dr. Daiva Lukšaitėdr. Daiva Lukšaitė Lietuvos vyriausio Lietuvos vyriausiojjo archyvaro tarnyboso archyvaro tarnybos Dokumentų ir archyvų valdymo skyriaus vedėja Dokumentų ir archyvų valdymo skyriaus vedėja el. el. p.p. d.luksaite@archyvai.lt, tel. (8 5) 265 2249, tel. (8 5) 265 2249

DOKUMENTŲ IR ARCHYVŲ VALDYMĄ REGLAMENTUOJANTYS TEISĖS AKTAI IR JŲ TAIKYMAS (I)

1.1. Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymas (Žin., 1995, Nr. 107-2389; 2004, Nr. 57-1982; toliau – DAĮ) reglamentuoja:

1. Nacionalinio dokumentų fondo (NDF) administravimą (NDF apima: a) valstybės ir savivaldybių institucijų įstaigų ir įmonių veiklos dokumentus; b) Lietuvoje įvairiais laikotarpiais veikusių valstybinių įstaigų ir įmonių veiklos dokumentus; c) valstybės archyvuose saugomus dokumentus).

2. Įstaigų veiklos dokumentų valdymą ir naudojimą.

3. Subjektų, vykdančių dokumentų ir archyvų valstybinį administravimą, kompetenciją ir uždavinius (subjektai: Lietuvos Respublikos Vyriausybė, Lietuvos Respublikos kultūros ministras, Lietuvos vyriausiasis archyvaras, Archyvų taryba ir valstybės archyvai).

Šių metų liepos 1 d. įsigaliojo Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 2, 7, 8, 10, 13, 14, 15, 16, 18, 19 straipsnių pakeitimo ir papildymo

įstatymas (Žin., 2012, Nr. 44-2147).

1. ESMINIAI DOKUMENTŲ IR ARCHYVŲ VALDYMĄ REGLAMENTUOJANČIŲ TEISĖS AKTŲ PAKEITIMAI

1) dalyvauja formuojant valstybės politiką dokumentų ir archyvų valdymo ir naudojimo srityje ir ją įgyvendina; 2) Vyriausybės arba kultūros ministro pavedimu dalyvauja formuojant Europos Sąjungos politiką dokumentų ir archyvų valdymo ir naudojimo srityje;3) užtikrina Europos Sąjungos dokumentų valdymo ir naudojimo srities teisės aktų vykdymą Lietuvoje;4) reglamentuoja dokumentų ir archyvų valstybinio valdymo srities administravimą, teikia derinimo išvadas dėl kitų valstybės institucijų ir įstaigų parengtų su archyvų ir dokumentų valdymo politika susijusių teisės aktų projektų, kitų dokumentų;5) kontroliuoja, kaip administruojamas Nacionalinis dokumentų fondas;6) formuoja vienodą dokumentų valdymo praktiką valstybės ir savivaldybių institucijose, įstaigose ir įmonėse;7) sprendžia valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių veiklos dokumentų perdavimo klausimus;8) koordinuoja kino paveldo kaupimą, saugojimą ir naudojimą;9) ...

Žinotina, kad Lietuvos vyriausiasis archyvaras:

Dokumentas – Lietuvos Respublikoje ar užsienio valstybėje įsteigto juridinio asmens, kitos organizacijos ar jų padalinio ar fizinio asmens veiklos procese užfiksuota informacija, nepaisant jos pateikimo būdo, formos ir laikmenos.

Dokumentų saugojimo paslauga – kitų asmenų dokumentų saugojimas specialiose saugyklose pagal licencijos turėtojo sutartinius įsipareigojimus ir teisės aktų nustatytus reikalavimus, siekiant užtikrinti saugomų dokumentų autentiškumą, patikimumą ir prieinamumą visą jų saugojimo laiką.

Ilgai saugomi dokumentai – dokumentai, kurių nustatytas saugojimo terminas nuo 26 iki 100 metų.

Nuolat saugomi dokumentai – dokumentai, kuriuos nustatyta saugoti neribotą laiką.

Trumpai saugomi dokumentai – dokumentai, kurių nustatytas saugojimo terminas nuo 1 iki 25 metų įskaitytinai.

