Dokumentasi (1)

5/11/2018 Dokumentasi (1)

1/10

DOKUMENTASIDokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau sesuatuyang menyediakan informasi tentang suatu subyek.Dokumentasi dapat berisi tentang deskripsi-deskripsi, penjelasan-penjelasan, bagan alir, daftar-daftar, cetakan hasil komputer, contoh- .contoh obyek dari sistem informasi.

A. KEPERLUAN DOKUMENTASIDokumentasi ini Dlperlukan untuk : Mempelajari cara mengoperasikan sistem Sebagai bahan pelatihan (training) Dasar pengembangan sistem lebih lanjut Dasar bila akan memodifikasi atau perbaikan-perbaikan sistem dikemudian hari Materi acuan bagi auditor Back-up Mempermudah komunikasi diantara sesama pegawai Menghilangkan ketergantungan yang kritis

Dokumentasi yang ada di Departemen(DepartemenOperasi) diantaranya adalah : Sistem Informasi

1. Dokumentasi Dokumen DasarDokumentasi yang berisi kumpuulan dokumen-dokumen dasarsebagai bukti transaksi yang digunakan dalam sistem.Misalnya adalah faktur penjualan, order penjualan, order pembelian,surat pengiriman barang, time-card, dsb.

2. Dokumentasi Daftar Rekening (Chart OfAccount)Dokumentasi yang menunjukkan informasi mengenai rekening-rekening yang dipergunakan di dalam transaksi. Daftar rekeningberisi daftar dari kode rekening, nama rekening, klasifikasinya(aktiva, utang, modal, pendapatan-pendapatan dan biaya-biaya),serta petunjuk dari masing-masing rekening bagaimana rekeningtersebut dipergunakan.

Dokumentasi Halaman 1


2/10

3. Dokumentasi Prosedur ManualDokumentasi yang menunjukkan arus dari dokumen-dokumen dasardi dalam perusahan. Dokumentasi ini menyediakan informasimengenai bagian mana yang menyiapkan dokumen dasar, jumlahtembusannya, bagian-bagian mana saja yang mengarsipkannya dankepada bagian mana saja dokumen dasar tersebut harus dikirimkan.4. Dokumentasi ProsedurDokumentasi prosedur dapat berisi prosedur-prosedur yang harusdilakukan pada suatu keadaan tertentu, seperti misalnya prosedurpengetesan program, prosedur penggunaan file, prosedurpembuatan back-up dan restore dsb.5. Dokumentasi SistemDokumentasi sistem menunjukkan bentuk dari sistem informasi yang

digambarkan dalam bagan alir sistem (system flowchart). Padadokumentasi ini dapat terlihat deskripsi dari input yang digunakan,deskripsi output yang digunakan, deskripsi output yang dihasilkan,deskripsi file-file yang digunakan, berita-berita kesalahanpengolahan dan daftar-daftar pengendalian untuk tiap-tiap sistempengolahan.Dokumentasi sistem merupakan dokumen yang dibutuhkan olehsistem analis, pemakai sistem dan auditor.

6. Dokumentasi ProgramDokumentasi program menggambarkan logika dari program dalambentuk bagan alir program (program flowchart), tabel keputusan(decision table) dan bentuk pengendalian program.Dokumentasi program sangat dibutuhkan oleh programmer bila akanmemodifikasi atau mengembangkan program.

7. Dokumentasi OperasiDokumentasi operasi berisi penjelasan-penjelasan cara danprosedur-prosedur mengoperasikan program. Dokumentasi inisangat berguna untuk operator.Dokumentasi ini mencakup antara lain jadwal pengoperasian, carapengoperasian peralatan, faktor-faktor keamanan dan masaberlakunya suatu file.

Dokumentasi Ha laman 2


3/10

8. Dokumentasi DataDokumentasi data berisi definisi-definisi dari item-item data di dalamdatabase yang digunakan oleh sistem informasi. Yang paling banyakmembutuhkan dokumentasi adalah database administrator (DBA)dan auditor.9. Dokumentasi PengembanganDokumentasi ini menjabarkan sistem secara lengkap, mencakupdeskripsi sistem, bentuk keluaran, bentuk masukan, bentuk basisdata, bagan alir program, hasil pengujian dan lembar penerimaanpemakai.10.Dokumentasi PemakaiBerisi petunjuk untuk menggunakan masing-masing program danjuga mencakup materi pelatihan.

