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123

DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASADO EN EL

MODELO COCO QUE CONTRIBUYA A MEJORAR LA GESTIÓN

FINANCIERA DE LA MEDIANA EMPRESA DEL SECTOR COMERCIO

DEL MUNICIPIO DE SAN SALVADOR.

A. GENERALIDADES.

Luego de haber confirmado la viabilidad del diseño e implementación de un Sistema

de control interno basado en el Modelo COCO que contribuya a mejorar la gestión

financiera en las medianas empresas del sector comercio, determinamos los

parámetros y delimitaciones para el diseño de nuestro sistema de control interno lo

que entendemos por Modelo COCO, proporcionando la definición de sus

componentes, cual es la importancia que éstos representan en el diseño de nuestro

sistema, así como también la relación que cada uno de los criterios posee con

respecto a los componentes que lo integran.

Este capitulo presenta una herramienta innovadora y útil para implementar el control

interno, así como también ayudará a mejorar el control interno ya existente, lo cual

permitirá orientar a los empleados de las medianas empresas a cumplir

adecuadamente con los procedimientos de control delimitado en el Sistema de

Control Interno.


124

B. OBJETIVOS DE LA PROPUESTA.

1. OBJETIVO GENERAL.

Diseñar un Sistema de Control Interno basado en el Modelo COCO, que contribuya a

mejorar la Gestión Financiera de las medianas empresas del sector comercio, lo cual

permita controlar las actividades, documentos e información registrada y presentada

en los estados financieros por la empresa.

2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS.

�� Producir información financiera oportuna, correcta y confiable como apoyo a la

gestión financiera, en el proceso de toma de decisiones y rendición de cuentas

a los usuarios de la información.

�� Detectar los riesgos de errores e irregularidades, como base para identificar

sus causas y sus efectos, promoviendo acciones correctivas que permitan

manejarlos y controlarlos.

� Definir responsabilidades y funciones para cada empleado que participa en el

área financiera.


125

C. IMPORTANCIA DE LA PROPUESTA.

El Sistema de Control Interno basado en el modelo coco, es importante porque

cuenta con los componentes necesarios que aseguren el logro de los objetivos,

además de las funciones y tareas relacionadas con la revisión, seguimiento y control

de las actividades financieras.

Este sistema facilitará el diseño de políticas y procedimientos que garanticen la

protección y conservación del tiempo con respecto los recursos humanos,

tecnológicos y financieros; de tal manera que los resultados se puedan medir y

comprobar.

Ayudará a fortalecer y mejorar el desarrollo diario de la gestión financiera en la

mediana, lo que permitirá identificar claramente los riesgos que se presentan dentro

de esta.

El sistema de control interno basado en el modelo COCO, busca proporcionar un

entendimiento de control, por las siguientes razones:

El impacto de la tecnología y el recorte a la estructura organizativa.

Por la creciente demanda de informar a los directivos de la empresa, acerca

de la eficiencia y eficacia del control.

Por el énfasis de las autoridades para establecer controles, como una forma

de proteger los intereses de los accionistas.


126

D. JUSTIFICACIÓN DE LA PROPUESTA.

Debido a que las medianas empresas han crecido y los volúmenes de sus

operaciones se han aumentado considerablemente, se hace necesario diseñar un

Sistema de Control Interno, basado en el Modelo COCO.

De acuerdo a los avances tecnológicos, a la globalización y principalmente a los

acuerdos efectuados entre los gobiernos de El Salvador y Estado Unidos con el

Tratado de Libre Comercio (TLC), es de vital importancia para la permanencia de las

medianas empresas en el mercado, contar con sistema de control interno que les

permitan prevenir y/o reducir los riesgos e irregularidades en la gestión financiera.

E. DESARROLLO DEL SISTEMA.


127

“D iseño de un Sistema de

Control Interno basado en el

M odelo COCO , que contribuya a mejorar la gestión financiera de

las mediana s empresas del sector

comercio del municipio de San

Salvador”


128

1. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA.

El Sistema de Control Interno basado en el Modelo COCO, consta de 3 fases las

cuales se han diseñado para mejorar la gestión financiera de las medianas

empresas.

Fase I (Inicial) Esta fase consta del Diagnóstico que se realiza a la empresa, ya que

se considera necesario saber cuales son las condiciones en las cuales se realiza la

gestión financiera en las medianas empresas, y luego se aplica la técnica FODA,

para establecer Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas con las que

cuenta las empresas en estudio.

Fase II (De proceso) En esta fase se presentan los 4 componentes del Modelo

COCO, explicando el objetivo, las políticas y procedimientos de cada uno de los 20

criterios del modelo.

Fase III (De Resultado) Se da a conocer la contribución que el sistema dará a la

gestión financiera de las medianas empresas del sector comercio.

Luego se presenta la retroalimentación, donde se revisaran periódicamente el

cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos según el modelo COCO,

según sean las necesidades que la empresa presenta.


129

2. OBJETIVOS DEL SISTEMA.

2.1 OBJETIVO GENERAL.

Dar a conocer a las medianas empresas del sector Comercio, el Sistema de Control

Interno, basado en el Modelo COCO, que contribuirá a que la Gestión Financiera sea

más eficiente.

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS.

� Proporcionar a las medianas empresas una herramienta de control para

identificar y disminuir los riesgos

� Garantizar el cumplimiento de las políticas y procedimientos, para tener un

mejor control de las operaciones financieras.

� Promover el involucramiento y capacidad técnica del recurso humano, que

participa en la realización de la Gestión Financiera.

� Proporcionar un mejor flujo de información que ayude a la disminución de

riesgos del área financiera.


130

3. RESPONSABILIDADES DEL SISTEMA.

El objetivo que persigue la alta dirección en las empresas, es obtener ganancias a

través de la inversión que realizan, para lograr este objetivo es necesario contar con

un control interno apropiado, que sea de ayuda para mejorar y/o fortalecer las

funciones de tesorería y contabilidad.

La presentación del Sistema del Control Interno basado en el Modelo COCO, se

realizará a la Junta General de Accionista, Administrador Único o propietario, ( según

sea el caso ), a quienes se les explicará en que consiste el sistema y cuales son los

beneficios que se obtendrán al implementarlo en la empresa.

a. Responsabilidades del Sistema de Control Interno basado en el Modelo

COCO.

FFFuuueeennnttteee::: EEElllaaabbbooorrraaadddooo pppooorrr EEEqqquuuiiipppooo dddeee TTTeeesssiiisss...

Junta General

de Accionistas. Administrador

Único. Propietario.

Implementación del Sistema.

Gerente Financiero.

Encargado del área Financiera.

Contador.

Aplicación del Sistema de Control Interno.

Tesorería Contabilidad

Presentación

del Sistema de Control Interno.


131

4. ESQUEMA SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASADO EN EL MODELO COCO, QUE CONTRIBUYA A MEJORAR LA GESTIÓN

FINANCIERA DE LAS MEDIANAS EMPRESAS DEL SECTOR COMERCIO.


S I S T E M A

D E

C O N T R O L I N T E R N O

Diagnóstico de la Empresa

Objetivo Conocimiento de la Gestión Financiera

Recopilación de la Información

Resultado del Diagnóstico

Cuestionario

Aplicación

FODA Conclusiones

FASE I

INICIAL

FASE II

DE PROCESO

Componentes

Modelo Coco

Capacidad Propósito Compromiso Evaluación y Aprendizaje

FASE III

DE RESULTADO

Contribución a la mejora de la Gestión Financiera

Tesorería

Contabilidad

PLAN DE IMPLEMENTACIÓN Presupuesto de Implementación. Cronograma de Implementación. Evaluación y actualización del Sistema de Control Interno.

Alcance

Políticas Procedimientos Objetivo

R E T R O A L I

M E N T A C I Ó N

Ingresos. Adquisición de Fondos. Análisis de Créditos. Análisis de Presupuestos.

Contabilidad Financiera. Inventarios. Preparación de Estados Financieros. Manejo de Impuestos

Recursos: * Humanos * Materiales

Formulario de Entrevista

Criterios


132

4.1 FASE I (INICIAL) Continuación se detalla el esquema que se desarrollara, para dar inicio con el

Sistema, en dicha fase se realizará un diagnostico a las medianas empresas, para

conocer las condiciones en las cuales realizan la Gestión Financiera.


Objetivo

Conocimiento de la Gestión Financiera Alcance

Diagnóstico de la Empresa

Recopilación de la Información

Resultado del Diagnóstico

Cuestionario

Aplicación

FOLA

Conclusión Formulario de Entrevista


133

4.1.1 DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA.

a) CONOCIMIENTO DE LA GESTIÓN FINANCIERA.

a.1 OBJETIVO.

Establecer las condiciones en las cuales se realiza la Gestión Financiera, en las

medianas empresas del sector comercio.

a.2 ALCANCE.

Se espera tener un alcance amplio con la recopilación de información relacionada

con la Gestión Financiera, a través de entrevistas al Gerente Financiero y al personal

involucrado en las actividades de contabilidad y tesorería de la empresa.

De los resultados obtenidos se prepararán conclusiones para establecer cuales son

las condiciones reales en las que se desarrolla la Gestión Financiera.

El alcance del diagnostico incluye:

Revisar la situación organizacional de la empresa.

Determinar los controles con los que se realiza la Gestión Financiera.

