Modul Penjaminsistemrumahsakit.com/files/download/21 - Manual Book CMSM... · Web viewManual Book CMSM – Modul Administrator RS WILLIAM BOOTH SURABAYA Page | 16

MANUAL BOOKAPLIKASI COMPLETE MEDICAL SOFTWARE MANAGEMENT (CMSM)

MODUL ADMINISTRATOR

RS WILLIAM BOOTH SURABAYA

2014

http://hnaconsultant.com

Innovation through Reliable Partnership

http://hnaconsultant.com/

Manual Book CMSM – Modul AdministratorRS WILLIAM BOOTH SURABAYA

DAFTAR ISI

A. Menu Client Control...................................................................................................................41. Virtual Network Computing...................................................................................................42. Client Command.....................................................................................................................43. Kirim Pesan............................................................................................................................54. Memory Monitor....................................................................................................................55. Process List.............................................................................................................................5

B. Menu Level Akses.......................................................................................................................6C. Menu Administrative Tools.........................................................................................................7

1. Administrasi dan Keuangan....................................................................................................72. Pelayanan Pasien...................................................................................................................73. Logistik...................................................................................................................................74. System Program.....................................................................................................................7

D. Menu Database Tools.................................................................................................................91. Struktur Comparator..............................................................................................................92. Setting & Tools Database.......................................................................................................9

E. Menu Query Tracer...................................................................................................................10F. Menu User Log.........................................................................................................................11G. Menu Lisensi.............................................................................................................................12

Page | 2http://hnaconsultant.com


MANUAL BOOK APLIKASI COMPLETE MEDICAL SOFTWARE MANAGEMENT (CMSM)

MODUL ADMINISTRATOR

Modul Administrator seyogyanya hanya dapat diakses oleh Manajer/Kepala Unit EDP/IT. Segala perubahan yang hendak dilakukan melalui Modul ini, seyogyanya dilakukan HANYA berdasarkan instruksi tertulis dari Direktur atau pejabat lain yang ditetapkan oleh Direktur. Modul Administrator memiliki 7 Menu yang dapat dipergunakan untuk melakukan manajemen software CMSM disesuaikan dengan proses bisnis yang akan dipergunakan, menu tersebut antara lain :

1. Client Control2. Level Akses3. Administrative Tools4. Database Tools5. Query Tracer6. User Log7. Lisensi

Untuk masuk ke modul penjamin klik icon Administrator, kemudian akan muncul password



Setelah Anda memasukkan password, maka tampilan yang pertama kali muncul adalah gambar sebagai berikut.

A. Menu Client Control

Pada tampilan Client Control, Anda dapat mengamati posisi program yang saat ini running di lapangan, data yang ditampilkan di aplikasi mungkin tidaklah akurat, aplikasi akan berusaha mengenali status program (seperti IP, komputer name) yang dideteksi dari properties windows operating system, bukan menggambarkan kondisi sebenarnya di lapangan karena bisa saja suatu ketika komputer yang sudah di-setup awal dilakukan pemindahan fisik PC tanpa melakukan perubahan atribut (seperti IP dan PC Namenya).1. Virtual Network Computing

Virtual Network Computing (VNC) adalah program remote yang disediakan pihak ketiga, Anda bisa menjalankan program VNC dari Modul Administrator dengan sebelumya mengarahkan link ke program tersebut, untuk penjelasan tentang VNC dapat Anda lihat dari https://www.realvnc.com/

2. Client CommandMelalui Client Command Anda dapat melakukan beberapa hal antara lain, menutup aplikasi yang saat ini sedang berjalan di user, me-restart aplikasi, men-shutdown Windows, restart Windows, log off, upgrade dan mengeksekusi perintah shell, fitur ini hanya dapat berjalan pada Windows XP dan perlu dilakukan setup administrative user pada OS bersangkutan.


https://www.realvnc.com/


3. Kirim PesanDipergunakan untuk melakukan pengiriman pesan dari Administrator ke User, pesan akan dapat terkirim apabila user saat itu sedang aktif menyalakan programnya.

4. Memory Monitor Dipergunakan untuk membaca besar memory yang digunakan saat itu, untuk dapat mengetahui performa di PC yang saat itu digunakan (memory monitor yang digunakan tidaklah realtime, supaya tidak mengganggu kapasitas memory yang digunakan pada server).

