计算机信息技术基础 （第四版） 许 骏 主编

北 京

责任编辑：王淑兰／责任校对：柏连海

责任印制：吕春珉／封面设计：王 浩

出版 北京东黄城根北街 16 号

邮政编码：100717 http://www.sciencep.com

中国科学院印刷厂 印刷 科学出版社发行 各地新华书店经销

* 1998 年 11 月第 一 版 开本：787×1092 1/16 2005 年 8 月第 四 版 印张：24 1/4 2005 年 8 月第一次印刷 字数：580 000

印数：1－5 000

定价：38.00 元（含光盘）

（如有印装质量问题，我社负责调换< >）

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内 容 简 介

本书系统介绍计算机与网络基础知识、Windows XP 操作系统、文字处

理、Internet 应用、演示文稿与网页制作、表格处理与数据库应用以及信息

安全等内容。与前三版相比，在编写体例和风格上有明显变化，内容也有

较大的增删和调整，具体表现在：版本升级，即从 Windows 98 到 Windows XP，从 Office 2000 到 Office XP；增加了计算机系统与网络、Internet 应用

的内容；新增了数据库应用和信息安全的内容；突破以软件工具应用为线

索的编写体例，从培养应用信息技术解决问题的意识与能力出发，按照理

念、方法与软件工具三个层次组织内容。 与本书配套的 IT技能训练导师系统 iTutor采用基于技能获取过程评价

的学生模型，支持“做中学”。在线学习支持系统（http://www.CAAGrid.cn，http://www.SinoCAA.com）提供交互问题解决环境和个别化学习指导，通

过多元评价促进学生学习与发展。 本书照顾了理、工、文、经、管等各类专业的教学要求，适应面广，

可用作高等学校计算机基础教育教材和中小学教师信息技术培训教材。

图书在版编目(CIP)数据

计算机信息技术基础/许骏主编. —4 版. —北京：科学出版社，2005

ISBN 7-03-015565-3

I. 计… II. 许… III. 电子计算机-基本知识 Ⅳ.TP3

中国版本图书馆 CIP 数据核字（2005）第 049890 号

第一版序言

计算机与信息处理技术是当今世界发展最快和应用最广泛的科技领域。个人计算机

的出现，导致了计算机应用的社会化和家庭化，计算机在人们工作、学习和生活等各个

方面正发挥着越来越重要的作用，利用计算机进行信息处理的能力已成为体现现代人能

力素质的重要标志之一。计算机信息技术基础知识应当成为现代社会人们必修的文化基

础课程，已得到社会各界的普遍认同。因此，加强高等学校计算机基础教育并在全社会

普及计算机信息技术，具有十分重要而深远的意义。目前计算机信息技术基础教育依然

存在很多不如人意的地方：一是教学内容陈旧。尽管目前计算机应用已经转移到 Windows平台上，但不少学校因条件限制仍停留在 DOS 水平。由于教学内容与实际应用严重脱

节，大学生走出校门之前还要忙于参加各种电脑培训，也就不足为奇了。出现这种现象

固然和计算机科学技术的飞速发展有关，但教材编写与课程建设严重滞后，也是一个重

要原因。二是教学手段落后。以黑板加粉笔为主的教学方式还很普遍，计算机辅助教学

（CAI）手段重视不够，高质量的多媒体 CAI 课件还不多见，即使有，也由于教材内容

和考核要求不配套等原因而难以推广。适应学生个别化学习的优秀课件也寥寥可数。当

前，要求学习计算机信息技术的人很多，研究在 Internet 环境下的远程教学，是一件很

有意义的工作，这种网上教学方式可让大范围数量众多的学生接受最优秀的教师的讲授，

不受传统课堂教学在时间、地点和人数等方面的限制。但目前国内真正能够实用化的网

上教学系统很少。三是考核手段落后。计算机信息技术基础教育是以应用为目的，检查

计算机课程的学习效果，首先要看应用能力如何。长期以来，许多学校往往把计算机作

为一门知识来教，考核依然只靠一纸试卷来完成。因此，必须改革现行考试方法，引入

现代化手段——无纸化考试。 解决上述问题，根本出路在于深化教学内容和课程体系改革，加快教学现代化进程。

广东省高等教育厅下达的“计算机与信息高新技术课程建设及教学现代化研究”项目，

是这方面的一次成功尝试。项目研究开发小组经过近一年时间的探索与实践，按照教学

内容、教学和考核手段三方面现代化的要求，建设“计算机信息技术基础”课程。其中，

体现教学内容现代化的这本教材，具有体系新、内容先进、适合当前应用环境的特点，

有较强的实用性。在教学手段方面，项目组成功开发了网上教学系统、多媒体 CAI 光盘

和测试练习磁盘，并制作了教学 VCD。在考核手段方面，则推出了一套网络环境下的无

纸化考试系统（含题库及其管理系统），实现了联机操作考核和自动阅卷。该项目研究成

果的理论水平和技术含量较高，具有创新性。它的推广应用，对加快高等学校计算机基

础教育改革，实现计算机信息技术基础教育的社会化，具有重要价值。 “计算机与信息高新技术课程建设及教学现代化研究”是一项具有深远意义的教育

改革探索项目，项目研究与开发小组的同志们在这方面做了开拓性的工作，可喜可贺！

但还有很多工作要做，希望能有更多的同志投身到这一伟大的改革行列中来，为我们国

家的教育现代化创造更加辉煌的明天。 何克抗

1998 年 10 月

第四版前言

本书出版发行以来，被许多大中专院校和培训机构选作教材，对推动计算机信息技

术基础教育的改革与发展起到积极作用，受到老师和同学的好评。承蒙读者厚爱，本书

曾获全国优秀畅销书奖。读者的认可和支持是对我们最大的鼓励和鞭策，在此，谨向热

心的读者朋友致以诚挚的敬意，感谢你们对信息技术教育以及对本书的热情关注与支持。 1999 年以来，本书先后推出了四个版本，每一次修订再版，不仅是教学内容的更新

和软件版本的升级，更重要的是教学模式、学习方法和考核评价手段的创新与超越。就

信息技术基础教育而言，信息技术既是学习的对象，又是学习的工具与环境。因此，信

息技术教育课程建设不仅要重视教材编写问题，而且还要关注教学资源开发与学习环境

设计。多年来，我们一直致力于这方面的探索与实践，阶段性成果已分别体现在本书的

不同版本当中。 与前三版相比，本书在编写体例和风格上有一些变化，内容也作了较大的增删和调

整，具体表现在：①版本升级，即从 Windows 98 到 Windows XP，从 Office 2000 到 Office XP；②增加了计算机与网络原理、Internet 应用的内容；③新增了数据库应用和信息安

全的内容；④关注信息技术背景下的社会问题，注意渗透人文精神，贯穿社会责任感的

培养；⑤试图突破以软件工具应用为线索的编写体例，从培养学生应用信息技术分析和

解决问题的意识与能力出发，按照理念、方法、软件工具三个层面建构教材内容体系，

图书、光盘和网络等媒体优势互补，提供立体化学习资源。 本书是“IT 技能测评自动化理论与技术”研究项目的系列成果之一。近年来，我们

研究团队在 IT 技能测评自动化方面做了开拓性工作，在理论探索、技术攻关、软件开发

三个层面上均取得重要的创新性成果，出版了国内该研究领域的第一本专著①，研究成

果在国内处于领先地位，达到国际先进水平②。感谢专家对我们研究团队工作的肯定和

鼓励。为满足信息技术教育的需求，我们在该研究成果基础上设计开发了两类教育软件

——IT 技能测评系统 iTAS 和 IT 技能训练导师系统 iTutor。其中 iTAS 解决了长期困扰

信息技术教育的技能考核问题，被誉为是“我国信息技术教育难点问题研究的突破性进

展”③。iTutor 采用基于技能获取过程评价的学生模型，在高度交互的学习环境中嵌入学

习支持服务，提供个别化学习指导并支持“做中学”。基于对操作过程及结果的实时诊断

与评价，iTutor 能够指出错误原因、提出学习建议和提供操作示范等，从而通过技术手

段低成本实现“一对一”教学，这是技能训练的一种有效方式。iTAS 和 iTutor 已通过中

国软件评测中心的鉴定测试④。利用 iTutor 和 iTAS 可以创设有利于学生主动学习的环境，

并提供与解决问题有关的资源与工具，让学生在解决实际问题的过程中学习和发展技能，

① 许 骏, 柳泉波著. IT 技能测评自动化——理论·技术·应用. 北京：科学出版社, 2005 ② 广东省科技厅. IT 技能测评自动化理论与技术. 科技成果鉴定证书. 粤科鉴字［2001］第 123 号 ③ 余冠仕.我国信息技术教育难点问题研究取得突破性进展. 中国教育报, 2002 年 1 月 19 日, 第一版 ④ 中国软件评测中心. IT 技能测评系统 iTAS 鉴定测试报告. 文档编号 RJ15011225

第四版前言

·ii·

体现了以学生为中心的理念和建构主义的学习观。实践性是信息技术教育的显著特点，

本课程提倡在真实情境下的体验式学习，强调学习评价活动与教学过程的融合，侧重对

“做”的过程进行测评，评价方式从纸笔测验转向真实任务考核，从重视静态的总结性

评价向重视形成性评价反馈调节的动态过程转移。这些理念与方法在 iTAS 和 iTutor 得

到了充分体现。我们认为，本书前三版之所以能够赢得广大师生和读者的好评，除了在

教材编写方面付出扎实的努力外，依托一个研究项目设计开发既体现先进教育理念又具

有较高技术含量的教学资源与学习环境，无疑是取得成功的重要因素。 为配合本书第四版的修订工作，我们对 iTAS 和 iTutor 进行了版本升级，并与新版

教材同时出版，其中 iTutor 光盘配书发行。我们还开发了在线学习支持系统

（http://www.CAAGrid.cn，http://www.SinoCAA.com），该系统的最大特色是提供交互问

题解决环境和个性化学习支持服务，通过多元评价促进学生的学习与发展。 本书由许骏主编，许 骏、黄惠青、王冬青等编著，参加本书编写以及配套光盘 iTutor

和在线学习支持系统开发的同志还有陈家海、王建业、徐英、孟战龙、潘红章、陈轶、

何彬、郑卫红等。本书编写过程中参考了大量国内外近年来出版的同类教材，我们对这

些教材的作者表示感谢。作为一本信息技术基础教育教材，我们所做的工作主要在于材

料的选择与整理，在某些内容的叙述方式上做一些尝试，然而，这些看似简单的事情未

必容易做好。尽管我们做了种种努力，但由于水平有限，加上时间仓促，疏漏之处乃至

错误仍在所难免，敬请读者朋友批评指正。 科学出版社技术分社一直关心、支持本书编写以及相关课题研究工作，责任编辑王

淑兰编审为本书的出版付出了辛勤的劳动，使用本书及其配套教学资源的老师和同学对

我们的工作提出了许多有益的建议，还有很多同志以不同方式对本书编写及配套教学资

源开发做出了贡献，在此一并表示衷心的感谢。

许 骏

2005 年 6 月

于北京清华园

第三版前言

本书第一版出版发行以来，受到广大读者的欢迎和好评，很多高等学校、中等专业

学校和计算机培训机构都选用该书作为教材，对我国计算机基础教育的改革与发展起到

积极的推动作用。然而，计算机科学技术的发展日新月异，原书中的部分内容已显得陈

旧落后，有必要进行修订。考虑到不同地区计算机应用水平存在明显差异，各教学单位

的实验条件也不尽相同，作者借这次修订的机会，同时推出第二版和第三版。 与第一版相比，第三版在编写体例和风格上没有变化，但内容作了较大的增删和调

整。具体表现在以下几个方面： （1）随着 Internet 应用的高速发展，特别是电子商务和远程教育的日渐流行，人们

已不再满足在网上收发邮件、浏览信息和下载文件，而开始热衷于建立个人网站、在网

上发布信息。网页设计与网站建设已成为计算机基础教育的重要内容，为此，第三版新

增了“网页制作软件 FrontPage 2000”的内容。 （2）随着社会信息化水平的日益提高，在产品展示、学术交流以及课堂教学等场

合已广泛采用电子演示手段，为此，第三版新增了“演示文稿制作软件 PowerPoint 2000”的内容。

（3）版本升级，即 Windows 95→Windows 98，IE 4.0→5.0，Word 97→Word 2000和 Excel 97→Excel 2000。

（4）为便于组织教学，第三版增加了习题和实验部分的内容。此外，对第一版存

在的一些错漏作了更正，对部分文字进行了加工和润色。全书以培养信息获取、信息处

理和信息发布能力为主线，特别注重实际操作的诠释以及 IT 技能的培养。 本书是“IT 技能测评自动化理论与技术”研究项目

①的系列成果之一，由许骏主编，

许骏、黄惠青撰写。与本书配套的技术成果主要有： （1）利用技术手段评价学生的学习一直是教育技术研究的重要内容之一。CAA

（computer-assisted assessment，计算机辅助评价）是指将计算机应用于教学评价过程，

它引发了评价内容、方法和形式的深刻变革。首先是考试内容不再局限于知识维度，技

能考核成为可能，其次，自动阅卷成为研究的重点。利用 CAA 所形成的数据库，可自

动生成各种统计分析报表，或在更高层次上挖掘隐含的规则、模式和趋势，这无疑有助

于教育评价的量化研究。但目前国内外的 CAA 研究主要集中在客观性测试和自适应测

试两个方面，相关的理论、方法和技术已较为成熟，应用系统已进入实用阶段。但在测

评自动化研究领域，国内外均处在起步阶段，目前只能解决客观题的自动阅卷问题，对

反映实践能力的技能水平，往往采取客观题的形式进行测试，因此，现行的一些所谓无

纸化考试系统，考核内容片面、题型单一。尽管一些系统也能对部分实际操作进行自动

测评，但只局限于某门课程的部分内容，缺乏对技能测评自动化一般性理论的研究，实

现技能测评自动化的关键技术也未见突破。毫无疑问，技能测评自动化已成为 CAA 研

① 对本研究项目感兴趣的读者，可登录到网址 http://www.SinoCAA.com 了解更多的内容

第三版前言

·iv·

究的新领域。另一方面，技能考核问题一直是制约和困扰计算机基础教育改革的一个突

出问题。众所周知，实践性是计算机基础教育的首要属性，IT 技能训练是主要的教学目

标，教学评价的重点在于操作技能的掌握以及解决实际问题能力的测评。但现行的计算

机应用课程考试仍然只靠一纸试卷来完成，用纸和笔来考实验和操作技能的现象依然大

量存在，这显然不利于创新精神和实践能力的培养，与素质教育的要求是相违背的。要

从根本上解决上述问题，必须对测评自动化（antomated testing and assessment，简称 ATA）

理论、方法与技术进行系统深入的研究并加以大胆创新。1999 年初，我们开始从事技能

测评自动化的研究，经过两年的艰苦攻关，研究工作取得重要进展，初步建立了比较完

整的技能测评自动化理论框架，并在 IT 技能测评自动化关键技术攻关取得突破①。以该

项研究成果为基础，我们开发了 IT 技能测评系统②，它以自动阅卷算法及其支撑软件为

核心，辅以题库与组卷系统、考试管理系统等组成，可在单机或局域网环境下运行。如

果利用 Internet 作为信息交换平台，还可以实现远程在线自动测评，这对当前正在蓬勃

发展的网络教育尤其具有应用价值。实践表明，应用 iTAS 系统实现 IT 技能的自动测评，

在保证足够精度的前提下，可提供快速、一致的大规模测评，并可自动完成结果的统计

分析，包括利用数据挖掘（data mining）技术进行深层次的分析。iTAS 自带题库，同时

提供计算机辅助命题环境与工具，用户可以自建题库。IT 技能测评自动化技术的突破，

将有利于从积极的方面发挥考试的导向作用，促进计算机基础教育的健康发展和教学水

平的提高。技能测评系统研究目前集中在计算机学科教育的程序自动测试问题，基于

Internet 的程序设计课程（如 C++和 Java）作业自动评阅系统将在近期试运行。 （2）计算机基础教育有两个特殊问题，一是教学过程需要传递的信息量很大，二是

实验教学占有重要地位。国内同行围绕这两个问题探索出许多新的教学模式，并在教学

实践中取得很好的效果。事实上，对第一个问题，采用简单的技术手段就可以解决（例

如计算机＋大屏幕投影方式）。对第二个问题，尽管应用多媒体网络教学环境可以得到部

分解决（如实现集中授课与实验操作辅导相结合），但仍存在不足之外。本项目的另一个

重要成果——IT 技能训练导师系统 iTutor③——可望从根本上解决上述第二个问题。研究

表明，掌握技能的有效途径是通过考察实例和在解决问题中学习（learning from examples and through problem solving）。它包括两个方面，一是通过考察实例进行学习，现有的多

媒体 CAI 软件大体上属于此类，但还不能根据学习者的实际情况动态选择实例，而合适

的实例对学习解决问题的方法十分重要；二是在解决问题的过程中学习（learning by doing），其关键是要从技术上解决对学习者操作过程及其结果的实时诊断与评价，提供

即时的反馈（包括指出错误原因、提出学习建议等），必要时还可以进行示范操作。此外，

提供与解决问题有关的资源与工具，特别是创设高度交互的学习环境（真实环境或模拟

仿真环境）也是一项重要的研究内容。我们研究开发的 iTutor 软件属于这一类，同时兼

有第一类教学软件的优点，它通过技术创新突破了目前教育软件普遍存在的弱交互和弱

反馈问题。应用 iTutor 可自动高效地实施一对一的教学（one to one instruction），这对远

① 许骏，柳泉波著.IT 技能测评自动化——理论·技术·应用. 北京：科学出版社，2001 ② CAA 项目总课题组.IT 技能测评系统 iTAS. 北京：科学出版社，2001 ③ CAA 项目总课题.IT 技能训练导师系统 iTutor. 北京：科学出版社，2001

第三版前言

·v·

程教育的学生和广大自学者尤其具有价值。另一方面，应用 iTutor 可把教师从指导实验

的繁重劳动中解放出来，把时间和精力投入到更富有创造性的工作。目前，iTutor 研究

与开发正在向两个方向拓展，一是自动在线导师系统（automated online tutoring system），

其主要特征是：①基于 Internet 环境和 XML 规范；②引入教育代理（educational agent）技术；二是在学生模型建构以及对学生学习状态的不确定推理方面引入贝叶斯网络的理

论与方法，以进一步提高系统的智能性。 国家教育部于今年 10 月召开了“全国中小学信息技术教育工作会议”，并印发了《关

于在中小学普及信息技术教育的通知》和《关于在中小学实施“校校通”工程的通知》

决定从 2001 年起用 5～10 年左右的时间在全国中小学基本普及信息技术教育，全面实施

校校通工程，以信息化带动教育现代化，努力实现基础教育跨越式发展。本项目研究成

果可为中小学信息技术教育提供理论指导和技术支持，本书及与之相配套的学习资源用

作中小学教师信息技术培训也是合适的。 本项目研究与开发工作得到广东省高等教育厅、广东广播电视大学、中央广播电视

大学、深圳市教育局、深圳市电化教育馆、北京师范大学现代教育技术研究所和科学出

版社等单位的关心、支持和帮助，何克抗教授、胡晓峰教授和区益善教授等专家学者对

我们的研究工作给予了许多鼓励和指导，参与成果推广试验的老师和学生对课题研究开

发工作提出了许多有益的建议。在此，请允许我代表项目课题组，向所有关心和支持本

项目研究与开发的领导、专家和朋友们表示衷心的感谢！ 本项目研究的系列成果是课题组全体成员集体智慧的结晶，是依靠团队力量集体攻

关取得的。我们共同的研究成果将分别以图书、CD-ROM 等形式在科学出版社出版发行，

我想，这是我们课题组全体同仁共同努力的最好纪念。衷心感谢课题组的同事和朋友们

多年来对我的理解、信任和支持。我以为，课题组取得的成果固然重要，但课题组成员

朝夕相处建立起来的友谊更加珍贵。一项成果领先不了多长时间，但我们的友谊天长地

久。 新年的钟声即将敲响，人类将进入新的世纪。在这千载难逢的时刻，我们谨以此书

作为礼物献给读者，请接受我们的问候和祝福。

许 骏

2000 年 12 月 31 日

于北京

第一版前言

半个世纪以来，以计算机为核心的电子信息技术飞速发展，导致了一场信息革命，

信息已被视为现代社会的重要战略资源。计算机应用的社会化和家庭化，使计算机真正

成为一种多媒体信息处理工具，操作使用计算机已成为现代人必备的技能之一。另一方

面，以 Internet 为雏型的信息高速公路，为人们提供了一个资源共享和互联互通的网络

环境，正在改变人类在工业社会时代以地理位置相对集中为主要特征的学习、工作和生

活方式，开始显露出信息社会的新形态。为顺应世纪之交信息化进程明显加快的发展趋

势，需要培养和造就一支庞大的计算机科技人才队伍，因此，加强高等学校计算机基础

教育并在全社会普及计算机信息技术，具有十分重要的意义。但当前计算机教育普遍存

在内容陈旧、教学和考核手段落后的现象，改革的呼声很高。 从 1997 年下半年开始，我们承担了广东省高等教育厅下达的“计算机与信息高新

技术课程建设及教学现代化研究”项目，第一阶段的成果是建设一门体系新、内容先进、

多种媒体配套、教学和考核手段现代化的计算机基础教育课程，取名为《计算机信息技

术基础》。项目研究的核心问题是教学现代化，主要内容包括： 一、教学思想现代化 计算机应用是一门实践性很强的学科，以传统教学论为基础的传授式教学法不能适

用该学科的教学要求。本项目以目前最先进的建构主义学习理论为指导，使用现代化教

学手段，通过创设问题情景并提供解决问题的帮助指导，让学生在解决问题的过程中实

现对知识体系的建构，达到培养能力和提高素质的目的。 二、教学内容现代化 教学内容现代化主要体现在教材上。作者从学科发展现状、当前应用环境以及作为

素质教育的基本能力要求出发，全面更新教学内容，构建新的课程体系。全书包括五个

模块：计算机基础知识与基本操作；中文 Windows 95；文字处理软件 Word 97；表格处

理软件 Excel 97；Internet 和浏览器 IE 4.0 等。实现了由旧三件（指 DOS，WPS 和 CCED）

到新三件（指中文 Windows 95，Word 97 和 Excel 97）的更新。为适应当前多媒体和网

络应用环境，增加了 Internet 和 IE 4.0 的内容，多媒体技术也列入了计算机基础知识的

内容。 三、教学手段现代化 没有教学手段的现代化，教学内容的现代化就失去了依托。事实上，计算机教育自

身的现代化已成为一项紧迫任务。本项目提供的教学手段和教学媒体主要有：

1．网上教学系统。可在线浏览课程学习资料，这些资料包括以超文本方式组织的

课程内容、以 JAVA 语言编写的网络 CAI 程序或用其他创作工具制作的多媒体课件。也

可以把资料下载到本地计算机上进行学习。系统提供在线讨论和电子邮件两种答疑辅导

方式，学员可通过在线测试检查学习效果。这种教学方式的最大优点是突破了传统课堂

教学在人数、时间和地点等方面的限制。本项目开发了一种新的网上动画实现技术，教

学实例能以动态图像方式呈现在本地计算机屏幕上，可实现远距离多媒体教学。 2．多媒体 CAI 光盘。其特点：一是在示范操作后提供交互式环境供学员练习，系

统自动跟踪操作过程并进行实时评价；二是创建系统虚拟环境，可进行系统设置方面的

第一版前言

·viii·

操作训练；三是提供 Internet 仿真环境，可进行 WWW 浏览、文件下载和收发电子邮件

实验。 3．测试评价与操作练习课件。提供仿真操作练习并进行实时评测，能自动生成学

生的认识结构的模型，提出有针对性的学习指导。 4．教学 VCD。对教材中的每一篇内容提供一节总结性的辅导，聘请本学科教学专

家主讲，全套共 5 张 VCD。 四、考核手段现代化 为推动考核方法改革，加快考核手段的现代化，本项目研究开发了一套网络环境下

的无纸化考试系统，它由题库与组卷、考生信息管理、联机考试、自动阅卷和成绩统计

分析等五个子系统组成。该系统能够对操作型考题的操作过程进行自动跟踪与分析，解

决了操作题的自动阅卷和评分问题，实现了真正意义上的无纸化考试。

本项目由广东广播电视大学和北京师范大学现代教育技术研究所共同研究开发。著

名教育技术专家、北京师范大学博士生导师何克抗教授担任顾问，广东广播电视大学李

益民校长为项目负责人。在项目研究与开发过程中，一直得到广东省高等教育厅领导的

关怀、鼓励和支持。项目研究与开发小组的全体人员以强烈的事业心和高度的责任感投

入工作，靠相互配合、团结协作的团队精神，克服了一个又一个困难，终于圆满完成任

务并取得预期的成果。这些成果将分别以图书、光盘和磁盘等媒体形式在科学出版社出

版发行。本项目成果的推广应用，对推动高等学校计算机基础教育改革，特别是促进教

学现代化具有积极的意义，也将有助于实现计算机信息技术教育的社会化。 本书是项目研究成果之一，由许骏、黄惠青编著。许骏担任主编，并撰写第一、二、

四、五篇及负责全书统稿，黄惠青撰写第三篇并上机验证通过了全部操作实例。黄荣怀

副教授、周云洁副教授和廖华康工程师认真审阅了书稿并提出修改意见，何克抗教授为

本书写了序言。科学出版社的有关领导对本书的出版给予了大力支持，责任编辑为本书

的出版做了大量具体工作。在此，谨向他们表示衷心的感谢。 计算机应用是一门实践性很强的学科，要提高应用计算机解决实际问题的能力，关

键在于多上机操作。本书提供的实例均在计算机上验证通过，建议读者边阅读本书边上

机操作，以达到事半功倍的效果。由于计算机系统软、硬件配置和环境的不同，本书所

配插图中的程序运行界面可能与读者所使用的计算机屏幕显示不尽相同，但这并不影响

使用本书。

计算机与信息高新技术课程建设及教学现代化研究是一个大题目，我们所做的工作

还只是初步的。我们把该项目研究成果奉献给读者，目的在于抛砖引玉，期待专家和读

者提出宝贵意见。我们愿与从事计算机教育的同行进行广泛的合作，为提高计算机信息

技术教学水平、促进教学现代化而共同努力。

最后，请允许我代表研究与开发小组的全体人员，向关心和支持本项目研究与开发

的同志们、朋友们表示衷心的感谢。

许 骏

1998 年 10 月于北京

目 录 第四版前言 第三版前言 第一版前言

第一篇 计算机与网络系统

1 计算机与网络基础 ····································································································2 1.1 引言 ··························································································································3

1.1.1 信息 ·······································································································································3 1.1.2 信息技术 ·······························································································································5

1.2 计算机系统 ··············································································································5 1.2.1 存储程序的概念 ···················································································································5 1.2.2 计算机系统的硬件组成········································································································8 1.2.3 信息在计算机中的表示······································································································16 1.2.4 计算机软件系统 ·················································································································24

1.3 计算机网络 ············································································································31 1.3.1 计算机网络概述 ·················································································································31 1.3.2 交换技术 ·····························································································································32 1.3.3 计算机网络体系结构··········································································································33 1.3.4 局域网 ·································································································································38 1.3.5 广域网与网络互连··············································································································41

2 Windows XP ·········································································································· 44 2.1 图形用户界面·········································································································45

2.1.1 Windows XP 桌面 ···············································································································45 2.1.2 窗口 ·····································································································································48 2.1.3 菜单 ·····································································································································49 2.1.4 对话框 ·································································································································50 2.1.5 界面设置 ·····························································································································50

2.2 文件与资源管理·····································································································53 2.2.1 文件系统 ·····························································································································53 2.2.2 文件与资源的浏览··············································································································55 2.2.3 文件与资源的管理与操作 ··································································································56

2.3 设备与磁盘管理·····································································································58 2.3.1 设备管理 ·····························································································································58 2.3.2 磁盘管理 ·····························································································································60

2.4 应用程序使用与管理·····························································································61 2.4.1 启动和退出应用程序··········································································································61 2.4.2 应用程序管理 ·····················································································································62

目录

·x·

2.5 Windows XP 的网络应用·······················································································63 2.5.1 局域网中的网络配置··········································································································64 2.5.2 资源共享 ·····························································································································64 2.5.3 网络内通信 ·························································································································67

3 信息安全 ················································································································ 68 3.1 概述 ························································································································69

3.1.1 信息系统与信息安全··········································································································69 3.1.2 信息系统的安全风险··········································································································69

3.2 加密与认证 ············································································································70 3.2.1 加密技术 ·····························································································································70 3.2.2 认证技术 ·····························································································································72