Conocer cual es el flujo de información que se maneja en la empresa, a través

de los cuestionarios.


134

a.3 RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN.

Es la primera actividad que se realizará, ya que está dirigida a obtener información

general sobre la empresa e información especifica del área financiera.

La información general de la empresa se le solicitará al Gerente, el cual conoce los

antecedentes de la empresa y sabe cuales son los objetivos y metas que se desean

alcanzar. (Ver formulario No. 1)


135

Formulario No. 1

Para conocer la Gestión Financiera se solicitará al Gerente Financiero o al

Encargado del Área Financiera, que de respuestas a una serie de preguntas de

control para establecer las condiciones en las cuales se está desarrollando. (Ver

formulario No. 2)

Nombre de la Empresa

Formulario de solicitud de la Información General

No.

Puntos a Considerar

SI

NO

1

¿Existe un Organigrama en la empresa?

2

¿Cuenta la empresa con misión, visión y valores?

3

¿Existen objetivos establecidos en la empresa?

4

¿Existen planes estratégicos y de trabajo?

5

¿Cuentan con presupuestos y manuales?

6

¿Cuentan con planes de negocio?

7

¿Existe información legal de la empresa?

8

¿Existe detalle del personal de la empresa?

9

¿Se realizan operaciones claves y Estructura Organizativa?

Observaciones:_______________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Fecha: __________________ ___________________ Firma Solicitante Firma Informarte


136

Formulario No. 2

Nombre de la Empresa Recopilación de Información del Área Financiera

No.

Puntos a Considerar Preguntas

SI

NO

1

¿Existen objetivos y metas establecidos para áreas financieras?

2

¿Cuentan con políticas de trabajo establecidos para área financiera?

3

¿Posee la empresa un manual de funciones específicas para el área financiera?

4

¿Existe un control de Ingresos y Egresos?

5

¿Se tienen establecidos todas las fuentes de Ingresos?

6

¿Utiliza la empresa informes financieros para la toma de decisiones?

7

¿Son analizados e interpretados los estados financieros para ser utilizados en los

planes y proyectos de la empresa?

8

¿Los presupuestos son preparados por personal que tiene conocimiento de la

operatividad de cada área?

9

¿Utiliza la gerencia financiera el presupuesto para realizar sus actividades?

Observaciones:_______________________________________________________________ ___________________________________________________________________________

____________________ ___________________ Firma Solicitante Firma Informarte


137

a.4 RESULTADO DEL DIAGNOSTICO. Según los resultados obtenidos con la recopilación de la información se ha concluido

lo siguiente:

.

Por lo que se hace necesario contar con un sistema de control interno, que vaya

destinado a fortalecer las áreas débiles internas como externas que se presentan en

su Gestión Financiera.

CONCLUSIONES

Manejo de Riesgo

� Falta de procedimientos de control.

� Falta de evaluación de los riesgos.

Manejo del Personal

� Falta de Capacitación al personal del área Financiera.

� Falta de Incentivos.

Estructura

Organizativa

� No todas cuentan con un Organigrama.

� Falta de un Manual de Responsabilidades y Funciones.


138

b. APLICACIÓN DE FODA.

Para diseñar el Sistema de Control Interno basado en el Modelo COCO, se tomarán

los datos obtenidos de la investigación de campo, para determinar cual es la

situación actual de las empresas en estudio, estableciendo así las fortalezas,

oportunidades, debilidades y amenazas.

FORTALEZAS.

� Todas están legalmente constituidas.

� Cuentan con personal capacitado para realizar las operaciones

financiero - contable.

� Cuentan con una amplia cartera de cliente.

� Cuentan con un Capital de Trabajo para mantenerse dentro del

mercado.

� Cuenta con personal apropiado para la realización de sus

actividades diarias.

OPORTUNIDADES � Cuentan con la tecnología apropiada para el desarrollo de

sus actividades.

� Se cuenta con el apoyo de la Junta Directiva, para tener

un eficiente control interno.

� Cuentan con el apoyo de Instituciones Gubernamentales

como: CONAMYPE, FAT, INFOCENTROS.

� Acceso financieros activos: BMI, Banco Hipotecario,

� Asistencia Técnica Constitucional: CAM, GTZ, Fusades,

Fepade.

� Contar con el Tratado de Libre Comercio, el cual

contribuirá a tener una mayor importación y exportación

de los productos.


139

AMENAZAS

� Con las nuevas reformas fiscales, están sujetas a cumplimiento formal

y sustantivo a los tributos.

� Posible aumento de costos, por el Tratado de Libre Comercio, se

pueden incrementar los costos y gastos de operación, tecnología y

competitividad.

� Debido a la globalización, las medianas empresas se ven implicadas

en todos los cambios que surgan.

� Modernización de sus equipos por los avances tecnológicos.

DEBILIDADES

� No contar con procedimientos y sistematización para el

desarrollo de las operaciones financiero - contable.

� No todas las medianas empresas han logrado identificar

los factores de riesgos financieros de la empresa.

� No contar con procedimientos de control para disminuir

los riesgos financieros.

� Falta de capacitación e incentivos al personal técnico del

Área Financiera.


140

4.2 FASE II (DE PROCESO) En esta fase se desarrolla el Sistema de Control Interno basado en el Modelo COCO,

detallando los objetivos que se persigue en cada uno de los componentes del

Modelo, estableciendo políticas y procedimientos para cada criterio.


Componentes

Modelo Coco

3. Capacidad

1. Propósito

2. Compromiso

4. Evaluación y Aprendizaje

Políticas

Procedimientos

Objetivos

C R I T E R I O S


141

4.2.1 PRIMER COMPONENTE.

Evaluación del Componente

PROPÓSITO

a) Los objetivos deben ser comunicados

d) Se deben establecer planes para guiar los

esfuerzos.

c) Políticas para el logro de los objetivos

deben ser comunicados.

b) Identificar riesgos internos y externos

que afecten el logro de los objetivos.

e) Los objetivos y planes deben incluir

indicadores de medición de desempeño.

CRITERIO


142

� Mantener actualizada y protegida contra accesos

indebidos la información financiera.

� Clasificar los riesgos por prioridad.

� Implementar políticas de prevención de riesgos.

POLÍTICAS DEL CRITERIO.

� Se darán a conocer los objetivos mediante memorandum y

reuniones.

� Comprobar que todos los encargados de realizar actividades de

gestión están seguros de los objetivos establecidos.

� Se realizará una planificación, para programar las actividades

financieras paral lograr el cumplimiento de los objetivos.

� Establecer un manual de funciones.

� Lograr que el personal conozca las políticas de apoyo para el

logro de objetivos,

� Monitoreo constante al personal.

� Planificar las actividades de gestión financiera de

manera metódica, estableciendo tiempos, actividades

y responsables de su ejecución.

� Supervisión continúa de la Gerencia General o del

Administrador Único en su caso.

� Los empleados del área financiera deben contar con

experiencia suficiente para su buen desempeño.

� Realizar informes de medición del desempeño en el área

financiera.

� Promover la eficiencia laboral.

� Promover el óptimo uso de los recursos de la empresa.


143

SISTEMA DE CONTROL INTERNO BASADO EN EL MODELO COCO.

PROCEDIMIENTOS DEL COMPONENTE - PROPÓSITO -

Criterio: Los objetivos deben ser comunicados.

Fecha:

Objetivo: Verificar que los empleados que realizan la gestión financiera sepan cuales son los objetivos que se quieren alcanzar.

Pág.1de 1

No.

ACTIVIDAD

Responsable

1

Se enviaran por escrito a través de memorando y correos electrónicos los

objetivos que el área de gestión financiera ha planificado alcanzar.

Gerente General

2

Se harán reuniones ordinarias para reforzar la información antes enviada por

medio de memorando y correo electrónico.

Gerente

Financiero

3

Se utilizara la comunicación directa y personalizada, para determinar, si el

personal del área financiera conoce los objetivos que persigue dicha área.

Gerente

Financiero

4

Utilizando la comunicación escrita se medirá el grado de captación de los

objetivos.

Gerente

Financiero

5

Se supervisara mensualmente las metas individuales de cada ejecutivo para

asegurar el logro de los objetivos generales en el tiempo programado.

Gerente

Financiero

6

Se dará a conocer el avance en el logro de los objetivos a través de informes

que la gerencia proporcionara al área financiera.

Gerente

Financiero

7

Se informara a la gerencia financiera de manera puntual sobre las áreas en que

necesiten de su apoyo para lograr los objetivos establecidos.

Empleados

Área

Financiera

Elaboró: Equipo de Tesis

Revisó:

Autorizó:


144



Criterio: Se deben identificar los riesgos internos y externos que afectan el

logro de objetivos.

Fecha:

Objetivo: Verificar que existan políticas de prevención de riesgos que afecten o impidan lograr los objetivos programados por el área financiera.

Pág.1de 1

No.

ACTIVIDAD

Responsable

1 A los empleados del área financiera se les permitirá un atraso máximo de tres

días en los registros de las operaciones.

Contador y

Tesorero

2

Los informes serán consultados únicamente por los usuarios autorizados por la

gerencia.

Gerente

Financiero

3

Los informes financieros serán archivados para su consulta por plazo no mayor

de cinco años, después de este plazo podrán ser destruidos.