5. Process List Dipergunakan untuk melihat koneksi ke database apa saja yang saat itu terhubung dengan servernya.



B. Menu Level Akses

Dipergunakan untuk mengatur akses dari masing-masing user, pada fitur ini admin juga dapat melihat password dari user bersangkutan apabila user lupa password-nya, untuk menggunakannya :1. Pilih terlebih dahulu nama usernya, atau untuk mempercepat gunakan fitur cari nama2. Double klik nama (dokter / karyawan) yang hendak diedit aksesnya3. Data dokter dan karyawan yang ditampilkan bersumber dari data yang dientry oleh

Modul Personalia4. Kemudian pada sisi kanan akan terbuka aksesnya

5. Centang ke modul mana saja user diijinkan untuk mengakses program tersebut

6. Setelah selesai tekan tombol 7. Setelah tombol Simpan ditekan akan muncul pesan



C. Menu Administrative Tools

Untuk menggunakan fitur tersebut Anda harus benar-benar memahami bussiness process dari rumah sakit, kesalahan setting yang Anda lakukan dapat menyebabkan ketidak-sinkronan data yang ada di lapangan, dan dapat pula dimungkinkan beberapa fitur yang semestinya dapat digunakan oleh user menjadi tidak dapat digunakan (DISABLED.) Menu ini dibagi menjadi 4 Sub-menu antara lain :1. Administrasi dan Keuangan

Pada sub menu ini admin dapat mengendalikan (On/Off) berbagai fitur yang ada untuk modul REGISTRASI, KASIR, REKAM MEDIS dan AKUNTANSI.

2. Pelayanan PasienPada sub menu ini fitur (On/Off) yang dikendalikan untuk modul APOTEK, RAWAT JALAN, RAWAT INAP, LABORATORIUM, RADIOLOGI, UGD/IGD dan VK

3. LogistikPada sub menu ini fitur (On/Off) yang dikendalikan untuk modul GUDANG LOGISTIK, PURCHASING, dan BACKOFFICE

4. System Program Sedangkan Sub-menu System Program dipergunakan untuk mengatur setting program secara global, dimana pada setting ini akan secara otomatis berlaku pada semua modul.

Untuk menggunakannya Anda cukup dengan mencentang fitur-fitur yang ada di bawah ini,

setelah itu pastikan Anda menekan tombol untuk menyimpan setting tersebut ke dalam database, setelah setting disimpan pada beberapa modul (di PC Client) harus di Log-Off terlebih dahulu, kemudian user harus Log-In kembali supaya efek dari perubaha setting dapat dilihat di PC client.





Berikut adalah penjelasan dari masing-masing fitur :

Sub Menu Variabel Setting Penjelasan

Adm

inist

rasi

& K

euan

gan

Registrasi dapat dapat melakukan koreksi/edit master pasien

Jika fitur ini diaktifkan REG dapat melakukan perubaha data master pasien: nama, alamat, telpon dan nama penjamin dari pasien bersangkutan

Registrasi AutoCek saat penambahan pasien baru

User dapat melihat view checker berdasarkan penekanan tombol keyboardnya, misa jika ditekan 3 huruf : AGU, maka pada sisi kiri akan muncul berbagai nama yang mengandung suku kata AGU…., ….AGU…. atau …..AGU

Rekam medis dapat melakukan koreksi/edit master pasien

Jika fitur ini diaktifkan REKAM MEDIS dapat melakukan perubaha data master pasien: nama, alamat, telpon dan nama penjamin dari pasien bersangkutan

Registrasi No Urut antrian : By Dokter atau By Poli

Anda dapat membuat urutan antrian perdokter atau per poli, jika perdokter maka untuk dokter yang sama nomor akan bertambah (serial) jika per poli maka nomor akan bertambah (serial) jika pasien tersebut dalam 1 poli yang sama

Registrasi default agama Pada registrasi menu tambah pasien secara otomatis menampilkan default agama apa…? (ada pilihan)

Akuntansi modul SIA : Aktfikan Apakah modul SIA (COA, Buku Besar, Neraca, Rugi/Laba) ditampilkan pada modul akuntansi (untuk berapa versi, fitur ini akan di Non-Aktifkan secara permanen bergantung pada jenis lisensi yang dimiliki rumah sakit)

Kasir dapat memasukkan harga secara manual

Kasir dapat menambahkan tagihan dengan mengetikkan secara manual (nama tindakan dan tarifnya).

