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Elaboración de manual de control interno como propuesta para el proceso de pagos
y legalización de anticipos de la empresa JOYCO SAS
Joseph David Cifuentes Moreno
Bilma Yenet Pineda Escobar
Diana Zulay Castro Bermúdez
Angie Carolina Rojas Cruz
Proyecto de trabajo de grado presentado como requisito para optar al título de:
Contador Público
Director (a):
Luis Fernando Mondragón
Línea de Investigación:
Gerencia Estratégica
Fundación Universitaria Panamericana
Facultad Ciencias Empresariales
Contaduría Pública
Bogotá, Colombia
2016
1
Agradecimientos
En este trabajo de tesis, en primer lugar le damos gracias a Dios por ser nuestra guía y
fortaleza en cada paso de nuestras vidas, agradecemos a nuestros padres que con su gran
ayuda han creído y confiado en nuestras capacidades, de igual manera agradecemos a la
Universidad Fundación Universitaria Panamericana en especial al profesor Luis Fernando
Mondragón por el apoyo y la facilitación de la información proporcionada para el trabajo
realizado.
También agradecemos a la empresa JOYCO SAS por disponer su información para
nuestra investigación.
Finalmente agradecemos a todos los profesores de la Universidad quienes con su apoyo
siempre estuvieron prestos a compartir sus conocimientos, asesorías y orientaciones
pertinentes para el desarrollo de nuestra profesión como Contadores Públicos.
2
Declaración
Los autores certifican que el presente trabajo es de su autoría, para su elaboración se
han respetado las normas de citación tipo APA, de fuentes textuales y de parafraseo de la
misma forma que las cita de citas y se declara que ninguna copia textual supera las 400
palabras. Por tanto, no se ha incurrido en ninguna forma de plagio, ni por similitud ni por
identidad. Los autores son responsables del contenido y de los juicios y opiniones emitidas.
Se autoriza a los interesados a consultar y reproducir parcialmente el contenido del
trabajo de investigación titulado Elaboración de manual de control interno como propuesta
para el proceso de pagos y legalización de anticipos de la empresa JOYCO SAS, siempre
que se haga la respectiva cita bibliográfica que dé crédito al trabajo, sus autores y otros.
Investigadores:
Joseph David Cifuentes Moreno Bilma Yenet Pineda Escobar
Diana Zulay Castro Bermúdez Angie Carolina Rojas Cruz
3
Resumen
Por medio de este trabajo trataremos de acercarnos a las diferentes situaciones que
presentan las empresas en Colombia en el proceso de pagos, y en la legalización de los
anticipos, que realizan las personas que hacen los trabajos de campo y que deben legalizar
estos anticipos en las empresas. Los riesgos y consecuencias, a que se enfrentan las
empresas cuando no hay un adecuado control interno, la eliminación de controles, la
deficiencia en ellos o la falta de los mismos, presentan un panorama de despilfarro, y falta
de administración que se refleja en el incremento de costos y gastos innecesarios. Esta
práctica no permite un adecuado manejo del dinero, la informalidad toma relevancia y los
proyectos se salen de control. Para nuestra iniciativa tomaremos como base la empresa
JOYCO SAS.
Se propone una solución a la problemática establecida que sirve como modelo a
otras entidades que presenten inconsistencias en el proceso de pagos y legalización de
anticipos, por medio de la elaboración de un procedimiento que servirá de guía. Esta guía
no será de obligatorio uso en todas las empresas, pero establecerá una recopilación de
buenas prácticas.
Palabras Claves
Riesgo, Control interno, anticipo, legalización, procedimientos.
4
Abstract
Trough out this project we try to go deeper to the different situations that face the
enterprises in Colombia in the payment process, and in the legalization of the advances
that carry out people that work in the field and that must legalize these advances in the
enterprices. The risks and the consequences that face the enterprises when there is not
adecuate internal control, the control cutting, the failure in those, or the lack of them,
present an scene of overspend, and the lack of administration that is reflected in the
increase of the costs and in the inncesesary spendings.
This practice does not allow the adecuate management of the money, the informality
takes the relevance and the projects go out of control. In order to have some support, we
are going to take as a model the enterpise JOYCO SAS.
According to the facts that we presented before, we propose a solution that helps as
a model for other entities that present inconsistencies in the payment process, in the
legalization of the advances, by means of carrying out this procedure will serve as a
guidance. This guidance will not be obligatory in the use of all the enterpices; however,
it will establish a compilation of good practices.
