko devizni znesek ali znesek v evrih. Vsak
pregledovalec ali podpisnik lahko porazdeli znesek samo na tista stroškovna mesta, za katera
ima pooblastila. Če se račun nanaša na stroške dveh ali več odgovornih enot, vsak
pregledovalec oziroma podpisnik vpiše in podpiše samo znesek, ki obremenjuje njegovo
stroškovno mesto.
3.2.4 Nadomeščanje
Nadomeščanje je mogoče le znotraj organizacijske enote. Kadar je podpisnik odsoten, lahko
določi nadomestnega podpisnika. Namestnik, ki ga določi podpisnik, začasno pridobi njegove
pravice. Pravico namestnikov lahko podpisnik pripravi vnaprej. Veljavnost nadomeščanja
določi tako, da izbere začetni in končni datum ter zaključi z akcijo Shrani in zapri. V
pogledu aktivno nadomeščanje vidimo aktivna nadomeščanja. V seznamu vseh nadomeščanj,
ki so zaključena, pa vidimo zaključena nadomeščanja, ki jih ni mogoče ponovno aktivirati.
Po postopku likvidature se knjigovodske listine fizično arhivirajo dve leti v arhivu v
računovodstvu, nato pa v skladu s pravilnikom o hranjenju in arhiviranju poslovne
dokumentacije v centralnem arhivu.
3.3 Likvidacija prejetih knjigovodskih listin
Pregledovalci knjigovodske listine v programu e-Računi vsebinsko pregledajo, opremijo s
stroškovnim mestom in potrdijo, da je blago dobavljeno oz. storitev opravljena v dogovorjeni
kvaliteti, količini, po dogovorjeni ceni in plačilnih pogojih. Nato jih elektronsko posredujejo
odgovornim osebam, ki jih potrdijo oz. likvidirajo. Ko je postopek likvidacije zaključen, se
podatki o knjigovodski listini samodejno prepišejo iz programa e-Računov preko vmesnika v
drug računalniški program iScala.
22
3.3.1 Priprava in kontrola prejetih računov pred knjiženjem
Pred knjiženjem knjigovodskih listin v informacijski sistem se izvedejo naslednji postopki:
� vsebinska in računska kontrola knjigovodske listine (če je v listini opredeljena pravilna
vrsta, količina in cena naročenega blaga oz. storitev);
� pregled, ali listina vsebuje vse elemente, predpisane z zakonodajo ter takojšnje ukrepanje,
če je listina nepravilna (pisna komunikacija);
� predložitev ustreznih izvedenih knjigovodskih listin (dobavnice, odpremnice,
prevzemnice, carinske deklaracije) k prejetim računom;
� preverjanje opremljenosti prejetih računov z datumom prejema zaradi možnosti
dokazovanja, da je bil vstopni davek odbit v pravilnem davčnem obdobju;
� odobritev knjiženja računa (likvidacija) z elektronskim podpisom nalogodajalca.
3.4 Knjiženje prejetih knjigovodskih listin
Po odobritvi računa v programu e-Računi se podatki, ki so vnešeni na vhodu, preko vmesnika
samodejno prepišejo v drug program iScala. V tem programu se izvede knjiženje v poslovne
knjige. Pred odobritvijo računa v tem programu ni podatkov o računu, zato ga ni možno
knjižiti.
3.4.1 Predstavitev programa iScala
Program iScala smo začeli uvajati v letu 2003. Podjetje je potrebovalo sodoben informacijski
sistem, ki podpira sodobne poslovne procese.
Za izbiro tega programa so bili ključni naslednje dejavniki:
� rešitev je morala biti izvedena v sodobnem sistemskem okolju,
� imeti je morala nabor standardnih funkcij, ki podpirajo poslovanje podjetja,
� ponuditi je morala možnost nadgradnje in dopolnitve računalniškega sistema ter
� vsebovati programske rešitve za specifične potrebe podjetja.
23
Z uvedbo informacijskega sistema iScala je podjetje želelo zagotoviti večjo konkurenčnost na
trgu, večjo odzivnost na zahteve in potrebe kupcev, večjo preglednost poslovnih procesov in
posodobljenost podatkov v sistemu. Na osnovi tega so se vodstvu omogočile celovite
informacije o poslovanju podjetja.
Zaradi vse hujše konkurence moramo dati prednost zahtevam naših poslovnih partnerjev. Če
poznamo njihove zahteve, lahko postavimo strategijo za čim cenejše in enostavno
medsebojno sodelovanje. To bo zagotovo eden od ključev do uspeha tudi v prihodnje.
Zahteve dobaviteljev se kažejo predvsem v elektronski izmenjavi podatkov in dosegljivosti
preko elektronske pošte, zahteve kupcev pa se kažejo v visoki kakovosti, elektronski prodaji
in aktualni ponudbi izdelkov.
3.4.2 Knjiženje računov v nabavnem in skladiščno transportnem sektorju
Listine za nabave materiala in blaga poknjižijo referenti v nabavnem sektorju. Po knjiženju
listine fizično posredujejo v računovodstvo. Listine za opravljene prevoze knjižijo transportni
referenti in jih po knjiženju prav tako fizično posredujejo v računovodstvo v oddelek
likvidature in DDV-ja. Tu pregledamo, če so knjigovodske listine izstavljene v skladu z
veljavno zakonodajo.
Preverimo, ali dejansko vsebujejo vse predpisane podatke, ki se zahtevajo v skladu s 45.
členom Zakona o gospodarskih družbah, v skladu z 81. do 84. členom Zakona o davku na
dodano vrednost in v skladu s SRS 21. Preverimo tudi, ali se prejemnica materiala, ki mora
biti priložena računu, ujema s podatki na njem. Na osnovi vknjižb nabavnih in transportnih
referentov nato izpišemo dnevnike knjiženja, ki jih pregledamo in jih, če so podatki iz
knjigovodskih listin pravilno poknjiženi, tudi posodobimo. S tem se vsi podatki zapišejo v
glavno knjigo in davčne knjige. V knjigovodstvo obveznosti se podatki zapišejo takoj, ko je
listina poknjižena. V primeru, da knjigovodska listina ni pravilno knjižena, jo vrnemo
referentu v nabavni oz. transportni sektor, da jo stornira in ponovno pravilno poknjiži. Če
ugotovimo napake na knjigovodski listini v zvezi z zakonodajo, jo prav tako vrnemo
referentom v nabavni oz. transportni sektor, da jo stornirajo in zavrnejo dobavitelju z
obrazložitvijo ugotovljene napake in zaprosijo za popravljeno listino.
24
3.4.3 Knjiženje računov v oddelku likvidature in DDV-ja
Tudi pri računih, ki so izstavljeni za ostale zunanje storitve, se preveri, ali so izstavljeni v
skladu z zakonodajo, nato pa se kontirajo in poknjižijo na ustrezne konte v računovodstvu v
oddelku likvidature in DDV-ja. Priloga 6 prikazuje osnovno sliko v programu iScala, kjer se
knjižijo prejeti računi. Knjigovodske listine za nabavo osnovnih sredstev se kontirajo v
računovodstvu v knjigovodstvu osnovnih sredstev. Nato se posredujejo v oddelek likvidature
in DDV-ja, kjer preverijo njihovo ustreznost po veljavni zakonodaji in jih poknjižijo. Tudi za
knjižene račune za storitve in osnovna sredstva se izpiše dnevnik knjiženja, ki se preveri in v
primeru pravilnosti vknjižb posodobi.
Na osnovi teh podatkov se kasneje sestavljajo vsa računovodska poročila in davčni obračuni,
hkrati pa služijo kot osnova za informacije uporabnikom v podjetju in zunanjim uporabnikom.
Slika 2: Diagram poteka aktivnosti povezanih s knjiženjem prejetih računov
Vir: lasten, 2007.
Knjiženje prejetih računov
Prejeti računi, Dnevnik knjiženja, Temeljnica GK, Knjige DDV-ja, Izpisi
Nabavni sektor Skladiščno transportni sektor Računovodski sektor
25
3.5 Zagotavljanje verodostojnosti knjigovodskih listin
V podjetju se zavzemamo za pravilnost podatkov. V računovodstvu v oddelku likvidature in
DDV-ja natančno preverjamo resničnost in verodostojnost vseh knjigovodskih listin. Vsaka
listina s kakršnokoli vsebinsko ali računsko napako se dobavitelju zavrne. Prav tako moramo
zelo dobro poznati vsebino Zakona o davku na dodano vrednost, Pravilnika o izvajanju
zakona o davku na dodano vrednost, Slovenske računovodske standarde, Zakon o davku od
dohodkov pravnih oseb, Zakon o dohodnini in Zakon o gospodarskih družbah. Vedeti
moramo, kdaj se obračuna DDV in po kakšni stopnji, kdaj so izpolnjeni pogoji za odbitek
vstopnega DDV-ja, kdaj se obračuna boniteta ter kateri stroški so davčno priznani in kateri ne.