Kasir dapat membatalkan transaksi / Invoice

Jika diaktifkan kasir dapat membatalkan (menghapus) transaksi yang sudah di bayarkan (yang dimaksud dibayarkan adalah dibayarkan / Lunas dari sisi program)

Kasir dapat menghapus antrian hari ini Kasir dapat menghapus antrian yang dimasukkan oleh registrasi untuk antrian pasien hari ini saja.

Kasir : Penjamin yang dimasukkan harus sama dengan master pasien

Untuk beberapa transaksi (Metode Kredit atau dengan Posting Piutang) nama penjamin yang dipilih di kasir dengan yang dimasukkan di REG harus sama, jika tidak maka transaksi tidak dapat dilanjutkan.



Kasir : Fitur hapus item diaktifkan (hanya untuk supervisor)

Kasir dapat menghapus item tagihan / billing dari pasien yang hendak dibayar

Kasir aktifkan fitur automessaging bila ada tagihan pasien baru yang masuk

Jika fitur ini diaktifkan maka setiap ada tagihan pasein baru yang masuk akan muncul notifikasi ke kasir

Kasir Non-Aktifkan Auto Message Limit Analyzer Piutang Pasien

Jika fitur ini diaktifkan maka program akan mengecek batas kewajaran piutang pasien (piutang R.Jalan/R.Inap/Penunjang + apotek) bila diatas kewajaran maka akan muncul text warning

Pela

yana

n Pa

sien

R.Jalan (Dokter) dapat memasukkan obat secara bebas

Dokter dapat mengetikkan (entry) resep dengan bebas, seandainya di list obat yang disediakan nama obatnya belum terdaftar (free text).

R.Jalan (Dokter) dapat melihat resep yang dimasukkan oleh dokter lainnya.

Dokter dapat melihat resep-resep yang dientry oleh rekan dokter lainnya

R.Jalan dapat melihat antrian dari dokter lainnya

Dokter dapat melihat antrian dari dokter lain yang didaftarkan oleh petugas registrasi

R.Jalan dapat mensetting harga (Khusus Supervisor)

R.Jalan dapat melakukan memasukkan master harga

R.Jalan dapat memasukkan harga secara manual

R.Jalan dapet mengetikkan harganya secara manual, apabila harga barang belum tersedia

R.Jalan dapat melakukan pemeriksaan meskipun Px belum registrasi

R.Jalan dapat melakukan pemeriksaan untuk pasien yang belum registrasi (modul registrasi di ByPass / dilompati dan langsung menuju ke modul Rawat Jalan)

R.Inap dapat memasukkan harga secara manual

R.Inap dapat memasukkan harga secara manual

Apotek dapat melakukan penyesuaian Apotek dapat melakukan penyesuaian stock (penyesuaian stock dilakukan untuk mengurangi/menambah jumlah stock tanpa terkoneksi dengan unit lainnya)

Apotek (Depo) dapat membatalkan transaksi pembelian pasien dan retur pasien.

Apotek Depo dapat membatalkan transaksi pembelian pasien (transaksi yang sudah dibayar lunas oleh kasir) dan juga retur pasien yang dientry oleh apotek transaksi

Apotek dapat melakukan koreksi master barang

Apotek dapat melakukan koreksi dari master barang yang digunakan

Apotek transaksi dapat posting (Bayar) Piutang kolektif by Penjamin

Apotek transaksi dapat melakukan posting (Bayar) piutang pasien secara kolektif berdasarkan penjamin, fitur ini dapat digunakan apabila kasir memilih “Posting Piutang” saat melakukan transaksi dengan pasien. Jika ditekan bayar maka dianggap rumah sakit telah menerima pendapatan sebesar yang di lunasi oleh apotek transaksi



Apotek: Pasien rawat inap boleh tanpa No RM ( menggunakan kode HV)

Jika fitur ini di aktifkan maka transaksi pasien di rawat inap dapat menggunakan kode HV (tanpa menggunakan No RM dari pasien bersangkutan).

Laboratorium dapat memasukkan tarif pemeriksaan secara manual

Laboratorium dapat memasukkan harga secara manual (free text)

Laboratorium dapat merubah master tarif (Set Harga)

Laboratorium dapat merubah master tarif pemeriksaan laboratorium

Laboratorium dapat melakukan Editing data primer khusus pada hasil yang dicetak saja

Laboratorium saat mencetak hasil pemeriksaan laboratorium, petugas dari laboratorium dapat merubah data primer seperti (nama, alamat, umur, telpon) yang hendak dicetak, perubahan ini tidak secara otomatis merubah data primer dari pemeriksaan lainnya.

