AUTOMATIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS 2

Ejercicio no. 13

Cuestionamiento Respuestas¿Qué

información estoy buscando?

En muchas ocasiones las personas no conocen con exactitud qué es lo que desean encontrar. Es necesario recordar que ya se realizó un

estudio preliminar y se ha determinado el problema su naturaleza etc.

¿En dónde encuentro esta información?

la información está" dispersa y en diferentes fuentes y formatos. Es importante por ello reconocer los tipos de información y las fuentes que la producen. Los datos concretos revelan mucha información acerca de la organización. Al examinarlos se puede formar una imagen precisa de

esta. Para ellos se hace necesario estudiar tanto los datos cualitativos como los cuantitativos.

¿Cómo la encuentro?

Existen una variedad de estrategias que el analista puede utilizar para recolectar hechos y datos desde métodos muy informales hasta aquellos formales y estructurados. Si desde un principio se delimita la búsqueda con instrumento muy estructurado es probable que dicho resultados dejen fuera mucha información que podría haber sido relevante. Se recomienda entonces comenzar con métodos no muy estructurados que permitan recabar la información y dar la idea de la naturaleza de las necesidades en el sistema.Los métodos informales van desde observar a las personas cuando realizan su trabajo o conversan acerca de lo que hace de una manera informal y no estructurada.

Cuando disponga de ella, ¿Qué debo hacer

con ella?

El informe preliminar.

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Ejercicio No. 14

No. ¿Qué INFORMACION ESTOY BUSCANDO?

Principales Hallazgos

0 Razón por la que se devolvieron el producto.(ejemplo)

1. Único cliente cadenas de súper mercado

2. Ventas a consignación3. Baja rotación del producto4. Devolución del producto5. La liquidez está bajando6. Acumulación de inventario

1 Retraso en el tiempo de entrega a los puntos de venta.

1. Falta de coordinación del personal.

2. Mal manejo en el sistema de entregas.

3. Falta de un sistema que maneje con exactitud el orden de las entregas.

2 Retraso en la entrega de insumos por parte de empresas que distribuyen

material del empaque.

1. Entrega tarde.2. Pérdida de tiempo por

esperar los materiales del empaque.

3. Poco reciclaje dentro de la empresa y alto costo de material.

3 Falta de tecnología y servicios dentro de la empresa.

1. No hay más servicio al cliente que el trato directo del empleado a comprador.

2. Maquinaria obsoleta y servicios anticuados.

3. Retraso en la implementación de servicio de Call center, infomovil, oficina, comercial virtual, y el telemarking.

4 Deficiencia en el área de recursos humanos.

1. Falta de manuales técnico y prácticos.

2. Deficiencia en las

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capacitaciones.3. Constante rotación del

personal.

5 Hay un día establecido para la toma de pedidos, el día lunes.

1. Retraso en la toma de pedido a consecuencia de que no hay quien tome pedidos algún otro día que no sea lunes.

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Ejercicio No. 15

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Promover la Participación. Innovar ideas nuevas y frescas

para destacar un mejor proyecto. Establecer un orden en el grupo

para contar con dicho tema. Aclarar bien las ideas y sugerencia

sin necesidad de corroborar con otra fuente.

Cada uno debe tomar el rol de promover ideas innovadoras.

Autonomía. Descripción del método estudiado

usando una base. La participación es fundamental a

la hora de hacer una hipótesis. Investigar sin ser dependiente de

otro recurso. Emitir un informe sobre los

posibles riesgos detectados.

Identificación y utilización de fortalezas.

Utilización de materiales adecuados.

Utilización del proyecto para beneficios del usuario.

Comunicación. Utilización de gráficas y materiales

de apoyo. Verificación constante del sistema

de comunicación. Establecer diferentes puntos de

comunicación. Canales visibles y factibles para

llevar a cabo el proceso de comunicación dentro de la organización.

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INTRODUCCION

El análisis del sistema trata básicamente de determinar los objetivos y límites del sistema objeto de análisis, caracterizar su estructura y funcionamiento, marcar las directrices que permitan alcanzar los objetivos propuestos y evaluar sus consecuencias. El análisis del sistema es el estudio de una aplicación del sistema de información y de empresas actuales y la definición de las necesidades, y las prioridades de usuarios para conseguir una aplicación nueva o mejorada. El objetivo es implementar un sistema que con arreglo a este análisis sea lo más apropiado para la empresas, es decir, evitar una solución sofisticada que solo se lleva a usar en un diez por ciento de su potencial, o, en el otro extremo, sistema que vayan a quedar obsoletos al primer intento de aplicación identificar claramente que es lo que se quiere, y definir criterios realistas seleccionar adecuadamente la solución que más sencillamente se adapte a las necesidades reales de la empresa, incluida la opción de desarrollar soluciones a medida.

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CONCLUSION

Análisis de sistema cumple una diversidad de funciones e importancia en el mundo empresarial ya que sirve para detectar todos los detalles de la situación actual de la empresa. Los gerentes, empleados y otros usuarios finales que se familiarizan cada vez más con el uso de computadoras están teniendo un papel muy importante en el desarrollo de sistemas, todas las organizaciones son sistemas que actúan de manera recíproca con su medio ambiente recibiendo entradas y produciendo salidas. Los sistemas que pueden estar formados por otros sistemas se denominan sub-sistemas y funcionan para alcanzar los fines de su implementación.En una organización es imprescindible los analistas de sistemas ya que son los que llevan a cabo el de diseñar el sistema informativo, son los que representan algorítmicamente los procesos que se realizan en cada tarea funcional integrante del sistema que se diseña, de mismo modo diseñan la base de datos que utilizara el sistema y optimiza la misma, utilizando las técnicas requeridas para ellos, solo después de un buen estudio de sistema es posible llegar a proponer los cambios que lo harán ms útil y no producirán efectos imprevistos. El analista utiliza el conocimiento del sistema existente y sus problemas para diseñar y construir un sistema adecuado.