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e- 文書法対応 ペーパーレスで働き方変革を実現 ～ PFU の実践事例紹介～Changing the Way of Working at PFU by Using Paperless Based Operations (Complying with the e-Documentation Law)

古木隆義 *Takayoshi Furuki

* 経営管理統括部　経営管理部

平成 27 年の税制改正（施行規則改正）で国税関係書類のスキャナ保存（e- 文書法対応）の要件が変更され，

実質的な緩和が実現した．PFUと国内関係会社を合わせた12社は，要件緩和を受けて一斉に正式運用を開始した．

PFU では以前からペーパーレスの全社活動に取り組んでおり，紙文書の電子化及び不要な紙文書の破棄，さら

に紙を出さない仕組みづくりを通じて働き方の変革を進めてきた．こうした背景がスムーズな正式運用開始のベー

スとなっている．

今回の e- 文書法対応でペーパーレスが加速し，事務を効率化できた．また，これらの取組みによって内部統制

がレベルアップするなど，経営強化にもつながっている．本稿では，これらについて順に説明する．

Because of the 2015 tax system revision, the requirements for scanning and saving national

tax-related documents (complying with the e-document law) have been changed, which led to

a substantive ease on the requirements. PFU and its domestic subsidiary companies officially

started scanning and saving these kinds of documents after the ease on the requirements

began.

Even before the change, PFU had already been promoting paperless based operations and

changing the way of working by digitizing paper documents, discarding unnecessary paper

documents, and creating a system without the need for paper. As a result, officially scanning

and saving tax-related documents has begun smoothly.

By complying with this e-document law, paperless operations have progressed successfully,

which has made our business efficient. Because of this, our efforts have strengthened

management operations, such as the improvement of internal control. This document describes

the details of our efforts.

1 まえがき

平成 27 年の税制改正（施行規則改正）により，国税

関係書類のスキャナ保存の要件が変更され，実質的な緩

和となった．新制度によるスキャナ保存は，2015 年 9

月 30 日から承認申請が可能となった．PFU は，スキャ

ナメーカーとしては世界シェア No.1注１）という強みを

活かし，旧制度の開始以来，既に 10 年間にわたり国税

関係書類のスキャナ保存を実践している．今回の税制

注１） ド キ ュ メ ン ト ス キ ャ ナ を 対 象 と す る． 日 本・ 北 米 はInfoTrends 社により集計（2014 年実績）．

ドキュメントスキャナ集計より Mobile/Micro を除く 6 セグメントの合計マーケットシェア（主に 8ppm 以上のドキュメントスキャナ全体）．

欧州は InfoSource 社（2014 年実績）の集計に基づき，西欧地区（トルコとギリシャを含む）におけるシェアを PFU グループにて推計（15ppm 以上 500 ドル以上のドキュメントスキャナ）．

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e- 文書法対応ペーパーレスで働き方変革を実現～ PFUの実践事例紹介～

PFU Tech. Rev., 27, 1, (10,2016)