3.3 网络安全 ················································································································73 3.3.1 网络面临的安全威胁··········································································································73 3.3.2 网络安全的层次 ·················································································································73 3.3.3 网络防火墙技术 ·················································································································73

3.4 数据库安全 ············································································································75 3.4.1 数据库的安全需求··············································································································76 3.4.2 数据库安全技术 ·················································································································76 3.4.3 数据库的安全策略··············································································································77

3.5 操作系统安全·········································································································77 3.5.1 操作系统的安全控制··········································································································77 3.5.2 Windows 操作系统的安全性······························································································78

3.6 计算机病毒 ············································································································78 3.6.1 计算机病毒的定义··············································································································78 3.6.2 病毒分类 ·····························································································································79 3.6.3 病毒的检测 ·························································································································79 3.6.4 病毒的防范 ·························································································································80

第二篇 基本 IT 技能

4 文字处理——Word ································································································ 84 4.1 Word 2002 的基本操作 ··························································································85

4.1.1 Word 2002 工作环境···········································································································85

4.1.2 创建文档的操作步骤··········································································································89

4.1.3 新建、打开和保存文档······································································································89

4.2 文档的录入与编辑·································································································92 4.2.1 文档的录入 ·························································································································92

4.2.2 编辑的基本操作 ·················································································································93

4.2.3 复制、移动和删除文本······································································································94

4.2.4 撤销与恢复 ·························································································································96

4.2.5 查找与替换 ·························································································································96

目录

·xi·

4.2.6 对多个文档的操作··············································································································97

4.3 格式化文档 ············································································································98 4.3.1 字符格式化 ·························································································································98

4.3.2 段落格式化 ·························································································································99

4.3.3 样式 ···································································································································101

4.3.4 排版技巧 ···························································································································103

4.3.5 视图方式 ···························································································································107

4.3.6 设置页面与打印文档········································································································108

4.4 使用表格 ·············································································································· 112 4.4.1 创建表格 ···························································································································112

4.4.2 表格的输入与编辑············································································································113

4.4.3 设计表格格式 ···················································································································117

4.4.4 表格计算 ···························································································································120

4.4.5 表格排序 ···························································································································120

4.4.6 表格图形化 ·······················································································································121

4.5 图文混排 ·············································································································· 122 4.5.1 绘制图形 ···························································································································122

4.5.2 插入艺术字 ·······················································································································127

4.5.3 图片的插入与处理············································································································128

4.5.4 创建公式 ···························································································································131

5 Internet 应用 ·········································································································134 5.1 认识 Internet 和 Web ···························································································· 135

5.1.1 IP 协议 ······························································································································135

5.1.2 域名系统 ···························································································································139

5.1.3 万维网 ·······························································································································141

5.2 接入 Internet ········································································································· 145 5.2.1 拨号接入 Internet ··············································································································145

5.2.2 通过局域网接入 Internet ··································································································148

5.2.3 通过 ADSL 接入 Internet ··································································································149

5.2.4 其他接入方法 ···················································································································149

5.3 漫游 WWW ·········································································································· 149 5.3.1 浏览网页 ···························································································································150

5.3.2 使用收藏夹 ·······················································································································152

5.3.3 保存网页 ···························································································································154

5.3.4 IE 基本设置 ······················································································································155

5.3.5 检索信息 ···························································································································157

5.4 电子邮件 E-mail··································································································· 161 5.4.1 电子邮件 ···························································································································161

5.4.2 使用网页邮件系统收发电子邮件 ····················································································162

目录

·xii·

5.4.3 使用 Outlook Express 收发邮件 ·······················································································164

5.5 FTP 与实时通讯工具··························································································· 170 5.5.1 文件传输 FTP ···················································································································170

5.5.2 实时通讯工具 ···················································································································175

第三篇 数 据 管 理

6 表格处理——Excel ·······························································································180 6.1 Excel 2002 的基本操作························································································ 181 6.2 工作表的建立与编辑··························································································· 183

6.2.1 工作表的基本操作············································································································183

6.2.2 数据填充 ···························································································································185

6.2.3 输入公式 ···························································································································187

6.2.4 使用工作表函数 ···············································································································190

6.2.5 工作表的编辑 ···················································································································192

6.3 格式化工作表······································································································· 195 6.3.1 数据的格式化 ···················································································································195

6.3.2 单元格的格式化 ···············································································································198

6.3.3 打印工作簿 ·······················································································································200

6.4 多工作表的应用··································································································· 202 6.4.1 同一工作簿中多工作表的操作 ························································································202

6.4.2 多窗口操作 ·······················································································································203

6.4.3 工作表的链接 ···················································································································204

6.5 数据图表化 ·········································································································· 206 6.5.1 创建简单图表 ···················································································································206

6.5.2 编辑图表 ···························································································································209

6.6 数据管理与分析··································································································· 212 6.6.1 数据清单的建立与编辑····································································································212

6.6.2 数据排序 ···························································································································214

6.6.3 数据的筛选 ·······················································································································216

6.6.4 数据分类汇总 ···················································································································217

6.6.5 合并计算 ···························································································································218

6.6.6 数据透视表 ·······················································································································219

7 数据库应用——Access·························································································223 7.1 数据库设计 ·········································································································· 224

7.1.1 数据库的基本概念············································································································224

7.1.2 数据库的数据描述············································································································225

7.1.3 数据模型 ···························································································································227

7.1.4 关系数据库管理系统········································································································229

目录

·xiii·

7.1.5 Access 数据库设计 ···········································································································232

7.2 数据的组织与存储······························································································· 233 7.2.1 创建表结构 ·······················································································································233

7.2.2 输入数据 ···························································································································235

7.2.3 表间关系 ···························································································································236

7.3 数据的查询 ·········································································································· 239 7.3.1 查询的分类与操作············································································································239

7.3.2 选择查询 ···························································································································241

7.3.3 操作查询 ···························································································································243

7.3.4 交叉表查询 ·······················································································································246

7.4 数据的操作与维护······························································································· 247 7.4.1 窗体的基本结构与类型····································································································247

7.4.2 创建窗体 ···························································································································248

7.4.3 控件的使用 ·······················································································································249

7.5 数据的输出 ·········································································································· 251 7.5.1 报表的结构与类型············································································································251

7.5.2 创建报表 ···························································································································252

第四篇 媒体集成与信息发布

8 演示文稿制作——PowerPoint ··············································································256 8.1 PowerPoint 2002 的基本操作 ·············································································· 257

8.1.1 认识 PowerPoint 2002 ·······································································································257

8.1.2 PowerPoint 的常用术语 ····································································································258

8.1.3 PowerPoint 2002 窗口 ·······································································································259

8.1.4 新建/打开/保存演示文稿··································································································260

8.1.5 PowerPoint 2002 的视图方式 ···························································································262

8.2 创建演示文稿······································································································· 264 8.2.1 演示文稿的制作 ···············································································································264

8.2.2 利用大纲工具栏修改演示文稿 ························································································273

8.2.3 PowerPoint 2002 与其他应用软件共享信息 ····································································275

8.3 演示文稿的美化··································································································· 277 8.3.1 幻灯片母版 ·······················································································································277

8.3.2 应用配色方案 ···················································································································278

8.3.3 应用设计模板 ···················································································································279

8.3.4 更改背景 ···························································································································280

8.4 设置动画效果及放映方式 ··················································································· 280 8.4.1 设置动画效果 ···················································································································280

8.4.2 设置幻灯片切换方式········································································································282

目录

·xiv·

8.4.3 在幻灯片中添加旁白········································································································283

8.4.4 排练计时 ···························································································································284

8.4.5 创建超级链接 ···················································································································284

8.4.6 设置放映方式 ···················································································································286

8.4.7 演示文稿放映 ···················································································································288

8.4.8 打印演示文稿 ···················································································································288

8.4.9 发布到网页形式 ···············································································································289

9 网页制作——FrontPage ·······················································································291 9.1 FrontPage 2002 的基本操作················································································· 292

9.1.1 HTML 与网页 ···················································································································292

9.1.2 FrontPage 2002 简介 ·········································································································293

9.1.3 网站与网页基本操作········································································································298

9.2 网页编辑与制作··································································································· 302 9.2.1 编辑文本 ·····························································································································302

9.2.2 在网页中插入各种对象····································································································305

9.2.3 创建和编辑网页表格········································································································310

9.3 网页的组织与处理······························································································· 312 9.3.1 应用网页主题 ···················································································································312

9.3.2 制作框架网页 ···················································································································313

9.3.3 制作表单网页 ···················································································································318

9.3.4 其他网页对象与效果········································································································323

9.3.5 使用 CSS 级联样式表·······································································································326

9.4 网站的创建与管理······························································································· 331 9.4.1 网站的创建 ·······················································································································331

9.4.2 网站发布与管理 ···············································································································337

附录 A 综合练习题 ···································································································339 附录 B 中文输入法 ···································································································369

Internet 是一个全球性、开放的信息互联网络，它为人们带来了快捷的通信方式、移

动的办公环境和个性化的生活空间。今天，Internet 已经“飞入寻常百姓家”，在不知不觉

中影响和改变人们的学习、工作和生活方式。 Internet 的重要价值主要体现在两个方面：一是它提供了人与人之间方便快捷的通信

服务，从这个意义上说，它使世界变小了，“地球村”一词也许就是这个意思。另一方面，

它提供网上巨大信息资源的共享能力，这又使得人们面对的世界变大了。学习 Internet应用应该强调以下三种技能的训练：第一，交流与沟通的技能，Internet 上最基本的交流

手段是电子邮件、网络寻呼和 BBS 讨论；第二，浏览与查询的技能，这需要熟练掌握浏

览器和搜索引擎的使用；第三，信息发布与网络参与技能，例如建立个人网站、在网上

发布信息或组织网上讨论等。

学习要点

★ IP 地址的基本概念 ★ 域名系统的基本概念 ★ 万维网 WWW 要解决的问题 ★ Internet 的接入方式 ★ IE 浏览器的使用 ★ 文件传输 CuteFTP 的使用 ★ 文件的压缩与解压缩 ★ 实时通信工具 MSN 的使用 ★ 电子邮件 Outlook Express 的使用

Internet 应用

5 Internet 应用

·135·

5.1 认识 Internet 和 Web

Internet 网络体系结构以 TCP/IP 协议为核心，其中 IP 协议为各种不同的通信子网或

局域网提供统一的互连平台，TCP 协议则为应用程序提供端到端的通信控制功能。

5.1.1 IP 协议

学习 IP 协议应理解好以下两个问题：IP 地址及其表示方法、IP 地址与物理地址的

关系。

1. IP 地址及其表示方法

在 TCP/IP 体系中，每台 TCP/IP 主机由一个逻辑 IP 地址确定，它有二进制和点分十

进制两种表示形式。 IP 地址由类别号、网络号和主机号三部分组成，即 IP 地址：={<类别号>，<网络号>，

<主机号>}。从 IP 地址的结构来看，IP 地址指出了连接到某个网络上的某个主机。如果

一个主机的地理位置保持不变，但改变了连接的线路即连接到另外一个网络，那么这台

主机的 IP 地址必须改变。 将 IP 地址按一定范围分配，称为将 IP 地址分类，表 5.1 给出了各类 IP 地址的范围。

图 5.1 给出了三类 IP 地址的结构。

表 5.1 各 IP 类的地址范围

类 地址

A 0.x.x.x ~ 126.x.x.x

B 128.0.x.x ~191.255.x.x

C 192.0.0.x ~223.255.255.x

图 5.1 三类 IP 地址的结构

IP 地址是一种分等级的地址结构，其好处是：第一，管理机构在分配 IP 地址时只分

配网络号（第一级），主机号（第二级）由得到该网络号的单位自行分配，这样就方便了

IP 地址的管理。第二，路由器仅根据目的主机所连接的网络号来转发数据分组（不用考虑

目的主机号），这样就可以大幅度减少路由表中的项目数，从而节省路由表的存储空间。 图 5.2 给出 IP 地址分配示意图，其中路由器连接两个网段，两个端口各分配了一个

IP 地址。

0 网络号（7 位） 主机号（24 位） A 类

10 网络号（14 位） 主机号（16 位） B 类

110 网络号（21 位） 主机号（8 位） C 类

第二篇 基本 IT 技能

·136·

图 5.2 互联网中的 IP 地址

2. 子网划分与子网掩码

（1）划分子网的基本方法 一个拥有许多物理网络的单位，可将所属的物理网络划分为若干个子网（subnet），

如图 5.3 所示。划分子网纯属一个单位内部的事情，本单位以外的网络看不见这个网络

是由多少个子网组成，即对外仍然表现为一个网络。

图 5.3 子网划分

划分子网的方法是从网络的主机号借用若干个位作为子网号，主机号则相应减少

若干位。例如将一个 B 类网络分成 64 个单独的子网，需要借用主机地址的 6 位以区分

不同的子网。 凡是从其他网络发送给本单位某个主机的 IP 数据分组，仍然是根据 IP 数据分组

的目的网络号找到连接在本单位网络上的路由器，该路由器在收到 IP 数据分组后，再按

网络号和子网号找到目的子网，然后将 IP 数据分组交给目的主机。 （2）子网掩码 子网掩码和 IP 地址一样，均为 32 位，它由一串 1 和跟随的一串 0 组成。子网掩码

中的 1 表示在 IP 地址中网络号和子网号的对应位，而子网掩码中的 0 表示在 IP 地址中

路由器

201.205.169.2

201.205.169.4

201.205.169.5

201.205.169.1

201.205.160.1

201.205. 160.12

201.205. 160.11

201.205. 160.4

路由器

172.16.3.0

172.16.2.0172.16.1.0

5 Internet 应用

·137·

主机号的对应位，如图 5.4 所示。

图 5.4 IP 地址的各字段和子网掩码

为了使不划分子网时也能使用子网掩码，需要使用特殊的子网掩码，即默认的子网

掩码。 A 类地址的默认子网掩码是 255.0.0.0，或 0xFF000000。 B 类地址的默认子网掩码是 255.255.0.0，或 0xFFFF0000。 C 类地址的默认子网掩码是 255.255.255.0，或 0xFFFFFF00。 子网划分通过划分地址空间的方法简化了地址管理，这样就能定义一个包含许多不

同物理网段的网络。子网划分就是将具有相同的前 N 位比特的 IP 地址分成一个网络，

每个网络地址有一个 32 位的子网掩码。 某个组织所拥有的 IP 地址也许不足以分配给每台主机一个固定的 IP 地址，但考虑

到某一时刻并非全部机器都连到 Internet 上，这样可以将临时不用的 IP 地址共享（例如， ISP 有许多用户，但每次只有几个用户登录）。动态主机配置协议 DHCP（dynamic host configuration protocol）就是为此目的而设置的。需要 IP 地址的主机用它的 MAC 地址广

播一个 DHCP discover 分组，DHCP 服务器用一个 DHCP offer 分组回答，它包含可用的

IP，主机可从中选择一个 IP 地址，并用 DHCP request 分组广播告知服务器。当 DHCP服务器接收到客户端的 DHCP request 之后，会向客户端发出一个 DHCP ack 响应，以确

认 IP 租约正式生效，也就结束了一个完整的 DHCP 工作过程，如图 5.5 所示。

图 5.5 DHCP 服务器

动态分配是唯一的允许自动重用地址的机制，这种方法对于临时上网用户并且 IP 地

址资源又比较紧张的时候特别有用。DHCP 也很适合于经常移动的计算机。在 Windows操作系统中，单击“控制面板”的“网络”图标可以添加 TCP/IP 协议，在单击“属性”

网络号 主机号 （a）两级 IP 地址

网络号 主 主机号 （b）三级 IP 地址 子网号

1111111111111111 00000000 （c）子网掩码

网 络 号 子网号

11111111

主机号

DHCP offer (2) DHCP offer (2)

(3) DHCP request (4) DHCP ack

客户机 DHCP SERVER DHCP SERVER

(1) DHCP discover

第二篇 基本 IT 技能

·138·

按钮，在“IP 地址”栏下，有两个选择项，即“自动获得一个 IP 地址”和“指定 IP 地

址”，前者表示使用 DHCP 协议自动获得 IP 地址。

3. IP 地址与物理地址的关系

IP 地址不能直接进行通信，因为它只是主机在抽象的网络层中的逻辑地址。要将网

络层中传送的数据包交给目的主机，还要下移到链路层转换成 MAC 数据帧后进行传送。

但 MAC 数据帧使用的是源主机和目的主机地址均为硬件地址，如图 5.6 所示。

图 5.6 IP 地址与硬件地址的区别

从层次上看，硬件地址是数据链路层和物理层使用的地址，而 IP 地址是网络层和以

上各层使用的地址。 在 Internet 中，IP 地址到物理

地址的映射由地址解释协议 ARP完成。每一个主机设有一个 ARP表，它实际上就是 IP 地址与 MAC地址的映射表，此表必须动态更新。

当主机A欲向本局域网上某个主机

B 发送 IP 数据分组时，就先在其

ARP 表中查看有无主机 B 的 IP 地

址。如有，就可查出其对应的硬件

地址，再将此硬件地址写入 MAC数据帧，然后通过局域网将该 MAC数据帧发往此硬件地址。如果查不

到主机 B 的 IP 地址的项目，主机 A就自动运行 ARP。

① 主机 A 广播发送一个 ARP请求（它包含有接收方 IP 地址、本

机 IP 地址和物理地址），如图 5.7（a）所示，局域网上的所有主机均收到

此 ARP 请求。

链路层及以下

使用硬件地址

首部 应用层数据

首部

尾部 首部

TCP 报文

IP 数据分组

MAC 数据帧

网络层及以上

使用 IP 地址 IP 地址

硬件地址

（b）

ARP 请求帧（物理地址 A，IP 地址 A，IP 地址 B）

数据帧（物理地址 A、物理地址 B）

主机 A 主机 B （c）

主机 A 主机 B

ARP 响应帧（物理地址 A，IP 地址 B，物理地址 B）

主机 A 主机 B

（a）

图 5.7 IP 地址与物理地址的映射过程

5 Internet 应用

·139·

② 主机 B 在 ARP 请求中发现自己的 IP 地址，向主机 A 发送一个 ARP 响应，并写

上自己的物理地址，如图 5.7（b）所示，其他主机不理睬这个 ARP 请求。

③ 主机 A 和主机 B 用物理地址进行数据通信，如图 5.7（c）所示。

与此同时，主机 A 在收到主机 B 的 ARP 响应后，在 ARP 表中写入主机 B 的 IP 地

址到硬件地址的映射项。

5.1.2 域名系统

1. 域名

由于 IP 地址用数字表示，没有规律，不易记忆，因此，通常采用域名表示入网的主机。 域名的结构由若干个分量组成，各分量之间用点隔开，即

…….三级域名.二级域名.顶级域名 域名是一个逻辑概念，它只是一种用于区分和识别用户主机的方法，并不反映计算

机所在的物理地点。同一网段上的主机可以属于不同的域（由不同的域服务器管辖），位

于不同建筑物的主机可以拥有相同的域名（由同一台域名服务器进行地址管理）。 顶级域名有三类：

国家顶级域名。例如：cn 表示中国，us 表示美国，uk 表示英国等； 国际顶级域。国际性组织可在 int 下注册域名。 通用顶级域。这类顶级域名现已增加到 13 个。其中，com 和 firm 表示公司企业，

net 表示网络服务机构，org 表示非赢利性组织，edu 表示教育机构，gov 表示政府部门，

mil 表示军事部门（美国专用），shop 表示销售公司和企业（曾经使用 store），web 表示

侧重万维网活动的单位，arts 代表从事文化、娱乐活动的单位，rec 表示消遣、娱乐活动

类的单位，info 表示提供信息服务的单位，nom 表示个人。 在国家顶级域名下注册的二级域名由该国家自行确定。我国将二级域名划分为“类别域

名”和“行政区域名”两大类。其中“类别域名”分别为，ac 表示科研机构，com 表示工、

商、金融等企业，edu 表示教育机构，gov 表示政府部门，net 表示互联网络、接入网络的信

息中心（NIC）和运行中心（NOC），org 表示各种非盈利性的组织。“行政区域名”用于我

国的各省、自治区、直辖市。例如：bj 为北京市，sh 为上海市，gd 为广东省等。 域名的空间结构如图 5.8 所示。

cn …ca edu com gov mil net

ac … edu mit … ibm …

pku … tsinghua

cs … ee

图 5.8 域名空间树状结构

第二篇 基本 IT 技能

·140·

2. 域名与 IP 地址的映射

域名地址与 IP 地址的映射是指将用户指定的域名映射到负责该域名管理的服务器

IP 地址，从而可以和该域名服务器进行通信，获得域内主机的信息。 理论上使用一个域名服务器，它拥有因特网上所有主机名，并回答所有关于 IP 地址

的查询，就可以实现域名解释。但这种做法并不可取，原因很简单：随着因特网规模的

扩大，这样的域名服务器肯定会因超负荷而无法正常工作，而且一旦域名服务器出现故

障，整个因特网就会瘫痪。因特网的域名系统 DNS（domain name system）是一个联机

分布式数据库系统，它也按域名的层次安排，每个域名服务器只对域名体系中的一部分

进行管理。 每一个域名服务器不但能够进行域名到 IP 地址的转换，即地址解析，还必须具有连

接到其他域名服务器的信息。当自己不能完成指定的域名到 IP 地址转换时，能够知道到

什么地方去找别的域名服务器。 当本地域名服务器不能立即回答某个主机的查询时（因为它没有保存被查询主机的

信息），该本地域名服务器就以 DNS 客户的身份向 Internet 上的某一个根域名服务器查

询。若根域名服务器有被查询主机的信息，就发送一个 DNS 回答报文给本地域名服务

器，然后本地域名服务器再回答发起查询的主机。当根域名服务器仍然没有被查询主机

的信息时，它应该知道某个保存有被查询主机名字映射的授权域名服务器的 IP 地址。每

一个主机都必须在授权域名服务器处注册登记。通常，一个主机的授权域名服务器就是

它本地 ISP 的一个域名服务器。授权域名服务器总是能够将其管辖的主机名转换为该主

机的 IP 地址。

3. 域名地址到 IP 地址的解析

从域名到 IP 地址是一个逐级解析的过程，如图 5.9 所示。

图 5.9 域名的逐级解析

上述地址解析过程看起来非常繁琐，为了得到一个 IP 地址，必须查找多个域名服务

器，除了效率不高之外，还可能存在其他问题。首先是根结点 DNS 服务器可能会成为

解析器

本地

DNS 服

务器

根 DNS 服务器

顶级域 DNS 服务器

各级子域 DNS

服务器

待查域名所在区

DNS 服务器

①

②

③

④

⑤

⑥

⑦

⑧

⑨

⑩

5 Internet 应用

·141·

系统的瓶颈，因为，当本地服务器无法解析 IP 地址时，总是访问根域名服务器。为了解

决这一问题，Internet 上设置有许多互为备份的根结点 DNS 服务器，用户查询本着就近

访问的原则。 此外，还可以采用一些提高 DNS 域名查询效率的方法。

5.1.3 万维网

Internet 的发展之所以如此迅猛，一个很重要的原因是它提供了许多受大众欢迎的服

务。如 WWW、E-mail、FTP、Telnet、Gopher、Archie、WAIS、Usenet 等。其中万维网

（WWW）是应用 广泛的服务之一。 万维网简称 Web，它是一种用超媒体技术组织的全球性信息资源。Web 服务器上发

布的文档也称为 Web 页，即网页。Web 页一般都是超文本文档，也就是说，除了普通文

本外它还包含指向其他 Web 页的指针（超链接），每个 Web 页可以链接到 Internet 中任

何 Web 服务器上的相关页。

1. 超文本与超媒体

超文本（hypertext）是一种信息组织与管理技术，它采用非线性网状结构组织块状

信息。图 5.10 是一个小型超文本结构示意图，它由若干内部互联的文本块（或其他信息）

组成，这些信息块可以是计算机的若干屏，也可以是若干窗口、文件或更小的块信息。

这样一个信息单元就称为一个节点（node）。每个节点都有若干指向其他节点或从其他节

点指向该节点的指针，这些指针称为链（link）。链有多种，它连接着两个节点，通常是

有向的，从一个节点（称之为源节点）指向另一个节点（称之为目的节点）。链的数量依

赖于每个节点的内容和信息的原始结构。有些节点与其他节点有许多关联，因此它就有许

多链；有些节点没有起始链，它只能作为目的节点。超文本的链通常连接的是节点中有

关联的词或词组而不是整个节点。当用户单击该词时将激活这条链从而迁移到目的节点。 早期的节点信息只有文字形式，这是将它称为超文本的原因。随着多媒体技术的发

展，节点信息扩展到视觉、听觉及触觉媒体。正是由于把多媒体信息引入了超文本，

这就产生了超媒体（hypermedia）。创作和管理超媒体的系统就称为超媒体系统，WWW是超媒体系统的典型代表。在这个超媒体信息空间，用户可以通过专门的浏览器集进行

访问。

图 5.10 超文本结构示意

A-------------

----------------

----------------

B-------------

----------------

----------------

C-------------

-----------------

---------------

D-------------

----------------

----------------

E-------------

----------------

----------------

F-------------

----------------

---------------

第二篇 基本 IT 技能

·142·

超媒体主要由以下几个要素组成： ① 节点 超媒体是由节点和链构成的信息网络，节点是围绕一个特殊主题组织起

来的信息集合，它可以是有形的（例如一个数据块），也可以是无形的。我们可以把一篇

文章分解成若干块，这些块就是有形的节点。若不对文章进行分解，只是根据需要对相

应的内容进行定位，则这个定位周围的信息就是一个无形的节点。节点中可以嵌入链，

以便与其他节点建立链接。 ② 链链（又称超链）反映出节点间的信息联系，它以某种形式将一个节点与其他

节点连接起来。由于超媒体没有规定链的规范与形式，所以分类方法也不尽相同。链是

有向的，一般可分为三个部分：链源、链宿以及链的属性。链源是导致浏览过程中节点

迁移的原因，可以是热标、媒体对象或节点等。链宿是链的目的地，可以是节点或其他

任何媒体内容。链的属性决定了链的类型。 基本结构链。基本结构链是构成超媒体的主要链形式，它具有固定明确的特点，

必须在建立一个超媒体文献时事先由作者指明。基本结构链包括基本链、交叉索引链和

节点内注释链。 基本链是建立节点之间基本顺序的链，它类似于一本书中章、节、小节、段落等结

构。它基本地保证使信息在总体上呈现出层次结构，如图 5.11 中的实线所示。 交叉索引链将节点连接成交叉的网状结构，如图 5.11 中的虚线所示。

图 5.11 节点中的基本链和交叉索引链

节点内注释链是一种指向节点内部附加注释信息的链，注释源主要通过热标确定，

注释体则为一单媒体对象。之所以称其为节点内注释链，是因为链源和链宿均在同一节

点内，一般这种节点都是混合媒体节点。 组织链和推理链。组织链用于节点的组织，推理链则在链的迁移过程中通过推理

来决定目标。 ③ 热标 热标是确定信息关联的链源，由它将引起向相关内容的转移。不同的媒

体类型有不同形式的热标，通常有以下几种： 热字。热字是文本中被指定具有特殊含义或需进一步解释的字、词或词组。图 5.12

便是一例。 在图中，斜体加底线的词都是热字，点击这些词将会按照设计者的安排出现相应的进一

步解释，或呈现出形象的演示，或转移到另外相关内容显示。例如，点击“多媒体”一词，

可以转移到另外一段关于“多媒体”的详细说明，点击“图 2.5”将会出现一幅图像等。

5 Internet 应用

·143·

对于热字的处理关键是热字的识别和按要求进行转移。一个字或词究竟是不是热

字，热字如何转移，都要由设计者进行定义。

图 5.12 带热字的文本

热区。热区是在所显示的图像或类似于图像的显示区上指明的一个敏感区域，作

为触发转移的源点。在一幅图像上的不同区域可以由不同的信息表现。例如一幅人体图

像中的不同区域可以设置成不同的热区，当点击这些热区时，系统就会呈现设定的内容，

介绍人体各部位的细节。热区的设定不同于热字，由于图像十分直观但不便于用语言或

文字描述，所以一般都采用所见即所得的方式在图中直接指定热区。 热点。热点是另外一种热标概念，主要用于时基类媒体如动态视频、声音等在时间

轴上的触发转移。在应用中常常出现这种情况，例如当用一段视频在介绍某个重大历史事

件过程中，往往突然会对其中某个片段更感兴趣，从而希望了解更多的内容。这就要求能

从这段视频的相应时间轴处转移到另外有关解释的其他内容处，这个起点就称为热点。

2. WWW 要解决的问题

Web 的超链接能非常方便地从因特网上的一个站点访问另一个站点（即链接到另一个

站点），为网上信息浏览与检索提供了方便。图 5.13 说明了 WWW 提供分布式服务的特点。

图 5.13 WWW 提供分布式服务

万维网站点 D

万维网站点 A 万维网站点 B 万维网站点 C

万维网站点 E

链接到 链接到

链接到

链接到 链接到

链接到

多媒体是从八十年代发展起来的综合技术，它集文

字、图形、图像、视频、声音等各种媒体于一体，使得信

息的表现声图文并茂，示意图见图 2.5 所示。

视频，英文为 Video，是由多帧相关连续图像组成的

动态图像序列，一般为每秒25帧（PAL）或30帧（NTSC）……

第二篇 基本 IT 技能

·144·

WWW 必须解决三个“怎样”，一个“如何”的问题： ① 怎样标识分布在整个因特网上的 Web 文档？ ② WWW 上的页面如何传输？ ③ 怎样将由不同作者创作、具有不同风格的 Web 文档能够在联网的计算机上正确

