E-arvete seadistamine ja kasutamine Majandustarkvara RAPID ...tttarkvara.ee/RP/juhendid/E_arved.pdf · e-arve operaator Märkige operaator Ei ole kui saate e-arveid ainult e-postkasti

E-arvete seadistamine ja kasutamine Majandustarkvara RAPID juhend

E-arve on kokkulepitud formaadis fail, milles olevad andmed on arvutite vahel loetavad. E-arve ei ole pdf-formaadis arve, aga e-arve võib sisaldada ka pdf-faili, et dokument oleks inimesele ülevaatlikum. E-arvete kasutamisega paraneb andmete kvaliteet. Tavapäraselt edastatakse ja säilitatakse e-arveid spetsiaalses elektroonilises keskkonnas, aga neid võib vahetada ka e-postiga – vastavalt tehingupartnerite vahelisele kokkuleppele. Eesti avalik sektor võttis kasutusele e-arved 2017. aastal. Alates 1. juulist 2019 on arvete edastamine avaliku sektori asutustele/ ettevõtetele kohustuslik. E-ARVED ON TURVALISEMAD E-arveid saavad edastada ainult Äriregistrisse kantud ettevõtted. Seega kaob võimalus saada libahankijalt libaarvet või koos laekunud e-kirjaga pahatahtlikku arvutiviirust. E-arvete edastamine toimub spetsiaalses operaatorite võrgustikus, kus andmed liiguvad krüpteerituna ja ligipääs arvetele on piiratud. Andmete liikumisest jääb maha logi, mille abil on võimalik jälgida e-arve ostja kontole kohale jõudmist. E-ARVED SÄÄSTAVAD TÖÖAEGA JA RAHA E-arvete kasutuselevõtt aitab kokku hoida inimese tööaega. Mida suurem dokumendimaht, seda suurem on tööaja kokkuhoid. Tänu e-arvetele väheneb ka paberi-, printeri ja arhiveerimiskulu. Riik on arvutanud e-arvete kasutamisest tekkiva säästu suuruseks iga arve kohta kuni 5 eurot. Avalik sektor suudab üleminekuga säästa 2,5 miljonit eurot aastas. Tõenäoliselt toimub paari aasta pärast suhtlus ka eraettevõtete vahel täies mahus e-arvetega. See võimaldab raamatupidajatel rohkem keskenduda väärtust loovatele tegevustele toetamaks oma ettevõtte arengut.

SISUKORD

I E-arve sissetõmbamine ostuarveks ................................................................... 2

1. Esmane seadistus ................................................................................................. 2

2. Klientide ettevalmistamine e-ostuarveteks .............................................................. 3

3. E-arve sissetõmbamine ostuarveks ......................................................................... 4

4. Hankijate täpsem seadistus ................................................................................... 5

4.1. Kuluarvete mallid ............................................................................................ 5

4.2. Hankijate seadistus, kui pole põhjust malle kasutada ........................................ 5

5. Tüüpmenetlusringid .............................................................................................. 6

II E-müügiarve väljastamine ................................................................................ 7

1. Esmane seadistus ................................................................................................. 7

2. Klientide ettevalmistamine e-müügiarveteks ........................................................... 8

3. E-müügiarve väljastamine ostjale ........................................................................... 8

5. Müügiarve väljastamine ostjale läbi operaatori internetipanka ................................ 11

6. Müügiarve väljastamine ostjale läbi operaatori ümbrikusse .................................... 12

III Abiprogrammi registreerimine arvutisse ...................................................... 13 Äriregistris e-arvete vastuvõtu soovi kinnitamine

koostatud: oktoober 2016 täiendatud: juuni 2019

http://www.tttarkvara.ee/RP/juhendid/E_arvete_opeaatori_registr.pdf

Majandustarkvara RAPID juhend „E-arvete seadistamine ja kasutamine“

Info ja klienditugi: Skype-telefon rapid.plus E-post [email protected] Telefon 635 6660, 433 0077 TT Tarkvara OÜ

Leht 2

I E-arve sissetõmbamine ostuarveks Tarkvarast RAPID on võimalik vastu võtta arveid e-arvete vormis lisamooduliga E-ARVED. E-ostuarvete vastuvõtmiseks on üldjuhul vajalik ettevõtte juhatuse liikme poolt Äriregistris e-arvete vastuvõtu soov kinnitada. Loe pikemalt siin.