Key words:
Risk, internal control, advance, legalization, procedures.
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Tabla De Contenido
1. Planteamiento de la pregunta o problema a investigar ................................................ 7
2. Introducción .......................................................................................................... 9
3. Justificación ........................................................................................................ 10
4. Objetivos ............................................................................................................ 12
4.1 Objetivo general ................................................................................................ 12
4.2 Objetivos específicos.......................................................................................... 12
5. Marco Referencial ............................................................................................... 13
5.1 Control Interno .................................................................................................. 13
5.1.1. Objetivos del control interno. ....................................................................... 14
5.1.2. Características del control interno. ................................................................ 15
5.1.3. Elementos para el sistema de control interno. ................................................. 16
5.2. Modelo de control interno COSOERM ............................................................ 17
5.2.1 Componentes del control interno. .................................................................. 17
5.3. Anticipo ........................................................................................................... 20
5.4 Riesgo. ......................................................................................................... 22
5.4.1. Factores internos y externos del riesgo .......................................................... 25
5.4.2. Identificación del riesgo. ............................................................................. 26
5.5. Requisitos de la factura art. 617 Estatuto Tributario .............................................. 26
5.6. Documentos equivalentes a la facturas. ............................................................ 27
5.7. Otros documentos equivalentes a la factura ...................................................... 28
6
5.8. Como Afectara las normas internacionales de información financiera (NIIF) en el
control interno. ....................................................................................................... 29
6. Conocimiento de la Empresa. ................................................................................ 32
6.1. Reseña. ............................................................................................................ 32
6.1.1. Actual organigrama de JOYCO SAS............................................................. 34
7. Metodología y materiales ..................................................................................... 35
8. Resultados .......................................................................................................... 37
9. Análisis .............................................................................................................. 45
9.1. Indicadores ....................................................................................................... 47
10. Procedimiento de Pagos, Legalización de Anticipos y Cajas Menores ..................... 52
13. Conclusiones. ................................................................................................... 70
14. Recomendaciones. ............................................................................................ 71
15. Referencias ...................................................................................................... 72
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1. Planteamiento de la pregunta o problema a investigar
JOYCO SAS es una empresa consultora en ingeniería civil, con más de 35 años de
experiencia, cuenta con una red de especialistas en todo el país, realiza interventorías de
construcción en carreteras, puentes, peajes, proyectos urbanos y rurales, aportando
planeación, diseño y gestión.
Sus clientes confían la administración de sus proyectos para que se garantice
infraestructura de calidad y control de costos.
La empresa en los últimos años ha ganado mediante concurso de méritos varios
proyectos para ser administrados, por tal razón la empresa tiene la necesidad de mejorar
sus procesos, para lograr el cumplimiento de objetivos y optimización de los recursos.
Se observa que hay inconsistencias en el proceso de pagos y legalización de
anticipos con terceros, profesionales y entidades que tienen relación con la compañía, esta
situación pone en riesgo la calidad en gestión que siempre ha caracterizado a la compañía.
Debido a que las políticas contables documentadas para la supervisión, aprobación
y procedimientos son insuficientes, se identifica la necesidad de realizar una propuesta de
mejoramiento basada en control interno para el área de contabilidad en el proceso de
pagos y legalización de anticipos, fundamentado en el informe COSO ERM que traducido
en español es Comité de Organizaciones Patrocinadoras de la Comisión Treadway.
Versión para la administración de riesgos corporativos.
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Pregunta problema.
¿Por qué se presentan inconsistencias en los procesos de legalización de anticipos y
gastos en los proyectos realizados en la empresa JOYCO SAS?
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2. Introducción
Este trabajo se realiza con la finalidad de presentar una propuesta para mejorar los
procesos de Control Interno, específicamente en el área de pagos de la empresa JOYCO
SAS, para eso se ha investigado una serie de controles diseñando un adecuado
procedimiento en pagos y en la legalización del dinero que se suministra como anticipo de
viajes, teniendo en cuenta los requisitos legales que deben cumplirse y una serie de
conceptos, que de común acuerdo, permitan mejorar o reducir los errores, basándonos en
el sistema de control interno COSO ERM. Este sistema servirá para inspeccionar al
detalle la documentación entregada, para certificar los gastos de las obras en curso, con el
objetivo de optimizar los recursos dispuestos para desarrollo de la obra.
