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DISEÑO DE CONTROL DE INVENTARIOS PARA LA EMPRESA
SALUD COLOMBIANA S.A. PARA LOS MEDICAMENTOS DE ALTO
COSTO BAJO NIIF Y NIAS
ERIKA ALEJANDRA GUTIÉRREZ ROZO
KATHERINE SALAZAR CORTÉS
NELSON STEVEN TABARES GUTIÉRREZ
FUNDACIÓN UNIVERSITARIA PANAMERICANA
FACULTAD CIENCIAS EMPRESARIALES
CONTADURÍA PÚBLICA
BOGOTÁ, COLOMBIA
2015
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DISEÑO DE CONTROL DE INVENTARIOS PARA LA EMPRESA
SALUD COLOMBIANA S.A. PARA LOS MEDICAMENTOS DE ALTO
COSTO BAJO NIIF Y NIAS
ERIKA ALEJANDRA GUTIÉRREZ ROZO
KATHERINE SALAZAR CORTÉS
NELSON STEVEN TABARES GUTIÉRREZ
PROYECTO DE TRABAJO DE GRADO PRESENTADO COMO
REQUISITO PARA OPTAR AL TÍTULO DE: PROFESIONAL EN
CONTADURÍA PÚBLICA
DIPLOMADO EN NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACIÓN
FINANCIERA
FUNDACIÓN UNIVERSITARIA PANAMERICANA
FACULTAD CIENCIAS EMPRESARIALES
CONTADURÍA PÚBLICA
BOGOTÁ, COLOMBIA
2015
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CONTENIDO
Introducción…………………………………………………………….… Pág.5
Justificación………………………………………………………….…… Pág.7
Objetivo General………………………….……...………………….…… Pág.8
Objetivos Específicos.………..………………………………….………. .Pág.8
Marco Referencial.………………………………………………..………Pág. 9
Antecedentes.……………………………………………………..………Pág.9
Marco Conceptual.………………………………………………..………Pág. 12
Marco Histórico.………………..………………………………..………Pág. 13
Marco Teórico ….………………..………………………………..…..…Pág. 20
Marco Normativo………………..………………………………..…..…Pág. 28
Metodología del Trabajo..………………………………………….…… Pág.33
Tipo de Investigación ………………….………………………….……. Pág.33
Técnicas e Instrumentos.………………..………………………….…… Pág.33
Población y muestra.….………………………………………….……… Pág.34
Procedimiento……………..…………………………….……………..… Pág.35
Desarrollo ..………………………………………………….…..….…… Pág.36
4
Conclusión………………………………………………………...…… Pág.43
Recomendaciones………………………………………………..….…… Pág.44
Lista de Referencias.……………………………………………..….…... Pág.45
5
Introducción
A raíz de esta integración mundial de los diferentes mercados, han surgido
entidades encargadas de vigilar y brindar acompañamiento a cada uno de los
temas legales, éticos, contables y fiscales que se derivan de este proceso, pues se
ha hecho necesario crear normas para que los países las cumplan de la mano de la
legalidad y las leyes que abarcan cada país. Dentro de la creación e
implementación de dichas normas se han creado en materia contable decretos para
estandarizar el manejo contable de las empresas.
Después de la implementación de normas, decretos, y leyes para el manejo
contable de las compañías, normas adaptadas bajo las necesidades y manejos
contables y/o fiscales de los diferentes países, con el pasar del tiempo se han
hecho cambios a las mismas para el mejoramiento contable, en la actualidad
muchos países se han sumergido en la actual globalización y han iniciado un
proceso de armonización contable internacional mediante la adopción de normas
internacionales de información financiera (IFRS-NIIF). En Colombia este proceso
se dio a conocer e inicio su implementación bajo la expedición de la Ley 1314 del
año 2009, ley conocida actualmente como Ley de Convergencia.
Esta ley regula los principios y normas de contabilidad e información financiera
en Colombia, también señala las autoridades competentes, el procedimiento para
su expedición y por supuesto las entidades encargadas de vigilar el cumplimiento,
esta norma nos da un inicio para la convergencia con estándares de contabilidad,
lo cual permite a los empresarios del país y a los contadores públicos introducirse
6
en el conocimiento del entorno nacional y en el proceso de la globalización
económica.
Las normas internacionales de información financiera fueron creadas con el fin de
estandarizar a nivel mundial la información contable y financiera de las diferentes
entidades, creando así diferentes normas divididas en secciones y abarcando cada
una las diferentes cuentas contables, especificando en cada sección el nuevo
reconocimiento y tratamiento contable para cada cuenta.
Este trabajo está basado en los sistemas de control que se utilizan en las empresas
del sector salud, para ser más específicos y para realizar el estudio tomaremos
como campo de estudio la empresa SALUD COLOMBIANA S.A., se tomara para
el estudio el sistema de control de inventarios que se lleva dentro de esta entidad
para los medicamentos de alto costo los cuales son utilizados para enfermedades
crónicas y catastróficas las cuales requieren de un control especial por ejemplo:
cáncer lepra SIDA entre otras, para poder dar solución a las ineficiencias en el
control de los diferentes medicamentos manejados y distribuidos por esta entidad.
La importancia de esta investigación es elaborar un diseño de control de
inventarios, teniendo en cuenta que con la nueva implementación de la norma
internacional en las empresas se debe estipular una política qua sea clara con el fin
de disminuir ilegalidades y manifestaciones de corrupción en el manejo de los
medicamentos de alto costo
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Justificación
Es de gran importancia tener un sistema de control de inventarios, ya que por
medio de este se pueden detectar las irregularidades que se presenten.
La ilegalidad y manifestación de corrupción por parte de los funcionarios de la
compañía es uno de los problemas más recurrentes en estas compañías.
