Embed Size (px)
Citation preview
Prof. Dr. Martin Michelson
Dokumenten-Management und Enterprise Content Management
1. Charakteristika, Aufgaben, Ziele
2. Funktionen im Rahmen des Dokumentzyklus
3. Einzelne Funktionen und Anforderungen
4. Der Markt für DMS / ECM-Systeme
5. Einführung eines DMS / ECM-Systems
6. Workflow-Management
Übersicht
Charakteristika, Ziele, Aufgaben
Dokumenten-Management und Enterprise Content Management
Es geht im Prinzip um das Gleiche
Enterprise Content Management erweitert die Sicht: Es steht für ein umfassendes Konzept der Zusammenführung, Verwaltung und Bereitstellung aller relevanten Informationen im Unternehmen zur Einbindung in Geschäftsprozesse
ECM integriert Anwendungen des Dokumenten- und Workflowmanagement, der Archivierung, des Content- Management
ECM dient letztlich einem umfassenden Wissensmanagement
Enterprise Content Management
Content Management
Workflow- Management
Archivierung
Dokumenten- Management
Wissens- management
umfasst
Dokumente…
Ablagekosten- und platzintensive Speicherung
viele Kopien (Originale gehen verloren)
Informationsaustauschlange Transport- und Liegezeiten
Bearbeitungsequentiell, fehleranfällig, zeitintensivMitarbeiter verwenden zuviel Zeit auf Suchen
Managementkeine Laufweg- und Zeitüberwachungniedrige Informationsverfügbarkeit
Ausgangssituation
Elektronisches Dokumenten-Management: Charakteristika
Alle computergestützte Verfahren und Instrumente zum Verwalten, Steuern und elektronischen Austausch von dokumentenbasierten Informationen
Umfaßt den gesamten Prozeß der Erstellung, Bearbeitung, Archivierung, Distribution und des Retrievals von Dokumenten als Informationsträger
Elektronisches Dokumentenmanagement: Charakteristika
Zielt auf Steigerung von Produktivität vernetzter betrieblicher Abläufe und der verbesserten Informationsversorgung der Mitarbeiter
Unterstützung von Geschäftsprozessen: Höhere Verfügbarkeit von benötigter Information, gezieltere Informationsversorgung
===> Informationen sollen einfacher und flexibler generiert, organisiert, verteilt und archiviert werden können.
Ziele und Aufgaben des Elektronischen Dokumentenmanagement
Elektronisches Verwalten, Speichern, Suchen, Verteilen von strukturierter und unstrukturierter Informationen, Vermeidung von Medienbrüchen
Integration unterschiedlicher Informationstypen (Text, Daten, Grafik, Video, Audio, HTML) und Trägermedien (Papierdokumente, Mikroformen, digitale Datenbestände) aus unterschiedlichen Quellen und Softwareapplikationen unter einem Zugriffsmodus
Integration interner und externer Informationen in eine einheitliche Anwendungsumgebung
Ziele und Aufgaben des Elektronischen Dokumenten-Management
Reduzierung der Suchzeiten, Beschleunigung der Entscheidungs- und Arbeitsprozesse
Dezentralisierung der Arbeitsabläufe, Entwicklung neuer Kooperationsformen
Raumeinsparung, Zeiteinsparung ===> Kosteneinsparung
Transparenz der Prozesse
Das Umfeld von Dokumenten-Management
Götzer u.a.: Dokumenten-Management
Drucker
Viewer
LAN/WAN
FaxFax
Optische Jukebox Scanner
Retrieval
Arbeitsplätze/ClientsOutput-Server
ErfassungsplatzDokumenten-ServerDatenbank-Server
Web-Server
Komponenten eines DMS
Nutzerschnittstellen
Nutzerschnittstellen
65%
61%
33%
25%
21%
16%
66%
52%
38%
37%
32%
20%
Bestehende ECM-Projekte
Geplante ECM-Projekte
Web-Client
Desktop-Client
Explorer-Integration
Portal
Über das führende Fremdsystem
(ERP, CRM, PPS)
Office-Client BARC GmbH 2010
ECM als Basis / integriert in unternehmensweite(r) Informationssysteme
Kundenanfrage
ArchivzugriffStatuszugriffÄnderung eingebenAntwort gebenNotiz anbringen
Adresse erfassenWünsche erfassen
neu?