改正でも国税関係書類のスキャナ保存を，PFU と国内

関係会社を合わせた 12 社で一斉に申請し，2016 年 1

月 1 日から正式に運用を開始した．これにより，紙文

書の削減と社員の働き方の変化が加速されてきた．本稿

では，PFU での取組み内容及び効果について説明する．

2 e- 文書法対応，ペーパーレス化による働き方変革

2.1 e- 文書法まずは，e- 文書法について簡単に説明する．e- 文書

法とは，「民間事業者等が行う書面の保存等における情

報通信の技術の利用に関する法律」（施行は 2005 年 4

月 1 日）のことである．その目的は，電磁的方法によ

る情報処理の促進，書面の保存などに係る負担の軽減，

利便性の向上により生活の向上及び経済の発展に寄与す

ることである．e- 文書法を適用することにより，これ

まで事務所や倉庫に保管していた大量の紙の法定保存文

書注２）を，電子的に保管したり，活用したりできるよう

になる．

e- 文書法の対象となるのは，様々な法令で企業が保

存を義務付けられている書類である．そしてそれらの書

類の約半分は国税関係書類である（書類の保存を定め

る条文 1,418 条文のうち 729 条文が国税関係）．国税

関係書類の e- 文書法対応については，電子帳簿保存法

で要件が定められている．電子帳簿保存法では，e- 文

書法対応のことをスキャナ保存という用語で表現してい

る．国税関係書類のスキャナ保存を実施する場合には，

管轄の税務署に申請書を提出し，国税局の審査を経て，

最終的に税務署長の承認を受ける必要がある．

また，国税関係書類のスキャナ保存の適用要件には，

電子的に保管した書類の完全性，見読性，検索性が要求

される．さらに，スキャナ保存を行う業務は適正事務処

理要件を満たす必要がある．適正事務処理要件とは，内

部統制が働く業務設計が必要ということである．これら

の要件を満たし，電子的に保管した紙文書は，原本の破

棄が可能である．

なお，2016 年 1 月 1 日からは，スキャナ保存制度

の最大のネックであった 3 万円以上の契約書や領収書

を認めない規制が撤廃され，導入が容易になった．

2.2 国税関係書類のスキャナ保存国税関係書類をスキャナ保存する際の事務処理の流れ

注２） 国税関係書類，医療関係書類，顧客対応書類など．

について説明する．

事務処理は以下の流れで行う（図 - １参照）．

① 国税関係書類を受け取る．

② 受け取った国税関係書類をスキャナで読み取り，

電子データで保存する．

③ 読み取った電子データの確認をする．確認内容

は，ページが抜けていたり，折れ曲がったままス

キャンされたりして，読取りが不十分でないかな

どである．

④ タイムスタンプを付与する．

⑤ 記録事項（検索キー）の設定を行う．

⑥ ⑤の電子データをサーバーに登録する．

⑦ これら一連の業務が適正に行われているかを定

期的に検査する．

⑧ 紙の原本を破棄する．

このように，国税関係書類を電子帳簿保存法の要件に

そって電子データ化することで，最終的に書類の原本で

ある紙を破棄することができる．その結果，ペーパーレ

スを実現できる．

2.3 ペーパーレスによる働き方変革PFU では，保存義務のある書類の e- 文書法対応と

は別に，仕事のペーパーレス化及びオフィスのペーパー

レス化を，全社活動として2014年から取り組んでいる．

ペーパーレス化の推進は，「どこでもオフィス」の実現

につながった．「どこでもオフィス」とは，物（紙）か

ら脱却し，場所や時間に縛られないワークスタイルのこ

とである．

ペーパーレス活動を進めた結果，この 2 年間でオフィ

スに存在する紙の書類を 92％削減した．実際には書類

の 92％削減は最初の 4 か月で達成し，それ以降は維持

◆図 -１　国税関係書類をスキャナ保存した事務処理の流れ◆

（Fig.1-Flowofoperationsintheofficewhen

scanningandsavingnationaltax-related

documents）

⑦内部監査（定期的な検査）

タイムスタンプ 記録事項

入力

帳簿

国税関係書類

タイムスタンプ局

関連性

①書類の授受 ②スキャン ④タイム　スタンプ付与

⑤記録事項　入力

⑥登録

⑧廃棄

電子データ

③検証（照合）

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e- 文書法対応ペーパーレスで働き方変革を実現～ PFUの実践事例紹介～