1. Esmane seadistus Käivitage RAPID ADMIN, edasi nupp Artiklid.

Ostuarve importimisel võib tekkida ümardusvahe ridade summa ja arve lõppsumma vahel. Juhul kui teie RAPIDis veel pole kasutusel artiklit ümardusvahe sentide arvestamiseks, siis lisage uus artikkel: Salvestage.

Nimetus = Ümardamine Artiklikood = VAHE Grupp I = KULU Kulukonto = müüdud kauba ja teenuse soetusmaksumus või muu sobiv konto Käibemaks = Käibemaksuvaba

Kui importimise protseduur ei tunne ostuarvel olevat kulu või kaupa ära, siis lisatakse reale artikliks „Selgitamata kulu“ või „Selgitamata kaup“. Juhul kui teie RAPIDis veel pole sellist artiklit, siis lisage.

Kui RAPIDis ei tehta laoarvestust: Nimetus = Selgitamata kulu Artiklikood = SELGITAMATA Grupp I = KULU Kulukonto = valige sobiv Käibemaks = tavapärane, lähtuvalt Grupp I seadistusest

Salvestage.

Kui RAPIDis toimub laoarvestus: Nimetus = Selgitamata kaup Artiklikood = SELGITAMATA Grupp I = valige vajalik laoarvestusega grupp Ladu = valige vajalik

Looge oma arvutisse kaust e-ostuarvete jaoks: C:/RP/Ost ja sellele alamkaust C:/RP/Ost/Arhiiv . Kaustad võivad olla ka muu nimega. Järgmisena klikkige moodulis ADMIN nupp Seaded, edasi Ostuarved ja Impordi parameetrid. E-arvete import/sissetoomine

Märkige valik Kasutaja ise käivitab või Automaatne.

1. Oma arvutist või sisevõrgust Importimata failide rada Imporditud failide rada

Sisestage eelnevalt loodud kaust C:/RP/Ost Sisestage eelnevalt loodud kaust C:/RP/Ost/Arhiiv

2. Internetiserverist e-arve operaator

Märkige operaator Ei ole kui saate e-arveid ainult e-postkasti. Kui olete sõlminud e-arvete operaatoriga lepingu, siis märkige täpp vajaliku operaatori nime ette ja sisestage vajalikud tehnilised parameetrid (serveriaadress, kasutajakonto ja parool). Võimalus e-kirjaga tulnud e-arveid importida jääb ka alles. Kui soovite kasutada operaatorit RAPID,TTT (st e-arvete operaaritele maksab teenuse eest TT Tarkvara), siis seadistuse teeb

mailto:[email protected]

http://www.tttarkvara.ee/RP/juhendid/E_arvete_opeaatori_registr.pdf



Leht 3

RAPIDi klienditugi.

Omniva kinnitusringi kasutamine

Kui olete sõlminud ettevõttega Omniva arvekeskus.ee lisaks operaatorteenusele ka kinnitusringi, siis valige Kasutame kinnitusringi. Rapidisse imporditakse arvekeskus.ee serverist ainult kinnitusringi läbinud e-arved. Kui kinnitusringi teenust ei kasutata, siis imporditakse RAPIDisse kõik saabunud e-arved.

Dokumentide seeria Valige vajalik ostuarvete seeria. Kui teie firmas on kasutusel mitu ostuarvete seeriat, siis võtke kasutusele üks. Kui siiski vajate mitut seeriat, siis on võimalik peale importi tõsta sissetõmmatud arve teise seeriasse: Ostuarved > Dokument ekraanile > tööleht „Manused,Kursivahe“ > Muuda seeriat.

Eelistatud pank Valige pank kui oma ettevõttel on mitu pangakontot erinevates pankades ja tavapäraselt tasute ostuarveid ühest kindlast pangast.

Vaikimisi klient

Kui e-arve on väljastanud hankija, keda veel ei ole klientide kataloogis, siis hankija lisatakse Rapidisse (juhul kui e-arves sisaldub reg.kood). Kui e-arves puudub reg.kood, siis lisatakse ostuarve päisesse Vaikimisi klient.

Vaikimisi artikkel

Valige „Selgitamata kulu“ või „Selgitamata kaup“.