显示同时让用户清楚在什么地方还存在其他链接？ ④ 怎样才能方便地查找到所需要的信息？ 为了解决第一个问题，WWW 使用统一资源定位符 URL（uniform resource locator）

标识网上的各种文档，每一个文档在整个因特网范围内具有唯一的标识符 URL。 为了解决上述第二个问题，WWW 客户程序与 WWW 服务器程序之间的交互要遵守

超文本传输协议 HTTP（hypertext transfer protocol）。HTTP 是一个应用层协议，它使用

TCP 连接进行可靠的数据传送。 为了解决上述第三个问题，WWW 使用超文本标记语言 HTML（hypertext markup

language）制作 Web 页，设计者可以很方便地实现从本页面的某处链接到因特网上的任

何一个 Web 页面，并实现在任何一台计算机上都能正确显示这些 Web 页面，这实际上

解决了 Web 页制作的标准化问题。网页制作的方法将在本书第九章介绍。 用户在自己的计算机上安装一个 WWW 浏览器，就可以轻松地从一个页面跳转到另

一个页面或者另一台 Web 服务器，在 Internet 上浏览和检索信息。目前一些流行的浏览

器不仅可以访问Web服务器，也可以直接访问 FTP或USENET新闻等 Internet 应用服务。

FTP 可以实现不同计算机之间的文件传送，即完成上传和下载功能。当访问 FTP 服务器

时，Web 浏览器扮演 FTP 客户的角色并使用 FTP 协议，如图 5.14 所示。

图 5.14 Web 浏览器和 Internet 的信息服务器的关系

后一个问题即如何在 WWW 上方便地查找到所需要的信息，用户可使用各种的搜

索引擎工具。本书将在 Internet 应用部分介绍搜索引擎的使用方法。

3. 统一资源定位器 URL

为了浏览和检索信息，Web 浏览器要知道要访问的资源名称及其存在地址。Web 的

资源或对象使用统一资源定位器 URL 描述。URL 不但给出要访问的资源类型和资源地

址，而且还提供访问该资源的方法，因此 URL 所表述的是如何访问文档、文档在哪里

以及文档的名称等。 URL 的格式如下： 访问方法：//服务器域名[：端口]/目录/文件名 URL 的第一部分“访问方法”说明如何访问该文档，即采用什么协议，例如：HTTP

FTP 服务器

Web 服务器

Gopher 服务器

Web 浏览器 网关 其他服务器 gopher

ftp

http

5 Internet 应用

·145·

协议浏览 Web 服务器文档；FTP 协议访问匿名 FTP 服务器。 URL 中冒号后面的部分是针对特定的访问方法来解释的。冒号后的两条斜杠“//”

指示一个主机域名和一个端口，主机是文档所在的服务器。若不指定端口，则采用与访

问方法关联的默认端口，如 HTTP 的默认 TCP 端口是 80。URL 的 后一部分斜杠“/”指示所要求文档的目录和文件名，目录可以包含子目录，也用“/”分隔，“/”代表层次

结构。 一旦知道了某个特定的 URL，就可以使用浏览器直接访问它。

4. 超文本传输协议 HTTP

HTTP 是建立在 TCP 之上的应用层协议，它基于客户和服务器进程通信的基本模式，

即请求/回答模式。 许多浏览器在下载文件时，往往只下载其中的文本部分，这样可以加快下载速度。

文件中原来嵌入图像或声音的地方仅用一个小图标代替。用户若要下载这些图像和声音，

可以用鼠标分别点击这些图标。

5.2 接入 Internet

接入 Internet 是指根据用户的不同需求，将计算机通过不同的方式与 Internet 连接。

它是用户利用 Internet 资源、享受 Internet 服务的准备工作。本章主要介绍接入 Internet的一些常用方法，包括通过电话拨号接入、局域网接入、ADSL 宽带接入以及其他接入

方法等。

5.2.1 拨号接入 Internet

拨号接入方式通常是指使用电话线建立的临时性因特网连接服务，这种连接所需的

基本配置有：一台计算机、一个调制解调器（modem）、一条电话线、一个 ISP 提供的入

网账号以及相应的一些软件。ISP 的工作方式与本地电信部门的电话服务类似，用户使

用因特网服务，ISP 从中收取费用。电话拨号接入所用调制解调器的传输速率通常为

56kb/s。 调制解调器正常工作前，需要作为硬件设备添加到计算机内，这便是在前面操作系

统中学习到的驱动程序安装，执行控制面板中的“添加新硬件”命令，打开“添加新硬

件向导”，根据向导提示完成调制解调器的驱动程序的安装即可。 安装驱动程序后，用户还需要对调制解调器的属性进行配置。在控制面板中打开“电

话与调制解调器选项”对话框，如图 5.15 所示，在“调制解调器”标签中选择已经安装

的调制解调器，然后单击“属性”按钮，会出现“调制解调器属性”对话框。在“拨号

规则”标签中，选中已有的拨号规则后单击“编辑”按钮可以修改拨号规则，也可以单

击“新建”按钮进入“新建立”对话框新建拨号规则，如图 5.16 所示。 在拨号规则中，用户可以设定本地电话的外线号码、长途电话的外线号码等，对于

使用电话卡上网的用户，需要在此位置输入电话卡卡号与密码等。

第二篇 基本 IT 技能

·146·

图 5.15 “电话和调制解调器选项”对话框 图 5.16 新建拨号规则

配置好调制解调器属性，用户需要设置拨号网络，这是一个逻辑网络接口卡，能够

用于处理与 Modem 的信息传递，即 Windows 操作系统的拨号连接。利用它可以通过调

制解调器和电话线拨号进入 ISP，在用户计算机与 ISP 之间建立连接，操作步骤如下： ① 打开 Windows 的“控制面板”窗口，双击“网络连接”图标，屏幕显示网络连

接对话框，如图 5.17 所示。

图 5.17 “网络连接”窗口

② 在“网络任务”区域中单击左侧的“创建一个新的连接”，屏幕显示新建连接向

导。单击“下一步”按钮，打开如图 5.18 所示的对话框，要求用户选择网络连接类型。

5 Internet 应用

·147·

③ 选择“连接到 Internet”选项，单击“下一步”按钮，打开如图 5.19 所示的对

话框。

图 5.18 新建连接向导之二 图 5.19 新建连接向导之三

④ 选择“手动设置我的连接”选项，单击“下一步”按钮，打开如图 5.20 所示对

话框，要求用户选择连接到 Internet 的方式。在此选择“用拨号调制解调器连接”选项，

单击“下一步”按钮，系统将给出建立拨号连接的向导对话框，分别要求用户输入 ISP的名称、电话号码、账户名以及密码等内容。例如，通常情况下建立与 169 的拨号连接，

其名称、电话号码、账户名以及密码均为 169，在设置电话号码时，会使用上面设置的

拨号规则。 ⑤ 设置完成后，单击“下一步”按钮，如图 5.21 所示，完成新建连接向导。 在如图 5.21 所示的操作界面中选中“在我的桌面上添加一个到此连接的快捷方式”

复选框后，用户可以从桌面直接启动拨号连接。配置完成后，在图 5.21 所示的屏幕界面

中会出现刚才建立的拨号图标，以右键单击该图标，选择“属性”命令可以重新修改和

调整拨号的各项参数。

图 5.20 新建连接向导之四 图 5.21 新建连接向导之五

双击桌面上拨号连接的快捷方式，打开如图 5.22 所示的对话框。确认用户名和密码准

确后，单击“拨号”按钮，等待连接成功，登录后通常在任务栏中出现本地连接的图标。

第二篇 基本 IT 技能

·148·

5.2.2 通过局域网接入 Internet

目前，许多学校、单位、公司、住宅小区都提

供局域网接入 Internet 的服务，它是指将用户的计

算机连接到一个已经接入 Internet 的计算机局域网

上，该局域网的服务器是 Internet 上的一台主机，

用户计算机通过与该局域网的服务器连接来访问

Internet。局域网的传输速度有 10Mb/s、100Mb/s 或1000Mb/s 等。

局域网的组建与网络配置在前面已经介绍过，

首先要确保计算机已安装网卡（即网络适配器），并

安装网卡驱动程序，用网络传输线（目前大多采用

双绞线）和相应的接口将用户的计算机接入局域网。

通常这时用户已经可以与 Internet 联网了，因为目

前有一部分 ISP 都提供自动分配 IP 地址的服务，用户无需进行较复杂的 IP 地址配置。 对于一些局域网用户，还需要使用 ISP 指定的 IP 地址上网，这时就需要对网络连接

进行配置。执行“开始→控制面板”命令，打开“控制面板”窗口。双击“网络连接”

图标，再双击“LAN 或高速 Internet”项，打开“本地连接属性”对话框，如图 5.23所示。

在“此连接使用下列项目”框中选中“Internet 协议（TCP/IP）”这一项，单击“属

性”按钮，弹出“TCP/IP 属性”对话框，如图 5.24 所示。通常需要在此配置本机 IP 地

址、子网掩码、域名服务器 DNS 的 IP 地址及网关 IP 地址等参数。用户将 ISP 提供的 IP地址、子网掩码、网关以及域名服务器地址在图 5.24 对话框中输入即可。

图 5.23 “本地连接属性”对话框 图 5.24 设置 IP 地址

图 5.22 “连接到”对话框

5 Internet 应用

·149·

电话线

分离器 ADSL Modem

5.2.3 通过 ADSL 接入 Internet

ADSL 是一种利用现有电话铜线环路的宽带数字接入技术，它通过专用电子设备和

软件接入 Internet，是一种不对称数字用户环路技术。这里的“不对称”是指 ADSL 提供

的上行与下行传输速率是不对称的，即下行速率高而上行速率较低，这正好适应了大多

数用户下载信息量大而上传信息量较少的特点。ADSL 采用专门的调制解调器，能够提

供 3 个信息通道：一条 1.5～8MB/s 的高速下行通道；一条 64kB/s～1MB/s 的中速双工

上行通道；一条普通的（4kHz）电话服务通道。 ADSL 可以连接多个设备，包括电话机、传真机和 PC 机等，可同时提供视频点播、

电话通话及高速 Web 浏览等服务。ASDL 接入 Internet 属于专线上网方式，传输带宽约

为 2Mb/s。 目前，国内电信部门提供给用户的 ADSL 接入设备，通常包括一个 ADSL 分离器和

一个 ADSL Modem。安装时，一条普通电话线连接到用户端的分离器，再由分离器引出

两条线，其中一条连接普通电话机，另一条连接到 ADSL Modem 后再连接到计算机的网

络接口，如图 5.25 所示。

图 5.25 ADSL 设备连接示意图

ADSL 接入方式要求安装 PPPOE 客户端软件，其安装配置与电话拨号方式类似，用

户创建好网络连接后，输入 ISP 提供的用户名和密码，即可访问 Internet。

5.2.4 其他接入方法

随着通信技术的不断发展，还有其他多种方法可供接入 Internet，例如，用户通过综

合业务数字网 ISDN 接入互联网；家庭有线电视用户在加装线缆调制解调器 Cable Modem后，利用有线电视网 CATV 接入；还可以采用低轨卫星通信网的方法接入；以及通过无线

应用协议 WAP（wireless application protocol）使用移动通信的手机接入 Internet 等。另外，

目前还可以基于无线局域网标准 IEEE 802.11 协议族通过无线网络的方式接入 Internet。

5.3 漫 游 WWW

当计算机建立与 Internet 的连接之后，用户如何能够享受到 Internet 所带来的丰富信

第二篇 基本 IT 技能

·150·

息？通常采用 Web 客户程序（如 Web 浏览器）与 Web 服务器建立连接，来浏览 Internet上的资源。目前比较常用的 Web 浏览器是 Internet Explorer（简称 IE），它是 Microsoft公司在其 Windows 操作系统中集成的一个因特网浏览软件。

IE 浏览器为用户提供了浏览网页、收藏网页链接地址以及保存网页内容等服务。用

户只需在 Windows 桌面上和任务栏的“快速启动”工具栏中单击 IE 浏览器的图标即可

启动 IE。 有关 Internet Explorer 的启动，需要说明以下几点：

如果用户计算机还没有接通 ISP，则自动弹出“拨号连接”对话框，用户可选择

“连接”或“脱机工作”方式。 启动后打开的 IE 窗口，将显示用户预先设置的默认主页内容。 如果用户在资源管理器中打开扩展名为.htm 或.html 的文件，或触发了指向某个网

页的超级链接时，也将自动启动 IE 浏览器并显示对应的网页内容。 启动 IE 后，屏幕出现如图 5.26 所示的主窗口，当前打开的是“人民网”。

图 5.26 IE 的主窗口

同其他应用程序一样，IE 浏览器的界面也包含有标题栏、菜单栏、工具栏、状态栏

等，在使用方法上与其他应用程序类似，在此不作介绍。 IE 有所不同的是提供了地址栏、链接栏等。Web 站点的 URL 地址可以在地址栏中

直接输入。例如，用户输入http://www.tsinghua.edu.cn，按下回车键后，进入清华大学的

主页；用户还可以输入ftp://ftp.pku.edu.cn，按下回车键，连接北京大学的 FTP 服务器。

5.3.1 浏览网页

IE 除了可以在主窗口的地址栏中输入 URL 来访问指定的 Web 页外，还可以通过

Web 页中的链接来访问其他 Web 页，或者通过历史记录返回曾经查看过的 Web 页等。 IE 的自动补齐（auto complete）功能可以简化 URL 地址的输入。例如，在键入 URL

状态栏

滚动条

页面浏览区

标题栏 菜单栏 工具栏 地址栏 链接栏

5 Internet 应用

·151·

地址的开头部分（http://）后，利用上、下方向键可在历史记录中查找曾经访问过的 Web页地址；IE 也会自动在用户输入英语字母的前面加上“http://www.”，在其后面加上

“.com”，来查找相应的网址链接。 另外，用户单击地址栏右边的向

下箭头时，可以在弹出的下拉列表中

选择曾经在地址栏中输入的 URL 地

址，如图 5.27 所示。单击某个 URL即可将其移到地址栏中，并打开该页。

1. 通过超级链接浏览网页

在打开的 Web 网页中通常包含

转到其他 Web 页面以及其他 Web 站

点主机的超级链接，它可以是图片或

彩色文字等，单击该链接，便可打开

所指向的另一个页面或者进入一个新

的 Web 站点。 IE 允许同时打开多个网页。在 IE 主窗口中执行“文件→新建→窗口”命令，即可

打开另一个新的浏览窗口，在这个新窗口的地址栏中输入 URL 并回车，此时两个浏览

窗口将同时工作。当用户浏览某一 Web 页时，如果想访问页面中某一链接所指向的新页

面而又不希望中止对当前网页的显示，那么可以先按住 Shift 键，然后再单击网页中的超

级链接，这时将打开一个新浏览窗口来显示该链接所指向的页面内容。 在浏览 Web 页的过程中，用户如果要回到上一页，可单击工具栏上的“后退”按钮，

每单击一次“后退”按钮，浏览器将向上返回一次。如果想向后返回多页，可单击“后

退”按钮旁边的向下箭头，打开一个列表，从该列表中选择一个 近访问过的网页标题，

即可返回到所指定的 Web 页。“前进”按钮与“后退”按钮相对应，表示按后退的逆顺

序转到下一个 Web 页。 如果正在下载的网页要耗

费过多的时间，或者不想再继

续下载，可单击工具栏上的“停

止”按钮或执行“查看→停止”

命令，来立即终止对当前网页

的访问。终止访问后，在需要

时还可以单击“刷新”按钮来

重新下载当前的网页。如果打

开某个网页出现找不到服务器

的情况时，用户可以尝试使用

“刷新”按钮，多次刷新后，

则有可能打开该链接。

图 5.28 “历史记录”浏览栏

图 5.27 选择网页

第二篇 基本 IT 技能

·152·

2. 通过历史记录浏览网页

IE 能够跟踪并记录用户 近访问过的网页，并将这些网页的链接保存起来。要查阅

曾经访问过的全部 Web 页的详细列表，可单击工具栏上的“历史”按钮，这时，在浏览

器窗口左边出现一个“历史记录”浏览栏，如图 5.28 所示，它按照日期顺序列出用户几

天或几周前曾经访问过的 Web 站点记录， 多可以跟踪三个月以内访问的站点。要关闭

“历史记录”浏览栏，只需单击该窗格中“历史记录”字样右侧的关闭按钮，或再次单

击工具栏上的“历史”按钮即可。 对于历史记录所能保存记录的时间长短，用户可进行设置。在 IE 浏览器窗口中执行

“工具→Internet 选项”命令，打开“Internet 选项”对话框。在该对话框的“常规”标

签中有一个“历史记录”选项组，用户可设置“网页保存在历史记录中的天数”，默认值

为 20 天。如果想清除所保存的这些历史记录，则可单击“清除历史记录”按钮，相应地，

C 盘下 Windows 文件夹中“History”子文件夹内容将被清空。

3. 脱机浏览网页

脱机浏览是指将浏览过的网页内容下载到自己的计算机上，然后在脱机状态下打开

该网页。执行“文件→脱机工作”命令，即可打开脱机浏览功能。 用户进行脱机浏览时，当将鼠标指针移到网页上的超链接时，如果被链接的目标尚

未被下载到本地计算机中，则在变成手指形状的鼠标指针旁还将出现一个否定符号，表

示在脱机状态下无法打开链接目标。此时，若单击此超链接，则会询问是否需要连接因

特网，单击其中的“连接”按钮，则可接入因特网进行下载和浏览；若单击其中的“保

持脱机状态”按钮，则暂不进行访问而仍处于脱机工作状态。

5.3.2 使用收藏夹

通过使用收藏夹，用户可将经常访问的站点或网页的 URL 地址添加到 IE 的收藏夹

列表中。待以后访问这些网页时，用户只需单击收藏夹列表中的某个链接即可。

1. 将当前网页添加到收藏夹

执行“收藏→添加到收藏夹”命令，弹

出如图 5.29 所示的对话框。在对话框中输入

一个该网页的名称或使用默认名称，选择相

应的文件夹，然后单击“确定”按钮，就可

将当前网页添加到收藏夹中。用户也可以单

击右侧的“新建文件夹”按钮，为添加到收

藏夹中的网页分类。 此后，用户在浏览网页时，单击菜单栏

上的“收藏”菜单即可看到所收藏站点或网

页的 URL 地址。另外，单击工具栏上的“收图 5.29 “添加到收藏夹”对话框

5 Internet 应用

·153·

藏夹”按钮，同样可以在窗口左侧出现的“收藏夹”栏中看到所收藏的站点或网页地址，

如图 5.30 所示。“收藏夹”栏打开后，再次单击工具栏上的“收藏夹”按钮，即可将“收

藏夹”栏隐藏起来。

图 5.30 窗口中的“收藏夹”栏

2. 整理收藏夹

随着收藏网页的增多，用户可在“收藏夹”中创建子文件夹，来分类保存这些网页。

例如，可以根据主题组织 Web 页，将软件类的 Web 页 URL 保存在名为“软件”的文件

夹中，而将体育新闻类的 Web 页 URL 保存到“体育”文件夹中等。

整理收藏夹的步骤如下：在 IE 窗口中执行“收藏→整理收藏夹”命令，或者单击图 5.30中的“整理”快捷按钮，均可打开“整理收藏夹”对话框，如图 5.31 所示。

图 5.31 “整理收藏夹”对话框

3．将网页添加到链接栏

在 IE 中添加“收藏”的另一种方法是把经常要访问的网页或站点添加到链接栏中，

其操作方法如下：在地址栏中的 Web 页图标上单击鼠标左键，拖动到链接栏中，或者将

收藏夹中的网页直接拖到链接栏中，还可以将网页中的超链接直接拖到链接栏中。在浏

第二篇 基本 IT 技能

·154·

览时，只需要单击链接栏中的某个链接即可转入相应的页面或站点。

5.3.3 保存网页

用户有时需要将浏览过的网页内容保存下来，这时可以利用浏览器本身所具有的保

存功能实现。

1. 保存当前网页

① 执行“文件→另存为”命令，打开如图 5.32 所示的“保存网页”对话框。 ② 在“保存在”栏中单击下拉箭头，从弹出的下拉列表中选定保存文件的位置，

单击“保存”按钮即可。 网页文件的“保存类型”栏主要有三种：html 格式、txt 格式与 mht 格式。用户选择

保存为 html 格式时，会生成一个文件夹与一个网页文件，文件夹用来存放网页中的图片

等文件。选择保存为 txt 格式时，html 文件中包含的图片、超链接等信息将会丢失，仅

保存网页中的文本内容。选择保存 mht 格式时，将生成一个按超文本组织的 Web 档案单

一文件。

图 5.32 “保存网页”对话框

2. 保存网页文本或图片

（1）保存文本信息 对于网页中感兴趣的文章或段落，可随时用鼠标将其选定，如图 5.33 所示，然后利

用复制、粘贴功能将其保存到某个文档中或用户需要的地方。例如，可以将网页中的文

字直接复制到 Word 文档中。 （2）保存图片 ① 用鼠标右键单击要保存的图片，在弹出的快捷菜单中选择“图片另存为”命令。 ② 在弹出的“保存图片”对话框中指定该图片要存放的路径名与文件名。

5 Internet 应用

·155·

③ 单击“保存”按钮。 （3）直接保存链接对应的目标文件 IE 提供对链接所对应的目标文件直

接下载的功能。用户用鼠标右键单击链接，

从弹出的快捷菜单中执行“目标另存为”

命令，立刻开始下载。

3. 打印网页

IE 能够对网页进行打印。执行“文件

→打印”命令，在弹出的“打印”对话框

中对打印选项进行设置，单击“确定”按

钮，即可将当前网页打印出来。 如果只要打印当前网页中的部分内容，可先选中内容，再用鼠标右键单击选中的内

容，在弹出的快捷菜单中，选择“打印目标”命令即可。 默认情况下，打印出来的网页不包括原有的颜色和背景。如果要将网页的背景和颜

色打印出来，可执行“工具→Internet 选项”命令，在弹出的“Internet 选项”对话框中

单击“高级”标签，在其中选定“打印”选项中的“打印背景颜色和图像”复选框。

5.3.4 IE 基本设置

IE 的基本设置通常是在“Internet 选项”对话框中进行的。执行“工具→Internet 选项”命令，将打开如图 5.34 所示的“Internet 选项”对话框，可分别用来设置不同类型

的工作环境，通常包括 IE 的默认主页设置、Internet 连接设置、临时文件夹设置、网页

显示速度与网页颜色设置等。

1. 设置默认主页

默认主页的设置决定了启动 IE 后将首先显示的主页内容。 在如图 5.34 所示的对话框中，单击“常规”标签，对默认主页进行设置或更改。例

如，用户要将默认主页设为 Google 主页，就在主页地址栏中输入：http://www.google.com即可。

此外，在“常规”标签中还可以进行以下设置： 若单击“使用当前页”按钮，则以当前正在浏览的网页作为默认主页。 若单击“使用空白页”按钮，则使用空白页作为默认主页。 若单击“使用默认页”按钮，则通常将以 Microsoft 公司的主页作为默认主页。

2. 设置 Internet 连接

在图 5.34 中单击“连接”标签，打开如图 5.35 所示的对话框。用户可以在此进行拨

号网络与局域网连接 Internet 的参数设置。例如，设置用户在一定时间内不使用计算机

时，计算机能自动断开与 ISP 的连接。

图 5.33 在网页中选择所需信息

第二篇 基本 IT 技能

·156·

图 5.34 “Internet 选项”对话框 图 5.35 “Internet 选项”对话框的“连接”标签

3. 加快网页显示速度

在浏览 Web 信息资源的过程中，花费时间

多的是下载多媒体文件，如图片、动画和视

频等，而通常大多数 Web 页面都包含有图像。

为了节省页面的下载时间，用户可选择关闭图

像自动下载功能。在图 5.34 中单击“高级”标

签，显示如图 5.36 所示的对话框内容。 如果选中“显示图片”选项，则 Web 页的

图片和文字会同时被下载并显示在浏览区；如

果取消“显示图片”选项，则浏览区中的 Web页只显示文字。“播放动画”、“播放视频”、

“播放声音”等复选项的使用方法与图片设置

相同。 取消显示图片和禁止播放声音、动画或视

频后，可以在下载的网页上看到原有图片或信

息的占位符。若想将某个占位符代表的内容打开，可用右键单击其占位符，在快捷菜单

中选取“显示图片”命令。

4. 其他常用设置

① 设置临时文件 默认情况下，访问过的网页内容将被作为临时文件存放在本地

计算机的特定文件夹中（例如，存放在 C 盘 Windows 文件夹的 Temporary Internet Files子文件夹中），从而方便用户的再次浏览且可以在断开网络连接后进行脱机浏览。

用户可在“Internet 选项”对话框的“Internet 临时文件”选项组中单击“设置”按

图 5.36 “Internet 选项”的“高级”标签

5 Internet 应用

·157·

钮，以设置存放临时文件所使用的磁盘空间的大小或重新指定存放临时文件的路径。若

在该“Internet 临时文件”选项组中单击“删除文件”按钮，则可删除存放在该文件夹中

的所有 Internet 临时文件。 ② 设置历史记录 IE 的“历史记录”中保留有用户访问过的网页 URL 地址，单击

IE 窗口工具栏上的“历史”按钮，就可以在窗口左侧的“历史记录”窗格中见到 近访

问过的网页列表。利用“历史记录”可使用户快速地访问 近查看过的站点和网页。 在“Internet 选项”对话框的“历史记录”选项组中，用户可设置访问过网页的 URL

地址保存在“历史记录”中的天数。若单击“清除历史记录”按钮，则清空保存的所有

历史记录。 ③ 设置网页颜色 在“Internet 选项”

对话框的“常规”标签中单击“颜色”按

钮，可打开如图 5.37 所示的“颜色”对话

框，用户可对文字、背景以及链接的颜色

进行设置。 链接分为已访问链接和未访问链接两

种，其颜色也可在此进行设置。

5.3.5 检索信息

随着计算机应用的普及和互联网技术的发展，人们只要通过一台接入互联网的计算

机就可以方便地检索信息。目前大多数门户网站都提供检索信息的界面，用户之所以能

够通过这些界面检索到相关信息，是因为其采用了搜索引擎技术。

1. 搜索引擎

WWW 搜索引擎是定期对 WWW 网页信息进行收集、整理并提供查询的计算机系

统，能够提供多种形式的信息搜索服务。 每个搜索引擎都有自己的搜索工具，如 Excite 使用一种名为“蜘蛛”（spider）的搜

索工具，AltaVista 则使用全自动漫游机器人（automated robot wanders）收集信息。这些

工具日夜不停地穿梭于 Internet 中读取网页信息并进行相关的处理。它们通常以现有的

URL 或人工收集的 URL 集合为起点，通过这些网页中的链接在网上自动搜索，找到某

个文件后再分析其链接点，并以此作为寻找新 URL 的起点，此过程反复进行。利用搜

索工具检索到其网页的数据要经过排序、建立索引数据库后才能使用。 根据检索方式的不同，常用的检索信息工具可以提供全文搜索与目录服务等。研究

表明，任何一个搜索引擎对 Web 的覆盖一般都不超过 20%。因此，用户经常需要检索多

个系统以获得更多的检索信息，这就引发了对元搜索引擎的研究。元搜索引擎提供了一

个能够同时查询多个搜索引擎的集成界面，事实上，元搜索引擎从严格意义上说并不是

真正的搜索引擎，它只能算是一种用户代理。 不同的搜索引擎在查询范围、检索功能等方面各具特色，不同目的的检索应选用不

同的搜索引擎。一般来讲，全文搜索引擎是采用比较普遍的一种方式，如 Google、百度、

AltaVista、Excite、Lycos 等。如果用户希望获得关于某个问题的精确性信息，如中国教

图 5.37 “颜色”对话框

第二篇 基本 IT 技能

·158·

育，那么登陆提供目录服务的网站如 Yahoo！、Open Directory Project（DMOZ）等。如

果用户希望得到比较广泛的信息，则可以借助元搜索引擎，如 WebCrawler、InfoSpace以及中文元搜索引擎搜星等，如图 5.38 所示是这些搜索引擎的图标。用户可根据不同的

