A p p l i c a ti o n o f R e s p o n s i b i l i t y

C e n t e r A p p r o a c h

( M a n a g e m e n t C o n t r o l S y s t e m )

f o r C o n v e r t i n g D i v i s i o n s i n t o

P r o f i t C e n t e r s

BY

H E M A N T B . G O D B O L E

S A G / I R A S

R e p o r t s u b m i t t e d i n c o n n e c t i o n w i t h a c o u r s e o n

P r o j e c t M a n a g e m e n t a t C - T A R A

F r o m 1 0 th Se p t e m b e r t o 1 8 th O c t o b e r 2 0 1 3

A c k n o w l e d g e m e n t

I a m th a n k fu l to th e F A & C A O / S o u th C e n t r a l R a il w a y , S m t. U s h a A . K u m a r fo r n o m in a tin g m e fo r th is c o u r s e .

I a m a ls o th a n k fu l to D ir e c to r / C - T A R A , S h r i V i ja y K u m a r a n d A d d l. D ir e c to r , S h r i M u r th y , fo r th e ir v a lu a b le h e lp .

I a ls o p la c e o n r e c o r d th e h e lp r e n d e r e d b y m y c o lle a g u e s in R S C ( n o w c a l le d N A I R ) , B R C D iv is io n o f W R fo r th e ir v a lu a b le h e l p .

H e m a n t B . G o d b o l e

8 I R A S / S A G / S C R , S e c u n d e r a b a d .

I N D E X

S l . N o .

D e s c r i p t i o n o f c o n t e n tP a g eN o .

1)

A b s t r a c t

4

2) B a c k g r o u n d5

3)

T h e o r e tic a l B a c k g r o u n d o f th er e le v a n t c o n c e p ts ( M a n a g e m e n tC o n t r o l S y s te m )

6

4) M a n a g e m e n t C o n tr o l th r o u g hR e s p o n s i b il ity A c c o u n tin g

12

5)

D is c u s s io n r e la te d t o S ta tu s o nR a il w a y s a n d S u g g e s t io n s

1 7

A p p l i c a t i o n o f R e s p o n s i b i l i t y C e n t e r A p p r o a c h ( M a n a g e m e n t C o n t r o l S y s t e m ) f o r C o n v e r t i n g D i v i s i o n s i n t o P r o f i t C e n t e r s

A b s tr a c t

Z o n a l R ail w a y s ( Z R ) i n In d i a a r e h e ad e d b y G e n e r al M a n a g e r s ( G M s ) w h o h av e to e n s u r e s a ti s fa c to r y c u s to m e r s e r v i c e b y c o n d u c ti n g th e o p e r a ti on s e ffi ci e n tl y a n d e ffe c ti v e l y . W h i le w o r k i n g to w a r d s th e s e g o a l s, th e y h a v e to s tr i v e h a r d to e n s u r e th a t th e y e a r n th e ta r g e te d r e v e n u e w i th i n b u d g e te d e x p e n s e s fo r a tta i n i n g th e d e s i r e d o p e r a ti n g r a ti o ( O R ) . T h e I n d i a n R ail w a y s ( IR ) c a n a tta i n th e b u d g e te d fin a n c i al ta r g e ts o n l y b y a tta i n m e n t o f r e s p e c ti v e o b je c ti v e s b y v a ri o u s GM s.

A s o f to d a y , I R a s a w h o l e ; a s a l s o v a r i o u s Z R s a r e a ttu n e d to o n l y o n e m o s t s i g n i fi c a n t fi n a n ci a l ob je c ti v e , n a m e l y th e O R . I R s l in g o, w h i le r e fe r r i n g to v i a b il i ty , n o b o d y ta l k s o f P r o fi t / Ne t P r o fi t . I n d e e d i n th e l a s t B u d g e t S p e e c h al s o i t w a s e m p h a si z e d th a t O R w o u ld i m p r o v e in 2013 - 14 fr o m 8 8 .8 % to 8 7 . 8 % . T h u s, fo r th e c u r r e n t d i s c u s s i on , i t i s s u ffi c i e n t to s a y th a t OR i s a s u r r o g a te fo r v i a b i li ty o r p r o fi ta b i li ty in IR .

W h i l e OR a s a r a ti o o f O p e r a tin g E x p e n s e s to A p p o r ti o n e d E a r n in g i s c al c u l a te d a n d m o n i to r e d fo r IR a s w e l l a s fo r Z R s , s u c h r a ti o i s n o t c o m p u t e d fo r m o s t v i t a l unit s o f t h e Z R s , i. e . D iv i si o n s . I n s te a d , a r a ti o c al l e d P e r fo r m a n c e E ffi c ie n c y In d e x ( P E I) i . e . a r a ti o o f E x p e n s e s u n d e r D em a n d s # 3 to 1 2 * to O r ig in a ti n g E a r n i n g s i s c o m p u te d . S i n c e th e d e n o m i n a to r i n th i s r a ti o d o e s n o ti n d i c a te A p p o r ti o n ed E a r n i n g s o f th e D i v i si o n , s u c h r a ti o i sn o w a y in d i c a ti v e o f p r o fi ta b il i t y o r v i ab ili ty o f th e D i v i si o n . ( * S om e R a il w a y s li k e S C R LY ta k e D em a n d # 3 to 1 3 w h i l e C . R L Y , W . R L Y ta k e # 3 to 1 2 )

T h i s p r o je c t s e e k s to l a y d o w n th e m e c h a n i s m fo r c o m p u ti n g O R fo r th e D i v i si o n s . I t al s o a tte m p ts to fu r th e r r e fi n e th e m e c h a n i s m fo r e v e n c o m p u tin g p r o fi t o f th e

D i v i si o n s . T h i s w il l re n d e r th e fi n an c i al ta r g e ts a s mor e i n t e lli g i b l e a n d i n t e g r a t e d r e s p o n si b i li t y fo r fa c i li ta ti n g M a n a g e m e n t C on tr o l i n c o n s o n a n c e w i th th e M a n a g e m e n t C o n tr o l S y s te m (R e s p o n si b i li ty A c c o u n ti n g ) , i n a s m u c h a s D i v i si o n al g e o g r ap h i c a l s tr u c tu r e l e n d s i ts e l f to b e tr e a te d l i k e th a t o f Z R s a s i t i s a r e p li c a o f th e l a tte r .

B a c k g r o u n d

I n d i an R a il w a y s a r e a D e p a r tm e n ta l C o m m e r c i a l u n d e r t a k i n g o f th e G o v e r n m e n t o f I n d i a . T h e i r b u d g e t h a s b e e n s e p a r a te d fr o m th a t o f G o v e r n m e n t o f I n d i a fr o m1 9 2 4 a s p e r th e o f th e A c w o r th C om m i tte e s r e c o m m e n d a ti o n s , w h i c h h ad , i n te r ali a , m e n ti o n e d a s fo l l o w s :

" W e r e c o m m e n d ..th a t th e r a i l w a y s s h o u l d h av e a s e p a r a te b u d g e t o f th e i r o w n , ( an d ) b e r e s p o n si b l e fo r e a r n i n g a n d e x p e n d i n g t h e i r o w n i n c o m e s a n d fo r p r o v i d i n g s u c h n e t r e v e n u e a s i s r e q u i r e d to m e e t th e i n te r e s t o n th e d e b t i n c u r r e d o r to b e i n c u r re d b y th e G o v e r n m e n t fo r r a i l w a y p u r p o s e .

T h e l o a n s ta k e n b y R a il w a y s fr o m th e G o v e rn m e n t o f I n d i a fo r C a p i ta l E x p e n d i tu r e a r e fa c to r e d i n th e b u d g e t a s b u d g e ta r y s u p p o r t; c u m u l a ti v e to ta l b e i n g c a ll e d a s C a p i ta l a t C h a rg e , w h i c h b e a r s th e r a te o f D i v i d e n d ( i n te r e s t) a s r e c o m m e n d e d b y R ai l w ay C o n v e n ti o n C o m m i tte e o f P a r l i a m e n t fr o m ti m e to ti m e .