Gerente

Financiero

4

Se les dará prioridad a aquellos riesgos que incidan en el logro de los objetivos

establecidos.

Gerente

Financiero

5

Se ejecutaran las políticas de prevención de riesgos por personal capacitado y

competente.

Contador y

Tesorero

6

Se proporcionara a los empleados del área financiera de todas las herramientas

tecnológicas adecuadas para detectar los riesgos.

Gerente

Financiero

7

Cada seis meses se le dará darle mantenimiento al equipo de detección y

prevención de riesgos.

Gerente

Financiero


Revisó:

Autorizó:


145



Criterio: Las políticas para apoyar el logro de objetivos deben ser

comunicadas y practicadas, de manera que el personal identifique el alcance de su libertad de actuación.

Fecha:

Objetivo: Comprobar que se este logrando una gestión financiera excelente alcanzando los objetivos establecidos mediante la implementación de políticas de apoyo.

Pág.1de 1

No.

ACTIVIDAD

Responsable

1

Cada empleado deberá tener un manual de descripción de puestos que le

permita conocer sus funciones.

Depto. R.R.H.H.

2

Cada empleado obedecerá las órdenes de un solo jefe para evitar la dualidad

de mando.

Gerente Financiero

3

Cada empleado ejecutara las funciones que más se adapten a sus

conocimientos, aptitudes y habilidades.

Contador y Tesorero

4

Se verificara trimestralmente que los empleados conozcan las políticas de

apoyo al logro de objetivos mediante preguntas directas e individuales,

Gerente Financiero

5

Las políticas de apoyo se colocaran en el área financiera a la vista de todos,

para ser consultadas en todo momento.

Depto. R.R.H.H.

6

Se verificaran a través de la presentación de informes que las funciones se

estén desarrollando según lo establecido.

Contador y Tesorero

7

El Gerente Financiero, recibirá los informes donde se detalle las funciones

realizadas por cada uno de los empleados.

Contador y Tesorero


Revisó:

Autorizó:


146



Criterio: Se deben establecer planes para guiar los esfuerzos.

Fecha:

Objetivo: Verificar que se este logrando una gestión financiera de calidad, utilizando el mínimo recurso humano mediante una buena planificación.

Pág.1de 1

No.

ACTIVIDAD

Responsable

1

Se realizara únicamente las funciones de gestión financiera que le

corresponden según la planificación.

Empleados del área

financiera.

2

Se supervisara de manera sorpresiva las funciones de los encargados del área

financiera una vez al mes.

admón. Único y/o Gerente General

3

Se entregará una copia de los planes que se han establecidos para realizar de

una forma idónea la gestión financiera.

Empleados

del área financiera.

4

Se entregaran al Gerente Financiero informes firmados y sellados para poder

determinar responsabilidades.

Contador y Tesorero

5 Cada empleado deberá haber cumplido toda su planificación o programación

diaria antes de retirarse.

Empleados del área

financiera.

6 Se realizara una reunión mensual con el Gerente Financiero para analizar los

avances y resultados de la gestión.

Admón. Único,

Gte.Gral , Gerente

Financiero

7

Cada empleado deberá haber pasado una prueba de aptitudes y habilidades

antes de desempeñar un cargo de gestión financiera.

Depto. R.R.H.H.


Revisó:

Autorizó:


147



Criterio: Los objetivos y planes deben incluir metas, parámetros e indicadores

de medición del desempeño.

Fecha:

Objetivo: Verificar que los objetivos programados se estén logrando en el menor tiempo posible haciendo buen uso de los recursos de la empresa.

Pág.1de 1

No.

ACTIVIDAD

Responsable

1

Se medirá el desempeño de los empleados del área financiera tomando como

base los resultados de las operaciones financieras.

Gerente

Financiero

2

Se evaluara el desempeño de cada empleado tomando como base la

satisfacción personal al realizar su trabajo.

Gerente Financiero, Contador y Tesorero

3

Se evaluara el desempeño de cada empleado tomando como base el tiempo

que invierte al realizar sus funciones.

Contador y

Tesorero

4

Se evaluara el desempeño de cada empleado tomando como base las

relaciones interpersonales entre sus compañeros y los ejecutivos de otras

instituciones con las que la empresa tiene relaciones.

Contador y

Tesorero

5

Los empleados mejor evaluados serán ascendidos y mejor equipados.

Gerente

General

6

Se rotara el personal cada doce meses.

Contador y

Tesorero

7

Supervisar el manejo del equipo de trabajo de cada empleado del área

financiera.

Contador y

Tesorero


Revisó:

Autorizó:


148

COMPROMISO

a) Establecer y comunicar los valores éticos.

d) Fomentar la confianza para un buen flujo de información.

c) Definición clara de autoridad y responsabilidad, para tomar decisiones por el personal apropiado.

b) Las políticas y prácticas sobre R.R.H.H. deben ser consistentes con los valores éticos.

CRITERIOS

4.2.2 SEGUNDO COMPONENTE.

Evaluación del Criterio


149


� Planificar y realizar los procesos de selección en los niveles

jerárquicos.

� Investir de autoridad y responsabilidad a los niveles jerárquicos.

� Integrar al personal para que la función de cada uno, sea un gran

aporte a la empresa.

� Ajustar los objetivos a los valores éticos de la

organización.

� Lograr los objetivos establecidos sin olvidar los valores

éticos.

� Establecer las políticas y prácticas sobre recursos humanos

tomando como base los objetivos a alcanzar y los valores éticos.

� Colocar a la vista los valores éticos para que ningún empleado

del área financiera los pierda de vista.

� Evaluar a cada empleado para determinar si conoce los valores a

los cuales debe regirse.

� Premiar al empleado que mejor cumpla los valores éticos

establecidos por la organización.

� Fomentar el compañerismo, la confianza y las buenas relaciones

interpersonales.

� Fomentar la comunicación, el dialogo y la confidencialidad.

� Evitar confrontaciones.


150


PROCEDIMIENTOS DEL COMPONENTE - COMPROMISO -

Criterio: Se deben establecer y comunicar los valores éticos.

Fecha:

Objetivo: Verificar que todo el personal encargado de la gestión financiera conozca, practique y transmita los valores éticos de la organización al realizar sus funciones.

Pág.1de 1

No.

ACTIVIDAD

Responsable

1

Cada empleado que ingrese al área financiera deberá recibir por escrito los

valores éticos que rigen el Departamento.

Depto. R.R.H.H.

2

Cada empleado deberá tener en su escritorio como herramienta de trabajo el

listado de los valores éticos y su significado.

Depto. R.R.H.H.

3

Se deberán colocar placas a la vista en donde se encuentren gravados los

valores éticos.

Depto. R.R.H.H.

4

Se examinaran a los ejecutivos de forma verbal y /o escrita para determinar si

saben cuales son los valores éticos que deben cumplir.

Depto. R.R.H.H.

5

Se entregara placa de reconocimiento al empleado que más y mejor practique los

valores éticos.

Depto.

R.R.H.H. y Gerente

Financiero

6

Se deberá promover los valores éticos entre compañeros en los momentos más

críticos en los que se puede faltar a ellos.

Empleados

Área Financiera

7

Se deberá imponer disciplina siempre que se falte a los valores éticos.

Gerente Financiero


Revisó:

Autorizó:


151



Criterio: Las políticas y prácticas sobre recursos humanos deben ser

consistentes con los objetivos de la organización, para que las decisiones se tomen por el personal apropiado.

Fecha:

Objetivo: Establecer uniformidad entre los objetivos que se pretenden alcanzar, los valores éticos de la empresa y las políticas sobre recursos humanos.

Pág.1de 1

No.

ACTIVIDAD

Responsable

1

Los valores éticos se tomaran de base siempre que se vayan a establecer los

objetivos.

Empleados Área Financiera

2

Los valores éticos se deberán poner en práctica en todo momento hasta lograr

los objetivos de la organización.

Empleados Área

Financiera

3

Al establecer las políticas y prácticas sobre recursos humanos se tomara de

base los objetivos de la organización y los valores éticos.

Depto. R.R.H.H.

4

El recurso humano deberá tratarse como ser humano, reconociéndole sus

deseos de superación, se le respete y se le recompense moral y materialmente.

Depto. R.R.H.H.

5

Deberá eliminarse la competitividad, la rivalidad, y los enfrentamientos directos

o velados.

Empleados Área

Financiera

6

Se deberá entregar a Departamento de Recursos Humanos los perfiles de cada

uno de los puestos que se necesitan cubrir en el área financiera.

Gerente Financiero

7

El proceso de selección y reclutamiento deberá de ser orientado a los valores

éticos de la organización.

Depto. R.R.H.H.


Revisó:

Autorizó:


152



Criterio: La autoridad y la responsabilidad deben ser claramente definidas y

consistentes con los objetivos de la organización, para que las decisiones se tomen por el personal apropiado.

Fecha:

Objetivo: Establecer la autoridad y responsabilidad en las personas indicadas de acuerdo a los objetivos que se quieren alcanzar

Pág.1de 1

No.

ACTIVIDAD

Responsable

1

Se deberá elegir a los candidatos más competitivos luego de haber realizado

completamente el proceso de selección de personal.

Depto.

R.R.H.H.

2

Los niveles jerárquicos serán ocupados por aquellos candidatos con alto grado

de responsabilidad.

