Upload
dinhdiep
View
246
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
NO. KELUARAN: 01 TARIKH: 05 OGOS 2009
NO. KAWALAN SALINAN
17
DOKUMEN TERKAWAL
KEMENTERIAN SUMBER ASLI DAN ALAM SEKITAR
PROSEDUR KUALITI
PK.NRE( PS )- 08
PEROLEHAN BEKALAN DAN PERKHIDMATAN
Disediakan oleh: n oleh:
Tandatangan
...
Tandatan n
Nama: SUHAIMI BIN HJ. MAMAT Nama: DATO' HAJI AZMI BIN CHE
MAT
Jawatan: SETIAUSAHA BAHAGIAN
PENTADBIRAN DAN KEWANGAN
Jawatan: TIMBALAN KETUA
SETIAUSAHA II
Tarikh: 03 OGOS 2009 Tarikh: 05 OGOS 2009
KELUARAN/PINDAAN
BIL. BAHAGIAN/MUKA SURAT
KETERANGAN PINDAANTARIKH
REKOD PINDAAN PROSEDUR KUALITI
PEROLEHAN BEKALAN DANPERKHIDMATAN
MUKA SURAT :1/1 1
PK.NRE(PS)08
OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan untuk memastikan proses-proses perolehan bekalan dan
perkhidmatan dijalankan dengan cekap dan teratur.
SKOP
Prosedur ini digunapakai oleh Unit Perolehan Kementerian Sumber Asli Dan
Alam Sekitar untuk menjalankan aktiviti perolehan melalui perolehan terus, sebut
harga dan tender.
RUJUKAN
3.1. Manual Kualiti
Seksyen 7.4.1 - Proses Perolehan
Seksyen 7.4.2 - Maklumat Perolehan
Seksyen 7.4.3- Verifikasi ke atas bahan yang diperolehi
3.2 Arahan Perbendaharaan Bab "B" Tahun
3.3 Tatacara Pengurusan Perolehan pembekalan/ perkhidmatan/ kerja-kerja
3.4 Tatacara Pengurusan Stor
3.5 Pekeliling Kontrak Perbendaharaan
3.6 Pekeliling Perbendaharaan
3.7 Buku Panduan Perolehan Kerajaan
DEFINISI
Perolehan
Satu kaedah bagi mendapatkan bekalan dan perkhidmatan.
Perolehan Terus
Tatacara perolehan bekalan/perkhidmatan dengan nilai perolehan tidak melebihi
RM50,000.00
(7%741-7
PEROLEHAN BEKALAN DAN
MUKA SURAT :NIA, ,% PERKHIDMATAN
2/11
PK.NRE(PS)08
Sebut harga
Tatacara perolehan bekalan/perkhidmatan dengan nilai perolehan melebihi
RM50,000.00 dan tidak melebihi RM500,000.00
Tender
Tatacara perolehan bekalan/perkhidmatan dengan nilai perolehan melebihi
RM500,000.00
Jawatankuasa Sebut Harga
Satu jawatankuasa yang dilantik oleh Pegawai Pengawal untuk menguruskan
perolehan secara sebut harga. Setiausaha Bahagian Pentadbiran dan Kewangan
mempengerusikan jawatankuasa ini.
Lem baga Perolehan
Satu jawatankuasa yang dipengerusikan oleh Pegawai Pengawal untuk
menguruskan perolehan secara tender dan melibatkan kerja-kerja perunding.
5. SINGKATAN
KSU Ketua Setiausaha
SUB (PKN) Setiausaha Bahagian Pentadbiran dan Kewangan
KPSU(K) Ketua Penolong Setiausaha Kewangan
PSU (K) P Penolong Setiausaha Kewangan (Perolehan)
PPT Penolong Pegawai Tadbir
PT (K)P Pembantu Tadbir (Kewangan) Perolehan
JKSH Jawatankuasa Sebut Harga
KPT(S) Ketua Pembantu Tadbir (Stor)
MKSP Mesyuarat Kajian. Semula Pengurusan
PEROLEHAN BEKALAN DANPERKHIDMATAN
MUKA SURAT :3/11
PK.NRE(PS)08
6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
Tanggungjawab Tindakan
A. PERANCANGAN PEROLEHAN
SUB (PKN) Terima perancangan perolehan bagi bekalan/
perkhidmatan dari Bahagian-Bahagian.
