TRATAMIENTO DE LOS DOCUMETOS ELECTRÓNICOS

NAYIVE LASSO NAVARRETELAURA CATALINA OLIVEROS RODRIGUEZ

GRUPO 3

DORIS AMANDA ZULUAGATUTORA

GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

UNIVERSIDAD DEL QUINDIOCIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y

ARCHIVISTICAABRIL 2012

TRABAJO DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

TRATAMIENTO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

NAYIVE LASSO NAVARRETELAURA CATALINA OLIVEROS RODRIGUEZ

GRUPO 3

DORIS AMANDA ZULUAGAIngeniera Sistemas

UNIVERSIDAD DEL QUINDIOCIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y

ARCHIVISTICAABRIL 2012

INTRODUCCIÓN

Para archivos establecidos, la gestión de documentos electrónicos resulta nueva, el reto más importante podría ser encontrar una forma de hacer que los usuarios y el personal acepten modificar un sistema que funciona adecuadamente para incluir los documentos electrónicos. Esto exigirá cambiar las actitudes dentro del conjunto de la Administración y del propio archivo. Puede que tanto los usuarios como el personal consideren el archivo como la institución que trabaja con los documentos en papel, y es necesario cambiar ese estereotipo.

Como primer paso, se recomienda iniciar un proceso de reorientación del personal para que se ocupe de cuestiones relacionadas con los documentos electrónicos, además de trabajar con documentos en papel. Esto exigirá tanto formación como liderazgo.

OBJETIVOS

Facilitar los servicios brindados por las entidades públicas haciéndolos accesibles a toda la población, promoviendo la atención de las necesidades de los archivos públicos.

· Ofrecer la atención de los documentos en las modalidades que cada usuario demanda.

· Implementar la atención y resolución de trámites en línea en su integridad.

· Atender consultas, reclamos y sugerencias “on line”

· Procurar la reducción de costos de los trámites y servicios dentro del Estado, racionalizando los pasos en la tramitación y la producción de documentos.

· Favorecer el uso generalizado del e-mail en las comunicaciones que así lo permitan, y aclarar su calidad de documento archivístico trabajando estándares para ese propósito.

TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

PRESERVACIÓN

La conservación preventiva de los soportes para garantizar la permanencia de la información y del valor jurídico del documento es uno de los principios que rigen la gestión de los archivos tanto en papel como electrónicos su preservación se enfrenta fundamentalmente a dos retos: en primer lugar, la creación de depósitos de conservación adecuados, tanto físico-lógicos (disquetes, discos compactos, video discos digitales, etc.) y la necesaria adopción de nuevas y más urgentes medidas de actuación ya que lo digital es más vulnerable al paso del tiempo que el papel.

La adecuada conservación de un archivo de documentos electrónicos debe plasmarse en la elaboración de un detallado programa de intervención, que constará de tres partes: un plan de preservación, un conjunto de medidas de conservación preventiva y un proyecto de restauración de documentos deteriorados allí donde sea necesario.

TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

ORGANIZACIÓN

La defensa de la validez de representar y organizar los archivos de documentos electrónicos de acuerdo con su modo de producción. Los principios de procedencia, integridad de los fondos y respeto a la estructura orgánica, que se concretan en la reunión de los documentos manteniendo las agrupaciones naturales. En los archivos electrónicos se seguirán identificando los fondos y secciones mediante el análisis del fin, las funciones y los órganos de las instituciones productoras, y las series documentales mediante el estudio de los tipos documentales.

TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

ACCESO

La facilidad en el acceso a los archivos de documentos electrónicos es la principal aportación de lo digital en esta área de la gestión. Esta característica tiene dos dimensiones. Por una parte, la velocidad y la precisión de la búsqueda y la recuperación gracias a la automatización de los instrumentos de descripción, junto con su necesaria normalización Por otra, el aumento del grado de difusión y uso del archivo que brinda la posibilidad de acceder a los documentos por vía telemática tanto dentro de la institución productora mediante la construcción de intranets como desde el exterior por usuarios ajenos a la organización a través de internet.

RESPONSABLES

Responsabilidad de mantener archivos de correos electrónicos:

El remitente: tiene la responsabilidad de conservar y gestionar el correo electrónico. Correo interno.

El destinatario: tiene la responsabilidad de conservar y gestionar el correo electrónico: debe guardarse un archivo del correo externo recibido, especialmente cuando el archivo forma parte del documento oficial de operaciones; para ello se sugiere:

Si nuestro mensaje de correo electrónico deberá responder uno o varios destinatarios, conservemos el texto original y todas las respuestas recibidas.En un intercambio de correos, utilicemos nuestro criterio para determinar qué archivar y qué no.

EXPEDIENTE ELECTRÓNICO

Es el conjunto de documentos electrónicos sobre un determinado asunto ordenados secuencialmente, cuya gestión desde su creación, tratamiento archivístico, comprende la aplicación de los procesos técnicos archivísticos de organización, descripción y valoración, conservación y servicio se ejecuta íntegramente mediante la aplicación de la tecnología informática.