检索目的选用不同的搜索引擎。

图 5.38 常用的搜索引擎图标

2. Google 搜索引擎的使用

本部分以 Google（http://www.google.com）为例来介绍搜索引擎的使用。如图 5.39所示，是 Google 搜索引擎的主界面。

图 5.39 Google 搜索引擎主界面

Google 提供四种类型的检索方式：搜索网页、图像、网上论坛、网页目录。 图像检索是指搜索与用户查询要求相关的图片资料，目前该功能无论在查全还是

检索文本

检索方式

5 Internet 应用

·159·

查准方面都还存在很大不足； 网上论坛是指将查询要求的检索范围约束在网上论坛中，并提供了两种排序方

法，即按内容相关性和时间进行排序； 网页目录的功能是指通过网站提供的分类，单击分类链接即可进入相应的类别进

行检索； 搜索网页主要指使用关键字查询，在接下来的内容中将做具体介绍。

用户在检索文本框中输入关键词或关键词表达式，按下回车键或单击“Google 搜索”

按钮以获得查询结果。Google 将查询结果按关键词相关程度的不同从高到低排序网页，

并支持对 PDF、PS、DOC、PPT、XLS、RDF 等格式文件的检索。 例如，我们在研究我国高等学校中的远程教育问题时，提取的关键词有我国、高等

学校、远程教育等，如果仅查询“远程教育”，并将范围确定为“搜索所有中文网页”后

确定，Google 返回 809,000 项查询结果，如图 5.40 所示为截取部分的查询结果界面，在

呈现的结果中主要包括①统计信息；②网页标题；③网页内容的摘要信息；④网页的

URL；⑤网页快照等内容。用户通过浏览网页内容摘要信息筛选该网页是否与查询要求

相符，如若相符，通过点击网页标题打开该网页进行浏览。当网页标题的链接失效时，

用户可以使用网页快照浏览 Google 存储在底层数据库中关于该网页的内容。

图 5.40 查询结果

用户经过对以上查询结果筛选，发现包含了很多中小学远程教育方面的无关信息，

因此，需要进一步缩小检索范围。在实际应用中，有时需要缩小检索范围，有时也需要

扩大搜索范围，这与用户的查询要求有关，通常是通过构建关键词查询表达式的方法来

满足不同用户的不同需求。Google 中提供了多种表达式的构建方法。 （1）Google 中利用关键词之间的空格表示布尔逻辑操作符中的“与”操作，表示

检索结果中应该包含所提交的全部关键词。 例如，查询“远程教育 高等学校”，Google 返回 114,000 项查询结果（检索时间 2005

年 6 月 16 日），这些结果与仅搜索“远程教育”相比，更接近用户的查询要求。 （2）Google 通过在关键词之间使用“OR”操作符实现“或”操作，扩大检索范围，

使查询结果满足关键词中的任何一个即可。 例如，查询“远程教育 OR 高等学校”，Google 返回 807,000 项查询结果（检索时间

2005 年 6 月 16 日），数量上要明显高于“与”操作。 （3）Google 通过在关键词之间输入空格加减号（“-”， 英文字符）的形式实现布尔

②

①

③ ④

⑤

第二篇 基本 IT 技能

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逻辑操作符的逻辑“非”操作。 例如，“远程教育−基础教育”，表示查找包含 “远程教育”，但不包含“基础教育”

的所有资料。 （4）Google 通过使用双引号（“”””，英文字符）来查询与关键词完全匹配的网站。 例如，键入“中国远程教育”，系统将返回完全匹配“中国远程教育”关键词的结

果，共 38,100 项（检索时间 2005 年 6 月 16 日），远远少于输入中国远程教育时返回的

845,000 项结果。 （5）如果用户要在某个特定的域或站点中进行搜索，那可以在 Google 搜索框中输

入“关键词 site:＋网站地址”的表达形式。 例如，要在清华大学网站上查找与“远程教育”相关的内容，可以输入“远程教育

site: www.tsinghua.edu.cn”即可。 （6）Google 通过输入“link:＋网站地址”的表达形式，实现显示所有指向该网址的

网页。 例如，“link:www.tsinghua.edu.cn”将找出所有指向清华大学网站的网页。但是，不

能将“link:”搜索与普通关键词搜索结合使用。 用户可以使用 Google 的高级搜索功能，综合满足以上检索条件，进一步精确查询结

果，如搜索范围、语言、文件格式、日期、字词位置、网域等，如图 5.41 所示。高级搜

索功能可以通过 Google 主界面上的“高级搜索”直接进入。

图 5.41 高级搜索

5 Internet 应用

·161·

5.4 电子邮件 E-mail

5.4.1 电子邮件

1. 基本原理与协议

电子邮件的收发过程也遵循客户机/服务器模式，收发者的计算机作为邮件客户机，

而邮件服务器则是 ISP（Internet service provider，因特网服务提供商）的一台专门计算机。

通常，个人用户不能直接发送和接收电子邮件，而是首先将邮件从自己的计算机发送到

ISP 的邮件服务器，再由该服务器发送到 Internet 上，然后送到收件人邮箱所在的 ISP 邮

件服务器， 后才到达收件人的计算机。在这个过程中，ISP 的邮件服务器相当于“邮

局”，它管理着众多注册用户的邮件信箱，而每个用户的信箱都在该邮件服务器的硬盘上

占据一定的存储空间。 电子邮件的发送和接收过程需要遵循专门的电子邮件协议，它是整个网络应用协议

的一部分。典型的邮件协议有 SMTP 协议和 POP3 协议。 SMTP（simple mail transfer protocol）是简单邮件传输协议，只定义邮件如何从一

个“邮局”传送到另一个“邮局”，适用于服务器与服务器之间的邮件交换和传输。Internet上的邮件服务器大多遵循 SMTP 协议。

POP3（post office protocol version 3）是邮件读取协议。用户可使用 POP3 协议来

访问 ISP 邮件服务器上的信箱，以接收发给自己的电子邮件。只有在用户输入鉴别信息

（用户名和口令）后 POP3 才允许对邮件进行读取。 Internet 上分布着成千上万的邮件服务器，每台邮件服务器管辖着若干用户的电子信

箱，负责电子邮件的收发工作，这如同现实世界中分布着大大小小的邮局一样。根据所

使用的电子邮件协议的不同，邮件服务器通常又分为收信服务器（POP3）和寄信服务器

（SMTP）两种。发送电子邮件时，需要与寄信服务器 SMTP 连接才可将信函寄出；接

收电子邮件时，要连接收信服务器 POP3。如果用户在 POP3 服务器上设有电子邮箱，就

可以在核对密码的基础上从该邮箱中取出信函。这如同收发普通邮件一样，发信时应把

信函投入邮筒，取信时则拿信箱钥匙从收件信箱（不是投递邮筒）取出信函。

2. 电子邮件系统的组成

电子邮件系统的组成如图 5.42 所示。 一个电子邮件分为信封和内容两大部分。邮件内容首部包括一些关键字，后面加上

冒号。 重要的关键字是：To 和 Subject。 “To：”后面填入一个或多个收信人的电子邮件地址。用户可把经常进行通信联络

的对象姓名和电子邮件地址写到地址簿中。当撰写邮件时，只需打开该地址簿，点击收

信人名字，收信人的电子邮件地址就会自动地填入到合适的位置上。 “Subject：”是邮件的主题。它反映了邮件的主要内容，主题便于用户查找邮件。

第二篇 基本 IT 技能

·162·

图 5.42 电子邮件系统组成

3. 电子邮件地址

要在 Internet 上接收电子邮件，用户必须拥有一个电子邮箱（Mailbox），它实际上是

ISP 在其服务器上为用户设置的一块存储空间，通过设置用户名和口令的方式，来保证

只有该用户本人才能查看邮箱。 每个电子邮箱有一个唯一的地址，通常称为电子邮件地址。电子邮件地址的格式基

本上由两部分组成，其格式为： 用户名@主机名 其中：“@”符号表示“at”；主机名指的是拥有独立 IP 地址的邮件服务器名字；用户

名则是在该服务器上为用户建立的电子邮件账户名。例如，本书作者的电子邮件地址是： xujuncs@mail.tsinghua.edu.cn

4. 电子邮件客户软件

用户拥有自己的电子邮件地址后，便可以享受电子邮件通信服务。通常情况下，用

户可以通过 Web 浏览器（例如 IE）也可以直接登录到相应的网页邮件系统进行收发电

子邮件的操作。除此之外，用户还可以在个人计算机上安装一个电子邮件客户端软件，

连接到邮件服务器上收发电子邮件。常用的电子邮件客户端软件有 Outlook Express、FoxMail 等，在此主要介绍 Outlook Express 软件的使用。

5.4.2 使用网页邮件系统收发电子邮件

当用户使用的联网计算机是公用计算机时，通常应使用浏览器打开网页邮件系统

（WebMail 系统）收发电子邮件。在这种方式下，能够更好地保证用户个人邮件的安全性。 在浏览器中输入邮件服务商提供的 WebMail 系统网址，打开相应的网页，在相应位

置上输入邮箱的用户名与密码即可，目前很多 WebMail 系统都集成在网站的主页上。 在此，我们以 Hotmail 邮箱为例，掌握使用 WebMail 系统收发电子邮件的方法。Hotmail

接收端

邮件服务器

发送端

邮件服务器

客户端软件

邮件

服务器

邮件

服务器

客户端软件

（发送）

SMTP

（发送）

SMTP

（读取）

POP3

因特网

客户端软件 客户端软件

（发送）

SMTP

发送方

邮件缓存

（发送）

SMTP （读取）

POP3 接收方

用户邮箱

5 Internet 应用

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邮件服务商提供的 WebMail 系统网址即为 Hotmail 的网站网址：http://www.hotmail.com。

在浏览器中打开该网页连接，如图 5.43 所示，输入登录名（即用户名）与密码，单击登录

按钮，进入网页邮件系统。当然如果用户的信箱为 163.com 的网易信箱，那么 WebMail系统网址为 http://www.163.com，用户登录后的操作与 Hotmail 类似。

图 5.43 Hotmail 的主页

进入 Hotmail 邮箱的主页，如图 5.44 所示。单击“收件箱”，可浏览用户收到的邮

件。单击“新建”，编写新邮件。如图 5.45 所示。

图 5.44 Hotmail 邮箱主页

第二篇 基本 IT 技能

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在图 5.44 中用户还可以修改个人资料、密码以及设置其他参数等。

图 5.45 撰写 Hotmail 新邮件

5.4.3 使用 Outlook Express 收发邮件

当用户的联网计算机是个人计算机时，通常会安装电子邮件客户端软件实现邮件的

收发，电子邮件客户端软件与 WebMail 系统相比通常能提供更全面的服务。如使用客户

端软件收发邮件，不用下载网站页面内容，收发邮件速度较快，并且收到的与曾经发送

过的邮件都保存在自己的电脑中，不用上网就可以对邮箱中的邮件进行阅读和管理。 Outlook Express就是一个不错的电子邮件客户端软件，其界面如图 5.46所示的窗口，

但在使用前的邮箱配置稍显复杂一些。

图 5.46 Outlook Express 窗口

5 Internet 应用

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1. 设置账号

设置账①号是对不同用户的不同邮箱参数进行设定，使 Outlook Express 软件知道需

要连接哪个邮件服务器来收取与发送哪个用户的邮件，其具体操作步骤如下： ① 在 Outlook Express 主窗口中执行“工具→账户”命令，打开“Internet 账户”对

话框，如图 5.47 所示。 ② 在该对话框中单击“添加”按钮，从弹出的列表中选择“邮件”命令，打开如

图 5.48 所示的“Internet 连接向导”对话框，用户可在“显示名”文本框中输入一个名

字。发送邮件时，该名字将出现在“发件人”栏中。

图 5.47 “Internet 账户”对话框 图 5.48 “Internet 连接向导”对话框

③ 单击“下一步”按钮，屏幕显示如图 5.49 所示的对话框，在“电子邮件地址”

文本框中输入用户的 E-mail 地址。 ④ 单击“下一步”按钮，屏幕显示如图 5.50 所示的对话框，设置接受邮件与发送

邮件服务器的名称，通常用户可从邮件服务商处获得该信息。

图 5.49 Internet 电子邮件地址 图 5.50 “电子邮件服务器名”对话框

⑤ 单击“下一步”按钮，屏幕出现如图 5.51 所示的“Internet Mail 登录”对话框，

① 正文阐述的“账号”即指对话框中的“帐号”。

第二篇 基本 IT 技能

·166·

用户可在“账户名”和“密码”文本框中分别输入自己的用户名和密码。 ⑥ 单击“下一步”按钮，屏幕出现祝贺成功设置账户的对话框，单击“完成”按

钮，即可设置好一个新的邮件账户。 按照以上步骤完成配置后，在图 5.47 所示的“Internet 账户”对话框中将显示出这

个新建的账户名称及其使用的连接方式。选定该账户，再单击“属性”按钮，将打开如

图 5.52 所示的“属性”对话框，它有“常规”、“服务器”、“连接”、“安全”和“高级”

等 5 个选项卡。用户可通过选择不同的标签查看或者修改各项设置的内容。

图 5.51 “Internet Mail 登录”对话框 图 5.52 “属性”对话框

2. 撰写和发送电子邮件

（1）撰写邮件 ① 在 Outlook Express 窗口中单击工具栏上的“创建邮件”按钮，打开如图 5.53 所

示的“新邮件”编辑窗口。 ② 在“收件人”栏中输入收件人的 E-mail 地址。如果想把邮件副本同时发送给其

他人，可在“抄送”栏中输入其 E-mail 地址。如果用户要将一封信同时发给多个接收者，

可在“收件人”和“抄送”栏中分别输入多个 E-mail 地址，它们之间需用逗号或分号隔

开。此外，用户还可以单击“收件人”前的按钮，打开“选择收件人”对话框，如图 5.54所示，从通讯簿中选定收件人。

③ 输入邮件主题与邮件正文内容。用户可以执行“格式→应用信纸”命令，从子

菜单中选取一种信纸类型美化邮件。 ④ 在撰写邮件时可以插入文本文件、图片等附件。单击“新邮件”编辑窗口工具

栏上的形状如同回形针一样的“插入文件”按钮，或者执行“插入→文件附件”命令，

打开如图 5.55 所示的“插入附件”对话框，选择附件文件后，单击“附件”按钮即可。 编辑后的邮件如图 5.56 所示。 （2）发送邮件 当用户编写完一个电子邮件后，可以立即发送，也可以执行“文件→保存”命令，

5 Internet 应用

·167·

将写好的邮件保存到“草稿箱”中，待撰写好全部邮件后再发送。

图 5.53 “新邮件”编辑窗口 图 5.54 “选择收件人”对话框

图 5.55 “插入附件”对话框 图 5.56 撰写邮件

用户在配置好邮箱发送方式与相关参数后方可执行“发送邮件”的操作。在 Outlook Express 主窗口中执行“工具→选项”命令，打开“选项”对话框，再单击“发送”标签，

在此用户可进行发送方式的设置，如图 5.57 所示。如果选中“立即发送邮件”，表示在撰

写完邮件后，单击新邮件编辑窗口上 左边的“发送”按钮，即可将该邮件立即发送出去。

如果该项没有被选中，单击“发送”按钮后，该邮件被保存在“发件箱”中等待发出。 （3）接收和阅读电子邮件 在 Outlook Express 主窗口（或收件箱窗口）中单击工具栏上的“发送和接收”按钮，

Outlook Express 首先检查发件箱中是否有未发出的信件，并尝试发送这些邮件，然后登

录到用户设置的邮件接收服务器上，检查自己的电子邮箱是否有新的邮件到达，如果有，

则将新邮件取回来放到 Outlook Express 的“收件箱”中，同时在“收件箱”文件夹旁边

显示出当前新邮件的个数。 在 Outlook Express 窗口中执行“工具→选项”命令，打开如图 5.57 所示的“选项”

对话框，单击“常规”标签，用户可设定每隔多长时间检查一次新邮件。

第二篇 基本 IT 技能

·168·

接收邮件后，通常用户在收件箱中双击新邮件名称即可打开邮件进行阅读，回形针

标记表示邮件中带有附件，双击附件图标即可查看邮件附件。

3. 回复与转发电子邮件

要回复某人的来信，可先选定该来信，然后在工具栏中单击“答复”按钮，原发件

人的邮件地址自动填充到收件人地址中，在“主题”后的文本框中增加“Re:”的标记，

表示该信是回复的邮件，用户在当前窗口编辑邮件内容后发送即可，如图 5.58 所示。

图 5.57 “选项”对话框的“发送”选项卡 图 5.58 回复信函

当要将收到的信件转寄给其他人时，可以在“收件箱”窗口的邮件列表中选定要转

发的邮件，单击工具栏上的“转发”按钮，在“主题”后的文本框中增加“Fw:”的标

记，表示该信是转发的邮件，确定收件人地址，单击“发送”按钮即可转发该邮件，如

图 5.59 所示。

图 5.59 转发邮件窗口

5 Internet 应用

·169·

4. 管理电子邮件

（1）保存与打印邮件 执行“文件→另存为”命令，可以将邮件保存。执行“文件→打印”命令，可以将

选定的邮件内容打印。 （2）删除邮件 选定这些邮件，单击工具栏上的“删除”按钮即可删除邮件。如果要恢复被删除的

邮件，可先打开“已删除邮件”文件夹，并在其对应的邮件列表中选定要恢复的邮件，

然后执行“编辑→移动到文件夹”命令，即可恢复删除操作，将其保存到其他文件夹中。 若要清空所有已删除的邮件，在 Outlook Express 窗口中用鼠标右键单击“已删除邮

件”文件夹，在弹出的快捷菜单中执行“清空文件夹”命令，可以彻底删除这些邮件。

5. 使用通讯簿

在 Outlook Express 中收发邮件时，可以建立通讯簿保存用户联系人的电子邮件等通

讯方式，建立通讯簿能够方便用户在撰写新邮件时快速调入收件人的电子邮件地址。 单击工具栏上的“地址”按钮，可打开“通讯簿”窗口，如图 5.60 所示。单击“通

讯簿”窗口工具栏上的“新建”按钮，在弹出的菜单中单击“新建联系人”一项，打开 “属

性”对话框，用户在此编辑联系人的地址信息，如图 5.61 所示，单击“添加”按钮将其

保存到“通讯簿”中。

图 5.60 “通讯簿”窗口 图 5.61 “通讯簿属性”对话框

用户还可以将发件人地址信息添加到通讯簿，在收件箱的邮件列表中用鼠标右键单

击某个邮件，在弹出的快捷菜单中执行“将发件人添加到通讯簿”命令。 在通讯簿中将某个群体的成员组织成一个组，在使用 Outlook Express 通信时，可以

将邮件同时发送给组内所有成员。单击通讯簿工具栏中“新建”按钮中的“新建组”一

项，在弹出的“属性”对话框的“组名”文本框中输入组的名称，如图 5.62 所示，组名

为“项目组”。单击“选择成员”按钮，弹出如图 5.63 所示的“选择组成员”对话框，

第二篇 基本 IT 技能

·170·

用户可以在此编辑组成员的通信地址，作为“项目组”的成员通讯录。

图 5.62 “组属性”对话框 图 5.63 “选择组成员”对话框

5.5 FTP 与实时通讯工具

5.5.1 文件传输 FTP

1. FTP 服务

FTP 服务通过文件传输协议 FTP 实现，在前面已经提到了可以通过浏览器直接访问

FTP 站点。FTP 服务器的 URL 地址通常是以 ftp://开头，例如 ftp://ftp.pku.edu.cn 是北京

大学的 FTP 服务器，图 5.64 是使用 IE 浏览器访问北京大学的一个 FTP 服务器的情况。

图 5.64 浏览 FTP 服务器

5 Internet 应用

·171·

使用 FTP 访问时，用户浏览到的文件结构与 Windows 操作系统的资源管理器类似，

由文件夹与文件组成。用户下载文件与文件夹的过程就是从 FTP 服务器上复制文件或文

件夹粘贴到本地计算机的过程。对于不允许匿名访问的服务器，用户需要上传或下载文

件则需要具有服务器给予的使用权限。 通过浏览器访问 FTP 服务器并下载文件的方法操作简单，但传输速度受到限制，并

且不支持断点续传，即下载过程中如果断开链接，则在此下载时需要重新开始。因此，

通常使用专门的 FTP 应用软件，如 FTP、WS-FTP 和 CuteFTP 等。在此以 CuteFTP 为例

介绍文件的传输，以 NetAnts 为例介绍下载软件的使用。

2. 文件的传输

CuteFTP 是一个 FTP 客户端应用程序，启动 CuteFTP 应用程序，此时屏幕出现“Site Settings for New Site”窗口，如图 5.65 所示，用户在此进行 FTP 站点设置。该窗口的左

边列出了一些预定义的 FTP 站点，选中某个 FTP 名称，右边则显示出相应的 FTP 服务

器信息。 （1）创建 FTP 站点 用户也可以自己新建 FTP 站点，选定文件夹 General FTP Sites，再单击窗口左下角

的“New”按钮，在该文件夹下显示一个新站点名，例如输入站点名称“常用站点”并

在其右侧输入 FTP 服务器的信息，如图 5.66 所示。 设置 FTP 站点属性的操作如下： ① 在 Label for site 文本框中任意输入 FTP 站点的标识名字。 ② 在 FTP Host Address 文本框中输入与 Label for site 相对应的主机域名或 IP 地址，

如 ftp://ftp.pku.edu.cn。 ③ 在 FTP site User Name 和 FTP site Password 文本框中输入用于登录该 FTP 主机的

用户名和口令。 （2）使用 CuteFTP 快速下载文件 在图 5.65 中双击某个 FTP 站点名称，或选中某个站点后单击“Connect”按钮，用

户计算机即开始与远程 FTP 服务器进行连接，连接成功后的屏幕显示如图 5.67 所示。

图 5.65 “Site Settings for New Site”窗口 图 5.66 创建新站点

第二篇 基本 IT 技能

·172·

图 5.67 与远程主机建立连接

此窗口左下部分是本地窗口，用于显示本地计算机的驱动器、文件夹及文件列表信

息。窗口右下部分是远程窗口，用于显示所选站点远程主机的目录及该目录下的文件列

表信息。另外，在窗口的上部是状态信息，用于显示当前的连接状态。 无论是在本地窗口还是在远程窗口，双击文件夹图标即可打开相应的文件夹。在远

程窗口中双击某个文件名，则将该文件下载到本地计算机的当前文件夹中；同样，在本

地窗口中双击某个文件名，则可把该文件上传到 FTP 服务器的当前目录，前提是用户要

拥有写入权限。用户还可以使用拖动鼠标的方法在两个窗口之间拖动文件或文件夹，实

现对文件的上传与下载。

3. 文件的下载

由于绝大多数FTP服务器为用户提供了下载功能，则相应出现了很多专用下载软件。

与使用浏览器下载中，执行“目标另存为”命令相比，这些软件能够支持多线程下载以

及断点续传等功能。其中，NetAnts 网络蚂蚁就是这样一种常用的下载软件。 （1）使用 NetAnts 下载文件 通常情况下，用户会有目的的从网络上下载某些文件，例如对某些共享软件下载时，

用户可以在具有 URL 链接信息的待下载文件上，单击鼠标右键。如果操作系统中已经

安装了 NetAnts，则在弹出的快捷菜单中增加了“Download by NetAnts”选项，执行该

命令，启动 NetAnts，如图 5.68 所示，并弹出 “添加任务”对话框，如图 5.69 所示，

单击右键处的 URL 将自动添加到下载任务中，单击“确定”按钮开始下载。 NetAnts 窗口界面除一般窗口所具有的标题栏、工具栏、菜单栏和状态栏外，还包

括：

5 Internet 应用

·173·

曲线图栏。位于工具栏的下面。下载文件时，将给出当前下载速率的柱状图。 虚拟文件夹。位于主窗口左边，可查看和管理下载任务项。 任务列表。位于主窗口右上方。用户可从中了解下载任务的状态、下载文件的名

称与大小、下载速率以及完成程度等。 任务状况窗口。位于主窗口右下方。在任务列表中选中某项下载任务，该任务的

详细信息会在此区域显示。 拖放窗口。该矩形小窗口始终位于所有窗口的 前面，如图 5.68 中右下角的小方

块，单击该小块能快速添加下载任务和启动 NetAnts 的某些功能。 “添加任务”窗口是 NetAnts 设置下载任务的窗口，执行“编辑→添加任务”命令，

或者单击工具栏上的“添加一个新任务”按钮，同样能打开该对话框。用户可直接在“常

规”标签的“URL”文本框中输入要下载文件的 URL，在“保存到”文本框中指定下载

文件存放的文件夹后，单击“确定”按钮，开始下载。 用户还可以使用拖放窗口执行下载任务。在浏览网页的过程中，只要将需要下载文

件的 URL 直接拖动到“拖放窗口”，也会自动弹出如图 5.69 所示的“添加任务”对话框，

对该对话框的操作与上面相同。

图 5.68 NetAnts 窗口界面 图 5.69 “添加任务”对话框

当有许多文件需要下载，用户可先将这些文件的URL输入并编辑为一个扩展名为.lst的文本文件，每行输入一个 URL，然后单击 NetAnts 窗口工具栏左侧的“导入 URL 列

表”按钮，一次性地将这些 URL 添加到 NetAnts 的任务列表中，同时对这些文件执行下

载任务。 （2）NetAnts 的设置

NetAnts 的设置包括设置默认的下载文件存放目录、蚂蚁数目设置以及设置自动操

作等。

① 设置下载文件存放目录 执行“选项→参数设置”命令，或单击 NetAnts 窗口工具栏上的“参数设置”按

钮，弹出“NetAnts 设置”对话框。在“NetAnts 设置”对话框中选中“默认设置”标签。

如图 5.70 所示。

第二篇 基本 IT 技能

·174·

在“下载文件存放目录”栏中单击其右侧的文件夹小图标，在弹出的“浏览文件

夹”对话框中选定某个文件夹；也可以直接输入某个文件目录，例如：d:\download。 ② 设置蚂蚁数目 在图 5.70 所示的“默认设置”标签中，用户可以自定义“蚂蚁

数目”。所谓蚂蚁数目是指 NetAnts 将下载文件分成几个部分建立连接同时下载，即多线

程下载。系统默认的蚂蚁数目是 5。 ③ 设置自动操作 自动操作是指 NetAnts 自动监视用户在浏览网页时的点击操作

和剪贴板操作，一旦捕捉到这些动作，NetAnts 自动弹出“添加任务”对话框，提示用

户添加下载任务。设置自动操作的步骤是： 在“NetAnts 设置”对话框中选定“自动操作”标签，如图 5.71 所示。

图 5.70 “默认设置”标签 图 5.71 “自动操作”标签

在“自动操作”标签中，选中“与浏览器点击整合”复

选框，NetAnts 将会与浏览器配合进行文件下载，即当用户在

浏览网页时用鼠标点击某个链接，而该链接所指向的文件类型

又与该标签“捕获文件的类型”列表框中的类型相符时，NetAnts会自动将该链接指向的文件添加到下载任务列表，确定后即开

始下载。 在“自动操作”标签中，选中“剪贴板监视器”复选框，

则 NetAnts 将会对复制到剪贴板中的内容进行检测，如果符合

下载条件，提示用户是否下载。

4. 文件的压缩

从互联网上下载的文件或电子邮件传送的文件有许多是经图 5.72 快捷菜单

5 Internet 应用

·175·

过压缩后的，这样会相应减少网络传输的数据量，提高传输速度。对于压缩与解压缩有

很多专用工具，WinRAR 是目前计算机常用的压缩与解压缩软件之一。 （1）压缩文件 在要压缩的文件上（例如，文件“第三章图 2.doc”），单击鼠标右键，弹出如图 5.72

