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MACE/DUNAMIS Administracin Estratgica
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MAESTRA EN ADMINISTRACIN Y CONSULTORA
EMPRESARIAL
LECTURA No. 2
EL DIAGNSTICO ORGANIZACIONAL
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El diagnstico organizacional
Se puede definir al diagnstico como un proceso analtico que
permite
conocer la situacin real de la organizacin en un momento dado
para descubrir
problemas y reas de oportunidad, con el fin de corregir los
primeros y aprovechar
las segundas.
En el diagnstico se examinan y mejoran los sistemas y prcticas
de una
organizacin en todos sus niveles. Para tal efecto se utiliza una
gran diversidad de
herramientas, dependiendo de la profundidad deseada, de las
variables que se
quieran investigar, de los recursos disponibles y de los grupos
o niveles
especficos entre los que se van a aplicar.
El diagnstico no es un fin en s mismo, sino que es el primer
paso esencial
para perfeccionar el funcionamiento de la organizacin.
El trabajo del diagnstico debe partir de un marco conceptual
claro. Aunque
es cierto que no puede haber diagnstico sin datos y hechos, es
tambin cierto
que:
1. El diagnstico abarca mucho ms que una recopilacin y anlisis
de
datos; y
2. Un diagnstico eficaz se circunscribe a determinados datos
y
concentra de manera coherente con los objetivos del
proyecto.
Para poder llevar a cabo con xito un diagnstico organizacional
se deben
cumplir algunos requisitos bsicos:
1. Antes de iniciar el proceso de diagnstico es indispensable
contar
con la intencin de cambio y el compromiso de respaldo por
parte
del cliente (trmino usado en Desarrollo Organizacional para
designar a la persona o grupo directamente interesado en que
se
lleve a cabo una transformacin en el sistema y con la
suficiente
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autoridad para promoverla). Es decir, que est dispuesto a
realizar
los cambios resultantes del diagnstico.
2. El "cliente" debe dar amplias facilidades al consultor
(interno o
externo) para la obtencin de informacin y no entorpecer el
proceso de diagnstico.
3. El consultor manejar la informacin que se obtenga del
proceso en forma absolutamente confidencial, entregando los
resultados generales sin mencionar a las personas que
proporcionaron la informacin.
4. Tambin debe proporcionar retroalimentacin acerca de los
resultados del diagnstico a las fuentes de las que se obtuvo
la
informacin.
5. El xito o fracaso del diagnstico depende en gran medida
del
cliente y del cumplimiento de los acuerdos que haga con el
consultor.
Elementos del diagnstico organizacional
Podemos dividir al diagnstico organizacional en : tres etapas
principales
1. , la cual abarca a su vez tres aspectos: Generacin de
informacin
a. La forma en que se recolecta la informacin, las
herramientas
y los procesos utilizados.
b. La metodologa utilizada para recopilar la informacin, la
cual
sigue dos corrientes, los mtodos usados para obtener
informacin desde el cliente (entrevistas, cuestionarios) y
los
usados para obtenerla desde el consultor (observacin).
c. La frecuencia con que se recolecta la informacin, la cual
depende de la estabilidad del sistema.
2. , en donde es necesario considerar tres Organizacin de la
informacin
aspectos claves:
a. El diseo de procedimientos para el proceso de la
informacin.
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b. El almacenamiento apropiado de los datos.
c. El ordenamiento de la informacin, de modo que sea fcil de
consultar.
3. , que consiste en separar los Anlisis e interpretacin de la
informacin
elementos bsicos de la informacin y examinarlos con el propsito
de
responder a las cuestiones planteadas al inicio de la
investigacin.
Perspectivas del diagnstico organizacional
El diagnstico organizacional se divide en principales, una dos
perspectivas
funcional y otra cultural, cada una con sus propios objetivos,
mtodos y tcnicas.
Son complementarias entre s y dan origen a dos tipos de
diagnstico:
Diagnstico funcional
Diagnstico cultural
Diagnstico funcional
El diagnstico funcional (su nombre debido a una perspectiva
funcionalista)
examina principalmente las estructuras formales e informales de
la comunicacin,
las prcticas que tienen que ver con la produccin, la satisfaccin
del personal, el
mantenimiento de la organizacin, y la innovacin.
Usa un proceso de diagnstico en el cual el auditor asume la
responsabilidad casi total del diseo y la conduccin del mismo
(objetivos,
mtodos y la interpretacin de los resultados).
Objetivos del diagnstico funcional
a. Evaluar la estructura interna formal e informal del sistema
de
comunicacin y los diferentes canales de comunicacin.
b. Evaluar los sistemas y procesos de comunicacin a nivel
interpersonal, grupal, departamental, e interdepartamental.
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c. Evaluar los sistemas y procesos de la comunicacin externa de
la
organizacin, entidades pblicas y privadas con las cuales
existe
interdependencia.
d. Evaluar el papel, la eficiencia y la necesidad de la
tecnologa de la
comunicacin organizacional.
e. Evaluar el impacto que tienen los procesos de comunicacin en
la
satisfaccin en el trabajo, en la productividad, en el compromiso
y
el trabajo en equipo.
Mtodos y tcnicas
Dentro de la perspectiva funcionalista los mtodos ms usados son
la
entrevista, el cuestionario, el anlisis de las redes de
comunicacin, la entrevista
grupal, el anlisis de experiencias crticas de comunicacin, y el
anlisis de la
difusin de mensajes.
Las tcnicas aplicables son:
a. Entrevista. Esta tcnica se complementa con el cuestionario
y
permite recoger informacin que puede ser investigada hasta
en
sus mnimos detalles en una conversacin personal con los
miembros de una organizacin.
Permite recoger mayor cantidad de informacin de b.