Por consiguiente en el sector salud es un tema relevante ya que los medicamentos
son más propensos a la malversación, en especial los de alto costo, pues se genera
una oportunidad para los funcionarios de hurtar dichos medicamentos para luego
venderlos a los usuarios para los cuales es difícil acceder a ellos.
Por esto es importante que al momento de implementar la norma internacional se
establezca por medio de una política el procedimiento más adecuado para que
estos sean controlables.
El presente proyecto se hace con el fin de diseñar un sistema de control interno
para la entidad SALUD COLOMBIANA S.A., para así disminuir el robo de los
medicamentos de alto costo los cuales son utilizados para enfermedades crónicas
y catastróficas las cuales requieren de un control especial, basándonos en el marco
normativo de las normas internacionales.
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Objetivos
General
Diseñar para la empresa SALUD COLOMBIANA S.A. bajo la normatividad
internacional, un sistema de control de inventarios con el fin de ayudar a que los
usuarios del sistema de salud no se vean afectadas por la pérdida de
medicamentos de alto costo.
Específicos
Revisar los sistemas de control interno de los medicamentos de alto costo
implementados en SALUD COLOMBIANA S.A.
Analizar cuáles son las falencias que se presentan en el control de
inventarios de medicamentos de alto costo.
Diseñar un sistema de control de inventarios para los medicamentos de
alto costo teniendo en cuenta las normas internacionales.
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Marco Referencial
Antecedentes:
Para dar inicio al tema es importante conocer el significado de la palabra
CONTROL INTERNO a través del tiempo, “Se entiende por control interno el
sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes,
métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y
evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las
actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la
información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales
y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a
las metas u objetivos previstos”.(apccolombia, 2012).
Dentro del concepto de control interno se puede encontrar la clasificación o tipos
del mismo. El control administrativo se refiere a los controles que comprenden el
plan de organización y todos los métodos y procedimientos relacionados
principalmente con eficiencia en operaciones y adhesión a las políticas de la
empresa y por lo general solamente tienen relación indirecta con los registros
financieros. Incluyen principalmente controles como análisis estadísticos,
estudios de moción y tiempo, reportes de operaciones, programas de
entrenamientos de personal y controles de calidad.
En el Control Administrativo se involucran el plan de organización y los
procedimientos y registros relativos a los procedimientos decisorios que orientan
la autorización de transacciones por parte de la gerencia. Implica todas aquellas
medidas relacionadas con la eficiencia operacional y la observación de políticas
establecidas en todas las áreas de la organización. (Unicauca, 2010).
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También encontramos el control contable que se define como el plan de
organización y todos los métodos y procedimientos relacionados principal y
directamente a la salvaguardia de los activos de la empresa y a la confiabilidad de
los registros financieros. Generalmente incluyen controles tales como el sistema
de autorizaciones y aprobaciones con registros y reportes contables de los deberes
de operación y custodia de activos y auditoría interna. (Unicauca, 2010).
El 29 de junio de 1973 se constituye un organismo de ámbito mundial llamado
IASC (International Accounting Standards Committee) por medio de un acuerdo
firmado por los representantes de contabilidad de Australia, Canadá, Francia,
Alemania, Japón, México, Holanda, Reino Unido, Irlanda y Estados Unidos;
Cuyo objetivo principal era “Formular y publicar buscando el interés público,
normas contables que sean observadas en la presentación de los estados
financieros, así como promover su aceptación y observación en todo el mundo”1
desde su inicio hasta el año 2001 el IASC logro Elaborar e implementar 41
Normas Internacionales de Contabilidad (NIC); aunque ya había decidido
replantear sus objetivos en el año 2000, donde decide orientar la información de
los participantes (países) en el mercado de capitales, buscando la comparabilidad
de la información Financiera, para facilitar la toma de decisiones entre los
diferentes países involucrados en el acuerdo; ya que evidenciaron que en algunas
de la empresas no se estaba reflejando fielmente su situación financiera.
En abril del año 2001 desaparece el IASC y nace el IASB (International
Accounting Standards Board), organización privada con su sede en Londres. La
1 (Estándares Internacionales de Contabilidad IAS, 2013, págs. 87-89)
11
IASB se basa en las normas emitidas por es IASC (NIC) para elaborar las Normas
Internacionales de Información Financiera (NIIF). Lo ideal es ir creando las NIIF
para así ir derogando las NIC.
En Colombia La aplicación de las Normas internacionales de Información
Financiera entra en vigencia con la publicación de la ley 1314 en el año 2009 “por
lo cual se regulan los principios y normas de contabilidad e información
financiera y de aseguramiento de información aceptadas en Colombia” con el fin
de apoyar la internacionalización de las relaciones económicas para lo cual el
consejo técnico de contaduría pública se encargara de tomar como referencia los
estándares más recientes que se expidieran o que estén por expedirse para así
analizarlos y establecer la conveniencia a nivel nacional.
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Marco Conceptual
Robert B. Buchele (1872) se refiere al control en los siguientes términos: El
proceso de medir los actuales resultados en relación con los planes,
diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las medidas correctivas
necesarias.
De acuerdo con la ley 87, en su Artículo 1º, establece como definición del
Control Interno lo siguiente: “Se entiende por control interno el sistema integrado
por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios,
normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados
por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y
actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se
realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de
las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos
previstos”.
NIC: Normas internacionales de Contabilidad, Son emitidas desde el año 1975 a
2001 por el antiguo o antes conocido IASC (International Accounting Standards
Committee) y desde 2001 a la fecha por el IASB entidad que las denominó NIIF
(IFRS), a este conjunto hoy se le conoce como NIIF plenas o Completas ( en
Ingles IFRS Full).
NIAS: Normas internacionales de auditoria. Son requisitos de calidad que se
deben implementar para el desempeño del trabajo de auditoria de igual forma es
un soporte que obliga a realizar actividades por los contadores públicos.