Če hočemo pravilno knjižiti poslovne dogodke iz knjigovodskih listin v poslovne knjige,
moramo obvladati vsebino prej navedenih zakonov.
Neverodostojnost knjigovodskih listin je v praksi ena najpogostejših razlogov za
nepriznavanje odhodka s strani davčnega organa pri obračunu davka od dohodka pravnih
oseb. Verodostojna knjigovodska listina je podlaga za davčno priznan odhodek. Zakon o
davku od dohodkov pravnih oseb ne določa, da so davčno priznani samo tisti odhodki, ki
imajo za podlago verodostojno knjigovodsko listino, vendar pa vodi k uporabi računovodskih
standardov, ki jo opredeljujejo. Nepazljivost in nenatančnost pri kontroliranju knjigovodskih
listin lahko davčnega zavezanca ob inšpekcijskem pregledu stane precej dodatno
obračunanega davka, sledi pa seveda tudi kazen. V davčnem postopku nosi dokazno breme
davčni zavezanec, kar pomeni, da mora za svoje trditve predložiti dokaze. Če nam davčni
organ očita neverodostojnost knjigovodske listine, je to zelo težko dokazljivo.
V Palomi smo v ta namen izdelali Pravilnik o računovodstvu (2006), ki obravnava
knjigovodske listine, njihovo nastajanje, kontroliranje, likvidiranje, knjiženje in arhiviranje. V
njem so določene odgovorne osebe, ki jamčijo za resničnost in verodostojnost knjigovodskih
listin, kar potrdijo s svojim podpisom. Preko informacijskega sistema zagotavljamo, da se
istovrstne listine (izdani računi, prejeti računi, potni nalogi, temeljnice ipd.) zaporedno
številčijo, da preprečimo naknadno dodajanje oz. odvzemanje listin. Na listinah ne brišemo,
ne dopisujemo in ne popravljamo izvirnih podatkov. K listinam tudi zagotavljamo ustrezne
priloge, ki dokazujejo njihovo resničnost in verodostojnost (prejemnice, dobavnice, CMR,
prevoznice, prenosnice ipd.).
26
Iz članka Ali ima en poslovni dogodek res vedno vpliv na dve ali več vrst davkov? (Petkovič,
2006) lahko razberemo, da davčni organ pri inšpekcijskih pregledih svoje ugotovitve naveže
na dve ali celo več vrst davkov. Poenostavljeno to pomeni, da iz naslova ene ugotovljene
nepravilnosti poveča obveznost iz naslova več vrst davkov (DDV, dohodnina, davek od
dohodka pravnih oseb).
3.5.1 Zakon o davku na dodano vrednost (ZDDV-1)
Račun mora biti izdan v skladu z Zakonom o davku na dodano vrednost (ZDDV-1, 2006).
Vsebovati mora podatke, ki so navedeni v 82. členu tega zakona.
V skladu z 84. členom ZDDV-1 je znesek na računu lahko izkazan v katerikoli valuti, znesek
DDV-ja pa mora biti izražen v evrih in centih.
Posebno pozorni moramo biti na določene posebnosti glede na vrsto prometa. Če so na računu
zaračunane gradbene storitve, oddajanje v najem ali pa se zaračunavajo stroški vzdrževanja,
upravljanja in obratovanja stanovanjskih in poslovnih prostorov, se mora v skladu s
Pravilnikom o izvajanju zakona o davku na dodano vrednost na računu navesti nepremičnina,
na katero se račun nanaša (PZZDV-1, 136. člen).
Velikokrat se pri svojem delu srečujemo tudi z nepopolnimi podatki na računih, ki jih
dobivamo iz držav članic Evropske unije. Za odbitek vstopnega DDV-ja po sistemu
samoobdavčitve mora imeti davčni zavezanec račun, ki vsebuje predpisane podatke. Po
pojasnilu Davčne uprave Republike Slovenije, morajo biti računi davčnih zavezancev iz
EU-ja izstavljeni po njihovi davčni zakonodaji, ki pa davčnim zavezancem v Sloveniji več ali
manj niso poznani. Vendar pa 6. direktiva Sveta članic EU-ja predpisuje podatke, ki morajo
biti navedeni na računih. Prav ti podatki, po katerih je po ZDDV-1 plačnik DDV-ja naročnik
blaga oz. storitev, pa na računih niso vedno navedeni. Srečujemo se z nepopolnimi
identifikacijskimi številkami (ID številka) izdajatelja, včasih te sploh niso navedene, v
marsikaterem primeru računi ne vsebujejo klavzul oprostitve obdavčitve.
27
Kako ravnati v takih primerih? Davek moramo obračunati, saj nam to nalaga zakon. Da pa si
ga lahko poračunamo, moramo imeti račun s predpisanimi podatki. Tako imamo na izbiro dve
možnosti: zahtevamo nov račun od izdajatelja, ki bo vseboval predpisane podatke, ali pa si ne
poračunamo vstopnega DDV-ja. Druga rešitev za nas ni primerna, saj bi predstavljala
preveliko finančno breme. Vstopnega davka si ne smemo odbiti, hkrati pa je znesek vstopnega
davka tudi davčno nepriznan strošek po Zakonu o davku na dohodek pravnih oseb. Tako
izberemo prvo možnost, vendar pa velikokrat naletimo tudi na nerazumevanje poslovnih
partnerjev, ki trdijo, da preveč kompliciramo. Kljub temu pa v veliki večini primerov vendarle
uspemo pridobiti pravilne račune.
V 81. členu ZDDV-1 je navedena obveznost izdajanja računov. Za vsak opravljen promet
blaga ali storitev je davčni zavezanec dolžan izstaviti račun. Naš ZDDV-1 ne predpisuje roka
za izdajo računa, zato se v praksi velikokrat srečujemo s pozno prispelimi računi. Računi za
obračunski mesec velikokrat prihajajo šele po 10. v prihodnjem mesecu, torej takrat, ko bi že
morali zaključiti s knjiženjem. Velike težave imamo predvsem s tistimi računi, ki se
izstavljajo zbirno za cel mesec (Telekom, Mobitel, avtoprevozniki). Ti računi prihajajo zelo
pozno, zaradi njihove pomembnosti pa jih moramo vključiti v obračunski mesec. To nam
dodatno otežuje pravočasno pripravo podatkov za računovodske izkaze.
Naslednje vprašanje, ki se mi poraja pri mojem delu, je, ali za uveljavljanje pravice do
odbitka vstopnega DDV-ja potrebujemo originalen račun? Pravica do odbitka je opredeljena v
62. členu ZDDV-1: »Davčni zavezanec sme odbiti DDV ne prej kot v davčnem obdobju, v
katerem je prejel račun za njemu opravljeno dobavo blaga ali storitev oz. carinske deklaracije
za uvoženo blago«. Slovenski zakon torej ne vsebuje zahteve po predložitvi originalnih
računov, saj je v besedilu zapisana samo beseda račun. Tudi SRS (2006) ne omenja
originalnega dokumenta kot verodostojne knjigovodske listine, zato smo zavzeli stališče, da je
možno uveljavljati pravico do odbitka vstopnega DDV-ja, kadar razpolagamo samo s kopijo
ali duplikatom. Seveda pa poskušamo v vsakem primeru naknadno pridobiti originalen
dokument.
Najpogostejše napake pri knjigovodskih listinah, s katerimi se srečujem pri svojem delu, so:
� napačno naveden naziv ali naslov našega podjetja,
� manjkajoč datum opravljene storitve ali dobave blaga,
� napačen datum izstavitve listine,
28
� nepopolni opis opravljene storitve,
� navedba materiala samo v šifrah,
� manjkajoča naša identifikacijska številka za DDV pri listinah za prejem blaga iz Evropske
unije,
� seštevek osnove brez DDV-ja, hkrati pa je DDV še napačen,
� manjkajoč podpis odgovorne osebe,
� manjkajoča navedba nepremičnine, na katero se nanašajo opravljene storitve ipd.