Gerente

General

3 En los cargos de jerarquía se elegirá al ejecutivo con el mayor grado de

moralidad comprobada.

Gerente

General

Depto.r.r.h.h.

4

Se evitara la dualidad de mando para evitar el conflicto de intereses y la

confusión de los subalternos.

Gerente

General

5 Se informará a cada ejecutivo acerca de sus obligaciones, sus superiores y sus

subalternos, con el objetivo de no traspasar los niveles de autoridad y

responsabilidad.

Gerente General

Depto.r.r.h.h.

6 Verificar que los empleados actúen según las directrices marcadas.

Gerente

Financiero y General

7

Se recibirán sugerencias de los empleados para la toma de decisiones.

Gerente

Financiero


Revisó:

Autorizó:


153



Criterio: Se debe fomentar una atmósfera de confianza para apoyar el flujo de

información.

Fecha:

Objetivo: Fomentar un ambiente de confianza y compañerismo que sirva como punto de apoyo al buen flujo de información en el área de gestión financiera.

Pág.1de 1

No.

ACTIVIDAD

Responsable

1

Se fomentará la comunicación abierta y directa entre los diferentes niveles

jerárquicos.

Gerente General

Depto.r.r.h.h.

2 Los jefes deberán tratar a todos los empleados por igual.

Gerente General

Depto.r.r.h.h.

3

Los jefes deberán practicar la empatía con sus subalternos.

Gerente General

Depto.r.r.h.h.

4

Los llamados de atención se harán en privado, a puerta cerrada.

Gerente General

Depto.r.r.h.h.

5

Evitar las confrontaciones siempre que se presenten situaciones en las que no

se llegue a un acuerdo unánime.

Gerente General

Depto.r.r.h.h.

6

Eliminar las situaciones negativas que pongan en peligro la tranquilidad del

ambiente de trabajo.

Gerente General

Depto.r.r.h.h.

7

No divulgar información confidencial que ponga en desventaja a las personas

con las que se tienen relaciones laborales.

Gerente General

Depto.r.r.h.h.


Revisó:

Autorizó:


154

4.2.3 TERCER COMPONENTE.


CAPACIDAD

a) Conocimiento, habilidades y herramientas necesarias para el logro de los objetivos.

d) Las decisiones y acciones deben ser coordinas por toda la Organización.

c) Se debe identificar y comunicar información suficiente y relevante.

b) Proceso Comunicación apoyar los valores de la Organización.

e) Las Actividad de Control deben ser

diseñadas como parte integral de la

Organización

CRITERIOS


155


� Recibir capacitación por lo menos dos veces al año.

� Rotar al personal del área financiera.

� Actualización de programas contables y/o programas que se

utilizan en la Gestión Financiera.

� Programar reuniones periódicas entre los gerentes de las

diferentes áreas funcionales de la empresa.

� Formar comité de cumplimiento del control interno en el área

financiera.

� Dar cumplimiento al marco legal, que correspondan a las

medianas empresas del sector comercio.

� Establecer mecanismos de seguridad.

� Establecer mecanismos para el procesamiento de la información

� El contenido de la información debe ser apropiada a las

necesidades de la empresa.

� Establecer programas bien estructurados de comunicación entre

los gerentes y el personal, así también con empleados de la misma

área o de las diferentes áreas.

� Establecer que medios de comunicación serán utilizados en la

empresa.

� Asignar recursos necesarios para el buen funcionamiento de los

medios de comunicación.

� Establecer tareas específicas y responsabilidades claras del

personal.

� Definir firmas para dar autorizaciones.

� Contar con documentación de soporte.


156


PROCEDIMIENTOS DEL COMPONENTE - CAPACIDAD -

Criterio: El personal debe tener los conocimientos, las habilidades y las

herramientas que sean necesarios para el logro de los objetivos.

Fecha:

Objetivo: Definir cuales son los conocimientos y habilidad con las cuales debe

contar el personal del área financiera. Pág.1de 1

No.

ACTIVIDAD

Responsable

1

Que el proceso de reclutamiento y selección del personal, debe garantizar que

el candidato posea el nivel de preparación y experiencia que se ajuste a los

requisitos establecidos para el puesto.

Depto. R.R.H.H.

2

Debe definirse los conocimientos y habilidades específicas requeridas para el

desempeñar las actividades financieras.

Gerente Financiero

3

Analizar detalladamente las tareas que realiza cada empleado. Gerente

Financiero

4

Los expedientes de los empleados deben ser actualizados trimestralmente.

Depto. R.R.H.H.

Gerente Financiero

5

En los expedientes se deben especificar los conocimientos y habilidades que el

empleado ha adquirido en la empresa.

Depto. R.R.H.H.

Gerente Financiero

6

Realizar evaluaciones trimestrales sobre los conocimientos y habilidades

adquiridas en la empresa.

Depto. R.R.H.H.

Gerente Financiero

7

El personal debe recibir orientación, capacitación y adiestramiento necesario de

forma metódica para realizar sus labores.

Gerente Financiero


Revisó:

Autorizó:


157



Criterio: El proceso de comunicación debe apoyar los valores de la

organización.

Fecha:

Objetivo: Definir cuales serán los medios de comunicación interna que serán

utilizados para apoyar los valores de la empresa. Pág.1de 1

No.

ACTIVIDAD

Responsable

1

Se entregara a cada empleado del área financiera por escrito la misión,

visión y valores de la empresa.

Depto. R.R.H.H.

2

Comunicar al personal del área financiera los objetivos que persigue la

empresa.

Gerente Financiero

3

Comunicar al personal del área financiera los riesgos internos y

externos a que están expuestas las medianas empresas comerciales.

Gerente General

4

Creación de mecanismos para que los empleados aporten

recomendaciones para la mejora continúa.

Gerente Financiero

5

Se utilizarán los memorándum escritos o a través de correos

electrónicos, como medio comunicador de cambios, notificaciones y

autorizaciones.

Personal área financiera

6

El gerente financiero debe tener receptividad de sugerencias del

personal.

Gerente Financiero

7

Se deberá establecer canales de comunicación adecuados.

Gerente Financiero


Revisó:

Autorizó:


158



Criterio: Se debe identificar y comunicar información suficiente y relevante

para el logro de los objetivos.

Fecha:

Objetivo: Determinar cual es la calidad de la información que suministra el área

financiera, para el logro de los objetivos. Pág.1de 1

No.

ACTIVIDAD

Responsable

1 La información se obtendrá de fuentes internas y externas.

Empleados del área

financiera

2

Revisar el sistema de información de todas las áreas funcionales de la empresa. Gerente General

3

Los estados financieros deberán mostrar los anexos necesarios para un mayor

análisis y mejor comprensión. Contador

4

La información presentada debe ser reciente y actualizada. Gerente General

5

La información generada por las partes relacionadas a la gestión financiera

debe ser confiable y oportuna.

Gerentes áreas

funcionales

6

Se deberá contar con mecanismos de seguridad para que la información no este

expuesta a todo el personal.

Gerente Financiero y

Contador

7

La información suministrada por el gerente financiero o encargado del área será

utilizada para mejor procesamiento.

Contador y Tesorero


Revisó:

Autorizó:


159



Criterio: Las decisiones y acciones de las diferentes partes de una

organización deben ser coordinadas.

Fecha:

Objetivo: Establecer mecanismos que faciliten la coordinación de los

procedimientos entre todas las áreas de la empresa. Pág.1de 1

No.

ACTIVIDAD

Responsable

1

Se asignarán adecuadas medidas para la protección, uso y conservación de los

recursos financieros, materiales, técnicos, y cualquier otro recurso propiedad de

la empresa.

Empleados del área

financiera

2

Debe existir una interacción entre el área financiera y el personal de otras áreas

de actividades relacionadas.

Gerente General

Financiero Ventas

3

El área financiera deberá estar centralizada. Gerente

Financiero

4

Se realizaran reuniones por lo menos una vez al mes, para exponer sus

estrategias y unificar esfuerzos para el logro de ellos.

Gerentes diferentes

áreas funcionales

5

Se deberá contar con una planificación semana, que vaya coordinada con las

estrategias que se utilizarán para lograr los objetivos.

Contador y Tesorero

6

Se debe comunicar al personal, quién o quienes estarán encargados de

supervisar el cumplimiento del control.

Gerente Financiero

7

Asegurarse que todas las acciones del área financiera se desarrollen bajo

normas constitucionales, legales y reglamentarias.

Gerente Financiero


Revisó:

Autorizó:


160



Criterio: Las actividades de control deben ser diseñadas como una parte

integral de la organización.

Fecha:

Objetivo: Definir el equilibrio que dar a la empresa las actividades de control que se desarrollan en el área financiera.

Pág.1de 1

No.

ACTIVIDAD

Responsable

1 Crear una división de trabajo, al delegar autoridad y asignar responsabilidades a

cada miembro del área financiera.

Gerente Financiero

2

Contar con un sistema de registro de firmas para autorizaciones en las

diferentes operaciones: Gerente

Financiero

2.1 La firma de cheque se deben definir rangos de monto, se recomienda que

existan firmas mancomunadas. Contador

2.2 Los vales de caja chica deben ser autorizados por el gerente o encargado

del área que compra o gastos. Contador

2.3 La planilla de sueldo para su pago debe ser autorizada por el gerente.

Gerente

Financiero

3

Se debe contar con documentos que sirvan de evidencia comprobatoria,

suficiente para respaldar las diferentes operaciones de la empresa. Contador

4

Se debe contar con formularios necesarios y adecuados para documentar las

operaciones financieras. Contador

5

Se debe documentar cada procedimiento de control que se realice en

contabilidad y tesorería.

