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EFECTIVIDAD DE LA COMUNICACIÓN INTERNA 2010
Informe preparado por
Manizales, Febrero de 2011
Contenido• Introducción…………………………………………………………………………………………………......
…………………..3
• Eficacia de la comunicación interna………………………………………………….………………………………….…8– Contribución a la calidad de las relaciones………………………………………………………………………………………. 9
• Eficiencia de la comunicación interna…………………………………………………………………...……………. 17– Calidad del sistema de comunicación interna …………………………………………………………………….………..…
18– Calidad plataforma de medios y formas……….…………………………………….……………………………………………
27– Hábitos comunicativos.…..……………………………………………………………………………………………………………….
36– Pertinencia contenidos…………………………..…………………………………………………………...………………………… 45– Contribución de medios y formas…………………………………………………………………………………………………….
54
• Conclusiones y recomendaciones………..……………………………………………………………………..…... 59• Equipo de trabajo……………………………………………..………………………………………………………………. 69
INTRODUCCIÓN
Contexto
• El proyecto EFECTIVIDAD DE LA COMUNICACIÓN INTERNA EN CHEC se desarrolló en varias fases:
– Fase cero: Revisión documental, orientada a analizar documentos producidos por las empresas sobre su estrategia comunicativa y sobre aquellos elementos que ayudaran a desarrollar la investigación posterior.
– Fase Uno: Estudio cualitativo, orientado a indagar entre funcionarios de las empresas, mediante entrevistas.
– Fase Dos: Estudio cuantitativo, orientado a generar seis indicadores, mediante la aplicación de encuestas
– Fase Tres: Análisis de datos, sistematización y elaboración de reportes
4
Objetivos
• Determinar los niveles de eficacia de la comunicación interna, a fin de establecer cuáles son los impactos y resultados que la estrategia de CI está generando entre los colaboradores de la organización, y en la relación entre éstos y la empresa.
• Determinar, dentro de los niveles de eficiencia de la comunicación interna:
– La calidad percibida del sistema de comunicación interna formal de la empresa
– La calidad percibida de las principales formas y espacios de comunicación
– La pertinencia de la información que reciben los empleados
– Los usos y prácticas de consumo que los empleados le dan a la información recibida
– El nivel de contribución a diferentes retos comunicativos, de los canales de comunicación de cada empresa
5
Ficha técnica
• Aplicación de una guía de preguntas estructurada a empleados por empresa
• Confiabilidad: 95%
• Margen de error: 5%
• La muestra (259 personas) se desagregó de la siguiente manera, precisando que ella incluyó cuatro segmentos:– Segmento 1: Correspondiente a funcionarios del nivel directivo (9)– Segmento 2: Correspondiente a funcionarios del nivel profesional (62)– Segmento 3: Correspondiente al grupo de personal Auxiliar (105)– Segmento 4. Correspondiente a trabajadores de nivel Asistente (83)
• Procesamiento de datos: metrika v4
• Análisis: Táctica & Estrategia Ltda.
6
Asistente32%
Auxiliar41%
Directivo3%
Profe-sional24%
Escala de interpretación
7
Entre 0 y 29: Nivel BAJO
Entre 30 y 49: Nivel MEDIO BAJO
Entre 50 y 69: Nivel MEDIO ALTO
Entre 70 y 100: Nivel ALTO
BAJO MEDIO - BAJO MEDIO - ALTO ALTO
70 -100
50 -69
30-49
0-29
Todos los valores son porcentuales
1. EFICACIA DE LA C. INTERNA
1.1. CONTRIBUCIÓN A LA CALIDAD DE LAS RELACIONES
Las Variables de Relaciones
10
Confianza
11
Énfasis en comunicación de logros
Caracterizada por la veracidad y la transparencia
La comunicación de logros no reconoce el rol de los trabajadores en la misma dimensión
La principal barrera para la construcción de confianza: el RumorLos colaboradores no participan de rumores
Admiten públicamente los errores
Se destaca el trabajo de los colaboradores
Directivos cumplen lo que prometen
Reconocimiento de logros de empleados
Comunicación transparente de hechos negativos
Informados de decisiones que impactan su trabajo
Acceso a la información sin restricciones
CHEC es transparente
CHEC dice la verdad a sus empleados
Comunica los logros de la empresa
30
36
49
52
55
61
62
66
77
79
93
Compromiso
12
La comunicación construye compromiso: Un mensajes se ha transmitido con fuerza en CHEC
El resultado
Los directivos de la empresa le han hecho saber que a CHEC le interesa mantener una relación de largo plazo con usted