3.5.2 Zakon o davku od dohodkov pravnih oseb (ZDDPO-1)
K priznavanju odhodkov nas vodi temeljna opredelitev, ki določa, da se pri ugotavljanju
dobička priznajo le tisti odhodki, ki so potrebni za pridobitev prihodkov oz. so v medsebojni
povezavi s prihodki, kar mora biti razvidno iz knjigovodskih listin. Nepriznani odhodki so
tisti, ki niso neposreden pogoj za opravljanje dejavnosti in tudi niso posledica opravljanja
dejavnosti, imajo značaj zasebnosti in niso skladi z običajno poslovno prakso. Davčno
nepriznani odhodki so navedeni v 30. členu Zakona o davku od dohodkov pravnih oseb
(ZDDPO-1, 2006).
3.5.3 Zakon o gospodarskih družbah (ZGD-1)
Zakon o gospodarskih družbah določa, da morajo biti na vseh sporočilih (tudi računih), ki jih
družba pošlje naslovniku, poleg celotne firme in sedeža družbe navedeni tudi registrski organ,
pri katerem je družba vpisana, in številka registrskega vpisa; pri družbi z omejeno
odgovornostjo in delniški družbi je treba navesti tudi znesek osnovnega kapitala in znesek še
nevplačanih vložkov (ZGD-1, 45. člen). V 55. členu so opredeljena splošna pravila o
računovodenju. V 65. členu je zapisano, kako mora biti sestavljena oz. katere postavke mora
vključevati bilanca stanja, v 66. členu je navedena sestava izkaza poslovnega izida, v
70. členu pa je zapisano, kaj mora vsebovati poslovno poročilo.
29
3.5.4 Zakon o davčnem postopku (ZDavP-2)
Zakon o davčnem postopku (v nadaljevanju ZDavP-2) vsebine knjigovodskih listin ne ureja
posebej, vendar v okviru pravic in obveznosti zavezancev govori o vodenju evidenc in
predložitvi podatkov davčnim organom.
V njem je zapisano, da mora zavezanec v davčni napovedi navesti podatke, ki so resnični,
pravilni in popolni glede na posamezen zakon o obdavčenju in ne sme spraviti v zmoto
davčnega organa (ZDavP-2, 10 člen). V 38. členu zakona so navedene zahteve, ki jih mora
zagotoviti davčni zavezanec, ki elektronsko obdeluje podatke, 39. člen zakona navaja, da
morajo davčni zavezanci dati na razpolago davčnemu organu vse podatke, ki so potrebni za
pobiranje davkov, ter mu omogočiti vpogled v svojo dokumentacijo. Na razpolago morajo
dati tudi vso dokumentacijo in zbirke podatkov, ki jih vodijo v obliki registrov, evidenc ali
zbirov podatkov, ne glede na to, ali so z zakonom predpisane kot obvezne, in tudi vse ostale
informacije, ki so pomembne pri odmeri davka.
V 76. členu je navedeno, da mora davčni zavezanec za svoje trditve predložiti dokaze oz.
dokazovati zmanjšanje davčne obveznosti. Svoje trditve v davčnem postopku davčni
zavezanec praviloma dokazuje s pisno dokumentacijo, poslovnimi knjigami, raznimi
evidencami in z drugimi dokaznimi sredstvi (ZDavP-2, 77. člen).
V 397. členu so navedene globe za prekrške. V primeru, da davčni zavezanec ne predloži
obračuna davka v roku in na način, ki je predpisan oz. so v njem navedeni podatki neresnični,
nepravilni in nepopolni, se kaznuje z globo od 1.600 do 25.000 EUR.
3.6 Napake pri knjiženju knjigovodskih listin
Še tako dobra organiziranost in računalniška podprtost knjiženja poslovnih listin ne
preprečuje napak pri delu (Melavc in Milost 2003, str. 91). Napake lahko izhajajo iz
napačnega zapisa podatkov o poslovnem dogodku v knjigovodsko listino, zato je še posebej
pomembno, da odgovorna oseba za likvidiranje knjigovodske listine natančno preveri vse
podatke. Napake se pojavljajo tudi, kadar podatke o poslovnem dogodku pripišemo na druge
konte, kot dokazuje knjigovodska listina.
30
Napake nastajajo tudi, kadar zavedemo drugačen znesek, kot ga dokazuje listina ali kadar
knjigovodska listina prikazuje dve različni vrsti stroška, poknjižimo pa vse na eno vrsto.
Lahko torej sklepamo, da vsebinske napake nastajajo tudi v dobro podprtih informacijskih
sistemih. V podjetju preprečujemo takšne napake z dobro organizacijo neposrednega
računovodskega nadzorovanja po samem knjiženju knjigovodskih listin in tovrstne napake
odpravljamo sproti. Vsako najdeno napako popravimo oz. odpravimo z rdečim stornom, s
črnim stornom ali z doknjiževanjem. Če napak ne bi odkrili, bi bile vsebovane tudi v
računovodskih in davčnih poročilih, odkrili pa bi jih šele s popisom, revizijo ali inšpekcijo.
3.7 Izrazna moč računovodskih izkazov
Pod pojmom računovodski izkazi mislimo na bilanco stanja, izkaz poslovnega izida, izkaz
denarnega toka in izkaz gibanja kapitala.
Bilanca stanja je najpomembnejši računovodski izkaz. V njej je izkazano resnično in pošteno
stanje sredstev in obveznosti do virov sredstev na določen dan.
Temeljni cilj izkaza uspeha je ugotoviti resnično in pošteno prikazan poslovni izid podjetja.
Tega ugotovimo tako, da od vseh prihodkov odštejemo vse odhodke v določenem časovnem
obdobju. Rezultat, ki ga dobimo, predstavlja dobiček (če so prihodki večji od odhodkov) ali
izgubo (če so odhodki večji od prihodkov).
Temeljni cilj izkaza denarnih tokov je osvetliti poslovno uspešnost podjetja s finančnega
vidika. V njem so resnično in pošteno prikazane spremembe stanja denarnih sredstev za
določeno obdobje. Za njegovo sestavo potrebujemo podatke o prejemkih in izdatkih.
Izkaz gibanja kapitala zagotavlja informacije o stanjih in spremembah kapitala in njegovih
sestavin za določeno obdobje.
Bilanco stanja, izkaz poslovnega izida in izkaz denarnih tokov sestavljamo mesečno, izkaz
gibanja kapitala pa praviloma le ob koncu poslovnega leta.
31
Osrednja pozornost v računovodstvu v Palomi je namenjena sprotni kontroli knjigovodskih
listin in kontroli pravilnosti knjiženja na ustrezne konte. V podjetju zbiramo podatke tako, da
jih je mogoče prožno (večnamensko) uporabljati. Knjižene podatke mesečno povzamemo z
obračunskim izkazom poslovnega izida, z obračunsko bilanco stanja in z obračunskim
izkazom denarnega toka.
Mesečne izkaze posredujemo poslovodstvu ponavadi med 16. in 18. dnem v mesecu za
pretekli mesec, vendar pa si prizadevamo za skrajšanje tega roka, saj potrebuje poslovodstvo
za poslovno odločanje hitre računovodske informacije.
Pri pripravljanju informacij za notranje uporabnike je pomembna potreba po določeni
informaciji. Pri pripravljanju informacij moramo vedeti, zakaj se bodo uporabljale, da bodo
pripravljene tako, da jih bo uporabnik pravilno razumel. Z dajanjem pravočasnih in ustreznih
informacij lahko računovodstvo veliko prispeva k uspehu poslovanja.
V računovodstvu pripravljamo informacije tudi za zunanje uporabnike in največkrat ne vemo,
kdo jih bo uporabljal in v kakšne namene. Zato se poslužujemo priprave informacij na način,
z vsebino, obliko in časom poročanja, kot je zapisano s pravili in računovodskimi standardi.
Glede na to moramo dobro poznati pravila računovodenja, računovodske standarde in druga
pravila, ki so pomembna za oblikovanje temeljnih računovodskih poročil. V Sloveniji je
računovodski sistem v kratkem času doživel zelo veliko sprememb.
Nekateri menijo, da je računovodstvo le dodaten strošek brez koristi. Zaostrene razmere v
gospodarstvu pa kažejo, da pri zbiranju informacij ne prevladuje več prepričanje, da se
informacije zbirajo za vsak primer ali zato, ker tako delajo drugi. Pomembno je dejstvo, da z
neko informacijo lahko preprečimo odločitev, ki bi imela negativne posledice. Računovodja v
podjetju mora dati odločevalcem pomembne, koristne in pravočasne informacije oz. prave
informacije pravi osebi ob pravem času.