Contador y tesorero

6 Tener asistencia legal constante, como un auditor externo. Gerente

Financiero


Revisó:

Autorizó:


161

4.2.4 CUARTO COMPONENTE.


EVALUACIÓN Y APRENDIZAJE

a) Supervisar el ambiente interno y externo, para obtener Información para reevaluación de objetivos.

d) Evaluación de los sistemas de información.

c) Logros obtenidos debe ser revisadas.

b) Evaluar desempeño contra metas e indicadores.

e) Comprobar cumplimiento de procedimientos.

f) Evaluar sistema de control e información.

CRITERIOS


162


� La supervisión interna como externa debe quedar debidamente

documentada.

� Dar atención inmediata a las áreas que representa riesgos.

� Verificar que el ambiente interno y externo se ajuste a las

necesidades de las empresas comerciales.

� Analizar los Procedimientos establecidos para un buen flujo de

información.

� Se utilizarán métodos de evaluación de desempeño, para medir a

cada empleado.

� Los encargados del área financiera deberán ser parte activa en las

evaluaciones del desempeño.

� Los procedimientos deben tener una mejora continua.

� Realizar evaluaciones de desempeño utilizando indicadores

� Permitir mediciones de rendimiento del trabajador y de su potencial

laboral.

� Se evaluará el desempeño de cada empleado, debido a que el

rendimiento no es el mismo.

� Contar con un cronograma de actividades.

� Documentar cada uno de los procedimientos que se hayan

verificado.

� Contar con documentación de soporte.

� Realizar una planificación para evaluar cada procedimiento.

� Las evaluaciones deben realizarse sin previo aviso.

� Documentar cada evaluación e informar los resultados.


163


PROCEDIMIENTOS DEL COMPONENTE - EVALUACIÓN Y APRENDIZAJE -

Criterio: Se deben supervisar el ambiente interno y externo para identificar

información que oriente hacia el reevaluación de objetivos.

Fecha:

Objetivo: Verificar la efectividad del Control Interno Pág.1de 1

No.

ACTIVIDAD

Responsable

1

Se deberán tomar en cuenta las limitantes o debilidades encontradas por

auditoria interna y externa.

Contador y

Tesorero

2

Realizar auto evaluaciones a los empleados del área financiera.

Gerente

Financiero

3

Asignar personal clave para las actividades de supervisión y evaluación.

Gerente

Financiero

4

Se comparará la evidencia obtenida en las actividades diarias.

Auditoria

Interna

5

Se deberán revisar la exactitud de los reportes.

Auditoria

Interna

6

Se elaborará un informe del área financiera, los que contendrán información que

detalle las actividades que realizan.

Gerente

Financiero

7

Las observaciones que auditoria emita deberán ser entregadas al comité de

cumplimiento para su revisión y verificación.

Gerente

Financiero


Revisó:

Autorizó:


164



Criterio: El desempeño debe ser evaluado contra metas e indicadores.

Fecha:

Objetivo: Establecer que efectividad tiene el desempeño de los empleados del área

financiera. Pág.1de 1

No.

ACTIVIDAD

Responsable

1

Se conocerá el desempeño del empleado, a través de una descripción exacta y

confiable de las actividades y funciones que realizan.

Gerente

Financiero

2

Se realizará una comparación de los empleados con un estándar, siendo su

evaluación independiente a la de grupo

Depto.r.r.h.h.

Gerente General

3 Se realizarán comparaciones entre los empleados, siendo un enfoque de

medición de estándares relativos.

Depto.r.r.h.h.

Gerente General

4

Asignar metas de trabajos semanales o mensuales a los empleados del área

financiera.

Depto.r.r.h.h.

Gerente General

5

Se deberán programar capacitaciones o seminarios de motivación, para

fomentar el buen desempeño de los empleados del área financiera.

Depto.r.r.h.h.

Gerente General

6

Se deberá supervisar que se de una apropiada segregación de funciones en los

departamentos de contabilidad y tesorería.

Depto.r.r.h.h.

Gerente General

7

Se deberá indagar sobre el grado de responsabilidad que cada empleado tiene

para cumplir con sus metas.

Depto.r.r.h.h.

Gerente General

8 La evaluación del desempeño deberán estar bien planeados, coordinados y

desarrollados, para así proporcionar beneficios a corto y largo plazo.

Depto.r.r.h.h.

Gerente General


Revisó:

Autorizó:


165



Criterio: Las premisas consideradas para el logro de objetivos deben ser

revisadas periódicamente.

Fecha:

Objetivo: Mantener niveles de eficiencia en las diferentes operaciones que se

realizan en el área financiera. Pág.1de 1

No.

ACTIVIDAD

Responsable

1 Establecer estrategias de mejora continua, cuando los empleados obtengan

resultados negativos.

Depto.

R.R.H.H.

2 Mantener una base de datos capaz de suministrar toda la información

necesaria, para realizar un análisis cuantitativo y cualitativo de los empleados

Depto.

R.R.H.H.

3

Aplicación y adecuación de políticas y procedimientos, relacionados a los

recursos humanos de la empresa.

Depto.

R.R.H.H.

4

Desarrollar las condiciones empresariales, en donde se permita la aplicación y

el desarrollo de los objetivos individuales y por lo tanto mantener satisfechos a

los empleados.

Depto.

R.R.H.H.

5

Se deberán verificar periódicamente, que el personal cumpla las funciones del

puesto de acuerdo al manual de funciones y puestos.

Depto.

R.R.H.H.

6

Se deberán de verificar el cumplimiento de las metas asignadas a cada

empleado del área financiera, al finalizar la semana o el mes.

Depto.

R.R.H.H.

7

Se deberá poseer un expediente a cada empleado, en el cual se acumule la

información sobre el progreso que tenga cada empleado en e transcurso del

tiempo.

Depto.

R.R.H.H.


Revisó:

Autorizó:


166



Criterio: Los sistemas de información deben ser evaluados nuevamente en la medida

en que cambien los objetivos y se precisen deficiencias en la información.

Fecha:

Objetivo: Establecer mecanismos que ayuden a detectar deficiencias o debilidades

en los sistemas de información para lograr el cumplimiento de los

objetivos.

Pág.1de 1

No.

ACTIVIDAD

Responsable

1

Se deberá revisar los objetivos de la empresa al inicio de cada año o cuando

fuera necesario.

Gerente General Gerente

Financiero

2

Se deberán comunicar por escrito al personal del área financiera, cualquier

cambio que sufran los objetivos por mínimos que fueran.

Gerente

Financiero

3

Se deberán evaluar los sistemas de información dos veces al año para evitar

debilidades con respecto a la información.

Gerente

General

4

Se deberán revisar si los procedimientos con respecto a los sistemas de

información se están cumpliendo.

Gerente

General

5

Asegurarse que cada empleado conozca y comprenda los objetivos del área

financiera, así como también los objetivos generales de la empresa.

Gerente

Financiero

6

Se deberá verificar si el área financiera hace frente a los objetivos financieros

que la empresa ha establecido.

Gerente

Financiero

7

Se deberá establecer si la información recibida contribuye a que los planes del

área financiera estén acorde con los objetivos de la empresa y con los planes de

las otras áreas funcionales.

Contador y

Tesorero


Revisó:

Autorizó:


167



Criterio: Debe comprobarse el cumplimiento de los procedimientos

modificados.

Fecha:

Objetivo: Proporcionar de forma cronológica los pasos a seguir para la verificación

del cumplimiento de los procedimientos modificados. Pág.1de 1

No.

ACTIVIDAD

Responsable

1 Se deberá comprobar que la segregación de funciones se esté cumpliendo

dentro del área financiera.

Gerente

Financiero

2

Se deberá asignar personal clave para la verificación de los procedimientos. Contador y

Tesorero

3

Diseñar un cronograma que contenga las fechas en las cuales se realizarán la

revisión de los procedimientos.

Gerente

Financiero

4 Se deberá comprobar cada procedimiento en forma práctica y teórica. Contador y Tesorero

5

Se deberá analizar la ejecución de los procedimientos tomando en cuenta lo

siguiente:

Contador y

Tesorero

5.1 Es posible reducir el número de veces que se ejecuta el procedimiento.

Contador y Tesorero

5.1 Es factible simplificarlo y realizar una automatización.

Contador y Tesorero

5.3 La ejecución del procedimiento responde a las necesidades de la empresa.

Contador y Tesorero


Revisó:

Autorizó:


168



Criterio: Se debe evaluar periódicamente el sistema de control e informar de

los resultados.

Fecha:

Objetivo: Determinar la eficacia y eficiencia de las actividades de control. Pág.1de 1

No.

ACTIVIDAD

Responsable

1 Realizar pruebas teóricas y prácticas. Gerente

Financiero

2

Pedir a los empleados la documentación que respalde el procedimiento que han

realizado.

Gerente

Financiero

3 Las evaluaciones deberán realizarse trimestralmente. Gerente

Financiero

4 Se evaluarán a todo el personal involucrado en la gestión financiera. Gerente

Financiero

5

Se deberá realizar una depuración de procedimientos de control.