Ümardusvahe artikkel

Valige ümardusvahe artikkel.

Kui teete RAPIDis ka laoarvestust, siis seadistage järgmised väljad: Ostuarve impordil max ostuhinna muutus Ladu Uue artikli grupp Uue artikli ühik

Kulukäibemaksuartikkel

Vajalik riigiraamatupidamis-kohustuslasele.

Sisse loetavas ja väljasaadetavas failis artiklite sidumine

Vajalik seadistus kui RAPIDis toimub kaupade laoarvestus ja soovite, et Rapid tunneks ära imporditavas e-arves oleva toote artikli koodi, triipkoodi või tootja koodi järgi.

Väljuge salvestamisega.

2. Klientide ettevalmistamine e-ostuarveteks Kõigi tarnijate kliendikaartidel peab olema salvestatud registrikood. Selle järgi lisatakse sissetulevate e-ostuarvete hankija. Ilma registrikoodita hankijat ei ole võimalik tuvastada. Kliendid > otsige kõik kliendid linnukesega Ost > kliendikaart topeltklikiga ekraanile. Üldandmed - Reg.nr. – hiirega topeltklikk allajoonitud sõnal Reg.nr otsib äriregistrist ettevõtte registrikoodi. Salvestage see kliendi kaardile. Pank, Lepingud - OSTMINE Kui sellelt hankijalt sooritatud ostud on kulud, siis täitke tüüpartikkel ja E-arve ridade impordiks valige meetod I või II „Kulud … „. Kui sellelt hankijalt tehtud ostud on laoarvestusega kaup, siis valige meetod III „Kaup või kulud, …“ või IV „Kaup, …“. Salvestage.




Leht 4

3. E-arve sissetõmbamine ostuarveks

Kui hankija saadab e-kirjaga e-arve (xml-fail), siis lohistage hiirega xml-fail e-kirja manusest Desktopile/Töölauale paigutatud ostuarvete kausta ikoonile. Käivitage RAPID FINANTS, edasi nupp Ostuarved. Programm kontrollib ka seadistatud kaustas on xml-faile. Kui Jah, siis imporditakse need RAPIDisse ostuarveteks. Teise sammuna kontrollib protseduur kas e-arve operaatori internetiserveris on e-arveid teie firmale. Kui Jah, siis imporditakse need RAPIDisse ostuarveteks.

Kuidas e-arve salvestatakse RAPIDisse ostuarveks? E-arve väljastanud hankija tuvastatakse e-arves sisalduva registrikoodi järgi.

Kui e-arve on väljastanud hankija, keda veel ei ole RAPIDis klientide kataloogis, siis hankija lisatakse Rapidisse (juhul kui e-arves sisaldub reg.kood). Kui e-arves puudub reg.kood, siis lisatakse ostuarve päisesse Seadistusest Vaikimisi klient.

Kui E-arves oleva hankija nime alguses on lühendid AS, OÜ, SA, TÜ (või sama tähendusega pikad nimetused), siis tõstetakse need nime lõppu ja seejärel salvestatakse RAPIDisse ostuarvele. (Analoogselt juriidiliste isikute nime otsingul e-äriregistrist.)

Kui e-arves olev hankija nimi ei ole sama kui RAPIDis kliendikaardil, siis salvestatakse ostuarvele hankija nime väljale nimetus RAPIDist +“ ! „+ nimi e-arvelt. Vajalik, et hankija nime muutumisel jõuaks info ka RAPIDisse ostuarvele.

Ostuarvel makse saaja automaatne määramine

Protseduur salvestab Makse saajaks Hankija juhul, kui e-arves: o puudub eeltäidetud maksekorraldus; o või eeltäidetud maksekorraldusel Makse saaja nimi (tagis

'E_Invoice/Invoice/PaymentInfo') on sama kui e-arve päises olev Hankija nimi; o või eeltäidetud maksekorraldusel puudub IBAN (tagis 'E_Invoice/Invoice/PaymentInfo').