Termin?
WiedervorlagGespräch beenden
nein ja
janein
Formular vorausfüllenProspekt verschicken
Brief
Unterstützung des Kundenbetreuungsprozesses mit DMS
Zufriedenheit und Nutzenerwartungen
Quelle: d.velop AG 2006/2009
Funktionen
ECM als Basis / integriert in unternehmensweite(r) Informationssysteme
Web-basierte Lösungen auf Nutzer- und auf Bearbeitungsebene
E-Business: Einbindung von Kunden und Partnern in Prozesse, Zugriffsmöglichkeiten auf Informationen
Verfügbarkeit und Austausch aller Informationen über das Unternehmensnetzwerk
DMS auch als Content-Management- und Portallösungen
Integration / Austausch Office-Anwendungen, ERP Systeme, ECM-Systeme
OAIS-Referenzmodell
OAIS - Open Archival Information System Offenes Archiv-Informations-System
Wichtigstes internationales Referenzmodell für die digitale Archivierung, internationaler Standard ISO 14721, bergündet durch die NASA.
Begreift ein Archiv als Organisation, in dem Menschen und Systeme mit der Aufgabenstellung zusammenwirken, Informationen einer definierten Nutzerschaft verfügbar zu machen
Bildquelle: TU Wien, Faculty of Informatics
Funktionen / Dokumentenzyklus
Administration
Bereitstellung Retrieval
Dokument
ArchivierungErfassung Indexieren
Erfassung
Scannen
FAX-Eingang (Ggf. ebenfalls OCR-Umwandlung)
Mail-Eingang
OCR/ICR: zusätzliches Erzeugen einer CI-Datei
Datei-Import / Direkte Übernahme aus anderen Anwendungen (Office, ERP, FiBu, Outlook etc.)
Direkte Übernahme eines neuen Dokumentes
Barcode
Indexieren
Aufbau einer separaten Datenbank mit den Metadaten der Dokumente
Hinterlegen von Klassifikationen, Thesauri, Schlagwortlisten
Manuelle Indexierung, Automatische Indexierung
Volltextindex
Spezielle Anforderungen bei Bild-, Film- und Tondokumenten
Archivierung
SicherheitDatensicherheit (redundante Speicherung)Datenschutz / Zugriffsschutz (unbefugten Zugriff verhindern)Erfüllung gesetzlicher Vorgaben, Revisionsschutz, Aufbewahrungspflicht/-fristBesondere Herausforderung: E-Mail Archivierung
Archivierung
Speichermedien
CDDVDUDO (Ultra Density Optical)RAID (Redundant Array of independant Discs)WORM (Write once, read multible)FestplatteJukeboxNAS (Network Attached Storage)
Archivierung
Speicherformate
OriginalformateTIFFJPEG 2000PDFPDF/X PDF/A….
PDF 1.7, PDF/X und PDF/A sind ISO-zertifiziert (ISO 32000, ISO 19005).
PDF/X dient zum Austausch von Druckvorlagen in der graph. Industrie
Empfohlener Standard für revisonssichere Langzeitarchivierung ist PDF/A
Retrieval / Navigation
Recherche in der Metadatenbank
Systematische Suche mit Hilfe von vorgegebenen Suchbegriffen (Klassifikation, Thesaurus, Schlagwortliste
Freie Suche im Volltext
Recherche mittels hierarchischer oder vernetzter Begriffsstrukturen
Spezielle Anforderungen bei Bild-, Film- und Tondokumenten
Bereitstellung
Nutzeroberfläche: Proprietär und Web-Browser
Bearbeitung
Weiterleitung, z.B. per E-Mail
Export, z.B. in CMS
Druck
Administration
Rechte- / Zugriffsverwaltung
Benutzereinstellungen, Anpassung der Oberfläche
Statistische Auswertungen
- Datenträgerbelegung - Zugriffshäufigkeit auf Datenträger, Dokumente,
Dokumentarten, Schlagworte etc.