Realizamos una investigación de campo, durante cuatro meses, donde se evidenciaron
inconsistencias en procesos de legalización de gastos, como la documentación incompleta
en la legalización de anticipos, pagos sin soportes adecuados y demás situaciones que
ponen en riesgo la administración del capital.
Dicha indagación nos dio las pautas para diseñar un proceso que le proporcione a
la empresa seguridad y confiabilidad al formalizar los anticipos, y así ofrecer a sus
clientes seguridad en la administración de los proyectos. De acuerdo al análisis del control
interno se puede determinar a través de indicadores de gestión, cuánto dinero puede
ahorrar la empresa si ejecuta un adecuado procedimiento en las operaciones y controles.
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3. Justificación
Debido algunas inconsistencias en el proceso de pagos y legalización de
anticipos, que se presentan en la empresa JOYCO SAS, situación que pone en riesgo el
capital de la empresa, diseñamos un procedimiento al sistema de control interno que
permita la inspección y aseguramiento de las erogaciones para que estas sean destinadas
únicamente para el desarrollo del proyecto al cual han sido asignados.
Los principales errores identificados en la legalización de avances por viáticos,
gastos de viaje, adquisición de bienes y gastos a través de cajas menores, se presentan por
documentos y soportes que no cumplen los requisitos legales para la legalización de
anticipos y que no son entregados dentro del periodo correspondiente, la falta de
seguimiento por parte de los directores de proyectos, en la autorización de desembolsos de
dinero y su correcta legalización.
Se busca que este trabajo ayude a mejorar los procesos, con el fin de perfeccionar y
garantizar el adecuado seguimiento y control de los pagos realizados, también que el área
contable, directivos de la institución y profesionales en obra tengan un conocimiento más
claro de los requisitos que deben cumplirse en el momento de legalizar un anticipo o hacer
una erogación de recursos.
Uno de los principales objetivos de la compañía es contribuir en la transformación
positiva del entorno actuando con responsabilidad social, aportando un impacto positivo
en la sociedad, para el año 2016 es importante para la empresa mejorar la administración
del efectivo que se destina como anticipo en cada uno de los proyectos asignados a la
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administración por parte de la compañía JOYCO SAS. La implementación de este sistema
de control ayuda a legalizar adecuada y oportunamente los recursos girados como
anticipos de gastos, esto reflejado en los indicadores que se elaboraron, y así garantizar su
trabajo que contribuye al desarrollo económico y social de nuestro país.
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4. Objetivos
4.1 Objetivo general
Elaborar el manual de Control Interno para el proceso de pagos y anticipos en la
empresa JOYCO SAS con el fin de proporcionar medidas de control y evaluación en la
ejecución de los proyectos.
4.2 Objetivos específicos
- Conocer la estructura de pagos y anticipos que realiza la empresa de JOYCO SAS en
el desarrollo de su actividad, con el fin de detectar las posibles falencias.
- Identificar los procesos y las personas que intervienen en la función de pagos y
anticipos, para analizar y detectar las inconsistencias.
- Realizar un diagnóstico del sistema de control interno en el proceso de pagos y
legalización de anticipos para identificar los riesgos en la empresa JOYCO SAS.
- Minimizar los riesgos con la elaboración de políticas y procedimientos, establecidos
en un manual de Control Interno, como propuesta para JOYCO SAS.
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5. Marco Referencial
Como referencia se tomaron los conceptos de control interno basándonos en el
sistema COSO ERM que traducido en español es Comité de Organizaciones
Patrocinadoras de la Comisión Treadway. Versión para la administración de riesgos
corporativos y demás conceptos relacionados con la investigación.
A continuación daremos una serie de conceptos que nos ayudará para la
implementación de un buen control interno.
5.1 Control Interno
El control interno es un sistema diseñado e implementado por los directivos, de
JOYCO SAS, con el fin de establecer controles que proporcionen una seguridad razonable
en la información financiera, y el cumplimiento de los objetivos propuestos en la entidad;
en la artículo 1 de la Ley 87 de 1993.“Se entiende por control interno el sistema integrado
por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas,
procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con
el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la
administración de la información y los recursos”. (www.alcaldiabogota.gov.co, 2016).