Kui Makse saaja nimi (tagis 'E_Invoice/Invoice/PaymentInfo') erineb e-arve päises olevast

Hankija nimest, siis protseduur otsib makse saaja IBAN-it RAPID-ist. St püütakse Makse saaja kindlaks teha RAPIDis oleva IBANi alusel.

o Kui leiatakse RAPIDist sama IBAN, siis salvestub ostuarvele Makse saajaks leitud IBAN-i juures olev klient.

o Kui ei leita, siis otsitakse RAPIDist Makse saaja nime järgi ja leidmisel salvestatakse ostuarvele Makse saajaks leitud klient.

Kui e-arves on eeltäidetud maksekorraldus, aga selles määratud Makse saajat ei leita RAPIDist ei IBANi ega nime järgi, siis ostuarvel jääb saaja protseduuri poolt määramata. Kasutaja peab makse saaja ise käsitsi lisama.

Ostuarvel IBANi automaatne määramine

Ostuarved > E-arve import > kui e-arves on Makse saajaks Hankija, siis o lisatakse kliendikaardile kõik IBANid, mis on e-arves ja mida kliendikaardil ei ole; o ostuarvele salvestatakse hankija IBAN nii:




Leht 5

1. Hankija kliendikaardilt vaikimisi IBAN (kui see IBAN esineb ka e-arves); kui puudub, siis järgmine:

2. Oma ettevõtte eelistatud panga IBAN (Eelistatud pank = Seaded>Ostuarved>E-arved>Eelistatud pank); kui Eelistatud pank puudub, siis järgmine:

3. E-arve eeltäidetud maksekorraldusel olev IBAN; või esimene suva IBAN hankija kliendikaardilt.

Ostuarve ridade salvestamine

Kui imporditav e-arve on kreeditarve (type='CRE'), o millel tag-is TotalSum on summa positiivne, siis enne RAPIDisse salvestamist

korrutatakse kõik summad ja kogused (-1)-ga. o siis dokumendi kokku summa võetakse väljalt <TotalSum>, mitte tavapäraselt väljalt

<TotalToPay>. Standard lubab kreeditarvel TotaltoPay väärtuseks 0.

Kui e-arve real on sisestatud raamatupidamiskonto ja/või allüksus, siis esmalt püüab protseduur määrata ostuarve rea artikli selle konto ja siis allüksuse järgi;

o kui e-arve real oleva konto ega allüksuse juures polnud RAPIDisse artiklit seadistatud, siis käivitub tavapärase artikli määramise protseduur.

o Kataloogid > Kontoplaani ja allüksuse tabelisse saab sisestada kulude artikli.

Ostuarve manusesse lisatakse e-arve xml-fail, mida kasutajal on võimalik vaadata ka inimsõbralikus vaates. Kui e-ostuarve sisaldab ka pdf-faili, siis salvestatakse ka see manusesse.

4. Hankijate täpsem seadistus

Pakub raamatupidajale tööaja kokkuhoiu võimalust. Seadistage hankijatele, kellelt pidevalt ostate teenuseid või kaupu, e-arvete impordi parameetrid kliendipõhiselt.

4.1. Kuluarvete mallid

Käivitage RAPID FINANTS, edasi nupp Ostuarved. Otsige üles kuluarved, mis saabuvad teile iga kuu ja millele sisestate rohkem kui ühe rea. Näiteks telefoniteenuse, ruumide kasutamise või kütuse arved. Avage ostuarve ekraanile, valige tööleht Manused,kursivahe. Klikkige nupul Salvesta uueks malliks. Kui järgmine kord impordite selle hankija e-arvet, siis lisatakse read sama skeemi järgi nagu mallile salvestus. Kuluarvete malle saate seadistada ja kustutada: Kataloogid > Kuluarvete mallid.

4.2. Hankijate seadistus, kui pole põhjust malle kasutada

Malle pole põhjust kasutada nende hankijate puhul, kelle kuluarved sisestate RAPIDisse ühe reaga või kellelt soetate kaupa. Käivitage RAPID FINANTS, edasi nupp Kliendid. Avage hankija kliendikaart, tööleht Pank,Lepingud, plokk OSTMINE. E-arve ridade import

Siin on meetodite valik - kuidas e-arve impordi protseduuri käigus lisatakse Rapidisse ostuarvele read.

Kulud, ostuarvele e-arve kogusumma ühe reaga (1) Ostuarve reale lisatakse artikliks tüüpartikkel kliendikaardilt (kui seal on) või üldisest




Leht 6

häälestusest.

