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ProzessmanagementGrundlagen



Zielorientierung

„Wenn man das Ziel nicht kennt, ist kein Weg der richtige.“

"Wer kein Ziel hat,kann auch keins erreichen.„

Sprichwörter



Optimierungspotenziale nutzen

"Wer das Ziel kennt, kann entscheiden. Wer entscheidet, findet Ruhe. Wer Ruhe findet, ist sicher. Wer sicher ist, kann überlegen. Wer überlegt, kann verbessern.“

Konfuzius (551 v.Chr. - 479 v.Chr.)

http://de.wikiquote.org/wiki/Konfuzius



Ziele der Prozessentwicklung (Schwerpunkte)

Identifizierung und Ausarbeitung der erfolgsrelevanten Aktivitäten im Unternehmen (und zwischen Unternehmen)

Optimierung und Unterstützung der erfolgsrelevanten Aktivitäten in Unternehmen

Klare und eindeutige Beschreibung der Abläufe

Durchsetzung der Prozesse– Kommunikation– Motivation der Mitarbeiter– Systematische und kontinuierliche Erfolgskontrolle

• Prozesskennzahlen• Prozessverantwortliche, Prozessausführende definieren• Audits durchführen



„Trivitalitäten“ und systematisches Vorgehen

"Die Menschen stolpern nicht über Berge,sondern über Maulwurfshügel."

Konfuzius (551 v.Chr. - 479 v.Chr.)

http://de.wikiquote.org/wiki/Konfuzius



Prozessorientierung und IT-Unterstützung

Aufnahme und Optimierung der Unternehmensprozesse

Erarbeitung eines Pflichtenhefts für die IT-Unterstützung

Projekt: Systemauswahl und Auswahl der Partner

Projekt: Systemeinführung

IT-Betriebskonzept (ITIL, IT Infrastructure Library) und andere Standards)



Definition Prozess

Prozess-element

ErgebnisTrigger

Alternativen (z.B.):- Normalbestellung- Kontrakt- Lieferabruf- JIT, JIS

OutputInput

ProzessownerProzessverantwortlicher Prozessausführender



Prozessebenen

Prozess-element

HauptprozessAnalyse der Prozesselemente+ Prozessziele+ Erfolgsrelevante Prozesselemtente+ Priorisierung

Prozess-element

Prozess-element



Beziehungen/Abhängigkeiten zu und von Prozessen

Prozess-element

DIN/ISO 9000 ff.Qualitätsmanagement

TS 16949

IT-Unterstützung

Stellen und Personalentwicklung

Optimierung vonUnternehmensabläufen



Dimensionen von Prozessen

Prozess-element

IT-Unterstützung

Organisation und Mitarbeiter

Information und Daten

Ziele, ProzesszieleKennzahlenkonzepte

und Prozesscontrolling

SystemeSchnittstellenStandards

Methoden

Resourcen undHilfsmittel



Vision – Mission – Ziele – Prozesse

Vision

Mission

Ziele

Hauptprozesse,Unternehmens-prozesse

Kennzahlen,Evaluation

Werte

Unternehmens-leitsätze



Vision – Mission – Ziele – Prozesse

Unternehmensprozesse

Aufgabenbeschreibungen

Gruppierung von Aufgaben

Entwicklung vonMitarbeiterprofilen



Hilfsmittel zur Entwicklung von Vision, Mission, Zielen

SWOT– Strength– Weakness– Opportunities– Threats

PEST– Political– Economic– Social– Technological



SWOT Analyse

SWOT – Kriterien prüfen– In allen Aktionsbereichen des Unternehmens– Intern und extern

Strength– Stärken des Unternehmens

Weakness– S chwächen des Unternehmens

Opportunities– Entwicklungsmöglichkeiten des Unternehmens

Threats– Risikofaktoren, Risiken des Unternehmens



Kritische Erfolgsfaktoren für die Unternehmen – Beispiele

Know-How Träger

Organisation

Definierte und dokumentierte Prozesse

Unternehmens Image

Logistik Infrastrukturen

Technologisches Know Hows

Patente, sonstige Rechte



Leitlinien Sigenia-Aubi

Unsere LeitlinienGelebte Unternehmenskultur

Die Veränderung von Märkten, kürzere Innovationszyklen, die zunehmende Differenzierung der Produkte und der Wertewandel in unserer Gesellschaft haben weit reichende Konsequenzen bis in die Führung eines Unternehmens hinein. Diese Herausforderung zu meistern, kann nur durch einen kontinuierlichen Veränderungsprozess im unternehmerischen Denken und in der Organisation geschehen.

