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ESTADO DO MARANHÃO
SECRETARIA DE SEGURANÇA PÚBLICA POLÍCIA MILITAR DO MARANHÃO
Diretriz Administrativa nº 01/2017 – DF (Solicitação e Concessão de Diárias)
São Luís Jul2017
APRESENTAÇÃO
A Diretoria de Finanças, com fulcro na lei estadual n. 4.175/80, Decretos nº
11.457/90, 28.862/13 e 31.290/15, tem a honra de apresentar aos gestores e
colaboradores das Unidades Gestoras da Polícia Militar do Maranhão, a presente
Diretriz Administrativa que trata das solicitações e concessões de diárias.
Este documento foi elaborado para suprir uma carência manifesta da gestão
pública no controle dos gastos com diárias. Por se tratar de uma necessidade de
todas as unidades orçamentárias, faz-se necessário uma padronização dos
procedimentos operacionais em todos eles, de modo a alcançarmos eficiência e
regularidade do gasto.
A presente Diretriz contém quatro partes integradas: (1) o mapa geral do
processo, no qual são definidos os atores e as tarefas a serem executadas; (2) as
rotinas operacionais, quando se define todas as etapas necessárias para execução
das tarefas; (3) a relação de modelos, quando necessários em alguma etapa; (4) os
checklists que devem ser seguidos, seja quando da juntada de documentos ou da
observância de requisitos.
Pretendemos capacitar todos envolvidos no processo, para desempenhar
suas atividades de acordo com essa metodologia de trabalho. Para isso,
realizaremos treinamentos e consultorias. Estamos de portas abertas aos gestores e
colaboradores, para todos os esclarecimentos necessários.
Cel QOPM Eduardo Antonio Batista Simplício
Diretor de Finanças da PMMA
Sumário
Apresentação ................................................................................................. 2
Mapa Geral do Processo ............................................................................... 5
I -Definição das Rotinas Operacionais ......................................................... 6
a. Motivação ................................................................................................6 b. Requisitar diárias (servidor). ................................................................. 6
c. Analisar o pedido de diárias (comandante da UPM). ............................ 7
d. Formalizar o processo (protocolo). ........................................................ 7 e. Autorizar a viagem (gestor). .................................................................. 7
f. Analisar a solução de atendimento à demanda (setor financeiro DF/3). 7
g. Providenciar a emissão da Nota de Empenho (setor financeiro DF/2)..8
h. Providenciar a liquidação da despesa (setor financeiro DF/2). ............ 8
i. Gerar a programação de desembolso PD (setor financeiro DF/2). ........ 8
j. Providenciar a prestação de contas de diárias (servidor). ..................... 8
l. : Analisar a prestação de contas da viagem (setor financeiro DF/3)........9
m. Providenciar a cobrança da restituição de diárias recebidas indevida- mente (setor financeiro DF/3)............................................................................................9
,
n. Restituir diárias recebidas indevidamente (servidor) ........................... ..9
o. Providenciar no caso de restituição de diárias (setor financeiro DF/2)..9
Apêndice I – Modelos ................................................................................... 10
Modelo 1 – Requisição de diárias ........................................................... 10
Modelo 2 – Requisição de diárias em equipe ......................................... 11
Modelo 3 – Ficha de cadastro de credor ................................................. 12
Modelo 4. Ficha de controle individual de diárias.................................... 13
Modelo 5 – Ofício solicitando autorização para deslocamento e pagamen- to de diárias ............................................................................................ 14
Modelo 6 – Quadro de informações orçamentárias ................................ 15
Modelo 7 – Relatório de viagem.............................................................. 16
Modelo 8 – Ofício solicitando restituição de diárias ................................ 17
Modelo 6. Valores de diárias ................................................................... 18
Apêndice II – Checklist ................................................................................ 19
Checklist 1 – Impossibilidade de receber diárias .................................... 19
Checklist 2 – Diárias pagas pela metade do valor .................................. 19
Checklist 3 – Comprovantes de viagem .................................................. 19
Checklist 4 – Situações de restituição de valores de diárias ................... 20
MAPA GERAL DO PROCESSO
I - DEFINIÇÃO DAS ROTINAS OPERACIONAIS As normas estabelecidas nesta Diretriz Administrativa referente ao pagamento
de diárias no âmbito da Polícia Militar do Maranhão - PMMA, definirão as competências
quanto a sua solicitação e concessão destas, dentro e fora do estado, para
deslocamentos de policiais militares, contratados e funcionários civis lotados na
corporação, em comprovada necessidade do serviço público.