Los directivos de CHEC le han hecho saber que usted es parte importante de la empresa
Colaboradores como usted sienten que la empresa está comprometida con apoyarlo y ayudarle a que cumpla con sus retos
Los colaboradores como usted están comprometidos con cumplir sus retos
53
63
79
96
Se advierte la necesidad de fortalecer y enfatizar los otros dos mensajes
Control mutuo
13
Una fortaleza de las relaciones: espacios para dialogar y opinar
La habilidad para aceptar críticas o cuestionamientos no es parte de la cultura CHEC
Medios y directivos deben trabajar más en el reconocimiento de la opinión de los colaboradores
Usted siente que en CHEC los directivos saben aceptar críticas o cuestionamientos
En CHEC, los directivos tienen en cuenta su opinión para las decisiones que toman
En CHEC los medios de comunicación interna recogen opiniones y comentarios de personas como usted
CHEC tiene espacios para que empleados como usted opinen sobre los hechos de la empresa
CHEC tiene espacios para dialogar con los empleados
47
57
64
70
79
Satisfacción
14
Una fortaleza de las relaciones: medios que impactan la satisfacción del colaborador
Por impulsar: fortalecer espacios de comunicación con directivos
En general, usted está satisfecho con los espacios que tiene en CHEC para comunicarse con los directivos
Frente a su necesidad de estar bien informado, usted considera que CHEC ha superado sus expectativas
En general, usted está satisfecho con la manera como la empresa se comunica como usted
Los medios internos de CHEC transmiten noticias o hechos que aumentan su satisfacción frente a la empresa
63
71
74
86
Por segmento
15
En los Directivos se han afianzado más firmemente las relaciones
Por impulsar: opinar, dialogar, y gestionar el rumor que es un factor que puede debilitar el sistema, visto desde la perspectiva de los otros segmentos, pero sobre todo Auxiliares y Asistentes
Asistentes
Auxiliares
Profesionales
Directivo
59
63
66
82
Consolidado variables
16
Hay una comunicación que impacta más el Compromiso y la Satisfacción de los colaboradores
El Control mutuo representa la menor fortaleza
Confianza
Control mutuo
CONTRIBUCIÓN DE LA CI A LA CALIDAD DE LAS RELACIONES
Compromiso
Satisfacción
60
63
67
73
74
2. EFICIENCIA DE LA C. INTERNA
2.1. CALIDAD DEL SISTEMA DE COMUNICACIÓN
Cultura comunicativa
19
El reto: ¿Cómo conocer las expectativas y opiniones de los empleados?
Una base sólida para cualquier reto comunicativo
Se legitima el trabajo desplegado para mejorar la CI
En general, los directivos conocen las expectativas y opiniones de los empleados de CHEC
Los empleados tienen los espacios y canales para mantener comunicación constante con los directivos
Los directivos de CHEC hacen todos los esfuerzos para comunicarse con personas como usted
Usted cree que en el último año, la empresa ha hecho cambios importantes para mejorar la comunicación con empleados como usted
Usted se siente co - responsable de que en CHEC exista una buena comunicación interna
La comunicación interna es importante en CHEC
50
63
73
86
87
97
Aporte estratégico
20
Dos retos cumplidos de manera sobresaliente
Un sistema donde la CI es importante y se considera que aporta a la productividad de la empresa, de sus equipos y trabajadores
La comunicación interna le ha permitido conocer más lo que hacen las empresas del Grupo EPM
En general, usted considera que la comunicación interna en CHEC ha ayudado a incrementar la productividad de la empresa
Usted considera que la comunicación interna en CHEC ha ayudado a incrementar su productividad
La comunicación interna ha ayudado a estimular el trabajo en equipo en la empresa
En general, la comunicación interna en CHEC ha contribuido a mejorar el desempeño de su área de trabajo
En general, usted considera que gracias a la comunicación interna, usted ha podido construir una mejor opinión de CHEC
En general, usted considera que la comunicación interna en CHEC ha ayudado a la empresa a alcanzar sus objetivos estratégicos
Las acciones de comunicación interna le han permitido a usted conocer más detalladamente qué es y qué hace CHEC
75
79
80
83
85
86
87
92
Flujos de comunicación
21
Este índice mejoró ligeramente con relación al año anterior.
