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Dirección General de Bibliotecas. Subdirección de Informática Lic. Gabriela Ortega Alfaro Lic. Isela García Bravo. Proceso de renovación de órdenes de compra de Publicaciones Seriadas. Grupo de usuarios ALEPH León, Gto. 2 y 3 de Mayo de 2007. Objetivos:. - PowerPoint PPT Presentation
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Dirección General de Bibliotecas
Subdirección de InformáticaLic. Gabriela Ortega Alfaro
Lic. Isela García Bravo
Proceso de renovación de órdenes de compra de Publicaciones Seriadas
Grupo de usuarios ALEPH
León, Gto. 2 y 3 de Mayo de 2007
DGB-UNAM
Objetivos:
Satisfacer las necesidades de los usuarios del sistema.
Agilizar el proceso de renovación de publicaciones seriadas en formato impreso, adquiridas por la UNAM.
DGB-UNAM
Antecedentes
Anualmente se adquieren 12,200 revistas impresas por suscripción (Seriunam)
El Departamento de Suscripciones de la DGB es el encargado de centralizar dichas adquisiciones.
DGB-UNAM
Antecedentes
Desde 2001 el Departamento de Suscripciones registra la adquisición de revistas en Aleph.
El Departamento de Suscripciones requiere de una herramienta confiable que le permita tener actualizada la colección.
DGB-UNAM
Antecedentes
Es necesario conservar la historia de las suscripciones para apoyar a los procesos de reclamación.
El proceso de renovación de órdenes de compra dentro del módulo de Adquisiciones, requiere dedicar mucho tiempo.
DGB-UNAM
Antecedentes
El proceso de renovación a través del sistema ALEPH, actualiza sobre el mismo registro las órdenes de compra.
DGB-UNAM
Acciones previas al proceso
El Departamento de Suscripciones necesita:
Identificar cambios en la colección
Actualizar la colección del año corriente realizando los cambios pertinentes en el sistema de ALEPH
DGB-UNAM
¿En qué consiste el Proceso de Renovación?
Consiste en abrir el presupuesto y generar las órdenes de compra para el año siguiente.
DGB-UNAM
Desarrollo del Proceso de Renovación
El diseño de este proceso esta basado en programación estructurada y PL/SQL, partiendo de la tabla z68 (órdenes)
Se utilizan procedimientos propios del Sistema ALEPH
DGB-UNAM
Procedimiento de Renovación:
1. El Departamento de Suscripciones solicita el proceso de renovación.
2. Informática planea en tiempo y forma.
3. Informática realiza el proceso y verifica.
4. El Departamento de Suscripciones valida el proceso.
DGB-UNAM
Flujo de información2.Obtener órdenes
vigentestabla z68
SERIUNAM
Colección actual
5. Importar a la tabla z68
p_file_04
3. Cambiar número de orden
4. Reemplazar con cerosel consecutivo del REC_KEY
6.Reemplazar consecutivo del REC_KEY
7. Cambiar fechasInicio, Fin y Renovación
de suscripción8. Cambiar fecha de Apertura por la fecha
del proceso
10. Reemplazar fecha de status
por fecha del proceso
9. Reconstruye Índices z68
acq_04
1. Abrir Presupuestos
acq_05
DGB-UNAM
Programas desarrollados
sacar_ordenes_z68.sql pon_ceros_ordenes.c consecutivo_ordenes.sql cam_fecha.sql cam_fecha_sus.sql cam_renew.sql renovacion.sql
DGB-UNAM
Procesos empleados del sistema ALEPH
acq_05
Apertura de presupuesto
DGB-UNAM
Procesos empleados del sistema ALEPH
acq_04
Reconstrucción de índices de órdenes
DGB-UNAM
Procesos empleados del sistema ALEPH
p_file_04
Importación de órdenes nuevas
DGB-UNAM
Verificación del proceso (órdenes) 01 z68_order \ 02 z68_rec_key \ 03 doc_number ...................000010258 03 sequence .....................00008 02 z68_order_type .................S 02 z68_order_number ...............141490-2007 02 z68_order_number_1 .............CAMBRIDGE 02 z68_order_number_2 ............. 02 z68_order_group ................ 02 z68_open_date ..................20060923 02 z68_order_status ...............RSV 02 z68_order_status_date ..........20060923 02 z68_arrival_status .............P 02 z68_invoice_status .............C 02 z68_last_touch_date ............00000000 02 z68_sub_library ................PAF 02 z68_alpha ......................L 02 z68_order_data \ 03 method_of_aquisition .........P 03 order_date ...................00000000 03 material_type ................J 03 letter_type ..................00 03 order_delivery_type ..........LI 03 send_method .................. 03 delivery_type ................A 03 rush .........................N 03 eda ..........................20020701 03 original_eda .................20020701 03 library_note .................VR02 z68_vendor \ 03 vendor_code ..................CAMBRIDGE 03 vendor_reference_no .......... 03 vendor_note ..................
02 z68_quantity \ 03 quantity_text ................1 03 unit_type .................... 03 no_units .....................00001 03 unit_price ...................525.58 03 total_price ..................525.58 02 z68_e_price_x \ 03 e_currency ...................US 03 e_listed_price ...............00000000052558 03 e_term \ 04 e_term_sign ................ 04 e_term_percent .............00000 03 e_price ......................00000000052558 03 e_local_price ................00000000623208 03 e_note ....................... 02 z68_target \ 03 approver_id .................. 03 target_id ....................M 03 target_text ..................FAC.DE QUIMICA.EST.PROFESIONALES.BIB 03 target_flag ..................D 02 z68_subscription \ 03 subscription_date_from .......20070101 03 subscription_date_to .........20071231 03 subscription_renew_date ......20070701 03 subscription_budget_period ...1 02 z68_standing \ 03 max_no_arrival_days ..........0000 02 z68_auto_claim .................Y 02 z68_isbn .......................0094-8233 02 z68_vendor_contact ............. 02 z68_ordering_unit ..............
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Verificación desde el cliente GUI
• Fecha de creación y de estado
• Nota=VR
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Verificación desde el cliente GUI
• Fecha de inicio, fin y renovación de la suscripción
DGB-UNAM
Conclusiones
Incorporar las órdenes de compra del año siguiente a la base a través del proceso, garantiza la integridad de la colección.
Reduce el tiempo que se puede invertir al crear una nueva orden de compra.
DGB-UNAM
Conclusiones
Agiliza el proceso de renovación que realiza el Departamento de Suscripciones.
Mantener el histórico de las órdenes de compra.