a. Motivação - A concessão de diárias está diretamente ligada ao fator que justifique o
afastamento do servidor em objeto de serviço de interesse da corporação fora de sua
localidade onde tem exercício, definido em um planejamento prévio, tais como: Plano
de Operações, Notas de Instruções, Ordens de Serviços, encargos de Polícia
Judiciária, e outros eventos motivadores do seu deslocamento autorizados pelo senhor
Comandante Geral da PMMA, em nota devidamente publicada em Boletim Geral,
através do Sistema de Gerenciamento de Informações SGI; nos casos das UGE's do
interior e da capital, as notas de publicação do afastamento de seus policiais militares,
deverão ser publicada em Boletim Interno, obedecendo as mesmas normas aqui
consubstanciadas. No caso das diárias internacionais, os procedimentos serão
específicos após o Ato do Chefe do Executivo do Estado.
b. Requisitar diárias (servidor). 1.1 - Os pedidos de diárias devem ser corretamente preenchidos com os
elementos essenciais ao ato de concessão, quais sejam: a. – Nome do beneficiário,
onde constará CPF, telefone, banco, agência e número da conta bancária; b. -
Indicação dos locais de Origem e destino (Cidade e UF); c. - Descrição OBJETIVA do
serviço ou atividade a ser executada; d. - O período de afastamento (considerar o dia e
horário da partida e o dia e horário do retorno).
1.2 - Os formulários de pedidos de diárias podem ser devidamente
preenchidos no www.portaldoservidor.ma.gov.br/ (figura 1), no site www.pm.ma.gov.br,
ou em formulário padrão conforme modelo-1.
1.3 - No caso das viagens em equipe, com o mesmo objetivo, destino e
período, poderá ser feita uma requisição em conjunto, conforme modelo-2, contendo
assinatura da autoridade designante da equipe e do ordenador de despesas.
1.4 - Encaminhar o formulário de requisição de diárias em única via,
acompanhado do formulário de cadastro de credor conforme modelo-3, ao chefe
imediato para validação da necessidade e pertinência da viagem;
c. Analisar o pedido de diárias (comandante de UPM) - Checklist - 1
1.1 - Analisar o pedido observando se o servidor está devidamente
autorizado pelo seu comandante de UPM, ou designado por autoridade competente
em Nota publicada em Boletim Geral, de acordo com os critérios de necessidade e
oportunidade da viagem;
1.2 - Verificar se o servidor está apto a receber diárias, observando as
vedações dos art. 30º, § 1º e 35 da Lei 4.175/80, do art. 1º do Decreto 31.290/15;
1.3 - Controlar as concessões de diárias por servidor através de sistema
ou ficha individualizada, e integrante de cada processo de pagamento, conforme
modelo-4, afim de não exceder o limite previsto no art. 1º do Dec. 31.290;
1.4 - Definir as diárias que serão pagas pela metade, nos casos previstos
no parágrafo 2º, do art. 2º do Decreto nº 22.985 de março de 2007- Checklist -2
1.5 - Elaborar ofício ao Comandante Geral (Ordenador de despesa),
justificando a necessidade e oportunidade do deslocamento do servidor ou tropa a
seguir viagem, conforme modelo-5.
1.6 - Uma vez de posse de todos os documentos descritos, apensá-los e
enviá-los em via única ao protocolo no mínimo vinte dias anterior ao afastamento,
para ser formalizado o processo que dará origem à referida despesa.
d. Formalizar o processo (protocolo).
1.1 - Cabe a autuação do processo à Ajudância Geral da PMMA, e nas
UGE's o P/1 das respectivas UPM's, que de posse das documentações fará o
cadastramento do bojo processual no http://eprocessos.ma.gov.br.
1.2 - Encaminhar o processo para o Ordenador de Despesas, para
análise da possibilidade de atendimento da demanda.
e. Autorizar a viagem (gestor).
1.1 - Analisar a necessidade, oportunidade e disponibilidade de recursos
para a viagem, autoriza e encaminha o processo ao financeiro;
1.2 - Não havendo concordância, determinar o arquivamento do processo
e comunicar ao comandante do interessado, ou à parte motivadora do afastamento.
f. Analisar a solução de atendimento à demanda (setor financeiro DF/3).
1.1 - Recebe e analisa o processo, enumera as páginas verificando se
atende as exigências previstas quanto às normas para a concessão de diárias.
1.2 - Verificar na contabilidade a existência de dotação orçamentária e
financeira observando a dotação própria;
1.3 - Preencher o quadro de informações orçamentárias, conforme modelo-6; 1.4 - Despacho do Diretor de Finanças autorizando o empenho da despesa.
g. Providenciar a emissão da Nota de Empenho (setor financeiro DF/2).