Sigue siendo el gran reto del sistema
Los flujos ascendente y descendente tampoco son todavía una fortaleza
Los directivos de CHEC en Manizales mantienen comunicación constante con sus empleados en otras ciudades del departamento
En CHEC, empleados como usted se comunican constantemente con los directivos
En CHEC, los directivos se comunican constantemente con empleados como usted
40.06
55.22
60.62
Credibilidad
22
Un sistema con medios y líderes creíbles
Los medios son más creíbles que el “noti pasillo”
Es una fortaleza, pero siempre se cree menos en los compañeros de trabajo
En general, usted cree en la información que recibe de sus demás compañeros de trabajo
En general, usted cree que la información que recibe a través de los medios de comunicación interna corresponde a hechos ciertos y veraces
En general, usted cree en la información que recibe de sus superiores
En general, usted cree que la información que recibe a través de los medios de comunicación interna es más confiable que aquella que recibe en los pasillos de la empresa
79
84
89
89
Oportunidad y suficiencia
23
La información que incide en el trabajo, la tienen los colaboradores
La oportunidad está muy cerca de alcanzar el nivel de desempeño ALTO
La disponibilidad de tiempo aparece como una barrera para el sistema y sus medios
Usted considera que siempre tiene tiempo disponible para leer la información que recibe a través de los medios de comunicación interna
En general, usted considera que cuenta con la cantidad de información necesaria para desempeñar bien su trabajo
55
83
78
Habitualmente la información importante que usted requiere en su trabajo le llega de manera oportuna
Por segmento
24
Mayor satisfacción en los directivos y con una percepción favorable entre Profesionales
Los otros dos segmentos en niveles similares, pero con retos de mejoramiento
Asistentes
Auxiliares
Profesionales
Directivo
65
68
72
91
Consolidado Variables
25
Con el reto de mejorar la Suficiencia (hay más información que tiempo) y los flujos de comunicación
Un sistema creíble, donde la CI es importante y se considera que aporta a la productividad de la empresa
Hay una cultura comunicativa que respalda las acciones comunicativas y que tiene en la Oportunidad una de sus características
Flujos de comunicación
Suficiencia
INDICE CALIDAD DEL SISTEMA
Cultura comunicativa
Oportunidad
Aporte estratégico
Credibilidad
52
69
74
76
78
84
85
Comparativo 2009 - 2010
26
El desempeño de las variables aumentó en todos los casos
El mayor incremento se da en Aporte estratégico
Por dos años consecutivos los Flujos de comunicación siguen siendo la variable más débil del Sistema
Flujos de comunicación Suficiencia Oportunidad Cultura comunicativa Aporte estretégico Credibilidad
48.7
63.05
73 73.0479.62 82.15
51.97
69
77.92 75.983.6 85.4
2009 2010
2.2. CALIDAD PERCIBIDA PLATAFORMA DE MEDIOS
Grupos primarios
28
Cinco reactivos con nivel de desempeño ALTO
Para tener en cuenta: fomenta la participación, es útil en el trabajo
Los retos de mejoramiento pasan inicialmente por fijar protocolos y cumplirlos
Conocimiento oportuno de la agenda
Frecuencia
Dudas resueltas
Puntualidad
Temas completos
Utilidad en clima laboral
Novedad y actualidad
Convocatoria opotuna
Utilidad en desarrollo personal
Estímulo al diálogo
Claridad
Participación
Comodidad del sitio
Utilidad en el trabajo
Facilidad de escucha
53
54
61
63
64
67
68
69
69
69
73
78
78
78
83
Para revisar: frecuencia y protocolo de convocatoria
Jornadas de comunicación
29
Un espacio reconocido por su claridad, actualidad y utilidad tanto en el trabajo como en el clima laboral
No tiene las barreras de tiempo de otros espacios
Para reflexionar: ¿debe contribuir más al desarrollo personal?
