White Paper 2013 

Balfour Beatty – EEB Hub Building 661 and 7R Project 

Utilizing MySmartPlans project management information system to provide collaboration, transparency and accountability for the EEB Hub Building 661 and 7R Design and Construction Team.   

Marathon Digital Services  

April 30, 2013    

1

 Balfour Beatty – EEB HUB Building 661 and 7R Project 

 Utilizing MySmartPlans project management information system to provide 

collaboration, transparency and accountability for the EEB Hub Building 661 and 7R Design and Construction Team. 

Executive Summary1 

PROJECT INFORMATION TRANSPARENCY 

 EEB HUB History The Energy Efficient Buildings Hub (EEB Hub) was established in Philadelphia by the U.S. Department of Energy (DOE) as an Energy‐Regional Innovation Cluster (E‐RIC) on February 1, 2011 with a unique dual mission of improving energy efficiency in buildings—literally re‐energizing them for the future—and promoting regional economic growth and job creation from our headquarters in Philadelphia's Navy Yard, one of the nation's largest and most dynamic redevelopment opportunities.  The energy efficiency goal is ambitious: to reduce energy use in the U.S. commercial buildings sector by 20 percent by 2020. To reach this goal, efforts are concentrated on accelerating the adoption of Advanced Energy Retrofits of average size commercial buildings. An Advanced Energy Retrofit is one that makes use of new but proven technologies, systems and processes to achieve significant energy and, ultimately, economic savings. The goal is to design, demonstrate, and deploy customized retrofits that are both technically sound and financially feasible in the Greater Philadelphia region. That is why a major initial activity of the EEB Hub is the Advanced Energy Retrofit of Building 661 at the Navy Yard, a former U.S. Navy recreation building.2     

2

NAVY YARD BUILDING 661 

ADVANCED ENERGY RETROFIT LIVING LABORATORY 

(3Images & Caption‐Renderings courtesy of Kieran Timberlake) 

 Building 661 as Learning Opportunity 

Both the delivery process and the resulting 661 edifice will serve as examples for future advanced energy retrofit projects in the region. To this end, the Hub is committed to observing and recording this advanced energy retrofit project, capturing what are considered to be best practices in the field.  Integrated Design Team 

In fall 2011, Hill International was competitively selected as Building 661 project manager, KieranTimberlake was selected as the project architect, and Balfour Beatty was selected as the construction manager. Early in 2012, Aramark Facilities Services was selected as Building 661 commissioning agent. To round out the integrated team, Mechanical and Electrical contractors were brought in to consult on the design.    

3

Project Collaboration Background Contemporary design and construction projects rely on a variety of disjointed software tools and hosting platforms to conduct everyday activities. User interaction with project information requires a deep institutional understanding of which documents are stored where and the navigation peculiarities of each host. The structure results in a condition represented by the diagram below, where each line represents a distinct type of user account for a particular information host.  4Original Project Information Flow Chart 

 

  

 

Goal Provide a collaborative, web‐based, real‐time Project Management Information System (PMIS). The PMIS should be an integrated solution to gather and filter all relevant project data with a unified user interface for increased transparency project wide by optimizing communications, periodic metrics reporting and document control. The PMIS should be accessible to the Owner, Project Manager, Design Professionals, Consultants, CM and EEB Hub Building 661 and 7R project team members.  Analysis On a typical project following the Design‐Bid‐Build paradigm, project information is partitioned along contractual lines. As the project progresses, background information on why and how decisions were made is filtered out and only the resultant decision is documented and carried forward through the process. Parties with no direct connection to the decision event are 

4

afforded little context. Even if all team members are granted access to all project information, specific content is difficult to locate. Owner documents, project design reports, research reports, design drawings, digital models and construction management documents are stored on separate hosts to make the best use of available tools. Each host has a unique user interface, operating procedures and conventions that further complicate the process of accessing information from outside one’s own network.  Solution After review of existing project information management systems and thorough due diligence by the EEB Hub project team, MySmartPlans was chosen as the Project Management Information System (PMIS) for the EEB Hub Building 661 and 7R project.  MySmartPlans is a project information management tool, with capabilities to coordinate planning, scheduling and accelerate every step of the project lifecycle, for every member of the project team.    The MySmartPlans solution is a highly‐secure application providing a single virtual archive for all project information.  It brings together project information from all participants into a single collaborative virtual workroom – tracking changes, verifying requirements and keeping plans up to date.  MySmartPlans is tailored to meet the specific requirements of each construction project.  