Efectividad y eficiencia de las operaciones:
Aplica a los objetivos básicos de la Empresa, incluyendo metas de desempeño
rentabilidad y salvaguarda de recursos.
14
Confiabilidad en la información financiera:
Está relacionada con la preparación y publicación de estados financieros.
Cumplimiento de las leyes y procedimientos aplicables:
Se ocupa del cumplimiento de las leyes y regulaciones a que la empresa está sujeta.
5.1.1. Objetivos del control interno.
El control interno, debe contar con objetivos específicos diseñados para cualquier
área, de una organización la cual se mencionan los siguientes, bajo la Ley 87 de 1993.
- Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración
ante posibles riesgos que lo afecten.
- Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones
promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades
definidas para el logro de la misión institucional.
- Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al
cumplimiento de los objetivos de la entidad.
- Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional.
- Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros.
- Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las
desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de
sus objetivos.
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- Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos
de verificación y evaluación.
- Velar porque la entidad disponga de procesos de planeación y mecanismos
adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su
naturaleza y características.
5.1.2. Características del control interno.
Las características, que debe tener un procedimiento de control interno, son base
para que una Organización, pueda establecer un buen manejo del Control Interno
adecuado a las erogaciones y ejecución de los desembolsos ya que cuenta con conceptos
claros para la gestión gerencial y pueda mejorar el control de sus actividades, las cuales
son las siguientes:
- El Sistema de Control Interno forma parte integrante de los sistemas contables,
financieros, de planeación, de información y operacionales de la respectiva entidad.
- Corresponde a la máxima autoridad del organismo o entidad, la responsabilidad de
Establecer, mantener y perfeccionar el Sistema de Control Interno, el cual debe ser
adecuado a la naturaleza, estructura y misión de la organización.
- En cada área de la organización, el funcionario encargado de dirigirla es responsable por
control interno ante su jefe inmediato de acuerdo con los niveles de autoridad
establecidos en cada entidad.
- La Unidad de Control Interno o quien haga sus veces es la encargada de evaluar en forma
independiente el Sistema de Control Interno de la entidad y proponer al representante
legal del respectivo organismo las recomendaciones para mejorarlo
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- Todas las transacciones de las entidades deberán registrarse, en el sistema contable
habilitado por la organización, en forma exacta, veraz y oportuna de forma tal que
permita preparar informes operativos, administrativos y financieros.
5.1.3. Elementos para el sistema de control interno.
Toda entidad bajo la responsabilidad de sus directivos debe por lo menos implementar
los siguientes aspectos que deben orientar la aplicación del control interno:
- Establecimiento de objetivos y metas tanto generales como específicas, así como la
formulación de los planes operativos que sean necesarios.
- Definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de
los procesos.
- Adopción de un sistema de organización adecuado para ejecutar los planes.
- Delimitación precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad.
- Adopción de normas para la protección y utilización racional de los recursos.
- Dirección y administración del personal conforme a un sistema de méritos y sanciones
- Aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones del control interno.
- Establecimiento de mecanismos que faciliten el control ciudadano a la gestión de las
entidades.
- Establecimiento de sistemas modernos de información que faciliten la gestión y el
control.
- Organización de métodos confiables para la evaluación de la gestión;
- Establecimiento de programas de inducción, capacitación y actualización de
directivos y demás personal de la entidad.
- Simplificación y actualización de normas y procedimientos.
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5.2.Modelo de control interno COSOERM
Para este caso, el equipo de trabajo basa su análisis de la empresa en el modelo de
Control Interno COSO ERM, proceso efectuado por la junta de directores de una entidad,
aplicado en establecimiento de la estrategia y a través del emprendimiento, diseñado para
identificar los eventos potenciales que pueden afectar la entidad, y para administrar los
riesgos que se encuentran dentro de su apetito por el riesgo, a fin de proveer seguridad
razonable en relación con el logro de los objetivos de la entidad. (Estupiñan Gaitan , 2105)
5.2.1 Componentes del control interno.
El E.RM consta de Ocho (8) componentes, estos se derivan de la manera como la
administración opera un riesgo empresarial y están integrados dentro de los procesos
administrativos que hacen parte del proceso administrativo, los cuales son:
Ambiente interno.
