qweopajklznmtyudfghcvbwerpasklzxmquioghjkvbnuioghjkvbnertyasd

   

  

ertyasdfgzxcvbqweiopahjklbnmqrtyusdfghxcvbwerpasdklzxnmqpasdklzxnmqyuiodfghj

yuiopghjkbnmertyuasdfzxcvqweuiopahjklzbnmrtyuidfghxcvbwerdfghxcvbweropasjklzx

San

pasdklzxcmqwuiopfghjkvbnmertyuasdfzxcv

mqweiopahjklznmqrtyuihjklznmqrtyuidfghxcvb

nta Rosa 

  

 

dfghcvbnwertypasdklzxcmqwuiopfghjkvbnmertyuasdfgzxcvbqweiopazxcvbqweiopahjklzbnm

County E

SMA

hjklzxnmqyuiodfghjcvbnwertpasdklzxcmqwuiopghjkbnmrtyuasdfgbnmrtyuasdfgzxcvqwe

 

Electroni 

ART TOO

xcvbwerpasdjklzxnmqtyuiofghjcvbnwertypasdklzxcmqwuiopghjkmqwuiopghjkvbnmertyu

ic Discipl

OL 

bnmrtyuidfghxcvbqweropasklzxnmqyuiodfghjcvbnwertyasdfklzxcwertyasdfklzxcmqwuiop

line Tool

mqweiopahjklzbnmrtyusdfghxcvbqweropasjklzxnmqwyuiopfghjkcvbnyuiopfghjkcvbnwertypasd

l 

ertyasdfgzxcvbqweiopahjklbnmqrtyusdfghxcvbwerpasdklzxnmrtpasdklzxnmqyuiodfghj

yuighberaszxquiohjbnrtydfxctydfxcwopjkl

P a g e  | 2  

2  

SMART Tools:  Electronic Discipline Tool  

Install the SMART Program (If Necessary) 1. Open Internet Explorer and type \\SR‐9033‐20\Smart2  in the address bar. 2. Click the “set‐up button and then the “install” button.  Follow the instructions as they appear on the screen. 

Note: Each time you start the program, it will check to see if there is a newer version.  If there is, you will be asked to reinstall the program. 

Overview:  Screens and elements are active depending upon your permissions at the school site.  Once you have opened a screen, use the top tabs to toggle between screens  Use the refresh button to update screens as information is added.  The information is uploaded into the Student Management System continuously. 

Starting The Program 1. Open the Electronic Discipline Tool by double clicking on the SMART Tools icon/program. 2. The program opens to a blue screen with a “Toolbox” of Discipline Tools on the left hand side. 

 

 

Review of Toolbox 1. Referral Code Definitions (new codes established by committee) 2. Action Code Definitions : Intervention listing 3. Student Referrals: 

a. Shows students with referrals b. Shows students with incidents c. Provides sorting capability 

4. Student Incidents : a. Listing of all school SESIR Incidents with sorting capability. b. If you delete an incident from the student referral screen, it will not delete from the Incident screen.  

You must go in and manually delete from both screens. 5. New Referral: Screen for writing new referral or classroom record 6. In Progress Referral 

a. Screen for retrieving student discipline referrals for processing b. SMART Discipline Tool Codes: 

i. T: Teacher ii. P: Pending iii. D: Discipline Referral iv. S: School Incident 

P a g e  | 3  

3  

How To Write A Discipline Referral 

Left click once on “New Referral”.   Fill in the following fields (refer to screen print below). 

A. Referral Number:  You do not fill this in. Number will automatically be assigned by the computer  B. Entered By: The name of who is logged into the computer. C. School: Drop Down Menu; Choose your school/ school of incident. D. Referred By:  Drop Down Menu Listing of all Board employees assigned to your school site (does not include bus 

drivers).  Include bus driver name at beginning of Referral Explanation. E. Date/ Time: Drop Down Menu for date.  Type in time. F. Occurred When: Drop Down Menu G. Location: Drop Down Menu H. Referral Explanation:  Factual Narrative of behavior. I. Student Name: Left clicking once activates drop down menu. Menu contains all students at your school site. J. One or more of these interventions: Counsel Student, Parent Contact, Other must be noted or the referral 

cannot be “saved” for processing.  Fill in “Other Description”. K. Auto Fill Areas:  This information will fill in automatically when “Saved”. L. This is a personal referral (not sent to the office): Click this box to keep as classroom, teacher documentation.  It 

will not be sent to be processed by the administration. M. Save and Close / Cancel: Once the Discipline Referral is complete ”Save and Close” to send for processing. 

 

 

How To Refer Multiple Students for One Incident 

Once all fields are complete for the first student, click field “H” (Referral Explanation) and then in field “I” (Student Name).  Complete the previous intervention fields (J).  Save and Close once all students for the one incident have been entered. 