Tujuan Dokumentasi adalah :1. Arus KomunikasiKomunikasi teriadl dalam 3 arah :- Ke bawah untuk melakukan instruksi- Ke atas untuk memberi laporan- Ke samping (Lateral) untuk memberi saran2. Untuk memberi InformasiPenting kiranya untuk terus-menerus memberi informasi kepadaorang tentang apa yang telah, sedang, dan akan dilakukan, sertasegala perubahan dalam pekeqaan yang telah ditetapkan.3. Untuk MengidentifikasiBeberapa dokumentasi dirancang untuk mengidentifikasi4. Untuk menetapkan Prosedur dan Standar

Prosedur menentukan rangkaian kegiatan yang akan dilaksanakan,sedangkan Standar menentukan aturan yang akan dianut dalammenjalankan prosedur tersebut.5. Untuk MencatatDokumentasi akan diperlukan untuk memonitor kinerja peralatan,sistem, dan sumber daya manusia. Dari dokumentasi ini,manajemen dapat memutuskan atau menilai apakah departementersebut memenuhi atau mencapai tUjuannyadalam skala waktu dan

batasan sumber dayanya. Selain itu manajemen dapat mengukurDokumentasi Halaman 3


4/10

kualitas pekerjaan, yaitu apakah outputnya sesuai denganspesifikasi dan standar yang telah ditetapkan.6. Untuk memberi InstruksiDokumentasi yang baik akan membantu dalam pelatihan staf,apakah pelatihan untuk tujuan penanganan instalasi baru atau untuktujuan promosi.Prinsip Dokumentasi1. MetodeKomunikasi yang baik tidak te~adi begitu saja. Manajer Operasiharus menetapkan dan memelihara saluran komunikasi danmenetapkan kontrol guna memastikan bahwa saluran komunikasitersebut terbuka dan dapat digunakan.

Manajer Operasi harus memberi perhatian khusus pada :- Siapa yang bertanggung jawab atas perpustakaan ?- Siapa yang membuat atau menghasilkan dokumentasi ?- Kapan dokumentasi tersebut harus dibuat ?Sirkulasi- Pemeliharaan- Aksesbilitas2. Jumlah DokumentasiManajer Operasi harus mencoba untuk mengarsip dokumentasi agardapat mencapai keseimbangan antara jumlah yang terlalu banyakdan terlalu sedikit.3. KesederhanaanDokumentasi harus bersifat sederhana dan langsung, sehingga iadapat dilengkapi secara mudah dan dapat dipahami secaralangsung. Hal ini dapat merangsang munculnya partisipasi dan

meningkatkan keakuratan. Informasi yang tidak akurat, tidak hanyatidak andal namun juga menyesatkan.4. Bentuk Rancangan (Design Form)Perlu dirancang sejumlah form untuk digunakan menurutkepentingan atau kegunaan kita sendiri.

Dalam merancang sebuah form untuk dokumentasi perludipertimbangkan hal-hal berikut ini :- Typeface (huruf ketikannya)- Tata letak



5/10

- Warna- Referensi- Identifikasi

B. DOKUMENTASIINSTRUKSIONAL1. Tujuan

Untuk menunjukkan cara pendokumentasian yang diperlukan agarseluruh staf selalu menyadari dan mengetahui tentang proseduryang akan diikuti, guna mengefektifkan jalannya organisasi,memaksimalkan dan mengakuratkan pemrosesan data.2. Cakupan

Dokumentasi Instruksional dapat berupa Manual Operasi, ManualHardware dan Manual Software.Secara garis besar Manual tersebut mencakup :

Organisasi dan administrasi, yaitu manual manajemen yangdapat digunakan untuk referensi oleh semua staf.Prosedur klerikal, yang digunakan oleh semua fungsi- Cara mengoperasikan peralatan, yaitu Manual Hardware- Cara menggunakan sistem, yaitu Manual Operasi dan ManualSoftware

Manual OperasiTujuan manual operasi adalah untuk memberitahu departemen operasimengenai sistem yang akan diimplementasikan, untuk memberi rincianmengenai semua pekerjaan yang akan dilaksanakan dan untukmenentukan atau menetapkan prosedur pengoperasian sistem.

Manual HardwareVersi hardware dari para pemasok bervariasi kualitasnya. Jika manualhardware tidak tersedia, tidak memadai atau tidak mudah dipahami,maka Manajer Operasi dapat membuat manual untuk pengoperasianperalatan lokal,Semua operator harus dapat memahami instruksi yangdidokumentasikan dalam berbagai bentuk. Manual hardware harusdapat menjadi dasar untuk pelatihan kerja operator.

Dokumentasi Haiaman 5


6/10

Manual SoftwarePada dasarnya manual software berisi informasi yang sarna denganmanual operasi, namun manual ini untuk pemanfaatan software. Dalambanyak kasus, dokumentasi dari pemasok software sudah cukup untukdapat diterapkan. Jika ada perubahan, manual ini dapat diperbaiki atauditambah.