Weiterleitung
Bearbeitungszuordnung
Einzelne Funktionen und Anforderungen
Records Management
Als Führungsaufgabe wahrzunehmende effiziente und systematische Kontrolle und Durchführung der Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung von Schriftgut, einschließlich der Vorgänge zur Erfassung und Aufbewahrung von Nachweisen und Informationen über Geschäftsabläufeund Transaktionen in Form von Akten.
ISO 15489
Was ist Records Management?
Bild: whitefoot-forward.com
Records Management
Besondere Anforderungen an die revisonssichere Langzeitarchivierung….
Beachtung gesetzlicher Vorschriften
Es um die Erstellung, Verwaltung und Archivierung von geschäftsrelevanten bzw. aufbewahrungspflichtigen Dokumenten
Damit hat es vor allem ein Organisationskomponente
…sowie an die geordnete und nachweisbare Löschung von Informationen
Records Management
Domea (Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT- gestützten Geschäftsgang): In D gültige Richtlinien elektronischen Dokumenten-, Archiv- und Schriftgutverwaltung in der öffentlichen Verwaltung
Moreq – (Model Requirements for the Management of Electronic Documents and Records): Europäischer De Facto Standard zur elektronischen Dokumenten-, Archiv- und Schriftgutverwaltung in der öffentlichen Verwaltung. Derzeit Moreq2
Nestor Kompetenznetzwerk Langzeitarchivierung: Entwicklung von Standards für die digitale Langzeitarchivierung für öffentliche Kultur- und Bildungseinrichtungen wie Bibliotheken, Museen, Archive, Hochschulen
Öffentlicher Bereich
Records Management
Viele Dokumente
Einige Records
Wenige Archiv- Objekte
Ulrich Kampffmeyer: DGI-Tagung Okt. 2009
Datensicherheit
Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden
Jedes Dokument muss zeitnah wiedergefunden werden können
Jedes Dokument muss mit geeigneten Retrievaltechniken wiederauffindbar sein
Bei Veränderungen muss der ursprüngliche Zustand wiederhergestellt werden können
Elektronische Archive sind so anzulegen, dass eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist
Merksätze des VOI:
Rechtliche Vorschriften
GoBS - Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme Regelungen und Konkretisierung der Vorschriften des Handelsgesetzbuches bez. elektronische Dokumente
HGB – Handelsgesetzbuch § 238 ff.: Anforderungen an das Führen von Handelsbüchern § 257: Anforderungen an Aufbewahrung der Geschäfts- und Handelskorrespondenz (auch E-Mails).
GDPdU - Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen Verwaltungsanweisung des BundesfinanzministeriumsKonkretisierung bestimmter Steuergesetze (z.B. Umsatzsteuer zur digitalen Aufbewahrung von Buchhaltungen, Buchungsbelegen und Rechnungen
Sarbanes-Oxley Act Wichtig für deutsche Firmen, deren Wertpapiere an amerikan. Börsen gehandelt werden
unter anderem…
Enterprise Search: Intelligente Suche und Navigation
Intelligente Wörterbücher, Fuzzy Techniken
Darstellung inhaltlicher Zusammenhänge, semantische Ansätze
Suche über alle Systeme im Unternehmen (DMS, ERP, CMS, Intranet, E-Mail etc.)