Kulud, e-arve kõikide ridade nimetused ja summad (2) Ostuarve reale lisatakse artikliks tüüpartikkel kliendikaardilt (kui seal on) või üldisest häälestusest.

Kulud või kaup, e-arve import rida-realt, võimalusel tuvastatakse artikkel koodi või margi järgi (3) Ostuarve reale lisatakse artikliks 1. e-arves sisalduv artikkel, kui selline on Rapidis olemas; Rapidi artikkel määrab kas on tegemist kulu või kaubaga; 2. tüüpartikkel kliendikaardilt (kui seal on); 3. üldisest häälestusest. Kui kasutate Omniva kinnitusringi ja koostate Omniva liideses dokumentidele ka lausendid, siis peab hankijate kliendikaartidel olema just see valik! Siis töötab kontoplaani seadistuses oleva artikli paigutamine ostuarve reale.

Kaup, e-arve import rida-realt, artikkel tuvastatakse, vajadusel lisatakse uus artikkel (4) Sobiv valik kui Rapidis toimub laoarvestus. Ostuarve reale lisatakse artikliks e-arves sisalduv artikkel; kui seda ei ole Rapidis, siis lisatakse. Artikli parameetrid (Ladu, Grupp ja Ühik) saadakse üldisest häälestusest (Seaded > Ostuarved > Impordi parameetrid).

Tüüpartikkel Valige vajalik kui kasutate eelnevaid esimest kahte meetodit.

5. Tüüpmenetlusringid

Võimalus luua lähtuvalt tarnijast spetsiifilist menetlusringi - ostuarve menetlejate nimekirja: ADMIN > Kataloogid > "Tüüpmenetlusringid'.

Kliendid > topeltklikiga kliendi kaart ekraanile > tööleht "Pank,Lepingud" uus väli "Menetlusring" - siia saab valida eelnevalt loodud tüüpmenetlusringi.

Ostuarve > uue ostuarve lisamisel, kui hankijale on seadistatud menetlusring, siis lisatakse arvele menetlejad sellest tüüpmenetlusringist. Kui pole seadistatud, siis nii nagu seni: lemmik-menetlejad. Kui ostuarvet sisestatakse käsitsi, siis hankija muutmisel muutub ka menetlusring, seni, kuni pole avatud menetlejate lehekülge.




Leht 7

II Müügiarve väljastamine e-arve formaadis

Tarkvarast RAPID on võimalik välja saata müügiarveid e-arvete vormis lisamooduliga E-ARVED. E-ostuarvete edastamiseks on vajalik ettevõtte juhatuse liikme poolt Äriregistris e-arvete vastuvõtu soov kinnitada, e-müügiarvete väljasaatmiseks ei ole Äriregistri kinnitus oluline. Tehingupartnerid lepivad omavahel kokku mil viisil müüja edastab ostjale e-müügiarve. RAPIDist on võimalik edastada e-arve vormis müügiarvet ostjale neljal erineval viisil: 1) RAPIDi kaudu RAPIDist saab edastada e-müügiarvet ostjale e-arvete operaatori kaudu nii, et teie ettevõtte ei sõlmi operaatorteenuse lepingut. Seda võimalust pakume RAPIDi püsiklientidele. TT Tarkvara avab RAPIDi püsikliendile Omniva Arvekeskuses e-arvete konto, millega kaudu toimub ettevõtte e-müügiarvete väljasaatmine ja e-ostuarvete vastuvõtmine. RAPIDi püsiklient ise otsustab kui mitmele ettevõttele ta soovib e-arvete kontot avada. Ettevõtete arv ei ole piiratud. E-arvete edastamisega kaasnevad kulud maksab operaatorile TT Tarkvara. Ettevõttel endal ei ole vaja e-arvete operaatorteenuse lepingut sõlmida. 2) operaatori kaudu Suuremad kaubandusettevõtted on seda edastusviisi kasutanud juba aastaid. 2017. aastast võtsid selle edastusviisi kasutusele ka avaliku sektori asutused. Eeldab lepingu sõlmimist e-arvete operaatorteenust pakkuva ettevõttega. Täna pakuvad operaatorteenust - Telema, Omniva Arvekeskus.ee ja Fitek (www.arved.ee). Teenuse kasutamisega kaasneb püsikulu ja tasu iga edastatud ning vastuvõetud dokumendi pealt. Peale lepingu sõlmimist luuakse ettevõttele teenuse-pakkuja internetiserveris e-arvete konto, mille kaudu RAPID edastab e-müügiarveid ja tõmbab sisse e-ostuarveid. 3) internetipanka Tavaliselt soovivad seda edastusviisi eraisikust ostjad, et saadud e-arve ühekordse maksega või püsikorraldusega tasuda. Teenustasu iga internetipanka saadetud müügiarve edastamise eest on 0,25 kuni 0,50 eurot. Seda võimalust kasutavad korteriühistud ja analoogsed haldusettevõtted. 4) e-kirjaga See on tasuta edastamise võimalus, e-arve lisatakse e-kirja manusesse. Üldreeglina riigiraamatupidamis-kohustuslased ei toeta seda edastusviisi.