DAĮ lygmeniu apibrėžtos šios sąvokos:

Dokumentų saugojimo terminų aspektu svarbu, kad

pagal DAĮ 13 straipsnio 2 dalį:

Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių vidaus administravimo dokumentų ir nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų vidaus administravimo dokumentų, kurių rengimą nustato teisės norminiai aktai, saugojimo terminų rodykles rengia ir suderinęs su suinteresuotais centriniais valstybinio administravimo subjektais tvirtina Lietuvos vyriausiasis archyvaras.

pagal DAĮ 13 straipsnio 4 dalį:

Sprendimą, kurie valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių, nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų veiklos dokumentai turi būti saugomi nuolat, priima Lietuvos vyriausiasis archyvaras ar jo įgalioti

valstybės archyvai.

DAĮ 10 straipsnio 1 dalis:

Valstybės ar savivaldybės institucijos, įstaigos ar įmonės veiklos dokumentai turi būti efektyviai valdomi ir prieinami jos pačios ir kitų asmenų poreikiams tenkinti, apsaugoti nuo sugadinimo, praradimo, neteisėto naudojimo, pakeitimo, sunaikinimo. Už valstybės ar savivaldybės institucijos, įstaigos ar įmonės dokumentų valdymo organizavimą teisės norminių aktų nustatyta tvarka atsako tos institucijos, įstaigos ar įmonės vadovas ar kitas tos institucijos, įstaigos ar įmonės įgaliotas asmuo.

DAĮ 10 straipsnio 3 dalis:

Valstybės ir savivaldybių institucijos, įstaigos ir įmonės, perduodančios valstybės archyvams nuolat saugomus dokumentus ir ilgai saugomus elektroninius dokumentus, per Elektroninio archyvo informacinę sistemą su valstybės archyvais derina dokumentacijos planų duomenis ir šio straipsnio 2 dalies 1 punkte nurodytų apskaitos dokumentų duomenis.

DAĮ 10 straipsnio 4 dalis:

Valstybės ir savivaldybių institucijos, įstaigos ir įmonės, neperduodančios dokumentų valstybės archyvams, šio straipsnio 2 dalies 1 punkte nurodytus apskaitos dokumentus ir dokumentacijos planus derina su tos institucijos, įstaigos ar įmonės savininko teises ir pareigas įgyvendinančia institucija ar jos įgaliota įstaiga.

Dokumentų valdymo organizavimo aspektu svarbu

Įstaigų apskaitos dokumentų duomenų derinimas per Elektroninio archyvo informacinę sistemą (EAIS)

Siekiamybė – visus apskaitos dokumentų duomenis derinti per EAIS.

Išimtys? Galimos derinant ankstesnio laikotarpio apskaitos dokumentų duomenis (pvz.: 2012 m. dokumentacijos planų papildymų sąrašų, apyrašų ar jų tęsinių (į kuriuos įrašomos tarybiniu laikotarpiu ar vėliau užbaigtos bylos) ar pan.). Šiuo atveju apskaitos

dokumentų duomenys derinti teikiami, juos parengus įprastu būdu.

Valstybės archyvai, taikydami išimtis ir derindami jiems priskirtų įstaigų apskaitos dokumentų duomenis, turėtų atsižvelgti į įvykusius įstaigų struktūrinius pokyčius,

galimas laiko ir lėšų sąnaudas.

Įstaigos per EAIS turi:

1. pateikti (suderinti) dokumentų registrų sąrašo, bylų apyrašų sąrašo duomenis;

2. suderinti 2013 m. dokumentacijos plano duomenis;

3. bylų apyrašų ar jų tęsinių duomenis (pvz., į apyrašus įrašius užbaigtas bylas, sudarytas pagal 2013 m. dokumentacijos planą);

4. dokumentų naikinimo aktų duomenis (pvz., į aktus įrašius užbaigtas bylas, sudarytas pagal 2013 m. dokumentacijos planą).

Valstybės archyvų apskaitos dokumentų duomenų derinimas

Lietuvos Respublikos kultūros ministro 2012 m. liepos 27 d. įsakymu Nr. ĮV-536 (Žin., 2012, Nr. 93-4827) Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybai (LVAT) buvo suteikti įgaliojimai derinti valstybės archyvų apskaitos dokumentų duomenis.

Valstybės archyvai apskaitos dokumentų duomenis LVAT derinti teikia per EAIS.

Valstybės archyvai derinti teikia veiklos dokumentų apskaitos dokumentų duomenis, o specialiosios veiklos apskaitos dokumentų, sudarytų vykdant teisės aktais priskirtas funkcijas (tvarkant ar pertvarkant saugomus fondus) duomenys su LVAT nederinami.

Valstybės archyvų apskaitos dokumentų duomenis, pateiktus per EAIS, peržiūrės ir LVAT vadovui derinti teiks LVAT Dokumentų ir archyvų valdymo skyriaus darbuotojai.

