內部控制制度流程圖之製作 Word 2003 資訊技術服務中心

1 2012/7/3

課程大綱

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主題一 流程圖介紹

流程圖的功能

流程圖圖示說明

流程控制-循序

流程控制-選擇

流程控制-重複

主題二

以 Word 繪製流程圖

設定版面

繪製圖案

檔案合併

儲存範本

主題三

繪製流程圖

的注意事項

主題一 流程圖的功能 流程圖 用特定的符號，以視覺化的方式來呈現一項程序中所經過的步驟和順序。

流程圖的功能 描述現況，增加對現有作業程序的了解，並有助於溝通。 作為檢視現況的工具，有助發現問題並改善流程。 良好的教育訓練教材。

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常用的流程圖圖示說明

符號 說明 圖例

開始或結束(Terminal) 表示流程圖的開始或終點。每個流程圖只有一個起點，但是卻可以有一個以上的終點。註:規範上以 圖示為起始點，請還是以規範為主。

決策（Decision） 此符號有一個以上的出口，必須經過符號內條件式的判斷結果來決定程式的流向

同頁連接點（Connector） 表示同一頁流程之連接點。進入A(out)之流程由另一個A(in)為起點繼續執行。利用同頁連接點可讓版面排列有彈性。

跨頁連接點（Connector） 表示另一頁流程之連接點。進入A之流程由另一個A為起點繼續執行。利用跨頁連接點可讓流程圖延伸至下一頁。

開始

結束

A>0

是

否

A A

A A

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常用的流程圖圖示說明 符號 說明 圖例

準備作業（preparation） 開始程序前的準備作業，如清理資料，設定初值等。註:規範上以此圖示為起始點，所以還是以規範為主。

處理（Processing） 執行工作的說明

已定義處理 （Predefined Process） 該程序之詳細流程在其他地方已定義

路徑（Path,Flow Lines） 表示流程的執行方向和順序

for i=0 to 10

i

評估資安事件風險等級

請款作業

接受資安事件通報

確認是否為資安事件

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常用的流程圖圖示說明 符號 說明 圖例

文件（Document）

註解(Comment,Annotation) 表示附註說明之用

預算概算表

補充說明文字

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三種不同的流程控制 循序結構(Sequence) 由上而下，依序執行所有程序

選擇結構(Selection) 依據條件判斷的結果，決定執行不同的程序

重複結構(Repetition) 在條件成立的情形下，重複執行某些程序。

7

循序結構（Sequence） 說明 由上而下，依序執行所有程序

圖例

11月中旬發文通知各業務單位

（分預算機關）提報歲入、歲出

預算分配表 會計處(室)

11月中旬發文通知各業務單位

（分預算機關）提報歲入、歲出

預算分配表

會計處(室)

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選擇結構(Selection) 說明

依據條件判斷的結果，決定執行不同的程序

圖例

是否為資安事件

評估資安事件等級

填寫通報單並通知資安負責人

結案

否

是

if (true){ 執行程序; } 執行程序;

if (是資安事件){ 評估資安事件等級; 填寫通報單並通知資安負責人; } 結案;

9

選擇結構(Selection) 說明

依據條件判斷的結果，決定執行不同的程序

圖例

是否為資安事件

評估資安事件等級

填寫通報單並通知資安負責人

結案

否 是

填寫紀錄表

if (true){ 執行程序; }else{ 執行程序;

}

if (是資安事件){ 評估資安事件等級; 填寫通報單並通知資安負責人; } else{ 填寫紀錄表; } 結案;

10

多重選擇結構

說明 依據條件判斷的結果，決定執

行不同的程序

圖例

公文會簽會核時限判斷

最速件 速件 一般件

最速件程序 速件程序 一般件

Switch(條件式){ case =值1:

執行程序A; case =值2: 執行程序B; case =值3:

執行程序C; }

Switch(公文會簽會核時限){ case 最速件:

最速件程序; break;

case 速件: 速件程序; break; case 一般件:

一般件程序; break; } 11

重複(Repitition;While) 說明

在條件成立的情形下，重複執行某些程序。

圖例

受理案件未結案?

辦理稽催列管

是

否

登錄銷案解除列管

while(true){ 執行程序; } 執行程序;

while(受理條件未結案){ 辦理稽催列管 ; } 登錄銷案解除列管;

未結案時，持續辦理稽催列管; 12

重複(Repitition;Do…While) 說明

在條件成立的情形下，重複執行某些程序。

圖例

審核未通過?