A s s ta te d e a r l i e r, a s o f n o w , O R i s c a l c u l a te d o n l y fo r I R a s w h o l e a n d a l s o fo r Z R s, a n d n o t fo r D i v i si o n s . T h u s, th e m o s t i m p o r ta n t fi el d l e v el fu n c ti o n a ri e s , c al l ed a s D i v i si o n al R a il w a y M a n ag e r s ( D R M s ), d o n o t h a v e p r o fi t , o r i ts s u r r o g a te , th e O R a s th e fi n a n c i al ta r g e t . T h e o n l y fi n a n c i al ta r g e ts th e y h a v e a r e : ( 1 ) ex p e n d i tu r e to b e c o n tr o l l e d w i th in B u d g e t G r a n ts a n d ( 2 ) g en e r a ti n g B u d g e ted O ri g i n a ti n g E a r n in g s . T h e re i s n o c o r r e l a ti o n b e tw e e n th e tw o . I n ab s e n c e o f P r o fi t ( o r e v e n op e r a ti n g

p r o fi t i n fe r r e d fr o m O R ) a s m o ti v a ti n g ta r g e ts, th e D R M s te n d to p a y m o r e a tte n ti o n to o t h e r i m p o r ta n t ty p i c a ll y n o n - fi n an c i al o b je c ti v e s li k e : S a fe ty , S e c u ri ty , P u b li c R e l a ti o n s , I n d u s tr i al R e l a ti o n s , L o ad i n g ( w h e th e r p r o fi ta b l e o r n o t) , P u n c tu al i ty , P r o to c o l fo r h i g h e r u p s a n d P o l i ti c al D i g n i ta r ie s e tc . W h il e al l th e s e a r e i m p o r ta n t, a c c e n t o n v i ab ili ty a n d r e d u c ti o n o f l o s s a n d / o r i n c r e a s e o f p r o fi t, a n d ( w i th th e o b je c t iv e / m e a s u r a b l e a s s e s s m e n t a n d n o t a rb i tr a r y o r s u b je c ti v e a s s e s s m e n t ) i s a s in e q u a n o n fo r s u s ta i n a b il i ty o f t h e o r g a n i z a ti o n i s m i s s in g .

As I R i s a C o m m e r c i al U n d e r ta k i n g , th e r e h a s to b e a r e l a ti o n s h i p b e tw e e n th e M a n ag e m e n t C o n tr ol S y s te m to O r g a n i z a ti o n al G o a l s. H e n c e th e r e i s n e e d fo r P r o fi ta b i li ty o r v i a b i li ty a s i ts p e r fo r m a n c e m e a s u re s / m e tri c s / ta r g e ts .

T h e o r e t i c a l B a c k g r o u n d o f t h e r e l e v a n t c o n c e p t s

M a n a g e m e n t C o n t r o l S y s te m

B a s ic C o n c e p ts

F o r u n d e r s ta n d i n g th e m e a n i n g o f M a n a g e m e n t C on tr o l S y s te m i t w o u l d b e u s e fu l to k n o w th e m e a n in g o f th e s e th r e e te r m s i n c l u d e d in th i s c o n c e p t, i n a c o n v e n i e n t o r d e r .

C o n t r o l

A s y o u p r e s s th e a c c e l e r a to r , y o u r c a r g o e s fa s te r , a s y o u r o ta te th e s te e r i n g w h e el , i t c h a n g e s d i r e c ti o n , a n d a s y o u p r e s s th e b r a k e p e d al, i t sl o w s d o w n o r s to p s . W i th th e s e c o n s o l e s , y o u c o n tr o l th e s p ee d an d d i r e c ti o n o f th e c a r . I f a n y o f th e m i s i n o p e r a tiv e , th e c a r d o e s n o t d o w h a t y o u w a n t i t to do . I n o th e r w o r d s , i t i s o u t o f c o n tr o l .

A n o r g a n i z a ti o n m u s t al s o b e c o n tr o ll e d ; th a t i s, d e v i c e s m u s t b e in p l a c e to e n s u r e th a t i ts s tr a te g i c i n te n ti o n s a r e a c h i e v e d . B u t c o n tr o l li n g a n o r g a n i z a ti on i s m u c h m o r e c o m p li c a te d th a n c o n tr o ll i n g a c a r .

E v e r y c o n t r o l s y s t e m h a s a t l e a s t f o u r e l e m e n t s :

1. A d e te c t o r o r s e n s o r a d e v i c e th a t m e a s u r e s w h a t i s a c tu a l l y h ap p e n i n g in th e p r o c e s s b e in g c o n tr o ll e d .2. A n a s s e s s o r a d e v i c e th a t d e te r m i n e s th e s i g n i fi c a n c e o f w h a t i s a c tu a ll y h ap p e n i n g b y c o m p ar i n g i t w i th s o m e s ta n d a r d o r e x p e c ta ti o n o f w h a t s h o u l d h a p p e n .3. A n e f fe c t o r a d e v i c e ( o fte n c al l e d fe e d b a c k ) th a ta l te r s b e h a v i o r i f th e a s s e s s o r i n d i c a te s th e n e e d to d o so .4. C o m m u n ic a t io n s n e t w o r k -d e v ic e s th a t tr a n s m i ti n fo r m a ti o n b e tw e e n th e d e te c to r a n d th e a s s e s s o r a n d b e tw e e n th e a s s e s s o r a n d th e e ffe c to r .

T h e s e fo u r b a si c e l e m e n ts o f a n y c o n tr o l s y s te m a r e s h o w n b e l o w .

Contro l device

2 . Assess or. Co mp arison with stand ard

1. Detect or. In fo r mat io n ab o u t wh at is h ap p en in g

3 . Effect or. Beh av io rA lteratio n , if n eed ed

En tityBe in g co n tro lled

B y m e a n s o f a sp e e d o m e te r (d e te c to r ) d r iv e r o f a c a r n o ti c e s th a t th e s p e e d i s 5 8 k m p h . H e c o m p a r e s ( a s s e s s e s ) i t w i th th e m a x im u m p e r m i tte d s p e e d s a y 6 0 k m p h . B y s u i ta b le u s e o f c o n s o l e s , c o n tr o l s th e s p e e d w i th i n 6 0 k m p h .

M a n a g e m e n t

A n o r g a n i z a ti o n c o n s i s ts o f a g r o u p o f p e o p l e w h o w o r k to g e th e r to a c h i e v e c e r tai n c o m m o n g o a ls ( in a b u s in e s s o rg a n iz a t io n a m a j o r g o a l is t o e a r n a s a t is fa c t o r y p r o f it ) . O rg a n i z a ti o n s a r e l e d b y a h i e r a r c h y o f m a n a g e r s, w i th th e c h i e f e x e c u tiv e o ffi c e r (C E O ) a t th e to p , a n d th e m a n ag e r s o f b u s i n e s s u n i ts , d e p a r tm e n ts , s e c ti o n s , a n d o th e r s u b u n i ts r a n k e d b e l o w h im o r h e r i n th e o r g a n i z a ti o n a l c h a r t. T h e c o m p l e x i ty o f th e o r g a n i z a ti o n d e te r m in e s th e n u m b e r o f l a y e r s i n th e h i e r a r c h y . A ll m a n ag e r s o th e r th a n th e C E O a r e b o th s u p e r i o r s a n d s u b o rd in a t e s ; th e y s u p e r v i s e th e p e o p l e i n th e i r o w n u n i ts, a n d th e y a r e s u p e r v i s e d b y th e m a n ag e r s to w h o m th e y r e p o r t.