Verweise auf mögliche andere Interessensbereiche
Vgl. auch Prinzip bei Amazon, ebay, LexisNexis
Durch Benutzer erstellbare Profile
Metadaten durch Benutzer vergeben und/oder automatisch erzeugt
Unterschiede zu öffentlichen Suchmaschinen
Enterprise Search: Intelligente Suche und Navigation
Hakia Enterprise Search
IntraFind
xfriend
Beispiele
Quelle: xfriend.de
Google Search Appliance
Der Markt
Wichtige Marktakteure
IBM: Document Manager (ibm.com/software/data/cm/docmgr/)
SER (ser.de)
d.velop: d.3 (d-velop.de)
Größere Anbieter DMS / ECM-Systeme
Open Text / Ixos (opentext.com/ixos/de/)
Easy Software (easy.de/)
IBM: Filenet Content Manager (ibm.com/software/data/content-management/)
Anbieter DMS / ECM-Systeme
Wichtige Marktakteure
Software Krekeler: Office Manager (krekeler.de)
Dr. Pfaff: Dr. Doc (drdoc.de)
Windream: Windream (windream.de)
Teilw
eise
Kos
tenf
reie
Dem
onst
ratio
n
SDS Software Dirk Sandhorst: Inforce (inforce.de)
ELO Digital: Elo Office (elo-digital.de)
EMC: Documentum (germany.emc.com/)
Kleinere Anbieter DMS / ECM-Systeme
Beispiel: d.velop d3
d.velop.de
Beispiel ELO Office
Einführung eines DMS /ECM-Systems
Gründe für die Beschaffung von DMS-Lösungen
Reaktion auf Mitbewerber ca. 2%
Regelmäßige Arbeitsüberlastung ca. 4%Steigerung des Umsatzes ca. 7%
Ersatzbeschaffung ca. 9%Raumkostenreduktion ca. 9%
Höhere Sicherheit für Dokumente ca. 11%Vorteile im Wettbewerb ca. 13%
Verbesserte Kontrolle und Führung ca. 18%Personalkostenreduktion ca. 24%
Höhere Produktivität ca. 42%
Technologie - Test ca. 4%
Verbesserter Zugriff ca. 44%
Prozent der Nennungen10 20 30 40 50
Quelle: Project Consult Kampffmeyer
Phasen bei der Auswahl und Einführung
Projektplanung und -initialisierung
Ist-Analyse
Sollkonzept
Systemauswahl
Pilotprojekt
Zieldefinition und Machbarkeitsanalyse
Schrittweise EinführungUnternehmens- weiter Betrieb
Einführung eines DMS / ECM-Systems
Definition der Ziele und der zu erreichenden Ergebnisse Platzersparnis, zentrale/dezentrale Archivierung, Kostenreduktion, besserer Zugriff auf benötigte Information, Optimierung der Infrastruktur etc.
Welche organisatorischen Verbesserungen sind zu erreichen?
Wie sieht das zu erwartende Nutzenpotential aus?
Untersuchung der organisat. und techn. Machbarkeit
Zieldefinition und Machbarkeitsanalyse
Feststellen der betroffenen Unternehmensbereiche
Ermittlung der zu erwartenden Investitionssumme
Einführung eines DMS / ECM-Systems
Einsatz einer Projektgruppe verschiedene Bereiche (EDV, Organisation, Fachbereiche)
Festlegung der Projektorganisation Verteilung der Zuständigkeiten, Termin- und Aktivitätenplanung, Definition der Projektphasen, Ressourcenplanung
Definition der Randbedingungen DV-Infrastruktur, organistaorische Abläufe
Projektplanung und -initialisierung
Einführung eines DMS / ECM-Systems
Dokumentenbestände, Dokumententypen, Dokumentenflüsse
Mengengerüst
Ermittlung bisheriger Ablage- und Indexierverfahren
Geschäftsprozesse / Wertschöpfungsprozesse
Ist-Analyse
Kommunikationsformen
Technische Infrastruktur
Schwachstellenanalyse Ermittlung von Schwachstellen in der Ablauforganisation
Einführung eines DMS / ECM-Systems
Anpassung der Aufbau- und Ablauforganisation entsprechend der Zielsetzung
Feststellen der durch einen DMS-Einsatz wegfallenden und hinzukommenden Aufgaben
Soll-Konzept
Organisatorische und technische Konzeption des Systems