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Marco Histórico
Las normas de contabilidad generalmente aceptadas en Colombia tuvieron sus
inicios en 1986 mediante el decreto 2160 donde se decretó que “Los
comerciantes deberán conformar su contabilidad y estados financieros de tal
manera que la información contable sea confiable, útil, comprensible, integra,
objetiva, lógica, oportuna, razonable y verificable”.2 el cual organizo un
consejo permanente para la revisión de normas contables con el fin de hacer
una continua revisión para así asegurar la vigencia de sus normas frente a los
nuevos fenómenos económicos, gracias a este decreto la contabilidad se
empezó a ver como un importante herramienta para elaborar y revelar la
información más relativa de las empresas.
En diciembre 30 de 1992 el gobierno decidió expedir el decreto 2195 el cual
adopta un Plan Único de Cuentas (PUC) con el fin de realizar “El registro
uniforme de las operaciones económicas realizadas por los comerciantes, es un
mecanismo fundamental para la transparencia de la información contable y
por consiguiente para su claridad y confiabilidad”3 Para poder evaluar la
situación y la evolución financiera de los diferentes sectores económicos.
En diciembre de 1993 el consejo permanente para la revisión de Normas
Contables en cumplimiento de sus funciones elaboró un proyecto que se
convirtió en el decreto 2649 el cual incluyo, “disposiciones sobre ajustes por
inflación y las normas sobre registros y libros, reuniendo en un cuerpo
normativo lo que se encontraba hasta entonces disperso en los decretos 2160
2 (Decreto 2160/1986, 1986, pág. 10)
3 (Decreto 2195 de 1992, 1992, pág. 1)
14
de 1986, 1798 de 1990 y 2112 de 199”. Este decreto entro en vigencia el
primero de enero del 1994 en el cual bajo el artículo 2 se determina que “debe
ser aplicado por todas las personas que de acuerdo con la Ley estén obligadas
a llevar contabilidad. Su aplicación es necesaria también para quienes sin estar
obligados a llevar contabilidad, pretendan hacerla valer como prueba.”4 El
cual tiene como objetivos básicos:
1. Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las
obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entes, los cambios que
hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el
período.
2. Predecir flujos de efectivo.
3. Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección
de los negocios.
4. Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.
5. Evaluar la gestión de los administradores del ente económico.
6. Ejercer control sobre las operaciones del ente económico.
7. Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas.
8. Ayudar a la conformación de la información estadística nacional.
Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad
económica de un ente represente para la comunidad.5
Junto con el decreto 2649 también se expide el decreto 2650 básicamente este
decreto deroga el PUC anterior (decreto 2195 de 1992) por lo cual su nuevo
objetivo buscar la uniformidad en el registro de las operaciones económicas
4 (decreto 2649 de 1993, 2011)
5 (Ddecreto 2649 de 1993, 2012)
15
realizadas por los comerciantes con el fin de permitir la transparencia de la
información contable y por consiguiente, su claridad, confiabilidad y
comparabilidad el cual corregía algunos defectos que tenía el inicial. Este
establece un catálogo de cuentas con una codificación y la descripción de la
dinámica de cada una de las cuentas donde se encuentra establecida la clase,
grupo, cuenta mayor y cuenta auxiliar.
Es importante resaltar que los decretos 2649 y 2650 son de obligatorio
cumplimiento desde el primero de enero de 1995 para todas las personas naturales
y jurídicas que están obligadas a llevar la contabilidad de acuerdo con lo
establecido en el código de comercio, a los obligados para efectos de la norma se
le llama Ente Económico. Los únicos que no deberán cumplir con el
cumplimiento de esta norma son los entes económicos del sector financiero,
asegurador y cooperativo ya que manejan un plan único de cuentas especial.
Es importante resaltar que el decreto 2649 y 2650 de 1993 fue una buena forma de
implementar la normas contables en Colombia ya que fue una importante guía
sobre la manera de revelar y presentar las operaciones realizadas para dar a
conocer la situación financiera de las empresas incluidas en cada uno de los
sectores económicos que son de gran importancia para la toma de decisiones,
ajustándose a las necesidades del mercado.
El único problema que se presentó con la implementación de estos decretos, fue
que no se evaluaron los constantes cambios que se presentaban en el mercado,
16
motivo por el cual no se modificaban adaptándolas a dichas necesidades,
causando que Colombia se quedara con una normatividad basada en experiencias
de años anteriores.
Con la globalización Colombia al igual que otros países empieza a presentar
inconvenientes con la información contable. Ya que cada país tiene un modelo de
presentación de información contable diferente, lo cual generaba la existencia de
economías propias de cada país; haciendo difícil las negociaciones, ya que la
interpretación de la información revelada se tomaba de distintas maneras creando
dificultades en la comprensión de la situación financiera entre compañías del
mismo sector pero ubicadas en distintos países.
En Colombia La aplicación de las Normas internacionales de Información
Financiera entra en vigencia con la publicación de la ley 1314 en el año 2009 “por
lo cual se regulan los principios y normas de contabilidad e información
financiera y de aseguramiento de información aceptadas en Colombia” con el fin
de apoyar la internacionalización de las relaciones económicas para lo cual el
consejo técnico de contaduría pública se encargara de tomar como referencia los
estándares más recientes que se expidieran o que estén por expedirse para así
analizarlos y establecer la conveniencia a nivel nacional.
La aparición de las Normas Internacionales de Auditoria (NIAS) expedida por la
Federación Internacional de Contadores (IFAC), busca uniformidad en cuanto a
17
criterios y estandarizar procedimientos que hagan posible auditar a entidades en
cualquier parte del mundo.
Las Normas Internacionales de Auditoría deben ser aplicadas, en forma
obligatoria, en la auditoría de estados financieros y deben aplicarse también, con
la adaptación necesaria, a la auditoría de otra información y de servicios
relacionados.