を続けている状態だ．ペーパーレス活動は，次の三つの

取組みを並行して進めてきた．

（１） 不要な紙文書は破棄する

誰かが持っている資料は自分では持たないことにす

る．例えば，会議で配付される資料などは保存場所を決

めて共有する．

（２） 紙を出さない仕組みを作る

情報の電子化を進めて，書類の決裁などは紙に依らな

くてもできる仕組みにする．書類によっては法令により，

もともと電子データで持っている情報でも，紙に印刷し

て保存を求められるものが多い．この場合も，環境と仕

組みを整えた上で，税務署に申請すれば電子データのま

ま保存が認められるケースが多い．

（３） 残すべき紙文書は保管し，その中で共有すべき書

類は電子化する

原本が紙の書類で，保存義務があるものは，外部倉庫

での保管を徹底しオフィスを身軽にする．その際に情報

の活用度合によって，後日閲覧する可能性がある書類は，

スキャンなどにより電子化を進める．注意が必要なのは，

やみくもに電子化するのではないということだ．情報と

して活用したいものや共有が必要なもの，後で見る可能

性の高い資料を電子化し，そうでないものは電子化しな

いことにする．

これらの取組みの結果，最終的に手元に残った書類は

作業途中のものだけとなった．紙がなくなると事務所の

景色が変わり，働き方も変わってくる．事務所に戻って

書類を提出したり，押印したりという，場所と紙に縛ら

れた働き方から解放される．そうなると在宅勤務導入の

可能性が高まる．在宅勤務が可能になれば，高齢者や障

害者，育児中の社員の活躍の場が広がる．

このように，ペーパーレスは働き方改革につながる取

組みであり，また，e- 文書法対応はその手法のひとつ

だといえる．以下に，PFUが行ったe-文書法対応スキャ

ナ保存の社内実践の取組みについて説明する．

3 e- 文書法対応による働き方変革 ～社内実践事例紹介～

1998 年以前の PFU の経理部門では，毎年約 480

箱分（箱は段ボール箱相当の大きさの書類保存箱）の帳

簿書類が発生していた．主なものは，部品の購入明細，

製品の残高明細，納品書控，売掛金台帳，債務台帳，及

び総勘定元帳などである（表 - １参照）．

1998 年に電子帳簿保存法が施行され，PFU は電子

帳簿の申請を行った．その結果，これらの帳簿書類は

印刷する必要がなくなり，表 - １に示した帳簿書類は年

間 50 箱まで削減できた．それでも「請求書」「領収書」

は紙の書類として残る．その理由は，請求書及び領収書

は，社外から紙で受け取る書類だからである．電子帳簿

として申請できるのは，最初の記録段階から一貫して電

子データで処理されるものに限られているためだ．

これに対して，2005 年に紙で受け取った書類のス

キャナ保存が認められると PFU は即座に申請し，その

年から請求書のスキャナ保存を開始した．これは全国初

の事例である．また，2015 年の税制改正で領収書のス

◆表 -１　経理部門で発生する書類の変化◆

時期 1998年以前 1998年～ 2005年～ 2016年 1月1日～

紙書類の量（書類保管箱の量） 480箱 /年 50箱 /年 25箱 /年 0箱 /年

PFUの対応 紙で保存（必須） 電子帳簿保存法の施行により，電子帳票の運用を開始

請求書のスキャナ保存を開始

2015 年のスキャナ保存の要件の改正に対応した運用を開始

帳簿書類の保管方法

・部品の購入明細，入出庫明細，残高明細

・製品，中間完成品の受払明細，残高明細

・納品書控，請求書控・売掛金帳簿，売掛明細・債務台帳・総勘定帳簿

紙保管 電子帳簿・書類 電子帳簿・書類 電子帳簿・書類

・請求書 紙保管 スキャナ保存 スキャナ保存（改正要件対応）・領収書 自主的にスキャナ保存

を実施（原本は紙保管）

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e- 文書法対応ペーパーレスで働き方変革を実現～ PFUの実践事例紹介～