Cuestionario.
mayor cantidad de gente y de una manera ms rpida y ms
econmica que otros mtodos; y facilita el anlisis estadstico.
c. Anlisis de transmisin de mensajes. Consiste en un
cuestionario especializado que descubre el proceso de
difusin
de un mensaje en la organizacin, desde su punto de origen
hasta que logra alcanzar a los diferentes miembros de la
misma.
Este mtodo revela el tiempo que toma la difusin de un
mensaje,
su proceso comunicativo, quienes bloquean la comunicacin,
las
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redes de comunicacin informal y la manera como se procesa la
informacin.
Sirve d. El anlisis de experiencias crticas de comunicacin.
para conocer las experiencias positivas y negativas que
existen
dentro de la organizacin y la efectividad o inefectividad de
las
mismas.
Analiza la estructura de e. Anlisis de redes de comunicacin.
comunicacin de una organizacin y su efectividad. Se evala
quien se comunica con quin, que grupos existen en la
organizacin, qu miembros actan como puente entre los
grupos, los bloqueos que sufre la informacin, el contenido de
la
comunicacin y la cantidad de informacin difundida.
f. La entrevista grupal. Esta tcnica selecciona un cierto
nmero
de miembros representativos de la organizacin para ser
entrevistados como grupo. La entrevista se suele centrar en
aspectos crticos de la comunicacin organizacional.
Diagnstico cultural
El diagnstico cultural es una sucesin de acciones cuya finalidad
es
descubrir los valores y principios bsicos de una organizacin, el
grado en que
stos son conocidos y compartidos por sus miembros y la
congruencia que
guardan con el comportamiento organizacional.
Objetivos desde la perspectiva interpretivista
Evaluar el papel de la comunicacin en la creacin, a.
mantenimiento y desarrollo de la cultura de una organizacin.
Evaluar el contenido de las producciones comunicacionales y el
b.
significado que tiene para sus miembros, tales como
conversaciones, ritos, mitos, filosofa y valores.
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Entender la vida organizacional y el papel de la comunicacin
c.
desde la perspectiva de los miembros de la organizacin.
Categoras de anlisis del diagnstico cultural
Los valores y principios bsicos de una organizacin pueden
determinarse
a travs de los campos en que se manifiestan, por lo que mientras
ms
manifestaciones culturales se analicen, ms rico y acertado
resultar el
diagnstico.
Las manifestaciones conceptuales y simblicas estn constituidas
por las
siguientes categoras y elementos:
Espirituales: Ideologa / filosofa, smbolos, mitos e
historia.
Lenguaje, comportamiento no verbal, rituales y formas
Conductuales:
de interaccin.
Estructurales: Polticas y procedimientos, normas, sistemas de
status
internos, estructura del poder.
Tecnologa, instalaciones, mobiliario y equipo. Materiales:
Mtodos y tcnicas
El proceso del diagnstico cultural se apoya en ciertas
herramientas. En
cuanto a su aplicacin, bsicamente podemos hablar de dos
enfoques: el
y el . cualitativo cuantitativo
Con el primero se busca la medicin precisa de ciertas
variables
establecidas de antemano y su posterior comparacin, el segundo
depende ms
de la agudeza de la percepcin del investigador al analizar los
datos.
Tcnicas cualitativas aplicables:
Observacin. Para llevarla a cabo, el investigador puede optar
por
convertirse en un miembro ms del grupo (observacin
participante), o
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bien por observarlos desde fuera (observacin no participante
u
ordinaria). El investigador debe ganarse, en cualquier caso, la
confianza
de las personas que va a estudiar, lograr su aceptacin y evitar
en lo
posible que su presencia interfiera o perturbe de algn modo
las
actividades cotidianas del grupo.
Es muy importante que en las entrevistas se Entrevistas
individuales.
logre lo que se conoce con el nombre de "simpata". Esta implica
el
establecimiento de un clima de confianza mutua, comprensin y
afinidad
emocional entre el entrevistador y el entrevistado.
El investigador reunir una coleccin de Anlisis de
documentos.
documentos diversos que necesitan ser interpretados a fin de
extraer la
informacin que contienen sobre la historia y caractersticas de
la
organizacin, y que lo llevarn a inferir algunos aspectos
importantes de
la cultura de la misma.
Discusin en grupos pequeos. Sesiones de grupo con una
discusin
dirigida.
Proporciona datos sobre la percepcin que la gente
Dramatizacin.
tiene de ciertos papeles, relaciones y situaciones de
trabajo.
Tcnicas proyectivas. Consiste en presentar a un sujeto un
material
poco estructurado, con instrucciones vagas y pidindole que lo
organice
a su manera, cosas que no puede hacer sin proyectar la
estructura de
su propia personalidad.
Tcnicas cuantitativas aplicables:
La informacin recogida por medio de esta tcnica puede
Encuesta.
emplearse para un anlisis cuantitativo con el fin de identificar
y conocer
la magnitud de los problemas que se suponen o se conocen en
forma
parcial o imprecisa. El mtodo que puede utilizarse para levantar
la
encuesta es el cuestionario.
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Colaboracin Especial de:
Egresada de la Licenciatura de Ciencias de la Lic. Adriana Meza
B.
Comunicacin; con especialidad en Tecnologas de la Informacin y
con
experiencia de ms de 5 aos en el campo de Comunicacin y
Relaciones
Pblicas; Mxico 2003
Lic. Patricia Carballeda Gonzlez.
Egresada de la Licenciatura de Ciencias de la Comunicacin; con
especialidad en
Administracin con especializacin en Comercializacin Estratgica y
con
experiencia de ms de 7 aos en el campo de Comunicacin y
Relaciones
Pblicas; Mxico 2003.
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