1. Esmane seadistus Käivitage RAPID FINANTS, edasi nupp Seaded ja veelkord Seaded. Valige Müügiarved ja E-arved. IBAN E-arve üks kohustuslik osa on eeltäidetud maksekorraldus, valige milline teie firma

IBAN sellele lisatakse. Operaator

RAPID,TTT

valige vajalik Kui olete RAPIDi püsiklient ja teil ei ole sõlmitud e-arvete edastamise operaatorlepingut, siis on võimalik kasutada operaatorit RAPID,TTT. Selle operaatori saab seadistada ainult RAPIDi klienditugi.

Programm paneb ise paika tehnilised parameetrid: Serveriaadress = https://finance.omniva.eu/finance/erp Receiverid = PORTAL




Leht 8

Telema Kui teie firmal on operaatorileping ettevõttega Telema, siis teisi tehnilisi parameetreid pole vaja siia seadistada. Telema internetiserveri parameetrid on kirjas nende oma tarkvaras.

Omniva arvekeskus.ee

Kui teie firmal on operaatorileping ettevõttega Omniva arvekeskus.ee, siis Serveriaadress = https://finance.omniva.eu/finance/erp Receiverid = PORTAL Kasutajakonto = logige sisse serverisse arvekeskus.ee, valige Üldinfo > Seaded > Andmevahetus ERP-ga: ERP-i juurdepääs lubatud =JAH Autentimiskood: see sümbolite jada kopeerige-kleepige RAPIDisse väljale kasutajakonto. Parooli ja lepingu numbrit pole vaja. Seadistuse aitab lisada RAPIDi klienditugi.

Fitek B2B Kui teie firmal on operaatorileping ettevõttega Fitek B2B, siis Serveriaadress = https://www.arved.ee/b2b/services/iWS-Invoices Receiverid = eEAb Sisestage ka kasutajakonto ja parool, mille saate Fitekilt.

Swedbank Kui teie firmal on operaatorileping ettevõttega Swedbank, siis Serveriaadress = pole vajalik Receiverid = HABAEE2X kasutajakonto ja parool – pole vajalikud. Sisestage lepingu number.

NB! Kui teie ettevõttel ei ole sõlmitud RAPIDi püsikliendi lepingut ega e-arvete operaatorlepingut, aga on olemas lisamooduli E-ARVED, ja soovite müügiarveid e-arve vormis ostjale edastada, siis saate edastada e-müügiarve e-kirjaga. Või sõlmige teenusleping.

Lisaseadistus üüri- ja massarvete jaoks

Vajalik ainult moodulite ÜÜR ja MASSARVED kasutajatele. Küsige seadistuse kohta lisainfot RAPIDi klienditoelt.

Sisseloetavas ja väljasaadetavas failis artiklite sidumine Vajalik seadistus kui RAPIDis toimub kaupade laoarvestus ja soovite e-

müügiarvele väljastada ka artikli koodi, triipkoodi või tootja koodi.

Millised koodid kirjutatakse väljaminevatesse dokumentidesse (Müügiarve, müügi saateleht, ostutellimus)

Artiklikood Mark

Märkige linnukesega kui soovite edastada ostjale e-arvel info artiklikoodi ja margi kohta.