Gerente

Financiero

6

Sobre de datos obtenidos en las evaluaciones, se debe realizar informes para

analizarlos y darle seguimiento para poder superarlo.

Gerente

Financiero

7

Se debe contar con programas de seguimiento para superar las deficiencias y/o

limitantes encontradas.

Gerente

Financiero


Revisó:

Autorizó:


169

4.3 FASE III (DE RESULTADOS).

4.3.1 CONTRIBUCIÓN A LA MEJORA DE LA GESTIÓN FINANCIERA.

a. TESORERIA.

a.1 INGRESOS.

Situación Actual Mejora a la Gestión Financiera

En las Medianas Empresas del sector

Comercio, los ingresos que se generan

con las transacciones diarias no cuentan

con procedimientos que organicen y

garanticen la razonabilidad, oportunidad e

integridad. El encargado de tesorería no

cuenta con herramientas necesarias que

ayuden a controlar de manera eficiente

las transacciones de dinero por lo cual no

se están logrando los objetivos que se

planifica.

Se realizarán reportes diarios de cobranzas

y se quedaran con su respectiva copia

firmada.

Asignación de una persona que se

encargue de controlar todas las

operaciones:

a. Quién efectuó el registro de los clientes.

b. Fecha estipulada para su

correspondiente pago.

Existencia de un control adecuado sobre los

cobros, utilizando:

a. Emisión de recibos enumerados.

b. Lista de cobranza.

c. Lista de Efectivo.

d. Lista de cheque recibidos.

Y que el importe total cobrado sea

depositado diariamente en la cuenta de

Bancos.

Los ingresos diarios deberán ser

depositados inmediatamente, para no tener

demoras en los saldos de disponibilidad de

ingresos.


170

Reportes diarios de Cobranza

CONTRIBUCIÓN A LA MEJORA EN EL CONTROL DE INGRESOS.


Control Adecuado sobre Cobros

Personal encargado del Control

Deposito Inmediatos de Ingresos

Permitirá conocer a las

Medianas Empresas

del Sector Comercio de

forma inmediata y

efectiva, los saldos con

los que cuentan a nivel

de Efectivo y

Equivalente, de tal

manera que se puedan

tomar decisiones,

convirtiendose en una

herramienta esencial

para la elaboración de

Flujo de efectivo, lo

cual servirá para dar

información a usuarios

internos como

externos, al final de

Emisión de Recibo. Listado de Cobranzas. Listado de Efectivo

Recibido.

Control de Clientes Control de Fecha de

Conocer diariamente la disponibilidad del Efectivo.

Respaldo Firmados


171

a.2 ADQUISICIÓN DE FONDOS.

Situación Actual Mejora a la Gestión Financiera

Refiriéndose a la adquisición de fondos,

no cuentan con procedimientos y políticas

que garanticen una estabilización en la

captación de fondos. Por lo que

determinamos que no se hace un análisis

de los riesgos financieros, que pueden

desestabilizar la planificación realizada

en función al logro de objetivos de la

empresa. Además de no existir controles

que garanticen el buen uso de los fondos

que son de suma importancia para el

crecimiento de las empresas de este

sector: prueba de ello, es muy difícil que

se les otorgue fondos por parte del sector

financiero por no contar con garantía de

pago.

Asignación de una persona idónea de

negociar con las instituciones financieras,

que conozca las necesidades y límites de la

empresa, para no poner en riesgo los

objetivos de la empresa.

A través de un comité se determinara el

cantidad de financiamiento y/o servicios a

requerir a las instituciones financieras.

Tomar en cuenta que más plazo de

financiamiento se corre el riesgo de caer en

mora, por lo que se recomienda negociar

plazos de pago acorde a la capacidad de

pago de la empresa.

Establecer límite de crédito a los clientes,

para evitar dificultades en futuros cobros, se

deberá cobrar a la brevedad posible, para

no incurrir en un elevado riesgo de liquidez.


172

Condiciones

de Pago:

� Monto. � Plazo.

Presentación Estados Financieros a Instituciones Bancarias.

Establecimiento

de Límite de Crédito para clientes.

Otorgamiento de

Crédito para clientes.

ADQUISICIÓN

DE FONDOS.

Comité responsable de aprobar cantidad a solicitar en las Instituciones

CONTRIBUCIÓN A LA MEJORA EN LA ADQUISICIÓN DE FONDOS.


NECESIDADES

DE LA MEDIANA

EMPRESA

Financiamiento

Ventas


173

a.3 ANÁLISIS DE CRÉDITOS.

Situación Actual

Mejora a la Gestión Financiera

El departamento de tesorería no cuenta

con una persona encargada de analizar

los créditos otorgados a los clientes,

además de no existir un control para

determinar la morosidad de éstos. No hay

políticas ni procedimientos que brinden

una eficiente y adecuada información a

los ejecutivos.

Establecer políticas y procedimientos que

ayuden a controlar las operaciones

realizadas, en el otorgamiento de créditos a

los clientes.

Nombrar una persona encargada de tener el

control de los clientes procesándolos así:

a) Listado de los clientes que pagan en el

tiempo estipulada.

b) Listado de Clientes Morosos.

c) Listado de Cuentas consideradas

incobrables.

La salida de mercadería deberá facturarse

a través de créditos fiscales o facturas de

consumidor final para tener el nombre,

dirección y fecha de realizada la

transacción, clasificando la mercadería que

van a ser financiados y las fechas que

deberán recibir los pagos.

Archivar los documentos en forma adecuada

para controlar los clientes a través de

pagarés, letras de cambio etc.

Establecer fecha de vencimiento de las

facturas, y pasado la fecha de pagos cobrar

intereses, con la finalidad de que los pagos

se reciban según la fecha estipulada.


174

CONTRIBUCIÓN A LA MEJORA EN EL ANALISIS DE CRÉDITOS.


Políticas y

Procedimient

os en el

otorgamiento

de Créditos.

Ventas de Mercadería

Persona encargada

para controlar

Emisión de Documentos

Clientes Puntuales.

Clientes Morosos.

Cuentas

Incobrables.

Establecer

fecha de

Vencimiento

Permitirá contar con buena y pronta información

financiera, necesaria para la realización de

diferentes análisis financieros.


175

a.4 ANÁLISIS DE PRESUPUESTOS.

Situación Actual


En el departamento de Tesorería no se

cuentan con bases, procedimientos y

políticas para realizar los presupuestos.

No existe una coordinación con los demás

departamentos para analizar cuáles son

las necesidades a tomar en cuenta en la

consecución de la misma.

Se desarrollan a través de un seguimiento

técnico con otros períodos por lo que se

corre el riesgo de dejar muchos vacíos en

la información presentada, o que los

pronósticos no estén acordes a los planes

efectuados en el momento de realizar las

estimaciones.

Un buen control interno, permite y facilitar a la

empresa contar con suficientes datos

estadísticos y financieros que permitan plantear

un buen presupuesto, apegado a la realidad y a

períodos históricos, y no formularlos con datos

hipotéticos.

Tener un conocimiento completo de la empresa;

este punto es básico ya que los presupuestos

deben ir ligados al tipo de empresa a sus

objetivos, a su organización y a sus

necesidades.

Fijación del período presupuestal. Es la

ejecución del lapso que comprenden unas

estimaciones, la determinación de este periodo

opera en función de diversos factores:

a) Estabilidad o Inestabilidad de las

operaciones de la empresa.

b) El proceso del período productivo.

c) Las tendencias del Mercado.

d) Ventas de Temporadas.

Coordinación para la de ejecución del

presupuesto. Debe existir una persona

encargada del presupuesto que actuará como

coordinador de todas las áreas que intervienen

en el presupuesto, sincronizado las diferentes

actividades se elaborará un calendario, en que

se precisen las fechas, en cada departamento

deberá tener disponible la información necesaria

para que las demás secciones puedan

desarrollar sus estimaciones.


176

Sincronizar Actividades entre las diferentes áreas de la empresa.

CONTRIBUCIÓN A LA MEJORA EN LOS ANÁLISIS DE PRESUPUESTOS.


E L A B O A R A C I O N

D E

P R E S U P U E S T O S

Conocimiento completo de La Empresa.

Coordinación y Ejecución Presupuestral.

Fijación período presupuestral

Tipo de Empresa

Organización

Objetivos

Necesidades

Estabilidad o Inestabilidad de las operaciones

Período Productivo

Tendencias del Mercado

Ventas Temporales


177

b. CONTABILIDAD.

b.1 CONTABILIDAD FINANCIERA.

Situación Actual


Las medianas empresas del sector

comercio, se han visto obligadas a

mejorar su controles con la entrada en

vigencia de las reformas fiscales,

debido a esto el atraso en el registro de

sus operaciones se ha hecho más

evidente, debido que el área contable

no cuenta con el personal suficiente

para sus actividades diarias, y si le

sumamos la falta de planificación a la

hora de realizar sus labores diarias,

semanales o mensuales.

Diariamente deberán procesar la información

de las operaciones ya que es importante tener

la información justo a tiempo, para la toma de

decisiones en la empresa.

El encargado del área contable deberá

delegar funciones a sus subalternos para

garantizar el control de las operaciones ya sea

en las ventas, cuentas por pagar bancos,

cuentas por cobrar con el fin de tener de

primera mano la información contable.