De acuerdo con la constitución política de Colombia promulgada en 1991
establece “la cultura de control como mecanismo eficaz, esto permite evaluar el
proceso d gestión pública y privada de todas las entidades involucradas con el
manejo administrativo de sus empresas”
Por otro lado podemos ver la evolución que el control interno ha tenido en
Colombia, cuando la corona española implanto en Santo Domingo el tribunal de
la real audiencia en 1.511, sin embargo en el siglo XVI se instauro en Santa Fe de
Bogotá el tribunal de la real audiencia como ente de control de territorios.
Después de la Batalla de Boyacá, Colombia replantea es sistema de control, y
fundamente la “ley principal de control de estados de hacienda” quien asigna un
responsable con cláusulas de responsabilidad de manejo. En 1.824 se reemplaza la
contaduría general de hacienda por la dirección general de hacienda, que da
comienzo a la GRAN COLOMBIA, encargada de examinar cuentas de la nación y
el control del presupuesto. EN 1.919 nace el tribunal superior de cuentas, para
proteger el manejo del presupuesto y el buen manejo de las cuentas públicas. El
año de 1.922 con la crisis bancaria, Colombia reorganiza la hacienda pública, el
18
sistema monetario, la administración de ingresos y aduanas entre otros; es un
atapa en donde se crean excelentes herramientas de control financiero y
administrativo, es así como en 1923 nace la contraloría, como ente de control
independiente y autónomo, con atributos de auditoría contable con función
fiscalizadora del manejo de los dineros públicos, además se formaliza la función
del contador que como responsabilidad tenia examinar las cuentas del presupuesto
público, pero un gran paso es que en 1.975 se crea la carrera administrativa. Ya
estructurado el tema de control interno, con la constitución de 1.911, se desarrolla
con los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad,
imparcialidad y publicidad (art. 209, 269). En 1.994 nace la oficina de control
interno para las entidades y organismos de orden nacional dentro del ministerio
Administrativo, aplicándolos comité de control interno como herramienta de
retroalimentación. Desde 1.998 con la creación del sistema nacional de control
interno bajo la dirección del Presidente de la República de Colombia (ley 489) se
establecen las obligaciones del Sistema de control interno, se nombran
reguladores, facilitadores y evaluadores del sistema. Sin embargo es a partir del
año 2.000 donde se ven los grandes saltos en cuanto a organización administrativa
pues se armoniza el papel regulador del Departamento Administrativo de la
función pública, se imparten nuevas directrices para la presentación de informes
de control interno buscando simplicidad en la práctica, se adoptan manuales de
procesos, funciones y procedimientos. La contraloría general de la república como
ente de vigilancia expide en el 2002, en nuevo “Código Disciplinario Único”
como documento regulador de las funciones de la oficina de control interno, en el
2.005 se implementa el modelo Estándar de control interno introduciendo la
19
gestión administrativa moderna y establecer tres grande subsistemas; estratégico,
de gestión y de evaluación hoy por hoy vigente. (Tania, A. 2012).
20
Marco Teórico
Para poder analizar desde diferentes puntos el control interno debemos tener claro
para el siguiente trabajo conceptos como que son los sistemas de control interno y
que modelos se han establecido con el tiempo.
Encontramos que la (Contraloría General de la Republica, 2010) define el sistema
de control interno como el conjunto de acciones, actividades, planes, políticas,
normas, registros, procedimientos y métodos, incluido el entorno y actitudes que
desarrollan autoridades y su personal a cargo, con el objetivo de prevenir posibles
riesgos que afectan a una entidad pública. Se fundamenta en una estructura basada
en cinco componentes funcionales:
1. Ambiente de control
2. Evaluación de riesgos
3. Actividades de control gerencial
4. Información y comunicación
5. Supervisión
Por otro lado encontramos el beneficio de contar con un sistema de control interno
según la (Contraloría General de la Republica, 2010) la importancia de este
genera una seguridad razonable de:
Reducir los riesgos de corrupción
Lograr los objetivos y metas establecidos
Promover el desarrollo organizacional
Lograr mayor eficiencia, eficacia y transparencia en las operaciones
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Asegurar el cumplimiento del marco normativo
Proteger los recursos y bienes del Estado, y el adecuado uso de los mismos
Contar con información confiable y oportuna
Fomentar la práctica de valores
Promover la rendición de cuentas de los funcionarios por la misión y
objetivos encargados y el uso de los bienes y recursos asignados
Dentro del sistema de control interno encontramos su implementación, la cual está
divida en diferentes fases esto es definido por la (Contraloría General de la
Republica, 2010) en donde se explica que el sistema de control interno debe
cumplir las tres fases siguientes:
Planificación
Se inicia con el compromiso formal de la Alta Dirección y la constitución de un
Comité responsable de conducir el proceso. Comprende además las acciones
orientadas a la formulación de un diagnóstico de la situación en que se encuentra
el sistema de control interno de la entidad con respecto a las normas de control
interno establecidas por la CGR (Contraloría general de la Republica), que servirá
de base para la elaboración de un plan de trabajo que asegure su implementación y
garantice la eficacia de su funcionamiento.
Ejecución
Comprende el desarrollo de las acciones previstas en el plan de trabajo. Se da en
dos niveles secuenciales: a nivel de entidad y a nivel de procesos. En el primer
nivel se establecen las políticas y normativa de control necesarias para la
salvaguarda de los objetivos institucionales bajo el marco de las normas de control
22
interno y componentes que éstas establecen; mientras que en el segundo, sobre la
base de los procesos críticos de la entidad, previa identificación de los objetivos y
de los riesgos que amenazan su cumplimiento, se procede a evaluar los controles
existentes a efectos de que éstos aseguren la obtención de la respuesta a los
riesgos que la administración ha adoptado.