2. Klientide ettevalmistamine e-müügiarveteks Ostja kliendikaardil peab olema salvestatud registrikood, aadressi I ja III rida – „Tänav,maja korter, küla“ ning „Maakond“. Need on kohustuslikud parameetrid e-müügiarves. Ilma registrikoodi ja aadressita ei ole võimalik e-müügiarvet ostjale edastada. Üldreeglina ei tohi olla täidetud väli „Seotud klient“, vt juhendi alljärgnevat peatükki 4.

3. E-müügiarve väljastamine ostjale

Kui ostja teatab, et ta soovib saada e-arvet operaatori kaudu, siis käivitage RAPID FINANTS, edasi nupp Müügiarved. Lisage uus arve või avage varem sisestatud müügiarve.




Leht 9

Tehke hiire topeltklikk arve päises sõnal Ostja. Avaneb kliendikaart, täidetud peab olema Reg.nr. Liikuge töölehele Pank,Lepingud, klikkige plokis „ARVE EDASTAMINE“ linki „Kontrolli e-arve soovi“. Kui vastus on positiivne, siis saab ostjale saata e-arve operaatori kaudu.

Valige väljal Edastamine väärtuseks E-arve operaatori kaudu. Siis järgmisel korral sellele ostjale müügiarve väljastamisel Rapid juba teab edastamisviisi. Väljuge kliendikaardilt salvestamisega.

Klikkige müügiarve päises nuppu - Arve edastamine ostjale kliendikaardil seadistatud viisil. E-arve edastatakse ostjale.

Kui on samale kliendile on vaja edastada arvet ka e-kirjaga, siis klikkige nuppu - Arve edastamine ostjale, saab valida edastamisviisi, avaneb edastamisviiside valik: Valige soovitud viis „E-kiri pdf-failiga“ ja klikkige nupule OK.

Kuidas müügiarve ostjale edastati, saate hiljem vaadata müügiarve töölehel Tekstid,Muud:

NB! Kui teie firmal ei ole sõlmitud RAPIDi püsikliendi lepingut ega e-arvete operaatorlepingut, aga soovite müügiarveid e-arve vormis ostjale edastada, siis saate lisamooduli E-ARVED olemasolul edastada e-müügiarvet e-kirjaga või sõlmige leping.

4. OSTJA KLIENDIKAARDILE ON SEADISTATUD SEOTUD KLIENT

Kui on vaja väljastada e-arve KOVile kuuluvale iseseisvale oma registrikoodiga asutusele (näiteks vallale kuuluv kool), kelle e-arve peab jõudma e-arvete operaatori serveris vastava valla või linna kontole, siis tuleb RAPIDis teha seadistus: Kliendid > topeltklikk allasutuse (näiteks kooli) real > seadista väljale "Seotud klient" vastav vald või linn > Salvesta. Vajalik, et e-arvete operaator saaks e-arved vajalikele saajatele jagada.




Leht 10

Seega kui saata e-arve kliendile, kellel on määratud kliendi kaardil seotud klient, siis kirjutatakse automaatselt e-arvesse:

seotud kliendi nimi ja reg.number tagidesse RecipientParty (Arve saaja) ja PayerParty (Maksja) ;

ostja-kliendi (näiteks vallale kuuluv kool) andmed tagi BuyerParty (Ostja).

Kui on vaja väljastada e-arve KOVi allasutusele (kellel puudub registrikood), siis (näiteks vallale kuuluv lasteaed), kelle e-arve peab jõudma Omnivasse vastava valla või linna postkasti, siis tuleb RAPIDis Ostjaks-kliendiks sisestada KOV (vald või lind) ja Saajaks valida allasutus. E-arvesse kirjutatakse:

ostja-kliendi, (valla või linna) andmed tagi BuyerParty (Ostja) saaja andmed tagi DeliveryParty (Tarne saaja) tage RecipientParty (Arve saaja) ja PayerParty (Maksja) ei täideta.




Leht 11

5. Müügiarve väljastamine ostjale läbi operaatori internetipanka

Vajalik eelneva teenuslepingu olemasolu! Täpsem info RAPIDi klienditoelt.

SEADISTUS Omniva Arvekeskus, logi sisse, vali vajalik ettevõte.

Üldinfo > Arve seaded > Müügiarve > keri lõppu > Müüjate haldus > Tegevused > muuda > Müügiarve

kanalid > Märgi linnukesega kõik EE tähisega pangad > Salvesta > Logi välja.

