dokoni FIND Kategori Egenskaper

– Dokumentdigitalisering– Dokumentbearbetning– Dokumentdistribution– Innehållshantering

Dokument­digitalisering och hantering

Den heltäckande indexeringslösningen dokoni FIND hjälper användarna att få åtkomst till önskad information, oavsett i vilket format eller dataförråd den lagras.

HITTA RELEVANT INFORMATION OMEDELBART – MED DET FÖRETAGSOMSPÄNNANDE SÖKPROGRAMMET

Numera är informationsflödet större än någonsin och praktiskt taget all tänkbar information finns tillgänglig för oss alla. En negativ konsekvens av detta är att kunskapsarbetare tillbringar allt mer tid på att söka efter specifik information. Inte nog med att sökningar genererar kostnader, slösar dyrbar tid och personalresurser – även företagets konkurrenskraft minskar.

Utmaningen är att kunna erbjuda kunskapsarbetare snabb och smidig åtkomst till alla företagsdokument utan att användaren behöver växla mellan olika gränssnitt och applikationer. Lösningen heter dokoni FIND: Programvaran

erbjuder en smidig åtkomstpunkt från alla applikationer, där den indexerar alla tillgängliga data och filer, analyserar data från olika datalager och registrerar informationen i ett säkert gemensamt index. Denna lösning visar omedelbart alla resultat som användaren har åtkomstbehörighet till.

Som heltäckande ECM-modul effektiviserar dokoni FIND inte bara dataregistrering och indexering, utan hjälper användarna att snabbt hitta olika typer av data genom att koppla samman datalager, applikationer och databaser i ett och samma universalindex.

DATABLAD dokoni FIND

HUVUDFUNKTIONER Dokumentdigitalisering

– Innehållsvirtualisering: dokoni FIND infogar ett

virtuellt informationslager ovanpå befintliga dataförråd och extraherar – i realtid – allt innehåll från företagets samtliga datalager (oavsett format, struktur, applikation eller plats). Med andra ord sammanställer programvaran automatiskt data från alla tillgängliga källor utan att konvertera någonting eller starta storskaliga datamigrerings- eller integrationsprojekt.

– Universalåtkomst till data: Indexeringsmotorn i dokoni FIND gör data i alla format och datalager lättåtkomliga. Med detta universalindex skapas en enkel åtkomstpunkt som visar användaren den information som hon eller han har behörighet att läsa. Programvaran hämtar informationen som användaren söker på några sekunder utan behov av avancerade metataggar, krav på filnamn eller specificering av datalager. Detta gäller även för data och innehåll i SharePoint.

– Dataanslutningar: Integrerade korsindexeringsmekanismer gör det enkelt att förena sökningar som görs i SharePoint och via skrivbordet med andra datakällor, exempelvis företagsinterna moln, Microsoft-program som MS Exchange och andra SQL-program eller databaser, genom att knyta det aktuella programmet till universalindexet och utan krav på tung integration.

– Innehållskonvertering: dokoni FIND gör mer än att bara registrera metadata och filnamn. Programvarans optiska teckenigenkänning gör en detaljerad sökning i varje dokument och konverterar text och annat innehåll med hög precision, indexerar innehållet och gör det tillgängligt för framtida sökningar.

Innehållshantering

- Företagsomspännande sökning: Användarna kan starta sökningen direkt i SharePoint eller från skrivbordet. De kan se alla relevanta filer och data från alla SharePoint-portaler – såväl som relaterade data som ”gömmer sig” i olika dataförråd, exempelvis e-postbilagor, skannade filer, Notes-databaser, CRM-dataposter och molnapplikationer – utan att behöva logga ut eller växla till andra program.

– Data förblir kvar på plats: Data kan helt enkelt lämnas kvar i sina ursprungliga datalager: programvaran söker och indexerar alla data (strukturerade såväl som ostrukturerade, kompatibel med över 300 populära filformat). Denna lösning kräver ingen massiv datalagring eller komplexa konverteringar, migrering eller integrering.

– Central portal med SharePoint: Genom att kombinera dokoni FIND som indexeringsmotor för alla företagsdata och SharePoint som central portal för intranät och dokumentsamarbete skapas universalåtkomst till information. Användarna behöver inte söka efter exakta filnamn som SharePoint normalt kräver utan kan istället använda ett naturligt språk i sina sökningar.

– Integrerad säkerhet: Programvaran integreras med det behörighetssystem som företaget redan använder för att säkerställa att användarna endast har åtkomst till det innehåll som de har behörighet att läsa. dokoni FIND har fullt stöd för Active Directory. Det innebär att eventuella användarrättigheter som ändras uppdateras automatiskt.

– Enkelt att skala upp: dokoni FIND är enkelt att skala upp. Eventuell kompletterande information/data som behövs kan läggas till senare, oavsett var den lagras.

PROGRAMVARUKRAV

Microsoft SharePoint SharePoint Server 2007 SharePoint Server 2010 SharePoint Server 2013Operativsystem Windows 2008, R2 (64) Filsystem NTFSIIS webbserver Vid installation installeras Internet Information Services

DATABLAD dokoni FIND

10/2

014

ARBETSFLÖDEN

TEkNISkA SPEcIFIKATIONERSYSTEMKRAV

Operativsystem Windows Server 2008 (32/64) Windows Server 2008 R2 SP2 (32/64), med .Net 4 och IIS v7.5 värdmiljö

Minne 4 GB RAM på fysisk eller virtuell serverHårddiskutrymme 50 GBcPU 64 bit quad-core-processorWebbläsare Internet Explorer 8, Internet Explorer 9 eller senare rekommenderas Chrome

Stöd och tillgänglighet av specifikationer och funktioner är beroende av operativsystem, program, nätverksprotokoll såväl som nätverks- och systemkonfigurationer.

INDATA

Nätverks­mapp

E­post

Dokument

Universalindex med

DATALAGRING

Informationslager

Delade filer och bibliotek

System för dokument­hantering och arbetsflöden

E­post och meddelande­system

System för dokument­samarbete (SharePoint)

MolntjänsterAffärs­ applikationer(cRM, ERP, osv.)

Konica Minolta Business Solutions Sweden AB Box 9060 171 09 Solna business@konicaminolta.se www.konicaminolta.seKonica Minolta Business Solutions Europe GmbH Europaallee 17 30855 Langenhagen Tyskland www.konicaminolta.eu