1.1 - Emitir a Nota de Empenho (NE);
1.2 - Juntar a NE ao processo obedecendo a sequencia cronológica e
numérica;
1.3 - Colher assinatura do Ordenador de Despesas na NE;
h. Providenciar a liquidação da despesa (setor financeiro DF/2).
1.1 - Liquidar a despesa contabilmente;
1.2 - Despachar o processo para saneamento de eventuais falhas,
conforme tarefa analisada.
i. Gerar a programação de desembolso PD (setor financeiro DF/2).
1.1 - Gerar a programação de desembolso (PD) contabilmente.
1.2 - Executar a PD contabilmente;
1.3 - Juntar a Ordem Bancária (OB) ao processo, obedecendo a
sequencia cronológica e numérica;
1.4 - Imprimir a relação das ordens bancárias externas em duas vias;
1.5 - Colher as assinaturas do gestores para autorização do pagamento
junto ao banco.
1.6 - Enviar a relação Relação Externa (RE) ao banco para processar
pagamento.
1.7 - Remeter o processo para o DF/3 para arquivamento, e aguardo do
relatório e seus documentos comprobatórios de viagem quando for o caso.
j. Providenciar a prestação de contas de diárias (servidor).
1.1 - Elaborar o relatório de viagem, conforme modelo-7;
1.2 - Juntar os documentos comprobatórios da viagem ao relatório, tais
como bilhete de embarque nos casos de viagens aéreas.
1.3 - Submeter o relatório de viagem ao gerente/chefe imediato para
atestar a realização da viagem com assinatura/carimbo;
1.4 - Encaminhar ao setor financeiro (DF/3) a documentação e relatório
da viagem para o término do ciclo da concessão de diárias.
l. Analisar os documentos comprobatórios de viagem e arquivo (setor financeiro DF/3) - Checklist -3. 1.1 - Juntar o relatório de viagem e os documentos comprobatórios ao
processo de concessão de diárias, obedecendo a seqüência cronológica e numérica;
1.2 - Conferir as assinaturas e carimbos das autorizações e validações da
viagem;
1.3 - Arquivar o processo, em caso de regularidade do gasto;
1.4 - Caso não seja comprovada a viagem adequadamente, conforme as
normas, dar continuidade ao processo quanto à cobrança da restituição dos valores.
m. Providenciar a cobrança da restituição de diárias recebidas indevidamente (setor financeiro DF/3) - Checklist -4.
1.1 - Notificar o servidor de ofício para que proceda a devolução dos
valores recebidos em excesso ou indevidamente, conforme modelo-8, nos casos de
não conformidade da viagem com a autorização.
n. Restituir diárias recebidas indevidamente (servidor)
1.1- Depositar o valor apurado no Banco do Brasil na conta específica "C"
do órgão;
1.2 - Entregar o comprovante de depósito ao setor financeiro (DF/3).
1.3 - Juntar o comprovante de depósito do servidor ao processo de
concessão de diárias, obedecendo a seqüência cronológica e numérica;
o. Providências no caso de restituição de diárias (setor financeiro DF/2).
1.1 - Conferir o crédito na conta específica do órgão, de acordo com o valor devido; 1.2 - Fazer a GR e OBT (Ordem Bancária de Transferência) intra SIAFEM, 1.3 - Anular contabilmente intra SIAFEM, a liquidação da despesa (NL); 1.4 - Anular contabilmente intra SIAFEM, o empenho da despesa (NE); 1.5 - Conferir se o valor da anulação foi lançado contabilmente no SIAFEM; 1.6 - Colher assinatura do gestor na anulação do empenho; 1.7 - Fazer juntada das anulações ao processo, obedecendo a seqüência cronológica e numérica;
1.8 - Enviar ao DF/3 para arquivamento do processo.