Está compuesto por todos los elementos que se encuentra dentro de una organización,
se basa en el comportamiento que asume el negocio dentro y fuera de la compañía,
también el conociendo del personal que labora, conocer que los motiva, la forma de
liderazgo, las estrategia que emplea en el desarrollo de su actividad, como trabaja el
equipo, la eficiencia de este, estos aspectos son indispensables para evaluar y poder crear
mecanismos para controlarlos riesgos. Para complementar la definición “El ambiente de
control comprende el tono de una organización, y establece las bases sobre como el riesgo
es percibido y direccionado por la gente de una entidad, incluyendo la filosofía de
18
administración del riesgo y el apetito por el riesgo, la integridad y los valores éticos, y el
ambiente en el cual operan” (Gaitan, 2015,p. 81,82)
Establecimiento de objetivos.
Toda entidad tiene unos objetivos establecidos y los pueden afectar algunas variables
negativamente o positivamente, se debe valorar los eventos que surgen dentro y fuera de
la compañía para conocer la influencia que puede ejercer, con esto se pueden fortalecer las
debilidades, teniendo en cuenta que siempre abran situaciones, procesos, eventos externos
que pueden afectar directa o indirectamente la finalidad de la empresa.
Así lo define el autor Rodrigo Estupiñan “Los objetivos tienen que existir antes de que
la administración pueda identificar los eventos potenciales que afecten su logro. El ERM
asegura que la administración tiene en funcionamiento un proceso para establecer
objetivos y que los objetivos seleccionados apoyan y están alineados con la misión de la
identidad y son consistentes con su apetito con el riesgo”. (Gaitan, 2015, p. 82)
Identificación de eventos.
Es un proceso integrado a la planificación, a través de este la dirección identifica los
eventos potenciales que afectan el logro de los objetivos de una entidad, además
determinan si representan oportunidades o si pueden afectar negativamente hacia la
estrategia de la administración o hacia el proceso de establecimiento de objetivos.
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Valoración del riesgo.
Se identifican y se analizan los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos,
considerando su probabilidad de impacto, con una base para determinar cómo se deben
administrar los riesgos. Los riesgos se valoran sobre una base inherente y una base
residual.
Respuesta al riesgo.
La dirección analiza y determina las posibles respuestas a los riesgos identificados y
evaluados, se selecciona las respuestas al riesgo-evitar, aceptar, reducir o compartir el
riesgo-desarrollando un conjunto de acciones para alinear los riesgos con las tolerancias al
riesgo y con el apetito por el riesgo que tiene la entidad.
Actividades de control.
Se establecen e implementan políticas y procedimientos para ayudar a asegurar que las
respuestas al riesgo se llevan a cabo de manera efectiva.
En consecuencia, estas actividades existen a través de toda la organización, se dan en
todos los niveles y funciones como; aprobaciones, autorizaciones, conciliaciones, análisis,
seguridad de activos y segregación de las funciones
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Información y comunicación.
Se identifica, captura y comunica la información relevante en una forma y en
cronograma que le permita llevar a cabo sus responsabilidades. La comunicación efectiva
también ocurre en un sentido amplio, fluyendo desde abajo, a través y hacia arriba de la
entidad.
Por lo tanto todo el personal de la organización debe recibir y entender el mensaje de
la alta dirección, cumpliendo sus funciones y obligaciones relacionadas con la labor de los
demás.
Monitoreo.
Se monitorea la totalidad de la administración de riesgos del emprendimiento y se
realizan las modificaciones necesarias. El monitoreo se logra mediante actividades
administrativas en marcha (ongoing) evaluaciones separadas, o ambas.
Como consecuencia, todos los procesos deben ser supervisados constantemente para
asegurar un alto grado de confianza a la administración.
5.3. Anticipo
Los anticipos Registra el valor de los adelantos efectuados en dinero o en especie
por el ente económico a personas naturales o jurídicas, con el fin de recibir beneficios o
contraprestación futura de acuerdo con las condiciones pactadas, incluye conceptos tales
como anticipos a proveedores, a contratistas, a trabajadores, a agentes de aduana y a
concesionarios.
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Dinámica
Débitos.
- Por los valores girados por el ente económico en la compra de bienes, servicios o
según las estipulaciones en los respectivos contratos de obras civiles o trabajos por
realizar;
- Por los pagos adelantados efectuados a trabajadores para cubrir gastos de
alojamiento, manutención y movilización;
- Por las sumas giradas para nacionalización de importaciones;
- Por el valor de los elementos de almacén entregados para la ejecución de obras;
- Por el ajuste por diferencia en cambio sobre saldos expresados en moneda
extranjera.