Dokumentų perdavimo valstybės archyvams aspektu svarbu

Nuolat saugomus dokumentus ir ilgai saugomus elektroninius veiklos dokumentus valstybės archyvams perduoda Lietuvos Respublikos Seimas, Respublikos Prezidentas, jų įsteigtos institucijos ir įstaigos, Lietuvos Respublikos Vyriausybė, teismai, Lietuvos bankas, ministerijos ir Vyriausybės įstaigos, kariuomenės, teisėsaugos institucijos ir įstaigos, kiti centriniai ir teritoriniai valstybinio administravimo ir savivaldybių administravimo subjektai, viešąsias paslaugas teikiančios įstaigos ir įmonės, kurių veikloje susidaro nuolat saugomų dokumentų ir ilgai saugomų elektroninių dokumentų.

Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, perduodančių dokumentus valstybės archyvams saugoti, sąrašas, patvirtintas Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2012 m. birželio 21 d. įsakymu Nr. V-62 (Žin., 2012, Nr. 71-3705).

Likviduojamos ar reorganizuojamos valstybės ar savivaldybės institucijos, įstaigos ar įmonės, kuri po reorganizavimo pasibaigia, nuolat saugomi dokumentai ir ilgai saugomi elektroniniai dokumentai perduodami valstybės archyvui (16 str. 1 dalis).

• taisyklėse nustatytų reikalavimų taikymo objektu;• įstaigos vadovo tvirtinamų ir nustatomų apskaitos dokumentų

formomis;• apskaitos dokumentų duomenų derinimo procedūromis;• pakitusia DEK įgaliojimų aprėptimi;• užbaigtų bylų tvarkymu ir jų įrašymu į apskaitos dokumentus.

1.2. DOKUMENTŲ TVARKYMO IR APSKAITOS TAISYKLIŲ (toliau – 1.2. DOKUMENTŲ TVARKYMO IR APSKAITOS TAISYKLIŲ (toliau – DTA) (Žin., 2012, Nr. 72-3768) PAKEITIMAI SIETINI SU:DTA) (Žin., 2012, Nr. 72-3768) PAKEITIMAI SIETINI SU:

DTA taisyklių taikymas

DTA taisyklės nustato valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių, kitų subjektų, įgaliotų atlikti viešojo administravimo funkcijas, valstybės įgaliotų asmenų oficialiųjų dokumentų tvarkymo, apskaitos ir saugojimo bendruosius reikalavimus.

Valstybės įgaliotų asmenų dokumentų valdymo reikalavimus nustato Lietuvos Respublikos teisingumo ministras, suderinęs su Lietuvos vyriausiuoju archyvaru.

Elektroniniai dokumentai tvarkomi, įtraukiami į apskaitą ir saugomi pagal Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių, patvirtintų Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 29 d. įsakymu Nr. V-158 (Žin., 2012, Nr. 3-104), ir DTA taisyklių reikalavimus.

11

Pagal DAĮ (Dokumentų ir archyvų įstatymą): Nustatyti įstaigos dokumentų registrus, kitus apskaitos dokumentus. Paskirti atsakingus asmenis už veiklos dokumentų registravimą, tvarkymą, apskaitą,

saugojimą ir naikinimą bei nustatyti jų įgaliojimus.Pagal DTA (Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles): Paskiria už įstaigos veiklos dokumentų registravimą, tvarkymą, apskaitą, saugojimą

atsakingus struktūrinius padalinius ar darbuotojus ir nustato jų įgaliojimus bei atsakomybę. Tvirtina dokumentų perdavimo aktus, perduodant dokumentus atsakingiems įstaigos

darbuotojams ar jiems keičiantis, taip pat perduodant dokumentus kitai įstaigai. Tvirtina dokumentų ir bylų apskaitos dokumentų duomenis, per Elektroninio archyvo

informacinę sistemą suderintus su valstybės archyvu, kuriam teisės aktų nustatyta tvarka dokumentai perduodami toliau saugoti. Kai dokumentai valstybės archyvui neperduodami, dokumentų ir bylų apskaitos dokumentai (jų duomenys) suderinami su įstaigos savininko teises ir pareigas įgyvendinančia institucija ar jos įgaliota įstaiga.

Prireikus sudaro patariamąją dokumentų ekspertų komisiją dokumentų vertės ekspertizės, tvarkymo, apskaitos ir saugojimo klausimams nagrinėti.

Sprendžia klausimus, susijusius su įstaigos sukurtų ar perimtų vaizdo ir garso dokumentų autorių turtinių teisių perėmimu.