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キャナ保存が全面的に認められると，PFU はその対応

も全国で最初に行った．PFU は国税関係書類のスキャ

ナ保存の実施により，表 - １の経理関係の帳簿書類は，

現在は年間 0 箱になっている．

スキャナ保存の国税局への申請は業務単位で申請でき

るため，PFU では旅費精算業務と支払依頼業務を申請

した．旅費精算業務では領収書，支払依頼業務では請求

書と領収書（出張旅費以外のもの）が対象書類となる．

次項からそれぞれの取組み内容を説明する．

3.1 旅費精算業務における取組み3.1.1 旅費精算業務の概要と流れ

旅費精算業務でスキャナ保存の対象になる書類は領収

書だ．出張で利用した電車，飛行機や，お客様訪問の際

に利用する駐車場のものが多い．旅費精算の流れは以下

のとおりである（図 - ２参照）．

① 社員がワークフローシステムで旅費精算を申請

する．

② 社員が領収書をスキャナで読み取り，領収書の

画像（PDF ファイル）を申請データに添付する．

タイムスタンプは添付のタイミングで付与される．

③ 所属長は，申請データと領収書（PDF ファイル）

を確認して承認する．

④ 人事部門は，旅費精算を確定する．

⑤ 人事部門は，当月の申請データに対して，翌月

にサンプリング検査を行い，旅費精算業務が適正

に運用されていることを確認する．

⑥ 領収書を破棄する．

3.1.2 取組みの特長この旅費精算業務における取組みの特長は，領収書を

スキャンするのが各所属だということである．2015 年

までは，ワークフローシステムに旅費精算申請を入力し

た後，精算書を印刷し，領収書の原本を添付した上で本

社に郵送していた．同時に申請データのワークフローシ

ステムでの回送も必要だった．

2016 年からは，ワークフローシステムに，領収書

をスキャンする機能を追加した．これにより，旅費精算

業務のスキャナ保存が実現した．なお，追加したスキャ

ンとドキュメント管理の機能は，PFU で開発した e- 文

書ソリューションを利用している参１）．

3.1.3 取組みの効果効果は以下のとおりである．

（１） 運搬費の削減

従来は，全国 120 拠点から旅費精算書と領収書を本

社に郵送していた．現在は郵送不要である．運搬費は昨

年まで 400 万円かかっていたが現在は 0 円である．

（２） 倉庫費用の削減

従来は旅費精算書と領収書を倉庫で保管していた．現

在は電子データのみを保管しているため，倉庫費用が不

要となった．

（３） 事務工程の半減

従来は旅費精算書の起票（図 - ２の①）から旅費精算

のデータ確定（図 - ２の④）までの期間は，領収書の郵

送時間も含めて 2 ～ 3 日必要だった．現在は 1 日かか

らずに完了する．

（４） 申請の手間の簡素化

従来は旅費精算書を印刷し，領収書を糊付けするとと

もに，郵送のための作業（封筒の準備，宛名書き，投函）

が必要だった．現在はスキャンするだけで完了する．た

とえ領収書が複数枚あったとしても，スキャナに重ねて

セットするだけで読み取ることができる．

領収書のスキャナ保存の導入は，その効果が社内のす

べての部署に及ぶという点で，全社レベルでの業務改善

といえる．さらに，事務工程が半減されたことは特筆す

べき変化である．これは，部分的な作業レベルの効率化

とは異なり，旅費精算業務の着手から完了までのすべて

の事務工程を通した期間（リードタイム）の短縮である．

リードタイムを短縮して費用の支出も削減できたという

ことは，会社全体を通した事務処理の全体最適を実現

した仕組みといえる．さらにリードタイムの短縮によっ

て，旅費精算を行った本人への支払いもその分だけ早く

なった．つまり，社員向けサービスの向上にもつながっ

ている．

3.1.4 旅費精算の申請のしかたPFU の旅費精算業務において，領収書のスキャナ読

取りには共用のスキャナまたは自席のスキャナを使用し

ているが，ここでは共用のスキャナを使用する場合で説

◆図 -２　旅費精算業務（領収書のスキャナ保存）◆

（Fig.2-Processingtravelexpenses(scanningand

savingreceipts)）

①旅費精算入力

②領収書スキャンＰＤＦを添付⑥

領収書廃棄

③所属長承認

④精算データ確定

⑤サンプリング検査

各所属（各地120拠点，本社，工場他） 本社人事部門

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e- 文書法対応ペーパーレスで働き方変革を実現～ PFUの実践事例紹介～

明する．

共用のスキャナにはネットワークスキャナを使用し，

100 人に 1 台の割合で設置している．ネットワークス

キャナはタッチパネルが備えられているのが特長であ

る．e- 文書法対応の画質要件を満たす設定はあらかじ

め行っている．

また，スキャナ読取りのタイミングは，旅費精算申請

の前でも後でも可能だが，以下に説明する処理の流れは，

領収書を共用のスキャナで読み取った後で，旅費精算申

請を入力する場合である（図 - ３参照）．

① 社員がネットワークスキャナにログインする（ロ

グインは，カードリーダーに社員カードをかざす

だけでできるが，タッチパネルで社員番号とパス

ワードを入力する方法もある）．

② ネットワークスキャナに領収書をセットし，タッ

チパネルを操作して読み取る．

③ 自席のパソコンで旅費精算申請を入力起票する．

④ 旅費精算を入力した後で，②で読み取った画像

を選択して添付し，旅費精算申請を所属長に回送

する．

領収書を読み取る際に社員番号でログインすることに

より，誰が読み取った画像なのかが記録される．また，

電子帳簿保存法では，画質要件が定められているが，あ

らかじめ設定してあるため社員がそれを意識する必要が

ない．

3.2 支払依頼業務における取組み3.2.1 支払依頼業務の概要と流れ

支払依頼業務でスキャナ保存の対象になる書類は，請

求書と領収書である．請求書は経費の支払いのものであ

り，領収書は出張旅費以外で立替精算したものである．

請求書の一例としては宅配便や研修受講のものがあり，

領収書の一例としては交際費の立替払いなどがある．支

払依頼業務の流れは以下のとおりである（図 - ４参照）．

① 各所属が，ワークフローシステムを使用して請

求書や領収書（出張旅費以外の立替払い）に対す

る支払依頼書を作成する．支払依頼書を印刷し，

請求書または領収書を添付して紙で回送する．

② 経理部門は，支払依頼書（紙）と請求書または

領収書，さらにワークフローシステムの電子デー

タを照合し，支払処理などの経理処理を行う．

③ 経理部門は，支払依頼書，請求書または領収書

をスキャナで読み取る．ここでタイムスタンプを

付与する．

④ 経理部門は，当月処理した支払依頼に対して，

翌月にサンプリング検査を行い，支払依頼業務が

適正に運用されていることを確認する．

⑤ 請求書及び領収書を破棄する．

3.2.2 取組みの特長支払依頼業務のスキャナ保存は 2005 年 12 月から

実施している．電子帳簿保存法の要件にそって国税局の

承認を得た事例としては，全国初の取組みである．

特長は，経理部門の書類の保管のしかたを変更しただ

けで実現していることである．支払依頼業務では，もと

もと印刷された支払依頼書と請求書及び領収書の原本が

経理部門に集まる仕組みであった．スキャナ保存を始め

る前は，経理部門に集約されたこれらの書類を，経理の

処理完了後に紐で綴じて書類保存箱に入れて保管してい

た．2005 年 12 月から書類の保管作業は，スキャナで

読み取った電子データをサーバーに保存する作業に変更

した．変更したのはこれだけである．そのため，比較的

簡単に，しかも小規模なシステムで導入できた．スキャ

ン作業自体は，経理部門内でメンバーが分担して行って

いる．また，2015 年の要件改正にあわせて改めて国税

局に申請し，現在は新要件（電子署名不要，領収書など

◆図 -３　旅費精算の領収書スキャン操作（共用スキャナを使用する

場合）◆

（Fig.3-Scanningreceiptsfortravelexpenses(when

usingasharedscanner)）

◆図 -４　支払依頼業務（請求書及び領収書のスキャナ保存）◆

（Fig.4-Processingrequestsforreimbursements

(scanningandsavingbillsandreceipts)）

①共用スキャナにログイン②領収書をスキャンし，確認

領収書の電子化③自席で旅費精算申請④領収書画像を選択し，添付

旅費精算の申請

①支払依頼書入力，印刷

②照合・支払処理

問合せ対応（取引先／社内）

請求書領収書

③スキャナ

④サンプリング検査

⑤請求書，領収書廃棄

各所属 本社経理部門

スキャナ保存データ電子帳簿

関連付け

タイムスタンプ

頻繁に検索

送付

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e- 文書法対応ペーパーレスで働き方変革を実現～ PFUの実践事例紹介～