ESTADO DO MARANHÃO POLÍCIA MILITAR DO MARANHÃO REQUISIÇÃO DE DIÁRIAS
DADOS PESSOAIS
NOME DO COMPLETO DO PROPONENTE
MATRÍCULA
104596
CARGO
FUNÇÃO/EMPREGO
NOME DO COMPLETO DO SERVIDOR
MATRÍCULA
RG (N° E ÓRGÃO EXPEDIDOR)
CPF
AGÊNCIA
CONTA CORRENTE
LOTAÇÃO (NOME DO ÓRGÃO)
POLÍCIA MILITAR
UNIDADE DE EXERCÍCIO
CARGO
FUNÇÃO/EMPREGO
OBJETIVO DO SERVIÇO A SER REALIZADO
LOCAL ONDE O SERVIÇO SERÁ REALIZADO
DIÁRIAS
QUANTIDADE (S) VALOR UNITÁRIO DA DIÁRIA (R$)
TOTAL DAS DIÁRIAS (R$)
PERÍODO PROVÁVEL DO AFASTAMENTO:
EMPENHO ___________________________
DATA
CONCEDO E AUTORIZO A(S) DIÁRIAS(S) _____________________________________________
ASSINATURA C/CARIMBO DO ORDENADOR DE DESPESA
PASSAGEM: AÉREA ( )
SAÍDA DATA HORÁRIO: RETORNO: DATA HORÁRIO
TRECHO VÔO CÓDIGO DE RESERVA_________________
DATA
CONCEDO E AUTORIZO O DESLOCAMENTO _____________________________________________
ASSINATURA C/CARIMBO DO ORDENADOR DE DESPESA
PASSAGEM: RODOVIÁRIA ( )
SAÍDA DATA / / HORÁRIO:_______RETORNO: DATA / / HORÁRIO______
DATA _____/ ______ / ______
CONCEDO E AUTORIZO O DESLOCAMENTO _____________________________________________
ASSINATURA C/CARIMBO DO ORDENADOR DE DESPESA
APÊNDICE I – MODELOS
Modelo 1 – Requisição de diárias
Modelo 2 – Requisição de diárias em equipe
REQUISIÇÃO DE DIÁRIAS/EQUIPE
ESTADO DO MARANHÃO
POLÍCIA MILITAR DO MARANHÃO REQUISIÇÃO DE DIÁRIAS EM EQUIPE
POSTO/GRAD NOME CPF QTD VALOR
UNITÁRIO VALOR TOTAL
DESTINO
PERÍODO VALOR TOTAL DAS DIÁRIAS: R$
OBJETIVO DA VIAGEM:
SÃO LUÍS (MA), ____/____/________
_____________________________________ AUTORIDADE DESIGNANTE
SÃO LUÍS (MA), ____/____/________
____________________________________ ORDENADOR DE DESPESA
Modelo 3 – Formulário de cadastro de credor
FICHA DE CADASTRO DE CREDOR
DADOS PESSOAIS
NOME: _______________________________________________________________ _____________________________________________________________________; MATRÍCULA: ____________________; CPF:_____________________________; ENDEREÇO: __________________________________________________________; CIDADE:_________________________; TELEFONE: (____)___________________; DADOS BANCÁRIOS:
BANCO: ________________________________; AGÊNCIA: ______________________________; CONTA CORRENTE: _____________________;
________________________________________________ ASSINATURA DO CREDOR
Modelo 4. Ficha de controle individual de diárias
CABEÇALHO DA OPM
NOME SERVIDOR___________________________________________________________
MATRÍCULA: _____________ CPF: _____________________ LOTAÇÃO_______________
FICHA DE CONTROLE INDIVIDUAL DE DIÁRIAS
DADOS DA VIAGEM
BG Nº PROCESSO Nº TRAJETO PERÍODO QTD DIÁRIAS
TOTAL
SÃO LUÍS- MA, _____/______/________
___________________________________________ RESPONSÁVEL PELA INFORMAÇÃO1
1: Cmt da OPM;
P/1 ou Chefe da Seção Adm.
Modelo 5 – Ofício de requisição de diárias
São Luís - MA, 11 de julho de 2017.
Ofício nº 094/2017 – CCG/AjG
Do Cap QOPM Fulano de Tal
Ao Sr Cel. QOPM CMT Geral
Assunto: Solicitação
PROTOCOLO: 818303-2017
Senhor Comandante Geral,
1. Solicito providencias para a liberação de XX(.......) diárias,
para..(nome).....................,(CPF)...........matrícula...., a fim de
participar..........(evento) em ..............(local), no período
de..........(justificativa)............., conforme documentação em anexo;
2. Desta forma, submete-se o processo a Vossa Senhoria, para
autorização da referida despesa.
.
Cap QOPM Fulano de Tal
Cmt da CCG/AjG
Modelo 6 – Quadro de informações orçamentárias
QUADRO DE INFORMAÇÕES ORÇAMENTÁRIAS
O Quadro abaixo contém informações orçamentárias necessárias à autorização do processo
de despesa n. _______/___________
Unidade Orçamentária
Função
Subfunção
Programa
Projeto Atividade
Fonte de Recursos
Natureza(Código) da Despesa
Valor Inicial da Dotação Orçamentária
Valor da Despesa
Saldo Atual da Dotação
São Luís (MA), ______/______________________/____________
Funcionário Responsável
ESTADO DO MARANHÃO
SECRETARIA DE ESTADO DE SEGURANÇA PÚBLICA POLÍCIA MILITAR DO MARANHÃO
AJUDÂNCIA GERAL
RELATORIO DE VIAGEM (DEVERÁ SER ENVIADO AO AJUDANTE GERAL)
AO SR(A): AJUDANTE GERAL DA PMMA
FUNÇÃO/CARGO: CEL QOPM
1. DADOS DO(A) SOLICITANTE: NOME:
POSTO/GRADUAÇÃO:
OPM:
FUNÇÃO/CARGO:
CPF:
LOTAÇÃO:
FONE:
ENDEREÇO:
EMAIL:
WHATSAPP:
2. DADOS DO AFASTAMENTO: DOC ORIGEM:
PUBLICAÇÃO EM BG.