所示的快捷菜单。选择“添加到‘第三章图 2.rar’”命令，则在当前文件所在位置生成

一个新的压缩文件“第三章图 2.rar”。 用户同样可以选择“添加到压缩包”命令，在打开的对话框中，可以对压缩包名称、

更新模式、格式、压缩方式以及密码保护等参数进行设置。 （2）解压缩文件 对压缩后的文件需要解压缩后才可以使用。用户可在压缩文件上单击鼠标右键，从

弹出的快捷菜单中选择“解压缩到当前文件夹”命令，系统会将解压后的文件存放在与

压缩文件同名的文件夹中。 同样，用户如果从弹出的快捷菜单中选择“解压缩文件”命令，可以从打开的对话

框中设置目录路径、更新模式以及覆盖模式等参数。

5.5.2 实时通讯工具

Windows Messenger 具有实时交流和文件传输功能，其信息可以以文本、语音和视

频等多种媒体方式传送。Windows XP 操作系统已经预装了 Windows Messenger 实时消息

软件。 Messenger 的主界面如图 5.73 所示。

1. 添加联系人

在正式使用前，需要添加联系人，然后才能开始实时传递消息。添加联系人的操作

步骤如下： 在主窗口中，单击“添加联系人”选项。屏幕显示如图 5.74 所示。

图 5.73 Messenger 主窗口 图 5.74 添加联系人

第二篇 基本 IT 技能

·176·

按照“添加联系人”向导中的指导进行操作。添加成功的联系人根据其当前状态分

别显示在主窗口的“联机”或“没有联机”列表中。

2. 发送消息、邮件和文件

（1）发送消息 当已添加的联系人处于联机状态时，可以按照

以下步骤给其发送消息： ① 在“联机”列表中双击要联系的人的名称，

如“holly”，打开如图 5.75 所示的对话窗口。 ② 用户在左下部的文本框中输入自己的消息

内容，然后单击“发送”按钮将其发送出去。所有

对话内容将显示在窗口左上部的文本框中。 在对话窗口底部的状态栏中，用户可以观察

到“对方正在输入”以及收到的 后一条消息的日

期和时间等提示信息。 每则消息的长度 多可达 400 个字符。

（2）发送和阅读电子邮件 如果要向某个联系人发送电子邮件，可以在名单列表中用鼠标右键单击该联系人，

然后从弹出的快捷菜单中选择“发送电子邮件”命令。 如果使用 Hotmail 或 MSN 账户登录，Hotmail 将打开已带有发送地址的“撰写”

页面。 如果使用任何其他种类的 Passport 账户登录，则计算机上默认的邮件程序（如

Outlook Express）将打开带有地址的空白邮件撰写窗口。 （3）发送和接收文件 通过 Messenger 可以发送多种格式的文件：音乐、图片或文档等。操作步骤如下： ① 在主窗口中，用鼠标右键单击处于联机状态的联系人的名称，然后从弹出的快

捷菜单中选择“发送文件或照片”命令； ② 在弹出的“发送文件”对话框中选定想要发送的

文件，然后单击“打开”按钮。 ③ 传输该文件的请求将被立即发送出去，当收件人

接受该请求后，系统将给回反馈信息。 当有文件发送过来时，会在对话窗口中给出发送者

的名称、文件的名字以及大小。如果单击“接受”，该文

件将被放入用户指定的文件夹中（该文件夹可在主窗口

中通过执行“工具/选项”命令，打开的“选项”对话框

“首选参数”标签中进行设置）。 如果通话双方安装了声卡、扬声器和话筒等设备，

还可以通过单击“对话”窗口侧边条中 “开始交谈”按

钮进行语音对话。在Windows XP操作系统中，Messenger

图 5.76 选择个人的当前状态

图 5.75 对话窗口

5 Internet 应用

·177·

还新增了单击侧边条中的“启动摄像机”按钮进行视频对话的功能。 如果用户暂时无法处理消息时，通过单击主窗口顶部的用户名，从弹出的菜单选择

一种状态描述信息（见图 5.76），让其他人知道用户的当前状态。这时，用户仍可以接收

即时消息，只是系统会根据用户当前状态来调整接收到消息后的提示信号。 当屏幕保护程序启动时，或超过用户在“选项”对话框“首选参数”标签中设置的

等待时间后，该用户将被标记为“离开”。

3. 接收通知

根据当前的联机及接收情况，Messenger 会以“通知”（小的矩形框）的形式提醒用

户。“通知”一般出现在任务栏的 MSN Messenger 图标旁，它分为以下几类： ① 登录通知 当联系人登录时，用户将看到此人的名称，并听到声音。 ② 即时消息通知 收到即时消息的同时将收到一个通知，单击该通知可将其打开

并进行对话。 ③ 电子邮件通知（前提是用户拥有 Hotmail 账户） 在用户刚登录时将被告知其

Hotmail 中有多少封新电子邮件，而且当新电子邮件到达时还会通知用户。

本章知识点归纳一览表

章名 节名 学习内容

1．理解 IP 地址及其表示方法

2．了解子网划分与子网掩码的基本概念

3．理解 IP 地址与物理地址之间的关系

4．理解域名系统的基本概念

5．了解域名与 IP 地址之间的映射以及域名地址到 IP 地址的解析

6．理解超文本、超媒体与超链接的基本概念

7．了解万维网 WWW 所解决的问题

认识 Internet

和 Web

8．了解统一资源定位器 URL 和超文本传输协议 HTTP 的概念

9．掌握拨号接入 Internet 的操作

10．掌握局域网接入 Internet 的操作 接入 Internet

11．了解其他 Internet 接入方式

12．熟练掌握使用 IE 浏览器浏览网页的操作

13．熟练掌握 IE 浏览器的参数设置和收藏夹的使用 漫游 WWW

14．理解搜索引擎的概念与原理，掌握搜索引擎的使用

15．了解电子邮件的工作原理，了解电子邮件系统的组成

16．掌握使用网页邮件系统收发电子邮件的方法

17．掌握 Outlook Express 电子邮件账户的设置

18．熟练掌握使用 Outlook Express 收发电子邮件的基本操作

Internet应用

电子邮件 E-Mail

19．掌握使用 Outlook Express 管理邮件的基本操作以及通讯簿的使用

第二篇 基本 IT 技能

·178·

续表 章名 节名 学习内容

20．掌握 FTP 服务器地址、用户名和密码的设置

21．掌握 FTP 站点的连接与断开

22．熟练掌握使用 CuteFTP 上传与下载文件的基本操作

23．掌握使用 NetAnts 下载文件的基本操作

24．熟练掌握文件的压缩与解压缩操作

Internet

应用

FTP 与实时

通讯工具

25．掌握实时通讯工具 MSN 的使用

第三篇 数 据 管 理

数据是一种宝贵的资源，为了充分发挥数据资源的作

用，使它能够为更多人所共享，如何对大量数据进行有效

管理就成了一个极其重要的问题。数据管理的关键在于建

立数据模型及其管理系统，以便对数据进行统计分析，挖

掘出有价值的信息供决策之用。本篇包括以下两章内容：

6 表格处理——Excel

7 数据库应用——Access

在日常生活中，我们经常面对大量的数据管理问题。由于数据量较大，采用人工方

式计算与分析数据已经相当困难。一些数据管理软件的出现，例如表格处理软件 Excel、数据库软件 Access 等，使得这些繁琐的数据计算工作可由计算机自动完成。其中，表格

处理软件可以根据用户要求生成各式各样的表格以及表格的图表化形式。表格中的数据

可以从数据库中得到或直接输入，能按照用户给定的计算公式完成数据计算任务，并把

结果自动填入对应的区域，如果相关的原始数据被修改，计算结果会随之自动更新，表

格数据及其图表化形式均可打印输出。

学习要点

★ Excel 2002 工作窗口的基本组成 ★ 工作表的建立与编辑 ★ 数据填充以及公式与函数的使用 ★ 工作表的格式化 ★ 工作表的打印输出 ★ 多工作表的使用 ★ 数据图表的创建与编辑 ★ 数据的筛选、排序与分类汇总

表格处理 Excel

6 表格处理——Excel

·181·

6.1 Excel 2002 的基本操作

首先认识一下中文 Excel 2002 表格处理软件 Excel 2002 具有友好的用户界面、丰富的数据处理和数据分析功能，

广泛应用于财务、统计和数据分析领域。从功能上可分为三大类：①制作工作表

（spreadsheet）；②数据图表化（chart）；③数据库管理（database）。另外，利用 Excel 2002的 Web 功能，用户可以直接将表格文件发布到 Internet 上，或从 Internet 上获取所需的

数据。

1. 启动中文 Excel 2002

启动中文 Excel 2002 的方法有多种， 常用的方法是在 Windows XP 桌面上执行“开

始→所有程序→Microsoft Excel”命令。 启动中文 Excel 2002 后，屏幕显示如图 6.1 所示，它包括了一个 Excel 2002 应用程

序窗口和一个工作簿窗口。

图 6.1 中文 Excel 2002 的屏幕组成

与 Word 窗口相比，Excel 窗口除标题栏、菜单栏、工具栏、任务窗格和状态栏等常

规部件外，还特别有一个编辑栏（图 6.2），它主要用于 Excel 输入内容。

图 6.2 编辑栏

名称框

取消

输入

插入函数

编辑区

任务窗格

滚动条

工作区

状态栏

名称框

编辑栏

应用程序图标 标题栏 应用程序窗口控制按钮

“格式”工具栏

菜单栏

“常用”工具栏

列标

行号

单元格

鼠标指针

工作簿窗口

Office 助手

控制按钮

第三篇 数据管理

·182·

Excel 提供两种向单元格中输入内容的方法：一种是直接在单元格中输入，另一种

是在编辑栏中输入，活动单元格中已有的内容通常显示在编辑栏中。编辑栏左边是名称

框，右边是编辑区。当用户输入或修改活动单元格内容时，在编辑栏中间将出现三个按

钮（“取消”、“输入”、“插入”）： 名称框。显示活动单元格的地址或单元格区域名称，也可以给单元格区域命名。 编辑区。显示活动单元格中的内容。向活动单元格输入数据、公式或函数。 取消按钮 。单击该按钮，可取消此次对该单元格的输入或修改操作，相当于按

Esc 键。 输入按钮 。单击该按钮，可确认此次键入或修改的内容，相当于按 Enter 键。 插入函数按钮 。单击该按钮，将弹出“插入函数”对话框，用户可从中选择函

数建立公式。 输入的内容会在单元格和编辑区中同时出现。

2. Excel 工作簿窗口

工作簿窗口包括了 Excel 特有的一些元素，如工作表、单元格等。 （1）工作簿 一个工作簿由若干个工作表组成，默认值是 3。用户可根据需要执行“插入→工作

表”命令添加工作表或执行“编辑→删除工作表”命令删除工作表，如同往一个活页笔

记本放入或取出一张纸一样。一个工作簿就是一个 Excel 文件。用户可以在同一个工作

簿的不同工作表上分别存储相关数据，例如企业产品销售情况的月报表。当打开某一工

作簿时，它包含的所有工作表也同时被打开。 （2）工作表 工作表也称电子表格，是 Excel 用来存储和处理数据的地方。新建一个工作簿时，

Excel 应用程序窗口显示的是它的第一个工作表。每个工作表都是由行和列组成的一个

二维表格，列标题用字母 A，B，……，Z，AA，AB，……，IV 表示，共 256 列；行标

题用数字 1，2，……，65 536 表示，共 65 536 行，这样一个工作表就有 256×65 536 个

由行和列组成的单元格。 （3）单元格和单元格区域 行和列相交形成单元格，它是存储数据的基本单位。每个单元格都有唯一的地址：

列标+行号，如第 1 行第 B 列相交处的单元格地址用 B1 表示。 鼠标指针在 Excel 工作表中显示为一个空心的十字形 。用鼠标单击某一个单元格，

该单元格即成为活动单元格，并由黑边框包围，其行号和列标处在突出显示状态。如果

从选定的某一个单元格开始拖动鼠标可形成一个由多个单元格组成的区域，它被黑框包

围并反像显示，该区域称为单元格区域。每个单元格区域中有且仅有一个反白的单元格

是活动单元格。输入数据操作只能在活动单元格中进行，许多编辑操作也只对活动单元

格或选定的单元格区域起作用。 单元格区域是用它的左上角和右下角单元格地址来表示的。如：单元格区域 A1：

A3 包括 A1，A2，A3 三个单元格；单元格区域 B2：C3 包括 B2，B3，C2，C3 四个单

元格。

6 表格处理——Excel

·183·

活动单元格或单元格区域的右下角带有一个小方块，称为填充柄。当鼠标指针移到

填充柄时变为 形状，这时，拖动填充柄可实现数据序列填充。 （4）工作表标签 在工作簿窗口的底部可以看到“Sheet1”，“Sheet2”，……工作表标签，它事实上是

各工作表的名称。但由于 Sheet1~Sheet3 这样的名字不能反映工作表中的内容特征，故往

往需要对它们重命名。 为工作表命名时，只需双击要重命名的工作表标签（如 Sheet1），标签名变为黑色，

这时可以直接输入新的名称来取代原有的工作表名称，也可以再次单击工作表标签，进

入编辑状态，对名称进行编辑修改。按 Enter 键即可完成重命名操作。 用鼠标单击某一工作表标签，相应的工作表即可成为活动工作表。活动工作表标签

呈白色，而其余工作表标签呈灰色。如果用户添加的工作表比较多，屏幕上不能显示全

部工作表标签，可以通过单击工作表标签栏左边的四个标签滚动按钮 来显示和

查看当前不可见的工作表标签。在标签滚动按钮上单击鼠标右键，会弹出一个所有工作

表名称的列表，用户可直接选择所需的工作表名称，将其置为活动工作表。

3. 工作簿文件的基本操作

当启动 Excel 时，会自动创建一个名为“Book1”的空工作簿。 单击“常用”工具栏中的“新建”按钮 或在“新建工作簿”任务窗格中选择“空

白工作簿”命令均可以直接使用默认模板创建一个新的空白工作簿。Excel 按工作簿创

建的先后顺序命名“Book i”，i 为顺序号。 如果要创建基于某种模板的工作簿，可选择任务窗格“根据模板新建”栏的“通用

模板”命令，打开“模板”对话框，从“电子方案表格”标签中选择一个合适的模板创

建新的工作簿。 执行“文件→打开”命令或单击“常用”工具栏的“打开”按钮，从弹出的“打开”

对话框选择工作簿文件，单击“打开”按钮后即可将其打开。 执行“文件→保存”命令，或单击“常用”工具栏上的“保存”按钮 ，均可以保

存当前工作簿。如果新建工作簿第一次存盘，则自动打开“另存为”对话框。用户可以

在该对话框中给工作簿另起一个能代表其内容特征的文件名，以替代原先的临时文件名

“Book i”。工作簿文件的扩展名为.xls。 单击工作簿窗口右上角的关闭按钮，可以关闭当前工作簿；单击 Excel 应用程序窗

口右上角的关闭按钮，则关闭所有工作簿并退出 Excel。如果已对工作簿进行过修改但

还没有存盘，系统会给出提示。

6.2 工作表的建立与编辑 6.2.1 工作表的基本操作

1. 选定活动单元格或单元格区域

对工作表进行操作，需要先选定单元格或单元格区域。表 6.1 列出了选定单元格或

第三篇 数据管理

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单元格区域的多种方法。

表 6.1 选定单元格及单元格区域的方法

选定内容 操作方法

单个单元格 单击某一单元格或按光标移动键，移动到某一个单元格

单元格区域 单击要选定区域的第一个单元格，并拖动鼠标到 后一个单元格

非相邻单元格或单元格区域 先选定第一个单元格或单元格区域，按下 Ctrl 键的同时再选择其他单元格或单元格区域

大范围的单元格区域 单击单元格区域的第一个单元格，按住 Shift 键的同时，再单击区域的 后一个单元格（可

配合使用滚动条）

整行 单击行号

整列 单击列标

相邻的多行或多列 从第一行或第一列开始拖动鼠标到 后一行或 后一列；或者先选定第一行或第一列，

然后按下 Shift 键的同时，再选定 后一行或 后一列

非相邻的多行或多列 选定第一行或第一列，然后按下 Ctrl 键的同时再选定其他行或列

工作表的所有单元格 单击工作表左上角行号和列标交叉处

增加或减少当前选定的单元

格区域

按下 Shift 键的同时，单击某一单元格，原选定区域的活动单元格与该单元格之间的长方

形区域将成为新的选定区域

选定单元格区域后，按 Tab 键可以移动活动单元格的位置。如果用鼠标单击任一单

元格即可取消选定。

2. 工作表数据输入

在工作表的单元格中可以输入两种不同类型的数据，即常量和公式。常量包括文本、

数字、日期和时间。这里先介绍常量的输入方法。 双击某一单元格或选中该单元格后再单击编辑区，则所选单元格进入编辑状态，输

入的数据同时出现在单元格和编辑区中。按 Enter 键或单击编辑栏中的输入按钮 可确

认输入的内容并退出编辑状态。 （1）文本数据 文本数据包含汉字、英文字母、数字、空格以及其他可从键盘输入的符号，即字符

数据。 默认情况下，文本数据沿单元格左边对齐。 如果在输入的数字前加一个单引号“’”，则它将以左对齐方式显示并被视为文本。

例如输入邮政编码“518000”时，应该键入：’518000。 Excel 2002 在按列录入文本时具有记忆式填充功能，同一列的各个录入项会被自动

记忆下来。选定同列的相邻单元格，按 Alt+↓键，将显示已有的录入项列表，用户可选

择所需的录入项填充到所选的单元格。如果在所选单元格中输入的起始字符与该列已有

的录入项相符，Excel 会自动填充其余的字符。用户可按 Enter 键确认该内容或按

Backspace 键删除填充的字符然后重新输入。 （2）数值数据 Excel 的数值数据只能含有以下字符：0，1，2，3，4，5，6，7，8，9，＋，－，（，），!，

$，%，E，e。默认情况下，数值数据在单元格中自动右对齐。

6 表格处理——Excel

·185·

如果要输入分数，比如 9/10，应先输入 0 及一个空格，然后再输入 9/10。如果要输

入一个负数，则需要在数值前加上一个减号或将其用括号括起来。例如（910）表示-910。 当输入一个超过列宽的较长数字时，Excel 会自动采用科学计数法（如 3.1E-12）表

示，如果给出“####”标记，说明列宽已不足以显示数据（扩大列宽后数据重新完整地

显示），但系统“记忆”了该单元格的全部内容，当选中该单元格时，在编辑栏中会显示

其全部内容。 （3）日期和时间数据 Excel 将日期和时间均按数字处理。工作表中日期和时间的显示取决于单元格中的

数字格式。默认状态下，日期和时间项在单元格中右对齐。如果 Excel 不能识别输入的

日期或时间格式，输入的内容将被视作文本，并在单元格中左对齐。 如果要在同一单元格中输入日期和时间，请在其间用空格分离。 【例 6.1】 新建一个工作簿，取名为 abc1，选取其中的工作表 Sheet1，按图 6.3

输入内容，然后将该工作表重命名为“例表 1”。

图 6.3 例表 1

6.2.2 数据填充

用户在创建工作表过程中，对有一定规律的数据序列或有固定顺序的名称等，如“第

一、第二、第三、……”或者“2，4，8，16，……”，可以利用序列填充功能减少重复

输入。

1. 序列类型

Excel 能识别的序列类型有：等差序列、等比序列、日期序列和自动填充序列。 （1）等差序列 等差序列的每个数值由前一个数值加上一个固定值得到。每次增加的固定值称为步

长。例如：初始值为 1，步长为 2，得到的等差序列为 1，3，5，7，……。 （2）等比序列 等比序列的每个数值由前一个数值乘以一个固定步长得到。例如：初始值为 1，步

长为 2，得到的等比序列为 1，2，4，8，……。 （3）日期序列 日期序列的每个日期数据由前一个日期加上一个日期单位得到。日期单位包括日、

工作日、月、年四种。如初始值为 1995-7-2，日期单位为年，得到的日期序列为 1996-7-2，1997-7-2，1998-7-2，……。

第三篇 数据管理

·186·

（4）自动填充序列 自动填充序列是根据给定的初始值自动递增或递减而形成的，例如：第 1 组、第 2

组、第 3 组、……。

2. 填充序列

（1）使用“序列”对话框填充数据序列 【例 6.2】 在单元格区域 A1：A5 建立一个等比序列 2，8，32，128，512。 ① 单击起始单元格 A1 使之成为活动单元格，并输入初始值 2。 ② 选定要填充数据序列的单元格区域 A1：A5。 ③ 执行“编辑→填充→序列”命令，打开如图 6.4 所示的“序列”对话框。 ④ 在“序列”对话框的“类型”栏中选择“等比序列”，并在“步长值”框中输入

步长 4。 ⑤ 单击“确定”按钮，选定的单元格区域自动按要求填充数据。 如果不先选定要填充数据的单元格区域，可在“序列”对话框的“序列产生在”栏中

设定按行或按列进行填充。同时，在“终止值”文本框中输入终止值，其效果是一样的。 （2）快捷方式填充数据序列 建立等差序列数据 简单的方法是先在单元格区域的第一、第二个单元格分别输入

初始值和第二个数值，然后选定这两个单元格并拖动填充柄到整个单元格区域，Excel将自动用第二个值与初始值之差作为步长进行等差序列填充。填充操作完成后，在填充

的 后一个单元格右下角会出现一个智能标记按钮“自动填充选项” ，单击该按钮可

以从弹出的列表中选择其他填充方式，如复制单元格或仅填充格式等。如果选定这两个

单元格后用鼠标右键移动其填充柄到整个单元格区域，释放按键即弹出一个快捷菜单，

如图 6.5 所示。用户可选择其他填充方式。

图 6.4 “序列”对话框 图 6.5 填充快捷菜单

对于自动填充序列，可以直接在起始单元格中输入初始值，再拖动填充柄到整个单

元格区域，则区域内的各单元格依次填充相应的数据，其特点是文本内容不变但数字递

增。例如，在单元格 A1 中输入：第 1 组，选定单元格 A1 并拖动填充柄到 A2，A3，……

这些单元格依次显示的填充数据为：第 2 组，第 3 组，……。 如果多个单元格要填入同一数据内容，可以利用 Excel 的数据重复填充功能。如果

6 表格处理——Excel

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相邻单元格需填入同一数据内容，可以先在第一个单元格中输入数据，然后拖动该单元

格的填充柄到所有的相邻单元格即可重复填充同一数据。对于自动填充序列，则需按住

Ctrl 键再拖动该单元格填充柄实现数据重复填充功能。 对不相邻的单元格进行数据重复填充，可以先选定这些不相邻的单元格区域，然后

在活动单元格中输入数据，再按下 Ctrl＋Enter 键即可实现。 （3）自定义序列 用户可以将经常使用而又带有某种规律性或顺序相对固定的文本，设定为自定义序

列，以后只需输入序列的第一个数据，再利用拖动填充柄的方式就可以实现序列填充。 【例 6.3】 将“一公司、二公司、三公司、四公司、五公司”文本序列设定为自

定义序列。 ① 在工作表的连续单元格中输入“一公司、二公司、三公司、四公司、五公司”，

并把它们选定为单元格区域。 ② 执行“工具→选项”命令，打开“选项”对话框，单击“自定义序列”标签。 ③ “从单元格中导入序列”文本框中自动显示所选定的单元格区域，单击“导入”

按钮，该单元格区域中的文本序列自动排列在“输入序列”框中，如图6.6 所示。 ④ 单击“确定”按钮即可完成自定义序列操作。

图 6.6 “选项”对话框

6.2.3 输入公式

表格计算是 Excel 的主要功能之一，使用公式可以完成从简单计算到复杂的财务统

计和科学计算等。只要在某单元格中输入公式，就会给出相应的计算结果。当选中该单

元格为活动单元格时，编辑栏还将显示该公式的表达式，这时，用户可以在编辑栏中对

公式进行编辑修改。

1. 公式的建立

输入公式，必须以等号（=）开始，用运算符表示公式操作类型，用地址表示参与

计算的数据位置，也可以直接输入数字进行计算。如在单元格 A3 中输入：=A1＋A2－2，表示将单元格 A1 和 A2 中的数据相加然后再减 2，结果放在单元格 A3 中。当 A3 为活

第三篇 数据管理

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动单元格时，编辑栏中显示公式：=A1＋A2－2。 当公式中引用的单元格内容发生变化时，Excel 将套用公式重新进行计算。 公式中使用的运算符有以下四种： ① 数学运算符：＋（加）、－（减）、*（乘）、／（除）、%（百分比）、^（指数）。 ② 比较运算符：＝（等于）、＞（大于）、＜（小于）、＞＝（大于等于）、＜＝（小

于等于）、＜＞（不等于）。 比较运算符用于比较两个数值的大小，其结果为逻辑值 TRUE 或者 FALSE。 例如，设 A1 的值为 20，则公式：“=A1＜30”的结果为 TRUE，而公式：“=A1＞30”

的结果为 FALSE。 ③ 文本运算符：&（连接）。 文本运算符可将一个或多个文本连接起来组合成一个文本值。若数值型数据被用于

文本运算符，也将按文本数据对待。在公式中直接用文字连接，需要用双引号将文字括

起来。 例如，单元格 B3 的内容为“李小林”，单元格 D3 的内容为 300，如果在单元格 D9

中输入公式：= B3&“基本工资：”&D3，则单元格 D9 中显示：李小林基本工资：300。 ④ 引用运算符：“：”（冒号）、空格和“，”（逗号），它们通常在函数表达式中表示

运算区域。 冒号运算符用来定义单元格区域。例如，B3：C5 包括单元格 B3、B4、B5、C3、

C4、C5。公式“= B3+B4+B5+C3+C4+C5”也可以写成“=SUM（B3：C5）”。 空格运算符是一种交集运算符，由它连接起来的两个或多个单元格区域，其重叠的

部分作为函数的运算区域。例如，公式：=SUM（A3：D5 C1：C6）表示求 C3+C4+C5的和。如果两个单元格区域没有重叠的部分，则会显示“#NULL！”。

逗号运算符是一种并集运算符，由它连接的两个或多个单元格区域都是函数的运算

区域。例如，公式：=SUM（A1，B1：B3，C1：D2）表示计算：A1+B1+B2+B3+C1+C2+D1+D2的值。

【例 6.4】 在工作簿 abc1 的“例表 1”上按“奖金”等于“基本工资”的 30% 和“实发数”等于“基本工资”加“奖金”分别计算“李小林”的奖金和实发数。

① 打开工作簿 abc1，选定“例表 1”作为活动工作表，如图 6.3 所示。 ② 单击“李小林”的“奖金”对应的单元格 E3。 ③ 在单元格 E3 中输入公式“=D3*30%”，按 Enter 键确认。这时，单元格 E3 中显

示数值“180”。当 E3 为活动单元格时，编辑栏显示“＝D3*30%”。 ④ 单击“李小林”的“实发数”对应的单元格 F3。 ⑤ 在单元格 F3 中输入公式“=D3＋E3”，按 Enter 键确认。这时，单元格 F3 中显

示数值“780”。当 F3 为活动单元格时，编辑栏显示“＝D3＋E3”。

2. 单元格的引用方式

（1）单元格的引用类型 Excel 提供三种不同的引用类型：相对引用、绝对引用和混合引用，应注意区分。

在实际工作中，要根据数据的关系来决定采用哪种引用类型。

6 表格处理——Excel

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相对引用。直接引用单元格区域地址，不需要加“$”符号。使用相对引用后，

系统将记住建立公式的单元格和被引用单元格的相对位置，复制公式时，新的公式所在

的单元格和被引用的单元格之间仍保持这种相对位置关系。例如，在单元格 B11 中输入

公式“=B3－B9”，如果将它复制到单元格 C11，则 C11 中的公式为“=C3－C9”。 绝对引用。绝对引用的单元格地址、列标和行号前面都带有“$”符号。例如，

$B$3 就是一个绝对引用。使用绝对引用后，被引用的单元格与公式所在单元格之间的位

置关系是绝对的，无论这个公式复制到任何单元格，公式所引用的单元格不变，因而引

用的数据也不变。例如，在 B11 中输入公式“=$B$3－$B$9”，如果将它复制到单元格

C11，则 C11 中的公式仍为“=$B$3－$B$9”。 混合引用。混合引用有两种情况，若在列标（字母）前有“$”符号，而行号（数

字）前不带“$”符号，则被引用的单元格其列位置是绝对的，而行的位置是相对的；反

之，列的位置是相对的，而行的位置是绝对的。例如，$A1 是列绝对、行相对，A$1 是

列相对、行绝对。如果在 B11 中输入公式“=$B3－B$9”，然后将它复制到单元格 C11，则 C11 中的公式为“=$B3－C$9”。

这三种引用方式与现实生活中习惯使用的地址说明方式很相似，例如： 计算机中心在 5 号楼——绝对引用。 计算机中心在左边第 2 栋楼——相对引用，它随当前所处的位置不同而改变。 计算机中心在 3 号楼右边第 1 栋楼——混合引用，它的部分内容随着当前所处的