ĮSTAIGOS VADOVAS PAGAL DTA TAISYKLES PRIVALOĮSTAIGOS VADOVAS PAGAL DTA TAISYKLES PRIVALO

Dokumentų registravimas

Įstaigos parengti ir gauti su jos veikla susiję dokumentai turi būti užregistruoti. Dokumentai įstaigoje registruojami vieną kartą. Dokumentai registruojami tą dieną, kai jie gaunami, pasirašomi ar patvirtinami.

Dokumentai registruojami dokumentų registruose, kurių sąrašąkurių sąrašą, tvirtina įstaigos vadovas. Dokumentų registruose registruojami kalendoriniais metais parengti ar gauti dokumentai, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip.

Dokumentų registrų sąrašas tvirtinamas įstaigos vadovo parašu, o ne teisės aktuDokumentų registrų sąrašas tvirtinamas įstaigos vadovo parašu, o ne teisės aktu ..DTA taisyklių 17 punktasDTA taisyklių 17 punktas

Įstaigos gauti dokumentai registruojami gautų dokumentų registruose , kuriuose įrašomi šie duomenys: dokumento gavimo registracijos numeris ir gavimo data, dokumento sudarytojo pavadinimas, gauto dokumento datos ir registracijos numerio nuoroda, pavadinimas (antraštė).

Atsižvelgiant į įstaigos veiklos pobūdį, gali būti numatyti atskiri gautų dokumentų registrai pagal korespondentus, temas ar rūšis.

Jei įstaigoje ir jai pavaldžiose įstaigose įdiegta vieninga kompiuterizuota dokumentų valdymo sistema, įstaigos parengto dokumento gavimas pavaldžioje įstaigoje gali būti fiksuojamas

sistemos priemonėmis, neatliekant gauto dokumento registravimo procedūros

13

Dokumentų tvarkymas, juos užregistravus 1

(DTA taisyklių) 24.1. Dokumentų kopijos ir nuorašai tvirtinami atsakingo struktūrinio padalinio antspaudu ar antspaudu su pareigų pavadinimu. Jei struktūrinio padalinio antspaudo ar antspaudo su pareigų pavadinimu nėra, po parašo rekvizitu (tvirtinamuose dokumentuose – po baigiamuoju brūkšniu) rašomas įstaigos pavadinimas (gali būti sutrumpintas) ir žodis „Kopija“ („Nuorašas“) arba dedamas atitinkamas spaudas.

24.2. Siunčiami dokumentai išsiunčiami adresatams, rengėjų vizuoti dokumentų nuorašai ar dokumentų kopijos patvirtinami šių taisyklių 24.1 punkte nustatyta tvarka ir dedami į bylas.

Jei adresatams siunčiamos patvirtintos dokumentų kopijos, patvirtinti nuorašai ar dokumentas siunčiamas tik faksimilinio ryšio ar kitokiais telekomunikacijų galiniais įrenginiais, į bylą dedamas pasirašytas ir rengėjo vizuotas dokumentas.

Tik telekomunikacijų įrenginiais siunčiamame dokumente rengėjas ar siuntėjas nurodo, kad dokumento originalas nebus siunčiamas. Jei siunčiamas dokumentas yra atsakomasis, į bylą jis dedamas su tuo dokumentu, į kurį atsakoma.

Dokumentų tvarkymas, juos užregistravus 2

24.3. Jei reikia, darbuotojai su teisės aktais supažindinami pasirašytinai ir dokumentai dedami į bylas.

Kai reikia darbuotojus pasirašytinai supažindinti su teisės aktais patvirtintais dokumentais, supažindinimo žymos rašomos patvirtintose dokumento kopijose ar patvirtintuose nuorašuose, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip, kopijos ar nuorašai dedami į darbuotojų asmens bylas, jei atskira byla nenumatyta ir kiti teisės aktai nenustato kitaip.

24.4. Teisės aktų ir teisės aktais patvirtintų dokumentų patvirtintos kopijos ar patvirtinti nuorašai, jei reikia, perduodami užduočių vykdytojams ar siunčiami pavaldžioms įstaigoms.

24.5. Kiti įstaigos parengti dokumentai dedami į bylas juos užregistravus ar įvykdžius užduotis. Kai reikia, kitoms įstaigoms siunčiamos šių dokumentų patvirtintos kopijos ar patvirtinti nuorašai.

24.6. Jei įstaigoje ir jai pavaldžiose įstaigose įdiegta vieninga kompiuterizuota dokumentų valdymo sistema, įstaigos parengti dokumentai pavaldžioms įstaigoms gali būti teikiami sistemos priemonėmis, neatliekant siunčiamo dokumento registravimo procedūros

Dokumentų vertinimo aspektai

DTA taisyklių 51 punktas.