T h e C E O ( o r, in s o m e o r g an i z a ti o n s, a te a m o f s e n i o r m a n a g e r s ) d e c id e s o n th e o v e r a ll s tr a te g ie s th a t w i ll e n a b le th e o r g a n i z a ti o n to m e e t i ts g o a l s. S u b je c t to th e a p p r o v al o f th e C E O , th e v a ri o u s b u si n e s s u n i t m a n ag e r s fo r m u l a te a d d i ti o n a l s tr a te g i e s th a t w ill e n a b l e th e i r r e s p e c ti v e u n i ts to fu r th e r th e s e g o a l s . T h e m a n a g e m e n t c o n t r o l p r o c e s s is t h e p r o c e s s b y w h ic h m a n a g e rs a t a ll le v e ls e n s u re t h a t th e p e o p le t h e y s u p e r v is e im p le m e n t t h e ir in t e n d e d s t ra te g ie s .

S y s t e m

A s y s te m i s a p r e s c r ib e d a n d u s u al l y re p e ti ti o u s w a y o f c a r r y i n g o u t a n a c ti v i ty o r a s e t o f a c ti v i ti e s . S y s te m s a r e c h a r a c te r i z e d b y a m o r e o r l e s s r h y th m i c , c o o r d i n a te d , a n d r e c u r ri n g s e ri e s o f s te p s i n te n d e d to a c c o m p li s h a s p e c i fi ed p u r p o s e . T h e th e r m o s ta t , th e b od y te m p e r a tu r e c o n tr o l a n d c o n tr o l o f a c a r a r e th e e x a m p l e s o f s y s te m s . M a n a g e m e n t c o n tr o l s y s te m s a r e fa r m o r e c o m p l e x a n d ju d g m e n ta l.

M a n y m an a g e m e n t a c ti o n s a r e u n s y s te m a ti c. M a n a g e r s r e g u l a r l y e n c o u n te r si tu a ti o n s fo r w h i c h th e r u l e s a r e n o t w e l l d e fin e d a n d th u s m u s t u s e th e i r b e s t ju d g m e n t i n d e ci d i n g w h a t a c ti o n s to ta k e . T h e e ffe c ti v e n e s s o f th e i r a c ti o n s i s d e te r m i n e d b y th e i r s k i ll i n d e a li n g w i th p e op l e , n o t b y a r u l e s p e c i fi c to th e s y s te m ( th o u g h th e s y s te m m a y s u g g e s t th e g e n e r a l n a tu r e o f th e a p p r o p ri a te r e s p o n s e ) . I f a ll s y s te m s e n s u r e d th e c o r r e c t a c ti o n fo r a l l s i tu a ti o n s, th e r e w o u l d b e n o n e e d fo r h u m a n m a n a g e r s !

M a n a g e m e n t C o n t r o l

M a n a g e m e n t c o n tr o l i s th e p r o c e s s b y w h i c h m a n a g e r s i n fl u e n c e ( t h e b e h a v i o r o f) o th e r m e m b e r s o f th e o r g a n i z a ti o n fo r i m p l e m e n ti n g th e o r g a n i z a ti o n s s tr a te g i e s . S e v e r al a s p e c ts o f th i s p r o c e s s a r e a m p l i fi e d b e l o w .

M a n a g e m e n t C o n t r o l A c t i v i t i e s

M a n a g e m e n t c o n tr o l in v o l v e s a v a r i e ty o f a c ti v i ti e s, i n c lu d i n g :

P l a n n i n g w h a t th e o r g a n i z a ti o n s h o u l d d o .C o o r d i n a ti n g th e a c ti v i tie s o f s e v e r a l p a r ts o f th e o r g a n i z a ti o n .C o m m u n i c a ti n g i n fo r m a ti o n . E v a l u a ti n g i n fo r m a ti on .D e c i d i n g w h a t, i f a n y , a c ti o n s h o u ld b e ta k e n .I n fl u e n ci n g p e o p l e to c h a n g e th ei r b e h av i o r.

C o n c e p t o f G o a l C o n g r u e n c e

M a n a g e r s h a v e p e r s o n a l a s w el l a s o r g a n i z a ti o n al g o a l s . T h e c e n tr a l c o n tr o l p r o b l e m i s to i n d u c e t h e m t o a c t i n p u r s u i t o f t h e i r p e r s o n a l g o a l s i n w a y s t h a t w i ll h e lp a t t a i n t h e o r g a n i z a t i o n s g o a l s a s w e l l. G o a l c o n g r u e n c e m e a n s th a t, i n s o fa r a s i s fe a s ib l e, th e g o al s o f a n

o r g a n i z a ti o n s i n d i v id u a l m e m b e r s s h o u l d b e c o n s i s te n t w i th th e g o a l s o f th e o rg a n i z a ti o n i ts e l f. T h e m a n a g e m e n t c o n tr o l s y s te m s h o u l d b e d e si g n e d a n d o p e r a t e d w i th th e p r i n ci p l e o f g o a l c o n g ru e n c e in m in d .S t r a t e g y f o r m u l a t i o n , M a n a g e m e n t c o n t r o la n d t a s k c o n t r o l

T h e r e i s a b r o a d sp e c tr u m o f a c ti v i ti e s th a t a n o r g a n i z a ti o n u n d e r ta k e s a n d b a s e d o n th e i r c h a r a c te r i s ti c s , th e y a r e m o n i to r e d fr o m th e l o n g te r m , m e d iu m te r m o r s h o r t te r m p e r sp e c ti v e . T h e y a r e : S tr a te g y fo r m u l a ti o n , M a n ag e m e n t c o n tr o l a n d T a s k c o n tr o l

S t ra te g y f o rm u la t io n i s th e p r o c e s s o f d e c i d in g o n n e w s tr a te g i e s ; w h il e m a n a g e m e n t c o n t r o l i s th e p r o c e s s o f i m p l e m e n t i n g th o s e s tr a te g i e s . F r o m t h e s ta n d p o in t o f s y s te m s d e si g n , th e m o s t im p o r ta n t d i s tin c ti o n b e tw e e n s tr a te g y fo r m u l a ti o n an d m a n a g e m e n t c o n tr o l i s th a t s tr a te g y fo r m u l a ti o n i s e s s e n ti all y u n s y s te m a ti c . T h r e a ts , o p p o r tu n i ti e s, a n d n e w i d e a s d o n o t o c c u r a t r e g u l a r in te r v a l s; th u s , s tr a te g i c d e c i si o n s m a y b e m a d e a t a n y ti m e .

T a s k c o n t r o l i s th e p r o c e s s o f a s s u ri n g th a t s p e c i fi e d ta s k s a r e c a r r i e d o u t e f f e c t iv e ly a n d e f f ic ie n t ly . T a s k c o n tr o l i s tr a n s a c ti o n - o r ie n te d th a t i s, i t i n v o lv e s th e p e r fo r m a n c e o f i n d i v i d u al ta s k s a c c o r d i n g to r u l e s e s ta b li s h e d in th e m a n ag e m e n t c o n tr o l p r o c e s s . T a s k c o n tr o l o fte n c o n s i s ts o f s e e i n g th a t th e s e r u l e s a r e fo l l o w e d , a fu n c ti o n th a t in s o m e c a s e s d o e s n o t ev e n r e q u ir e th e p r e s e n c e o f h u m a n b e i n g s . C N C m a c h i n e s, p r o c e s s c o n tr o l c o m p u te r s , a n d r o b o ts a r e m e c h a n i c al ta s k c o n tr o l d e v i c e s . T h ei r fu n c ti o n i n v ol v e s h u m a n s o n l y w h e n th e l a tte r p r o v e l e s s e x p e n s iv e o r m o r e r el i ab le ; th i si s li k e ly to h a p p en o n ly i f u n u s u a l e v e n ts o c c u r s ofr e q u e n tly th a t p r o g r a m m i n g a c o m p u te r w i th r u l e s fo r d e a li n g w i th th e s e e v e n ts i s n o t w o r th w h il e .