REQUISITOS A CUMPLIR DE LOS EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS

Deberá ser capaz de conservar en formato electrónico todos los documentos electrónicos que formen parte de un expediente y/o que afecte a derechos o intereses de los ciudadanos.Deberá tener en cuenta que el interesado o la Administración podrán emitir copias auténticas siempre que el documento original esté en manos de la Administración y que la información sobre firma electrónica (y, si procede, sellado de tiempo) permitan comprobar la coincidencia con el original.El almacenamiento debe ser seguro. En particular se deberá asegurar la identificación y el control de accesos.El almacenamiento de los documentos deberá ser en un soporte que se pueda convertir a otros formatos, accesible desde distintas aplicaciones.Deberá entenderse como expediente al conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento.Debe ser posible que un documento pueda formar parte de distintos expedientes electrónicos.Deberá tener en cuenta que los expedientes deberán llevar un índice electrónico firmado por la Administración.

DOCUMENTO ELECTRÓNICO

Un documento electrónico se puede definir como:

“aquel contenido integrado en un archivo informático mediante un programa de computador, el cual es generado, transferido, comunicado o archivado en medios electrónicos, ópticos y permite una representación material para reproducir las decisiones, voluntades, exigencias, requerimientos, políticas, etc., de una organización o una persona natural”

EXPEDIENTE

un expediente es el conjunto de los documentos producidos y recibidos como resultado de diferentes actuaciones administrativas orientadas a resolver

un determinado asunto o trámite de la administración

CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DE UN EXPEDIENTE

1. Responde a un tramite que debe ser resuelto, de acuerdo con procedimientopreviamente establecidos

2. En el expediente obran diferentes instancias o dependencias que aportandocumentos para resolver dicho trámite

3. Los documentos se presentan en el mismo orden en el cual se dieron lasactuaciones y trámites

4. Tiene un principio y fin claramente determinados

5. Existen un vínculo indeleble de unión entre cada uno de los documentos que loConforman

6. Los documentos de un expediente pueden ser de diferentes tipos y formatos

7. Los expedientes forman series documentales

EXPEDIENTE MIXTO O HÍBRIDO

Conjunto de documentos de archivo, electrónicos y tradicionales, relacionados entre sí, y conservados en parte en soporte electrónico, y en parte como expediente tradicional.

GESTIÓN DOCUMENTAL

Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación (Ley 594 2000)

La gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como:

1. Producción Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.

2. Recepción Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

3. Distribución Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

4. Trámite Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa.

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5. Organización Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos Archivísticos.

6. Consulta Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.

7. Conservación Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.

8. Disposición final de documentos Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.

La gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como:

ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE TRABAJO

En la organización del espacio de trabajo se debe de tener en cuenta unas situaciones mínimas para desempeñar el trabajo de manera eficiente y eficaz:

Eliminar lo innecesario y clasificar lo útil (Frecuencia con que se necesita el elemento y la cantidad de elemento necesaria para trabajar)

Acondicionar los medios para guardar y localizar el material fácilmente (cada cosa en su sitio y un sitio para cada cosa)

Identificación de localizaciones (que cosas hay y, en su caso, cuantas hay). La identificación de las distintas localizaciones permitirá la delimitación de los espacios de trabajo de las vías de tránsito y de las áreas de almacenamiento. Especial atención requiere prever la ubicación de materiales y productos en curso de fabricación o manipulación.

Evitar ensuciar y limpiar enseguida. La limpieza tiene como propósito clave el de mantener todo en condición óptima, de modo que cuando alguien necesite utilizar algo lo encuentre listo para su uso.

ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE TRABAJO

CONDICIONES FÍSICAS DE TRABAJO Y DISEÑO DEL LUGAR DE TRABAJO

Laborar en un espacio con las condiciones físicas y ambientales mínimas adecuadas facilitan la tarea diaria.

Ambiente físico: Las condiciones ambientales varían considerablemente de una oficina a otra y de una fábrica a otra. Además, las evidencia indica que aun las variaciones relativamente modestas en temperatura, ruido, iluminación o calidad del aire pueden ejercer efectos apreciables en el desempeño y las actitudes del empleado. Comprende: Temperatura, ruido, iluminación, calidad del aire.

El diseño del lugar de trabajo, Comprende: Tamaño, distribución y privacidad

ORGANIZACIÓN DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

El documento electrónico de archivo es el registro de información generada, recibida, almacenada por medios electrónicos, que permanecen en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

La organización de documentos electrónicos de los archivos de gestión consiste en agruparlos de acuerdo a la serie y/o subserie a la que pertenecen la cual ha sido definida en el Cuadro de Clasificación Documental.

BIBLIOGRAFÍA

•Bermúdez Muñoz, María Teresa. Gestión archivística avanzada. [En línea]. Abril 12 de 2012. Disponible web. http://eprints.rclis.org/bitstream/10760/9894/1/Manejo_de_Archivos_Electr%C3%B3nicos__Art%C3%ADculo_1.pdf•Amorós, Eduardo. Comportamiento organizacional. En busca del desarrollo de ventajas competitivas, [en línea]. Abril 12 de 2012. Disponible en web http://www.eumed.net/libros/2007a/231/103.htm•Organización de archivos electrónicos. Universidad de la Salle, [En línea]. Abril 12 de 2012. Disponible web ttp://www.unisalle.edu.co/archivo/org_doc_elec.htm•5´S mejoras del lugar de trabajo. Sliderhares, [En línea]. Abril 12 de 2012. Disponible web. http://www.slideshare.net/jcfdezmx2/mejora-del-lugar-de-trabajo•http://www.edocpa.com/images/ediciones/ponencia_6.pdf•http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/2001/diciembre/9.pdf•http://repository.urosario.edu.co/bitstream/10336/2650/1/40389355-2011.pd