Establecimiento de políticas para el cierre

contable, en el cual se estipule una fecha

determinada para contar con la información

financiera.

Capacitar al personal de contabilidad en las

funciones que se le deleguen con la finalidad

de garantizar el trabajo que cada uno realice y

para estar al día con los cambios en las leyes

tributarias y mercantiles para un mejor

desempeño en sus labores.

Registrar diariamente las operaciones en los

libros de contables y mayores auxiliares,

comparándolo con los saldos que se reflejen

en los estados financieros evitando así el

atraso en la información contable.


178

Delegación de

revisiones

Procesamiento de

información:

� Cuentas por pagar

� Cuentas por cobrar

� Bonos

Registros diarios a los Libros

Contables

Procesamiento al sistema

contable de la información

Presentación de la

información a los

usuarios de la misma

Capacitación al Personal

de Contabilidad Financiera

CONTRIBUCIÓN A LA MEJORA DE LA CONTABILIDAD FINANCIERA.

FFFuuueeennnttteee::: EEElllaaabbbooorrraaadddooo pppooorrr EEEqqquuuiiipppooo dddeee TTTeeesssiiisss


179

b.2 INVENTARIOS.

Situación Actual


En las Medianas Empresas del Sector

Comercio según estudio realizado

específicamente en el área de Gestión

Financiera constatamos la falta de

procedimiento eficiente en el control de

Entradas y Salidas de mercadería.

Haciendo deficiente el sistema que

actualmente están utilizando por no seguir

lineamientos que impliquen tener resultados

concretos y reales para toma de decisiones.

Cuentan con Sistemas de Valuación pero no

es suficiente tener una certeza de los saldos

reflejados en los Estados Financieros por no

contar con una persona encargada de

bodegas que brinde informes a los usuarios

de está.

El departamento de contabilidad debe

delegar funciones en esta área para brindar

informes eficientes garantizando un mejor

control en las operaciones.

Es muy importante el control de los inventarios

debido a que representan una parte sobresaliente

de las actividades de la empresa. Por lo cual se

requiere de un control contable que asegure la

captación de las operaciones y es recomendable

que establezcan como mínimo lo siguiente:

Entrada de Mercadería ( Compras )

Las compras ó entradas de mercadería

deberán ser controladas mediante la emisión

de documentos; por parte del Almacén o

bodega a través de una orden de compras; y

por el lado del proveedor por medio de

facturas consumidor Final o Crédito Fiscal

Las devoluciones de mercadería deberán ser

controladas emitiendo notas de crédito.

Las mercaderías en consignación deberán ser

controladas a través de documentos que

amparen dichas entradas.

Se deberán efectuar periódicamente

recuentos físicos de inventarios con el fin de

verificar la exactitud de los libros.

Las mercaderías deberán estar protegidas de

cualquier evento (entrada, salida, pérdida,

robo, etc.) en cuartos o bodegas para ser

captados por el sistema de control

establecido.

Para cada entrega de mercadería a los

proveedores al almacén, se deberán asignar

una persona que verifique la exactitud de lo


180

recibido, para que coincida con la orden de

compra y precio cotizado para luego ser

registrado al libro de compras por el

departamento de contabilidad.

Deberán registrarse diariamente las entradas

de mercadería en el sistema para llevar el

control que proporcione ayuda valiosa a la

toma de decisiones.

Salidas de mercadería (ventas)

Para cada salida de mercadería del almacén,

deberá ser emitido una factura o crédito fiscal

en forma correlativa, la cual será registrada

posteriormente a los libros de contabilidad.

Por cada factura o crédito fiscal, deberá

revisarse la mercadería con las órdenes de

salida del almacén, la cual deberá ser igual en

cantidad y descripción de mercaderías.

Por cada salida de mercadería el encargado

de inventarios, deberá descargar en el

sistema la cantidad de mercadería vendida

para ir actualizando de manera inmediata el

saldo de inventarios.

Cuando la mercadería sea entregada al

cliente, deberá firmar el documento si es

venta al crédito, en el caso de la venta al

contado debe imprimirse la leyenda

“Mercadería Entregada”.

El departamento de contabilidad recibirá en

original las facturas, comprobantes de crédito

fiscal para las ventas al crédito y con la firma

de recepción del cliente y copias de las ventas

al contado para su control.


181

CONTRIBUCIÓN A LA MEJORA DE LOS INVENTARIOS.


Compras de Mercadería.

Ventas de Mercadería.

Controlar Ingreso de Mercadería y verificar con la Orden de Compras.

Documentar las devoluciones y consignación de Mercadería.

Registro diario de las entradas al Inventario.

Recuentos físicos a los Inventarios.

Registro diario de las Salidas del Almacén.

Entrega de Mercadería al Cliente.

Emisión documento de Salida:

Factura Consumidor Final. Factura Comprobante de Crédito Fiscal. Nota de Crédito

Revisión de Mercadería a entregar por personal responsable.

Ventas de Mercadería. (Orden de Salida)

Envío de documentos al Departamento de Contabilidad.


182

b.3 PREPARACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS.

Situación Actual


Con respecto a la Preparación de

Estados Financieros, en las Medianas

Empresas del Sector Comercio, la

información y/o documentos financieros

no es proporcionada en el tiempo que

se requiere, debido a la falta de

comunicación que existe entre las

diferentes áreas funcionales en la

empresa.

El no contar con los Estados Financiera

en el tiempo justo, limita a los

ejecutivos de la empresa a la toma de

decisiones a corto, mediano y largo

plazo.

1) Establecer procedimientos que

ayuden a que los estados financieros

sean preparados con el menor tiempo

posible:

Cumplir con las políticas de la

empresa en cuanto a la

comunicación con la finalidad de

que las metas se cumplan tal como

se planifican.

Se debe recopilar la información

financiera antes de la finalizar cada

mes o periodo contable,

estableciendo fechas limites para la

entrega de documentación por parte

de las áreas funcionales de la

empresa.

El cierre contable deberá

comenzarse a trabajar antes de

finalizado el periodo contable, para

que en Enero del siguiente año, se

tengan preparados los Estados

Financieros.

2) Los estados financieros deberán ser

estudiados por la administración de la

empresa para la toma de decisiones,

además se deberán explicar los


183

resultados obtenidos en el período a

las autoridades de la Empresa.

3) Los Estados Financieros deberán

contener los siguientes requisitos:

El nombre de la empresa que

presenta la información.

Período de tiempo cubierto por el

estado financiero.

Moneda en que están expresadas

las cifras.

Nivel de precisión utilizando en la

presentación de las cifras de los

estados financieros (millones,

miles etc.)


184

P R E P A R A C I O N

D

E

E

S

T

A

D

O

S

F I N A N C I E R O S

Procedimientos para preparar

Estados Financieros.

Contenido de los Estados

Financieros.

Análisis de Estados Financieros

Cumplir Políticas de Comunicación

Recopilación de

Información

Tener listos Estados Financieros en enero del siguiente año

Justificación de los

Resultados.

Los Estados Financieros deberán ser presentados según lo indica la NIF 1.

CONTRIBUCIÓN A LA MEJORA EN LA PREPARACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS.

FFFuuueeennnttteee::: EEElllaaabbbooorrraaadddooo pppooorrr EEEqqquuuiiipppooo dddeee TTTeeesssiiisss


185

b.4 MANEJO DE IMPUESTOS.

Situación Actual


En las medianas empresas del sector

comercio en el manejo de impuestos

constatamos que carecen de políticas

que obligan a presentar los impuestos

ya se IVA, pago a cuenta, declaración

de alcaldía, declaración de renta,

registro de comercio, estadística y

censo, informe anual de retención,

informe de distribución de utilidad,

informe de notificación de dirección, etc.

Antes de la fecha de vencimiento por lo

cual se pierde tiempo presentándolos a

último día. Además de no contar con

una persona que controle y vigile el

cumplimiento de dicha obligaciones y

que sepa las consecuencias que se dan

en el caso de no cumplir con estas

obligaciones.

Debe el encargado de contabilidad de

delegar a una persona para que

controle el cumplimiento de las

obligaciones tributarias, así como a las

demás obligaciones formales o

sustantivas que la empresa debe

cumplir.

Capacitar constantemente al personal

de contabilidad en el área tributaria.

Establecer procedimientos para

preparar y presentar por lo menos cinco

días antes de la fecha de vencimiento

las declaraciones de los impuestos.

a. Cuarto día proceder a realizar las

declaraciones.

b. Pasar las declaraciones al

encargado de la emisión de cheques

para que sea aprobada.

c. Luego de autorizado y aprobados el

cheque proceder a cancelar los

impuestos.

Los libros de contabilidad deberán

anotarse diariamente, para que al inicio

del mes se tengan los saldos.

Las facturas de ventas tanto al


186

consumidor final, así como

comprobantes de crédito fiscal deben

estar en forma correlativa.

Tener todos los comprobantes de

crédito fiscal de compras y si no se

tienen agilizar la entrega con el

proveedor en los primeros 3 días de

cada mes.

Elaborar un archivo en el que se

guarden todos los formularios de los

impuestos cancelados evitando sin

problemas futuros.


187

5. RETROALIMENTACION.

5.1 OBJETIVO.

Evaluar el estado de avance del Sistema de Control Interno de la empresa como

principal instrumento para asegurar que la gestión financiera se oriente a la

realización de los fines y objetivos estratégicos y, se realice con estricta sujeción a

los principios de la empresa.