Evaluación
Fase que comprende las acciones orientadas al logro de un apropiado proceso de
implementación del sistema de control interno y de su eficaz funcionamiento, a
través de su mejora continua.
Después de entender que el control interno y cuál es la importancia de tener un
sistema de control interno, es necesario enfocarnos en el control interno de las
entidades de salud, en donde encontramos que Abarca el plan de organización y el
conjunto de métodos y medidas adoptadas por la entidad para salvaguardar sus
activos, verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y
administrativa, promover la eficiencia de sus operaciones, estimular la
observancia de las políticas establecidas y lograr el cumplimiento de las metas y
objetivos programados.
Por otro lado encontramos los objetivos del control interno en las entidades de
salud los cuales son:
Prevenir fraudes, localizar errores, y poder fijar su monto.
Comprobar la veracidad de los estados financieros.
Estimular la eficiencia operacional.
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Salvaguardar los activos u obtener un control efectivo sobre todos los
aspectos de la entidad.
Proteger los recursos y bienes de los posibles riesgos.
Garantizar eficiencia, eficacia y economía en todas las operaciones
facilitando que los funcionarios cumplan la misión institucional.
Velar que las actividades y recursos cumplan los objetivos de la entidad.
Garantizar evaluación de la gestión Organización.
Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información.
Definir y aplicar medidas para prevenir riesgos.
Garantizar que el sistema disponga de mecanismos de verificación y
evaluación.
Velar porque se disponga de procesos de planeación.
Características Del Sistema De Control Interno En Entidades De Salud:
• El sistema forma parte del Sistema Contable- Financiero- de Planeación-
de Información y de sus operaciones (Manuales).
• Es responsabilidad del Gerente o Representante Legal, su establecimiento,
mantenimiento y perfeccionamiento de acuerdo con la naturaleza, la
estructura y la misión Organizacional.
• En cada unidad, área o sección, su encargado es responsable del sistema de
Control Interno ante su jefe inmediato.
• La Unidad de Control Interno en las Entidades de Salud se encargará de
hacer la evaluación independiente del sistema y propondrá
recomendaciones al Gerente para mejorarlo.
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• Todas las transacciones deberán registrarse en forma exacta, veraz y
oportuna para preparar en igual forma informes operativos,
administrativos y financieros.
Elementos Del Sistema De Control Interno En Entidades De Salud:
• Un Plan De Organización: Adecuada organización, incluyendo un
organigrama flexible, limitando la responsabilidad y la autoridad mediante
manuales de funciones correctamente elaborados.
• La Contabilidad: Base para la toma de decisiones y control de los bienes
de la entidad (Pasivos, Patrimonio, Gastos, Egresos, etc.)
• Los Presupuestos: Como elemento de control se fundamentará en la
planeación, fijación de objetivos, metas, planes de desarrollo.
• Las Estadísticas: Para producir información y tomar decisiones
adecuadas.
• Información: Elemento para la toma de decisiones (Información
financiera, económica, estadística, informes de labores de personal).
• Supervisión: Le corresponde a la Unidad de Control Interno, para
garantizar su mantenimiento y su permanente evaluación para hacer las
cosas a menores costos y en el menor tiempo posible.
• Los Equipos Y La Tecnología: Utilizándolos en la administración
produciendo más seguridad, por ejemplo el computador y demás equipos
modernos.
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• El Personal: Es quizás el elemento más importante para desarrollar un
Sistema de Control Interno en las Entidades de Salud para lo cual se
requiere el establecimiento de políticas así:
• Selección: Mediante concursos.
• Inducción: Enseñar los objetivos de la entidad y explicar las obligaciones
y los deberes.
• Capacitación: Para mejorar el desarrollo de las labores y obtener buenos
resultados.
• Rotación De Personal: Para evitar períodos largos en el mismo cargo.
• Políticas De Vacaciones: Que Las Disfruten.
• Finanzas De Manejo: Establecerlas.
• Adecuados Sistemas De Remuneración, Condiciones De Trabajo,
Prestaciones Sociales, Incentivos, Asistencia Social Para Lograr Mayor
Interés.
• Disciplina: Reglamentos y sanciones.
Otros Componentes Del Control Interno En Entidades De Salud: (Universidad
Nacional, 1988).
• Objetivos definidos y concretos que puedan ser cuantificados y evaluados.
• Sistemas de información interna y externa adecuados, que fundamenten las
decisiones y proyecten una buena imagen de la entidad.
• Asignación clara de Funciones, Atribuciones, Responsabilidades y
Procedimientos de trabajo a cada unidad y persona.
• Adecuada cobertura de bienes y personas.
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• Planificación y coordinación de actuaciones.
• Control de Gestión.
• Política de personal motivadora.
Dentro de las diferentes entidades del sector salud, y no solo del sector salud si no
de las muchas entidades se presentan a menudo diferentes problemas de control
interno entre estos es muy común encontrar el tema del fraude, el sistema de
control interno ayude a prevenir el fraude; (Universidad Nacional, 1988).
Prevención De Fraudes: Actualmente se involucra más a los empleados dentro de
la organización para motivarlos a tener una visión más amplia del negocio y evitar
el fraude.
Para prevenir los fraudes, los auditores internos deben eliminar las oportunidades
y reducir al máximo las presiones.
Sistema De Evaluación Del Control Interno Y De Gestión:
Es un instrumento que ayuda efectivamente a los directivos de las entidades de
salud para utilizar técnicas de la administración, planeación, ejecución y control
de cada una de las áreas que integran la institución.
Fases Para Implementar El Análisis Del Control Interno En Entidades De
Salud: (Universidad Nacional, 1988).