Stroški so v vsakem podjetju osnovna ekonomska kategorija. Kadar razmere zahtevajo
zmanjševanje stroškov, jih je potrebno dobro poznati. Proizvajalni stroški so nujni za
proizvodni proces. Nekatere stroške pa lahko zaradi težav s plačilno sposobnostjo ali
neuspešnostjo začasno tudi zmanjšamo. Razmere se pri poslovanju zelo hitro spreminjajo,
zato je potrebno nenehno spremljati ustreznost stroškov in se prilagajati novim razmeram.
32
Podjetje se trudi, da bi v čim večji meri uvedlo proizvodnjo »just in time« (v nadaljevanju
JIT). V prispevku o spremembah pri organizaciji dobave blaga v nabavni logistiki je
Beškovnik (2006) zapisal: »Proizvodnja JIT je pogojena z majhno velikostjo serij, nizkimi
nabavnimi stroški, odlično kakovostjo, večjo pogostostjo dobav, rednimi transportnimi
povezavami in natančnimi dobavnimi časi«. Iz tega lahko sklepamo, da bi sodobna
proizvodnja v našem podjetju lahko z uvedbo JIT-a prinesla mnoge koristi. Proizvajali bi se le
proizvodi, po katerih je povpraševanje in v obsegu, ki ga zahtevajo kupci. To bi v Palomi
pomenilo zmanjšanje zalog materiala in surovin ter končnih izdelkov, manjše količine zalog
in s tem manjše skladiščne površine pa bi omogočile znižanje stroškov.
33
4 ANALIZA PROBLEMA
V prispevku o največjih izzivih projektnega managementa (Ilić, 2003) je zapisano, da so v
podjetjih, kjer niso uvedli procesa nenehnih načrtovanih sprememb in izboljšali mehanizmov
za obvladovanje sprememb, lahko upravičeno zaskrbljeni za svojo prihodnost.
Najpomembnejši dejavnik uspeha postaja čas. Določanje pravih rokov in njihovo doseganje
odločata o tem, ali smo še in koliko čas bomo še v poslu. Nenehno uvajanje sprememb in
hitro odzivanje na spremembe v okolju zahtevata veliko prilagodljivost. Veliko podjetij kljub
vsem certifikatom nima ustrezno urejenih procesov, ki tečejo skozi organizacijske enote.
Zaradi odsotnosti odgovornih oseb prihaja do diskontinuitete, neučinkovitosti in
neodgovornosti. Posamezni udeleženci v poslovnem procesu se morajo zavedati svoje vloge
in vpliva na končni rezultat poslovanja. Vrednost lahko ustvarjajo vsi udeleženci z dobrimi
odnosi v okolju. S svojim znanjem in odnosom do dela ustvarjajo kapital podjetja. Znanje je
nekaj, česar se je treba naučiti, ni prirojeno, pač pa si ga moramo pridobiti. Odnos do dela je
odvisen od vsakega posameznika, od njegovih osebnostnih lastnosti. V podjetju se zaposlene
vzpodbuja in motivira, da s svojim znanjem, odnosom do dela in motivacijo prispevajo svoj
delež k hitrejšemu obravnavanju knjigovodskih listin in zagotavljanju njihove
verodostojnosti.
Drugi dejavnik, ki ga bom obravnavala, je dober informacijski sistem. Ta mora omogočati
vnašanje podatkov samo enkrat, s čimer omogoča prihranek časa in zmanjšuje morebitne
napake zaradi večkratnega vnosa, pomeni pa tudi prihranek časa pri odkrivanju napak.
Informacijska tehnologija lahko prinaša precej prednosti. V informacijski sistem mora biti
vgrajeno čim več smiselnih kontrolnih postopkov, tj. logičnih izračunov, ki jih sistem izvaja
med samim vnosom. Že s prvim vnosom morajo biti zagotovljene temeljne zahteve po
popolnosti, pravilnosti, zanesljivosti, gospodarnosti, pravočasnosti in ustreznosti.
Tretji dejavnik, ki vpliva na pravočasno obravnavanje knjigovodskih listin in zagotavljanje
njihove verodostojnosti, je dober organizacijski red. Vsako podjetje mora pripraviti pravilnik
o računovodstvu in navodila za delo, v katerih je jasno zapisan potek dela. Navodila morajo
biti razumljiva in v skladu s splošnimi pravnimi in strokovnimi predpisi ter pravilniki in
predpisi podjetja.
34
Organizacije morajo biti gospodarsko in finančno uspešne (Turk et al 1999, str. 671), za kar
pa potrebujejo informacije. Najpomembnejša informacijska dejavnost v podjetju je
računovodstvo, saj edina spremlja vse poslovne dogodke, ki kakorkoli vplivajo na sredstva,
obveznosti do njihovih virov, dobiček, denarni tok in drugo. Tudi druge informacijske
dejavnosti so sicer pomembne, vendar nobena od njih ni tako celovita. Računovodstvo
spremlja in proučuje v denarni merski enoti izražene pojave, ki so povezani s poslovanjem
podjetja. Samo računovodstvo lahko celovito prikaže, če je bilo poslovanje uspešno.
Kakovost informacij o delovanju podjetja je v veliki meri odvisna od kakovosti
računovodstva.
4.1 Analiza likvidiranja računov
Še tako dober računalniški program ne more zagotoviti pravočasnosti izdelave računovodskih
izkazov, če na to ne vplivajo tudi drugi dejavniki. V prvi vrsti me je zanimalo, v kakšnem
času odgovorne osebe likvidirajo račune. Naredila sem analizo prejetih računov od januarja
do maja v letošnjem letu. Podatke o prejetih, odobrenih in zavrnjenih računih sem pridobila
iz računalniškega programa e-Računi. Prikazani so bili v obliki strnjene tabele. Podatke sem
analizirala, razvrstila po odgovornih področjih in izračunala, v kolikšnem času so bili
likvidirani. Podatke prikazujem v spodnjih tabelah.
Tabela 1: Likvidiranje ra čunov za januar 2007
skupaj najdaljše povprečno število
področje likvidiranih likvidiranje dni likvidiranja
računov v dneh računov Tehnično-proizvodno podr. poslovanja 106 44 13 Komercialno področje 24 38 13 Nabavni sektor 772 27 10 Prodajni sektor 14 29 11 Splošni sektor 37 27 10 Kadrovski sektor 37 40 11 Področje financ in računovodstva 3 25 13 Finančni sektor 44 27 11 Računovodski sektor 4 9 7 Sektor informatike 18 27 9 Logistika, vodstvo 319 31 9 SKUPAJ: 1378
35
V tabeli 1 so prikazani podatki o likvidiranju računov za januar 2007. Prejeli smo 1438
računov. Od tega je bilo odobrenih 1378 ali 95,83 % vseh računov.
V tem mesecu beležimo najdaljše časovno likvidiranje računov, kar je posledica prilagoditve
računalniških programov zaradi uvedbe evra. Tako smo morali najprej zaključiti poslovno
leto 2006 in šele nato smo lahko pričeli z likvidiranjem in knjiženjem računov v letu 2007.
Tabela 2: Likvidiranje ra čunov za februar 2007
skupaj najdaljše povprečno število področje likvidiranih likvidiranje dni likvidiranja
računov v dneh računov Tehnično-proizvodno podr. poslovanja 113 25 4 Komercialno področje 21 12 4 Nabavni sektor 683 21 1 Prodajni sektor 15 16 3 Splošni sektor 50 7 2 Kadrovski sektor 23 16 4 Področje financ in računovodstva 6 13 5 Finančni sektor 42 15 2 Računovodski sektor 0 0 0 Skladiščno transportni center 2 4 4 Sektor tehnologije in razvoja 1 12 12 Sektor informatike 17 16 16 Logistika, vodstvo 284 14 3 SKUPAJ: 1257
Tabela 2 prikazuje podatke o likvidiranju za februar 2007. V tem mesecu smo prejeli 1360
računov. Odobrenih je bilo 1257 računov, 7,57 % računov pa je bilo zavrnjenih. V tem
mesecu beležimo največje število zavrnjenih računov. Domnevam, da je bila to posledica
uvajanja evra. Povprečno število dni likvidiranja računov se je nekje normaliziralo, a še vedno
smo morali na nekatere račune čakati tudi do 25 dni, da so jih odgovorne osebe odobrile.