In addition to the MySmartPlans software, a Project Information Manager from the MySmartPlans team was assigned to the project.  Project Information Managers are working with the project team as an information facilitator.  They are responsible for gathering documents and files from identified team members.  They then process and standardize the information to ensure the entire team receives information in a structured and standardized manner.  They work with the team in their role to identify each person on the project at 

each stage and set up the corresponding security access & permissions, retrieve data from all 3rd party providers and consistently and surely distribute information to the entire project team.  The MySmartPlans Project Information Manager: 

Ensures the information provided by project team members is complete and accurate (no 

sheets or sections missing) 

Works with team members to resolve any issues before information is published to the 

MySmartPlans project dashboard 

Ensures the information is organized so users can quickly navigate to what they need 

Ensures document text is easily searchable 

Compresses files to ensure they open quickly and take up as little space as possible 

Sets native document attributes for best viewing 

5

Creates bookmarks allowing users to click on pages or sections for easy navigation 

Creates links in documents to other content where requested 

Creates color sheet comparisons denoting changes in versions of drawings in color 

Ensures documents and files are named according to project naming conventions 

Converts file formats to standard file types as necessary 

Creates live “As‐Built” sets per client direction 

Enables documents and 3D models for redline review as necessary 

Converts and Enable BIM models for collaboration using Adobe 3D PDF’s 

Converts documents to PDF/A archive standard for closeout 

Builds and populates the MySmartPlans closeout dashboard 

   

6

Challenges & Approaches As the project was being planned, specific challenges were identified that would need to be addressed to ensure project success.  Those challenges were identified from meetings with project stakeholders and are identified below.  

1. Challenge: Creating A Single Portal for Project Information The greatest challenge facing the EEB Hub Building 661 and 7R project team was how to create a single portal for everyone on the project team to access project information and link to existing systems used by project stakeholders.  Approach: Implementing a Custom Project Dashboard A MySmartPlans custom project dashboard was created to meet the needs of the individual project stakeholders.  The team reviewed their requirements and provided the specifications to the MySmartPlans team.  The dashboard is a flexible tool that allows for changes as project information needs change during the project.  The project dashboard can manage the following project information: redline review and collaboration of project documents, plans, the project manual, addenda, BIM models, cost and budget information, schedules, meeting minutes and project communication, photos, planholders lists, addenda, ASI’s, RFI’s, submittals, punchlists, safety information, weather information, key project success metrics, O&M manuals, warranties and as‐built drawings. In addition, the project dashboard provides direct access to Constructware, SharePoint, Vela/ Autodesk BIM 360 Field and box.net.  EEB Hub Project Dashboard 

  The dashboard currently supports about 100 active users and is anticipated to support many more as the project moves into the construction phase. 

   

7

2. Challenge: Interactive Project Document Collaboration Prior to entering design review, the team needed to determine how to collaborate on existing documentation with the emphasis on creating audit trails and improving efficiencies.  In addition, focus would be taken on implementing a solution without requiring additional capital outlay for new software for team members.  Since the team consisted of members from very diverse groups of organizations, a simple solution would be needed so everyone would have the ability to add their valuable review comments.  Approach: Implementation of Redline Review Collaboration Module The team determined the best approach was to use the redline review module and it was implemented on the project dashboard.  Project documents were enabled for review by the MySmartPlans Project Information Manager and posted to the dashboard.  Authorized users could then click on the documents and comments and markups could be added to the documents using the native markup tools available in Adobe Reader or Adobe Acrobat.  Because Adobe Reader is a free product, project team members were not required to purchase any additional software to make their review comments.  All comments published to the documents recorded the user name, email address, the date and time of the comment, and the status of the comment.  Comments are able to be printed or exported for additional analysis.  The project team defined review periods and the documents were automatically locked at the end of the review period.  The redline review provided an audit trail to show who and when comments were added and responses made to those comments.  In addition, because multiple team members were able to add electronic comments simultaneously, review times were condensed.    