Fase I: Ambientación, Motivación Y Capacitación
Fase II : Preparación Y Recolección De Información
Fase II: Clasificación De Información
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Fase IV: Diagnostico Del Control Interno
Fase V: Revisión De Procedimientos
Fase 5.1: Planteamiento De Recomendaciones
Fase VI: Sistema De Evaluación Del Control Interno Y De Gestión
Fase VII: Implementación, Seguimiento Y Ajustes
Fase VII: Diseño De Indicadores De Gestión
Fase IX: Diseño De Indicadores De Gestión
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Marco Normativo
Dentro del marco normativo del control interno encontramos las normas o leyes
que rigen el control interno para las entidades de salud, esta normatividad está
decidida en diferentes fases o se discrimina de la siguiente manera: (Universidad
Nacional, 1988).
La constitución y el control interno
Artículo 209.
La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla
con fundamento en principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía,
celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación
y la desconcentración de funciones
Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado
cumplimiento de los fines del Estado. La Administración Pública, en todos sus
órdenes tendrá un control que se ejercerá en los términos que señale la Ley.
En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a
diseñar y a aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y
procedimientos de control interno de conformidad con lo que disponga la Ley, la
cual podrá establecer funciones y autorizar la contratación de dichos servicios con
empresas privadas.
Principios constitucionales
Igualdad: implica no hacer discriminaciones de ningún tipo
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Moralidad: actuar con honestidad en el desarrollo del proceso administrativo y
no en provecho propio.
Eficacia: buscar que los procedimientos lleguen a feliz término mediante el
cumplimiento de los objetivos.
Economía: propender para que la función administrativa se lleve en el menor
costo y menor tiempo posible
Celeridad: procurar que los procesos sean ágiles y breves.
Imparcialidad: implica que la administración aplique procedimientos y normas
de manera objetiva y equitativa.
Publicidad: hacer de conocimiento público la totalidad de las actuaciones, para
que sean juzgadas como prueba de transparencia de la gestión.
Normas generales de control interno en entidades de salud: (universidad
nacional, 1988).
1. garantía razonable: que los objetivos se cumplan.
2. actitud de respaldo: todos los funcionarios respaldaran el control interno.
3. personal competente: integridad personal y profesionalismo
4. objetivos de control: para cada actividad se desarrollaran objetivos de
control interno en forma lógica, aplicable y completa.
5. técnicas de control: las técnicas para logra el control interno en entidades
de salud serán efectivas y eficientes para lograr los objetivos del control.
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Normas específicas de control interno en entidades de salud: (Universidad
Nacional, 1988).
1. Documentación.
2. Registro de transacciones y eventos.
3. Ejecución de transacciones y eventos.
4. Separación de deberes.
5. Supervisión.
6. Acceso y responsabilidad de los recursos.
Como implementar y dar cumplimiento a la ley de control interno (ley 87 de
1993) en entidades de salud (i):
1. Estableciendo adecuadas técnicas de dirección:
Reorganización hacia estructuras y organigramas flexibles.
Técnicas de administración modernas
2. Elaborar o rediseñar manuales de procedimientos
De acuerdo con la naturaleza de la entidad ágil y simplificada, que indique
las instrucciones y guías para hacer bien las cosas. o elaborar el manual de
control interno que integra gran parte del mismo sistema.
3. Elaborar o revisar y actualizar manuales de funciones.
Estableciendo responsabilidad, autoridad, delegación de funciones y ser
obligatoria la rendición de informes de labores, evaluados o calificados.
31
4. Diseñar y establecer un sistema integral de información (s.i.i.) en la entidad
Utilizando la sistematización en todas las áreas.
5. Organizar y aplicar adecuadas políticas en la administración de personal
Selección, inducción, capacitación, promoción, remuneración salarial,
prestaciones sociales, méritos, instalaciones y condiciones de trabajo,
reglamentos y disciplina.
6. Organizar y aplicar un sistema de control de gestión
Que permita medir, promover la calidad, eficiencia, eficacia evaluación
del desempeño y resultados de la propia administración (autocontrol).
7. Aplicar en forma adecuada en la entidad los aspectos de la ley de control
interno
Objetivos, características y elementos.
8. Utilizar en la gestión administrativa la planeación como elemento básico
Señalar la misión, visión, objetivos, metas, programas, planes de
desarrollo, presupuestos, fortalezas- debilidades y amenazas-
oportunidades.
9. Crear o reorganizar la unidad de control interno aplicando las funciones de
evaluación y de ley, como grupo interdisciplinario
10. Establecer el comité coordinador de control interno
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Con funciones de evolución y apoyo al sistema y a la unidad de control
interno.
11. Establecer medidas preventivas o de seguridad contra riesgos por pérdidas,
errores y fraudes. Formando parte del manual de control interno
12. Organizar el sistema contable y financiero de la entidad.
Contabilidad sistematizada y analizada.
13. Elaborar planes de trabajo o manuales de auditoria médica que incluya
auditoría médica, financiera, operativa, de sistemas, control de gestión y
resultados como función de la unidad de control interno, con la utilización de
papeles de trabajo, como elementos probatorios.
14. Diseñar métodos y mecanismos de control de gestión de la entidad por parte
de la ciudadanía (usuarios) y su participación según mandato de la constitución y
las leyes.
15. Propiciar y fomentar permanentemente la cultura de control hacia el
mejoramiento continuo y la calidad total.
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Metodología Del Trabajo
Tipo De Investigación
Investigación Descriptiva: este trabajo de investigación es de tipo descriptivo ya
que, por medio de la utilización de los conocimientos teóricos acerca de los
sistemas de control interno, de cada proceso que los abarca y de cada norma que
los rige, se elaborara un diseño de control de inventarios, en provecho de la
empresa SALUD COLOMBIANA S.A.