36
Tabela 3: Likvidiranje ra čunov za marec 2007
skupaj najdaljše povprečno število področje likvidiranih likvidiranje dni likvidiranja
računov v dneh računov Tehnično-proizvodno podr. poslovanja 101 27 5 Komercialno področje 33 15 6 Nabavni sektor 734 24 1 Prodajni sektor 24 19 4 Splošni sektor 36 8 1 Kadrovski sektor 20 9 3 Področje financ in računovodstva 1 13 13 Finančni sektor 48 5 1 Računovodski sektor 1 2 2 Skladiščno transportni center 0 0 0 Sektor tehnologije in razvoja 1 14 14 Sektor informatike 16 10 2 Logistika, vodstvo 302 21 3 SKUPAJ: 1317
Tabela 3 prikazuje podatke o likvidiranih računih za marec 2007. Prejeli smo 1400 računov,
odobrenih je bilo 1317. V tem mesecu beležimo povprečno število dni likvidiranja tudi do 14
dni, najdaljše časovno likvidiranje pa dosega 27 dni od datuma prejema računa. V tem mesecu
bi se moralo stanje že normalizirati, če pri prvih dveh mesecih zaradi zaključnega računa in
uvajanja evra odgovorne osebe niso bile tako dosledne pri odobravanju, a kot kažejo podatki,
je likvidiranje računov še vedno trajalo predolgo.
Tabela 4: Likvidiranje ra čunov za april 2007
skupaj najdaljše povprečno število področje likvidiranih likvidiranje dni likvidiranja
računov v dneh računov Tehnično-proizvodno podr. poslovanja 108 22 6 Komercialno področje 36 18 6 Nabavni sektor 604 29 1 Prodajni sektor 19 16 4 Splošni sektor 43 14 2 Kadrovski sektor 24 10 3 Področje financ in računovodstva 4 18 8 Finančni sektor 63 4 1 Sektor informatike 13 13 3 Logistika, vodstvo 309 22 4 SKUPAJ: 1223
37
V tabeli 4 so prikazani podatki za april 2007. Prejeli smo 1281 računov. Od tega je bilo
odobrenih 1223, 58 računov pa je bilo zavrnjenih.
Povprečno število dni likvidiranja računov se je v tem mesecu znižalo na največ 8 dni.
Najdaljši časovni rok likvidiranja pa je bil 29 dni, kar je vsekakor predolgo.
Tabela 5: Likvidiranje ra čunov za maj 2007
Skupaj Najdaljše Povprečno število Področje likvidiranih likvidiranje dni likvidiranja
računov v dneh računov Tehnično-proizvodno podr. poslovanja 108 20 4 Komercialno področje 44 19 5 Nabavni sektor 693 5 1 Prodajni sektor 28 14 3 Splošni sektor 29 12 1 Kadrovski sektor 23 6 2 Področje financ in računovodstva 8 15 6 Finančni sektor 51 10 3 Skladiščno transportni center 1 7 7 Sektor informatike 13 5 2 Logistika, vodstvo 359 10 3 SKUPAJ: 1357
V tabeli 5 so prikazani podatki za maj 2007, v katerem smo prejeli 1452 računov, od tega je
bilo zavrnjenih 95 računov, kar predstavlja 6,45 % vseh. Tudi v tem mesecu se je povprečno
število dni likvidiranja gibalo tja do 7 dni. Najdaljši rok likvidiranja je bil 20 dni. Stanje se je
nekoliko izboljšalo, a še zdaleč ni zadovoljivo.
38
0
2
4
6
8
10
12
14
16
18
Tehnič
no p
roizv
odno po
dročje
poslo
vanja
Komerci
alno
podr
očje
Nabav
ni se
ktor
Proda
jni se
ktor
Splošn
i sek
t or
Kadro
vsk
i sekt
or
Področ
je finan
c in
račun
ovod
stva
Finanč
ni sek
tor
Račun
ovod
ski s
ektor
Skladiščno
tran
spo rtn
i cen
ter
Sekto
r teh
nol o
gije
in ra
zvoja
Sekto
r inf
orm
atike
Logist
ika, vo
dst vo
januar
februar
marec
april
maj
Graf 1: Prikaz likvidiranja ra čunov po področjih od januarja do maja 2007
V grafu 1 je prikazano povprečno število dni likvidiranja računov po posameznih področjih
od januarja do maja 2007. Ugotovila sem, da se sicer časovni roki odobravanja krajšajo, a so
še vedno daleč od željenih rokov. Pri tem moram opozoriti, da v tabelah navedena področja
predstavljajo področja, kjer so dokončno odobrili račune. Pred tem so lahko bili računi tudi na
drugih področjih, kjer niso pravočasno odreagirali.
Velikokrat račun stoji v e-Računih pri pregledovalcih ali uporabnikih, ki niso odgovorni za
odobritev stroška na računu. V takšnem primeru bi ga morali poslati naprej drugi odgovorni
osebi ali ga vrniti nazaj v vhodno knjigo, a največkrat ne ukrenejo ničesar, dokler jih k temu
preko telefona ne vzpodbudi oseba iz vhodne knjige.
V nekaterih primerih odgovorne osebe ne odobrijo računov pravočasno, ker se še morajo
pogovoriti s poslovnim partnerjem. To pa včasih traja tudi več dni. Menim, da mora račun
ustrezati pogojem, ki so bili dogovorjeni v pogodbi, v kakršnem koli odstopanju računa od
pogodbe pa se mora račun takoj zavrniti.
39
Odgovorne osebe za likvidiranje računov so lahko tudi odsotne in si v tem primeru ne uredijo
nadomeščanja. Tudi takrat računi stojijo in čakajo na odobritev, čeprav je v programu
e-Računi možnost ureditve nadomeščanja oz. je dostop do programa urejen preko interneta in
lahko do njega dostopajo takorekoč kjerkoli.
%
8,212,42
53,37
1,53
2,99
1,94
0,34
3,80
0,08
0,05
0,03
1,18
24,08
Tehni čno proizvodno podro čjeposlovanjaKomercialno podro čje
Nabavni sektor
Prodajni sektor
Splošni sektor
Kadrovski sektor
Podro čje financ in ra čunovodstva
Finan čni sektor
Računovodski sektor
Skladiš čno transportni sektor
Sektor tehnologije in razvoja
Sektor informatike
Logistika, vodstvo
Graf 2: Prikaz vseh likvidiranih ra čunov po področjih od januarja do maja 2007
Graf 2 prikazuje odstotke vseh likvidiranih računov v petih mesecih po posameznih področjih.
Skupaj je bilo likvidiranih 6532 računov. Od tega jih je bilo 3486 likvidiranih v nabavnem
sektorju (53,37 %), 1537 ali 24,08 % pa sta jih je likvidirala vodstvo in logistika.
40
6
7
3
5
3
59
4
2
2
5
6
4
Tehnično proizvodno področjeposlovanjaKomercialno področje
Nabavni sektor
Prodajni sektor
Splošni sektor
Kadrovski sektor
Področje financ inračunovodstva Finančni sektor
Računovodski sektor
Skladiščno transportni center
Sektor tehnologije in razvoja
Sektor informatike
Logistika, vodstvo
Graf 3: Prikaz povprečnega števila dni likvidiranja računov v petih mesecev po področjih
Graf 3 prikazuje povprečno število dni likvidiranja v petih mesecih po posameznih področjih.
Najhitreje so bili računi odobreni v računovodskem sektorju in skladiščno transportnem
centru, kjer povprečje znaša 2 dni, v nabavnem sektorju pa 3 dni.
4.2 Zavrnjeni računi
Opravila sem tudi analizo zavrnjenih knjigovodskih listin od januarja do maja v letošnjem
letu, dobljene podatke pa prikazujem v spodnji tabeli.
41
Tabela 6: Prejeti in zavrnjeni računi od januarja do maja2007
mesec prejeti računi zavrnjeni računi odstotek zavrnjenih
računov januar 1438 60 4,17 februar 1360 103 7,57 marec 1400 83 5,93 april 1281 58 4,53 maj 1452 95 6,54 Skupaj 6931 399 5,76
Iz zgornje tabele lahko razberemo, da se je število zavrnjenih knjigovodskih listin iz meseca v
mesec skokovito spreminjalo, kar je še lepše razvidno iz spodnjega grafa. Največje število
zavrnjenih listin beležimo v februarju. Predvidevam, da je to posledica uvajanja evra.
Marsikateri poslovni partner kljub navodilom s strani zakonodajnih organov ni pravilno
izstavil knjigovodskih listin. Večje število zavrnjenih listin beležimo tudi v maju.
Predvidevam, da je to posledica pripojitve Palomine hčerinske družbe Palome – Horgen
d. o. o. Ceršak k matičnemu podjetju.