DATA SAÍDA:
DESTINO:
TIPO DE TRANSPORTE:
VÔO/EMPRESA (AÉREA OU TERRESTRE)
DATA DE RETORNO:
DESTINO:
TIPO DE TRANSPORTE:
- VÔO/EMPRESA (AÉREA OU TERRESTRE)
- MOTIVO:
3. RELATO DO EVENTO TIPO DO EVENTO:
TEMA:
LOCAL:
DATA: (INICIO E TÉRMINO)
ASSUNTOS:
OBSERVAÇÃO: O Policial Militar e/ou dependentes deverá apresentar no prazo máximo de cinco dias, contado da data de retorno à sede
originária do serviço, este RELATÓRIO devidamente preenchido com o original ou cópias dos canhotos dos cartões de embarque ou outros
meios admissíveis que comprovem a viagem, (chek-in, ou declaração fornecida pela empresa de transporte) visando à composição do
processo de PRESTAÇÃO DE CONTAS.
____________________________________
Local e data
______________________________________
Assinatura
Modelo 7 – Relatório de viagem
Modelo 8 – Ofício solicitando restituição de diárias
São Luís - MA, 11 de julho de 2017.
Ofício nº 094/2017 – DF
Do Cel QOPM Diretor de Finanças
Ao Maj QOPM Fulano de Tal
Assunto: Solicitação de restituição
de diárias
PROTOCOLO: 818303-2017
Senhor Major,
Solicito a V. Sa. que providencie a restituição das diárias não
utilizadas dentro do prazo legal de 05(cinco ) dias conforme art. 5º do
Decreto n. 22.985/2007, através de depósito no Banco do Brasil na conta
específica C do órgão (Ag. ......... – Setor Público, conta –
...............), referente ao valor das diárias não utilizadas.
.
Cel QOPM Eduardo Antonio Batista Simplício
Diretor de Finanças
Modelo 6. Valores de diárias
Anexo I do Decreto Estadual 28.862/13.
APÊNDICE II – CHECKLIST
Checklist 1 _ Impossibilidade de receber diárias
(_) a inativo, pensionista, estagiário, empregados de empresas de
terceirização ou a qualquer pessoa que não integre os quadros de pessoal do
Estado exceto os colaboradores eventuais (art. 2., §2. do referido decreto);
(_) durante afastamentos, licenças, férias ou qualquer período em que não
haja efetiva prestação de serviço;
(_) quando o deslocamento ocorrer dentro do mesmo município;
(_) quando o deslocamento temporário não acarretar despesa de alimentação
ou hospedagem;
(_) nos casos em que o deslocamento da sede constituir exigência
permanente do cargo ou emprego público.
(_) o total das diárias por servidor, não poderá exceder de 60 (sessenta) por
ano, salvo em casos especiais, previamente autorizados pelo Secretário de Estado
de Planejamento (art.1. do Decreto n. 31.290/2015).
(_) falta de comprovação do deslocamento no prazo de até 05(cinco) dias
úteis contados do termino do período de afastamento (da última diária recebida).
Checklist 2 – Diárias pagas pela metade do valor
(_) quando o afastamento não exigir pernoite fora da sede de serviço;
(_) no dia do retorno à sede;
(_)) quando o serviço se realizar em cidade contígua à localidade em que tenha exercício; (_)quando fornecido alojamento ou outra forma de pousada por qualquer outro órgão da administração pública;
Checklist 3 – Comprovantes de viagem
(_) bilhete de passagem, cartão de embarque, ou congênere; ou
(_) copia de certificado de participação em evento (_) o servidor deve preencher e assinar o formulário do Relatório de Viagem
com os dados exigidos bem como, o relato detalhado da viagem.
Checklist 4 – Situações de restituição de valores de diárias
(_) Não se afastou da sede, devolução integral;
(_) Recebeu indevidamente;
(_) Retornou antes do prazo previsto, devolução proporcional;