Radiologi dapat memasukkan tarif secara manual

Radiologi dapat memasukkan harga pemeriksaan (tagihan ke billing pasien) pada Radiologi secara manual (free text).

Radiologi dapat merubah master tarif radiologi (Set Harga)

Radiologi dapat merubah tarif dari harga

UGD/IGD dapat memasukkan harga secara manual

UGD/IGD dapat memasukkan harga tindakan/jasa secara manual (free text)

UGD/IGD dapat menambahkan pasien dengan NO RM baru

UGD/IGD dapat mendaftarkan pasien baru (bertindak seperti layaknya REGISTRASI / TAMBAH PASIEN BARU)

UGD/IGD maksimal dalam melayani pasien dalam 1 waktu

Masukkan jumlah pasien UGD/IGD yang dapat dilayani dalam saat bersamaan, jika saat itu jumlah pasien melebihi maksimum, maka akan muncul warning bahwa anda belum mengeluarkan pasien dari UGD dan harus segera dikeluarkan

Kamar operasi dapat memasukkan harga secara manual

Kamar Operasi dapat memasukkan harga tindakan secara manual (tanpa harus lookup master tindakan yang dibuat melalui moduk akuntansi)

Logi

stik

Gudang kecil (Poli – Backoffice) dapat menampilkan harga

Pada modul R.Jalan/ R.Inap/ Backoffice dan penunjang lainnya apakah boleh melihat harga beli obat/barang secara langsung melalui program CMSM

Gudang dapat melakukan pengiriman meskipun stock nol

Gudang dapat melakukan pengiriman meskiput saat itu stock barang nol (yang dimaksud stock nol adalah dari database komputer tidak ada data stock apapun yang masuk, meskipun secara fisik barang masih ada)



Gudang autodebet stock saat pengiriman ke unit

Apabila fitur ini diaktifkan maka saat Gudang melakukan “Kirim Barang Ke Unit”, kemudian di tekan tombol Kirim maka secara otomatis stock yang ada pada unit-unit tersebut akan bertambah secara otomatis tanpa harus unit-unit tersebut harus melakukan entry stock melalui modulnya masing-masing.

Gudang dapat terima barang meskipun tanpa SP

Gudang dapat memasukkan LPB meskipun tanpa melalui SP FINAL.

Gudang dapat melakukan koreksi master barang

Gudang dapat melakukan koreksi master barang (diharapkan apabila aplikasi sda

Gudang dapat entry LPB dengan tanggal bebas (mundur)

Gudang dapat melakukan entry LPB dengan memundurkan tanggalnya (misal sekarang tanggal 20 Januari 2014, maka gudang dapat entry LPB untuk tanggal 3 Januari 2014)

Gudang: seluruh mutasi hanya dapat dilakukan ke Gudang

Seluruh mutasi di R.Jalan/ R.Inap/ Apotek/ BackOffice dan Penunjang lainnya hanya bisa ditransfer ke Gudang saja (mutasi antar unit selain gudang tidak bisa).

Purchasing dapat melakukan koreksi master barang.

Purchasing dapat melakukan koreksi master barang

Syst

em P

rogr

am

Tidak dapat melakukan Editing dan pembatalan setelah 3 hari setelah 3 hari (berlaku di semua modul)

Jika fitur ini diaktifkan maka seluruh transaksi yang berumur lebih dari 3 hari tidak dapat dikoreksi/dihapus (dibatalkan)

Lokasi folder share Isilah kotak text ini untuk lokasi folder share tempat menyimpan update

Minimum system hardware Jika fitur ini di Non-Aktifkan, maka fitur memory reader akan di non aktifkan (memory reader dapat membaca kapasitas memory yang pada PC client dan dilaporkan ke server)

Multiple View (dapat menampilkan banyak modul window)

Apakah user dalam menjalankan program hanya dapat membuka 1 Modul saja pada PC yang sama, semakin banyak program yang dibuka pada saat bersamaan akan berpengaruh pada kinerja PC tersebut.(Local PC)

Dokter menambah otomatis di modul registrasi

Apakah dokter yang diketikkan manual di registrasi akan bertambah otomatis di master pasien (dokter tersebut secara default akan dianggap dokter tamu) (Local PC)