0,00
1,00
2,00
3,00
4,00
5,00
6,00
7,00
8,00
januar februar marec april maj
% zavrnjenih računov
Graf 4: Gibanje zavrnjenih knjigovodskih listin od januarja do maja 2007
4.3 Vloga uporabnikov informacijskega sistema
Pomemben faktor pri pravočasnem pripravljanju računovodskih izkazov so tudi uporabniki
informacijskega sistema. Kot sem že navedla v prejšnjem poglavju, se veliko uporabnikov ne
zaveda, kako pomembno je pravočasno odobravanje računov in njihovo pravočasno knjiženje.
42
Če analiziram obravnavanje računov v nabavnem in skladiščno transportnem sektorju, lahko
ugotovim, da so računi v glavnem zelo hitro odobreni, a niso pravočasno knjiženi.
Kot razlog za nepravočasno knjiženje računov v nabavnem in skladiščno transportnem
sektorju velikokrat navedejo:
� nepravočasno prejemanje prevzemnic materiala iz skladišča,
� čakanje na razrešitev reklamacij,
� nujna priskrba surovin in materiala ter prevozov in podobno.
Posebej bi rada poudarila, da morajo vsi računi ustrezati potrjenim naročilom, dogovorjenim
dobavnim pogojem in sklenjenim pogodbam. Če temu ni tako, se morajo računi zavrniti, ne
pa ležati po predalih in se knjižiti ali zavrniti šele, ko se bliža zadnji rok za predajo
dokumentacije, ki je naveden v rokovniku.
4.4 Analiza informacijskega sistema
Uvedena računalniška programa e-Računi in iScala v veliki meri izpolnjujeta naša
pričakovanja. Podatki se v glavnem vnašajo samo enkrat, kar občutno skrajša čas obdelave
knjigovodskih listin. Programa sta medsebojno usklajena in povezana z vmesniki, vendar sta
narejena tako, da morajo biti vsi podatki pravilno vneseni že prvič, saj ne dovoljujeta skoraj
nobenih popravkov. Ker se pri nas knjižijo računi na več področjih, ne samo v računovodstvu,
prihaja do napak, saj nabavni in transportni referenti ponavadi ne vedo, kakšne posledice bodo
imeli nepravilno poknjiženi računi.
Nepravilna vknjižba lahko vpliva na:
� nepravilno obračunan davek na dodano vrednost,
� nepravilni odbitek vstopnega davka na dodano vrednost,
� nepravilno ceno materiala v skladišču,
� nepravilno plačilo dobavitelju (zneskovno in časovno),
� nepravilne evidence v skladiščih (odprte prejemnice),
� nepravilno izkazane stroške,
� nepravilne evidence v saldakontih dobaviteljev (napačen konto) in drugo.
43
Zato je še kako pomembno, da se vse vknjižbe preverijo v računovodstvu, s čimer v veliki
meri preprečimo, da bi prihajalo do nepravilnosti. Vse napačne vknjižbe se morajo stornirati
in ponovno pravilno poknjižiti.
Kot pomanjkljivost bi navedla to, da še nimamo vzpostavljenega elektronskega poslovanja s
poslovnimi partnerji v smislu elektronske izmenjave računov. Elektronske poslovne listine bi
se po omrežju bistveno hitreje izmenjevale od papirnih, kar bi prineslo marsikatero prednost
(seveda pa tudi kakšno pomanjkljivost).
V članku E-poslovanje beremo, da je elektronsko poslovanje vedno bolj razširjeno, o njem pa
govorimo takrat, kadar neko storitev opravimo s pomočjo računalnika in internetne povezave
(Huber, 2007). Najpomembnejša dilema pred uvedbo e-poslovanja v podjetjih so ponavadi
stroški. Za uspešen prehod na e-poslovanje podjetje potrebuje ustrezno strojno in programsko
opremo. Največjo investicijo v tem primeru predstavlja reorganizacija delovnih procesov,
prilagoditev programske opreme organizacijski strukturi in načinu poslovanja podjetja ter
šolanju uporabnikov. Če podjetje izpelje vse korake v skladu z načrti, so rezultati vidni že na
kratek rok (Huber, 2007).
4.5 Vloga organizacijskega reda
V podjetju imamo izdelan Pravilnik o računovodstvu (2006), ki obravnava:
� organiziranost in delovanje računovodstva,
� knjigovodske listine in poslovne knjige,
� popis sredstev in obveznosti do virov sredstev,
� računovodske izkaze s pojasnili in poslovna poročila,
� hranjenje knjigovodskih listin, poslovnih knjig in letnih poročil,
� izkazovanje in vrednotenje postavk v računovodskih izkazih,
� razkritja postavk v računovodskih izkazih,
� vodenje računovodstva v družbah, katerih večinski lastnik je Paloma d. d. Sladki vrh.
Pravilnik je sestavljen na podlagi zakona o gospodarskih družbah ter v skladu s slovenskimi
računovodskimi standardi. V pravilniku pogrešam opredelitev rokov prenosov in knjiženja
knjigovodskih listin. V SRS 21.11 je opredeljeno, da je treba knjigovodske listine oddajati v
knjigovodstvu sproti, torej se ne smejo zadrževati na krajih, prek katerih se prenašajo.
44
5 PREDLOGI IZBOLJŠAV
Pri analiziranju dejavnikov, ki vplivajo na pravočasno sestavljanje računovodskih izkazov in s
tem tudi na pridobitev čim hitrejših informacij za poslovno odločanje, lahko ugotovim, da na
to vplivajo: človeški faktorji, informacijski sistem in organizacijski red. V nadaljevanju so
navedeni moji predlogi za skrajšanje rokov za izdelavo naslednjih izkazov:
� povečanje motivacije zaposlenih in sprememba njihovega odnosa do dela,
� uvedba elektronske izmenjave knjigovodskih listin,
� dopolnitev organizacijskega predpisa.
5.1 Vpliv znanja zaposlenih in njihov odnos do dela
Celotno vrednost podjetja sestavljata finančni in intelektualni kapital. Finančni kapital
vključuje vsa materialna in denarna sredstva, intelektualni pa strukturni in človeški kapital.
Zaposleni v podjetju ustvarjajo kapital s svojim znanjem in odnosom do dela. Znanje
zaposlenih je za obstoj in razvoj podjetja nujno potrebno. Odnos do dela je odvisen od
vsakega posameznika, od njegovih osebnostnih lastnosti. V podjetju bi se moralo zaposlene
vzpodbujati in motivirati, da bi imeli čim boljši odnos do dela in do podjetja. Odnos do dela
namreč pomeni vrednost, ki jo ustvarja vedenje zaposlenih na delovnem mestu. Na odnos do
dela vplivajo trije dejavniki: motivacija, vedenje in drža.
Zaposleni bi se morali zavedati, da s svojim znanjem in odnosom do dela opravijo svoje
delovne naloge korektno in pravočasno. Čeprav imamo zelo dobre računalniške programe, ki
omogočajo hitro obdelavo podatkov, je vseeno delovna sila tista, ki mora pred tem opraviti
svoj del naloge. Odgovorne osebe bi se morale zavedati nujnosti takojšnjega pregleda
neodobrenih računov. V čim krajšem času bi jih morale odobriti, če so pravilni, ali zavrniti, če
niso skladni s pogodbami in zakonskimi zahtevami. Tudi referenti v nabavnem in skladiščno
transportnem sektorju bi morali čim prej poknjižiti račune. Tako bi proces likvidiranja in
knjiženja računov potekal kontinuirano, dokumenti se ne bi zadrževali po predalih in škatlah,
računovodski izkazi bi se lahko bistveno prej sestavljali in vodstvo bi imelo na razpolago
hitrejše in kvalitetnejše informacije.
45
Zaposlene bi morali motivirati in vzpodbuditi, da bi s pravočasnim in korektnim delom
prispevali svoj delež k čim hitrejšem zagotavljanju informacij. Na zaposlene bi lahko vplivali
s sprejetjem ustreznega organizacijskega predpisa ali navodila za delo, v katerem bi bili
opredeljeni roki za likvidiranje in knjiženje knjigovodskih listin.
5.2 Uvedba elektronskega računa
Nadomestitev klasičnega posredovanja računov preko poštnih pošiljk z elektronskim
posredovanjem izmenjave računov na prvi pogled ne zagotavlja večjih učinkov. Zmanjšanje
stroškov za kuverte, papir in poštnino ne predstavlja večjega dohodkovnega učinka. Toda to
so samo neposredni stroški, ki predstavljajo le 10 % stroškov klasičnega prejemanja računov.