Impacto desarrollo personal
Disponibilidad de tiempo
Temas completos
Periodicidad anual
Impacto clima laboral
Utilidad en el trabajo
Actualidad
Comodidad del sitio
Claridad
64
71
78
78
79
84
88
89
89
Revista NOTICHEC
30
Ocho reactivos con nivel de desempeño ALTO
Sobresale principalmente por su claridad y aspectos de formato y diseño
Una barrera que repite: el tiempo
Tres retos: interesarse más en las personas
Periodicidad: cada cuatro meses
Disponibilidad de tiempo
Impacto desarrollo personal
Impacto clima laboral
Esparcimiento
Utilidad trabajo
Temas completos
Actualidad
Formato tipo revista
Diseño
Tamaño
Claridad
54
58
69
69
76
77
77
86
91
91
92
93
Comunicación interpersonal
31
Los Directivos sobresalen más por sus habilidades administrativas
Evidenciar que la comunicación con los colaboradores es importante
Coherencia entre el decir y el hacer
Comunicación con colaboradores: pioridad
Aceptación de críticas sin perder el control
Información completa
Comunicación enfocada a la motivación
Respeto a la opinión de las personas
interés en el diálogo
Directivos: proyección de valores y principios
Encuestado: proyección reputacional
Claridad y sencillez
Comunicación enfocada a resultados
Directivos: proyección reputacional
48
54
56
63
65
65
70
76
77
77
77
77
Intrachec
32
Las fortalezas se concentran inicialmente en aspectos técnicos y formato
Se prefieren las áreas de productividad a las noticiosas
¿Debe ser la Intranet una herramienta para el esparcimiento?La barrera: la disponibilidad de tiempoDisponibilidad tiempo lectura
Esparcimiento
Impacto clima laboral
Utilidad desarrollo personal
Consulta áreas de actualidad
Velocidad de descarga
Diseño
Temas completos
Utilidad en el trabajo
Velocidad de navegación
Actualidad
Facilidad de ubicación
Claridad información
Consulta áreas de productividad
49
62
77
79
81
83
85
87
88
88
89
90
92
92
Correo electrónico
33
Es una herramienta legitimada por su utilidad, actualidad y claridad
Reto 1: Mayor foco en las personas
Reto 2: Disponibilidad de tiempo
Reto 3: Información alineada con las expectativas
Disponibilidad de tiempo
Utilidad en el clima laboral
Utilidad en el desarrollo personal
Información interesante
Presentación
Utilidad en el trabajo
Actualidad
Claridad
48
63
64
68
87
88
88
92
Por segmento
34
Los Directivos tienen una alta valoración de todas las formas y canales
Los espacios cara a cara representan retos en los otros tres segmentos, sobre todo en Auxiliares
Segmento Jornadas de comunicación
Grupos primarios
Comunicación interpersonal NOTICHEC Intranet Correo
electrónico
Directivo 92,84 93,03 83,70 87,04 83,79 78,84Profesional 82,49 68,20 63,97 70,13 71,70 71,36
Auxiliar 75,84 44,08 62,49 76,53 81,85 79,81Asistente 77,63 61,51 60,44 79,27
Asistentes
Auxiliares
Profesionales
Directivo
70
70
71
87
Índice CHEC
35
El índice se ubica en el nivel de desempeño ALTO, producto también de la alta calidad de casi toda la plataforma
INTRACHEC: la más sobresaliente
Cara a cara: menos valoradas Comunicación interpersonal
Grupos primarios
Correo electrónico
Revista NOTICHEC
Jornadas de comunicación
INTRACHEC
67
68
75
78
80
82
Medio o canal o forma Peso ponderado Índice Índice
ponderadoJornadas de Comunicación 5 79,96 11,99Grupos primarios 15 68,45 10,27Comunicación interpersonal 20 67,05 10,06Revista NOTICHEC 15 77,94 11,69INTRACHEC 25 81,52 16,30Correo electrónico 20 74,68 14,94
INDICE DE CALIDAD PERCIBIDA 75,25
2.3. HÁBITOS COMUNICATIVOS
Grupos Primarios
37
Las prácticas de consumo son ALTAS, lo cual ratifica la necesidad del espacio
Los Directivos son el grupo más activo frente a los grupos
Los Auxiliares sobresalen por compartir información, pero son menos frecuentes en las otras prácticas
Construcción de redes
Archivo
Uso
Consumo
21