Técnicas E Instrumentos De Investigación
Las técnicas constituyen los procedimientos concretos que se utiliza para lograr
información, en este caso sistemas de control interno. Los métodos son globales y
generales, las técnicas son específicas y tienen un carácter práctico y operativo.
Clasificación De Las Técnicas De Investigación:
1. Las técnicas aplicadas en esta investigación para recoger información
primaria serán:
la observación
revisión de documentos
el experimento
2. Las técnicas de investigación bibliográficas, destinadas a obtener
información de fuentes secundarias encontradas en libros, circulares,
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estatutos, normas y documentos en general acerca de los sistemas de
control interno serán:
la técnica del fichaje
las técnicas de análisis de documentos.
Instrumentos Para Registrar La Información Observada:
Durante la realización de la investigación se utilizaran los siguientes instrumentos
para registrar la información:
el cuaderno de notas
la cámara fotográfica
Otros Instrumentos De Investigación:
Durante la investigación también se utilizaran otros instrumentos de investigación
como:
Análisis de documento
Relato
Población Y Muestra
La población y muestra para la presente investigación serán todos los trabajadores
y funcionarios de la empresa SALUD COLOMBIANA S.A. de cada una de las
áreas, pues la investigación y el estudio abarcan los procedimientos que cada uno
de ellos realice, procedimientos que son directos en el manejo del sistema de
35
control interno que tiene la empresa y además sobre dichos procesos se
observara y emitirá un juicio.
Procedimiento Metodológico
El siguiente trabajo se realizara en la empresa SALUD COLOMBIANA S.A.
Dedicada a la distribución de medicamentos, para realizar la investigación y llegar
a las variables que generan incumplimiento se realizaran las siguientes etapas:
ETAPA 1: en esta primera etapa, se realizara la búsqueda y documentación de
normas, decretos, funciones y todo aquello que abarque las funciones y propósitos
los sistemas de control interno, para alimentar el marco teórico, con el fin de
ampliar el conocimiento y generar posibles soluciones a partir de la
documentación.
ETAPA 2: en esta segunda etapa se realizara la aplicación de dicho conocimiento,
en base a lo anterior mente documentado, para observar el trabajo realizado por
la(s) persona(s) a cargo de cada proceso.
ETAPA 3: es esta tercera etapa se realizara un juicio por escrito en base a el
conocimiento y relacionado con lo aplicado en cada procedimiento, para
establecer cuáles fueron las fallas directas y más notables en dicho procedimiento,
para luego entregarlo a el representante de la empresa SALUD COLOMBIANA
S.A..
ETAPA 4: en esta cuarta etapa se realizara el diseño de mejoramiento con base el
conocimiento y la aplicación del mismo en SALUD COLOMBIANA S.A.
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Desarrollo:
Manual De Control De Inventarios
1. Objetivos Del Sistema De Control De Inventarios
•Proteger los medicamentos de alto costo buscando su adecuado manejo en
los inventarios previniendo daños y pérdidas de los mismos.
•Garantizar la eficacia, eficiencia, y economía en todas las operaciones
Promoviendo la correcta ejecución de las funciones y actividades
definidas.
•Asegurar la oportunidad y confiabilidad del manejo de los inventarios.
•Definir y aplicar medidas para prevenir riesgos, detectar y corregir las
desviaciones que se presentan en la empresa y que puedan afectar el
adecuado manejo de los inventarios.
•Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios
mecanismos de verificación y evaluación.
2. Características Del Control De Inventarios
El Sistema de Control de inventarios forma parte integral de la Entidad.
Corresponde a la máxima autoridad de la Entidad, la responsabilidad de
establecer, mantener y perfeccionar dicho sistema.
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En cada área encargada de los inventarios, el funcionario a cargo de dirigir
a los demás funcionarios será responsable por el Control Interno ante su
Jefe Inmediato.
La Oficina de Control Interno es la encargada de evaluar en forma
independiente el Sistema de Control de inventarios de la Entidad y
proponer las recomendaciones para mejorarlo.
3. Funciones Del Responsable Del Control De Inventarios
1. dirigir y organizar de acuerdo con la política contable establecida por la entidad
el correcto procedimiento para el control de los inventarios.
2. Dar a conocer al jefe inmediato lo que considere que contribuirá al continuo
mejoramiento del Sistema de inventarios, de igual manera dar a conocer las
debilidades y fallas detectadas.
3. Verificar que los controles establecidos sean de conocimiento por parte de
todos los funcionarios de no ser así debe encargarse de asesorar a cada uno de los
que trabajen en esta área y así mismo velar por el cumplimiento y correcta
ejecución
4. Elaborar los informes que le sean solicitados.
5. Elaborar y mantener actualizado el Inventario Físico de los medicamentos de
alto costo entregados para su respectiva gestión.
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6. elaborar y mantener actualizado el informe y control de los medicamentos
defectuosos, que tengan caducidad para realizar la correcta destrucción de los
mismos.
7. La persona encargada de esta área será la única responsable y asumirá los
costos en los que se incurran por la pérdida del inventario.
Aplicación Del Control De Inventarios
Los objetivos del Control de inventarios son aplicables para el área de bodega de
la empresa SALUD COLOMBIANA S.A. se considera que se ejerce el control a
través de todos los Funcionarios que allí desempeñan sus cargos, orientados y
asesorados siempre por el superior inmediato.
El Sistema de Control de inventarios provee una garantía razonable del logro de
objetivos, pero no una garantía absoluta.
Se deberá alertar oportunamente y reportar sobre el incumplimiento de una
gestión, pero no aceptaran deficiencias o incompetencia en las labores propuestas
para cada funcionario.
Campo De Aplicación:
El Control de inventarios se aplicara en la empresa SALUD COLOMBIANA
S.A. en departamento encargado de llevar el control de los inventarios.