Wirtschaftlichkeitsbetrachtung: Kosten- und Nutzen-Vergleich
Einschätzung des Return of Investment
Aufstellen eines Kriterienkataloges
Einführung eines DMS / ECM-Systems
Markterhebung
Ausschreibung (Longlist)
Systemauswahl
Prüfung der Angebote, Vergleich mit Kriterienkatalog
Eingrenzung der geeigneten Anbieter(Shortlist)
Systemdemonstration und -test
Nutzwertanalyse auch der nicht quantifizierbaren Aspekte
Anbieterauswahl
Erstellung eines Feinpflichtenheftes Beschreibung des Systems unter organisatorischen techn. und fachl. Aspekten
Einführung eines DMS / ECM-Systems
Implementierung in geeigneter Abteilung, deren Aufgaben repräsentativ für das Unternehmen sind
Pilotprojekt
Durchführung von Tests in organisatorischer und technischer Hinsicht
Erstellung der Feinkonzeption, Adjustierung des Systems
Einführung eines DMS / ECM-Systems
Umsetzung der in der Pilotphase gemachten Erfahrungen
Installation des DMS, ggf. Integration in bestehende Anwendungslandschaft
Schrittweise Einführung
Anpassung auf unterschiedliche Unternehmensbereiche und -bedürfnisse
Schulung der Mitarbeiter
Systemabnahme
Ständige Erfolgskontrollen
Einführung eines DMS / ECM-Systems
Workflow-Management
Funktionsorientierte SichtFokus auf funktionale BereicheVertrieb Produktion Entwicklung Controlling
Rechnungs-wesen
Unternehmen
Prozessorientierte Sicht
Fokus auf Geschäftsprozesse
Erwerb
Objekte sindgeliefert
Vertrieb Produktion Entwicklung Controlling Rechnungs-wesen
Unternehmen
Funktions- vs. Prozessorientierte Sicht
Workflow-Management: Definition
Workflow Arbeitsfluß
Management Organisieren, Planen
System Zusammenspiel
Prozessmanagement ist die Koordination des„Zusammenspiels“
WorkflowWorkflow ArbeitsfluArbeitsflußß
Management Management Organisieren, PlanenOrganisieren, Planen
SystemSystem Zusammenspiel Zusammenspiel
Prozessmanagement ist die Koordination desProzessmanagement ist die Koordination des„„ZusammenspielsZusammenspiels““
Workflow-Management: Definition
Automatisierung von Prozessen oder Arbeitsabläufen, in denen Dokumente, Informationen oder Aufgaben unter der Verwendung von bestimmten Regeln oder Verfahren von einem Teilnehmer zum anderen geleitet werden..Workflow Management Coalition (WfMC)
d.h.:
Betrachtung des gesamten Geschäftsprozesses
Aktive Steuerung entlang der Prozesskette
Aktive Überwachung der einzelnen Schritte
d.h.:
Betrachtung des gesamten Geschäftsprozesses
Aktive Steuerung entlang der Prozesskette
Aktive Überwachung der einzelnen Schritte
WfMC
• Internationale non-profit-Organisation• Gründung durch führende Unternehmen der Info.-Technologie• Festlegung von WMS Definition• Entwicklung einer Standard-Terminologie• einheitlichen Ansatzes zur Definition von Workflow Systemen• das Agieren als Informationsschnittstelle zwischen
Herstellern und Anwendern • Ergebnis bislang: Konzeption eines Standard Referenz
Modells für die modulare Architektur
• Internationale non-profit-Organisation• Gründung durch führende Unternehmen der Info.-Technologie• Festlegung von WMS Definition• Entwicklung einer Standard-Terminologie• einheitlichen Ansatzes zur Definition von Workflow Systemen• das Agieren als Informationsschnittstelle zwischen
Herstellern und Anwendern• Ergebnis bislang: Konzeption eines Standard Referenz
Modells für die modulare Architektur
Aufgaben von Workflow-Management
Geschäftsprozesse systematisieren