PFU Tech. Rev., 27, 1, (10,2016)

の金額制限なし，など）でスキャナ保存を実施している．

なお新要件には，PFU の e- 文書ソリューションを

利用することで対応し，あわせてスキャン作業の効率化

も実現した．当社の e- 文書ソリューションは，2005

年以降 10 年間にわたるスキャナ保存の実践経験をもと

に，開発部門と経理部門が共同で作り上げたものである．

現在も機能や操作性について，経理部門がユーザーとし

て開発部門に細かい提案を継続しており，製品に反映し

続けている．

3.2.3 取組みの効果効果について説明する．各所属の手続きを全く変更し

ていないにも関わらず，大きな効果を出している．

（１） 問合せ対応の効率向上

経理部門は，支払先の業者から支払内容について問合

せを受けることが多い．問合せを受けた場合，以前なら

いったん電話を切り，請求書に印字されている請求書番

号を確認した上で，電話をかけ直して回答していた．そ

のため，問合せ 1 件あたり約 30 分は必要だった．現

在は，電話で問合せを受けている最中にパソコンで検索

して回答できるため，問合せ 1 件あたり 5 分以内で対

応できている．

（２） 書類検索時間の大幅削減

請求書などの画像データを一瞬で検索できるため，書

類を探す工数を 85% 削減できた．

（３） 保管費用の削減

請求書及び領収書の原本は破棄するため，保管費用を

削減できた．

3.3 税務調査対応や会計監査対応への波及効果3.3.1 税務調査対応における効果

通常の税務調査では，調査官が事務所に来て，過去 3

年分の申告内容について裏付けをとり，また間違いがな

いかを，証憑との照合などにより確認をする．税務調査

を受ける企業は事前準備をして調査開始日を迎えること

になる．事前準備としては，税務調査期間中の部屋を確

保した上で，指定された帳簿書類をその部屋に運び入れ

ておくことなどがある．

また，調査期間中を通して，調査官から帳簿や書類の

コピーをとって渡すよう要求される．コピーは毎日要求

され，量も多い．

企業側にとって税務調査で大事なことは，経理処理や

税務申告の内容について調査官に説明をし，質問に答え

ることだ．事前の準備や書類のコピーをとる作業は本質

的なことではない．

スキャナ保存は税務調査対応にも大きな効果があった

（図 - ５参照）．PFU の場合，請求書や領収書は 3 年分

で約 150 箱となる．これらを倉庫から探し出し，税務

調査の部屋に運び入れるためには 40 時間（5 人かかり

で 1 日）かかっていた．税務調査後の書類の後片付け

は 20 時間だった．現在は，パソコンとプリンタを準備

するだけであり，準備と後片付けを合わせても 4 時間

の対応で済んでいる．

また，帳簿や書類のコピーをとる対応で 30 時間か

かっていた．現在は，必要な資料を調査官が自ら印刷で

きるため，コピーを要求されることがなくなった．

税務調査の事前準備と期間中に，これまで経理担当者

が行っていたこれらの対応がほぼ不要になった．その結

果，通常の決算業務や日次業務が滞ることがなくなった．

3.3.2 会計監査対応における効果税務調査と同様に，会計監査でも大きな効果を得て

いる．会計監査でも，公認会計士から大量の資料の提出

を要求される．要求される資料は，内容や分野によって

それぞれ経理の担当者が違うことがほとんどだ．そのた

め従来は多くの経理担当者がそれぞれ資料を準備し，コ

ピーをとって渡していた．

これに対しスキャナ保存や電子帳簿の整備をしたこと

により，経理担当者は検索方法さえ知っていれば一人で

対応できるようになった．現在は，税務調査と同様に公

認会計士にもパソコンを提供し，自分でデータの検索，

閲覧をしてもらっている．これにより経理部門と監査法

人の両方の工数削減ができている．さらに工数削減によ

り監査日数が減ったため，監査報酬もその分だけ抑制す

ることができた．

当然ながら，内部監査でも効果が出ている．監査をす

る側と監査を受ける側の両方ともに書類準備などの作業

◆図 -５　税務調査対応における効果◆

（Fig.5-Benefitsoftaxinspections）

スキャナ保存 導入後従来

書類１５０箱を事前に探して運び入れる

調査官が要求する資料のコピーで対応工数増

パソコンプリンタ準備のみ

調査官が自分で印刷可能

大幅な工数削減決算業務や日次業務が中断事前準備，コピー対応，後片付け

90時間ＰＣ準備４時間

PFU Tech. Rev., 27, 1, (10,2016) 47