Activity Nature of End Product

Strate gyfo rmulatio n

Mana ge me ntContro l

Task contro l

Goa ls, stra te gie s, a nd po lic ies

Imp le me nta tio n o f strate gies

Effic ie nt a nd e ffectivePerforma nce o f ind ivid ua l ta sks

StrategyFormulationManagementControlTask Control

Acquire an unrelated businessIntroduce new product or brand within product lineCoordinate order entry

Enter a ne w businessExpand a plantSchedule production

Add direct ma il sellingDetermine advertising budgetBook T V co mmerc ials

Change debt/equity ratioIssue new debtManage cash flows

Adopt affirmative action policyImple ment minority recruit ment progra mMaintain personnel records

Devise inventory speculation policyDecide inventory levelsReorder an ite m

Decide magnitude and direction of researchControl research organizationRun indiv idual research project

E x a m p le s o f d e c is io n s in p la n n in g a n d c o n tr o l f u n c t io n s

M a n a g e m e n t C o n t r o l t h r o u g h R e s p o n s i b i l i t yA c c o u n t i n g

R e s p o n s i b i l it y C e n t e r s

A r e s p o n s ib i li ty c e n te r i s an o r g an i z a ti o n u n i t th a t i s h e a d e d b y a m a n a g e r w h o i s re s p o n s ib le fo r i ts a c ti v i ti e s. I n a s e n s e , a n o rg a n i z a ti o n i s a c o ll e c ti o n o f r e s p o n si b i li ty c e n te r s , e a c h o f w h i c h i s r e p r e s e n te d b y a b o x o n th e o r g a n i z a ti o n al c h a r t . T h e s e r e s p o n s ib i li ty c e n te r s fo r m a h i e r a r c h y . A t th e l o w e s t l e v e l a r e th e c e n te r s fo r s e c ti o n s , w o r k s h i fts , a n d o th e r s m al l o rg a n i z a ti o n u n i ts . D e p a r tm e n ts o r b u si n e s s u n i ts c om p ri s i n g s e v e r a l o f th e s e s m a l l e r u n i ts a r e h ig h e r i n th e h ie r a r c h y . F r o m th e s ta n d p o in t o f s e n i o r m a n a g e m e n t, th e e n ti r e o r g a n i z a ti o n is a r e s p o n si b i li ty c e n te r; th o u g h th e te rm i s u s u a ll y u s e d e v e n to r e fe r to s m a l l e r u n i ts w i th in th e o r g a n i z a ti o n .

N a t u r e o f R e s p o n s ib ilit y C e n t e r s

A r e s p o n s i b il i ty c e n te r e x i s ts to a c c o m p l i sh o n e o r m o r e p u r p o s e s , te r m e d its o b j e c t iv e s . T h e o r g a n i z a ti o n a s a w h o l e h a s g o al s , a n d s e n i o r m a n a g e m e n t d e c id e s o n a s e t o f s tr a te g i e s to a c c o m p l i s h th e s e g o a l s. T h e o b je c ti v e s o f th e o r g a n i z a ti on s v a r i o u s r e s p o n si b i li ty c e n te r s a r e to h e l p i m p l e m e n t th e s e s tr a te g i e s . B e c a u s e e v e r y o r g an i z a ti o n i s th e s u m o f i ts r e s p o n si b i li ty c e n te r s , i f e a c h re s p o n s ib ili ty c e n te r m e e ts i ts o b je c tiv e s , th e g o a l s o f th e o r g a n i z a ti o n w il l h av e b e e n a c h i e v e d .

R e s p o n si b i li ty c e n te r s r e c e i v e i n p u ts i n th e fo r m o f m a te r i a l s, l ab o r a n d s e r v i c e s . U s in g w o r k i n g c a p i ta l ( e .g ., i n v e n to r y , r e c ei v a b l e s ), eq u i p m en t, a n d o th e r a s s e ts , th e r e s p o n s i b il i ty c e n te r p e r fo r m s i ts p a r ti c u l a r fu n c ti o n w i th th e u l ti m a te o b je c ti v e o f tr a n s fo r m i n g i ts i n p u ts i n to o u tp u ts , e i th e r ta n g i b l e (i . e. , g o o d s) o r i n ta n g ib l e ( i. e ., s e r v i c e s ). I n a p r od u c ti o n p l an t, th e o u tp u ts a r e g o o d s . I n s ta ff u n i ts , su c h a s h u m a n r e s o u r c e s , tr a n s p o r ta ti o n , e n g in e e ri n g , a c c o u n tin g , a n d a d m in i s tr a ti o n , o u tp u ts a r e s e r v i c e s .

T h e p r o d u c ts (i . e . , g o o d s a n d s e r v i c e s) p r o d u c e d b y a r e s p o n s ib il i ty c e n te r m a y b e fu r n i s h e d e i th e r to a n o th e r r e s p o n s i b il i ty c e n te r ( u s in g d e f in e d t ra n s f e r p r ic in g m e c h a n is m ) , w h e r e th e y a r e i n p u ts , o r to th e o u ts id e m a r k e tp l a c e w h e r e th e y a r e o u tp u ts o f th e o r g a n i z a ti o n a s a w h o l e . R e v e n u e s a r e th e am o u n ts e a r n e d fr o m p r o v id i n g th e s e o u tp u ts . R e sp o n s ib ili ty c e n te r s a r e r e q u ir e d to fu n c ti o n b o th e ffi ci e n tly a n d e ffe c ti v e l y .

E f f ic ie n c y a n d e f fe c t iv e n e s s

E f f ic ie n c y is t h e r a t io o f o u tp u t s t o in p u t s , o r th e a m o u n t o f o u tp u t p e r u n i t o f i n p u t. R e sp o n s ib il i ty C e n te r A i s m o r e e ffi c i e n t t h a t R e s p o n s ib i li ty C e n te r

i f i t u s e s fe w e r r e s o u r c e s th a n R e s p o n si b i li tyC e n te r B b u t p r od u c e s th e s a m e o u tp u t, o rIf i t u s e s th e s a m e a m o u n t o f r e s o u r c e s b u t p r o d u c e s a g r e a te r o u tp u t.

I n c o n tr a s t to e ffi c ie n c y , w h i c h i s d e te r m in e d b y th e r e l a ti o n s h i p b e t w e e n a r e s p o n s ib ilit y c e n t e r s o u tp u t a n d it s o b j e c t iv e s . T h e m o r e th i s o u tp u t c o n tr i b u te s to th e o b je c ti v e s , th e m o r e e ffe c ti v e th e u n i t. S i n c e b o th o b je c ti v e s a n d o u tp u ts a r e d i ffi c u l t to q u a n ti fy , e ffe c ti v e n e s s te n d s to b e e x p r e s s e d i n s u b je c ti v e , n o n - a n a l y ti c al te r m s - fo r e x a m p l e , C ol l e g e A i s d oi n g a fi r s t - r a te jo b , b u t C oll e g e B h a s s li p p e d s o m e w h a t i n r e c e n t y e a r s .

E ffi c i e n c y a n d e ffe c ti v en e s s a r e n o t m u tu all y e x c l u s iv e ; e v e r y r e s p o n si b i li ty c e n te r o u g h t to b e b o th e ffi c i e n t a n d e ffe c ti v e i n w h i c h c a s e , th e o rg a n i z a ti o n o u g h t to b e m e e ti n g i ts g o al s i n an o p tim u m m a n n e r. A r e s p o n s i b il i ty c e n te r , w h i ch c a r r ie s o u t i ts c h a r g e w i th th e l o w e s t p o s s i b l e c o n s u m p ti o n o f r e s o u r c e s , m a y b ee ffi c i e n t, b u t i f i ts o u tp u t fa i l s to c o n tr i b u te a d e q u a te l y toth e a tta i n m e n t o f th e o r g a n i z a ti o n s g o a l s , i t i s n o t e ffe c ti v e . I f a c r ed i t d e p a r tm e n t h a n d l e s th e p ap e r w o r k c o n n e c te d w i th d e li n q u e n t a c c o u n ts a t a l o w c o s t p e r u n i t,

i t i s e ffi c i e n t; b u t i f, a t th e s am e tim e , i t i s u n s u c c e s s fu l i n m a k i n g c o l le c ti o n s ( o r n e e d l e s s ly a n ta g o n i z e s c u s to m e r s i n th e p r o c e s s ), i t i s in e ffe c ti v e .