Dokter menambah otomatis di modul apotek transaksi

Apakah dokter yang diketikkan manual di apotek-transaksi akan bertambah otomatis di master pasien (dokter tersebut secara default akan dianggap dokter tamu) (Local PC)



Print Preview saat proses cetak Apakah saat mencetak ditampilkan dahulu Preview programmnya(Local PC)

Apakah No NPWP hendak ditampilkan Apakah saat pencetakan nota juga ditampilkan No NPWP dari insitusi anda(Local PC)

No NPWP Isilah kotak text ini dengan No NPWP anda (Local PC)

Mode Searching List Combo untuk Daftar Obat

Metode pencarian berdasarkan penekanan karakter keyboard, jika didepan maka ketika anda mengetikkan PAR, maka obat yang muncul adalah [PAR….., seperti PARASETAMOL, PARAFIN, PARIET, dll], apabila setting ditengah maka obat yang muncul (PAR…., …PAR... atau …..PAR, misalnya: ASPAR K)(Local PC)

Mode Searching List Combo untuk Daftar Tindakan

Metode pencarian berdasarkan penekanan keyword, apakah disesuaikan dengan karakter ditengah atau didepan untuk tindakan(Local PC)

Mode Searching List Combo untuk Daftar Dokter/Karyawan

Metode pencarian berdasarkan penekanan keyword, apakah disesuaikan dengan karakter ditengah atau didepan untuk dokter/karyawan (Local PC)

D. Menu Database ToolsDatabase Tools dipergunakan untuk mengelola database, ada 2 Sub-menu dalam database tools antara lain :1. Struktur Comparator

Dipergunakan untuk membandingkan 2 jenis database, fitur ini umumnya dipergunakan vendor program ketika melakukan update data, apakah ada perubahan struktur database baru, jika ada vendor akan melakukan penyesuaian struktur data pada database server pelanggan.



2. Setting & Tools Database Dipergunakan untuk men-setting lokasi server (bila ada perpindahan IP Server), melakukan konversi tipe tanggal (hanya dibutuhkan untuk CMSM versi 2008 ke bawah yang hendak melakukan upgrade), dan Compress Database (dilakukan untuk membackup database pada tahun tertentu dan menghapusnya, untuk compress database hanya bila pelanggan menggunakan spesifikasi Server yang rendah dan perlu dilakukan kompresi setiap 2 tahun).

Untuk men-setting lokasi server tekanlah tombol Pada gambar berikut adalah fitur untuk men-setting lokasi servernya, ada beberapa item yang harus Anda isi adalah :

1. Server Utama (untuk Server Backup boleh kosong)2. Port dari MySQL (umumnya menggunakan port 3306)3. Nama database



4. Password database5. Setelah Anda selesai mengisi, tekan tombol Connect.

E. Menu Query Tracer

Fitur ini dipergunakan untuk melacak Script SQL yang dieksekusi oleh user (PC Client), dengan melacak melalui query tracer maka Admin/Staf IT rumah sakit dapat mengetahui kronologis kejadian yang terjadi di lapangan beserta tanggal, jam & nama user yang login saat itu.Dengan demikian apabila terjadi kasus di lapangan admin dapat melakukan rekonstruksi secara utuh dan berurutan kejadian yang terjadi di lapangan, untuk penggunaannya ketikkan kata keyword yang hendak dicari (misal : faktur) lalu tekan tombol Cari, dan akan muncul sql script yang dikirimkan PC client ke server.

F. Menu User LogMenu User Log dipergunakan untuk melihat history kapan saja user melakukan login ke CMSM, untuk mempergunakannya pada sisi bawah pilih periode yang hendak ditampilkan



kemudian tekan tombol dan akan ditampilkan nama user yang login pada periode tersebut.

G. Menu Lisensi

Fitur ini hanya dipergunakan oleh vendor program untuk mengubah nama dari rumah sakit, alamat, telpon, fax, dan logonya, setelah proses simpan selesai akan digenerate file bernama rsnama.inf, admin/IT rumah sakit dapat meng-copy file tersebut untuk di-deploy ke PC lainnya.



(Perubahan atribut nama rumah sakit hanya dapat dilakukan dengan seijin vendor, informasi lebih lanjut staf IT harap berhubungan langsung dengan vendor program).


Documents

Modul Penjaminsistemrumahsakit.com/files/download/21 - Manual Book CMSM... · Web viewManual Book CMSM – Modul Administrator RS WILLIAM BOOTH SURABAYA Page | 16