Aufgaben auf Arbeitsträger eindeutig zuordnen
Arbeitsschritte steuern
Transparenz der Geschäftsprozesse
Bereitstellung von Informationenüber den Abwicklungsstand
Arbeitslasten erkennen, MAKapazitäten optimieren
Prozesslaufzeiten beschleunigen
Betriebsrelevante Daten aufzeichnen undzur Prozessverbesserung verwenden
Vermeidung von Fehlleitung oderVerlorengehen von Vorgängen
Verringerung der Durchlaufzeiten
Erhöhung der Produktivität
Entlastung der MA von Nachforschungen, Recherche, Kontrolltätigkeiten, Status
Verbesserung der Fehlerquote, Qualitätssteigerung, Qualitätssicherung
Entlastung der Mitarbeiter vonRoutinetätigkeiten
Verringerung der Durchlaufzeiten
Erhöhung der Reaktionsfähigkeitder MA durch Wissen
Vorgangstypen
FormalisierbarkeitFormalisierbarkeit AuftretensartAuftretensart AuftretenshäufigkeitAuftretenshäufigkeit
Fest strukturierte Vorgänge
Fest strukturierte Vorgänge
Teilstrukturierte Vorgänge
Teilstrukturierte Vorgänge
Unstrukturierte Vorgänge
Unstrukturierte Vorgänge
Regelmäßig/ZyklischRegelmäßig/Zyklisch
Häufiges Auftreten,Start nicht Strukturierbar
Häufiges Auftreten,Start nicht Strukturierbar
einmalige Workflowseinmalige Workflows
RegelmäßigRegelmäßig
ÖfterÖfter
EinmaligEinmalig
Der Einsatz von WMS eignet sich vorwiegend bei fest- und teilstrukturierten Vorgängen, die zyklisch oder azyklisch sind! Der Einsatz von WMS eignet sich vorwiegend bei festDer Einsatz von WMS eignet sich vorwiegend bei fest-- und und teilstrukturierten Vorgteilstrukturierten Vorgäängen, die zyklisch oder azyklisch sind!ngen, die zyklisch oder azyklisch sind!
Funktionen von Workflow-Systeme
Modellierung der Vorgänge, Abläufe und Zuständigkeiten auf Basis der hinterlegten Organisations- und Ressourcedaten
Vorgangsbearbeitung, in dem Bearbeitung einzelner Vorgänge unterstützt wird
Workflow-Systeme speichern die Prozessinformationen als eigene Objekte
Funktionen von Workflow-Systemen
Automatisierte Steuerung von Abläufen, Informationen und Dokumenten
Information und Kontrolle über laufende oder abgeschlossene Vorgänge
Wiedervorlage nicht abgeschlossener Vorgänge
Funktionen von Workflow-Systemen
Bestimmung aller Elemente zur Abwicklung von Geschäftsprozessen:
Aufgaben und Aufgabenabläufe
Rollen (z.B. Befragungskoordinator) und Personen
Werkzeuge (z.B. Formulare, Anwendungssoftware)
Daten, Dokumente, Informationsquellen
zeitlicher Rahmen des Prozesses oder einzelner Vorgänge
Fachliche Abhängigkeiten (z.B. Freigabe ab 5.000 €)
Funktionen von Workflow-Systemen
Workflowsysteme bieten automatisierte Unterstützung bei
der Ablageverwaltung
der Erstellung und Verwaltung von Verteilerlisten
den Vertretungs- und Zuständigkeitsregelungen
der Termin- und Fristüberwachung
der Weiterleitung von Dokumenten
dem Überblick über den Bearbeitungsstatus und der Historie der Arbeitsschritte von dokumentenbasierten Vorgängen
Aktivitätsebene – Prozessebene - Workflowebene
AktivitätAktivitätAufgabeAufgabe AufgabenträgerAufgabenträger
Arbeitsablauf (Prozess)
Arbeitsablauf (Prozess)
realisiert einerealisiert eine wird ausgeführt von einem
wird ausgeführt von einembesteht ausbesteht aus
wird ausgeführt
von
wird ausgeführt
von
GeschäftsprozessGeschäftsprozess WorkflowWorkflow
Geschäftsprozess- schema
Geschäftsprozess- schema Workflow -
Schema Workflow -
Schema
beschreibtbeschreibt beschreibtbeschreibt
