DP

FILE NAME

Manual Book Absensi KKI

Online Via Aplikasi Sidado

Versi 1

DATE CREATE

13 Februari 2019

AUTHOR

Pusdatikomdik Dinas

Pendidikan Provinsi DKI

Jakarta

SAMPLE TEST

SMP Negeri 192

Cipayung, Jakarta Timur

MANUAL BOOK ABSENSI KKI ONLINE VIA APLIKASI SIDADO

DAFTAR ISI *)

Registrasi Mesin Absensi ……………………………………… 2

Setting ID PTK (ID NIKKI) ……………………………………… 4

Setting Shift Kerja ………………………………………………. 6

Tarik Absensi …………………………………………………… 8

Input Keterangan ………………………………………………. 10

Kehadiran PTK ………………………………………………….. 11

Rekapitulasi Kehadiran ……………………………………….. 12

Hal-hal lain ……………………………………………………… 13

*) semua isi dalam manual book ini diasumsikan operator absensi sudah login

ke dalam aplikasi Sidado.

2

1. REGISTRASI MESIN ABSENSI

a. Tata Cara Registrasi

- Buka menu Absensi KKI, pilih submenu Status Mesin Absensi, maka akan muncul laman

sebagai berikut:

- Klik tombol Registrasi Online, maka akan muncul notifikasi sebagai berikut:

- Masukkan serial number mesin absensi sesuai yang tertera pada barcode atau pada

Sistem Informasi Mesin (Sys Info).

- Klik, tombol Cek Status.

- Jika, serial number yang dimasukkan benar, maka akan muncul data sesuai dengan status

mesin absensi, sebagai berikut:

- Klik tombol Simpan. Maka Status Mesin Absensi akan tampak sebagai berikut:

b. FAQ

1. Tipe mesin seperti apa yang mendukung aplikasi absensi KKI online?

Jawab : Dinas Pendidikan atau Pusdatikomdik tidak menyebut/merekomendasikan

salah satu vendor, merk, atau tipe mesin absensi apapun. Fitur utama yang

dapat mendukung aplikasi ini adalah ketersediaan ADMS atau Web Setup

atau Server Address atau Cloud Server pada mesin absensi.

2. Apakah mesin absensi khusus KKI wajib terpisah dengan mesin absensi PNS/CPNS

lainnya?

3

Jawab : Ya, hal ini bertujuan untuk menghindari terjadinya kesalahan/kegagalan

penarikan data presesensi PNS/CPNS pada aplikasi lainnya.

3. Bagaimana pengaturan mesin absensi agar dapat terhubung dengan aplikasi absensi KKI

online?

Jawab : Pada fitur ADMS/Web Setup/Server Address/Cloud Server masukkan alamat

IP Server 119.47.89.174, port 8082.

4. Mesin absensi sudah diatur, namun saat registrasi muncul notifikasi seperti berikut:

Jawab : - Periksa serial number yang diinput

- Periksa koneksi internet yang terhubung dengan mesin absensi

- Periksa pengaturan IP lokal pada mesin, jika mesin absensi mendukung IP

DHCP disarankan menggunakan IP DHCP bukan static

5. Mesin absensi sudah diatur, namun saat registrasi muncul notifkasi seperti berikut:

Jawab : - Serial number sudah digunakan sekolah lain

- Lakukan konfirmasi ke sekolah tersebut, untuk melakukan pengecekan

serial number, jika memang sama, maka harus ke Admin Pusdatikomdik

untuk dilakukan penginputan secara manual

6. Mengapa mesin absensi terdeteksi offline?

Jawab : - Periksa koneksi internet pada mesin

- Tidak ada aktivitas dalam 5 (lima) menit terakhir

- Server absensi sedang direstart

7. Status mesin sudah online, namun jam pada mesin kelebihan 1 jam dari waktu

seharusnya?

Jawab : Abaikan saja, akan dilakukan pengaturan jam secara otomatis dari server.