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Quienes Deben Utilizar El Manual Del Control De Inventarios:
Todos los funcionarios deben consultar el manual para identificar las
actividades y responsabilidades a su cargo. Al presentarse alguna duda o
desacuerdo deberán darlo a conocer al jefe de bodega.
Responsables Del Control Interno:
1. Jefe de Bodega: Será la persona encargada de medir y evaluar la eficiencia, del
control, asesorando a cada una de las personas a su cargo.
Como mecanismo de evaluación y verificación del Control de inventarios, se
aplicarán las Normas Internacionales de Auditoria (NIAS).
2. Nivel Directivo:
Debe dar a conocer al jefe de bodega la Política que se establecido bajo la nueva
norma internacional y capacitarlo para cumplir con la debida gestión del cargo.
Procedimientos De Auditoria Interna Para Inventarios
Investigar si existen copias de anteriores procesos de estos y verificarlos.
Visitar todas las dependencias que a modo de ver tengan relación con este
proceso.
Determinar ubicación, clase, valor de los medicamentos de alto costo.
Capacitar al personal que va a participar en la implementación,
discutiendo puntos de vista, elaborar con ellos los papeles de trabajo y las
tareas determinadas individual o por grupo.
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Realizar por parte de los directivos periódicamente visitas el Bodega para
observar:
1. Si los controles que se llevan a cabo son las apropiadas para la asegurar la
protección de los medicamentos de alto costo en custodia.
2. Si solo las personas autorizadas tienen acceso a la bodega.
3. Elaborar la consolidación de la información existente en la bodega y los
sistemas contables (sobrantes y/o faltantes).
4. Solicitar el soporte de los medicamentos de alto costo que son dados de baja.
5. Verificar la correcta elaboración de los procedimientos para la salida de
elementos de consumo y devolutivos.
Analizar:
Como se tratan los medicamentos inservibles y obsoletos.
Que las cantidades sean anotados correctamente en las actas.
Que al efectuar el conteo no se omitan medicamentos.
Respecto A Los Ingresos En Bodega:
Verificar la correcta codificación de los medicamentos según la
descripción (enfermedades crónicas y catastróficas).
Si el ingreso está debidamente anotado en los registros de Kardex.
Si se encuentra bien almacenado según su origen y calidad.
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Con Respecto A La Salida De Bodega:
Los documentos de autorización tengan las firmas correspondientes.
Las salidas de almacén deberán estar debidamente registradas en el
Kardex.
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Anexo para control de Inventarios
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PARA INVENTARIOS
1 2 3 4 5 OBSERVACIONES
1. Se encuentran todos los medicamentos bajo su
respectivo control
2. Son adecuadas las medidas de seguridad.
3. Se llevan registros de inventarios para los
medicamentos de alto costo.
4. Todos los artículos comprados son entregados a la
bodega.
5. Verifican los registros de inventarios mediante
recuento físico por lo menos una vez al año.
6. Se hacen las entregas a las diferentes secciones
por medio de requisiciones.
7. Las discrepancias entre el recuento físico y los
registros de inventarios tienen justificación.
8. Se informa periódicamente a la empresa sobre los
artículos obsoletos, averiados o de movimientos
lentos.
9. Está debidamente registrado el movimiento de
entradas y salidas de artículos.
Elaborado por: _______________________ Fecha de Elaboración: ___________
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Conclusión:
De acuerdo con el trabajo, se realizó una revisión del sistema de control interno
de SALUD COLOMBIANA S.A., encontrando falencias principalmente en el
manejo que se la a los medicamentos de alto costo.
Razón por la cual se detectó que una de las más grandes falencias de la entidad era
en la realización de reportes para los medicamentos que con el paso del tiempo y
por deterioro se volvían inservibles, caducaban o sufrían daños inesperados.
Así mismo se elaboró un diseño para el control de inventarios de la empresa
SALUD COLOMBIANA S.A. de acuerdo con lo establecido en las normas
internacionales. A fin de ayudar a la empresa en el adecuado manejo de los
medicamentos de alto costo para evitar la ilegalidad y corrupción, generando un
beneficio para la empresa y para los usuarios.
Es importante tener en cuenta que el manual se debe dar a conocer a los
funcionarios de la entidad para socializar los acuerdos o desacuerdos respecto a lo
planteado. Así mismo lograr implementarlo en la compañía, evaluar el impacto
que tendría y hacer las correcciones necesarias.
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Recomendación:
Una vez finalizada la investigación se aconseja a la entidad realizar una
evaluación de los sistemas de control que se llevan a cabo en la entidad,
basándose en los nuevos planteamientos de la norma internacional se realizaran
las respectivas mejoras y modernización de los procedimientos que se llevan a
cabo en cada una de las áreas de trabajo teniendo en cuenta:
1. Selección de funcionarios encargados.
2. delimitar las responsabilidades de cada uno de los empleados.
3. Dejar claras las funciones a cargo de cada uno de los empleados.
4. Registro adecuado de la información.
5. Definición de metas y objetivos.
6. Modificar los procedimientos según los cambios que surjan en la entidad.
7. Capacitar a los funcionarios.
8. Realiza visitas periódicas sin previo aviso por parte de los supervisores de cada
área.
9. Elaborar los informes cumpliendo con las políticas establecidas por la gerencia.
10. Hacer que sea de conocimiento para cada funcionario el manual
correspondiente al área al que pertenece.
Es importante que estos cambios se deban realizar basándose en la política que se
establecerá siguiendo el criterio de la norma internacional.
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Referencias Bibliográficas
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Disponible En:
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Disponible en:
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Disponible en:
http://www.ifrs.org/Pages/default.aspx
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de Contabilidad IAS. BOGOTA: ECOE.
46
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nacimiento del control interno en Colombia nace desde el proceso de
colonización, Bogotá, Colombia.
Unicauca.edu.co. (2009). Tipos de control interno.
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