e- 文書法対応ペーパーレスで働き方変革を実現～ PFUの実践事例紹介～

負担が減っている．

3.4 スキャナ保存による作業負担の軽減さて，書類のスキャナ保存は，書類をスキャナで読み

取る工程が新たに増えるため，作業負担が重いと考える

かもしれない．しかしスキャナ保存は，紙での保管に比

べると作業時間が短くて済む．

書類を紙の状態で保存する場合の作業は，1 か月分の

書類を順番に並べ替えて，書類の束ごとに表紙を作って

穴をあけ，紐で綴じるのが普通である．領収書などは糊

付けが必要なこともある．さらに，書類保存箱を準備し

て，箱の 2 面に書類名や保存期間，管理元部署名を明

記し，書類を詰めて書庫まで運ばなくてはならない．

これに対してスキャナ保存は，スキャナに紙をセット

して読み取るだけである．紙のまま保管する場合は，作

業の動き自体が大きく，動線も長くなるが，スキャナ保

存は席についたままで対応可能である．PFU の場合，

紙の書類の保管作業は年間 120 時間必要だったが，ス

キャンは 60 時間で済んでいる．また，スキャナ保存し

たデータは，活用できる利点もあり，導入効果は大きい

といえる．

スキャナ保存したデータの活用については，3.2 節の

問合せ対応の効率化や 3.3 節の税務調査，監査対応の

効率化で触れたほかに，4.2 節でも述べる．

4 スキャナ保存による内部統制強化 ～営業部門の実践事例紹介～

PFU の営業部門では，受注，売上の一連の業務の中

に証憑のスキャンを組み込むことで，内部統制の強化に

つなげている事例がある．スタートしたのは 2006 年

からで，受注や売上の証憑となる書類（注文書，契約書，

検収通知書など）をスキャンしている．

当時の電子帳簿保存法は，3 万円以上の契約書のス

キャナ保存を認めていなかった．そのため，原紙は保管

することとして，スキャンの目的を内部統制強化におい

た．したがって国税局には申請していない．現在は，3

万円の基準が撤廃されている．あとはタイムスタンプを

付与すれば国税局への申請が可能なレベルであるため，

次のタイミングで申請する予定である．次に具体的な内

容について説明する．

4.1 売上登録業務における取組み4.1.1 売上登録業務の概要と流れ

売上の登録や計上に関する業務は，企業活動の根幹に

かかわるものであり，内部統制の側面からも特に重要な

業務ととらえられている．内部統制で重要なことは，間

違いや不正，漏れや遅れなどが起こらないための有効な

ルール（仕組み）を決めて，それを守り維持し続けるこ

とである．PFUでは，営業活動の業務の内部統制として，

営業規程を定め，それを守るための職務分掌がある．職

務分掌により，受注登録と売上登録は管理部門が行うこ

とにしている．証憑（注文書，契約書，検収通知書など）

のスキャンは，この手順の中に組み込んでいる．

売上登録業務の手順は以下のとおりである（図 - ６参

照）．

① 営業部門がお客様から検収通知書を受け取る．

検収通知書は，あらかじめ登録されている注文

データをもとにPFUの営業部門が作成しており，

QR コードを印字している．お客様はその検収通

知書に押印し，当社の営業部門に返送する．

② 管理部門は，営業部門から受け取った検収通知

書を確認する．

③ 管理部門は検収通知書をスキャンする．検収通

知書の QR コードが OCR で読み取られ，自動

的に売上計上される．

④ 原本の検収通知書を保存する．

⑤ 毎月 50 件をサンプリング検査し，間違いや不

正，記入漏れ，期日遅れなどのルール違反がない

かを電子データで確認する．

⑥ サンプリング検査の結果，気づき事項があれば

営業部門にフィードバックする．

4.1.2 取組みの特長①から⑥までの一連の業務サイクルの中に証憑のス

キャンを組み込んでいる．最大の特長は，検収通知書を

スキャンするだけで，売上が QR コードの OCR 読取

◆図 -６　売上登録業務◆

（Fig.6-Registeringsales）

検収通知書

ＱＲコード

お客様 ＰＦＵ

スキャン（売上・証憑 自動登録） 原本ファイリング

営業 管理部門

受取り

サンプリング検査５０件/月フィードバック

① ② ③ ④

⑤

⑥

内容確認

スキャンデータ（証憑）

売上情報

複数枚同時スキャン可

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e- 文書法対応ペーパーレスで働き方変革を実現～ PFUの実践事例紹介～

PFU Tech. Rev., 27, 1, (10,2016)