 

B C

E 

A 

L

I 

H 

G F

D

KJ 

M 

P a g e  | 4  

4  

How To Process A Referral 

In the “Toolbox” left click once “In Progress Referral”.  The list includes all referrals that have been written.  

  

Overview of Screen  

1. Screen Tab: Label of screen and enables you to toggle between screens when multiple screens are open. 2. Tool bar: 

a. New: Open New Referral Screen b. Open: Will open the referral highlighted for processing (Note the arrow to the left of the referral 

indicates highlighted referral) c. Delete: Will delete the referral from the system. d. Refresh: Refreshes the screen.  If you are keeping this screen open, you must refresh in order for 

referrals to populate as they are written. e. Compress:  Compresses information: Primarily used when sorting. f. Expand: Expanded information: Primarily used when sorting. g. Save: Will save in Excel Spreadsheet format to designated location. 

3. Workspace: Drag and Drop Fields for sorting data. 4. Written Referrals 

a. Select Referral:  Left click once in box to indicate the referral  for processing (Clicking once more will “uncheck” the box.) 

b. Investigator: The name of the person who selected the referral for processing shows here. c. Status: Indicates progress of referral. d. Referral Number: Assigned by the Computer:  (Letter ‐ #A : #B) 

i. Letter:  1. T: Teacher 2. P: Pending 3. D: Discipline Referral 4. S: School Incident 

ii. #A:  The number of referrals written iii. #B: The number of students determined to be involved once processed (will initially appear 

as “0”.        

 

4 

3 

1 

2 

P a g e  | 5  

5  

Processing The Referral  1. Left Click once in box to the left of the referral you are selecting to process. This places a “check mark” in 

the box.  This indicates that you will be investigating the referral.  2. Left click once in the column to the left of the check mark of the selected referral to highlight. 3. Once the selected referral is highlighted, Left click once “Open”.    4. The selected “Referral Details” screen opens.  

  

5. The Referral Detail Screen appears.  Review the information  and Left Click once in the box indicating the type of referral it is: 

A. The referral should not have been sent to the office (this will send the referral back to the teacher). B. The referral should be processed as a disciplinary referral. C. The referral is a School Incident (SESIR). 

 IF “A”: Personal Referral (not sent to Office): 

i. Left Click once in the box “A” (the referral will be sent back to the teacher). ii. Left Click once on the “Save and Close” button (“D”). iii. No further action is taken. 

        

B

C

D 

A

Dent, Stu

P a g e  | 6  

6  

IF “B”: This is a student discipline referral:  i. Left Click once in the box “B”. ii. A new field will appear “E”: Outcome.  Left Click once in the box and a drop down menu of Outcome 

choice will appear.  Choose the appropriate definition for the infraction. iii. Left Click once on the “Save and Close” button (“D”).  

  

Once again you will be at the “In Progress” screen, the status of the referral has changed from “Pending” to “In Progress” and the Referral Number begins with the letter “D” for Discipline Referral. 

i. Left Click once in box to the left of the selected referral.  ii. Left click once in the column to the left of the check mark of the selected referral to highlight. iii. Once the selected referral is highlighted, Left click once “Open”.   iv. The Discipline Referral Screen Appears: Left Click once on the “Outcome” Tab “F”. 

 

B

E 

D

F 

Dent, Stu 

Dent, Stu 

P a g e  | 7  

7  

   

i. Left Click once the drop down menu arrow to choose the “Action” (“G”). ii. Make any notes necessary to define and clarify “Action” taken “H” (these notes will print on the referral). 

a. If the Action requires a number of days to be determined, a drop down menu box will appear to put in the number of days. 

b. If the Action taken is corporal punishment, boxes for number, time, and witness will be provided. iii. Make any Personal Notes “I” (this will not print on referral). iv. Indicate how the parent was notified “J”. v. Once completed, Left Click once (K) “Referral processing is complete. vi. Left click once the “Save and Close” button which will appear. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

G 

H 

I 

J  K

P a g e  | 8  

8  

         IF “C”: “This is a School Incident”: 

i. Left Click once in the box “C”. ii. A new field will appear “L”: Incident Type.  Left Click once in the box and a drop down menu of Outcome 

choice will appear.  Choose the appropriate definition for the infraction. iii. Left Click once on the “Save and Close” button (“D”). 

 

              Once again you will be at the “In Progress” screen, the status of the referral has changed from “Pending” to “In Progress” and the Referral Number now begins with an “S” for School Incident. 

i. Left Click once in box to the left of the selected referral.  ii. Left click once in the column to the left of the check mark of the selected referral to highlight. iii. Once the selected referral is highlighted, Left click once “Open”.   iv. The School Incident  Screen Appears: It contains two tabs: 

M. Incident Details N.  Student Details 

  

CL 

D

C

M 

O

N 

P a g e  | 9  

9  

a. Fill in all Incident Elements using the Drop Down Menus.  You can move to each element using the “Tab” key. 

b. Fill in “Incident Comments (“O”).  You must make comments. c. Tab open the “Student Details Screen (“N”). 