Leitlinien für eine klare Ausrichtung Zur Unterstützung dieses Prozesses haben wir über alle Länder und Hierarchieebenen hinweg klare Leitlinien definiert, die fester Bestandteil unserer gelebten Unternehmenskultur sind:

01.Kundenorientierung Erfolgreiche Kunden sind die beste Referenz.02.Führung Mitwissen - Mitentscheiden - Mitverantworten" 03.Mitarbeiterorientierung Unsere Mitarbeiter - die entscheidende Basis für unseren Unternehmenserfolg. 04.Denken und Handeln in Prozessen Vom Kunden zum Lieferanten - vom Lieferanten zum Kunden. 05.Kultur Jeder ist Vorbild. 06.Ständige Verbesserung Das Bessere ist des Guten Feind. 07.Entscheidungsfindung ....mit Fakten und gesundem Menschenverstand! 08.Lieferantenorientierung Vertrauen und gemeinsamen Erfolg. 09.Gesellschaft und Umwelt Verantwortlich handeln! 10.Motivation und Antrieb Lust ist unser Motor.



Vision

Wie entwickelt sich das Umfeld des Unternehmens– Wirtschaftlich– Politisch– Sozial– Technologisch

Wie entwickelt sich das Unternehmen– Standorte, Tochterunternehmen– Mitarbeiter– Immobilien– Ressourcen

Mit welchen Partnern und Kunden arbeitet das Unternehmen– Kunden– Lieferanten– Sonstige Partnerschaften



Vision - Bedeutung

Die Vision stellt die langfristig gewünschte Rolle des Unternehmens im Innen- und Außenverhältnis dar.Rolle des Unternehmens im Wettbewerb– Marktsegmente, Branchen, Technologien, Produkte– Führerschaft (Technologie, Qualität, Preis, …)– Untergeordnete Funktion– Nischenaktivitäten

Bedeutung des Unternehmens am Markt (Märkten) – Markt- und Wettbewerbsanalyse– Regional– Wirtschaftsbereiche– International

Verhältnis zu – Mitarbeitern– Kunden– Lieferanten

Ökologische Verantwortung des Unternehmens



Arten von Prozessen (TS 16949, ISO 9000 ansatzweise)

Interne, externe Prozesse

Kundenprozesse, Hauptprozesse– Welche Prozesse initiieren die Wertschöpfung des Unternehmens?

Stützprozesse, Hilfsprozesse – interne Dienstleistungen, interne Kunden– Eigenständige Prozesse, die zur Ausführung der Hauptprozesse

notwendig sind

Managementprozesse, Führungsprozesse



Prozesshierarchie

Prozess (Trigger startet Prozess, definiertes Ergebnis ist das Ende eines Prozesses – alle möglichen Prozessergebnisse müssen abgefangen werden)

Prozesselement (Strukturiert den gesamten Prozess in einzelne, in sich abgeschlossene Teilaufgaben)

Aktivität (Beschreibt innerhalb eines Prozesselements die auszuführenden Tätigkeiten um das Prozessziel zu erreichen. Bei Einführung einer weiteren Prozessebene sind dies die einzelnen Prozesselemente des Unterprozesses, die wiederum über Aktivitäten beschrieben werden)

Prozesskennzahlen beschreiben auf allen Prozessebenen die Erfolgsdimensionen des Prozesses



Optimierungsdimensionen für den Prozess

Kosten

Qualität

Termin

Flexibilität



Fehlermöglichkeiten (FMEA)

Haupterfolgsfaktoren für alle Aktivitäten definieren

Fehlermöglichkeiten für alle Aktivitäten auf allen Ebenen der Prozesse systematisch aufnehmen

Fehlerhäufigkeiten bestimmen (u.U. grobe Klassifikation)

Auswirkungen der Fehler bestimmen

Priorisierung der Fehler

Maßnahmen zur Fehlervermeidung oder Fehlerbeseitigung



Wertschöpfungsketten



Prozesse und IT - Erfolgskontrolle - Controlling

Unternehmens-Prozesse

IT-ProzesseWorkflow

Unternehmens-Daten- ERP- Sonst. IT- Papier

Kennzahlen



Prozesse und Logistik - Materialflusssteuerung

Unternehmens-Prozesse

Logistik-Prozesse- intern/extern- Materialien, Beistellungen, Verpackungen (ROH, HI, BE)

Logistik Steuerung über IT

Kennzahlen



Ziele – Prozesse - Matrix

Ziel 1 Ziel 2 Ziel 3

Prozess 1

Prozess 2

Prozess 3

Prozess 4

Prozess 5

…

Abhängigkeit von Zielen und Prozessen,Prozessinterdependenzen



Prozessoptimierung - Vorgehensschritte

Vision – Mission – Strategie – Leitlinien – geschlossene Konzepte

Hauptprozesse identifizieren

Optimierungsdimensionen für die Hauptprozesse identifizieren

Prozesselemente gewichten

Unterprozesse für die wichtigsten Prozesselemente identifizieren

Unterprozesselemente gewichten

Detaillierungsgrad beschränken

Kennzahlen definieren und installieren



Umsetzung der Prozessoptimierung

Kommunikation der Veränderungen in die Organisation und Motivation

Kommunikation der Veränderungen zu den Kunden

Kommunikation der Veränderungen zu den Lieferanten

Veränderung der Organisationsstrukturen und Unterstellungen

Optimierung des Ressourceneinsatzes

Entwicklung der Mitarbeiter



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