Sprendimus dėl trumpai ir ilgai saugomų bylų tolesnio saugojimo ar naikinimo priima įstaigos vadovas, dėl nuolat saugomų bylų – valstybės archyvas, kuriam teisės aktų nustatyta tvarka dokumentai perduodami toliau saugoti.

Apskaitos dokumentų duomenys derinami ir tvirtinami pagal šių Taisyklių 8.3 punkte nustatytus reikalavimus

Atsisakyta DEK privalomų funkcijų vertinant dokumentus ir rengiant apskaitos dokumentus, taip pat ir DEK pirmininko vizų nurodymo apskaitos dokumentuose

Bylų sudarymas: Dokumentacijos planas

Įstaigos dokumentų valdymui visose veiklos srityse ar atliekant priskirtas funkcijas užtikrinti kasmet rengiamas ir likus dviem mėnesiams iki einamųjų kalendorinių metų pabaigos teikiamas derinti kitų metų dokumentacijos planas

DTA taisyklių 36 punktas. Dokumentacijos plano duomenys derinami ir tvirtinami šių Taisyklių 8.3 punkte nustatyta tvarka

DTA taisyklių 5 priedo pastraipa “Paaiškinimai” papildyti šia pastraipa:

Įstaigos, kurios dokumentacijos plano duomenis derina per Elektroninio archyvo informacinę sistemą, 8-oje skiltyje (Iš viso per metus užbaigta bylų) nurodomus duomenis pildo ir valstybės archyvui teikia sistemos priemonėmisDokumentacijos plano formoje atsisakyta DEK pirmininko vizos nurodymo. Dokumentacijos plano formoje atsisakyta DEK pirmininko vizos nurodymo.

17

Užbaigtų bylų tvarkymas 1

DTA taisyklių 41 punktas. Bylos tvarkomos praėjus vieniems metams po jų užbaigimo:

41.1. Patikrinamas dokumentų sisteminimas bylose pagal nustatytą ar pasirinktą požymį, įsitikinant, kad jose esantys dokumentai atitinka bylų antraštes, paantraštes (jei yra) ir saugojimo terminus.

41.2. Informacinių technologijų priemonėmis sudaryti registrai atspausdinami ir dedami į bylas. Jei tokį registrą numatyta saugoti trumpai, jis gali būti saugomas informacinių technologijų priemonėmis, užtikrinant jo autentiškumą, patikimumą ir priėjimą prie registro visą saugojimo laiką.

41.3. Ilgai ir nuolat saugomose bylose dokumentai išdėstomi chronologine tvarka (byla pradedama anksčiausiu, baigiama vėliausiu įstaigoje registruotu dokumentu), jei netaikoma kita sisteminimo tvarka. Susirašinėjimo dokumentų bylose atsakomasis dokumentas dedamas po iniciatyvinio dokumento, nepaisant atsakomojo dokumento datos.

41.4. Byloje paliekamas vienas dokumento egzempliorius. Jei byloje yra juodraščių, dokumentų nereikalingų egzempliorių, žymeklių, sąvaržėlių, jie išimami. Teisės aktų nustatyta tvarka grąžintini dokumentai bylose nepaliekami.

Užbaigtų bylų tvarkymas 2

DTA taisyklių 41 punktas. Bylos tvarkomos praėjus vieniems metams po jų užbaigimo:

41.5. Ilgai ir nuolat saugomų bylų lapai sunumeruojami šių Taisyklių 8 priede nustatyta tvarka. Kiekvienos bylos lapai numeruojami atskirai.

41.6. Trumpai saugomų bylų lapai nenumeruojami, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip. Jei tokia byla ar atskiri jos dokumentai teisės aktų nustatyta tvarka laikinai perduodami naudotis kitoms įstaigoms, bylos lapai sunumeruojami ir parašomas bylos baigiamasis įrašas.

41.7. Bylos vidaus apyrašas sudaromas, jei to reikia papildomai dokumentų apskaitai ar paieškai arba kai bylos vidaus apyrašo sudarymą nustato kiti teisės aktai. Vidaus apyraše surašomi byloje esantys dokumentai ir nurodoma jų vieta byloje (lapų numeris (-iai).

41.8. Jei atitinkamos dokumentų rūšies ar viena tema susijusių dokumentų apyvarta nedidelė, į tvarkomą bylą gali būti dedami dvejų kalendorinių metų dokumentai, jei tokios bylos apimtis nebus didesnė, nei nustatyta šių Taisyklių 39.9 punkte. Šiuo atveju dokumentai į bylas dedami pagal jų saugojimo terminus.