8. Bagaimana cara registrasi ulang serial number yang sudah terlanjur didaftarkan?

Jawab : Buat surat permohonan penghapusan/penggantian serial number, dilengkapi

dengan alasan mengapa dihapus/diganti, ditandatangani oleh kepala

sekolah, ditujukan kepala Kepala Pusdatikomdik.

9. Kapan batas terakhir registrasi mesin absensi?

Jawab : Batas terakhir registrasi mesin (registrasi baru/penggantian) tanggal 20

Februari 2019 pukul 16.00, dan hanya bisa dilakukan melalui admin

Pusdatikomdik dengan persyaratan membawa surat permohonan dan

perangkat mesin absensinya.

4

2. SETTING ID PTK (ID NIKKI)

a. Update Honor PTK

- Data honor yang ditampilkan pada menu Update Honor PTK berasal dari Tarik

Webservice PTK yang bersumber dari aplikasi Dapodik sekolah dan telah diisi sebagai

tenaga administrasi honor atau guru honor, sebagai berikut:

- Lakukan update setiap PTK sesuai dengan Jenis Honornya sampai muncul notifikasi

sebagai berikut:

Data setelah dilakukan update sebagai berikut:

b. Salin Data PTK

- Tampilan awal sebelum dilakukan Salin Data

- Klik tombol Salin Data per PTK pada menu Update Honor PTK sampai muncul notifikasi

sebagai berikut:

- Klik tombol OK, maka data honor yang telah terupdate sebagai KKI akan muncul pada

menu Setting ID PTK, sebagai berikut:

5

c. Input ID NIKKI

- Masukkan 7 (tujuh) digit ID NIKKI masing-masing PTK pada kolom Id User Absensi,

kemudian klik tombol Simpan, akan muncul notifkasi sebagai berikut:

Kemudian klik tombol OK. Id User Absensi (ID NIKKI) yang sudah terupdate sebagai

berikut:

d. FAQ

1. Jika ID KKI yang diregistrasi pada mesin berbeda dengan ID NIKKI?

Jawab : Lakukan hapus registrasi jari terdaftar pada mesin, kemudian registrasi ulang

menggunakan ID NIKKI.

2. PTK KKI belum terdaftar pada Dapodik dan belum terupdate pada Sidado?

Jawab : Tunggu rilis Dapodik versi 2019.c untuk dilakukan penambahan atau approval

mutasi, jika sudah terdaftar pada Dapodik lakukan Tarik ulang webservice PTK,

kemudian Salin Data. Absen tetap berjalan seperti biasanya menggunakan ID

NIKKI PTK ybs.

3. Jika sampai dengan tanggal 21 Februari 2019, Dapodik belum rilis versi 2019.c, bagaimana

penghitungan absensinya?

Jawab : Absensi online tetap dapat ditarik secara realtime jika ID NIKKI pada mesin telah

diregistrasi. Data absensi online akan disandingkan dengan absensi manual

untuk dilakukan rekapitulasi secara manual (di luar aplikasi Sidado).

4. PTK KKI sudah terupdate pada Sidado, namun tidak muncul datanya pada menu Setting ID

PTK saat diklik tombol Salin Data?

Jawab : Hal ini terjadi karena PTK KKI tersebut mutasi dari sekolah lain, dan Jenis

Honornya telah diupdate saat masih terdaftar di sekolah asal.

Misal, PTK telah terupdate data honor sebagai Honor K2-KKI, silakan pilih jenis

honor lainnya (contoh Honor PTT) sampai muncul notifikasi berhasil, jangan dulu

klik tombol Salin Data, tetapi kembalikan lagi menjadi Honor K2-KKI sampai

muncul notifikasi berhasil, kemudian klik tombol Salin Data.