位置不同而改变。 可用 F4 键在单元格的相对引用、绝对引用、混合引用之间进行切换。方法是：将

光标定位到要切换的单元格引用的位置，然后按 F4 键，可在单元格的相对引用、绝对

引用和混合引用之间进行切换。 （2）相同工作簿不同工作表中单元格的引用 如果计算公式要引用同一工作簿中不同工作表的单元格，就需要在公式中同时加

入工作表引用和单元格引用。例如，引用工作表 Sheet3 上的单元格 E3，在公式中就要

用“Sheet3!E3”表示。如果被引用的工作表名称中包含空格，则要用单引号括住，如

“'总工资表'!E3”。 （3）三维引用 这种引用方式可实现对多个工作表中相同单元格或单元格区域的引用。例如要对

Sheet1、Sheet2 和 Sheet3 三张工作表中的单元格区域 D5：E10 进行求和操作，需要输入

公式“=Sum（‘Sheet1:Sheet3’!D5:E10）”。 （4）不同工作簿中单元格的引用 用户还可能在公式中引用其他工作簿中的单元格，例如文件夹“C:\My Document”

下的工作簿 test.xls，现在要引用该工作簿中工作表 Sheet2 上的 B3 单元格，则引用方式

为“’C:\My Documents\[test.xls]Sheet2’!B3”。如果被引用的工作簿已经打开，则可以省

略路径而只输入工作簿文件名。

3. 公式的填充

在利用工作表处理数据时，常会遇到在同一行或同一列使用相同的计算公式的情

第三篇 数据管理

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况。利用公式填充功能可以简化输入过程。方法是：在第一个单元格中输入公式，然后

用鼠标拖动该单元格填充柄到需要填充的单元格区域，公式即被填充到所选区域。 【例 6.5】 将“例表 1”中“李小林”的奖金计算公式用填充方式复制到工作表中

其他人的相应单元格中。 ① 单击要被复制公式所在的单元格，使之成为活动单元格，本例是 E3。 ② 移动鼠标指针到该单元格的填充柄上，指针形状变成十字形，将鼠标从 E3 开始

拖到单元格 E5，这时，E3 的公式被填充到 E4、E5 单元格中。 由于单元格 E3 中的公式采用了相对引用方式，所以从编辑栏可以看到 E4 单元格的

公式为“=D4*30%”，E5 单元格的公式为“=D5*30%”。

6.2.4 使用工作表函数

Excel 提供给用户数百个函数，这些函数都是 Excel 预定义的公式，它们由等号（=）、函数名和参数组成。函数名通常以大写字母出现，用以描述函数的功能。参数可以是数

字、单元格引用或函数计算所需要的其他信息。参数用圆括号“（ ）”括起来，当参数多

于一个时，要用“，”号分隔开。例如，函数“=SUM（A1：A8）”是一个求和函数，其

中“SUM”是函数名，“A1：A8”是函数的参数。参数也可以是已定义的单元格区域名

称。例如，若将单元格区域 A1：A8 命名为 Total，则公式“=SUM（Total）”也表示计

算单元格区域 A1：A8 中数值之和。 函数本身也可以作为参数，形成所谓的函数嵌套。Excel 中 多允许嵌套七级函数。 Excel 提供给用户的函数包括：财务函数、日期与时间函数、数学与三角函数、统

计函数、查找与引用函数、数据库函数、文本函数、逻辑函数和信息函数等。表 6.2 中

列出了 Excel 的几个常用函数。

表 6.2 Excel 常用函数

函数 格式 功能

求 和 =SUM（范围） 求范围内所有数字的和

求平均 =AVERAGE（范围） 求范围内所有数字的平均值

求个数 =COUNT（范围） 求范围内数据的个数

条 件 =IF（条件表达式，值 1，值 2） 当条件表达式为真时，返回值 1；当条件表达式为假时，

返回值 2

求 大值 =MAX（范围） 求范围中的 大值

求 小值 =MIN（范围） 求范围中的 小值

求四舍五入值 =ROUND（单元，保留小数位数） 对单元中的数据按保留小数位数四舍五入

PMT =PMT（利率，基数，贷款总额） 计算在返回固定利率下，贷款的分期偿还值

用户可以按照输入公式的方法输入函数，但要注意正确使用函数名和参数。输入函

数的另一种方法是插入函数。

1. 插入函数

插入函数功能可以准确快速地建立函数，而不需记忆大量的函数参数。

6 表格处理——Excel

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【例 6.6】 假设单元格 A1 到 A5 的值分别为：702，813，1 515，18，98；B1 到

B5 的值分别为：381，698，630，81，166。试用插入函数功能在 A6 中建立公式，计算

单元格区域 A1:A5 的平均值。 ① 在单元格区域 A1:B5 输入数值。 ② 选定要建立公式的单元格 A6。 ③ 单击编辑栏中的“插入函数”按钮 ，或者执行“插入→函数”命令，均可打

开如图6.7 所示的“插入函数”对话框。在“搜索函数”文本框输入函数名称，或在“或

选择类别”下拉列表框中选择函数的类型，从“选择函数”列表框列出的相应类型函数

名中进行选择。对本例，要插入的函数类型为“常用函数”，函数名为“AVERAGE”。 ④ 单击“确定”按钮，屏幕出现所选函数“函数参数”的对话框，要求用户输入

函数的参数。在“number1”框中可以输入数值、单元格地址、单元格区域或名称。本

例应输入单元格区域“A1:A5”，如图 6.8 所示。 ⑤ 单击“确定”按钮，在单元格 A6 中显示计算结果。所使用的计算公式“=AVERAGE

（A1:A5）”显示在编辑栏中。

图 6.7 “插入函数”对话框 图 6.8 “函数参数”对话框

在图 6.8 中输入参数，可以直接输入单元格或单元格区域的地址，也可以采用另一

种方法输入：单击参数框右边的 按钮，暂时隐藏对话框，然后在工作表上选定单元格

或单元格区域，这时所选定的单元格或单元格区域将被一个虚框包围住，再次单击 按

钮，返回到原来的对话框，选定的单元格或单元格区域地址自动填入到对话框的参数

栏中。 如果输入的参数是多个不相邻的单元格或单元格区域，甚至是在不同工作表或工作

簿上，则可以分别在“Number1”,“Number2”，“Number3”，……中输入各个单元格或

单元格区域地址，它们的输入方法是一样的。

2. 编辑函数

当函数所在的单元格为活动单元格时，函数表达式出现在编辑栏的编辑区中，可以

像编辑文本一样对函数进行编辑修改，也可以使用粘贴函数进行修改。 【例 6.7】 接上例，使用插入函数功能修改单元格 A6 中函数的参数为 B1：B5。

第三篇 数据管理

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① 单击函数所在的单元格 A6 使之成为活动单元格。 ② 单击编辑栏中的“插入函数”按钮，会弹出“函数参数”对话框（与图 6.8 相同）。 ③ 修改函数参数值“A1:A5”为“B1:B5”。 ④ 单击“确定”按钮。 利用插入函数功能只能修改参数，不能更改函数名。要更改函数名 好先删除该函

数，然后再重新执行“插入函数”命令。

3. 自动求和

在“常用”工具栏中有一个“ ”按钮，利用它可以实现任意指定单元格区域的自

动求和操作。它实际上就是创建一个求和函数 SUM。 【例 6.8】 接上例，利用“自动求和”按钮计算单元格区域 A1:B5 的和，并把结

果放到单元格 D6 中。 ① 单击要保存自动求和结果的单元格 D6，使其成为活动单元格。 ② 单击常用工具栏中的“ ”按钮。 ③ 拖动鼠标选定参与计算的单元格区域 A1:B5，被选定的区域将出现一个虚框包围

住，这时，单元格 D6 中出现一个求和函数“=SUM（A1:B5）”。 ④ 按 Enter 键确认后，单元格 D6 中将显示求和的结果。

如果要对同一行或同一列的单元格区域求和，可先选定求

和的单元格区域，再单击常用工具栏的“ ”按钮，求和结果

自动出现在该单元格区域后面的第一个空白单元格中。

4. 自动计算

在状态栏中单击鼠标右键，会弹出如图 6.9 所示的统计分

析框，。它提供了六种功能：平均值、计数、计数值、 大值、

小值、求和，默认设置是“求和”。选定某个单元格区域，系

统会自动计算出区域相应的统计值并显示在状态栏中。例如，

选择“ 大值”选项，然后选定某个单元格区域，状态栏将显

示出该区域中的 大值。

6.2.5 工作表的编辑

1. 修改单元格内容

这一工作既可在选定的单元格中直接进行，也可以在编辑栏的编辑区中进行。 双击要修改内容的单元格，光标自动进入该单元格中，表示处于编辑状态，这时，

用户可进行修改操作。如果要替换单元格的全部内容，只需选定该单元格并重新输入内

容即可。 利用 Excel“编辑”菜单中的“查找”和“替换”命令，可以快速查找并替换单元

格的内容。 要删除单元格中的内容，先选定要执行删除操作的单元格或者单元格区域，然后按

图 6.9 统计分析框

6 表格处理——Excel

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Del 键或执行“编辑→清除→内容（或全部）”命令即可。需要注意的是，此处不能执行

“编辑→删除”命令，因为该命令将删除所选区域的单元格，其他单元格会因此左移或

上移。

2. 复制和移动单元格的内容

复制和移动操作可以通过拖动鼠标或利用剪贴板两种途径来实现。 （1）拖动鼠标复制和移动单元格内容 复制单元格内容的步骤： ① 选定要被复制的单元格区域，再将鼠标指针移到区域边框线上，这时，指针形

状变成箭头状。 ② 按住 Ctrl 键，箭头状光标上方增加一个“＋”号，拖动鼠标到需要复制数据的

目的位置，然后松开按键。 完成上述操作后，在新位置的相应单元格中出现复制的内容，原单元格区域内容

不变。 如果在拖动鼠标时不按住 Ctrl 键，则只可实现单元格内容的移动。 如果复制或移动到的目标区域中已有数据，Excel 会询问用户“是否替换目标单元

格内容”。 如果在拖动鼠标时按住 Shift 键或 Ctrl＋Shift 键，则只可以将单元格内容以插入方式

移动或复制到目标单元格中，目标单元格原有内容相应右移或下移。 （2）使用剪贴板复制和移动单元格内容 复制单元格内容的步骤： ① 选定要被复制的单元格区域作为源数据区。 ② 执行“编辑→复制”命令，将单元格区域中的内容复制到剪贴板，同时源数据

区域用一个闪烁的虚框标识。 ③ 选定目标区域中的第一个单元格或整个单元格区域。 ④ 执行“编辑→粘贴”命令，剪贴板中的内容将出现在目标单元格区域中，但原

单元格区域内容不变。按 Esc 键可取消虚框。 移动单元格内容的操作与复制操作的主要区别在于：选定单元格区域后先执行“剪

切”命令，然后在新位置上进行“粘贴”。

3. 插入单元格／行／列

插入单元格/行/列等操作，属于对 Excel 工作表的结构进行编辑的内容。 （1）插入单元格 可以在工作表的任意位置插入一个或多个单元格。 【例 6.9】 在工作簿 abc1 中“例表 1”的 A4 单元格位置上插入一个单元格。 ① 单击单元格 A4 使之成为活动单元格。 ② 执行“插入→单元格”命令，打开如图 6.10 所示的“插入”对话框。 ③ 在对话框中，如果选择“活动单元格右移”，表示活动单元格及其右侧全部单元

格均向右移动一格；如果选择“活动单元格下移”，表示活动单元格及其下方全部单元格

第三篇 数据管理

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均向下移动一格。本例选择“活动单元格下移”。 ④ 单击“确定”按钮。 插入单元格后的效果如图 6.11 所示。

图 6.10 “插入”对话框 图 6.11 插入效果

如果用户选定的是单元格区域（不能是非相邻单元格区域），则执行插入单元格命

令后，插入的内容与所选单元格区域的大小和形状相同。如果在“插入”对话框选择的

是“整行”或“整列”，则在该选定区域的上方或左边插入相应的行或列，利用这种办法

也可以在工作表上插入行或插入列。 （2）插入行 首先选定插入位置的行号或该行中某个单元格，再执行“插入→ 行 ”命令，就可

以插入一空行，已有的行向下顺移一行。如果插入行操作之前选定的是多行，将插入与

所选行数相同的空行。 （3）插入列 插入列的操作与插入行相类似。先选定插入位置的列标或该列中某个单元格，再执

行“插入→列”命令，就可以插入一空列，已有的列向右顺移一列。如果插入列操作之

前选定的是多列，将插入与所选定列数相同的空列。

4. 删除单元格／行／列

（1）删除单元格 【例 6.10】 删除工作簿 abc1 中“例表 1”的单元格 A4。

① 选定需要删除的单元格 A4。 ② 执行“编辑→删除”命令，打开如图 6.12 所示的“删

除”对话框。 ③ 在对话框中，如果选择“右侧单元格左移”，表示右侧

的单元格将顺沿左移，以填充被删除的单元格；如果选择“下

方单元格上移”，则表示下方的单元格将顺沿上移，以填充被删

除的单元格。本例选择“下方单元格上移”。 ④ 单击“确定”按钮。

如果在“删除”对话框中选择整行或整列，将删除单元格所在的行或列。 （2）删除行 单击需要删除的行号，执行“编辑→删除”命令，则该行被删除，它下方的内容向

上移动一行。

图 6.12 “删除”对话框

6 表格处理——Excel

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（3）删除列 单击需要删除的列标，执行“编辑→删除”命令，则该列被删除，它右边的内容向

左移一列。 如果选定多行或多列，再执行“编辑→删除”命令，则可删除多行或多列。

6.3 格式化工作表

工作表格式化分为数据格式化和单元格的格式化。数据格式化包括设置数字格式、

字体和对齐方式等；单元格的格式化包括调整行高和列宽，设置边框与底纹等。

6.3.1 数据的格式化

1. 设置数字格式

数字、日期和时间在 Excel 工作表内以纯数字存储，它们会根据设定的格式显示在

相应的单元格中，若没有设定格式，则该单元格使用默认格式。 在一些应用场合，可能对数字的表示有一定的格式要求，比如保留小数点三位、采

用科学记数法、使用百分比和自带货币符号等，这就需要对数字进行格式化处理。 使用“格式”工具栏按钮或执行“格式→单元格”命令，均可以对数字格式进行

设置。 （1）使用“格式”工具栏按钮 “格式”工具栏中有五个数字格式按钮。先选定单元格或单元格区域，再单击“格

式”工具栏中相应的按钮，则所选定单元格区域中的数字将按指定格式表示。 下面是数字格式按钮的功能和举例：

增加小数位数按钮 。数据的小数位数加 1，如：68.01→ →68.010。 减少小数位数按钮 。数据的小数位数减 1，如：68.01→ →68.0。 货币样式按钮 。在数据前加“￥”符号，保留两位小数，如：68.012→ →

￥68.01。 百分比样式按钮 。将数据×100 后再添加百分号，如：0.68→ →68%。 千位分隔样式按钮 。数字从小数点开始向左每三位数之间用千分号分隔，保

两位小数，如：6801.01→ →6801.01。 （2）使用“单元格格式”对话框 执行“格式→单元格”命令，在弹出的“单元格格式”对话框中选择“数字”标签，

也可以对数字格式进行设置。

2. 设置字体、字号、字形、颜色

用户经常要对工作表中的数据进行格式设置，以满足实际需要。 （1）使用“格式”工具栏按钮 在“格式”工具栏中列出了字体、字号、字形、字体颜色四种工具按钮。

第三篇 数据管理

·196·

（2）使用“单元格格式”对话框 选定单元格或单元格区域，执行“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”对话

框，选择“字体”标签，用户可利用该对话框进行各项设置，如字体、字号、颜色和下

划线等，设置效果可在预览框中观察。

3. 设置数据的对齐方式

系统默认的数据水平对齐方式是“常规”方式，即文本左对齐、数值右对齐；默认

的垂直对齐方式是靠下。使用“格式”工具栏或菜单命令都可以对数据的对齐方式进行

重新设置。 （1）使用“格式”工具栏按钮 选定单元格或单元格区域，单击“格式”工具栏中某个对齐按钮：左对齐按钮 、

居中按钮 、右对齐按钮 或合并及居中按钮 。 （2）使用“单元格格式”对话框 执行“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，选择“对齐”标签，屏

幕显示如图 6.13 所示。利用该标签可以设置单元格内容的属性。

图 6.13 “单元格格式”对话框“对齐”标签

如果选定单元格区域，在“单元格格式”对话框的“对齐”标签上选中“合并单元

格”复选框，所选定的单元格区域将合并成一个单元格。 【例 6.11】 对工作簿 abc1 中的“例表 1”，设置表格标题格式为：楷体、18 磅、

倾斜和跨列居中，列标题为居中对齐。 ① 打开工作簿 abc1 并选择工作表“例表 1”，单击表格标题所在的单元格 A1，使

其成为活动单元格。 ② 单击“格式”工具栏中“字体”框右边的下拉箭头，在弹出的下拉列表框中选

择楷体。 ③ 单击“格式”工具栏中“字号”框右边的下拉箭头，在弹出的下拉列表框中选择

18磅。 ④ 单击“格式”工具栏中的“倾斜”按钮。

6 表格处理——Excel

·197·

⑤ 选定表格标题跨列居中的范围 A1:F1，再单击“格式”工具栏中的“合并及居中”

按钮 ，表格标题自动居于所选区域的中间位置。 ⑥ 选定列标题所在的单元格区域 A2:F2，再单击“格式”工具栏中的“居中”按钮

，所选定的单元格内容都以居中方式对齐。 完成以上各项设置后，其效果如图 6.14 所示。

图 6.14 表格效果

4. 条件格式

Excel 2002 允许设置条件格式，例如，在成绩表中，设定不及格的分数用红色加下

划线表示，100 分用蓝色加粗字体显示。设置方法是： ① 选定要设置格式的单元格或单元格区域，这里要选定考试成绩所在的单元格

区域。 ② 执行“格式→条件格式”命令，弹出如图 6.15 示的“条件格式”对话框。 ③ 在该对话框的“条件 1”栏中设定“单元格数值”、“小于”、“60”。 ④ 单击“格式”按钮，弹出“单元格格式”对话框。在该对话框中可以设定颜色

及下划线等。本例选择格式为：红色字、单下划线。

图 6.15 “条件格式”对话框

⑤ 单击“确定”按钮，完成第一个条件格式的设置，返回到“条件格式”对话框。 ⑥ 单击“添加”按钮，“条件格式”对话框中会增加“条件 2”栏。 ⑦ 在“条件 2”栏中设定“单元格数值”、“等于”、“100”，然后单击“格式”按钮，

在弹出的“单元格格式”对话框中选择：蓝色、加粗，单击“确定”按钮完成第二个条

件格式的设置，返回到“条件格式”对话框。 ⑧ 在“条件格式”对话框中单击“确定”按钮完成整个格式的设置。 设置条件格式后，Excel 会自动将设定的格式应用到满足条件的数据中。

第三篇 数据管理

·198·

6.3.2 单元格的格式化

1. 调整单元格列宽

调整列宽的方法是： ① 将鼠标指针移到需要调整列宽的某一列的列标框右边线上，这时，鼠标指针形

状变成一个水平双向箭头。 ② 向左或向右拖动鼠标以改变列宽。 ③ 当用户认为列宽合适时，松开鼠标按键即可。 双击列标框的右边线可以使列宽 合适显示单元格的内容。选定多列并把鼠标指针

放在其中任一列的列标框右边线上，然后拖动鼠标，可以一次同时改变多列的列宽。 执行“格式→列”命令，在级联菜单中给出五个选项，用户可比较精确定义列宽。

2. 调整单元格行高

系统默认的行高是略大于标准字体的高度，当字体变大时行高会自动调节。如果在

“单元格格式”对话框（图 6.13）的“对齐”标签上，选中“自动换行”复选框，那么，

单元格的行高还会随着单元格中输入文本内容的自动换行而相应调整。 调整行高的方法是： ① 将鼠标指针移到需要调整行高的某一行的左端行号框下边线上，这时，鼠标指

针形状变成一个垂直双向箭头。 ② 向上或向下拖动鼠标改变行高。 ③ 当用户认为行高合适时，松开鼠标按键。 鼠标双击行号框的下边线，使行高 适合单元格中的内容。 如果想一次改变多行

的行高，可以先选定它们，并把鼠标指针移到其中任一行的行号框下边线上，然后拖动

鼠标进行调整。 如果执行“格式→行”命令，级联菜单会给出四个选项，用户可比较精确定义行高。

3. 设置边框和底纹

为方便用户制表，Excel 中的单元格都采用网格线进行分隔，但这些网格线是不可

以打印的。用户如果希望打印网格线，就需要为单元格添加各种类型的边框。设置底纹

就是为单元格添加背景颜色和修饰图案，其目的是要突出某些单元格或单元格区域的显

示效果。 （1）使用“单元格格式”对话框 执行“格式→单元格”命令，弹出“单元格格式”对话框，选择“边框”标签，如

图 6.16 所示。可以为选定区域中的各个单元格添加上、下、左、右边线以及为所选定的

整个区域添加外边框，还可以选择不同的线型和颜色。选择“图案”标签，则可以设置

颜色及图案。 （2）使用“格式”工具栏按钮 单击“格式”工具栏“边框”按钮 右边的下拉箭头，在弹出的下拉列表框中给

6 表格处理——Excel

·199·

图 6.16 “单元格格式”对话框“边框”标签

出了多种形式的边框。用户只要单击某种形式的边框，则所选定的单元格区域就可添加

这种边框。 使用“格式”工具栏的“填充颜色”按钮 可以进行背景颜色设置。 （3）自动套用格式 与 Word 表格一样，Excel 也提供了多种专业性的报表格式，用户可根据需要选择其

中一种格式自动套用到选定的工作表单元格区域。执行“格式→自动套用格式”命令，

可以打开“自动套用格式”对话框。 【例 6.12】 对工作簿 abc1 中“例表 1”的表格进行以下设置：各列列宽为 10，

表格添加边框线，列标题增加黄色底纹。 ① 选定表格所包含的各列，即 A 列到 F 列。 ② 执行“格式→列→列宽”命令，弹出“列宽”对话框，在“列宽”文本框中输

入列宽值 10，然后单击“确定”按钮。 ③ 选定需要添加边框的单元格区域 A2:F5。 ④ 单击“格式”工具栏中的“边框”按钮右边的下拉箭头，从弹出的下拉列表框

中选择所需的边框类型“所有框线” 。 ⑤ 选定需要设置底纹的单元格区域 A2:F2。 ⑥ 单击“格式”工具栏中“填充颜色”按钮 的下拉箭头，从调色板中选择黄色。 完成上述设置后的效果如图 6.17 所示。

图 6.17 表格设置效果图

第三篇 数据管理

·200·

6.3.3 打印工作簿

打印操作是用户从编制报表到输出报表的 后一个环节。尽管打印操作本身很简

单，但要得到一份符合实际需要的打印件，还需要熟悉分页和页面设置以及打印预览等

操作。

1. 设置打印格式

一般情况下，Excel 根据页面设置参数确定打印的纸张大小、页边距和页面方向等。

用户可以通过设置分页符、打印区域等自定义打印范围，也可以进行页面设置和更改打

印参数。 （1）设置分页符 如果工作表比较大，不能打印在同一页上，Excel 会自动插入分页符将工作表分为

几页，分页符用一条虚线来表示。分页符包括水平分页符和垂直分页符两种。水平分页

符将工作表以行为界分页，垂直分页符将工作表以列为界分页。 如果自动分页不能满足用户的特殊要求，还可以手工插入分页符来调整一页的终结

位置。这时，其后的工作表内容随之重新调整自动分页符的位置。 如果选定的是工作表上的某一行，执行“插入→分页符”命令，将在所选定行的上

方插入一条水平分页符；如果选定的是工作表上的某一列，执行“插入→分页符”命令，

将在所选定列的左边界出现一条垂直分页符，如图 6.18 所示。

图 6.18 插入分页符

选定水平分页符下面（或垂直分页符右侧）的任一单元格，执行“插入→删除分页

符”命令，可分别删除水平（或垂直）分页符。 如果要删除工作表中插入的所有分页符，可单击行号和列标交叉位置上的全选按

钮，选定整个工作表，然后执行“插入→重置所有分页符”命令，即可删除所有分页符。 （2）设置打印区域 如果用户只对工作表上某一个区域的数据感兴趣，可把它设为打印区域，方法是：

先在工作表上选定数据区域，再执行“文件→打印区域→设置打印区域”命令，Excel自动在该数据区域添加上虚线边框。执行打印操作时，只打印出所选定区域的内容。

垂直分页符

水平分页符

6 表格处理——Excel

·201·

执行“文件→打印区域→取消打印区域”命令，可以取消所有针对当前工作表的打

印区域设置。 （3）页面设置

页面设置的内容包括打印方向、纸张大小、页边距和页眉/页脚等。

执行“文件→页面设置”命令，打开“页面设置”对话框，如图 6.19 所示。用户可

利用该对话框的“页面”、“页边距”、“页眉/页脚”和“工作表”等四个标签对页面进行

设置。

图 6.19 “页面设置”对话框

2. 打印预览

利用 Excel 的打印预览功能，用户能够在实际打印之前观察到打印的效果，必要时

可进行重新设置与调整，直到满意为止。 执行“文件→打印预览”命令或者单击“常用”工具栏中的“打印预览”按钮 ，

屏幕显示如图 6.20 所示的“打印预览”窗口。

图 6.20 “打印预览”窗口

第三篇 数据管理

·202·

3. 打印工作表

在完成打印参数设置后，就可以进行打印操作。执行“文件→打印”命令，弹出“打

印”对话框。在该对话框中，用户要对以下内容进行设置： 打印机。选择执行打印任务的打印机，必要时，可单击“属性”按钮对选定的打

印机进行设置。 打印内容。确定打印内容是“选定区域”、“选定工作表”还是“整个工作簿”。 打印范围。选择是打印“全部”还是其中某几页。 份数。设置打印的份数。

单击“常用”工具栏中的“打印”按钮 也可以启动打印操作，但不弹出“打印”

对话框，而是直接按已有的设置值进行打印。

6.4 多工作表的应用

Excel 允许同时处理多个工作表。例如，可以将一年的财务报表按月生成 12 张工作

表存放在同一个工作簿文件中。Excel 还允许在不同工作簿之间进行数据交换，也可以

建立数据链接关系，从而大大增强了数据处理能力。

6.4.1 同一工作簿中多工作表的操作

同一工作簿中的多工作表操作，经常用于内容相关的多份报表处理。例如，一年四

个季度的销售报表，1～12 月的工资表等。

1. 插入工作表

执行“插入→工作表”命令，可在当前工作表之前插入一个新工作表。 执行“工具→选项”命令，在“选项”对话框“常规”标签的“新工作簿内的工作

表数”框中输入 0～255 之间的某个数字，则以后新建的工作簿将拥有与该设定值相同的

工作表数目。

2. 复制或移动工作表

如果需要两个或多个同样内容的工作表，或某个工作表上有许多重要数据，需要建

立一个副本，这都要对工作表进行复制操作。方法是：选定要被复制的工作表标签（例

如 Sheet2），然后按住 Ctrl 键的同时，拖动鼠标将该标签移动到合适的位置后，松开按

键，则在该位置出现被复制工作表的副本（Sheet2（2））。

如果在拖动鼠标时不按住 Ctrl 键，可实现工作表的移动。

执行“编辑→移动或复制工作表”命令，不仅可以在同一工作簿中进行复制或移动

操作，还允许在不同工作簿之间进行工作表的复制或移动。 【例 6.13】 在工作簿 abc1 中的工作表 Sheet2 上输入下列内容，然后将其复制到

新工作簿，并以 abc2 为文件名保存。

6 表格处理——Excel

·203·

① 单击工作表标签 Sheet2，使其成为活动工

作表，并在工作表上输入内容。 ② 执行“编辑→移动或复制工作表”命令，

屏幕出现如图6.21 所示的“移动或复制工作表”

对话框。 ③ 在“工作簿”下拉列表框中选择复制的目

标工作簿。默认情况下，目标地址是当前打开的

工作簿。本例选择“新工作簿”，并同时选中“建

立副本”复选框，表示进行复制操作。 ④ 单击“确定”按钮，Excel 新建一个工作

簿，但它只包含工作表 Sheet2 的副本。 ⑤ 将新工作簿以文件名 abc2 保存。

3. 删除工作表

选定某个工作表，执行“编辑→删除工作表”命令，用户对弹出的“将永久性删除

选定的工作表”提示信息做出肯定回答后，该工作表将被删除。

4. 设置成组工作表

对已被选定的一组工作表，只要在其中任一工作表中的某一单元格输入内容或者设

置格式，组内其他工作表具有相同地址的单元格均会出现相同的内容或格式设置。 成组工作表的选定方法为：

选定多个相邻的工作表。单击第一个工作表标签，在按住 Shift 键的同时，然后单

击 后一个工作表的标签。 选定多个不相邻的工作表。按住 Ctrl 键的同时，逐个单击要选定的工作表标签。 选定工作簿中的所有工作表。 在某一工作表标签上单击鼠标右键，从弹出的快