I n s u m m a r y , a r e sp o n s ib ili ty c e n te r i s e f f ic ie n t if it d o e s th in g s r ig h t , a n d it is e ff e c t iv e if it d o e s t h e r ig h t th in g s .

T h e R o le o f P r o f it

A m a jo r o b je c ti v e o f a n y p r o fi t - o r i e n te d o r g a n i z a ti o n i s to e a r n a s a ti s fa c to r y p r o fi t. T h u s , p r o f it is a n im p o rt a n t m e a s u r e o f e f fe c tiv e n e s s . F u r th e r m o r e , s i n c e p r o fi t i s th e d i ffe r e n c e b e tw e e n r e v e n u e ( a m e a s u r e o f o u tp u t) a n d e x p e n s e s ( a m e a s u r e o f i n p u t ) , it is a ls o a m e a s u re o f e f f ic ie n c y . T h u s , p r o fi t m e a s u r e s b o th e ffe c ti v e n e s s a n d e ffi c ie n c y .

T y p e s o f R e s p o n s ib ilit y C e n t e rs

T h e r e a r e fo u r ty p e s o f r e s p o n s ib ili ty c e n te r s , c l a s s i fi e d a c c o r d i n g to th e n a tu r e o f th e m o n e ta r y i n p u ts a n d / o r ou tp u ts th a t a r e m e a s u r e d fo r c o n tr o l p u rp o s e s : r e v e n u e c e n te r s , e x p e n s e c e n t e r s ( a ls o c a lle d a s c o s t c e n te r s ) , p r o f it c e n te r s , a n d in v e s tm e n t c e n t e rs . T h e i r c h a r a c te r i s ti c s a r e s h o w n b e l o w .

I n r e v e n u e c e n te r s , o u tp u t i s m e a s u r e d i n m o n e ta r y te r m s ;In e x p e n s e c e n te rs , in p u ts a r e s o m e a s u r e d ;In p r o f it c e n t e r s , b o th re v e n u e s ( o u tp u t) a n d e x p e n s e s (i n p u t) a r e s o m e a s u r e d ; a n dIn in v e s t m e n t c e n t e r s , th e r el a ti o n s h i p b e tw e e np r o fi t a n d in v e s tm e n t i s s o m e a s u r e d .

R e v e n u e C e n te r s

I n a r e v e n u e c e n te r , o u tp u t ( i . e . r e v e n u e ) i s m e a s u r e d i n m o n e ta r y te rm s , b u t n o fo r m a l a tte m p t i sm a d e to r e l a te i n p u t (i . e . , e x p e n s e o r c o s t) to o u tp u t.

E x p e n s e C e n te r s

C e n te r s w h o s e i n p u ts a r e m e a s u r e d i n m o n e ta r y te r m s , b u t o u tp u ts a r e n o t. T h e r e a r e tw o g e n e r a l ty p e s o f e x p e n s e c e n te r s : e n g in e e r e d a n d d i s c r e ti o n a ry .

E n g in e e r e d E x p e n s e C e n te r s

E n g i n e e r e d e x p e n s e c e n te r s h a v e th e fo ll o w i n g c h a r a c te r i s ti c s :

T h e i r i n p u t c a n b e m e a s u r e d in m o n e ta r y te r m s . T h e i r o u tp u t c a n b e m e a s u re d in p h y si c a l te r m s. T h e o p ti m u m m o n e ta r y a m o u n t o f i n p u t r e q u i r ed to p r o d u c e o n e u n i t o f o u tp u t c a n b e d e te rm in e d .

D is c r e t io n a r y E x p e n s e C e n t e r s

D i s c r e ti o n a r y e x p e n s e c e n te r s i n c lu d e ad m i n i s tr a ti v e a n d s u p p o r t u n i ts (e .g ., a c c o u n tin g , le g al , i n d u s tr i al r e l a ti o n s, p u b l i c r e l a ti o n s , a n d h u m an r e s o u r c e s ), r e s e a r c h a n d d e v e l o p m e n t op e r a ti o n s, a n d m o s t m a r k e ti n g a c ti v i ti e s. T h e o u tp u t o f th e s e c e n te r s c a n n o t b e m e a s u r e d i n m o n e ta r y te rm s .

P r o f it C e n te r s

I n p r o fi t c e n te r s , b o th r e v e n u e s a n d e x p e n s e s a s s o c i a te d w i th g e n e r a ti n g th e s e r e v e n u e s a r e m e a s u r e d ; g i v i n g d i ffe r e n c e b e tw e e n th e tw o a s p r o fi t ( o r e v e n l o s s ). A c tu a l p r o fi t ( o r l o s s ) , c o m p a r e d to b u d g e te d p r o fi t o r l o s s i s a m e a s u r e o f M a n a g e r s p e r fo r m a n c e .

I n v e s t m e n t C e n t e rs

I n th e s e c e n te r s , b o th p r o fi t a n d th e in v e s tm e n t (i . e . r e p r e s e n te d b y a s s e ts ) d e p l o y e d i n c a r r y i n g o u t s u c h

c e n te r s r e s p o n s i b i li tya r em e a s u re d .T h e re tu r n o n

i n v e s tm e n t ( R O I) i sth eb r o a d e s tm e a s u r e o f th e

M a n a g e r s e ffi c i e n c y a n d e ffe c ti v e n e s s .

D i s c u s s i o n r e l a t e d t o S t a t u s o n R a i l w a y s a n dS u g g e s t i o n s

W h a t k in d o f R e s p o n s ib ilit y c e n t e r s a r e I R , Z R s , D iv is io n s e t c . a s o f n o w ?

O R i s a r a ti o o f O p e r a ti n g E x p e n s e s ( n u m e r a to r ) a s a p e r c e n ta g e o f O p e r a tin g In c o m e (d e n o m i n a to r ) . O p e r a ti n g P r o fi t i s t h e E x c e s s o f O p e r a ti n g I n c o m e o v e r O p e r a ti n g E x p e n s e s . T h u s O R i s a s u r r o g a te o f o p e r a ti n g p r o fi t. S i n c e O R i s c o m p u te d e v e r y y e ar fo r IR a n d Z R s, th e y c a n b e tr e a te d a s P r o fi t C e n te r s i n te r m s o f R e s p o n si b i li ty C e n te r s a p p r o a c h , w h e r e in e s ti m a te d o r b u d g e te d O R ( fr o m w h i c h O p e r a tin g P r o fi t c a n b e d e d u c ed ) c a n b e a M a n ag e m en t C o n tr ol T o o l a s p e r M a n a g e m e n t C o n tr ol S y s te m .

I t c a n n o t b e s a i d o f th e D i v i s i o n s a s o f n o w th a t th e y c a n b e tr e a te d a s P r o fi t C e n te r s b e c a u s e, in th e i r c a s e , a p p o r ti o n ed e a rn i n g s a r e n o t a v ai l ab l e. A s fo r th e nu m e r a to r o f O R , e x p e n s e s c o v e re d u n d e r D e m a n d n u m b e r s 3 to 1 2 o r 1 3 a s s o m e R a il w a y s ta k e , ( w h i c h a r e

u s e d fo r c o m p u ta ti o n o f P e r fo r m a n c e E ffi c i e n c y I n d e x o r P E I in c a s e o f D i v i s i o n s) d o n o t c o m p r e h e n s i v e l y d e p i c t th e O p e r a ti n g E x p e n s e s a s th e D e m an d n u m b e r 14 w h i c h d e n o te s a p p r o p ri a ti o n to P e n s i o n F u n d an d A p p r op r i a ti o n to D e p r e c i a ti o n R e s e r v e F u n d ( D R F ) a r e n o t i n c l u d e d i n th e n u m e r a to r o f P E I . B e s id e s , th e d e n o m i n a to r u s e d i n P E I , v i z . O r ig in a ti n g E a r n i n g s a r e n o t l og i c al l y fu ll y p e r ta i n ab l e to th e D i v i si o n s , w h il e a p p o r ti o n e d e a r n i n g s a s u s e d i n c a s e o f Z R s a r e . In s h o r t, a s o f to d a y , O R i s n o t b e i n g c a l c u l a te d fo r D iv i si o n s a n d th u s th e y c a n n o t b e tr e a te d a s P r o fi t C e n te r s .