KPSU(K)/PSU(K)P/PPT/ Tentukan kaedah perolehan berdasarkan nilaiPT(K)P perolehan dan peraturan yang ditetapkan.
B. PEROLEHAN SECARA TERUS
PT(K)P Terima permohonan perolehan
bekalan/perkhidmatan daripada Bahagian.
PT(K)P Menyediakan Pesanan Tempatan berdasarkan
permohonan.
PS U(K)P/PPT(K)P Meluluskan pesanan tempatan.
PT(K)P Mengemukakan pesanan tempatan kepada
pemohon.
PSU(K)P/PT(P/O) Menerima semula PT dan invois berserta
dokumen sokongan.
PS U(K)P/PT(P/0)Mengesahkan penerimaan barang dalam sistem
PEROLEHAN BEKALAN DANPERKHIDMATAN
MUKA SURAT :4/11
PK.NRE(PS)08
e-Perolehan.
Membuat padanan bayaran.
Mengemukakan PT serta dokumen berkaitan
kepada Unit Pra-Pembayaran untuk pembayaran.
Daftar PT dalam Buku Daftar Pengeluaran PT.
Mencetak senarai PT setiap sukuan tahun untuk
dikemukakan kepada Pegawai Pengawal, Unit
Audit Dalam dan Mesyuarat JPKA.
B. PEROLEHAN SECARA SEBUT HARGA
Menerima dan menyemak permohonan dokumen
perolehan secara sebut harga daripada Bahagian.
Mengadakan Mesyuarat Pra-Penilaian Harga.
Mengiklankan Sebut Harga.
Mesyuarat Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga
Penyerahan dokumen Sebut Harga kepada
Jawatankuasa Teknikal.
Mesyuarat Jawatankuasa Penilaian Harga
Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga.
Mengeluarkan Surat Setuju Terima kepada
pembekal yang dipilih.
Penerimaan Bon Jaminan daripada pembekal.
Menerima Dokumen Kontrak Perolehan daripada
PSU(K)P/PT(P/O)
PSU(K)P/PT(P/O)
PSU(K)P/PT(P/O)
PSU(K)P/PT(P/O)
PSU(K)P/PPT(K)P
SUB/KPSU(K)/
PSU(K)P/PPT/PT (K)P
SUB/KPSU(K)/
PSU(K)P/PPT/PT (K)P
KPSU(K)
SUB(PKN)
SUB(PKN)/KPSU(K)/PS
U(K)P/PPT(K)P
SUB/KPSU(K)/PSU(K)P
/PPT(K)P
71:2Av.liOr,
PK.NRE(PS)08
MUKA SURAT :5/11
PEROLEHAN BEKALAN DANPERK HIDMATAN
Bahagian.
Bagi perolehan bekalan/ perkhidmatan yang
melibatkan pembayaran sekaligus, kemukakan
Permohonan Pesanan Tempatan kepada Unit
Perolehan.
Keluarkan Pesanan Tempatan kepada pembekal.
Bagi perolehan bekalan/ perkhidmatan yang
melibatkan pembayaran berperingkat, sediakan
dokumen kontrak dan dapatkan tandatangan
daripada pemohon bekalan/ perkhidmatan.
Kemukakan kontrak kepada Unit Perolehan.
Daftar kontrak dalam Buku Daftar Kontrak.
15. Terima bekalan/ perkhidmatan dan sahkan
penerimaan.
C. PEROLEHAN SECARA TENDER
Menerima dan menyemak permohonan dokumen
perolehan secara Tender daripada Bahagian.
Mengadakan Mesyuarat Pra-Penilaian Harga
Mengiklankan Tender melalui ePerolehan dan
Surat Khabar Utama.