5. Setelah lakukan input ID User Absensi muncul notifikasi sebagai berikut:

6

Jawab : ID NIKKI sudah digunakan oleh PTK lain, lakukan konfirmasi ke sekolah yang

tertera, jika kedua PTK tersebut menggunakan ID NIKKI yang sama lakukan

konfirmasi ke bidang PTK Dinas Pendidikan untuk dilakukan pengecekan data.

6. Sekolah kami belum memiliki mesin absensi, lantas bagaimana cara absensinya?

Jawab : Jika data PTK KKI sudah terdaftar di Dapodik dan telah terupdate di Sidado, PTK

KKI tersebut dapat menumpang absen di sekolah lain dengan cara melakukan

permohonan menumpang absen di sekolah yang dituju, ditandatangani oleh

kepala sekolah asal dan disetujui oleh kepala sekolah yang ditumpangi.

Prosedur ini hanya bisa dilakukan melalui admin Pusdatikomdik.

7. Apakah PTK KKI diperbolehkan absen di tempat lain, selain di lokasi absen yang telah

terdaftar?

Jawab : Tidak boleh. PTK KKI hanya diperkenankan terdaftar di satu mesin absensi.

3. SETTING SHIFT KERJA

a. Referensi Shift

Sesuai dengan Surat Edaran Plt. Kepala Dinas Pendidikan Nomor 9/SE/2019 Lampiran 5, Shift

yang dapat digunakan adalah sebagai berikut:

b. Generate Shift

- Tampilan awal submenu Setting Shift Kerja sebelum dilakukan Generate Shift, sebagai

berikut:

- Klik tombol Generate Shift, maka secara otomatis semua PTK KKI akan tersetting dengan

shift kerja S01 (06.30 – 15.00), sebagai berikut:

- Hari Sabtu dan Minggu serta hari libur nasional akan tersetting sebagai Shift OFF.

- Jika operator absensi melakukan Generate Shift, maka pengaturan shift yang sudah diatur

akan dikembalikan ke dalam shift S01.

7

- Jika ada PTK KKI yang berbeda pengaturan shiftnya, dapat dilakukan penggantian shift

mingguan atau harian.

- Penarikan data presensi tidak dapat dilakukan sebelum Generate Shift.

c. Setting Shift Mingguan

- Setting shift mingguan hanya dapat dilakukan per PTK KKI, tidak dapat dilakukan secara

keseluruhan terhadap PTK KKI.

- Penggunaan shift mingguan berdasarkan hari dalam seminggu yang tersetting otomatis

dalam sebulan sesuai dengan hari yang dipilih.

- Klik tombol icon pencil pada salah satu PTK KKI.

- Maka akan muncul notifikasi sebagai berikut:

- Pilih shift sesuai dengan harinya, kemudian klik tombol Simpan.

- Maka pengaturan shift dalam satu bulan akan tersetting sesuai dengan pengaturan shift

mingguan yang telah dipilih.

d. Setting Shift Harian

- Sama dengan halnya pengaturan shift mingguan, pengaturan shift harian hanya dapat

dilakukan per PTK KKI.

- Klik tombol shift pada tanggal berjalan (pada gambar di bawah ini, pada tombol S01,

tanggal 1).

- Maka akan muncul notifikasi sebagai berikut:

- Pada form Ganti Shift Tanggal, ganti shift sesuai dengan shift yang dipilih, kemudian klik

tombol simpan.

- Maka pengaturan shift harian akan tersetting sesuai dengan tanggal yang dipilih, sebagai

berikut:

8

e. FAQ

1. Bagaimana pengaturan shift setiap sekolah sesuai dengan kegiatan KBM?

Jawab : 1. Sekolah yang menyelenggarakan KBM 1 (satu) shift pagi, maka pengaturan

shift untuk Guru dan Tendik adalah S01 (06.30-15.00).

2. Sekolah yang menyelenggarakan KBM 1 (satu) shift siang, maka pengaturan

shift Guru dan Tendik adalah S02 (09.15 – 17.30). Namun, jika Tendik sudah

melakukan pelayanan dari pagi maka diperkenankan untuk memilih shift S01

(06.30-15.00).