50
73
87
Directivo
Profesional
Auxiliar
Asistente
Jornadas de comunicación
38
Las prácticas de consumo son Altas al igual que las de Uso
Profesionales son quienes menos usan la información de las Jornadas
Construcción de redes
Archivo
Uso
Consumo
29
32
71
95
Directivo
Profesional
Auxiliar
Asistente
Comunicación interpersonal
39
Auxiliares sobresalen nuevamente en Construcción de redes
El Consumo se evidencia fuerte en todos los segmentos, al igual que las prácticas de Uso
Construcción de redes
Uso
Consumo
33
74
98
Directivo
Profesional
Auxiliar
Asistente
Intranet
40
El consumo es también una fortaleza en los tres segmentos, pero más fuerte en Directivos
El segmento Profesional presenta las menores frecuencias en tres de las cuatro prácticas
Construcción de redes
Archivo
Uso
Consumo
17
33
65
81
Directivo
Profesional
Auxiliar
Correo electrónico
41
La práctica de Consumo es la segunda más alta de toda la plataforma
El consumo es más fuerte en Directivos
Estas prácticas son menos frecuentes en Auxiliares, aunque en ellos el Consumo y uso es también destacado
Directivo
Profesional
Auxiliar
Construcción de redes
Archivo
Uso
Consumo
17
69
76
96
Revista NOTICHEC
42
Las prácticas de consumo son altas, pero menos frecuentes en Auxiliares y Asistentes
En general, hay más sintonía con la Revisa entre directivos, que son más frecuentes lectores
Construcción de redes
Archivo
Uso
Consumo
31
57
58
82
Directivo
Profesional
Auxiliar
Asistente
Índice de CHEC
43
El índice se ubica en el nivel de desempeño ALTO, pero incluye solo las dos prácticas más relevantes por ahora: Consumo y Uso
El correo electrónico ocupa un lugar preferencial entre los encuestados
Con esa excepción, los primeros lugares son ocupados por la interacción y el cara a cara
Medio o canal o forma Peso ponderado Índice Índice ponderado
Jornadas de comunicación 15 83,17 12,48Grupos primarios 15 80,41 12,06Comunicación interpersonal 15 85,99 12,90Revista NOTICHEC 15 69,80 12,92Correo electrónico 20 86,15 13,96INTRACHEC 20 73,00 14,60
INDICE DE TENENCIA DE HÁBITOS COMUNICATIVOS 78,92
Revista NOTICHEC
INTRACHEC
Grupos primarios
Jornadas de comunicación
Comunicación interpersonal
Correo electrónico
69.8
73.0
80.4
83.2
86.0
86.1
Comparativo 2009 - 2010
44
Las prácticas más importantes aumentaron sus índices (Consumo y Uso en 12 y 15 puntos porcentuales
Aumentaron las de Archivo en 23 puntos, pero disminuyó ligeramente la frecuencia de Archivo
Consumo Archivo Construcción de redes Uso
67.90
25.13 24.70
53.13
89.37
48.18
24.28
68.76
2009 2010
2.4. PERTINENCIA CONTENIDOS
Calidad de vida de los colaboradores
Acciones motivación a trabajadores
Pensamiento líderes y empleados de CHEC
Los estados financieros de CHEC
Actividades GRupo EPM
Perfíl compañeros de trabajo
Proyectos de expansión eléctrica de CHEC
Los planes futuros de CHEC
Acciones calidad de los servicios
Las decisiones junta directiva
Opiniones del Gerente de CHEC
Acciones de RSE de CHEC
Productos y servicios de CHEC
Historia de CHEC
22
26
39
41
42
45
48
48
48
49
51
53
55
62
Contenidos pertinentes: Identidad
46
La Historia ocupa ahora lugar de privilegio, al que ascienden también las Opiniones de la Gerencia
Temáticas de orden interno aparecen como las menos pertinentes
Para tener en cuenta:Decisiones de Junta y el Futuro de la empresa
Contenidos pertinentes: Reputación
47
Los cuatro temas establecidos como base de la línea argumental para el Grupo EPM en 2009 se mantienen en 2010
Tres temas de menor pertinencia
Para tener en cuenta: La reputación también se construye desde las temáticas internas
Compañeros de trabajo
Historia de CHEC
Pensamiento nuevos líderes
Estados financieros
Decisiones Junta Directiva
Actividades empresas Grupo EPM
Opiniones Gerente CHEC