提報年度工作計畫

是 否

do{ 執行程序; }while(true)

do{ 提報年度工作計畫; }while(審核未通過)

提年度工作計畫，如果審核未通過就再提

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主題二 以Word繪製流程圖(2007及2010版) 設定版面 依內部控制制度共通性作業範例製作原則

共通性作業範例，以A4直式橫書一致表達，並以作業程序說明表為主，作業流程圖為輔，作業流程簡單者，可不另製作流程圖

作業流程版面邊界上、下、左、右均設定為2公分，文字字型為標楷體；頁尾文字大小均以「12」編寫，置中設定為「項目編號-頁次」。

作業流程圖，標題文字大小設定為「14」加粗，其餘文字大小設定為12，行距設定為14pt

繪製流程圖 合併檔案 儲存範本

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版面設定-設定紙張

15

版面設定-設定邊界

16

版面設定-預設字型

1 2

1.選擇[設定字型]，進行字型設定 2.設定完成後按一下[確定]，整份文件會套用字型

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版面設定-設定頁碼

18

版面設定-設定頁碼

1.選擇頁碼的文字方塊

2.輸入頁碼以外的其他文字，注意不要改到頁碼功能變數。

3.關閉頁首頁尾編輯區

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繪製流程圖-顯示繪圖工具列

可將繪圖工具列拉到上方

20

繪製流程圖-新增並調整繪圖畫布

1.選擇繪圖工具列上的[快速圖案]->[流程圖]

2.選擇圖案，拉到編輯區，會出現繪圖畫布

21

繪製流程圖-插入流程圖圖案

選擇圖案，拉到編輯區。重複此步驟

22

繪製流程圖-新增流程圖圖案至工具列 1

2 3

23

繪製流程圖-編輯流程圖案文字 1.選擇流程圖案，按右鍵以出現快速功能表，選[新增文字]

2.輸入文字

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繪製流程圖-變更圖案文字字型

1.選擇流程圖案之文字，變更大小及字型

25

繪製流程圖-變更圖案文字間距 1.選擇流程圖案之文字，變更[段落]之行距

26

繪製流程圖-插入圖說文字(註解)

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繪製流程圖-變更圖案格式 1.選擇圖說圖案，按右鍵，選[快取

圖案格式]

2.選擇[色彩及框線]，將框線變更為虛線

3.圖說框現已變成虛線

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繪製流程圖-儲存變更後的圖案為預設格式

1.選擇變更後的圖說圖案，按右鍵，[設定為快取圖案預設值]

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繪製流程圖-加入連結線

建議畫好所有流程圖案並輸入文字無誤後，最後再畫連接線

1.選連接線樣式

2.拉線

3.完成

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繪製流程圖-用連結線比箭頭線段方便

出現綠點表示兩圖案連動已解除。

出現紅點表示兩圖案會連動。此自動連結功能只在繪圖區有效。

31

繪製流程圖-選取多個圖案

按住[Ctrl]後，點選多個圖案，即可一次選取多個圖案。

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繪製流程圖-將多個圖案變成一個群組 按住[Ctrl]後，點選兩個文字方塊。利用群組功能將這兩個文字方塊整合成一個。

1

2 3

33

繪製流程圖-取消群組 選擇已群組過的圖案，利用取消群組功能將這兩個圖案分開。

1

2

3

34

繪製流程圖-排列與對齊 選擇要排列的圖案，利用[對齊]功能自動排列。

35

繪製流程圖-排列與對齊 下圖已完成自動排列。

36

利用插入檔案來合併多檔 1.選擇要插入檔案的位置。

2.選擇要插入的檔案。

37

建立自訂範本

38

可利用編輯好的文件，在[另存檔案]時存為範本檔 (*.dot)。以後可直接利用範本來建立新檔。

建立自訂範本

39

在[檔案類型]處下拉選[文件範本](*.dot)

利用範本檔建立新文件 選[檔案]->開新檔案->[範本]->[在我的電腦上]，選自訂範本。

40

主題三 繪製流程圖的注意事項 流程圖分中心主軸及旁支說明，主軸內各流程圖文

字請鍵入關鍵字，各細部流程若需補充說明，請精簡條列以虛線旁支說明。

各項流程有辦理期程者，應於流程圖敘明。

流程圖符號繪製排列順序，為由上而下，由左而右。

41

繪製流程圖的注意事項 處理程序須以單一入口與單一出口繪製

修正前 修正後

42

繪製流程圖的注意事項 流程圖一頁放不下時，可使用連接符號連接下一頁

流程圖。同一頁流程圖中，若流程較複雜，亦可使用連接符號來敘明流程連接性。

相同流程圖符號宜大小一致。

43

繪製流程圖的注意事項 路徑符號宜避免互相交叉

修正前 修正後

44

繪製流程圖的注意事項 同一路徑符號之指示箭頭應只有一個。

修正前 修正後

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繪製流程圖的注意事項 開始符號在流程圖中只能出現一次，但結束符號則不

限。

選擇結構及重複結構之選擇或決策條件，文字敘述應 簡明清晰，路徑並加註「是」及「否」或其它相對性 文字指示說明。路徑應涵蓋所有可能情況。

流程圖中若有參考到其他已定義流程，可使用已定義處理程序符號，不必重複繪製。

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開始畫流程圖的準備 決定由誰來負責畫哪些流程圖，誰來負責檢視。

決定每一個流程圖涵蓋的範圍。

決定每一個流程圖該有的詳細程度。

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如何有效率的畫流程圖 先從大的架構開始分析。

觀察現有流程。

記錄現有流程，可以用[作業程序說明表]為紀錄工具。

檢視紀錄的結果，做必要的調整和修正。

確認步驟與決策點均無誤後，再開始畫流程圖。

重複

重複以上步驟，逐漸進入各流程細節。一直到畫出原本規畫詳細程度的流程圖為止。

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