Vsi ostali stroški klasičnega prejemanja so skriti v procesu (načrtovanje nabave materiala in
opreme za tiskanje, vzdrževanje opreme, vodenje zalog, knjiženje, proces arhiviranja,
prostori) in predstavljajo kar 90 % stroškov.
Menim, da bi z uvedbo e-poslovanjem med našim podjetjem in drugimi podjetji bistveno
pospešili poslovanje. Elektronske knjigovodske listine, ki bi jih naše podjetje prejemalo po
omrežju, bi prihajale v podjetje bistveno hitreje od papirnih. Celoten proces od naročila do
plačila bi bil možen le v nekaj minutah, s tem bi se poslovanje bistveno pocenilo. Znebili bi se
tudi papirne dokumentacije, še zlasti tiste, ki jo je potrebno za potrebe davčne uprave in
drugih organov, kot so sodišča in podobno, hraniti tudi 10 in več let.
Elektronsko poslovanje bi omogočalo hitro, enostavno in poceni izmenjavo poslovnih
dokumentov. Paziti pa bi morali na to, da bi ti dokumenti ohranili vrednost v elektronski
obliki. Veljavni bi morali biti pred sodišči in drugimi organi ter institucijami, tako da ne bi
bilo dodatne potrebe po dokazovanju s papirnimi dokumenti. Pri izvajanju procesa izdajanja
in prejemanja računov na elektronski način so največje ovire pri odporu zaposlenih, varnosti,
nepripravljenosti poslovnih partnerjev in zakonodaji. Pogosto se pri elektronskem poslovanju
omenja tudi problem znanja, v podjetju ponavadi primanjkuje usposobljenih in izobraženih
kadrov.
Zakonodaja v Sloveniji izenačuje klasične papirne dokumente z lastnoročnim podpisom ter
elektronsko digitalno podpisane dokumente.
46
Da bi velika podjetja lahko dosegla učinkovitost poslovnih procesov, bo potrebno povečati
zavedanje, da se je treba povezovati s čim večjim številom poslovnih partnerjev, tudi z
majhnimi. Prihranek bo na obeh straneh.
Elektronsko poslovanje med podjetji prinaša številne prednosti. Med poglavitne sodijo nižji
transakcijski in administrativni stroški, hitrost opravljanja transakcij, avtomatizacija različnih
poslovnih procesov, možnost hitrejšega prilagajanja spremembam na trgu in možnost dostopa
do globalnega trga.
Globalni trg povečuje konkurenčnost, kar od poslovnih subjektov zahteva hitro odzivanje na
dogodke, po drugi strani pa globalni trg povezuje med seboj poslovne subjekte, ki so zelo
oddaljeni drug od drugega. Vse to vpliva na potrebo, da se poleg splošnega elektronskega
komuniciranja vzpostavi tudi elektronsko poslovanje s pravno veljavnimi e-dokumenti med
različnimi subjekti.
Od vsakega posameznega podjetja je odvisno, kdaj se bo vključilo v sistem elektronskega
poslovanja. Jasno je, da bodo tisti, ki bodo med prvimi, v prednosti pred ostalimi, saj bo to
predstavljalo v obdobju prehoda vseh poslovnih subjektov na elektronski način poslovanja
njihovo pomembno konkurenčno prednost.
Uvajanje elektronskega poslovanja daje gospodarstvu veliko poslovnih priložnosti. Omogoča
zmanjševanje stroškov poslovanja, pridobivanje novih virov dohodkov in izboljšanje
odzivnega časa pri izvajanju poslovnih procesov.
5.2.1 Zakonska podlaga za uvedbo e-računov
V Sloveniji daje zakonsko podlago za izmenjavo e-računov med poslovnimi partnerji Zakon o
elektronskem podpisu in elektronskem poslovanju (ZEPEP). Dodatno je podlaga opredeljena
še v ZDavP, ZDDV-1 in v SRS 2006. Slovenska zakonodaja je usklajena z direktivo EU-ja,
kar omogoča izmenjavo e-računov tudi med državami članicami Unije. Prav tako je
zakonodajo s tega področja prevzela Hrvaška in še nekatere druge države nečlanice.
47
Za pravno veljavnost dokumenta je potrebno digitalno podpisovanje dokumentov s
kvalificiranimi digitalnimi potrdili. Digitalni podpis daje elektronskemu dokumentu to, kar
dajeta žig in podpis papirnemu dokumentu. Časovni žig je digitalni podpis, ki vsebuje še
točen čas nastanka časovnega žiga, katerega naloga je, da podaljšuje življenjsko dobo
dokumenta.
Prejete in izdane elektronske dokumente je potrebno hraniti določen čas. Ker je predpisana
doba hrambe v Sloveniji precej dolga doba (10 ali več let), mora biti zagotovljeno, da so
dokumenti shranjeni varno in jih ni mogoče nenadzorovano odstraniti, spremeniti ali do njih
nenadzorovano dostopati. Prav tako jih je potrebno shraniti tako, da so vedno dostopni za
potrebe poslovanja, revizije ali inšpekcije.
5.3 Vpliv organizacijskega reda
Urejenost knjigovodskih listin lahko imajo podjetja zapisana v obliki organizacijskih
predpisov. Oblikovanih lahko imajo več predpisov, saj vsebina in obseg nista predpisana. V
SRS 2006 so opredeljene le zahteve, ki jih mora podjetje opredeliti v svojem pravilniku o
računovodstvu.
Podjetje mora iz različnih možnosti, ki jih dajejo navedeni standardi, izbrati tiste, ki so za
podjetje najbolj pravilne, primerne in ustrezajo splošnim pravnim pravilom. V sedanjem
pravilniku o računovodstvu, ki ga uporabljamo v Palomi, niso opredeljeni roki za likvidiranje
in knjiženje knjigovodskih listin.
Vsak mesec se izdela rokovnik, v katerem so navedeni skrajni datumi za knjiženje in predajo
dokumentacije v računovodstvo. Teh rokov se zaposleni v večini primerov držijo. Posledica
tega pa je, da med mesecem dobimo v računovodstvo le polovico dokumentacije. Ko se bliža
končni datum po rokovniku, se likvidira, knjiži in predaja ogromna količina knjigovodskih
listin, ki jih potem v računovodstvu le s težavo dokončno obdelamo v predpisanem roku po
rokovniku. Zato predlagam, da se v pravilnik o računovodstvu vnesejo roki za likvidiranje,
roki za knjiženje in predajo dokumentacije v računovodstvo.
48
Glede na izpopolnjene računalniške sisteme predlagam, da je rok za likvidiranje računov v
sistemu e-Računi:
� en dan po prejemu računa v podjetje, kjer sta pregledovalec in odgovorna oseba ista,
� največ dva dni po prejemu računa v podjetje, kjer sta pregledovalec in odgovorna oseba
različna.
Rok za knjiženje računov v sistemu iScala je en dan po odobritvi računa oz. največ tri dni po
prejemu računa v podjetje. To bi veljalo za račune, ki so prejeti v tekočem mesecu za
obračunski mesec. Za račune, ki prihajajo v naslednjem mesecu za pretekli mesec, pa bi
pogoje zaostrili. Ti računi morajo biti odobreni takoj oz. še isti dan, prav tako pa tudi
poknjiženi takoj oz. najkasneje naslednji dan.
S temi ukrepi bi bistveno skrajšali čas za likvidiranje in knjiženje računov. To bi potekalo bolj
enakomerno, povečala pa bi se tudi pravilnost vknjižb.
Prav tako bi morali izdelati tudi organizacijski predpis, kjer bi bila natančno zapisana
navodila za obravnavanje knjigovodskih listin. Opredeljevati bi moral vse postopke v zvezi s
prejetimi in izdanimi listinami. Opisane bi morale biti oblike knjigovodskih listin, kdo so
odgovorne osebe za njihovo sestavo, njihova vsebina, roki za prenose in knjiženje, mesto
odlaganja in način ter čas hrambe.
49
6 ZAKLJUČEK
Vloga knjigovodskih listin je v podjetju zelo pomembna, tega se morajo zavedati tako
poslovodni delavci kot zaposleni. Biti morajo verodostojne, kar pomeni, da je poslovni
dogodek, na podlagi katerega so nastale, pošten in resničen. Tudi poznejši vpogled v
knjigovodsko listino mora dati jasno sliko o tem, za kakšen poslovni dogodek je šlo. Če so
knjigovodske listine, ki jih uporabljamo za vnašanje v poslovne knjige, neverodostojne, tudi
poslovni izkazi na izkazujejo poštene vrednosti podjetja. Prav tako z upoštevanjem
neverodostojnih listin tvegamo kazen, ki je za tovrstne prekrške zelo visoka.