Estímulo y motivación trabajadores
Calidad de vida empleados
Proyectos expansión eléctrica
Productos y servicios
Los planes futuros de CHEC
Mejoramiento calidad de servicio
Acciones RSE CHEC
18
24
27
37
38
38
39
40
49
51
51
52
61
66
Contenidos pertinentes: Cultura
48
Sobresalen tres temáticas diferentes, enfocadas incluso más a lo internoIngresan las Opiniones de nuevos líderes y Acciones para motivar a los trabajadores
Seis temáticas de menor pertinencia
Para tener en cuenta: La información sobre los Compañeros de trabajo y Opiniones de la Gerencia
Estados financieros
Historia de CHEC
Actividades empresas Grupo EPM
Decisiones Junta Directiva
Compañeros de trabajo
Acciones RSE CHEC
Mejoramiento calidad de servicio
13
20
25
25
25
26
30
31
36
42
45
45
51
51
Comparativo 2009 - 2010
49
Las cuatro primeras posiciones cambiaron. El mayor ascenso
porcentual lo registra la historia (31 puntos)
Los mayores descensos porcentuales se presentaron en las primeras
posiciones: Calidad de servicio, y Calidad de vida de los empleados
fueron los más notorios
Comparativo 2009 - 2010
50
EL principal incremento se da en ACTIVIDADES DEL GRUPO EPM
En las tres primeras posiciones hay descensos porcentuales, pero el
mayor se da en Producto y servicios
Comparativo 2009 - 2010
51
Las ACCIONES PARA MEJORAR LA CALIDAD DE VIDA DE LOS
EMPLEADOS asciende al segundo lugar luego de escalar siete posiciones y aumentar su pertinencia en 27 puntos
Al séptimo lugar desciende ACCIONES DE RSE, que disminuyó su
pertinencia en 28 puntos.
Consolidado contenidos pertinentes
52
Aunque la base de la línea argumental se mantiene, aparece un tema que es producto de la misma manera como el Gerente interactúa hoy con sus colaboradores
Estados financieros
Compañeros de trabajo
Actividades empresas Grupo EPM
Pensamiento nuevos líderes
Historia de CHEC
Decisiones Junta Directiva
Estímulo y motivación trabajadores
Calidad de vida empleados
Proyectos expansión eléctrica
Los planes futuros de CHEC
Productos y servicios
Opiniones Gerente CHEC
Mejoramiento calidad de servicio
Acciones RSE CHEC
30
33
35
37
37
39
39
41
41
42
42
44
47
54
Índice de CHEC
53
El índice se ubica en el nivel de desempeño MEDIO ALTO
Los tres temas son más pertinentes para la Identidad y la Reputación que para la Cultura, salvo las Opiniones del Gerente
46,8%
La información sobre los productos y servicios de CHEC
La información sobre lo que piensa el Gerente de CHEC
La información sobre las acciones que desarrolla CHEC para mejorar la calidad del servicio a sus usuarios
La información sobre las acciones de responsabilidad social de CHEC
20
42
31
45
51
39
61
66
55
51
48
53
Pertinente para la Identidad Pertinente para la ReputaciónPertinente para la Cultura
2.5. CONTRIBUCIÓN DE CANALES Y FORMAS
Datos detallados por reto
55
Las Jornadas de comunicación
sobresalen en cuatro retos, pero no tienen
la periodicidad requerida, lo mismo
que la Revista NOTICHEC
La comunicación interpersonal aún no
tiene el valor que debería tener, dado el consumo que genera
Historia Clima labo-ral
Qué es CHEC Valores y principios
Proyección social
Compromi-so
Retos estra-tégicos
Productivi-dad
G, primarios
16.1975 38.465 47.64 45.85 55.81 30.2674999999999
49.45 30.3125
Jornadas
39.1375 46.595 59.24 52.3125 36.7175 59.1075 53.7425000000001
48.5425
C. interpersonal
28.29 29.8075 25.4074999999999
39.0475 46.35 30.215 40.065 29.955
NOTICHEC
52.5475 60.5125 53.035 31.07 58.86 64.115 44.6775 43.46
INTRACHEC
58.4933333333333
53.8366666666663
56.31 42.8533333333333
62.1966666666665
54.4366666666664
50.1333333333333
48.52
Correo electrónico
19.67 37.6266666666665
48.23 48.5233333333333
69.0866666666667
32.94 51.21 32.34
Datos consolidados por reto
56
Historia CHEC
Valores y principios CHEC