3. Sekolah yang menyelenggakan KBM 2 (dua) shift pagi dan siang, maka

pengaturan shift Guru adalah S01 (06.30-15.00) dan/atau S02 (09.15-17.30),

sedangkan untuk Tendik tetap S01 (06.30-15.00).

2. Apakah diperkenankan mengganti shift mingguan sesuai dengan jam mengajar? Misal:

minggu pertama menggunakan shift S01, minggu kedua menggunakan shift S02, dan

seterusnya?

Jawab : Tidak diperkenankan, pengaturan shift berlaku untuk 1 (satu) bulan penuh.

3. Apakah diperkenankan mengganti shift harian sesuai dengan jam mengajar? Misal: hari

Senin menggunakan shift S01, Selasa menggunakan shift S02, dan seterusnya?

Jawab : Tidak diperkenankan, pengaturan shift berlaku untuk 1 (satu) bulan penuh.

4. Bagaimana pengaturan untuk penjaga sekolah/satpam yang memiliki shift malam?

Jawab : Pengaturan shift untuk penjaga sekolah/satpam yang memiliki shift malam adalah

menggunakan shift S03 (15.00 – 23.00), meskipun pada pelaksanaan di sekolah

bisa melebih jam tersebut. Pengaturan shift disesuaikan dengan shift yang ada

pada aplikasi tidak boleh membuat shift/mengajukan sesuai kondisi sekolah.

5. Kapan batas akhir pengaturan shift setiap bulannya?

Jawab : Pengaturan shift tidak boleh melewati bulan berjalan. Contoh: saat ini bulan

Februari, maka sebelum akhir Februari sudah dilakukan pengaturan shift dan

pengisian keterangan ketidakhadiran.

4. TARIK ABSENSI

a. Tarik Absensi

- Tahapan setelah melakukan pengaturan shift adalah melakukan proses Tarik Absensi.

- Proses penarikan absensi dapat dilakukan secara keseluruhan maupun per PTK KKI.

- Proses penarikan absensi dimaksud adalah proses penarikan data presensi PTK KKI bulan

berjalan.

- Penarikan Absensi per PTK KKI sebagai berikut:

- Pilih PTK KKI, kemudian klik tombol Tarik Absensi sampai muncul notifikasi sebagai berikut:

- Wajib klik tombol OK, agar data yang telah ditarik tersimpan dalam database.

- Hasil penarikan absensi sebagai berikut:

9

- Penarikan Absensi seluruh PTK KKI sebagai berikut:

- Klik tombol Tarik Absensi Seluruh PTK sampai muncul notifikasi sebagai berikut:

- Wajib klik tombol OK, agar data yang telah ditarik tersimpan dalam database.

- Hasil penarikan absensi sebagai berikut:

b. FAQ

1. Apa maksud warna merah, kuning, hijau setelah berhasil melakukan penarikan absensi?

Jawab : - Merah berarti tidak ada data absensi (datang maupun pulang) pada tanggal

tersebut.

- Kuning berarti hanya ada 1 (satu) data absensi (datang atau pulang) yang

berhasil ditarik pada tanggal tersebut.

- Hijau berarti data absensi (datang dan pulang) berhasil ditarik pada tanggal

tersebut.

2. Kapan batas maksimal absen jam datang?

Jawab : - Shift S01 batas maksimal datang adalah jam 10.15.

- Shift S02 batas maksimal datang adalah jam 13.00.

- Shift S03 batas maksimal datang adalah jam 18.45.

- PTK KKI yang absen datang setelah jam maksimal tersebut di atas dianggap tidak

absen datang, melainkan pulang cepat.

3. Jika absen datang pukul 06.20, tetapi secara tidak sengaja absen kembali pukul 07.15, data

absen mana yang digunakan?