 

d. Select the student to complete the data elements on by Left Clicking in the column to the left of the student Identifier.  This will high light the student’s name.  

e. Fill in all Data Elements(“Q”): (Gang Related – Weapon Description) and which consequence was assigned (Corporal Punishment – ESE Placement Change) by Left Clicking once in each box and choosing from the drop down menu (you may tab through the elements. 

f. Once all elements on both tabs have been completed, Left click on the “School Incident is complete” (“P”). 

g. Then Left click on “Save and Close” (“C”). 

Assigning Detention Dates 

In the Toolbox, open the Student Referrals screen by Left Clicking once or if this screen is already open,  left click the “Student Discipline Referrals” (A) screen and left click once on the “refresh button” (B). 

 

If a student has been assigned Detention Days, open the “Detention” Report (C) and a “Detention Dates” screen appears. 

 

 

 

C 

A 

B 

C

P

N 

Q 

P a g e  | 10  

10  

 

i. Select the student you are assigning detention dates to by Left Clicking once in the left hand column beside the student’s name (D). This will highlight the student you have selected. 

ii. Left Click once in the highlighted box under “Detention Type” (E) and a drop down menu will ask you to select the type of Detention. 

iii. Left click once in the highlighted box under “Date/Time 1” (F) and a drop down calendar will ask you for the date and you type in the time for the detention. 

iv. For subsequent days of detention use the slider bar (G) to display more spaces for Dates/Times. 

Printing A Detention Roster  

From the “Detention Dates” screen you can print a Roster for detention by: 

i. Select the type of detention (H). ii. Select the date (I) for the roster you are requesting. iii. Left Click once the “Roster” button (J).  Left click once on the “print” button. 

Printing Detention Slips 

From the “Detention Dates” screen you can print detention slips (reminders) for students by: 

i. Select the student you want to print detention slips for by left clicking beside their name to high light. ii. Left click once the “Print” button (K) and once again left click once “Print Detention Slips”.  You will be 

able to view the slips and Print using the Print icon in the upper left hand of the Print Screen. 

 

 

 

 

 

D 

H

E

G

F

K  J

I

P a g e  | 11  

11  

Printing the Referral 

In the Toolbox, open the Student Referrals screen by Left Clicking once or if this screen is already open,  left click the “Student Discipline Referrals” (A) screen and left click once on the “refresh button” (B). 

 

If a student has been assigned Detention Days, you may open the “Detention” Report (C) and indicate the type of detention the date(s) and time assigned detention days. 

i. To select a student referral to print, Left Click in column to the left of the student name.  The line will highlight (D). 

ii. Once selected, left click on the Referral Report (E).  A drop down menu will give you the option of a “Blank Referral” or “Selected Referral”. 

a. A “Blank Referral” can be printed and used as necessary at the school site or for bus drivers. b. The “Selected Referral” will print a copy of all information except for the “Personal Notes”. c. “Print” the referral for the student. d. Once the referral is returned with a parent signature, you can re‐open the student referral from the 

“Student Discipline Referrals” screen and update the “Notification” on the “Outcome” screen. 

Printing Suspension Forms 

In the Toolbox, open the Student Referrals screen by Left Clicking once or if this screen is already open,  left click the “Student Discipline Referrals” (A) screen and left click once on the “refresh button” (B). 

i. Left click once in the left hand column beside the student name to select the student (D). ii. Left click once the “Suspension” button (F).  The type of referral (OSS or BS) will be highlighted.  Left click 

the type of Suspension and a new screen for Suspension information opens. iii. Complete the information on the screen and left click the “Print” button. iv. You also have the option of copying the Completed Suspension Form to ‘Paste” it into “Word” to 

archive. 

 

       

A 

C B 

Dent Stu

Dent, Stu 

Dent, Stu 

D 

E  F 

P a g e  | 12  

12  

  DATA Analysis   

 

    

To sort processed discipline referrals for analysis: i. Open the “Student Discipline Referral screen (tab) by left clicking (A). ii. You may “drag and drop” the column headings (B) into the “Workspace” (C) to sort.  You may: “drag and 

drop" one or more “Headings” in the “Workspace” at any time.  You may also rearrange your “Headings” in a customized order. 

iii. You may use “GRID” keys (D, E, F) to compress, expand, or export and save as an EXCEL spreadsheet. iv. If you are searching for a specific individual, time, date etc… left click in the yellow boxes (G) and type in 

the specific information.  

B 

C

A 

D FE

G