Mesyuarat Jawatankuasa Pembuka Tender
5. Penyerahan dokumen Tender kepada
KPSU(K)/PSU(K)
P/PPT(K)P/PT(Kew)P
PT(K)P
KPSU(K)/PSU(K)P/
PPT(K)P
PT(K)P
PT(K)P
PSU(K)P/PPT(K)P/
PT(K)P
KPSU(K)/PSU(K)P/PPT
(K)P/PT(K)P
PPT(K)P/PT(K)P
PEROLEHAN BEKALAN DANPERK HIDMATAN
MUKA SURAT :6/1 1
PK.NRE(PS)08
PPT(K)P/PT(K)P
KPSU(K)/PPT(K)P/
PT (K)P
SUB/KPSU(K)/PSU(K)P
PSU(K)P/PPT(K)P/
PT(K)P
Jawatankuasa Teknikal.
Mesyuarat Jawatankuasa Penilaian Harga
Mesyuarat Lembaga Perolehan Kementerian.
Mengeluarkan Surat Setuju Terima kepada
pembekal yang dipilih.
Penerimaan Bon Jaminan daripada pembekal.
10. Menerima Dokumen Kontrak Perolehan daripada
Bahagian.
D. PENILMAN PRESTAS1 PEMBEKAL
PSU(K)(P)/ PPT/
PT(K) P
PSU(K)(P)/ PPT/
PT(K) P
PSU(K)(P)/ PPT/
PT(K) P
PSU(K)(P)/ PPT/
PT(K) P
Menerima Borang Penilaian Prestasi Pembekal
seperti di Lampiran 1 kepada penerima bekalan
/perkhidmatan (Bahagian/Unit) untuk diisi.
Mengumpul semula Borang Penilaian Prestasi
pembekal yang telah dilengkapkan diisi untuk
dibuat penilaian.
Mengemaskinikan status pembekal berasaskan
penilaian .
Menyediakan laporan Penilaian Prestasi
pembekal untuk dibentangkan dalam MKSP .
PEROLEHAN BEKALAN DANPERKHIDMATAN
MUKA SURAT :7/11
PK.NRE(PS)08
7. RE NOD KUALITI
Bit. Rekod Kualiti Lokasi
Tempoh
Penyimpanan
Permohonan Pesanan Tempatan BPKN 5 Tahun
Salinan Pesanan Tempatan BPKN 5 Tahun
Dokumen sebut harga BPKN 5 Tahun
Salinan Dokumen kontrak BPKN 5 Tahun
Surat Setuju Terima BPKN 5 Tahun
Surat tawaran kepada pembekal BPKN 5 Tahun
Buku Daftar Kontrak BPKN 5 Tahun
Borang Penilaian Prestasi Pembekal BPKN 5 Tahun
9. Senarai pembekal yang dikemaskini BPKN 5 Tahun
PK.NRE(PS)08
PEROLEHAN BEKALAN DANPERKHIDMATAN
MUKA SURAT :8/11
8. CARTA ALIRAN KERIA
PERANCANGAN PEROLEHAN
Pastikan bekalan/ perkhidmatan yanghendak diperolehi
Semak sama ada perolehan boleh dibuatatau tidak
Tentukan kaedah perolehan
A. PEROLEHAN SECARA TERUS
Pilih pembekal
Kemukakan permohonan PesananTempatan
Keluarkan Pesanan Tempatan kepadapembekal
Terima bekalan/ perkhidmatan dan sahkanpenerimaan
Terima invois dan kemukakan dokumenpembayaran
PEROLEHAN BEKALAN DANPERKHIDMATAN
MUKA SURAT :9/11
PK.NRE(PS)08
B. PEROLEHAN SECARA SEBUT FIARGA
Pilih pembekal
Keluarkan Surat Setuju Terima
Pembayaran sekaligus'?Ya
Kemukakan PermohonanPesanan Tempatan
Keluarkan PesananTempatan kepadapembekal
Tidak
Sediakan Dokumen Kontrak dan dapatkantandatangan
Kemukakan kontrak kepada Unit Perolehan
Daftar kontrak dalam Buku Daftar Kontrak
Terima bekalan/ perkhidmatan dan sahkanpenerimaan
Terima invois dan kemukakan dokumenpembayaran
PEROLEHAN BEKALAN DANPERKHIDMATAN
MUKA SURAT :10/11
PK.NRE(PS)08
C. PEROLEHAN SECARA TENDER
r Sediakan spesifikasi bagi bekalan/perkhidmatan diperlukan
Kemukakan kepada Seksyen Kewangan
Terima keputusan pembekal yang dipilih
Keluarkan Surat Setuju Terima kepadapembekal
Sediakan Dokumen Kontrak dan dapatkantandatangan
Kemukakan kontrak kepada SeksyenKewangan.