Créditos.
- Por el valor de los pedidos parciales o totales recibidos de los proveedores;
- Por el valor del traslado a gastos o costos, cuando se ha formalizado el trámite de
la entrada a almacén de las compras;
- Por los valores de las facturas, cuentas de cobro o actas de entrega parciales o
totales que presenten los beneficiarios de los anticipos y avances, de acuerdo con
los contratos o convenios establecidos;
- Por los valores de las operaciones con el exterior según la respectiva nota débito
del banco local corresponsal;
- Por el valor de los documentos de legalización de los gastos de viaje;
22
- Por el valor de las cuentas de cobro que presenten los agentes debidamente
soportadas con los documentos externos correspondientes;
- Por los valores no utilizados reintegrados directamente por los beneficiarios, en las
oficinas del ente económico;
- Por la reclasificación a cuentas de pasivo, de los saldos a favor de los beneficiarios
a la fecha de cierre;
- Por el valor de los elementos de almacén devueltos según las entradas de almacén;
- Por el valor que se está legalizando al realizar la entrega del bien, con cargo al
activo respectivo, y
- Por el ajuste por diferencia en cambio sobre saldos expresados en moneda
extranjera.
5.4 Riesgo.
Una definición de Riesgo es: Riesgo es la posibilidad de que ocurra un
acontecimiento que tenga un impacto en el alcance de los objetivos. El riesgo se mide en
términos de impacto o probabilidad o consecuencias.
Gestionar el riesgo.
Los medios a través del cual una organización puede gestionar riesgos individuales. Las
principales categorías son:
- Tolerar el riesgo
- Tratar el riesgo, reduciendo su impacto o posibilidad
- Transferirlo a otra organización o terminar la actividad que lo origina.
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Los controles internos son una forma de tratar los riesgos.
Clases de riesgo
Riesgo estratégico.
Es el impacto que tiene directamente la organización de acuerdo a la gestión
realizada por las directivas, las decisiones tomadas hacen parte del futuro y
cumplimiento de sus objetivos, “Se asocia con la forma en que se administra la
Entidad. El manejo del riesgo estratégico se enfoca a asuntos globales relacionados
con la misión y el cumplimiento de los objetivos estratégicos, la clara definición de
políticas, diseño y conceptualización de la entidad por parte de la alta gerencia” (Guia
para la administracion Publica, 2016, p. 14).
Riesgos de imagen.
La buena imagen para la entidad es indispensable, evaluar los riesgos que pueden
afectar, es una tarea necesaria y que se debe hacer de manera constante, y “Están
relacionados con la percepción y la confianza por parte de la ciudadanía hacia la
institución” (Guia para la Administración Publica, 2016, p. 14).
Riesgos operativos
Es la posibilidad que puede tener la empresa en perder dinero derivado de los
procesos, personas, situaciones externas que hacen parte del desarrollo de su
operación. “Comprenden riesgos provenientes del funcionamiento y operatividad de
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los sistemas de información institucional, de la definición de los procesos, de la
estructura de la entidad, de la articulación entre dependencias” (Guia para la
Administración Publica, 2016, p.14).
Riesgos Financieros.
Es la probabilidad de que alguno suceso puedan afectar la estabilidad financiera
“Se relacionan con el manejo de los recursos de la Entidad que incluyen: la ejecución
presupuestal, la elaboración de los estados financieros, los pagos, manejos de
excedentes de tesorería y el manejo sobre los bienes” (Guia para la Administración
Publica, 2016, p. 15).
Riesgos de cumplimiento.
Se entiende como el riesgo que puede tener la entidad en el incumpliendo de su
deberes con la sociedad, con el estado y demás entes que lo regulen. “Se asocian con
la capacidad de la entidad para cumplir con los requisitos legales, contractuales, de
ética pública y en general con su compromiso ante la comunidad” (Guia para la
Administración Publica, 2016, p.15).
Riesgos de tecnología.
Están relacionados con la capacidad tecnológica de la Entidad para satisfacer sus
necesidades actuales y futuras y el cumplimiento de la misión (Guia para la
Administracion Publica,2016, p. 15, s.f.)