C. MAKLUMAT PEMAKAI (USER NOTICE / UN)1. TujuanUntuk memberitahu para pemakai fasilitas operasi mengenaibatasan, pengembangan dan modifikasi terhadap pelayanan yangmereka harapkan, apakah bersifat sementara atau permanen..2. CakupanMaklumat Pemakai biasanya digunakan untuk menunjukkanperubahan yang mempengaruhi penerimaan dan pengantaranpekerjaan. Maklumat ini biasanya ditulis dengan istilah yang dapatdipahami oleh staf non-komputer.3. Tanggung JawabMaklumat pemakai harus dibuat oleh Manajer Operasi atau oleh stafyang diberi wewenang.4. Metode PenggunaanMetode penggunaannya terdiri dari :- Waktu Pembuatan- Verifikasi- Sirkulasi- Penarikan Kembali- Pengarsipan

D. MAKLUMAT TEKNIK (TECHNICAL NOTICE / TN)1. TujuanUntuk menyampaikan instruksi teknis atau modifikasi mengenaiaspek aktivitas tertentu dalam departemen operasi, baik sementaraatau permanen, kepada staf operasi dan staf pemrosesan data.2. CakupanMaklumat Teknik melengkapi dokumentasi instruksional. Maklumat

ini menentukan rincian teknis yang tepat bagaimana aktivitastertentu akan dilaksanakan.Dokumentas i H alam an 6


7/10

_ _

Maklumat ini memberikan cara yang cepat dan resmi untukmengkomunikasikan instruksi baru yang mungkin tidak tertulis dimaklumat lain, atau memberikan informasi yang sifatnya sangatkhusus atau sementara bagi Manual Operasi.3. Tanggung JawabMaklumat Teknik harus dibuat oleh Manajer Operasi atau olehanggota staf yang diberi wewenang.4. Metode PenggunaanMetode penggunaannya terdiri dari :- Waktu Pembuatan- Verifikasi- Sirkulasi- Penarikan Kembali- Pengarsipan

E. MAKLUMAT OPERASI (OPERA TIONS NOTICE / ON)1. TujuanUntuk memberikan media guna mengkomunikasikan informasiumum, administrasi dan semi teknik dalam departemen operasi.2. CakupanMaklumat Operasi harus digunakan untuk informasi yangberhubungan dengan staf operasi saja, seperti prosedur internal,masalah lingkungan, keamanan dan beberapa topik yangnampaknya sepele, namun apabila instruksinya disampaiakn secaraverbal atau sambil lalu saja, maka instruksi tersebut dapat mudahdipahami, dilupakan, diabaikan atau tidak diberitahukan ke semuastaf yang berkepentingan.3. Tanggung JawabMaklumat operasi harus dibuat oleh Manajer Operasi atau olehanggota staf yang diberi wewenang.4. Metode PenggunaanMetode penggunaannya terdiri dari :- Waktu Pembuatan- Verifikasi- Sirkulasi

- Penarikan Kembali- PengarsipanDokumentasi Halaman 7


8/10

Contoh Maklumat Pemakai :

RMC Computer Division - USER NOTICE Ref: UN 36TEMPORARY XPERMANENTOrigin Data Control Effective fromEffective until 01.01.0230.04.02User akan mencatat dan membuat pertukaran yang diperlukan.Semua inquiry yang berkaitan atau berkenaan dengan maklumat iniharus dialamatkan kepada : Mr. Brown,ext.306

1. AKSESUntuk pembangunan kembali sebuah gedung tempat komputer,staf bagian Data Control harus masuk melalui pintu sementarapada sisi Utara dari blok F ( yang berbatasan dengan pintu masukkantin staf). Kontraktor yang biasanya mambawa muatan yangberlebihan harus masuk melalui pintu biasa, yang mungkin akanditutup setiap saat. Dimana pemberitahuan untuk hal tersebut,akan diumumkan pada area parkir yang mudah terlihat oleh setiaporang.

2. KERTASKeadaan persediaan kertas komputer meningkat, tetapi tempatpenyimpanan kertas tersebut masih sangat kurang.

Tanggal terbit : 20.12.01 Dibuat oleh : J. Smith

Dokumentas i Ha lam an 8


9/10

Contoh Maklumat Teknik :

Ref: TN 25RMC Computer Division - TECHNICAL NOTICE TEMPORARYPERMANENT XEffective from : 08.00 on 01.01.02Effective until : Further NoticeCirculation : Shift Leaders, Computer Operator, Programmers.

1. Menyediakan akses rangkap dua (hanya mode baca) untuk diskdrive 01 dan 02.

2. Bagian Software Application dan Operating System Manuals akandiberikan penyegaran berupa kursus-kursus yang berhubungandengan tugasnya masing-masing.


Dokumentasi Haiaman 9


10/10

Contoh M aklum at Operasi :

Ref: ON 31RMC Computer Division - OPERATIONS NOTICE TEMPORARYPERMANENT XEffective from : 01.01.02Effective until : Further NoticeCirculation : Shift Leaders, Computer Operator, Data Control

1. Pergantian ShiftUntuk rencana pergantian shift, maka setiap 10 menit antaraperiode shift yang sebelumnya dengan periode shift yangmenggantikan digunakan serah terima pekerjaan,Denganjadwal sbb :Pagi : 08.00 - 16.10Sore : 16.00 - 00.10Malam : 24.00 - 08.10

2. Output PenggajianOperator komputer diingatkan bahwa output yang telah selesaitidak boleh ditunjukkan kepada seseorang. Tetapi harus tetapberada pada ruang Shift Leader sampai diambil oleh orang yangberkepentingan.



Documents

Dokumentasi (1)