Jawab : Untuk absen datang menggunakan data absen pertama. Dalam kasus di atas,

maka data yang diambil adalah data absensi pukul 06.20, sedangkan untuk absen

pulang menggunakan data absen terakhir.

4. Setelah dilakukan penarikan absensi, tetapi data masih berwarna merah padahal PTK KKI

tersebut absen datang dan pulang?

Jawab : Hal tersebut dapat disebabkan data presensi masih terproses di dalam server atau

bahkan tidak terproses ke dalam server, oleh karena itu pastikan saat PTK KKI

absensi, mesin dalam kondisi online.

5. Kapan batas akhir penarikan absensi setiap bulannya?

Jawab : Penarikan absensi tidak boleh melewati bulan berjalan. Contoh: saat ini bulan

Februari, maka sebelum akhir Februari sudah dilakukan penarikan absensi dan

pengisian keterangan ketidakhadiran.

10

5. INPUT KETERANGAN

a. Referensi Keterangan Kehadiran

- Penginputan keterangan kehadiran digunakan untuk menerangkan bahwa PTK KKI hadir

pada tanggal tersebut namun tidak melakukan absen datang atau absen pulang.

- Kode Kehadiran, Nama, Keterangan

No Kode Nama Keterangan

1 DLAW Dinas Luar Awal Digunakan jika PTK KKI menjalakan tugas kedinasan yang

menyebabkan tidak dapat melakukan absensi datang

2 DLAK Dinas Luar Akhir Digunakan jika PTK KKI menjalakan tugas kedinasan yang

menyebabkan tidak dapat melakukan absensi pulang

3 JTR Jari Tidak Terbaca Digunakan jika jari PTK KKI mengalami masalah yang

menyebabkan proses absensi menjadi terhambat

4 KT1 Mati Listrik Digunakan jika kondisi mati listrik saat proses absensi

datang atau pulang

5 KT2 Mesin Rusak Digunakan jika kondisi mesin rusak yang menyebabkan

data presensi tidak dapat terproses ke dalam server

6 MSR Maintenance Server Digunakan jika server absensi sedang dilakukan

maintenance yang menyebabkan data presensi tidak

dapat terproses ke dalam server. Penggunaannya jika

mendapat instruksi dari Dinas Pendidikan/

Pusdatikomdik.

b. Referensi Keterangan Ketidakhadiran

- Penginputan keterangan ketidakhadiran digunakan untuk menerangkan bahwa PTK KKI

pada tanggal tersebut tidak melakukan absen datang dan absen pulang.

- Kode Ketidakhadiran, Nama, Keterangan

No Kode Nama Keterangan

1 DLP Dinas Luar Penuh Digunakan jika PTK KKI menjalakan tugas kedinasan satu

hari penuh

2 CBS Cuti Bersalin Digunakan jika PTK KKI (Guru dan Tendik) mengambil

cuti melahirkan (maksimal 3 bulan)

3 CT Cuti Tahunan Digunakan jika PTK KKI (Tendik) mengambil cuti tahunan

(maksimal 12 hari).

4 I Izin Cukup jelas

5 S Sakit Cukup jelas

6 MN Meninggal Cukup Jelas

c. Penginputan Keterangan Kehadiran/Ketidakhadiran

- Penginputan keterangan kehadiran maupun ketidakhadiran pada teknisnya sama, yang

membedakan hanya referensi dan tab saja.

- Klik pada tanggal yang akan diisi keterangan, maka akan muncul notifikasi sebagai berikut:

11

- Pilih tab Kehadiran, isi Status Kehadiran, dan input keterangan kehadiran sebagai

penjelasan lebih detail.

- Kemudian klik tombol Simpan, maka hasil penginputan dapat dilihat sebagai berikut:

- Teknis yang sama dilakukan untuk penginputan keterangan ketidakhadiran.

d. FAQ

1. Apakah wajib menyiapkan bukti dinas luar awal, akhir, penuh?

Jawab : Ya. Arsipkan sebagai bukti jika ada sidak absensi.