Impacto clima laboral
Qué es y qué hace CHEC
Proyección social de CHEC
Retos estratégicos
Impacto en compromiso
Impacto en productividad
35.2
38.7
42.4
43.7
44.5
46.8
47.1
52.9
La Productividad es la principal contribución
reconocida de la plataforma de medios
y espacios de comunicación interna
en CHEC
Datos consolidados por canal
57
Al menos desde su Contribución, los
formatos para lectura generan mayor grado
de contribución
Comunicación interpersonal
Grupos primarios
Correo electrónico
Jornadas de comunicación
Revista NOTICHEC
INTRACHEC
34
39
42
49
51
53
Índice de CHEC
58
El índice se ubica en el nivel de desempeño MEDIO BAJO, lo que evidencia todavía la necesidad de mayor madurez frente a la comprensión del papel de cada medio en la empresa
Medio o canal o forma Peso ponderado Índice Índice
ponderadoJornadas de comunicación 15 33,64 5,05Grupos primarios 15 39,25 5,89Comunicación interpersonal 15 42,45 6,37Revista NOTICHEC 15 49,42 7,41INTRACHEC 20 51,03 10,21Correo electrónico 20 53,34 10,67
INDICE DE CONTRIBUCIÓN PERCIBIDA 45,6
3. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Índice de Efectividad de CHEC
60
El índice se ubica en el nivel de desempeño MEDIO ALTO, a pocas unidades del siguiente nivel
Individualmente, solo TRES indicadores superan el 70%
Hay dos índices de desempeño MEDIO BAJO
Nivel Indicador Índice 2010 Consolidado Factor de
ponderaciónÍndice
ponderadoEficacia Relaciones 67,4 67,4 55 37,0
Eficiencia
Calidad del sistema de CI 74,0
64,1 45 28,8Calidad percibida medios 75,2Hábitos comunicativos 78,9Pertinencia comunicativa 46,8Contribución percibida 45,6
INDICE DE EFECTIVIDAD 2010 65,8
Horizonte de desempeño a 2012
61
Se recomienda
establecer un horizonte a dos años para fijar
tendencias
2009 2010 2011 2012
Relaciones NaN 67.3566931818183
70 72
Calidad del sistema de CI 70.7 73.9845833333333
75 77
Calidad percibida medios NaN 75.2 77 79
Hábitos comunicativos 55.5 78.9 80 81
Pertinencia comunicativa 59.6 46.8 48 50
Contribución 48 45.6 47 48
Efectividad 62 65.8 67.9 69.7
50
70
Evolución del indicador
62
El índice de efectividad
2010 superó el resultado de
2009 y la meta proyectada
De los indicadores evaluados en 2009, dos superaron tanto la meta como el resultado obtenido en esa ocasión: La CALIDAD DEL SISTEMA DE COMUNICACIÓN INTERNA, y HÁBITOS DE COMUNICACIÓN INTERNA
La mayor brecha negativa se presentó en el índice de PERTINENCIA y CONTRIBUCIÓN, evidencia de que no se logra aún una madurez comunicativa suficiente para convertir los canales y contenidos en parte esencial
de la vida de cada colaborador
INDICADOR Índice 2009
Meta 2010
Índice 2010
Brecha frente al
2009Brecha frente
a la meta
Relaciones ND 70 67,36 ND -2,64
Calidad del sistema de CI 70,7 73,2 73,98 3,28 0,78
Calidad percibida medios ND 70 75,20 ND 5,20
Hábitos comunicativos 55,5 59 78,90 23,40 19,90
Pertinencia comunicativa 59,6 60,8 46,80 -12,80 -14,00
Contribución 48 57 45,6 -2,4 -11,4
Efectividad 62 65,5 65,8 3,80 0,30
Recomendaciones metodológicas
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No es conveniente que la aplicación del estudio se cruce con otros estudios paralelos – Es importante que todas las empresas avancen paralelamente para
efectos de control – No es recomendable que se extienda el trabajo de campo de un año a otro
Analizar la eficiencia y eficacia de la aplicación virtual y La aplicación física – utilizar alternativas comunicativas como
Crystal para reforzar la participación virtual
Algunos indicadores pueden transformarse para pasar a ser analizados a través de herramientas cualitativas
Formalizar un sistema de medición de la comunicación interna para el Grupo EPM, una vez hechas estas reflexiones al interior
del Grupo
De
may
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port
