1

Svarven

En maskin som stödjer arbetet i Uppsala Universitets processer

Process -> Industri -> Svarven ;-)

2

Vad är svarven

• En uppsättning verktyg och vyer integrerade i medarbetarportalen.

• En workflowmotor som håller reda på processer

• Svarven (och hela medarbetarportalen) är integrerad med diariet för enkel och rättssäker diarieföring

3

System ska göra det de är bäst på

Diarie – W3D3

Medarbetarportal – LifeRay, Alfresco

Rekryteringsverktyg

Andra verksamhetssystem

IntegrationIntegration

4

Diariet:Användare/målgrupper: Registraturen, allmänheten, media

Användningsområden: Diarieföring, offentligt fönster, arkivering

Medarbetarportalen (Svarven):Användare/målgrupper: Handläggare, chefer

Användningsområden: Ärendehantering, dokumenthantering, remisshantering, vidimering, möteshantering, virtuella möten, diarieföring, lottning, expediering, gallring

Integration:• Allmänna handlingar diarieförs när de upprättas• Status på ärenden och metadata kring ärenden uppdateras• Alla handlingar diarieförs efter gallring

5

Tre hörnstenar i Svarven

BPM - processtöd

Medarbetarportalen

Verktygslåda• Möten• Vidimering• Remiss• Dokumenthantering• Mallar• Diskussioner

6

• Målgruppsanpassade vyer• Situationsanpassade verktyg

7

Svarven kommer att kunna stödja följande processer, till att börja med

• Beslutsprocesser– RS– Konsistoriet– Styrgruppen– Etc.

• Återrapportering– Verksamhetsplan– Årsberättelse– Jämställdhetsplan– Etc.– Nomineringar till styrelse/nämnder etc

• Generell ärendehantering• Etc.

8

Verktyg i Svarven

• Lottning: – Utse och ändra vilka medarbetare som är ansvariga och har tillgång till

ärenden

• Handlingar (arbetsdokument och allmänna handlingar)– Dokumenthantering:

• Versionshantering och ett starkt stöd med mallar– Formulär

• Hårt styrda enligt mallar. Underlag för dokument som kan skrivas ut.– Tydlig status

• Vid utskrift framgår det tydligt status på handlingen. Vidimeringar, beredning etc.

– Koppling till diariet• Enkel diarieföring

– Integrerat i office• Enkel användning med ”Spara som”• Offlinearbete

9

Verktyg i Svarven

• Vidimering:– Stödjer elektronisk vidimering. Syns i statusfältet på dokumentet.

• Remisshantering:– Ge utvalda personer (även externa) tillgång till att läsa och ge

feedback på ett eller flera dokument

• Diskussioner (virituella möten)

• Möten:– Föredragningslistor, protokoll, närvaro, kalendarium etc.

• Expediering:– Stödjer expediering och export till t.ex. mål och regler.

10

Vyer i Svarven

• Mina ärenden

• Mina arbetsuppgifter

• Översikter