Geschäftprozessebene Workflow - Ebene
Workflow - ModellWorkflow - Modell
Workflow - InstanzWorkflow - Instanz
Geschäftsprozess- modell
Geschäftsprozess- modell
Geschäftsprozess- instanz
Geschäftsprozess- instanz
Anwendung produziert
ein
Anwendung produziert
ein
ist eine konkreteAusprägung desist eine konkreteAusprägung des
Anwendung produziert
ein
Anwendung produziert
ein
ist eine konkreteAusprägung desist eine konkreteAusprägung des
EPK – Ereignisgesteuerte Prozessketten
Ereignis
Funktion
und, oder, verknüpfen, auslösen
Kontrollfluss
Organisatorische Einheit
Informations-, Material- oder Ressourcenobjekt
Informations-und Materialfluss
Ressourcen- / organisatorische Einheitenzuordnung
Prozesskette
EPK-Objekte: Abstrakte Verknüpfungen
Funktion
Input 1
Input 2
Output
Org. Einheit
XOR
Ereignis 4Ereignis 2 Ereignis 3
Ereignis1
EPK-Objekte: Beispiel Wareneingangsbearbeitung
Ware prüfen
Bestellung
Lieferschein
Prüfergebnis
Wareneingangs-stelle
XOR
Ware wurde abgelehnt
Ware ist freigegeben
Ware ist gesperrt
Ware ist eingetroffen
FertigungFertigung Qualitäts-sicherung
Qualitäts-sicherung
Workflowsysteme sind proaktive Systeme, die den Arbeitsfluß zwischen Teilnehmern anhand eines (vordefinierten) Ablaufs steuern
Start Stop
Prozeß
Mitarbeiter
Anwendungen Dokumente
DatenInformationsquellen
WMS: Verknüpfung von drei Ebenen
Entwicklungs-umgebung
Entwicklungs-umgebung
LaufzeitumgebungLaufzeitumgebung
Organisator
AufbauorganisationProzeßdesignAktivitätendesignIntegrationOptimierung
Workperformer
Aktivitätenmanagement• Auswahl• Unterbrechen• Wiederaufnehmen• Weitergabe• dyn. Redefinition
Supervisor
PriorisierungTrackingMonitoringWarnungen
EngineVerwaltung/KontrolleServices
NetzwerkSchnittstellenSynchronisierung
Arbeitsbereiche beim Workflowmanagement
Beispiel: Lieferantenrechnung
Quelle: Karl Gemünden Bauunternehmung
Komponenten von Workflow-Systemen
Modellierungswerkzeug Graphischer Editor zur Visualisierung der Prozesse
Modellierungswerkzeug Graphischer Editor zur Visualisierung der Prozesse
WorkflowWorkflowSystemSystem
Runtime/Ausführungssystem Benutzersystem zur Abwicklung der Geschäftsvorfälle
Runtime/Ausführungssystem Benutzersystem zur Abwicklung der Geschäftsvorfälle
Datenbank/Informationssystem Bereitstellung der im Geschäfts- prozess benötigten Informationen
Datenbank/Informationssystem Bereitstellung der im Geschäfts- prozess benötigten Informationen
Überwachung/Steuerung Kontrolle und Steuerung des Systems und der Prozesse im Produktivbetrieb
Überwachung/Steuerung Kontrolle und Steuerung des Systems und der Prozesse im Produktivbetrieb
Schnittstellen Schnittstellen zum Aufrufen von Anwendungsprogrammen
Schnittstellen Schnittstellen zum Aufrufen von Anwendungsprogrammen
Beispiel: Graphical Workflow Designer bei Staffware
Nutzen und Vorteile von Workflow-Systemen
Unterstützung einer ganzheitlichen Bearbeitung von dokumentenbasierten Vorgängen
Verkürzung von Dokumentdurchlauf- und Liegezeiten
Dynamische Verwaltung von Dokumenten
Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Vorgängen
Überblick für alle Beteiligten über den Fortgang von Vorgängen
Unterstützung der Zusammenarbeit der Mitarbeiter
Nachteile von Workflow-Systemen
Reduktion informeller und persönlicher Kontakte
Erhöhung der Bildschirmarbeitszeit
Vernachlässigung der Personen zugunsten der Prozesse
Überwachung der Mitarbeiter