りにより自動登録され，同時にスキャンした画像も保存

されることである．注文データ，売上データといった帳

簿のデータと，注文書や契約書，検収通知書などの証憑

の画像は，すべて注文番号で紐づけられている．

4.1.3 取組みの効果内部統制の重要な手続きである売上登録が，QR コー

ド読取りにより完全自動化されたため，手入力が排除で

きた．その結果，間違いや不正を完全に防止できている．

また，紙の電子化は業務の透明性を高めることになり，

牽制機能注３）強化につながっている．さらに業務効率も

向上した．これまでは，売上登録には登録用シートの記

入が必要だったが，それも不要となった．監査対応では，

要求された証憑を探す手間がかからなくなった．

営業部門におけるこれらの効果は期待したとおりで

あった．この効果は経理部門にも及んだ．現在，経理部

門の担当者は日々の入金内容の確認のために，売上デー

タや注文データ，請求データに加えて注文書，検収通知

書，契約書の画像などを自在に検索閲覧している．以前

であれば，入金内容が分からない場合は，すべて営業担

当者に問い合わせていた．問合せを受けた営業担当者も，

場合によっては，お客様に確認した上で経理部門に回答

していた．現在は入金内容の確認のために，経理部門か

ら営業担当者に問い合わせることはなくなった．経理担

当者が検索ツールを駆使して自分で調べる回数は 1 か

月で 400 回である．この結果，経理部門の業務効率だ

けでなく，営業部門にとっても問合せ対応の手間が減っ

ている．営業部門は，そもそも経理部門から毎月 400

回分の問合せを受けずに済んでいるということである．

4.2 内部統制，J-SOX 法対応でのスキャナ保存データ活用

この節では内部統制の J-SOX 法対応で，スキャンし

た画像データを活用し，効率化を実現した事例を紹介す

る．J-SOX 法とは，金融商品取引法などにおいて規定

された内部統制整備の制度のことである．

PFU では 4.1 節のように，営業業務の内部統制体制

構築に，2006 年から証憑スキャンを活用してきた．そ

れとは別に 2008 年からは，内部統制に J-SOX 法の

対応が必要となった．J-SOX 法対応で必要となったも

ののひとつが運用テストである．運用テストとは，内部

統制の仕組みがきちんと機能していることを確認するこ

注３） 会社内の業務を進める上で，間違いや不正を起こさせないための仕事の仕組みや社内体制のこと．例えば，適切な業務分掌は，相互チェックが働くことから間違いを発見しやすくなり，また権限が分散されるため不正行為を未然に防ぐことができる．