Q u e s ti o n to b e a s k e d i s w h e th e r th e y c a n b e tr e a te d a s C o s t C e n te r s ? I n o rd e r to b e tr e a te d a s s u c h , a ll r e v e n u e e x p e n s e s p e r ta in a b l e to th e p e ri o d o f th e y e a r s h o u l d b e c a p a b l e o f b e i n g a g g r eg a te d . A s o f n o w , e x p e n s e s li k e ap p r o p r i a ti o n to P e n si o n F u n d a n d A p p r o p ri a ti o n to D R F a r e n o t s h o w n s e p a r a te l y fo r th e D i v i si o n s a s a p a r t o f O p e r a tin g E x p e n s e s o f th e D i v i s i o n . S i n c e th e s e c o s ts p e r ta i n i n g to D i v i si o n s a r e n o t k n o w n to th e D i v i s i o n s, D iv i si o n s c a n n o t b e l og i c al l y c a ll e d a s c o s t c e n te r s e i th e r .

W h y a p p o r t io n e d e a rn in g s a r e n o t c o m p u te d f o rD iv is io n s s e p a ra te ly ?

A s o f n o w , e a r n i n g s o f th e Z R s a r e a p p o r ti o n e d ( s p il t i n to p o r ti o n s o r s h a r e d ) a m o n g v a ri o u s Z R s o n th e b a s i s o f p r o p o r ti o n a te l e n g th o f tr a c k o f r e s p e c ti v e Z R s u s e d fo r c a r r i a g e o f g o o d s c o n si g n m e n t o v e r th e m . S a m e i s d o n e fo r p a s s e n g e r e a r n i n g s . Z R s o n w h i c h tr a ffi c o r i g in a te s o r te r m i n a te s a r e g i v e n s o m e ex tr a s h a r e fo r th e i r e x tr a e ffo r t o n h a n d l i n g e tc . T h i s a p p o r ti o n m e n t i s fa c il i ta ted b y T r a ffi c A c c o u n ts O ffi c e o f th e Z o n a l R ai l w a y , w h i ch i s c e n tr a l i z ed fo r s u c h R ai l w a y , w h il e th e e x p en d i tu r e a c c o u n ta l i s m o s tl y d e c e n tr al i z ed o v e r th e D i v i si o n s a n d i s c a r r i e d o u t b y D i v i s i o n al A c c o u n ts O ffi c e s h e a d e d b y S r D F M s . T h u s th e D R M s d o n o t k n o w th e i r D i v i s i o n s a p p o r ti o n ed e a r n i n g s.

C a n th e a p p o rt io n e d e a r n in g s b e c o m p u t e d f o rD iv is io n s ?

B a s e d o n th e p r o p o r ti o n a te d i s ta n c e o f c o n s i g n m e n t o r p a s s e n g e r tr a v e l l e d o v e r th e Z o n a l R a il w a y , i f th e p r o p o r ti o n a te ( a p p o r ti o n e d ) e ar n in g s c a n b e c al c u l a te d fo r th e Z o n a l R ai l w a y s, th e r e i s n o r e a s o n w h y u s i n g s im il a r ta b l e s o f d i s ta n c e s a c r o s s th e D i v i s i o n s , w h y i t c a n n o t b e s o c a l c u l a te d fo r th e D i v i s i on s . W i th h e lp o f c o m p u te r s i t w o u l d b e i m m e n s e ly p o s s i b l e to d o th e s a m e .

C a n o p e ra t in g e x p e n s e s , in c lu d in g u n d e r D e m a n d n u m b e r 1 3 & 1 4 b e c a lc u la t e d f o r t h e D iv is io n s ?

I t w o u l d b e p o s s i b l e to c a l c u l a te th e A p p r o p r i a ti o n toP e n s i o n F u n d fr o m th e D iv i si o n b a s e d o n th e fo r m u l a :

P e n s io n a b le e m p lo y e e so n D iv is io n

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -XA p p r o p r ia t io n t o P e n . F u n d o n Z R

P e n s io n a b le e m p lo y e e so n t h e Z o n e .

A n e x a m p l e o f B a r o d a ( B R C ) D i v i s i o n o f W e s te r n R a il w a y , w h e r e i n th e s ta ff s tr e n g th o n r o l l h a s s te a d i l y d e c li n e d o v e r l a s t 6 y e a r s , w o u l d h e lp o u r u n d e r s ta n d i n g .a s fo l l o w s .

A s o n 3 1 st M a rc hN u m b e r

2008 15427

2009 15081

2010 14760

2011 14278

2012 13857

2013 13257

W h a t th i s i n d i c a te s i s th a t th e r e i s a l o t o f a ttr i ti o n o v e r th e y e a r s , d u e to a u to m a ti o n , o u ts o u r c i n g a n d

i n c r e a s e d e ffi c i e n c y / e ffe c ti v e n e s s , th e g r o w th i n e x p e n s e s i s n o t p r o p o r ti on a te l y h ig h . I f A p p r op r i a ti o n to P e n s i o n fu n d w e r e to b e c o m p u te d fo r D i v i si o n s e p a r a te l y , th e s a m e w o u ld b e in ta n d e m w i th s u c h r e d u c ti o n i n s ta ff o n r o l l w h i c h w o u ld y i e ld im p r o v e d O R a n d p r o fi t. D i v i si o n s e ffo r ts to c o n ta i n th e s ta ff s tr e n g th w o u l d m a n i fe s t i n im p r o v e d p e r fo r m a n c e fi g u r e o n l y i f P r o fi t i s c o m p u te d .

S i m i l a rl y , A p p r o p ri a ti on to D R F fr o m th e D i v i s i o n c a n b e c o m p u te d a s:

C a p i t a l a t C h a r g eo n t h e D i v i s i o n

- - -- - -- -- - -- -- - -- -- - -- --XA p p r o p r i a t i o n t o D R F fo r t h e Z o n e

C a p i t a l a t C h a r g e o nt h e Z o n e .

W i th s u c h c o m p u ta ti o n , O p e r a ti n g E x p e n s e s fo r th eD i v i si o n c a n b e c a l c u l a te d a n a l o g o u s to s u c h e x p e n s e s fo r th e Z o n a l R ai l w ay .

Z R s .

T h i s w i ll h e l p D iv i si o n s to c o m p u te i ts O R s i m il a r to

O v e r a n d a b o v e O p e ra t in g P r o f it, c a n N e t P r o f it , a f t e r ta k in g in t o a c c o u n t t h e f in a n c in g c h a rg e s , b e c a lc u la te d f o r th e D iv is io n ?

I n d e ed , i t c a n b e d o n e b y ad d i n g to th e O p e r a ti n g E x p e n s e s, p r o p o r ti o n a te D iv id e n d l i ab il i ty a p p li c a b l e to th e D i v i si o n b a s e d o n th e p r o p o r ti on a te C a p i ta l a t c h a r g e i n v e s te d v i s a v i s th a t o n th e Z o n a l R a il w a y .

D o e s P r o f i t c e n t e r a l w a y s e a r n p r o f it ?

