Zarządzanie projektami

Wykład 2

dr inż. Agata Klaus-Rosińska

1

Etapy/fazy zarządzania projektem

• Rozpoczęcie (uruchomienie) projektu

• Planowanie projektu

• Realizacja projektu

• Zamknięcie projektu

2

Czas Rozpoczęcie

Realizacja Kontrola

Zakończenie

Planowanie

Rozpoczęcie projektu

• Momentem rozpoczęcia projektu może być:

– pojawienie się wartego realizacji pomysłu, idei

– otrzymanie zlecenia od zleceniodawcy

– otrzymanie polecenia od kierownictwa przedsiębiorstwa

3

Rozpoczęcie projektu

• Na etapie rozpoczęcia projektu należy stosować kilka zasad:

1. Należy zbadać istotę projektu, w tym przede wszystkim jaki jest jego cel i czy jest on wspólny dla wszystkich zainteresowanych stron.

4

Po zdefiniowaniu celu głównego projektu należy ustalić cele szczegółowe (Objectives),

pamiętając o zasadach testu SMART

Rozpoczęcie projektu

2. Kierownik projektu musi zapoznać się z zakresem swoich kompetencji, wielkością dostępnych środków i możliwością ich pozyskania.

3. Należy określić przyczynę uruchomienia projektu (która może mijać się z celem projektu).

5

Rozpoczęcie projektu

4. Należy zidentyfikować strefę oddziaływania projektu, co oznacza kto i w jaki sposób odczuje jego realizację.

6

Przestrzeganie zasad: Uniknięcie (kosztownych) pomyłek

Identyfikacja i wstępna analiza ryzyka projektu

• Pojęcie ryzyka (…)

• Dokonanie identyfikacji oraz analizy ryzyka projektu na tym etapie pozwala zwrócić uwagę na ewentualne zagrożenia jakie niesie za sobą projekt oraz na przeszkody, które można spotkać w trakcie realizacji projektu.

7

Identyfikacja i wstępna analiza ryzyka projektu

• Zarządzanie ryzykiem wykracza poza etap rozpoczęcia projektu (gdzie następuje identyfikacja i wstępna analiza ryzyka). Kontrola i ograniczanie ryzyka dokonywane są w kolejnych etapach zarządzania projektami.

8

Analiza wrażliwości

• W etapie rozpoczęcia projektu (obok analizy ryzyka) dokonuje się również tzw. studium wykonalności (Feasibility study). Stanowi ono ocenę wykonalności projektu pod kątem jego

1) przydatności, 2) posiadanych zasobów. • Przy prowadzeniu studium wykonalności ważne

jest także dokonanie analizy przepływów pieniężnych.

9

Specyfikacja/zestawienie wymagań

• Ze względu na możliwość zaistnienia sytuacji, w której pojawiają się rozbieżności pomiędzy tym co zrozumiał i wykonał zespół projektowy, a tym co zostało zlecone należy sformułować specyfikację wymagań.

• Wymagania powinny być skorelowane z podstawowymi parametrami projektu.

10

SOW

Organizowanie/powołanie zespołu projektowego

• Jednym z procesów etapu rozpoczęcia projektu jest powołanie zespołu projektowego i osadzenie go w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa.

• Organizacja projektu i skład jego zespołu to podstawowe elementy pomyślnego zarządzania każdym projektem.

11

Struktura organizacyjna projektu wg metodyki PRINCE 2

12

Kierownictwo firmy lub programu

Komitet sterujący

Przedstawiciel klienta

Przedstawiciel dostawcy

Przewodniczący

Audytor projektu

Szef projektu

Sekretariat projektu

Kierownik zespołu

Kierownik zespołu

Kierownik zespołu

Zasoby projektu i zespołów

Etapy/fazy zarządzania projektem

• Rozpoczęcie (uruchomienie) projektu

• Planowanie projektu

• Realizacja projektu

• Zamknięcie projektu

13

Czas Rozpoczęcie

Realizacja Kontrola

Zakończenie

Planowanie

Planowanie projektu

• W przypadku, gdy została podjęta decyzja o realizacji projektu, można przejść do etapu jego planowania.

• Planowanie jest procesem kluczowym w zarządzaniu projektem, od niego zależy bowiem organizowanie działań, ich wykonywanie oraz kontrola.

• Etap planowania określa w jaki sposób projekt będzie realizowany, ile będzie kosztował, jak długo potrwa oraz czy istnieją wystarczające zasoby do jego realizacji.

14

Planowanie projektu

• Plan projektu pojawia się w stopniowy sposób, w miarę definiowania potrzeb, formułowania wymagań, opracowywaniu prognoz przyszłości i analizowania dostępnych zasobów.

• Z każdą perspektywą projektu związane są określone narzędzia i techniki planistyczne. Wymiar czasu opisywany jest za pomocą harmonogramów, wymiar finansowy za pomocą budżetu, natomiast w przypadku wymiaru zasobów stosuje się różnego narzędzia np. wykresy zasobów Gantta.