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5.4.1. Factores internos y externos del riesgo
Factores externos.
- Económicos: disponibilidad de capital, emisión de deuda o no pago de la misma,
liquidez, mercados financieros, desempleo, competencia.
- Medioambientales: emisiones y residuos, energía, catástrofes naturales, desarrollo
sostenible
- Políticos: legislación, políticas públicas, regulación
- Sociales: demografía, responsabilidad social, terrorismo
- Tecnológicos: interrupciones, comercio desarrollo, producción, mantenimiento
electrónico, datos externos, tecnología emergente.
Factores internos.
- Infraestructura: disponibilidad de activos, capacidad de los activos, acceso al capital
- Personal: capacidad del personal, salud, Seguridad
- Procesos: capacidad, diseño, ejecución, proveedores, entradas, salidas, Conocimiento
- Tecnología: integridad de datos, disponibilidad de datos y sistemas, desarrollo,
producción, mantenimiento.
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5.4.2. Identificación del riesgo.
La identificación del riesgo se realiza determinando las causas, con base en los
factores internos y/o externos analizados para la entidad, y que pueden afectar el logro de
los objetivos.
Una manera para que todos los servidores de la organización conozcan y
visualicen los riesgos es a través de la utilización del formato de identificación de riesgos
el cual permite hacer un inventario de los mismos, definiendo en primera instancia las
causas con base en los factores de riesgo internos y externos (contexto estratégico),
presentando (https://www.funcionpublica.gov.co, 2016)
En consecuencia de lo anterior para darle un mejor manejo a la legalización de los
gastos, en cuanto a los anticipos se mencionan a continuación los siguientes requisitos:
5.5. Requisitos de la factura art. 617 Estatuto Tributario
- Estar expresamente denominada como factura de venta (pre-impreso) cambio de que
se trate de la factura cambiaria de compraventa, en cuyo caso tendrá esta
denominación.
- Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o quien presta el servicio (pre-
impreso)
- Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios,
junto con la discriminación del IVA pagado.
- Numeración de las facturas (pre-impreso)
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- Fecha de expedición.
- Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o los servicios prestados.
- Valor total de la operación.
- Nombre o razón social y NIT del impresor de la factura (pre-impreso)
- Indicar la calidad del impuesto sobre las ventas (solamente para grandes
contribuyentes)
El número y la fecha de la resolución de numeración expedida por la DIAN, constituyen
un mecanismo de control tributario (Art.684-2 E.T.) La vigencia de la resolución será de
dos años.
5.6. Documentos equivalentes a la facturas.
- Los tiquetes de máquina registradora
- Las boletas de ingreso a espectáculos públicos
- Los tiquetes de servicio de transporte de pasajeros
- Los recibos de pagos de matrículas y pensiones expedidos por establecimientos de
educación reconocidos por el gobierno.
- Las pólizas de seguros, títulos de capitalización y sus comprobantes de pago.
- Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de
inversión financiera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores, fondos de
pensiones y cesantías.
- La factura electrónica expedida a través de redes de valor agregado.
- El libro Fiscal de Registro de Operaciones Diarias para los responsables del régimen
simplificado.
- Los registros automatizados internos de la empresa que presta el servicio telefónico de
larga distancia nacional e internacional desde teléfonos públicos.
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- Contratos de medicina pre pagada y afiliaciones a planes de salud.
- En la venta de loterías rifas y apuestas al público la boleta fracción o formulario.
- Los contratos celebrados con extranjeros sin domicilio o residencia en el país.
- Los tiquetes expedidos para el cobro de peajes.
- El documento expedido para el pago de honorarios a miembros de juntas directivas.
- El certificado de liquidación de las comisiones expedido por las bolsas de valores.
5.7.Otros documentos equivalentes a la factura
Decreto 522/marzo 07 de 2003
- También son documentos equivalentes a la factura, los que comprueban la compra o
adquisición de un bien o servicio.
- Estos documentos deben cumplir los siguientes requisitos: Apellido, nombre o razón
social y NIT del adquirente de los bienes y servicios; Apellidos, nombre y Nit y/o
identificación de la persona natural beneficiaria del pago o abono; numeración
consecutiva; fecha de la operación, concepto, valor de la operación, discriminación
del impuesto, asumido por el adquirente en la operación efectuada por responsables
del régimen común a personas naturales, no comerciantes o inscritas en el régimen
simplificado.