41.9. Ilgai ir nuolat saugomų popierinių bylų dokumentai laikomi aplankuose be metalinių laikiklių.

Dokumentų apskaitos tvarkymas: bylų apyrašų sąrašasDokumentų apskaitos tvarkymas: bylų apyrašų sąrašas

DTA taisyklių 60 punktas.

Apyrašų sąrašo duomenys derinami ir tvirtinami šių Taisyklių 8.3 punkte nustatyta tvarka.

Apyrašų sąraše turi būti kiekvieno apyrašo pavadinimas ir numeris. Apyrašo pavadinime įvardijamos bylos pagal šių Taisyklių 59 punkte numatytas bylų grupes ir jų saugojimo laikas, pvz.:

Mokestinių ginčų nagrinėjimo nuolat saugomų bylų apyrašas Nr. 1

arba

Personalo valdymo ilgai saugomų bylų apyrašas Nr. 5.

Kai į bylų apyrašą įrašomos bylos, sudarytos iš elektroninių ar vaizdo ir garso dokumentų, tai nurodoma apyrašo pavadinime, pvz.:

Veiklos administravimo nuolat saugomų elektroninių bylų apyrašas Nr. 4

arba

Mokestinių ginčų nagrinėjimo nuolat saugomų garso įrašų bylų apyrašas Nr. 6.

20

Bylų apyrašų rengimas, derinimas ir jų įrašų tvirtinimas 1

DTA taisyklių 15 priede pastraipa „Paaiškinimai“ išdėstyta taip:

1. Nurodomas apyrašo pavadinimas turi atitikti įstaigos vadovo patvirtintame apyrašų sąraše nustatytą pavadinimą (pvz., ...).

2. Apyrašo 1-oje skiltyje nurodomas apskaitos eilės numeris iš eilės pagal konkretų bylų apyrašą.

3. Apyrašo 2-oje skiltyje nurodoma bylos antraštė ir, jei yra, paantraštė. Vaizdo ir garso dokumentų bylos antraštė sudaroma nurodant aprašomą įvykį, konkrečią to įvykio vietą (pvz., ...).

4. Apyrašo 3-ioje skiltyje nurodomos bylos chronologinės ribos arba bylos (vaizdo ir garso dokumento, aprašomo įvykio) data.

5. Apyrašo 4-oje ir 5-oje skiltyse atitinkamai nurodoma bylos apimtis:

5.1. kai į apyrašą įrašoma popierinių dokumentų byla, nurodomas bylos lapų skaičius ir matavimo vienetas „lapas“ (atitinkamu linksniu) arba šio matavimo vieneto santrumpa „l.“;

5.2. kai į apyrašą įrašoma elektroninių dokumentų ar fotodokumentų byla, nurodomas dokumentų skaičius ir matavimo vienetas „dokumentas“ (atitinkamu linksniu) arba šio matavimo vieneto santrumpa „dok.“;

5.3. kai į apyrašą įrašoma byla, sudaryta iš vaizdo ir garso, garso, vaizdo įrašų, nurodomas įrašų skaičius ir matavimo vienetas „įrašas“ (atitinkamu linksniu) arba šio matavimo vieneto santrumpa „įraš.“

21

Bylų apyrašų rengimas, derinimas ir jų įrašų tvirtinimas 2

DTA taisyklių 15 priede pastraipa „Paaiškinimai“ išdėstyta taip:

6. Jei į bylų apyrašą įrašomos bylos, prie kurių priėjimą riboja įstatymai, tai pažymima apyrašo pastabų skiltyje (pvz., Priėjimas ribojamas).

7. Apyrašo 6-oje skiltyje nurodoma byloje esančių vaizdo ir garso dokumentų trukmė taip „00:00:00“ (valandos:minutės:sekundės) ir vaizdo ar garso įrašo autorius (vardas ir pavardė).

8. Pastraipoje „Iš viso apyraše yra“ nurodomas bendras apyraše faktiškai esančių apskaitos vienetų (neskaičiuojant išbrauktų, perduotų ar pakartotinai įrašytų bylų, praleistų ar tęsiamų bylų numerių) skaičius.

9. Pastraipoje „Apskaitos ypatumai“ nurodomos bylos, kurių numeriai apyraše praleisti ar pakartotinai įrašyti, raidiniai, iš apyrašo išbrauktų ar perduotų bylų, jei tokių yra, taip pat tęsiamų bylų numeriai.