捷菜单中执行“选定全部工作表”命令。 选定成组工作表后，在标题栏中会出现[工作组]字样。 若要取消成组工作表，只要用鼠标单击其他未包含在工作组中的任一工作表标签，

或在组内某一工作表标签上单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中执行“取消成组工作表”

命令即可。

6.4.2 多窗口操作

在屏幕同时打开多个窗口时，其显示的内容可以是同一工作表，也可以是同一工作

簿的不同工作表，甚至是来自不同工作簿的工作表。

图 6.21 “移动或复制工作表”对话框

第三篇 数据管理

·204·

1. 工作表窗口的拆分

单击行号选中某一行，执行“窗口→拆分”命令，就可以把窗口以该行为分界线水

平拆分成两个窗口。 单击列标选中某一列，执行“窗口→拆分”命令，就可以把窗口以该列为分界线垂

直拆分成两个窗口。 选定工作表上的某个单元格，执行“窗口→拆分”命令，就能够以该单元格左上角

为界把窗口交叉拆分成四个窗口。 无论是拆分成两个还是四个窗口，这些窗口均显示同一工作表的内容。每个窗口都

可以使用滚动条查看。 执行“窗口→取消拆分”命令，被拆分成的所有窗口恢复为一个窗口。

2. 多窗口的创建与关闭

（1）同一工作簿的多窗口使用 如果要查看同一工作表的不同部分，或者查看同一工作簿的多个工作表，可按以下

步骤进行： ① 执行“窗口→新建窗口”命令，创建一个当前工作表的新窗口。 ② 执行“窗口→重排窗口”命令，打开“重排窗口”对话框。它提供了四种窗口

排列方式：平铺、水平并排、垂直并排和层叠。 ③ 选择一种排列方式后单击“确定”按钮。 在屏幕上排列了多个窗口后，可从窗口标题栏的不同颜色区分活动窗口。 （2）不同工作簿的多窗口使用 如果要同时查看多个不同的工作簿，可按下述步骤进行： ① 执行“文件→打开”命令，打开多个工作簿。注意后面打开的工作簿窗口覆盖

在前一个工作簿窗口之上。 ② 执行“窗口→重排窗口”命令，对多个工作簿窗口进行重排。

6.4.3 工作表的链接

在 Excel 中，经常需要在不同工作表之间通过单元格引用方式互相共享数据。当被

引用的单元格内容改变时，引用该单元格的地方也应该发生相应的变化。为体现这种对

应关系，保证工作表之间数据的正确传递，需要建立工作表之间的链接关系。

1. 同一工作簿中不同工作表之间建立链接

这种链接关系允许不同工作表之间的单元格相互引用。 【例 6.14】 在工作簿 abc1 中选择工作表 Sheet2，并在单元格 E2，E3 和 E4 中输

入公式，使其等于另一工作表“例表 1”中相应记录的“实发数”。 ① 单击工作表标签 Sheet2 并选定 E2 为活动单元格。 ② 输入等号（=）后，单击工作表“例表 1”的标签，选定单元格 F3，这时，“编

6 表格处理——Excel

·205·

辑栏”上显示的公式为：=例表 1!F3。 ③ 按 Enter 键确认，返回到工作表 Sheet2 中，这时，在该表的单元格 E2 中显示“例

表 1”中单元格 F3 的数值。 ④ 拖动单元格 E2 的填充柄，使单元格 E3、E4 分别链接上工作表“例表 1”中对

应单元格的数据。工作表 Sheet2 的效果如图 6.22 所示。

图 6.22 实例效果

不同工作表之间建立链接后，当源单元格中的内容发生变化时，目标单元格也随之

发生相应的变化。 除了使用直接选择链接目标的方法建立链接关系外，“选择性粘贴”功能也能实现

不同工作表之间的链接。其操作方法是：先选定源数据单元格区域，执行“编辑→复制”

命令，然后在选定的目标单元格位置执行“编辑→选择性粘贴”命令，在弹出的“选择

性粘贴”对话框中单击“粘贴链接”按钮即可。 如果要对连续多个工作表中相同位置的单元格或单元格区域进行统计计算，例如对

Sheet1 至 Sheet5 共 5 张工作表的单元格区域 C3：D5 进行求和操作，结果放到工作表

Sheet6 的单元格 A1，可按下列步骤进行： ① 单击工作表标签 Sheet6 并选定单元格 A1。 ② 输入“=SUM（”。 ③ 单击要引用的第一张工作表标签 Sheet1，并且按住 Shift 键的同时单击工作表标

签 Sheet5。 ④ 选定要引用的单元格区域 C3：D5，这时，在编辑栏中显示公式“=SUM

（‘Sheet1:Sheet5’!C3:D5”。 ⑤ 输入“）”后按 Enter 键，在工作表 Sheet6 的单元格 A1 中显示出计算结果。

2. 在不同工作簿之间建立链接关系

这种链接关系能实现不同工作簿之间的数据共享。例如：将多个用户或部门的工作

簿链接起来，并把相关的数据放在汇总工作簿中。 【例 6.15】 使用“选择性粘贴”功能，在工作簿 abc2 中工作表 Sheet2 的 E2：E4

单元格区域输入公式，使它等于另一工作簿 abc1 中的工作表“例表 1”相应记录的“实

发数”。 ① 打开要建立链接关系的两个工作簿 abc1 和 abc2，并对窗口进行重排。 ② 单击工作簿 abc1 中工作表“例表 1”的标签，并选定单元格区域 F3：F5。 ③ 执行“编辑→复制”命令。

第三篇 数据管理

·206·

④ 单击工作簿 abc2 的窗口，使其成为当前活

动窗口，选定工作表 Sheet2 的单元格区域 E2：E4。 ⑤ 执行“编辑→选择性粘贴”命令，弹出“选

择性粘贴”对话框，如图 6.23 所示。 ⑥ 在对话框中选择要粘贴的选项，一般选择

“全部”。 ⑦ 单击“粘贴链接”按钮建立数据链接关系，

这时，编辑栏中显示活动单元格 E2 中的公式：

=[abc1.xls]例表 1!F3 建立链接关系后的结果如图 6.24 所示。

图 6.24 链接结果

6.5 数据图表化

Excel 2002 允许以图表的形式表示工作表数据，当工作表数据改变的时候，图表也

会随之自动更新以反映数据的变化。图表方式直观、简洁，便于进行数据分析以及比较

数据之间的差异。此外，在图表上还能增加数据标记、图例、标题、文字、网格线、趋

势线和误差线等图表项，可以美化图表或强调某些重要信息。

6.5.1 创建简单图表

图表可以单独创建为一个工作表，也可以嵌入到工作表中作为工作表的一部分。还

可以将图表插入到其他文档中，如 Word 文档。

1. 图表的类型和组成要素

图表是数据的图形化表示，它有多种类型，每种类型又有多种格式。使用 普遍的

图表是折线图、柱形图、条形图和饼图等。 尽管各种类型图表的组成要素并不完全相同，但其基本要素是相同的，用户可以根

据需要，显示或隐藏部分要素。从图 6.25 所示的柱形图中可以看到图表的几种基本组成

要素。

图 6.23 “选择性粘贴”对话框

6 表格处理——Excel

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图 6.25 图表的基本组成要素

2. 嵌入图表

嵌入图表是指在为图表提供数据的同一个工作表中建立图表。利用“常用”工具栏

的“图表向导”按钮，或执行“插入→图表”命令，可根据选定的数据区域建立图表。 【例 6.16】 在工作簿 abc1 的工作表 Sheet3 上输入如图6.26 所示的数据，再将数

据以柱形图表示，并把它嵌入到该工作表中。

图 6.26 实例

① 单击工作表 Sheet3 的标签，使其成为活动工作表，输入如图 6.26 所示的数据。 ② 选定数据区域 A2:E6。 ③ 单击“常用”工具栏上的“图表向导”按钮，或执行“插入→图表”命令，打

开“图表向导”对话框，它有 4 个步骤。 ④ 在“图表向导-图表类型”对话框（图 6.27（a））中选择图表类型和子图表类型，

本例选择“柱形图”及它默认的子图表类型。 ⑤ 单击“下一步”按钮，在弹出的“图表向导-图表源数据”对话框（图 6.27（b））

中，已选定的数据源自动填入“数据区域”框中。这时，也可以单击该框右边的 按钮，

暂时隐藏对话框，然后在工作表中拖动鼠标重新选择数据区域，确定后再次单击 按钮

恢复显示对话框。对话框中“系列产生在”栏有两个单选项： 选中“行“选项。表示数据按行组织，每行是一个序列，在图中以不同颜色表示，

数据区域最左列（也可以指定多列）的每一项作为图表序列标志放到图例中。 选中“列”选项。表示数据按列组织，每列是一个序列，在图中以不同颜色表示，

以数据区域最上面一行（也可以指定多行）的每一项作为图表序列标志放到图例中。本

例选择“列”单选项。

图表区域

图例

X 轴标题 X 轴 X 轴标号

Y 轴标题

Y 轴

图表标题 绘图区

数据系列

第三篇 数据管理

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(a)“图表向导-图表类型”对话框 (b)“图表向导-图表源数据”对话框

(c)“图表向导-图表选项”对话框 (d)“图表向导-图表位置”对话框

图 6.27 图表向导

⑥ 单击“下一步”按钮，在弹出的“图表向导-图表选项”对话框（图 6.27（c））中，输入图表标题（本例是“销售额”）、分类（X）轴（本例是“销售部门”）和数值（Y）

轴（本例是“销售额”）。 ⑦ 单击“下一步”按钮，弹出“图表向导-图表位置”对话框（图 6.27（d）），设定

图表是嵌入到工作表上，或是新建图表工作表。本例选择“作为其中的对象插入”选项，

默认情况是嵌入到当前工作表，也可单击右边的下拉箭头，从弹出的列表中进行选择。 ⑧ 单击“完成”按钮，图表创建完成并被嵌入到当前工作表中，如图 6.28 所示。

此时，可用鼠标拖动图表到合适位置。 单击嵌入的图表，它的周围会出现带八个控制柄的边框，用鼠标拖动控制柄可随意

改变图表的大小。当图表的大小改变时，它的基本组成元素会因显示位置的调整而有所

变化。 移动、复制和删除图表的操作与移动、复制和删除工作表数据的操作是完全一样的。

6 表格处理——Excel

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图 6.28 嵌入图表

3. 创建图表工作表

Excel 允许在工作簿中建立专门的图表工作表，它主要用在图表与数据需要分开显

示和打印的场合。 【例 6.17】 使用工作簿 abc1 工作表 Sheet3 上的数据创建新的图表工作表“图表

1”，数据以条形图表示。 ① 选定用于创建图表的数据区域 A2：E6（见图6.26）。 ② 执行“插入→图表”命令，打开如图 6.27 所示的“图表向导”对话框，用户可

根据向导提示进行操作，方法与上例相同，只是在“图表向导-图表类型”对话框中选择

条形图；在“图表向导-图表位置”对话框中选择“作为新工作表插入”选项，然后输入

新工作表的名称，本例为“图表 1”。 ③ 单击“完成”按钮，在当前工作表的左边插入了一个名为“图表 1”的图表工作

表，如图 6.29 所示。 图表工作表具有一般工作表的特性（不再是一个独立的数据对象），同样可以对它

进行移动、复制和删除等操作。

6.5.2 编辑图表

选定图表工作表，或在工作表中选中嵌入的图表，将在菜单栏中出现“图表”菜单，

同时在屏幕上显示“图表”工具栏。用户可以使用菜单命令或工具栏按钮添加、删除图

表元素或编辑图表数据。本节介绍的编辑操作不再区分嵌入式图表和图表工作表，因为

它们的操作方法是一样的。

第三篇 数据管理

·210·

图 6.29 创建图表工作表

1. 修改图表元素

移动鼠标指针到图表的绘图区，单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选取“图表选

项”，打开“图表选项”对话框，如图 6.30 所示。它包含了六个标签，可分别用于设置

标题、坐标轴、网格线、图例、数据标志和数据表等。

图 6.30 “图表选项”对话框

2. 使用“图表”工具栏

图表工具栏如图 6.31 所示。各按钮的功能说明如下：

图 6.31 “图表”工具栏

按行

图表类型

图表对象 图例 图表对象格式 按列 向上斜排文字

数据表 向下斜排文字

6 表格处理——Excel

·211·

图表对象按钮。单击“图表对象”框右边的下拉箭头，从下拉列表框中选择要修

改的图表元素，如图例、图表标题等。 图表对象格式按钮。单击该按钮，可在弹出的对话框中设置所选图表对象的格式。 图表类型按钮。单击该按钮右边的下拉箭头，从弹出的下拉列表框中选择某一图

表类型以改变当前图表的类型。 图例按钮。该按钮用于设置显示或隐藏图例。 数据表按钮。该按钮用于设置在图表底部显示或隐藏每个数据序列的值。 按行按钮。根据多列数据绘制图表的数据系列。 按列按钮。根据多行数据绘制图表的数据系列。 向下斜排文字按钮。单击该按钮可将所选文字向下旋转 45°。 向上斜排文字按钮。单击该按钮可将所选文字向上旋转 45°。

3. 更改图表数据

（1）在图表中增加数据 Excel 2002 按照选定的工作表数据区域创建图表，由于图表与数据区域之间已建立

起链接关系，在修改工作表数据时，图表会随之自动更新。但当在工作表中增加新的数

据列或数据行时，需要将其添加到图表中。 【例 6.18】 在工作簿 abc1 的工作表 Sheet3 中计算出“总销售额”的值，并将其

添加到嵌入式图表中。 ① 选择工作表 Sheet3，在单元格 F3 中输入公式“=SUM（C3:E3）”，再利用填充功

能对 F4,F5,F6 进行公式填充。 ② 在工作表中选定新增加数据的区域 F2：F6，并将它拖动到嵌入式图表上，这时，

“总销售额”的数据就被添加到图表中。 【例 6.19】 在工作簿 abc1 的工作表 Sheet3 中，将“总销售额”一列数据增加到

图表工作表“图表 1”中。 ① 单击图表工作表标签图表 1，使其成为当

前活动工作表。 ② 执行“图表→添加数据”命令，打开“添

加数据”对话框，如图 6.32 所示。要求用户选定

要添加到图表上的数据。 ③ 单击工作表标签 Sheet3，并选定新增加的

数据区域 F2:F6，这时，该数据区域便出现在“添加数据”对话框的“选定区域”文本框中。

④ 单击“确定”按钮，新增加的数据即被添加到图表中。 （2）在图表中删除数据 单击图表中某类数据系列中的任一成员，该类数据系列中的各个成员均出现一个控

制柄。此时，按 Del 键，就可以从图表中删除该数据系列，但并不改变与其建立链接关

系的工作表数据。

图 6.32 “添加数据”对话框

第三篇 数据管理

·212·

6.6 数据管理与分析

Excel 作为一个优秀的表格处理软件，同时具有较强的数据库管理能力。它可以对

大量的数据快速地进行排序、筛选、分类汇总以及查询与统计等操作。 Excel 通过创建数据清单来管理数据。

6.6.1 数据清单的建立与编辑

1. 数据库和数据清单

数据库是以一定的组织方式存储在一起的相互关联的数据集合，按结构可分为层状

数据库、网状数据库和关系数据库三类。其中关系数据库是以二维关系表为基础的，它

把复杂的数据结构归结为简单的二维表格形式。具有二维表基本格式的数据存储到计算

机中便形成所谓的数据库文件。表 6.3 给出了二维表与数据库文件的对应关系。

表 6.3 二维表与库文件的对应关系

二维表 数据库 备注

表名（表格标题） 数据库文件名

栏（列） 字段

栏名（列标题） 字段名

栏宽（列宽） 字段长度

字段类型 二维表格中隐含说明

行 记录

行号 记录号

记录指针 二维表格中隐含说明

数据库文件由记录和字段组成。每一行表示一条记录，每一列代表一个字段，字段

用一个字段名来标识。比如：一本通讯录，每个人的情况就是一条记录，工作单位、通

信地址、电话号码等都是字段名。 在 Excel 中，按记录和字段的结构特点组成的数据区域称为数据清单。一张数据清

单可以看作是一个数据库文件，Excel 可以对它进行如查询、排序、筛选以及分类汇总

等数据库基本操作。这时，数据清单中的列相当于数据库的字段，列标题被认为是数据

库的字段名；数据清单中的每一行对应于数据库文件的一条记录。 图 6.33 所示的数据区域 A2:F6 是一张简单的数据清单。

2. 使用“记录单”对话框

在实际应用中，工作表上的数据清单往往比较复杂，每条记录的字段有时一屏显示

不完，在输入、查看或修改时都要左右翻动滚动条，非常不方便。Excel 提供的记录单

6 表格处理——Excel

·213·

功能可以方便、快捷地对数据清单中的记录进行查看、修改、添加或删除操作。

图 6.33 数据清单

（1）“记录单”对话框

在工作表上单击数据清单内的任一单元格，Excel会自动选定此数据清单。这时，执行“数据→记录单”

命令，打开如图 6.34 所示的“记录单”对话框，它显

示出数据清单中第一条记录的字段名和数据。 （2）增加记录 有两种方法可以为数据清单添加记录：一种是

直接在数据清单中插入一空行，然后在相应的单元

格中输入数据；另一种是使用“记录单”对话框来

添加记录。 【例 6.20】 在工作簿 abc1 中的工作表 Sheet3 上为数据清单增加以下四条记录，

然后将该数据清单命名为“销售额”。 销售一部 电视机 25 30 28 83 销售二部 电视机 23 26 32 81 销售三部 电视机 30 26 24 80 销售四部 电视机 28 30 33 91 ① 在工作表 Sheet3 上，单击数据清单中的任一单元格，选中该数据清单。 ② 执行“数据→记录单”命令打开“记录单”对话框，它显示数据清单中第一条

记录。单击“新建”按钮，“记录单”对话框各字段内容均为空白。 ③ 输入新增记录各字段的内容，每输入完一个字段可按 Tab 键将光标移到下一个字

段文本框中。一条记录的内容输入完后，按 Enter 键确认，该记录添加到数据清单原有

记录的后面，屏幕上继续给出空白的对话框供用户输入下一条记录的内容。 ④ 增加完四条记录后，单击“关闭”按钮结束。 ⑤ 执行“插入→名称→定义”命令，打开“定义名称”对话框，在“在当前工作

簿的名称”文本框中输入名称“销售额”，在“引用位置”框中输入数据清单所包含的区

域“Sheet3!$A$2:$F$10”。 ⑥ 单击“添加”按钮，名称“销售额”被添加到名称列表中。最后单击“确定”

按钮，完成定义名称。

记录

字段名

字段

图 6.34 “记录单”对话框

第三篇 数据管理

·214·

（3）查询记录 在“记录单”对话框中单击“条件”按钮，然后在对话框的空白字段内输入查找条

件，可以实现快速查找和显示记录。 【例 6.21】 查询“销售额”数据清单中二月份

电视机销售额大于 20 的记录。 ① 选定数据清单，执行“数据→记录单”命令打

开“记录单”对话框。 ② 单击对话框中的“条件”按钮，对话框中各字

段的内容变成空白，用户可输入查找条件。本例应在

“二月”字段文本框中输入“>20”；在“类型”字段

文本框中输入“电视机”，如图 6.35 所示。 ③ 单击“下一条”按钮，向下查找相匹配的记录，

或者单击“上一条”按钮，向上查找相匹配的记录。

如果数据清单中有多条记录满足查找条件，就要多次

单击“下一条”或“上一条”按钮，才能看到全部符

合查找条件的记录。 ④ 单击“关闭”按钮。

（4）删除记录 删除数据清单记录的方法也有两种：一种是直接在工作表中使用删除行的方法来删

除记录；另一种是使用“记录单”对话框来删除记录。即先找到要删除的记录，再单击

“删除”按钮，这时弹出一个提示框，单击该框中的“确定”按钮即可删除选定的记录，

其余的记录将顺延上移。这种方式一次只能删除一条记录。应该注意的是，这种方式删

除的记录不能通过“撤销删除”操作恢复。 行删除命令是以一整行为单位进行删除操作的，因此有可能删除某些不该删除的数

据。使用“记录单”对话框删除记录时，删除操作仅限于数据清单中该记录的所有单元

格，数据清单之外的单元格不受影响。用户应根据实际情况选择合适的删除方法。

6.6.2 数据排序

对数据清单中的数据进行排序是 Excel 常见的应用之一。 数据排序是指将数据清单中的记录根据某一字段（关键字段）的数据由小到大（升

序或递增）或由大到小（降序或递减）进行排列。 对数值型数据，按数值大小划分为升序和降序；对字符型数据，按第一个字母（汉

字以拼音的第一个字母）从 A 到 Z 次序排序称为升序，反之，从 Z 到 A 次序排序称为

降序。

1. 使用工具栏按钮

在“常用”工具栏中有两个排序按钮： （升序）或 （降序），利用它们可以迅速

地对数据清单中的记录按某一关键字段进行排序。 【例 6.22】 将“销售额”数据清单中的各记录按“一月”的销售额降序排列。

图 6.35 记录单的条件查询对话框

6 表格处理——Excel

·215·

① 在数据清单中单击关键字段名称“一月”所在的单元格 C1，使之成为活动单元

格。 ② 单击“常用”工具栏中的“降序排序”按钮，数据清单中的记录就按一月份的

销售额从多到少重新排列。

2. 使用菜单命令

使用“常用”工具栏中的排序按钮，只能按一个关键字段进行排序。如果需要同时

根据多个关键字段进行排序，或要对数据清单的部分数据区域进行排序，则需要执行“数

据→排序”命令来完成。 【例 6.23】 将“销售额”数据清单中的各记录按“二月”销售额的降序和“三月”

销售额的升序重新排列。 ① 单击数据清单中任一单元格，选中该数据清单。 ② 执行“数据→排序”命令，打开如图 6.36 所示的“排序”对话框，在该对话框

中可指定排序的主要关键字和次要关键字，并设定按升序或是降序排列。 ③ 单击“主要关键字”框右边的下拉箭头，从下拉列表框中选择字段名“二月”

作为主要关键字，并选中“降序”选项。 ④ 按同样的方法在“次要关键字”下拉列表中选择字段名“三月”，并选中“升序”

选项。如果有必要，还可以指定“第三关键字”。 ⑤ 单击“确定”按钮即可完成排序，结果如图 6.37 所示。

图 6.36 “排序”对话框 图 6.37 排序结果

如果在执行“数据→排序”命令前，选定了数据清单的部分数据区域，则只对选定

的数据区域进行排序。 当有多个排序关键字段时，首先按“主要关键字”进行排列；在出现两条以上记录

的主要关键字段相同时，再根据“次要关键字”进行排列；当它们的次要关键字段又相

同时，再根据“第三关键字”进行排列。若所有关键字段都相同，则原来行号小的记录

排列在前面。 若数据区有字段名，通常在“排序”对话框的“当前数据清单”栏选中“有标题行”

选项，表示第一行为标题，不参加排序。

第三篇 数据管理

·216·

单击“排序”对话框中的“选项”按钮，可打开“排序选项”对话框，用户可指定

自定义的排列顺序；也可以指定在排列时是否区分大小写；或将排序方向改为按行排

序，这对按列建立的数据清单是合适的。还可以对汉字指定是按字母还是按笔画多少

进行排序。

6.6.3 数据的筛选

使用“记录单”对话框一次只能显示一个符合条件的记录。要从较大的数据清单中

查找某类数据并把结果显示出来，建议使用 Excel 的数据筛选功能。数据筛选是指在工

作表上只显示出数据清单中符合条件的记录，其他记录则被暂时隐藏起来。

1. 自动筛选功能

单击数据清单中的任一单元格，执行“数据→筛选→自动筛选”命令，这时，数据

清单的每一个字段名右边都出现一个筛选箭头，如图 6.38 所示。单击某一个字段名的筛

选箭头，会弹出一个下拉列表框，它列出了该字段的所有项目，可用于选择作为筛选的

条件。图 6.38 给出了对“销售额”数据清单按“部门”筛选的情况，只要在下拉列表框

中单击某一部门的名称，就可以将该部门的销售情况筛选出来。

图 6.38 自动筛选

自动筛选功能的下拉列表中除字段内容的选项外，还有“全部”、“前 10 个”、“自

定义…”等选项。 “全部”选项。用于恢复显示数据清单的全部记录。 “前 10 个”选项。用于筛选某字段数据 大或 小的若干条记录。 “自定义… ”选项。用于筛选符合用户自定义条件的记录。

执行“数据→筛选”命令，从级联菜单中可以看到，“自动筛选”命令前有“√”

标记，表示自动筛选功能有效。单击“自动筛选”命令选项，它前面的“√”消失，自

动筛选功能被关闭，数据清单上的筛选箭头同时消失，全部记录均显示在工作表上。

2. 高级筛选

“高级筛选”也是对数据清单进行筛选，它与自动筛选的区别是：不是通过单击字

段名右边的筛选箭头来选择筛选条件，而是在工作表上的条件区域中设定筛选条件。高

级筛选可以设定比较复杂的筛选条件，并且能够将符合条件的记录复制到另一个工作表

或当前工作表的其他空白位置上。

筛选箭头

6 表格处理——Excel

·217·

执行高级筛选操作前，要先设定条件区域，该区域应在工作表中远离数据清单的位

置上设置。条件区域至少为两行，第一行为字段名，第二行及以下各行为查找条件。用

户可以定义一个或多个条件。如果在两个字段下面的同一行中输入条件，系统将按“与”

条件处理；如果在不同行中输入条件，则按“或”条件处理。 【例 6.24】 在“销售额”数据清单中，将二月份收录机销售额大于等于 15 或电

视机销售额大于 28 的记录筛选出来。 ① 在工作表上选定一个单元格区域（例如

C12:E14）并输入筛选条件，其中 C12:类型；C13:收录机；C14:电视机；D12:二月；D13:>=15；E12:二月；E14:>28，如图 6.39 所示。

② 确定筛选范围，即选定“销售额”数据

清单。 ③ 执行“数据→筛选→高级筛选”命令，

打开“高级筛选”对话框（图6.40）。这时，对

话框中的“数据区域”框中自动显示要执行筛

选操作的数据清单范围 A2:F10；在“条件区域”

框中指定筛选条件所在的单元格区域：C12:E14，指定的方法可直接输入或用鼠标选定后

自动填入；在“方式”栏中选定“在原有区域显示筛选结果”。 ④ 单击“确定”按钮。 系统将在原数据清单中显示筛选结果，而不满足筛选条件的记录被隐藏，如图 6.41

所示。用户可将筛选结果复制到其他工作表中进行单独处理，其方法与复制单元格区域

相同。

图 6.40 “高级筛选”对话框 图 6.41 “隐藏”结果

如果要取消高级筛选的结果，显示原数据清单的所有记录，可以执行“数据→筛选→

全部显示”命令。

6.6.4 数据分类汇总

分类汇总就是将经过排序后已具有一定规律的数据进行汇总，生成各类汇总报表。

如在“销售额”数据清单中，可以汇总出“销售一部”各月的总销售额，或每月各种类

型产品的总销售额。 进行分类汇总，首先要对数据清单按照汇总类型进行排序，使同类型的记录集中在

图 6.39 高级筛选实例

第三篇 数据管理

·218·

一起，然后执行“数据→分类汇总”命令进行汇总。 【例 6.25】 在“销售额”数据清单中按产品类型分类汇总各月的销售额和销售

总额。 ① 单击字段名“类型”所在的单元格，然后单击“常

用”工具栏中的“升序排序”按钮，将数据清单中的记

录按关键字“类型”升序排列。 ② 执行“数据→分类汇总”命令，打开如图 6.42

所示的对话框。本例要在该对话框中完成以下设置： 在“分类字段”框的下拉列表中选择用来分类总

的数据列：类型。 在“汇总方式”框的下拉列表中选择汇总使用函

数名：求和。 在“选定汇总项”列表框中选定要进行汇总计的

数据列：一月、二月、三月和总销售额。 ③ 单击“确定”按钮，得到的分类汇总结果如图 6.43 所示。

图 6.43 进行分类汇总的结果

在分类汇总表的左侧，有一组控制按钮，它们是分级显示汇总结果、分类汇总结果

以及全部数据。单击左边的–按钮，则隐藏各种分类数据，只显示分类汇总结果。 当用户对数据清单进行了分类汇总之后，如果希望回到分类汇总前数据清单的初始

状态，只需再次执行“数据→分类汇总”命令，并在弹出的“分类汇总”对话框中，单

击“全部删除”按钮。

6.6.5 合并计算

在日常工作中，经常要将一些基层部门或子公司的报表合并成一份完整的统计报

表。手工汇总这些数据，不仅操作烦琐，而且准确性不能保证。Excel 提供的合并计算

功能，可方便快捷地完成报表汇总工作。

合并计算是对几个不同的工作表的数据进行统计，得到综合统计结果。合并计算有

图 6.42 “分类汇总”对话框

6 表格处理——Excel

·219·

四种方法：

① 以三维引用进行合并计算，这是推荐的方法。在使用三维引用时，它是通过公

式或函数来实现，它对源数据区域的布局没有限制。如：“=SUM（'[统计表.XLS]一月:六月!'$A$10）”表示从“统计表”工作簿的工作表“一月”到工作表“六月”共六张工