Računovodski izkazi, poslovno poročilo, razna druga poročila in davčni obračuni, ki so
izdelani na podlagi verodostojnih listin, pokažejo resnični položaj podjetja. Namenjene so
notranjim in zunanjim uporabnikom informacij. Notranji uporabniki informacij so organi
upravljanja in vodenja, ki sprejemajo na podlagi teh informacij najrazličnejše poslovne
odločitve. Del obračunov pa je usmerjen tudi k vsem zaposlenim. Zunanji uporabniki so tisti
del javnosti, ki sprejema svoje poslovne odločitve na podlagi izkazanih informacij drugih:
kupci, dobavitelji, lastniki kapitala, banke, državne institucije, leasingodajalci idr.
Današnji čas zaznamujejo hitre spremembe na vseh področjih. Predvsem je v ospredju
elektronsko poslovanje, ki omogoča povezavo med podjetji. Klasični pretok dokumentov med
podjetji vzame kar nekaj časa, za njihovo obdelavo je potrebnih več ljudi, vse to pa je seveda
povezano s stroški. Z uporabo elektronskega poslovanja je podjetjem omogočeno, da si z
različnimi tehnologijami pošiljajo podatke. Mnogi dokumenti (računi, dobropisi, bremepisi,
opomini ipd.) so oblikovani s pomočjo računalniškega programa. Vse te dokumente morajo
podjetja natisniti, zapakirati v kuverte, nasloviti na prejemnika, opremiti z znamkami in
poslati prejemniku. Veliko enostavneje bi bilo, če bi si jih lahko podjetja med sabo
izmenjavala elektronsko. Ne bi bilo stroškov s papirjem, tiskalnikom, barvami, kuvertami in
poštnino. Postopek bi bil veliko krajši, papirna dokumentacija pa ne bi več zavzemala
ogromne količine prostora.
Če želi podjetje danes ostati konkurenčno, ne sme več razmišljati o tem, ali bi poslovalo
elektronsko ali ne. To je danes postalo že nuja. Z elektronskim poslovanjem podjetje
spreminja način poslovanja in preoblikuje poslovne procese. S tem si odpira nove poslovne
priložnosti za tesnejše sodelovanje s poslovnimi partnerji.
50
Spremenjeni način poslovanja z uvajanjem elektronske povezave med poslovnimi partnerji
omogoča hitrejši pretok informacij, večjo učinkovitost poslovanja, ustvarjenje konkurenčne
prednosti in možnost hitrejše gospodarske rasti. Uspešna prisotnost na globalnem trgu je
odvisna od učinkovitosti vključevanja elektronskega poslovanja v poslovne procese v
podjetju, tudi v računovodstva gospodarskih družb.
Da bi podjetje izboljšalo svoje poslovanje in da bi si zagotovilo pravočasne informacije, mora
sprejeti kar nekaj ukrepov, ki bodo k temu pripomogli. Predvsem mora vzpostaviti red na
področju likvidiranja in knjiženja računov, poleg tega pa bi moralo vzpostaviti tudi
elektronsko poslovanje. V ta namen bi podjetje moralo:
� izbrati in kupiti ustrezno strojno in programsko opremo,
� pridobiti dokumentacijo, ki je potrebna za vzpostavitev elektronskega poslovanja med
zavezanci,
� izobraževati zaposlene (predvsem na področju pravilne uporabe računovodskih
programov in ostalega elektronskega poslovanja),
� spremljati novosti na področju elektronskega poslovanja.
Uvedba elektronskega poslovanja v računovodstvo podjetja je nujna, saj lahko le na takšen
način podjetje ostane uspešno in konkurenčno. Za takšen način poslovanja je nujno tudi
izobraziti in motivirati zaposlene.
51
7 SEZNAM LITERATURE IN VIROV
1. Beškovnik, B. (2006) ) ´Spremembe pri organizaciji dobave blaga v nabavni logistiki´,
Organizacija, let. 2006, št. 7, str. 446-451.
2. Huber, R. (2007) ´E-poslovanje´, Poslovna dinamika, let. 2007, št. 2, str. 14.
3. Igličar, A., Hočevar, M. (1997) Računovodstvo za managerje, Ljubljana, Gospodarski
vestnik.
4. Ili ć, M. (2003) ´Trije največji izzivi projektnega managementa´, Iteo [online].
Dostopno na: http://www.iteo.si/svetovanje/clanki.htm [dostop 30. junija 2007].
5. Interno gradivo (2003) Obvladovanje zunanje in notranje dokumentacije ter paketnih
pošiljk, Sladki Vrh.
6. Interno gradivo (2001) Pravilnik o hranjenju in arhiviranju poslovne dokumentacije,
Sladki Vrh.
7. Interno gradivo (2006) Pravilnik o računovodstvu, Sladki Vrh.
8. Interno gradivo (2003) Predstavitev družbe – 130 let Palome, Sladki Vrh.
9. Kaučič Klajnšek, A. (2002) Stroškovno računovodstvo, Maribor, Doba.
10. Melavc, D. in Milost, F. (2003) Računovodstvo, Koper, Fakulteta za management.
11. Paloma d. d. Sladki Vrh (2007) Elektronski vir,
http://www.paloma.si/paloma/predstavitev.htm, [dostop 21. junija 2007].
12. Petkovič, D. (2006) ´Ali ima en poslovni dogodek res vedno vpliv na dve ali več vrst
davkov?´, Davčno-finančna praksa, let. 2006, št. 9, str. 9-11.
13. Pravilnik o izvajanju zakona o davku na dodano vrednost (PZZDV-1). V: Uradni list
RS, št. 117/2006. 1. 1. 2007.
http://zakonodaja.gov.si/rpsi/r03/predpis_PRAV7543.html (pridobljeno 22. 6. 2007).
14. Slovenski inštitut za revizijo (2006) Slovenski računovodski standardi, Ljubljana,
Zveza računovodij, finančnikov in revizorjev Slovenije.
52
15. Turk, I., Kavčič, S., Kokotec-Novak, M., Koželj, S., Melavc, D., Odar, M. (1999)
Finančno računovodstvo, Ljubljana, Zveza računovodij, finančnikov in revizorjev
Slovenije.
16. Zakon o davčnem postopku (ZDavP-2). V: Uradni list RS, št. 117/2006. 1. 1. 2007.
http://zakonodaja.gov.si/rpsi/r03/predpis_ZAKO4703.html (pridobljeno 23. 6. 2007).
17. Zakon o davku od dohodkov pravnih oseb (ZDDPO-2). V: Uradni list RS, št. 17/2006.
1. 1. 2007. http://zakonodaja.gov.si/rpsi/r07/predpis_ZAKO4687.html (pridobljeno
24. 6. 2007).
18. Zakon o davku na dodano vrednost (ZDDV-1). V: Uradni list RS, št. 117/2006.
1. 1. 2007. http://zakonodaja.gov.si/rpsi/r01/predpis_ZAKO4701.html (pridobljeno
22. 6. 2007).
19. Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP). V: Uradni list
RS, št. 98/2004. 24. 9. 2004.
http://zakonodaja.gov.si/rpsi/r03/predpis_ZAKO1973.html (pridobljeno 28. 6. 2007).
20. Zakon o gospodarskih družbah (ZGD-1). V: Uradni list RS, št. 42/2006. 4. 5. 2007.
http://zakonodaja.gov.si/rpsi/r01/predpis_ZAKO4291.html (pridobljeno 22. 6. 2007).
53
IZJAVA O AVTORSTVU
Podpisana Angela Šnajder, študentka programa komercialist, izjavljam, da je diplomska
naloga z naslovom Vloga knjigovodskih listin v poslovnem sistemu Paloma d. d. moje
avtorsko delo.
Podpis
54
Priloga 1: Skeniran račun
Vir: Paloma d. d., 2007.
55
Priloga 2: Vnos podatkov o prejetem računu
Vir: Paloma d. d., 2007.
56
Priloga 3: Zavrnitev računa
Vir: Paloma d. d., 2007.
57
Priloga 4: Osnovna stran programa e-Računi
Vir: Paloma d. d., 2007.
58
Priloga 5: Izpis prejetih računov po različnih kriterijih
Vir: Paloma d. d., 2007.
59
Priloga 6: Vnos prejetih računov v programu iScala
Vir: Paloma d. d., 2007.