RAPID FINANTS > Seaded > Müügiarved > E-arved > Lisaseadistus, topeltklikk real „Omniva“, kliendi - ostja lõppkanal: Swedpank, SEB, Nordea, Krediidipank, Danske, LHV:

sisesta tulpa „eakChannel“ = INTERNET_BANK

OSTJATE ETTEVALMISTAMINE Igale eraisikule, kelle IBAN ja isikukood on teada, saab saata e-arve tema internetipanka.

Kuidas eraisik seda arvet tasub, ei ole siin oluline.

RAPID FINANTS > Kliendid > ava kliendikaart, kes soovib arvet internetipanka:

Sisesta ostja isikukood. Tööleht „Pank,Lepingud“, Arve edastamine, Edastamine = „Operaatori kaudu panka“,

Sisesta ostja IBAN.

Kui ostjal on mitu IBAN-it, siis märgi linnukesega Vaikimisi see IBAN, millele ostja soovib e-arvet. Salvesta.




Leht 12

6. Müügiarve väljastamine ostjale läbi operaatori ümbrikusse

Vajalik eelneva teenuslepingu olemasolu! Täpsem info RAPIDi klienditoelt.

SEADISTUS

Omniva Arvekeskus, logi sisse, vali vajalik ettevõte.

1. Paberarve lubamine Üldinfo > Arve seaded > Müügiarve > keri lõppu > Müüjate haldus > Tegevused > muuda > Müügiarve

kanalid > Märgi linnukesega „Paberarve“ > Salvesta. 2. Omniva nõuab, et ümbrikusse saab panna ainult sellist arve väljatrükki, mille aknas on nähtaval arve

väljatrükilt Saatja andmed ja Saaja andmed. Kui vastavat väljatrükki ei ole RAPIDisse kujundatud, siis

Üldinfo > Arve seaded > Müügiarve > Müügiarve PDF mall: STANDARD_V1 > Salvesta.

Logi välja.

RAPID FINANTS > Seaded > Müügiarved > E-arved > Lisaseadistus, topeltklikk real „Omniva“, kliendi - ostja lõppkanal Tigupost:

sisesta tulpa „eakChannel“ POST

Salvesta.

Omniva nõuab, et ümbrikusse saab panna ainult sellist arve väljatrükki, mille aknas on nähtaval väljatrükilt

Saatja andmed ja Saaja andmed. Seadistage müügiarve seeria juurde vastav väljatrüki vorm: Seaded > Müügiarved > Müügiarve seeriad > Lisa

> Arve vorm – valige „Arve aknaga ümbrikusse“ > OK > Salvesta.

OSTJATE ETTEVALMISTAMINE

FINANTS > Kliendid > ava kliendikaart, kes soovib arvet paberil ümbrikus oma postiaadressile: Sisesta ostja postiaadress ja isikukood.

Tööleht „Pank,Lepingud“, Arve edastamine, Edastamine = „Operaatori kaudu ümbrikusse“, salvesta.




Leht 13

III Abiprogrammi registreerimine arvutisse

Vajalik ühekordne tegevus enne kui alustate e-arvetega tegelemist. Abiprogramm suhtleb operaatorteenust pakkuva internetiserveriga.

1. Uuendage RAPID tavapäraselt: käivitage RAPID ADMIN Uus versioon

2. Otsige oma arvutis üles mooduli RAPID FINANTS töökaust. Tavaliselt C:\RP\Mootor\Fin\

3. Töökaustas otsige fail rpe.cmd

4. Tehke hiire paremklikk faili nimel ja valige

menüüst „Käivita administraatorina“

5. Käivitage RAPID FINANTS, edasi Kliendid,

otsige üles klient TT Tarkvara OÜ, avage

kliendi kaart ekraanile, liikuge töölehele Pank,Lepingud, klikkige plokis „ARVE

EDASTAMINE“ linki „Kontrolli e-arve soovi“.

6. Kui abiprogrammi registreerimine arvutisse õnnestus, siis saate teate:

Kui tuleb mingi muu teade, siis võtke palun

ühendust RAPIDi klienditoega.

---


Documents

E-arvete seadistamine ja kasutamine Majandustarkvara RAPID ...tttarkvara.ee/RP/juhendid/E_arved.pdf · e-arve operaator Märkige operaator Ei ole kui saate e-arveid ainult e-postkasti