A p a r ti c u l a r r e sp o n s ib il i ty C en te r c a ll e d P r o fi t C e n te r o n l y i n d i c a te s th a t b o th e x p e n s e s a n d e a r n i n g s fo r th a t d o m a i n c a n b e c o m p u ted a n d th u s p r o fi t o r l o s s c a n b e

d e d u c e d . I t d o e s n o t m e a n th a t th e r e w il l al w a y s b e p r o fi t . I t o n l y i m p li e s th a t p r o fi t/ l o s s i s c o m p u tab l e u n l ik e a s p e r c u r r e n t d i s p e n s a ti o n o b ta i n i n g i n th e D i v i s i o n s w h e r e i t c a n n o t b e s o c o m p u te d b e c a u s e th e e a rn i n g s a n d e x p e n s e s fig u r e s a r e n o t a v a i l ab le fo r m a tc h i n g th e m fo r a s s e s s i n g p r o fi t/ l o s s . C o m p u ta b i li ty o f p r o fi t/ l o s s o r o p e r a ti n g p r o fi t/ o p e r a ti n g l o s s o r O p e r a tin g R a ti o ( fa v o r a b l e o r a d v e r s e ) i n i ts e l f r e n d e r s th e e n ti ty to b e a P r o fi t C e n te r . W h e n i t c a n n o t b e s o c o m p u te d , i t c a n n o t b e c a ll e d a s a p r o fi t C e n te r a n d th e r e s p o n si b i li ty o f th e M a n a g e r c a n n o t b e i n te r m s o f p r o fi t to b e m a d e o r / i n c r e a s e d o r l o s s to b e c o n ta i n e d o r r e d u c e d .

H o w w o u ld t h e c o n c e p t h e l p t h e D i v i s i o n s o rD R M s ? .

W h a t c a n n o t b e m e a s u r e d , c a n n o t b e m a n ag e d: P e te r D r u c k e r / D e m i n g

" I f y o u c a n n o t m e a s u r e i t, y o u c a n t im p r o v e i t": L o r d K e l v i n

T h e l o g i c in a b o v e s a id q u o te s c an b e b e n e fi c i all y p o r te d fo r m e a s u r e m e n t o f O R / p r o fi t fo r th e D i v i s i o n . T h i s w i ll c a s t th e r e s p o n s i b il i ty o f e a r n in g b u d g e te d o r h i g h e r O R / p r o fi t o n D R M s . Y e a r - o v e r- y e a r ( Y O Y ) c o m p a r i s o n a n d i n te r D i v i s i o n al c o m p a ri s o n w o u l d b e p o s s i b l e , p r o m p tin g c o m p e ti ti o n am o n g D R M s fo r e x c e e d in g ta r g e ts b y h ig h e r m a rg i n s.

C o m p u ta b ili ty o f O R a n d o p e r a ti n g P r o fi t w o u l d b e a fa r m o r e m o ti v a ti n g ta r g e t fo r a n y B u s i n e s s M a n ag e r th a n O ri g i n a ti n g E a r n i n g a n d / o r E x p e n s e s u n d e r D e m a n d n u m b e r s 3 to 1 2 o r 1 3 . G M s a n d e v e n th e B o a r d w o u l d b e i n a b e tte r p o s i ti o n to c o m p a r e a n d m o n i to r th e ta r g e ts o f th e D R M s in te r m s o f P r o fi t / O R a s i t w o u ld c o n tr ib u te to a n d b e c o n g r u e n t w i th th e i r o w n fi n a n ci a l ta rg e ts i n te r m s o f P r o fi t o r O R . T h i s c o n g ru e n c e o f g o a l s o f D R M s a n d th o s e o f Z R s a n d I R a r e s i n e q u a n a n fo r c o n tr o l l i n g i n te r m s o f

R e s p o n si b i li ty C e n tr e a p p r o a c h . S y s te m s c a n b e fu r th e r d e v i s e d to i n c e n ti v i z e th e a c h i e v e m e n t o f s u c h ta r g e ts s o th a t su c h a c h i e v e m e n ts w o u l d h e lp I R to i m p l e m e n t th e i r s tr a te g i e s . I f s u c h a l ig n m e n t i s n o t fo r g e d , th e r e w o u l d b e d i v e r g e n c e th a t w i ll b e d i ffi c u l t to fi x .

S u c h ta r g e t/ s w ill h e l p D R M s to c o n n e c t th e a p p o r ti o n e d e a r n in g s w i th o p e r a ti n g e x p e n s e s i n s te a d o f ta r g e ts li k e O ri g i n a tin g E a rn i n g a n d / o r E x p e n s e s u n d e r D e m a n d n u m b e r s 3 to 1 2 ( o r 1 3 w h e r e in c l u d e d ) , w h e r e i n th e r e i s n o g o o d c o r r e l a ti o n b e tw e e n th e tw o v i s a v i s th e n u m e r a to r a n d d e n o m i n a to r o f th e O R .

H a v in g O R a n d O p e r a ti n g P r o fi ts a s ta r g e ts w o u ld h e l p D R M s to in c r e a s e th e P r o fi ts o v e r l a s t y e a r o r r e d u c e th e l o s s e s o v e r l a s t y e a r a s m o r e i n te l lig ib l e , ta n g ib l e a n d i n te g r a ti v e a p p r o a c h w o u ld b e fa c i l i ta te d . I n d e e d , a C o m m e r ci a l O r g a n i z a ti o n , w i th o u t P r o fi t a s a ta r g e t fo r i ts B u s i n e s s U n i t M a n a g e r d o e s n o t i n fu s e a n y s e n s e o f b u s in e s s i n th e m . E m p l o y e e s c a n b e b e tte r s e n s i ti z e d to r e d u c e th e c o n tr o l l a b l e e x p e n s e s fo r e a r n i n g b e tte r p r o fi t o r O R fo r th e D i v i s i o n s . D R M s c a n th e n d e v e l o p b e tte r m e a s u r e s fo r r e v e n u e s a n d c o s ts f o r v a r i o u s s p e n d i n g a n d e ar n in g a u th o ri ti e s u n d e r th e m . P r o fi t o r O R i s a m u c h m o r e i n te lli g i b l e / v i si b l e ta r g e t fo r s h a r i n g am o n g a ll c o n c e r n e d th a n o th e r w i s e .

B e h a v i o r al ( m o ti v a ti o n al ) i m p li c a ti o n s th a t p u s h M a n a g e r s ( D R M s ) to r a th e r v i s ib le a n d d i re c te d ta r g e ts a r e q u i te si g n i fi c a n t a s b eh a v i o r al c o n s e q u e n c e s o f e v a l u a ti o n m e ch a n i sm i s v e r y s i g n i fi c a n t, g iv e n th e h u m an n a tu r e .

P r o fi t a s a ta r g e t w o u l d h a v e n e c e s s i ta te d th e li n k ag e b e tw e e n e x p e n s e s a n d e a r n i n g s , a s e a r n in g s m i n u s e x p e n s e s w o u ld g iv e u s th e p r o fi t fi g u r e. B e c a u s e o f s u c h w a n t o f l i n k ag e , i n th e D i v i s i o n s e x p e n s e s a r e

m o n i to r e d s e p a r a t e l y fr o m th e e a r n i n g s a s th e s e tw o a r e s e p a r a te / d i s p a r a te /d i s c r e te / ta rg e ts .

I f fo r e x a m p l e , O R fo r l a s t fi s c a l fo r a D i v i s i o n w a s7 8 % , ta r g e t fo r c u r r e n t fi s c al c a n b e 7 5 % . A l te r n a ti v e l y i f O R l a s t y e a r w a s 1 2 5 % , ta rg e t c a n b e s a y 1 2 0 % n o w . E x c e e d i n g t h e s e ta r g e ts c a n g i v e fa r b e tte r s a ti s fa c ti o n a n d r e c o g n i ti o n th a n s o m e w h a t a m o r p h o u s ta r g e ts li k e P E I a n d i ts c o m p o n e n ts.

W i th s u c h p e r s p e c ti v e , D R M s w o u l d b e tte r d i s c e r n th e te n d e n c y o f w a s te fu l a n d o r fa n ci fu l e x p e n d i tu r e p r o p o s a l s an d th u s w o u l d s tr i v e to c u r tai l th e fa t/ fl a b . T h e y w ill te n d to i n fu s e th e sp i ri t o f v a lu e e n g in e e ri n g a n d Z e r o B a s e B u d g e ti n g a m o n g th e B r a n c h O ffi c e r s c o n c e r n e d . T h e r e w ill b e b e tte r l i k e li h o o d to s e e th a t ad d i ti o n al e x p e n s e s w o u l d b e m o r e th a n o ffs e t b y i n c r e m e n ta l e a r n i n g s o r b y i n c r e m e n tal s a v in g s d u e to s u c h e x p e n s e s .