8

3. Challenge: Creating Review Comment Analytics During the design review period, comments were received from various constituents that encompassed code requirements, constructability, and items either missing or not fully represented in the review package.  There was valuable information captured during the review phase, but no good way to analyze it.  Approach: Custom Review Comment Reports Created The comments from the reviewed documents were exported from the Redline Review module and imported into a custom report developed by the MySmartPlans team.  Valuable insight was created that showed types of comments, reviewer and even what days during the review period generated the most comments.  These review analytics can be used going forward to create review efficiencies and create oversight ensuring documents have received a complete and thorough review.   

  

   

9

4. Challenge: Project Communication with the Public Because of the public nature of this project and the potential national and international exposure, it was critical to keep the public apprised of the history, status and details of the EEB Hub Building 661 and 7R project.    Approach: Creation of Custom Public Facing Website The MySmartPlans team built a public facing website that provided information to anyone wanting to learn more about the EEB Hub Building 661 and 7R project.  The site provided a building overview, project team directory, project schedule, bid information, news and updates, plans, project manuals addenda and site map information.  

In order to access the site, the users enter basic contact information and then are granted access to the site.  The information gathered here helps track who is visiting the site and identifies potential bidders.  The site allows bidders to ask bid questions and review bidding documents, including plans, specifications and addenda. 

  As new information is added to the site, it is reflected in the update history pane on the main screen.  Users can quickly identify what information has been added or changed to the site since their last visit.  The site also contains a project calendar that outlines important meetings and upcoming events such as pre‐bid meetings, project walk‐throughs, and bid due dates. 

   

10

Tracking Potential Bidders One requirement of the website was the need to be able to track potential bidders and allow them a unified way to ask bid questions. In order to solve this challenge, the MySmartPlans team developed custom bid question forms that are accessed from the public facing EEB Hub website.   When new users access the system for the first time, they are presented an opportunity to fill out a short form asking for basic contact and company information.  This list automatically populates a report for the project team so they may view details like who has visited the site and their potential to bid on the project.  In the first month alone, over 250 users registered and accessed the web site to learn more about the project and gather bid information.  

One additional challenge facing the team was how to allow potential bidders the opportunity to ask bid questions from the public website.  Once the questioned were asked, the team also needed a way to organize and manage the questions to determine which questions should generate formal RFI’s. 

 The MySmartPlans Project Information Manager created a custom EEB Hub Building 661 and 7R Bid Question Form for the project that allowed potential bidders to ask questions.  Once those questions were submitted, 

an email would be automatically generated to team members responsible for managing the bid question process.    

   

11

Through the bid question process, project managers accessed the EEB Hub Building 661 and 7R Bid Question Response Report.  The report automatically updated when new responses were added and the project manager can sort, edit, filter or export those responses.  In addition, new columns were added to the report to track statuses.     As the bid questions were compiled, charts were also created providing summary information on the building selected, total questions and the scopes of work generating the questions.  This allowed project managers to quickly view and summarize types of information that is being asked.  This provides immediate feedback to the team.  EEB HUB Building 661 and 7R Bid Question Summary Report 

  After the responses were reviewed, those requiring the formal generation of RFI’s were entered into Balfour Beatty’s Constructware system for formal review and sign‐off.  Once finalized, the RFI’s are posted to the main project dashboard for everyone to access and review.  