15

Planowanie projektu

Planowanie projektu można podzielić na kilka podprocesów, a mianowicie na:

1. podział projektu

2. kwantyfikację

3. ustalenie kolejności działań

4. harmonogramowanie

5. budżetowanie

16

1. Podział projektu

• Definiując projekt określa się jego cel. W etapie podziału projektu należy go sprecyzować, czyli podzielić na mniejsze, łatwiejsze do zrealizowania zadania.

17

1. Podział projektu

• Podczas realizacji omawianego etapu wiele osób stosuje metodę odgórną o nazwie: struktura podziału pracy (Work Breakdown Structure – WBS).

• WBS to narzędzie planowania projektu, którego celem jest zdefiniowanie zakresu pracy poprzez wyodrębnienie skończonego zbioru zadań składającego się na projekt. Prace, które nie zostaną ujęte w strukturze podziału pracy, wykraczają poza zakres projektu.

18

1. Podział projektu

• Ujęcie graficzne zbliżone jest wizualnie do struktury organizacyjnej, jednak „wielokąty” służą tu do zilustrowania podprojektów, grup zadań i zadań projektu, a nie do prezentacji działów i komórek przedsiębiorstwa.

• Ujęcie tekstowe to uporządkowana lista zadań, które są ponumerowane według odpowiedniego porządku hierarchicznego

19

11

Zarządzanie

konfiguracją

12

Zasilanie

13

Próby

14

Sieć alarmowa

15

Procedury

wytworzenia

16

Utrzymanie

funkcjonowania

121

Prostowanie

122

Filtrowanie

123

Regulacja

141

Czujniki

142

Obróbka

sygnału

1411

Czujnik ruchu

1412

Czujnik dymu

1413

Czujnik gazu

1414

Czujnik wody

1415

Czujnik spadku

napięcia

1

System alarmowy

Struktura Podziału Prac (WBS) Projekt: System alarmowy w hali produkcyjnej

Projekt: Uruchomienie nowej linii produkcyjnej

• Cel:

Budowa i uruchomienie nowej linii technologicznej w zakładzie produkcyjnym

• Założenia: – Projekt wewnętrzny

– Wykonano: strategiczny plan marketingowy, studium wykonalności, biznes plan

– Podjęto decyzję o inwestycji

Projekt: Uruchomienie nowej linii produkcyjnej

1. DOKUMENTACJA

2. DOSTAWA URZĄDZEŃ

3. ROBOTY PRZYGOTOWAWCZE

4. ROBOTY BUDOWLANO-MONTAŻOWE

5. TESTY, ROZRUCH

6. NABÓR KADR, SZKOLENIE

7. ZARZĄDZANIE

8. PRAWO, PRZEPISY

Projekt: Uruchomienie nowej linii produkcyjnej

8. PRAWO, PRZEPISY • 8.1. Licencje, Pozwolenia • 8.2. Postępowanie lokalizacyjne • 8.3. Uzgodnienia z dostawcami świadczeń • 8.4. Uzgadnianie sieci uzbrojenie terenu • 8.5. Ochrona środowiska • 8.6. Ochrona bezpieczeństwa i higieny pracy • 8.7. Inne przepisy, opinie, zgody • 8.8. Porozumienia z Związkami Zawodowymi

1. Podział projektu

• WBS nie należy mylić z innymi rodzajami „struktur podziału” stosowanymi do przedstawiania informacji o projekcie:

strukturą podziału organizacyjnego (Organizational Breakdown Structure - OBS)

macierzą odpowiedzialności (Responsibility Assignment Matrix – RAM)

24

PRACE

BUDOWLANE

PRACE

KONSTRUKCYJNE

PRACE

MECHANICZNE

ANALIZA PROJEKTU BUDOWA ATELIER INSTALACJA MASZYN

Dział Konstrukcji

PROJEKT ATELIER

PRACE

ELEKTRYCZNE

Dział Transportu

Dział Maszyn

Dział Elektryczny

Biuro Projektów

Dział Robót

Budowlanych

Koordynacja,

weryfikacja planów,

zakupy uzupełniające

Plan robót Plan robót Plan

okablowania

Prace ziemne,

fundamenty/posadzki

Połączenie

elementów konstr.

Posadowienie

maszyn

Przewóz szkieletu

metalowego i płyt

Sprawdzenie,

pociągnięcie

kabli, montaż

Przewóz

rozdzielni i kabli

Przewóz maszyn Wywóz ziemi i

gruzu

Sprawdzenie

maszyn, montaż,

próby

Sprawdzenie

konstrukcji, montaż,

WBS + OBS - Projekt Atelier

Macierz odpowiedzialności (RAM) - Projekt Radar

Biuro

Projektowe

Dział

Produkcji

Dział

Kontroli

jakości

DKJ

DP

BP

Struktura

organizacyjna

ZŁĄCZE

OBROTOWE TALERZ ŹRÓDŁO

SYGNAŁU

ANTENA NADAJNIK

ODBIORNIK

KABINA

OPERATORA

RADAR

LAMPA

ELEMENT 2 ELEMENT 3 ELEMENT 1

Poziom 1

Poziom 2

Poziom 3

Struktura Podziału Prac

Poziom 4

Pakiet prac

PP