Daftar kontrak dalam Buku Daftar Kontrak
Terima bekalan/ perkhidmatan dan sahkanpenerimaan
Terima invois dan kcmukakan dokumenpembayaran
D. PENILAIAN PRESTASI PEMBEKAL
Nilai prestasi pembekal bekalan/perkhidmatan menggunakan BorangPenilaian Prestasi Pembekal
Kemukakan ke SUB (PKN) untukpemberntangan dalam MKSP.
Kemaskini Senarai Pembekal
PEROLEHAN BEKALAN DANPERKHIDMATAN
MUKA SURAT :11/11
PK.NRE(PS)08
Boning Penilaian Prestasi Pembekal
LAMPIRAN 1Borang Penilaian Prestasi Pembekal
Penilaian Prestasi PembekalPenilaian ini adalah untuk mengetahui tahap prestasi pembekal/syarikat yang berurusan di KementerianSumber Asli dan Alan Sekitar (NRE) bagi bekalan/perkhidmatan yan disampaikan.
BAHAGIAN A: SOALAN UMUM(Silo tondo/can ( )di dalam kotak berkenaan)
1. Maklumat Pembekal/ SyarikatNama dan Alamat Pembekal/ Syarikat
Bekalan/barang yang diperolehi
Nombor Pesanan Tempatan (LO)
Tarikh Pesanan Tempatan (LO) diterima
2. Tujuan Berurusan (boleh ( ) lebih &tripod() satu)
Perolehan Pesanan Tempatan (LO) NRE
Perolehan Secara Sebutharga
Perolehan Secara Tender
Perolehan Secara Rundingan Terus
Pengeluaran Waran Perjalanan Udara/Tiket Kapal
Lain-lain (silo nyatakan)
Borang Penilaian Prestasi Pembekal LAMPIRAN 1
BAHAG1AN B: TAHAP PRESTAS1 PEMBEKAL(Sila berikan jawapan dengan jujur kepada kenyataan-kenyataan dibawah dan tandakan ( / ) di dalamkotak berkenaan mewakili pandangan anda pada setiap kenyataan)
Boleh DipercayaiKeseluruhan kemanpuan dan ketepatan Pembekal/syarikat dalam menyediakan apa yangdijanjikan, serta bertanggungjawab dan boleh diharapkan.
5
4 Li' 2
1
Amat Memuaskan Memuaskan Sederhana Kurang Memuaskan Tidak Memuaskan
2. Ketepatan masaKeseluruhan kemanpuan dan ketepatan masa pembekal/syarikat menyediakan apa yangdijanjikan, serta bertanggungjawab dan boleh diharapkan.
1 Hari
3 hari
1 minggu
Lebih dari 1 minggu Lebih dari 1 Bulan
3. MemahamiTahap keperihatinan dalam memahami kehendak sebenar yang diperlukan dalammenyediakan bekalan/perkhidmatan yang dilakukan di NRE.
5 4 3
2
1
Amat Memuaska Memuaskan Sederhana Kurang Memuaskan Tidak Memuaskan
4. ReaksiKesanggupan pembekal/syarikat untuk membantu dan memberikan perkhidmatan yangterbaik dalam menyediakan bekalan /perkhidmatan serta berinteraksi dengan efaktifdalam perbincangan/rundingan yang dibuat.
5
3 2 1
Amat Memuaskan Memuaskan Sederhana
Kurang Memuaskan
Tidak Memuaskan
KepastianMempunyai ilmu pengetahuan dan beretika dalam memberikan perkhidmatan bagimemenuhi kehendak yang diperlukan oleh NRE.
3 2
Amat Memuaskan Memuaskan Sederhana Kurang Memuaskan Tidak Memuaskan
6. Ulasan tambahan, jika perlu;
Tandatangan
Nama Pegawai :
Tarikh