   

12

5. Challenge: Tracking User Activity A great challenge of the EEB Hub Building 661 and 7R project is in the diverse geography of the project team participants.  To date, project team members from six different states are working on the project.  Prompt and consistent communication is pivotal to ensure project success.  One of the features that was implemented on the project dashboard helps ensure everyone stays current with the latest information.  Approach: Implementation of Live Planholders List Everyone registering for the EEB Hub Building 661 and 7R project automatically appears in the live planholders list.  This allows team members to see the entire team, with the ability to quickly and easily email individuals or groups as needed.  In addition, project managers can quickly determine activity and determine which team members are accessing information on a timely basis and which team members have not been access the project dashboard and not getting timely information.  It is estimated the EEB Hub Building 661 and 7R project will have hundreds of team members once the construction phase begins.  By creating accountability, project managers can quickly identify potential issues and alleviate problems before they come to fruition.   

   

13

6. Challenge: How to Deliver Closeout to Meet All Needs Closeout is the most prominent stage in the AEC industry.  According to a study conducted by the Harvard School of Design, 23% of all construction projects are categorized in the closeout stage, the highest of any other stage in the construction process (Chart 1).  

Chart 1: Project Status for the AEC Industry

 5Computer Aided Collaboration in Managing

Construction Study, 2006

  There are several closeout activities that will take place for the EEB Hub Building 661 and 7R project.  The Project Information Manager is ensuring all files are organized, standardized and optimized in preparation for closeout.  The Project Information Managers also convert all PDF documents to Adobe’s PDF/A standard for closeout.  PDF/A is an ISO‐standard version of the Portable Document Format (PDF) specialized for the digital preservation of electronic documents.  By organizing and standardizing project information during design and construction, closeout can occur more quickly, ultimately providing the EEB Hub Building 661 and 7R project information that can be used to manage the facility for many years to come.    

23%

21%

17%

16%

9%

3%3%

3%3% 2%

Closeout Planning

Construction Cancelled

Completed Bidding

Awaiting Approval Design

Pending Permitting

14

Approach: Customized Closeout Module & Extensive File Processing and Organization At the end of the project, all files will be turned over to the EEB Hub Building 661 and 7R project in their original format and PDF documents will be delivered in their original formats and the PDF/A formats.  Those files can be imported into facilities management systems to provide day to day support.  In addition, the MySmartPlans Project Information Manager will create a self‐contained closeout module for the project.  MySmartPlans provides a very robust, customized closeout archive. The closeout module provides a digital archive containing all project documents, photos and videos, including, but not limited to: plans, specifications, as‐built plans, O&M manuals, as‐built finish schedules and submittals.  MySmartPlans Electronic Closeout features include:  

SmartRooms tie O&M manuals or videos to photographic views or plan sheets 

3D Models provide links to O&M manuals, spec sheets, finish schedules or other documents 

Reduction in amount of paper and plans 

Quick access to key operational references and manuals 

Documents, BIM Models, CAD Drawings, videos and photographs are incorporated into a 50‐year ISO standard archive 

Faster closeouts ensure retainage is released sooner 

Closeout Dashboard is a self‐contained executable that can be run off a network, thumb drive or users’ computers and does not need internet connectivity 

Closeout Dashboard can be easily copied to ensure redundancy  

   

15

Bibliography  1Demontration Projects – Building 661 (2012), gathered from www.eebhub.org on 12/11/2012.  2Demontration Projects – Building 661 (2012), gathered from www.eebhub.org/projects‐list/navy‐yard‐building‐661 on 12/11/2012.  3Demontration Projects – Building 661 (2012), gathered from www.eebhub.org on 12/11/2012, Images and Caption‐Renderings courtesy of Kieran Timberlake.  4Original Project Information Flow Chart, Balfour Beatty (2012) 

 5Becerik, Burcin. “Computer Aided Collaboration in Managing Construction Study.” Meridian Systems. Harvard School of Design, 2006. Print.