Kai į apyrašą įrašoma vaizdo ir garso dokumentų byla, nurodomas ir formatas, kuriuo užfiksuoti vaizdo ir garso dokumentai, pvz.: Apskaitos vnt. Nr. 1–100 – .tif; Apskaitos vnt. Nr. 1–100 – .wav; Apskaitos vnt. Nr. 1–100 – .mpeg4 ar kita.

10. Jei įstaiga į bylų apyrašą įrašo kitos įstaigos sudarytas bylas (po reorganizacijos, likvidavimo ar kita), rašomas visas (nesutrumpintas) bylas įrašiusio ir tvirtinančio asmens pareigų pavadinimas.

Vaizdo ir garso dokumentų techninių duomenų žurnalai

DTA taisyklių 63 punktas.Į nuolat saugomų bylų apyrašus įrašytų vaizdo ir garso dokumentų techniniams duomenims ir kitai reikiamai informacijai fiksuoti gali būti sudaromi dokumentų techninių duomenų žurnalai. Žurnalų formą, atsižvelgdamas į vaizdo ir garso dokumentų techninių duomenų ypatybes ir suderinęs su valstybės archyvu, kuriam teisės aktų nustatyta tvarka perduodami šie nuolat saugomi dokumentai, tvirtina įstaigos vadovas.

23

2. ELEKTRONINIO ARCHYVO INFRASTRUKTŪRA IR 2. ELEKTRONINIO ARCHYVO INFRASTRUKTŪRA IR EAIS MODULIAIEAIS MODULIAI

DOKUMENTŲ VALDYMO PRIEŽIŪROSDOKUMENTŲ VALDYMO PRIEŽIŪROS

ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ PERDAVIMO IR PRIĖMIMOELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ PERDAVIMO IR PRIĖMIMO

ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ SAUGOJIMOELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ SAUGOJIMO

DOKUMENTŲ PUBLIKAVIMO IR PATEIKIMODOKUMENTŲ PUBLIKAVIMO IR PATEIKIMO

ADMINISTRAVIMOADMINISTRAVIMO

EAIS MODULIŲ FUNKCIJOS SUSKIRSTYTOS Į ŠIUOS EAIS MODULIŲ FUNKCIJOS SUSKIRSTYTOS Į ŠIUOS POSISTEMIUS :POSISTEMIUS :

VIEŠĄJĮ (skirtą dokumentus perduodančioms įstaigoms − perduoti valstybės archyvams elektroninius dokumentus ir duomenis, reikalingus dokumentų valdymo priežiūrai atlikti; juridiniams ir fiziniams asmenims − atlikti dokumentų paiešką, peržiūrą, užsakyti ir gauti pažymas ir elektroninių dokumentų kopijas ir sudaryti, tikrinti ir peržiūrėti Elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikaciją ADOC-V1.0 atitinkančius elektroninius dokumentus)

VIDINĮ (skirtą valstybinės archyvų sistemos darbuotojams administruoti sistemos naudotojus, jų teises, klasifikatorius; vykdyti dokumentus perduodančių įstaigų dokumentų valdymo priežiūrą; priimti saugoti elektroninius dokumentus, valdyti jų saugojimo riziką; rengti ir teikti archyvo darbuotojų patvirtintas elektroninių dokumentų kopijas)

SAUGYKLOS (skirtą saugoti elektroniniams dokumentams ir saugyklos, elektroninių dokumentų paieškos ir rizikos valdymo tarnybiniams duomenims)

DOKUMENTŲ VALDYMO PRIEŽIŪROS MODULIO FUNKCIJOS:DOKUMENTŲ VALDYMO PRIEŽIŪROS MODULIO FUNKCIJOS:

• galimybė dokumentus perduodančioms įstaigoms elektroniniu būdu rengti apskaitos dokumentų (dokumentų registrų sąrašo, jo pakeitimų sąrašo; dokumentacijos plano ir jo papildymų sąrašo; bylų apyrašų sąrašo, jo pakeitimų sąrašo; bylų apyrašo, jo tęsinio; dokumentų naikinimo akto) duomenis

• pateikti valstybės archyvams derinti parengtus apskaitos dokumentų duomenis

• atsakingiems archyvų darbuotojams peržiūrėti gautus apskaitos dokumentų duomenis, juos suderinti arba tikslinti, teikti pastabas

• apskaitos dokumentų duomenis derinti su kitais archyvo darbuotojais, skirti su tuo susijusias užduotis archyvo darbuotojams

• dokumentus perduodančioms įstaigoms ir archyvų darbuotojams teikti informaciją apie apskaitos dokumentų duomenų derinimo eigą

ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ PERDAVIMO IR PRIĖMIMO ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ PERDAVIMO IR PRIĖMIMO MODULIO FUNKCIJOS:MODULIO FUNKCIJOS:

galimybė dokumentus perduodančioms įstaigoms inicijuoti elektroninių dokumentų perdavimo procesą, nurodant dokumentų apimtį, jų perdavimo datą (laikotarpį) bei būdą, už dokumentų perdavimą atsakingus įstaigos darbuotojus

pateikti Elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikaciją ADOC-V1.0 atitinkantį elektroninių dokumentų perdavimo akto projektą

persiųsti informacinių technologijų ir ryšių tinklais elektroninius dokumentus

atlikti pateiktų elektroninių dokumentų automatinę antivirusinę, kiekybinę, autentiškumo patikrą

transformuoti elektroninių dokumentų turinį į formatus, tinkamus pateikti internete ir saugoti ilgą laiką

ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ PERDAVIMO IR PRIĖMIMO MODULIO ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ PERDAVIMO IR PRIĖMIMO MODULIO FUNKCIJOSFUNKCIJOS::

• galimybė valstybės archyvų darbuotojams peržiūrėti elektroninių dokumentų patikros rezultatus, atlikti gautų dokumentų kokybinę patikrą ir nuspręsti, ar priimti elektroninius dokumentus saugoti valstybės archyve

• atlikti priimtų elektroninių dokumentų archyvinį patvirtinimą

• sukurti elektroninių dokumentų aprašus

• įrašyti priimtus elektroninius dokumentus į EAIS elektroninių dokumentų saugyklą

• archyvo darbuotojui pasirašyti elektroninės formos dokumentų perdavimo aktą

ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ SAUGOJIMO MODULIO FUNKCIJOS:ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ SAUGOJIMO MODULIO FUNKCIJOS:

• saugoti elektroninius dokumentus, jų transformuoto turinio kopijas

• indeksuoti elektroninių dokumentų turinį, metaduomenis jų paieškai

• gaminti atsargines duomenų kopijas, organizuoti duomenų atkūrimą iš jų

• tikrinti saugomų dokumentų kokybę, informuoti archyvo darbuotojus apie saugomus potencialiai rizikingus dokumentus

• valdyti saugomų elektroninių dokumentų riziką: atlikti pakartotinį elektroninių dokumentų archyvinį patvirtinimą, turinio transformavimą

• teisės aktų nustatyta tvarka naikinti saugomus elektroninius dokumentus ir jų kopijas

• informuoti archyvo darbuotojus apie saugykloje vykstančius procesus, kaupti saugyklos statistinius duomenis

DOKUMENTŲ PUBLIKAVIMO IR PATEIKIMO MODULIO FUNKCIJOSDOKUMENTŲ PUBLIKAVIMO IR PATEIKIMO MODULIO FUNKCIJOS::

elektronine forma pateikti asmenų užsakytas pažymas atlikti valstybės archyvuose saugomų dokumentų paiešką,

rodyti dokumentų aprašų duomenis parodyti saugomo elektroninio dokumento, kuriam netaikomi

apribojimai, turinį ir metaduomenis (asmenims, kurių tapatybė nustatyta)

galimybė asmenims, kurių tapatybė nustatyta, elektronine forma pateikti valstybės archyvams prašymą išduoti juridinius faktus patvirtinančius dokumentus ir (ar) jų kopijas

paskirstyti gautus prašymus (užsakymus) valstybės archyvų darbuotojams

ADMINISTRAVIMO MODULIO FUNKCIJOS:ADMINISTRAVIMO MODULIO FUNKCIJOS:

• dokumentus perduodančių įstaigų, valstybės archyvų registravimas• sistemos naudotojų registravimas, autentifikavimas ir autorizavimas• prieigos teisių ir įgaliojimų sistemos naudotojams suteikimas,

atliekamų veiksmų fiksavimas• sistemos klasifikatorių tvarkymas• elektroninių dokumentų autentiškumo patikros procedūrų

konfigūravimas• sprendimo parinkimo taisyklių dėl elektroninių dokumentų paketo

priėmimo konfigūravimas• patikimų sertifikavimo ir laiko žymų teikėjų, jų teikiamų paslaugų ir

sertifikatų, skirtų elektroniniams parašams tikrinti, kaupimas ir valdymas

• statistinių ataskaitų sudarymas

PRIEIGA PER INTERNETĄPRIEIGA PER INTERNETĄ::

http://eais-pub.archyvai.lt/eais/

Klausimai

38