5.2 DESARROLLO.

La retroalimentación tiene que ver con la efectividad de la comunicación de la entidad

y es la fase final y dinamizadora del Sistema de Control Interno basado en el modelo

COCO, que busca precisamente generar al interior una cultura de autocontrol que

permita mejorar la gestión y resultados de la organización.

Para lograr una retroalimentación efectiva, es necesario articular el accionar de los

procesos de seguimiento expresados en los planes de mejoramiento continuo con la

dinámica de los denominados comités coordinadores de control interno o la instancia

que haga sus veces.

En efecto, el valor de la función evaluadora del Control Interno no radica en la

detección de hallazgos reportados o en la emisión de recomendaciones sino en la

efectividad de las acciones implantadas.

Si bien es cierto, el seguimiento debe hacerse sobre el cumplimiento de los acuerdos

y compromisos dentro de un término prudencial para medir su aplicación, no basta

que las Oficinas de Control Interno asesoren esta aplicación, sino el compromiso de

los diferentes actores o responsables de su ejecución en la entidad.


188

a) Comité de Coordinación del Control Interno.

Es la entidad que se constituye en una instancia de la Administración, cuyo objetivo

es proponer acciones orientadas al mejoramiento continuo en aras del cumplimiento

óptimo de la misión organizacional, así como de garantizar el logro de los objetivos

propuestos lo que implica necesariamente el papel decisivo que tiene en la

retroalimentación para el adecuado funcionamiento del Sistema de Control Interno.

b) Planes de Mejoramiento

Con base en la evaluación del Sistema de Control Interno por los organismos

externos de control, surgen las recomendaciones para redireccionar la acción

organizacional a través de Planes de Mejoramiento que corrigen las desviaciones, se

ajustan los procesos y procedimientos y subsanan los problemas que se presentan,

con el propósito de lograr la eficacia y eficiencia en el cumplimiento de los fines

misionales de las entidades.

Estos se enmarcan dentro de un contexto de tiempo y espacio, requieren de la

definición de estrategias, objetivos (medibles y cuantificables) y asignación de

responsabilidades.

b) Seguimiento.

El seguimiento identifica logros y debilidades; establece los correctivos requeridos

para obtener los resultados esperados, monitorea e identifica aciertos o fallas en el

diseño y en la ejecución, brinda elementos que clarifican y sustentan ajustes a los

objetivos, identifica problemas recurrentes que requieren mayor atención.


189

6. PLAN DE IMPLEMENTACIÓN.

6.1 GENERALIDADES.

Después de haber conocido, evaluado y aprobado el sistema de control interno

basado en el Modelo COCO, las autoridades de las medianas empresas deberán

contar con un plan de implementación, que les permita obtener los resultados, a

través de las operaciones realizadas, guiadas por procedimientos y controles

adecuados y necesarios para el logro de los objetivos.

El plan consiste en un conjunto de acciones que permite poner en marcha la

propuesta del sistema de control interno basado en el modelo COCO, facilitando su

adopción y ejecución; estableciendo los lineamientos necesarios. El propósito es que

la empresa al implementarlo considere las herramientas necesarias en el desarrollo

del sistema, ya que es importante para la contribución a la mejora de la gestión

financiera.

Para una implementación apropiada se necesitará lo siguiente:

Asignar un comité que sean los encargados de llevar a cabo el Plan de

Implementación, seleccionando a las personas apropiadas y con amplia

experiencia en la planificación y desarrollo de un nuevo sistema capaz de

mejorar los controles ya existentes.

Entrega de políticas y procedimientos al personal para el mejoramiento de

todas las operaciones, que deben realizar en el área de financiera.


190

6.2 OBJETIVOS.

a. GENERAL.

�� Facilitar la implementar para la aplicación del sistema de control interno basado

en el Modelo COCO, a las medianas empresas del sector comercio, que

contribuyan al fortalecimiento de mejores controles y procedimientos que ayuden

a la obtención de resultados de forma ágil y oportuna para la toma de decisiones.

b. ESPECÍFICOS.

� Establecer los lineamientos necesarios para la puesta e marcha del Sistema de

Control Interno.

� Determinar los requerimientos necesarios y su debido control para la

implementación del Sistema.

� Establecer políticas y procedimientos para la implementación del Sistema de

Control Interno basado en el Modelo COCO.


191

6.3 EQUIPO RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA.

Es de suma importancia formar un equipo de personas que se responsabilicen de la

divulgación, ejecución, evaluación y control del sistema de control interno propuesto;

por lo que se deben considerar como responsables las siguientes personas.

a. Autores del Sistema Propuesto.

Serán los responsables de dar a conocer el sistema de control interno propuesto, a

cada una de las medianas empresas del sector comercio, al mismo tiempo serán los

encargados de realizar los ajustes que sean necesarios para la aplicación del

sistema según los exija cada empresa.

b. Junta General de Accionistas, Administrador Único o Propietarios.

Serán los encargados de analizar, aprobar y promover el sistema de control de

interno basado en el modelo coco, para luego aplicarlo en el área financiera de la

empresa, así como también de velar por el cumplimiento.

c. Gerente General y/o Gerente Financiero.

Serán los encargados de promover entre su personal la implementación y aplicación

del sistema en el área financiera. El papel del Gerente es fundamental, ya que sabe

cuales son las operaciones que se realizan diariamente, por lo que su participación

es imprescindible y valiosa.

d. Personal del Área Financiera.

Serán los responsables directos de la ejecución del Sistema de Control Interno

basado en el Modelo COCO, ya que son ellos los que realizan operaciones

financieras diariamente.


192

Serán los responsables de promover el cumplimiento del sistema.

6.4 POLÍTICAS DE IMPLEMENTACIÓN.

a. Políticas de Presentación o Divulgación.

La divulgación y presentación del Sistema de Control Interno Basado en el Modelo

Coco, se realizará a través de una clara exposición a los dueños, administradores

únicos o al gerente general de las medianas empresas, específicamente del sector

comercio.

El propósito de la divulgación del sistema de control interno, es dar a conocer la

importancia y los beneficios que se obtendrán si se implementa en la empresa dicho

sistema.

b. Política de Aprobación.

Deberá ser aprobado por la máxima autoridad de la empresa, y a su vez deberán

dictar políticas al encargado del área financiera para su implementación.

6.5 RECURSOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN.

a. Recursos Humanos.

Para la ejecución del Sistema de Control Interno es necesario que cada empleado

del área financiera se comprometa de una manera real, para obtener los resultados

esperados con la implementación del sistema.

El Gerente Financiero, así como el personal de tesorería y contabilidad de las

medianas empresas, cuentan con la capacidad necesaria para poder trabajar en el


193

Sistema de Control Interno Basado en el Modelo Coco, para contribuir a mejorar la

Gestión Financiera.

b. Recursos Materiales.

Es importante para el buen desarrollo del sistema de control interno, contar con los

recursos materiales mínimos, para obtener los resultados esperados.

Contar con todo el apoyo logístico para implementar el modelo como:

Papelería y Útiles.

Fólder.

Plumones para pizarra.

Cartapacios para Papeles de Trabajo.

Fotocopias.

Etc.

7. PRESUPUESTO DE IMPLEMENTACION. Para la implementación del Sistema de Control Interno Basado en el Modelo Coco,

es necesario contra con una estimación presupuestaria.

El presupuesto puede variar de una a otra mediana empresa, ya que son muy pocas

las empresas que no cuenta con equipo de oficina necesario para poder desarrollar

el sistema, otro factor importante es la contratación de servicios profesionales los

cuales deberán negociarse de acuerdo al tamaño y volumen de operaciones de cada

empresa


194

PRESUPUESTO DE IMPLEMENTACION

RECURSOS HUMANOS

SUBTOTAL

TOTAL

Responsable de Implementación **

$ 600.00

Colaboradores **

$ 1,100.00

Asesoría para la Implementación

$ 2,000.00

$ 3,700.00

RECURSOS MATERIALES

SUBTOTAL

TOTAL

Papelería y Útiles

$ 250.00

Maquinaría y Equipo **

$ 500.00

Otros Gastos

$ 100.00

$ 850.00

Subtotal

$ 4,550.00

Imprevistos 10%

$ 455.00

TOTAL

$ 5,005.00

** Son recursos con los que ya cuenta la empresa en el desarrollo de sus actividades

diarias, no se necesitaría invertir en personal


195

8. CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES 5

SEMANAS SEMANAS SEMANAS SEMANAS SEMANAS

No.

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 1º

2º

3º

4º

1º

2º

3º

4º

1º

2º

3º

4º

1º

2º

3º

4º

1º

2º

3º

4º

RESPONSABLES

1

Contactar a Propietarios o Gerentes

Autores del Sistema

2

Presentación del Sistema a las autoridades

Autores del Sistema

3

Aprobación del Sistema

Propietarios

4

Revisión y adaptación del sistema

Gerentes y Autores

del Sistema

5

Capacitación al personal involucrado en la implementación

Autores del Sistema

6

Implementación de los Procedimientos del Sistema

Personal

responsable de la Implementación

7

Evaluación del Sistema de Control Interno

Personal


8

Ajustes y Correcciones al Sistema de Control Interno

Personal


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