とであり，確認はサンプルテストによって行われる．運

用テストの結果が合格であるということは，その会社に

内部統制の仕組みが存在するというだけでなく，実際に

その仕組みが守られていることを証明し，ひいては会社

が作る財務諸表の正確性を保証することになる．これが

J-SOX 法の主な目的である．

4.2.1 運用テストの流れ営業部門の受注業務，売上業務では，運用テストでそ

れぞれ 25 件のサンプルテストを行う必要がある（25

件というのは，統計的サンプリング手法で許容されるサ

ンプル数の最低件数である）．サンプルテストの手順は

以下のとおりである．

① サンプリングの対象となる母集団を内部監査シ

ステムにセットする．母集団は 6 か月分の受注

明細と売上明細のデータである．

② 内部監査システムの画面上のボタンをクリック

することにより，母集団データから 25 件のサン

プリング（無作為抽出）を実行する．

③ 内部監査システムの次の操作として，画面上の

ボタンをクリックすることにより，サンプル 25

件の証憑の画像を一瞬で取り出す．証憑は注文書

や契約書，検収通知書である．

④ 運用テストの実施担当者は，証憑の画像を目で

見て，決められた手順が守られているかを確認し，

合否判定を行う．合否判定の結果を内部監査シス

テムに入力する．

⑤ テスト結果を経営者に報告する．

4.2.2 取組みの特長この取組みの特長は，内部統制 J-SOX 法対応の運用

テストの準備（4.2.1 項の②から③までの処理）を完

全自動化したことである．完全自動化は，売上や受注の

明細情報と，証憑をスキャンした画像データの活用によ

り実現した．25 件のサンプルに対する証憑を，誰かが

パソコンで検索するという作業そのものが発生しない．

4.2.3 取組みの効果仮に紙で証憑を探すとしたらどうなるか．それぞれ

の営業担当者に該当の証憑の提出を依頼しなければなら

ない．営業担当者が証憑を探す手間は，25 件分を合わ

せると丸 1 日はかかる（1 件あたり 20 分として試算．

25 件で 8 時間を超える）．PFU の場合だと 12 種類の

テストを行うので，単純計算で延べ 12 日間を費やすこ

とになる．12 人の営業担当者が丸 1 日の間，証憑を探

すことに費やすなど，現実には容認できるものではない．

内部統制のために営業活動が阻害されるようでは本末転

PFU Tech. Rev., 27, 1, (10,2016) 49

e- 文書法対応ペーパーレスで働き方変革を実現～ PFUの実践事例紹介～

倒である．

4.3 スキャナ保存の取組みの意義これまでは，スキャナ保存データの活用による効果を

説明してきた．ここからは，スキャナ保存に取り組む活

動それ自体に大きな意義があることを説明する．

スキャナ保存の仕組みを整えること，そして整えた

仕組みを維持していくという活動自体が，内部統制の整

備やレベルアップ，管理強化，さらに効率向上を同時に

実現することにつながるということも，当社の実践で分

かった．普通は，管理強化と効率向上は相反することが

多いように思う．例えば不正や事故があると，防止対策

として二重チェックを始めることがある．二重チェック

によって管理は強化されるが，手間が増えて効率が悪く

なるという経験がある．しかし，スキャナ保存では管理

強化と効率向上を両方同時にできるということを順に説

明する．

図 - ７に，スキャナ保存に必要な対応と，内部統制に

求められること，管理強化と効率向上に必要なことをま

とめた．それぞれの要件は重なっている．

（１） 網羅性

対象となる書類が全部そろっており，漏れなくスキャ

ンできる体制が整っていることがポイント．例えば受け

取った請求書は確実に経理部門に届けられ，処理される

仕組みとなっていることが絶対条件だ．漏れがあると内

部統制が機能していないということである．全部そろう

仕組みだから管理強化ができているといえる．さらに全

部そろっているからこそ検索効率が劇的にあがる．例外

があるなど，データのそろい方が不十分だと，検索効率

は著しく悪くなる．漏れも例外もなく，全部そろう仕組

みは，システム的なチェックのほかに，管理部門による

チェック機能や社員教育によって保証することになる．

（２） 実在性

請求書（証憑）があるから支払処理ができる．請求書

のない支払いは架空支払である．

（３） 金額の正確性

支払申請金額と請求書（証憑）の金額が一致．正確な

帳簿付けの基本である．

（４） 権利・義務

購入したという事実があり，購入した事実を購入先

が発行した請求書で客観的に確認できることが必要であ

る．

（５） 年度内の計上

事業年度内に発生した費用は，その年度内に処理し費

用計上する．費用の時期ずれをできるだけ防ぐ仕組みが

必要である．

（６） 牽制機能

業務や証憑を電子化し，透明性が確保できれば，それ

だけで牽制機能が働くものである．

以上の（１）から（６）は当たり前のことで，別に目

新しいことではない．しかし，確実に維持し続けること

は決して簡単ではない．維持するには関係者の意識づけ

が重要だ．

（７） 関係者に周知

制度を整備し，業務フローを確立し，周知，徹底．関

係者が知っているからこそ，ルールを守り，維持できる．

網羅性や実在性などがひとつひとつ確実に保証されるに

は，前提として，関係者全員が守るべきルールを知って

いなければならない．受け取った請求書を，速やかに，

少なくとも月度の締め日に間に合うように手続きを完了

させる意識づけが何よりも大事なこととなる．

5 経営者の視点から見た e- 文書法対応

さて，ここまでは経理部門を中心とした各部門の現場

に近い立場で書いてきたが，経営者から見ると e- 文書

法対応は，また違う目的や狙いを持って受け取られる．

（１） BCM（事業継続管理）

証憑を電子化すると，災害などによる書類の紛失リス

クが軽減され，事業の中断を防ぐことができる．事業の

継続を確保するには有効な手段である．

◆図 -７　e- 文書法対応と内部統制の構築◆

（Fig.7-Complyingwiththee-documentlawand

establishinginternalcontrol）

（１）網羅性

（２）実在性

（4）権利・義務

（6）牽制機能

（5）年度内の計上　　（期間配分）

（3）金額の正確性　　（評価）

対象となる書類は全部そろっていること（漏れなくスキャンできる体制が整っていることがポイント）

証憑があるから支払い処理が可能（証憑がなければ架空支払いになる）

支払い申請金額と証憑の金額が一致（正確な帳簿の裏付け）

購入実績があり，購入先が発行した請求書を確認できる（証憑がなければ架空支払いになる）

今年度の費用で間違いない（費用の時期ずれを防ぐ）

業務の透明性確保， 検索可能（いつでも誰でも検索閲覧できる）

（7）関係者に周知 制度を整備し，業務フロー確立し，周知，徹底（関係者が知っているから，ルールを守り，維持できる）

スキャナ保存の要件

内部統制に求められること 管理強化 効率向上

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e- 文書法対応ペーパーレスで働き方変革を実現～ PFUの実践事例紹介～

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（２） 説明責任

社会に影響を与えるような問題が発生した場合，企業

には説明責任が発生する．説明責任は，多くの場合，証

憑を確実に記録することで果たすことが可能となる．裁

判に巻き込まれた場合，立証し，会社と社員を守るため

にも，記録を確実に残すことが非常に重要である．証憑

の電子化は，その最も有効な手段である．

（３） 内部統制

事業や会社の継続や発展には内部統制の整備が必要不

可欠である．内部統制の維持，強化には，証憑の電子化

が有効であることは 4 章で説明したとおりである．

6 むすび

スキャナ保存というとコスト削減のメリットが強調さ

れがちだが，本稿で述べてきたように社内改革の機会と

してとらえることもできる．どのようなとらえ方であれ，

スキャナ保存は取り組むに値するものであることが理解

いただけたと思う．今後は，多くの企業のあらゆるシー

ンで，公式な書類や社内文書も含めて文書の電子化が進

むと考えられる．PFU はそうした包括的なドキュメン

ト管理のシステムの構築，徹底活用の提案を推進してい

く．世の中のペーパーレス化を牽引し，お客様と社会の

発展に寄与していきたいと考えている．

参考文献参１） e- 文書ソリューション紹介ホームページ

http://www.pfu.fujitsu.com/dsol/e-document/