anci
a a
men
or im
port
anci
a
1
2
3
4
5
Revisar la estructura del indicador, pues aunque necesaria, puede resultar pesada para los colaboradores
Para incidir en las relaciones
64
Reforzar la comunicación de logros de la empresa, con una comunicación orientada a destacar los logros de los
colaboradores tanto como sus opiniones
Analizar una ruta para que el mensaje NOS INTERESA TENER UNA RELACIÓN DE LARGO PLAZO con los colaboradores, llegue
y se afiance más
Buscar la modificación de dos actitudes que son una barrera para las relaciones: la aceptación de críticas y la admisión
pública de erroresDe
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port
anci
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or im
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anci
a
1
2
3
4
Analizar el comportamiento del rumor que hoy es una barrera para la construcción de confianza y gestionarlo para convertirlo
en una oportunidad para la comunicación interna
Para incidir en la calidad del sistema
65
Analizar y resolver la barrera de la disponibilidad de tiempo que hoy afecta negativamente el consumo de los medios: ¿exceso
de trabajo o exceso de información?
Fortalecer espacios y procesos que garanticen un mayor conocimiento e intercambio de información sobre las
expectativas y necesidades de los colaboradores
De
may
or im
port
anci
a a
men
or im
port
anci
a 1
2
3
Diseñar y desplegar un sistema que garantice calidad, oportunidad y bidireccionalidad en la comunicación entre la
sede principal y los demás municipios donde opera CHEC
Para mejorar la plataforma de medios
66
Sobre la Revista y las Jornadas recae el mayor peso de la
estrategia. Pero no tienen la frecuencia requerida, como sí la
tiene INTRACHEC
Los espacios de comunicación cara a cara, con altos niveles
de consumo, deben mejorar su calidad y contribución
Revista NOTICHEC
Jornadas de comunicación
INTRACHEC
Correo electrónico
Grupos primarios
Comunicación interpersonal
77.9
80.0
81.5
74.7
68.5
67.1
86.2
83.2
69.8
73.0
80.4
86.0
51.0
49.4
51.5
42.5
39.3
33.6
Calidad percibida Hábitos de consumo Contribución
Para mejorar la plataforma de medios
67
Asumir que hay una tendencia: los grupos primarios y la comunicación interpersonal generan mayores índices de consumo que otros canales
formales.
Impulsar a través de campañas internas el valor de compartir información y conocimiento con otros colaboradores y áreas. Es la base para el
afianzamiento de la construcción de redes internas De
may
or im
port
anci
a a
men
or
impo
rtan
cia
1
2
3
Se requiere un plan para mejorar las habilidades sociales de la C. interpersonal, que son las que inciden en la construcción de relaciones. Los directivos deben transmitirle a sus colaboradores que para ellos es
prioritario el diálogo con ellos
Para dar más valor a los contenidos
68
Reforzar la comunicación de las prioridades argumentales para la Reputación: Acciones de responsabilidad social, Planes futuros,
Mejoramiento de la calidad del servicio e Información sobre los productos y servicios
Reforzar la comunicación de las rioridades argumentales para la Cultura organizacional: Acciones para motivar a los trabajadores, Acciones de RSE,
Acciones para mejorar la calidad de vida de los empleados, y el Pensamiento y visión de los nuevos líderes.
De
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or im
port
anci
a a
men
or
impo
rtan
cia
1
2
3
Reforzar la comunicación de las prioridades argumentales para la Identidad de la compañía: Historia de CHEC, Información sobre sus
Productos y servicios, Acciones de responsabilidad social y Pensamiento del Gerente
4. EQUIPO DE TRABAJO
EFECTIVIDAD DE LA COMUNICACIÓN INTERNA 2010
Informe preparado por
Manizales, Febrero de 2011