2. Apakah wajib menyiapkan bukti surat sakit dari dokter?

Jawab : Ya. Pada bulan yang akan dating akan dibuatkan modul upload surat sakit.

3. Apakah bisa menghapus pengisian keterangan yang salah input?

Jawab : Bisa. Pilih tanggal absensi, pilih tab hapus keterangan, klik tombol Hapus.

4. Kapan batas akhir penginputan keterangan setiap bulannya?

Jawab : Penarikan absensi tidak boleh melewati bulan berjalan. Contoh: saat ini bulan

Februari, maka sebelum akhir Februari sudah dilakukan penarikan absensi dan

pengisian keterangan ketidakhadiran.

6. KEHADIRAN PTK

a. Cek Data Kehadiran PTK

- Menu Kehadiran PTK berfungsi untuk menampilkan data absensi per PTK KKI pada bulan

berjalan yang memuat data absensi dating dan pulang serta keterangan.

- Pilih Menu Kehadiran PTK

- Pilih Nama PTK

12

- Maka akan muncul data absensi PTK KKI yang bersangkutan

b. FAQ

1. Apa arti text berwarna merah pada data jam datang dan jam pulang?

Jawab : Pada jam datang berarti menandakan keterlambatan, sedangkan pada jam pulang

menandakan pulang cepat.

2. Apa maksud keterangan seperti gambar di bawah ini?

Jawab : PTK KKI tersebut belum diatur shift kerjanya, lakukan generate shift atau

pengaturan shift mingguan.

3. Apa maksud keterangan seperti gambar di bawah ini?

Jawab : PTK KKI tersebut belum melakukan tarik absensi, lakukan tarik absensi

keseluruhan PTK atau hanya PTK yang bersangkutan.

7. REKAPITULASI KEHADIRAN

a. Cek Rekapitulasi Kehadiran Periode Berjalan

- Menu Rekapitulasi Kehadiran berfungsi menampilkan dara rekapitulasi kehadiran selama

periode penggajian. Contoh: untuk penggajian bulan Maret menggunakan periode absensi

dari tanggal 21 Februari sampai dengan 20 Maret 2019, begitu seterusnya.

- Pada akhir periode absensi akan dibuka menu kirim rekapitulasi sebagai dasar

pembayaran penggajian (sementara belum ditampilkan).

13

b. FAQ

1. Apa maksud angka 225 pada kolom telat dan pulang cepat?

Jawab : Angka 225 adalah jumlah menit karena tidak melakukan absen datang atau absen

pulang yang didapat dari beban kerja 7,5 jam (dikonversi ke menit menjadi 450

menit) dibagi 2 (dua).

2. Mengapa ada angka pada kolom Alpa, padahal yang bersangkutan selalu absen?

Jawab : Angka pada alpa adalah jumlah hari yang belum ada riwayat data absensinya,

diperoleh dari hasil generate shift. Contoh: bulan Februari ada 6 (enam) hari

efektif dari tanggal 21 s.d 28 Februari 2019, maka tanggal-tanggal yang belum

ada data absensinya menjadi jumlah hari alpa.

3. Kapan batas akhir pengiriman Rekapitulasi Kehadiran setiap bulannya?

Jawab : Pengiriman Rekapitulasi Kehadiran paling lambat tanggal 20 bulan berikutnya

atau batas terakhir periode absensi. Contoh: penggajian bulan Maret, periode

absensi tanggal 21 Februari s.d 20 Maret, maka pengiriman rekapitulasi

dilakukan pada tanggal 20 Maret 2019, begitu seterusnya.

8. HAL-HAL LAIN

- Hal-hal lain terkait penjelasan teknis penggunaan aplikasi absensi online KKI yang belum

tercantum dalam Manual Book ini akan diumumkan melalui web Sidado.