T h e y w il l al s o tr y to e a r n m o r e th r o u g h e ffi c i e n c y a n d e ffe c ti v e n e s s o f o p e r a ti o n s w h i c h w ill l e ad to r e d u c e d u n i t c o s t a n d / o r i n c r e a s e i n e a r n i n g s . e .g .

o I n c r e a s e d fu e l e ffi ci e n c y d u e to b e tte r d r i v i n g p r a c ti c e s w i th th e h e lp o f tr a i n i n g o f L o c o P i l o t a n d i n c e n ti v i s a ti o n fo r a tta i n in g th e s a m e ,o S p e e d y c l e a r a n c e o f c a s e s li k e c a p a c i to r b a n k s fo r b e tte r e n e r g y e ffi c i e n c y ,o M o r e e ffi c i e n t li n k ag e s o f c r e w w i th i n H O E RoM a k i n g o f e x p e n s e s /i n v e s tm en ts fa c e d o n h a rd fa c ts r a th e r th a n c o n je c tu r e s

oE x p e n s e s g i v i n g q u i c k e r r e tu r n soA u to m a ti o n th a t w i ll s a v e r e c u r ri n g i m p r o v e r e li a b i li ty .c o s ts a n doS y s te m i c c h a n g e s, c o m p u te ri z a ti o n e tc . fo r r e d u c in g c o s tl y m i s ta k e s w i th i n c r e a s e s r e l i ab ili ty

O s te n ta ti o n w o u ld a l s o b e e x p e c t e d to b e r e d u c e d a s i t m a n i fe s t s i n to a v o i d ab l e e x p e n s e s w i th ad v e r s e i m p a c t o n O R .

E x i s tin g ta r g e ts fo r e a r n i n g s a r e b a s e d o n o r ig in a ti n g b a s i s . I n fa c t D R M s h a v e s o m e c o n tr o l o v e r th e s a m e w i th m a r k e ti n g an d fa ci li ta ti n g s m o o th e r l o ad in g a n d e v a c u a ti o n . T h i s le e w a y c a n b e r e ta in e d b y i n c e n tiv i zi n g s u c h O ri g i n a ti n g E a r n i n g s b y p e r m i tti n g D i v i si o n s to r e ta i n s a y 5 % o f s u c h e a r n i n g s b e fo r ea p p o r ti o n m e n t . I n a n y c a s e , s o m e p o r ti o n o f o r i g i n a ti n g e a r n i n g s i s b ou n d to b e a p p o r ti o n e d to th a t D i v i s i o n . T h e r e w o u ld b e a c c e n t o n p u sh i n g th r o u g h th e i n v e s tm e n ts li k e a u to m a te d l o ad i n g m e c h a n i sm fo r q u i c k e r tu r n a r o u n d o f s to c k a n d m o r e th r o u g h p u t w i th b e tte r a s s e t tu r n ( a s s e ts l i k e w a g o n s , tr a c k , l o c o e s e tc . ) fo r fa s te r r e v e n u e g e n e r a ti o n . D R M s w o u ld a l s o d o w e ll in fa c i li ta ti n g p r o je c ts th a t d e c o n g e s t th e r o u te s an d / o r g e t l a s t m il e a d v a n ta g e . F o ll o w in g E x a m p le s fr o m B a r o d a ( B R C ) D i v i s i o n o f W R w o u ld ill u s tr a te s u c h b e n e fi ts.

L a s t 5 y e a r s P E I s a r e a s f o l l o w :

( F ig u r es in R s C r o r es )

Y E A RE X P E N D IT U R E D3 - D 12 O R IG IN A T IN G E A R N IN G SP E I %

2008 - 09 6 0 6 . 7 49 8 0 . 0 46 1 . 9 0

2009 - 10 7 4 4 . 0 01 0 3 5 . 4 07 1 . 8 5

2010 - 11 7 4 7 . 0 01 2 3 1 . 9 46 0 . 6 3

2011 - 12 7 8 5 . 1 41 2 5 1 . 6 56 2 . 7 3

2012 - 13 8 6 4 . 5 62 1 4 7 .7 03 9 .9 0

I t i s s e e n th a t th e r e i s a s u d d e n u p s u r g e i n O r ig in a ti n g E a r n i n g s i n 2 0 1 2 - 1 3 . T h i s w a s d u e to c o m m i s s i o n i n g o f p o r t c o n n e c ti v i ty p r o je c t o f B h a r u c h - D a h e j, l e ad in g to i m p o r te d c o a l T r a ffi c. W h i l e on o n e h a n d , D i v i si o n / D R M h a d fa c ili ta te d th e c o m p l e ti o n a n d th e r e fo r e d e s e r v e a d d i ti o n a l s h a r e , s a y 5 % e x tr a d u e to h a n d li n g e tc . p lu s a p p o r ti o n ed q u a n tu m th a t w o u l d tr av e l o v e r th e D iv i si o n s tr a c k ,

th e r e v e n u e d u e to e n ti r e s e r v i c e o f c o n si g n m e n t tr a n s p o r ta ti o n w o u l d d e v ol v e on th e b a s i s o f tr a c k o f o th e r D i v i s i o n s/ Z R s p r o p o r ti o n a te ly u s e d fo r th e s a m e . O R w o u ld d e p i c t a m o r e r e a li s ti c p i c tu r e .

A s o f to d a y , b o n u s i s a t c o m m o n r a te s, n o t d i s tin g u i s h i n g p e r fo r m e r s w i th n o n - p e r fo r m e r s . I n th e l o n g r u n , B o n u s i n D iv i si o n s c o u l d b e b a s e d o n i m p r o v e m e n t o v e r l a s t y e a r Y O Y o n P r o fi t ( o r l o s s r e d u c ti o n ) , T h i s w o u ld h e l p e m p l o y e e s s e e th e re l a ti o n s h i p b e tw e en th e i r a c ti o n s/ i n a c ti o n s o n th e i r i n c e n tiv e s w h i c h m a y m o ti v a te th e m to w o r k h a r d a n d s m a r t a n d a l s o c o u l d a p p l y p e e r p r e s s u re o n th el a g g a r d s .

T h e s e a r e o n l y i ll u s tr a tiv e a n d n o t e x h a u s ti v e e x a m p l e s a n d w i th c r e a ti v i ty a n d i n g e n u i ty th a t w p o l b e u n l e a s h e d w i th P r o fi t C e n te r a p p r o a c h , m an y m o r e i d e a s w o u l d fo r th c o m e .

B i b l i o g r a p h y

M a n a g e m e n t C o n t r o l S y s t e m s

B y R o b e r t N A n th o n y , V ij a y G o v in d a r a j an , 1 2 th E d it io n , 1 5 thR e p r in t 2 0 1 3 , P u b lis h e d b y M c G r a w H i ll E d u c a t i o n ( In d ia ) P r iv a t e L im it e d .

W e b s i t e s a c c e s s e d f o r u n d e r s t a n d i n g

h t t p : / / w w w .c o b . s j s u . e d u / b u c k _ c / i m a c h 0 9 .p p t

( M a n a g e m e n t C o n tr ol S y s te m s a n d R e s p o n si b i li ty

A c c o u n ti n g )

h t t p : / / r e p u b . e u r .n l / r e s / p u b / 1 0 8 6 9 / E P S 2 0 0 8 1

2 0 F % 2 5 2 6 A 9 0 5 8 9 2 1 5 1 2 N o e v e r m a n .p d f

( M a n a g e m e n t C o n tr o l S y s te m s , E v a l u a ti v e S ty l e , a n dB e h a v i o u r: E x p l o r in g th e c o n c e p t a n d b e h a v i o u r alc o n s e q u e n c e s o f e v a l u a ti v e s ty l e . B y J A N N O E V E R M A N

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