作表的单元格 A10 进行求和运算。这种方法在前面已经讲过了。 ② 当源数据具有相同排列顺序和位置时，可以按位置进行合并计算。例如当对由

同一模板生成的一系列工作表中的数据合并时，可以用这种方法。 ③ 若源数据没有按相同顺序排列，但使用相同的标志时，可以合并计算每个工作

表中具有相同标志的数据。 ④ 通过生成数据透视表进行合并计算。这种方法与按分类合并计算相似，但对重

新组织分类提供了更大的灵活性。

按位置进行合并计算的步骤：

① 单击存放合并计算结果区域左上角的单元格。 ② 执行“数据→合并计算”命令，打开如图 6.44 所示的“合并计算”对话框。 ③ 在“函数”下拉列表框中，选择所

需的汇总函数，例如求和。 ④ 在“引用位置”下拉列表框中，输

入需要进行合并计算的第一个源数据区

域。 ⑤ 单击“添加”按钮，第一个选定的

源区域进入“所有引用位置”框中，这时

可以继续输入第二个源数据区域了。 ⑥ 重复步骤④和⑤，逐个输入需要进

行合并计算的源数据区域，图 6.44 是一个

对三个工作表进行合并计算的例子。 ⑦ 单击“确定”按钮，合并计算的结果会显示在选定的结果存放区域。 按分类进行合并计算的步骤： 操作的步骤同按位置进行合并计算的步骤一样，仅在 后单击“确定”按钮之前，

在“标志位置”设置栏中，选择指示标志在源区域中的位置：首行， 左列，或两者同

时选中。

6.6.6 数据透视表

对于一个包含有大量数据的工作表，如何快速获取所需的数据往往是用户 关心的

问题之一。Excel 数据透视表集排序、筛选、分类汇总和合并计算功能于一体，用户只

需对字段进行适当的拖放操作，就可在数据清单中重新组织和统计数据。数据透视表是

一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式表格，可以转换行和列以查看源数据

的不同汇总结果，可以设置不同的显示页面来筛选数据。

图 6.44 “合并计算”对话框

第三篇 数据管理

·220·

1.创建数据透视表

【例 6.26】 对“销售额”数据清单创建数据透视表，使其按“类型”进行筛选和

分类汇总。 ① 选定数据清单中的任一单元格。 ② 执行“数据→数据透视表和数据透视图”命令，打开“数据透视表和数据透视

图向导”对话框，选择数据源为“Microsoft Excel 数据列表或数据库”。 ③ 单击“下一步”按钮，打开如图6.45（a）所示的对话框，在它的“选定区域”

文本框中已经自动指定了整张数据清单作为数据源区域，用户可以直接修改或进入数据

清单重新选择数据区域。 ④ 单击“下一步”按钮，打开如图6.45（b）所示的对话框，用户可指定数据透视

表是建立在当前工作表中，还是在当前工作表之前为数据透视表建立一个新的工作表。

本例采用新建工作表。

（a）

（b）

图 6.45 数据透视表向导

⑤ 单击“完成”按钮，生成的“销售额”数据透视表如图6.46 所示。 ⑥ 建立数据透视表的结构，方法是：用鼠标将出现在“数据透视表字段列表”工

具栏上的字段名拖放到工作表相应的位置处即可。 拖放到“页”位置的字段作为“自动筛选”的条件。 拖放到“行”位置的字段作为行标题。 拖放到“列”位置的字段作为列标题。 拖放到“数据”位置的字段作为“分类汇总”项目。

本例将“类型”字段放到“页”位置；将“部门”字段放到“列”位置；将“一

月”、“二月”、“三月”和“总销售额”等作为分类汇总项目放到“数据”位置上，形

成如图 6.47 所示的数据透视表。 该数据透视表是按“类型”进行筛选，从“类型”下拉列表框选择某种类型，可以

分别查看“电视机”或“收录机”的分类汇总情况。

6 表格处理——Excel

·221·

图 6.46 透视表实例

图 6.47 数据透视表

2. 更改数据透视表

（1）更改数据透视表布局 创建好一个数据透视表之后，如果对其结构不满意，可以利用鼠标拖动字段按钮直

接在工作表上改变数据透视表的布局，以便从不同的角度分析和观察数据。例如，在图

6.47 所示的数据透视表中，用鼠标将“部门”字段按钮拖放到页的位置，而将“类型”

字段按钮拖放到列的位置，则可以生成如图 6.48 所示的数据透视表，它可以按“部门”

进行筛选。 （2）改变数据透视表的汇总函数 对数据按求和进行汇总是数据透视表的默认方式。如果需要选用其他函数，可按如

下方式进行：在数据栏中用鼠标右键单击要更改汇总函数的字段按钮，从快捷菜单中选

择“字段设置”命令，打开如图 6.49 所示的“数据透视表字段”对话框，用户可以在该

对话框中改变标题字段的名称、汇总方式（如平均值）以及隐藏等的选项， 后单击“确

定”按钮。

页字段按钮

列字段按钮

数据区

行 数据

列

页

“数据透视表字

段列表”

工具栏

第三篇 数据管理

·222·

图 6.48 数据透视表 图 6.49 “数据透视表字段”对话框

本章知识点归纳一览表

章名 节名 学习内容

1．了解 Excel 2002 的工作环境

2．了解 Excel 工作簿窗口的基本组成 Excel 2002

的基本操作 3．掌握工作簿文件的基本操作

4．熟练掌握工作表中数据的输入与编辑操作

5．熟练掌握公式与函数的使用 工作表的建立与编辑

6．理解单元格地址的表示，熟练掌握单元格的插入与删除

7．熟练掌握数据的格式化操作

8．熟练掌握单元格的格式化操作 格式化工作表

9．熟练掌握工作表的打印输出

10．掌握同一工作簿中多工作表的基本操作 多工作表的

应用 11．掌握工作表之间的链接操作

12．了解图表的类型和组成要素 数据图表化

13．掌握图表创建与编辑的基本操作

14．理解数据库和数据清单的概念

15．熟练掌握数据排序的基本操作

16．熟练掌握数据筛选的基本操作

17．熟练掌握数据分类汇总的基本操作

18．掌握合并计算的操作

表格处理—

— Excel

数据管理与

分析

19．掌握数据透视表的建立与编辑操作

数据库主要研究如何组织、存储和使用数据，是计算机数据管理的重要方式，其核

心是数据库管理系统。随着数据库技术的日益成熟，目前数据库技术与网络技术相结合

的发展方向特别引人注目。许多大型网站中的网页内容都是从后台数据库中读取并动态

显示的，这使得大量已有的数据库信息资源得到了充分利用，并通过网络实现了最大限

度的共享。本章介绍数据库、数据描述、数据模型设计的基本概念，作为掌握数据库应

用技能的基础，以 Access 2002 关系数据库管理系统为例介绍数据库软件的使用。

学习要点

★ 数据库、数据描述、数据模型设计的基本概念 ★ 数据库设计的一般方法 ★ 表、查询、窗体、报表、页、宏、模块等数据库对象的作用 ★ 数据库的表设计 ★ 数据库的查询设计 ★ 数据库的窗体编辑 ★ 数据库的报表输出

数据库应用 Access

第三篇 数据管理

·224·

7.1 数据库设计

前面介绍的表格处理软件对数据处理的重点在于数据的计算与分析，本章介绍的数

据库应用则更多地关注数据的组织、存储、查询与管理等。 以学生管理为例，我们通常会面临诸如查询、管理与输出等问题。例如，如何管理

历年来的学生数据？如何快速准确地查到某位学生的相关信息？如何增加、修改或删除

某位学生的信息？如何将查询结果输出？这些问题虽然简单，但在数据库应用中具有一

定的代表性，它们涉及到本章要解决的以下几个问题。 ① 如何设计数据库？ ② 如何利用数据库来组织存储数据？ ③ 如何从数据库中查询数据？ ④ 如何更好地实现用户与数据之间的交互操作？ ⑤ 如何将数据库中符合要求的数据输出？

7.1.1 数据库的基本概念

1．数据库（database，DB）

所谓数据库，是指长期存储在计算机内、有组织、可共享的数据集合。数据库中的

数据按一定的数据模型组织、描述和存储，具有较小的冗余度、较高的数据独立性和可

扩展性，并可为各种用户共享。

2．数据库管理系统（database management system，DBMS）

DBMS 是指对数据库进行管理的系统软件，是用户访问数据的接口，它提供用户对

数据进行定义和操作的各种命令，并能保证数据的安全性、完整性、多用户对数据的并

发使用以及发生故障后的系统恢复。例如，dBASE、FoxPro、Access、Oracle、SQL Server

等都是 DBMS。

3．数据库系统（database system，DBS）

DBS 是指引入了数据库后的计算机应用系统，一般由数据库、数据库管理系统及其

开发工具、应用系统、数据库管理员及用户等组成。

4．数据库技术（database technology，DBT）

DBT 是指研究数据库结构、存储、设计和使用的一门软件学科，是在操作系统中的

文件系统基础上发展起来的①。

① 引自高阳主编《数据库技术与应用》一书。

7 数据库应用——Access

·225·

7.1.2 数据库的数据描述

在数据库中，存储和管理的数据都源于现实世界中的客观事物。由于计算机不能直

接处理这些具体事物，因此人们必须事先要将其转换成计算机能够处理的数据。这个转

换过程通常分为三个阶段，又称三个领域或三个世界，即现实世界、信息世界（又称概

念世界）及数据世界（又称机器世界）。根据这三个世界的概念，在数据库设计过程中对

数据的描述也包含三个阶段，即数据库概念设计中的数据描述阶段、逻辑设计中的数据

描述阶段和物理设计中的数据描述阶段。如图 7.1 所示是三个世界的内容及其术语联系。

图 7.1 三个世界的内容及其术语联系

1．现实世界、信息世界与数据世界

现实世界即客观存在的世界，事物及其联系就处在这个世界之中。事物本身具有某

些特征或性质，人们总是选用 能表现该事物的若干特征来描述该事物。例如，学生是

一个事物，他的姓名、性别、出生年月、所学专业、在学籍管理中的编号等都是他的特

征。同时，事物之间往往是息息相关的，而这种关联可能是多方面的，但人们只选择对

自己有价值的关联，而无须选择所有的关联。例如，对于学生，与其相关的应该是选修

课程的情况等。 信息世界是现实世界中的事物及其联系在人们头脑中的反映，经过人们头脑的分

析、归纳、抽象形成信息。为了正确直观反映客观事物及其联系，有必要对所研究的信

息世界建立一个抽象的模型，称之为信息模型或概念模型，它是对现实世界的第一层抽

象。例如，对于某位学生，我们可以将他的特征抽象为学号、姓名、性别、出生年月、

专业等。信息世界中将事物看作一个“实体”，事物的特征与“属性”相对应。一个实体

具有某些属性，反过来，若干的有关属性可以描述某个实体。 数据世界是对信息世界中信息的数字化，即将信息用字符和数值表示，便于计算机

第三篇 数据管理

·226·

识别和处理。在数据世界中，用数据模型或逻辑模型来描述现实世界，它是对现实世界

的第二层抽象。数据世界的数据表示方法不一定和信息世界的描述一致，例如，在数据

世界可能用“0”和“1”分别表示人的性别“男”和“女”。

2．数据库设计中的数据描述

（1）概念设计中的数据描述 数据库的概念设计是根据用户的需求设计数据库的概念结构，完成从现实世界到信

息世界的过渡。这一阶段将数据描述为实体、属性、关系等，与上述信息世界相对应，

在这一阶段常用的术语如下： ① 实体（entity） 客观存在并可相互区别的事物称为实体，信息世界由各种各样

的实体组成。实体可以是具体的人、事、物，也可以是抽象的概念与联系。例如，一个

学生、一个学校、一门课程、学生与学校的关系等都是实体。 ② 属性（attribute） 实体所具有的某一特性称为属性。一个实体常具有多个属性，

但在数据库设计中只选择数据管理所需要的属性，而不是全部属性。 ③ 实体标识符（identifier） 能唯一标识实体的属性或属性集，称为实体的标识符，

也称为关键码（key）、关键字，或简称为码、键等。例如，学号是学生实体的标识符。 ④ 域（domain） 属性的取值范围称为该属性的域。例如，属性性别的域为（男、

女）。 ⑤ 实体型（entity type） 具有相同属性的实体，一定具有共同的特征和性质。用

实体名及其属性集合描述的同类实体，称为实体型。例如，学生（学号，姓名，年龄，

性别，专业）就是一个实体型。 ⑥ 实体集（entity set） 同型实体的集合称为实体集。例如，全班学生就是一个实

体集。 ⑦ 联系（relationship） 现实世界中事物内部以及事物之间的联系在信息世界中反

映为实体内部的联系和实体之间的联系。一个实体内部的联系指组成实体的各属性之间

的联系，当然实体与实体之间也存在联系。如果参与联系的实体集数目为 n，则称这种

联系为 n 元联系。例如，有一元联系、二元联系、三元联系等。在现实世界中大量存在

的联系是二元联系，它是指只有两个实体集参与的联系，大体可以分为以下三类：一对

一联系、一对多联系、多对多联系。 一对一联系（1∶1）是指如果对于实体集 A 中的每一个实体，实体集 B 中至多有一

个实体与之联系，反之亦然，则称实体集 A 与实体集 B 具有一对一联系，记为 1∶1。例如，国家与国家主席或总统是一对一的关系。

一对多联系（1∶N）是指如果对于实体集 A 中的每一个实体，实体集 B 中有 N（N≥1）个实体与之联系，而对于实体集 B 中的每一个实体，实体集 A 中至多只有一个实体与之

联系，则称实体集 A 与实体集 B 具有一对多联系，记为 1∶N。例如，一个班级有多名

学生，而一名学生只属于一个班级，则班级与学生具有一对多联系。 多对多联系（M∶N）是指如果对于实体集A 中的每一个实体，实体集B 中有N（N≥1）

个实体与之联系，而对于实体集 B 中的每一个实体，实体集 A 中也有 M（M≥1）个实

体与之联系，则称实体集 A 与实体集 B 具有多对多联系，记为 M∶N。例如，一个学生

7 数据库应用——Access

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可以选择多门课程，而一门课程可以被多个学生选择，则学生与课程之间具有多对多联

系。 （2）逻辑设计中的数据描述 逻辑设计中的数据描述与前述的数据世界相对应，主要术语有字段、记录、文件等。 ① 字段（field） 标记实体属性的命名单位称为字段，或称域、数据项、数据元素、

初等项、基本项等。字段名往往与属性同名。 ② 记录（record） 字段的有序集合称为记录。通常一个记录描述一个实体，由于

一个实体具有若干属性，故记录亦由若干字段或数据项组成。 ③ 文件（file） 同一类记录的集合称为文件。文件是用来描述实体集的。例如，

所有的课程记录组成了一个课程文件，如表 7.1 所示。

表 7.1 课程文件

课程性质 课程编号 课程名称 学时 学分 修课时间

学位课 160110063 英语听说 40 1.5 第 1 学期

学位课 420110302 决策方法与模型 36 2.0 第 1 学期

学位课 420210603 现代制造技术及其系统 18 1.0 第 2 学期

选修课 420420306 管理经济学 36 2.0 第 2 学期

选修课 420720309 管理统计学 36 2.0 第 2 学期

④ 关键字（key） 能唯一标识文件中每个记录的字段或字段集，称为记录的关键

字，或简称键。例如，上述课程文件中，课程编号可以唯一标识每一个课程记录，故它

称为课程记录的关键字。 ⑤ 记录型（record type） 记录型相当于概念设计中的实体型。例如，前述的学生实

体型即为记录型。表 7.1 中的课程（课程性质，课程编号，课程名称，学时，学分，修课

时间）即为记录型，而（学位课，160110103，英语听说，40，1.5，第 1 学期）则是它的

记录值，常将记录型与记录值通称记录。同样，对于实体型和实体也可统称为实体。 比较上述概念设计和逻辑设计中的数据描述，两套术语的对应关系如表 7.2 所示。

表 7.2 术语对应关系

概念设计 实体 实体集 实体型 属性 实体标识符

逻辑设计 记录 文件 记录型 字段（或域、数据项） 关键字（或键、码）

（3）物理数据描述 逻辑设计中所涉及到的字段、记录、文件都是数据的重要单位，统称为逻辑数据。

从集合的观点来说，数据库是数据文件的集合，数据文件是记录的集合，记录是字段的

集合。当把他们存储到计算机的存储介质上时，就称为物理数据。

7.1.3 数据模型

随着计算机处理的数据量越来越大，相互间的关系越来越复杂，数据库中的大量数

据必须按严格的数据模型来组织。数据模型是数据库的框架，该框架描述了数据及其联

第三篇 数据管理

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系的组织方式、表达方式和存储路径。因此，数据模型是数据库系统的核心和基础，各

种机器上的 DBMS 软件都是基于某种数据模型实现的。 理想的数据模型应能满足三方面的要求：一是能比较真实地描述现实世界；二是容

易被人理解；三是便于在计算机上实现。到目前为止，还没有哪一种数据模型能够满足

各种各样的实际需要。在数据库系统中往往针对不同的情况采用不同的数据模型。 数据模型是现实世界中的事物间联系的一种模拟和抽象表示，是一种形式化描述数

据、数据间联系以及有关约束规则的方法。按照前面介绍数据库中的数据描述，数据模

型根据应用层次不同可分为两类：一类是概念数据模型，也称概念模型或信息模型，是

现实世界到信息世界的抽象。另一类是逻辑数据模型，又称结构数据模型或逻辑模型，

是信息世界到数据世界的抽象，该模型不是在此关注的重点。 概念模型是一种面向客观世界、面向用户的模型，它不涉及数据在计算机中的表示，

只是按用户的观点对数据和信息建模，用于数据库的逻辑设计。目前较流行的一种概念

模型是实体模型，它用实体-联系图（Entity-Relationship，也称 E-R 图）来描述，E-R 方

法也称为 E-R 模型。 在 E-R 模型中，事物用实体表示，事物的特征用属性表示，事物之间的联系用联系

表示。在 E-R 图的表示中，实体型用矩形表示，矩形框内标明实体名；属性用椭圆形表

示，并用无向边将其与相应的实体相连；联系用菱形表示，菱形框内标出联系名，并用

无向边与有关实体相连，同时在无向边旁标上联系的类型，即 1:1、1:N 或 M:N。 我们以学生选修课程这一简单的例子来理解 E-R 图的设计。 ① 确定实体型 在学生选修课程中主要有两个实体型：学生与课程。 ② 确定实体型的属性 实体型学生的属性表示为：学生（学号，姓名，性别，籍

贯，身份证号，E-MAIL），实体型课程的属性表示为：课程（课程性质，课程编号，课

程名，修课时间，学时，学分）。 ③ 确定实体之间的联系及其联系的属性。 学生与课程之间具有 M:N 的选课联系。选课的属性如下：选课（学号，课程编号，

成绩）。 图 7.2 表示学生选修课程的 E-R 图。在以后我们会使用该例来学习数据库的应用。

图 7.2 学生选修课程的 E-R 图

7 数据库应用——Access

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7.1.4 关系数据库管理系统

数据库是以一定的组织方式存储在一起的相互关联的数据集合，按结构可分为层次

数据库、网状数据库和关系数据库三类。关系数据库的设计方法有很多种，常用的有上

述提到的基于 E-R 图的数据库设计方法。 在此以目前中小型数据库管理比较有代表性的数据库系统 Microsoft Access 为例，试

图回答本章开始提出的几个问题，如图 7.3 所示。

图 7.3 Access 解决的主要问题

关系数据库的数据逻辑结构是一张二维表，以二维表为基本结构所建立的模型称为

关系模型。在关系模型中，字段称为属性，字段值称为属性值。记录类型称为关系模式，

记录称为元组，元组的集合称为关系或实例。如果将实体和实体间的联系转换为关系模

式，并确定这些关系模式的属性和码，就可以将 E-R 图转化为关系模型。 每一个 Access 数据库，包括它所有的对象都存储在以“mdb”为扩展名的数据库文

件中。所以说，打开一个数据库文件就意味着打开一个数据库。 与其他数据库不同，Access 数据库用一个文件管理整个系统，即不但存储所有数据，

还包括对数据库的各种操作。打开数据库总是在打开数据库应用程序后实现的，并且可

以根据数据库应用程序对该数据库的所有对象进行各种操作，在这种意义上可以把数据

库认同为数据库应用程序。 从图 7.3 中可以看到 Access 数据库对象应包括表、查询、窗体、报表、页、宏、模

块等。 ① 表 即数据表，是 Access 数据库中唯一存储数据的对象。Access 2002 是一个关

系数据库管理系统，关系数据库中的“关系”即是一张二维表，它的外在表现为一张表

格，如图 7.4 所示。 在 Access 数据库中，把复杂的数据结构归结为简单的二维表格形式，具有二维表格

基本格式的数据存储到计算机中便形成所谓的数据库文件。数据库文件由记录和字段组

成，每一行表示一条记录，每一列表示一个字段，字段用一个字段名来标识。例如，

图 7.4 中“学生信息登记表”顶端的“学号”、“姓名”、“身份证号”等就是该表的字段，

学号为“20011401”的学生姓名是“王军”，该行的数值就是这个学生的各项属性值，即

第三篇 数据管理

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一条记录。这与 Excel 中的数据清单相对应，数据库文件中的字段相当于数据清单中的

列，数据库的字段名被认为是列标题；数据库文件中的记录对应于数据清单中的行。在

Access 数据库执行“文件→获取外部数据→导入”命令，即可直接从 Excel 中导入数据。

同理，执行“文件→导出”命令，也可将编辑好的表导出为 Excel 文件、文本文件等。

图 7.4 表

② 查询 查询是检索数据的工具，人们往往需要或是在一个表中查找部分字段的

内容，或是从多个表中查找某些字段的内容，而且可能带有各种特定的要求。例如，创

建一个检索籍贯为“广东”学生的查询“广东学生信息登记表”，双击该查询，系统会弹

出如图 7.5 所示的查询表。

图 7.5 查询

查询结果相当于一张表，它也包括字段、记录。但实际上数据还是保存“学生信息

登记表”中，这里仅仅是“看到”执行查询的结果而已。因为一般的查询与表一样，有

字段和记录的概念，其功能又几乎相同，因此，在很多场合把查询和表同等看待。在同

一个数据库中查询和表不能同名。查询既可以建立在表上，也可以建立在其他查询的基

础上。 ③ 窗体 窗体是用户与数据库之间

进行交互的对象。在一个完善的数据库管

理系统中，用户都是通过窗体对数据进行

操作，而很少直接对表、查询进行操作。

大多数窗体都与数据源绑定，窗体中的内

容来自它的数据表。在窗体中的各种按钮、

列表框、菜单等称为控件。例如，图 7.6

图 7.6 窗体

7 数据库应用——Access

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就是输入图 7.4 所示表中数据的一个窗体。

④ 报表 报表是指将数据库系统中的数据以一定的格式打印输出。打印输出的报

表易于阅读和保存，同时也有分析、汇总的功能。报表还可以在互联网上发布。需要注

意的是报表只用于输出数据，不能对数据做任何修改，这是和窗体的本质区别。图 7.7是一个报表示例。

图 7.7 报表

⑤ 宏、页与模块 宏是指一个或多个操作的集合，其中每个操作实现特定的功能。

宏可以将数据库中各种对象连接起来，从而大大提高效率。 页的全称是数据访问页，是链接到某个数据库的 Web 页。在数据访问页中可以浏览、

添加、编辑和操作存储在数据库中的数据。 模块是 Access 利用 VBA（visual basic for applications）开发出来的程序段，在 Access

中嵌入了数据库编程语言用以实现更复杂的功能以及操作等。 概括地说，各数据库对象的作用是：表用来组织与存储数据，查询用来检索数据，

窗体用来操作和维护数据，报表用来打印数据，宏用来提高工作效率。数据库对象之间

通过关系、宏及模块联系起来，表间关系主要应用在查询中。窗体与报表往往以表和查

询为基础。宏和模块是 Access 的强化工具，能进一步扩展数据库的功能，提高数据库管

理的自动化程度和效率。 启动 Access 后，其窗口右侧会出现“新建文件”任务窗格，选择“新建”栏下的“空

数据库”命令后，输入一个数据库文件名，则可以建立一个新的数据库，进入如图 7.8 所

示的工作窗口。 从图 7.8 中可以看出，与其他 Office 应用程序一样，Access 的工作界面也主要由标

题栏、菜单栏、工具栏、状态区组成，其工作区“db1：数据库”称为 Access 的数据库

窗口，在 Access 数据库窗口的左侧是“对象”框，右侧是一个列表框。当在左侧对象框

选定某对象类型时，右侧列表框显示与左侧选定对象类别相应的具体内容。 在数据库窗口中，对已有的对象可以进行删除、复制、重命名等操作，其方法和

Windows 中对文件的删除、复制和重命名等操作基本相同。数据库文件的打开、保存也

第三篇 数据管理

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与前面介绍的几种软件操作相同。

图 7.8 Access 2002 的工作界面

7.1.5 Access 数据库设计

在使用 Access 实现一个数据库应用系统之前，要先对数据库进行规划和设计。数据

库设计是对一个给定的应用环境，构造 优的数据库模式，建立数据库及其应用系统，

使之能够有效地存储数据，满足各种用户的应用需求，即信息要求和处理要求。 Access 数据库是所有相关对象的集合，其中表是数据库的基础，它记录数据库的全

部内容。因此，设计一个数据库的关键就集中体现在表的设计上。 表设计的好坏对数据库管理系统的功能有决定性的影响。数据库中表的设计主要考

虑两个方面：一是整个管理系统所有表中的数据要共享性高、冗余度小，占用尽可能小

的存储空间；二是能方便维护表中的数据和快速地从表中获取数据。 Access 数据库表的设计方法如下： ① 进行系统分析 全面收集资料和明确系统功能，包括提供数据的各种表格和其

他途径、系统要实现的各种查询、报表和其他功能等。 ② 确定数据库中的表 根据收集的信息，确定数据库中应包含的表，遵循的设计

原则有：数据表不应该包含重复信息，不同的数据表之间信息不应该完全相同；每个数

据表应该只包含一个实体的信息。 ③ 确定数据表中的字段 每个表都包含关于同一实体的信息，而表中的每个字段

则是关于该实体的各个属性，这遵循以下设计原则：每个字段都直接与表的主题有关；

不包含推导或计算的数据，例如个人信息中不应选“年龄”做字段，而应选择“出生年

月”做字段；包含表所需的所有信息；以 小的逻辑部分保存信息。 ④ 确定主键 数据库中的每个表都必须包含唯一标识每个记录的字段或字段集，

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这种字段或字段集称为主键（或称主关键字）。它是连接数据库中各个表之间数据的关键。

在 Access 中可以定义三种主键：自动编号、单字段和多字段。 ⑤ 确定表之间的关系 信息分别存储在各种表中，在标识了主键字段后，就需要

通过数据表的关联来告知 Access 各表之间的关系，以及相关信息应以什么样的方式组合

在一起。 ⑥ 优化设计 优化设计是通过检查数据库的设计过程，尽可能找出任何存在的不足。 ⑦ 输入数据并创建其他数据库对象 在为表中添加数据的基础上，可以创建其他

数据库对象：查询、窗体、报表和模块等。

7.2 数据的组织与存储

在数据库中对数据的组织与存储主要是通过表的方式实现的。

7.2.1 创建表结构

Access 提供了两种表的视图方式：设计视图和数据表视图。设计视图允许用户以自

定义方式创建及修改表的结构；数据表视图显示数据表的内容，它允许用户添加、编辑、

删除和浏览表中的数据。创建表首先要创建表的结构，即确定这个表的各个字段名、字

段的数据类型和大小、索引方式、有效性规则等属性。表创建成功后，可以通过单击数

据库工具栏上的“设计”和“打开”按钮，来显示表的两种视图方式。 新建一个数据库后，单击数据库窗口左侧数据库对象选项卡上的“表”，显示对表

进行操作的状态，创建新表。

1．创建表设计结构

创建表设计结构的方法有三种：使用设计器创建表；使用向导创建表；通过输入数

据创建表。这里主要介绍使用设计器创建表。 在数据库窗口中，选中“表”对象，双击右侧列表中的“使用设计器创建表”，系

统显示表设计窗口。 【例 7.1】 创建一个如图 7.9 所示的“学生信息登记表”的表结构。

图 7.9 “学生信息登记表”的表结构设计视图