- Las personas o entidades sometidas a retención en la fuente, podrán sustituir los
certificados de retención, por conceptos diferentes a los originados en relación
laboral, cuando estos no hubieren sido expedidos, por el original, copia o fotocopia
autenticada, de la factura o documento donde conste el pago, siempre y cuando en el
aparezcan identificado los conceptos citados en el art. 381 E.T
(http://www.dian.gov.co/descargas/plegables/factura2.pdf, 2016).
29
5.8.Como Afectara las normas internacionales de información financiera (NIIF)
en el control interno.
Controles internos y procesos.
Cambios y re documentación de controles internos vinculados con el reporte financiero
especialmente relacionados con los siguientes procesos: proceso de cierre de estados
financieros, impuestos, instrumentos financieros, propiedad, planta y equipo, y
propiedades para inversión y sus correspondientes evaluaciones. - Cambios en las políticas
contables y en los manuales de procedimiento basados en la selección entre las opciones
de políticas establecidas por las NIIF. - Revisiones a controles sobre revelaciones y
procedimientos de certificación debido a mejores y más amplias revelaciones según las
NIIF.
Reporte gerencial.
Revisiones a los planes estratégicos a largo y corto plazo de la compañía mientras
se mantiene un claro entendimiento de las dinámicas durante los años de transición. -
Cambios en los planes y criterios internos de presupuestación basados en revisiones de
razones financieras, nuevo reconocimiento / des reconocimiento en activos y pasivos y en
las reglas de medición (La patria.com, 2012)
30
Gastos pagados por anticipado.
La NIIF para las PYMES no prohíbe el reconocimiento de los anticipos como
activos, siempre que el pago se realice antes de recibir los bienes o servicios.
Los gastos pagados por anticipado se reconocen como activos.
NIC (Norma Internacional de Contabilidad) 38 (FC46D) “…si una entidad paga
por anunciar bienes o servicios por anticipado y el tercero no ha proporcionado todavía
esos bienes o servicios, la entidad tiene un activo diferente. Ese activo es el derecho a
recibir esos bienes y servicios. Por ello, el Consejo decidió mantener el párrafo 70, que
permite a una entidad reconocer como un activo el derecho a recibir esos bienes o
servicios”. (http://www.ctcp.gov.co, 2016)
Anticipos y avances: tratamiento en NIIF para pymes.
Los anticipos y avances representan recursos entregados por la entidad a terceros,
con la finalidad de obtener, en un futuro, la prestación de un servicio o la adquisición de
una mercancía. Pese a no cumplir la definición y los criterios de reconocimiento para ser
instrumentos financieros, en la mayoría de los casos los anticipos y avances sí cumplen la
definición de activo, por lo cual se podrán reconocer en el Estado de Situación Financiera.
Algunas particularidades de los anticipos y avances que les dan la característica de
activos:
31
Son recursos controlados por la entidad: siempre que la entidad sea la única que
tenga acceso a los beneficios futuros derivados del anticipo y tenga el derecho a solicitar
su devolución si la contraparte no cumple con el contrato.
Producto de hechos pasados: realmente la entidad (o un tercero) entregaron
efectivo u otros recursos que dieron origen al anticipo o avance.
Generan beneficios económicos: si la entidad va a recibir un producto, o se va a
beneficiar por un servicio, o tiene acceso a recursos que de otra manera no tendría, la
entidad debe tener una certeza razonable sobre el flujo futuro de beneficios económicos; si
no se tiene seguridad de esto, la entidad no debe reconocer el activo.
Se pueden medir fiablemente: la entidad conoce el importe del anticipo o avance, o
que haya acordado con la contraparte la forma en la cual se pueden calcular. Por ejemplo,
si la entidad tiene derecho a algunos premios por ser cliente fiel, pero esas recompensas
las calcula el proveedor de acuerdo con sus criterios, los cuales no son de conocimiento de
la entidad, no se deben reconocer valores a favor por esas recompensas.
(http://actualicese.com/actualidad/2015/10/21/anticipos-y-avances-tratamiento-en-niif-
para-pymes/Dr. Edmundo Flórez, 2015)
32
6. Conocimiento de la Empresa.
6.1. Reseña.
Fundada en 1.978 por José Joaquín Ortiz y su esposa Clara Inés Dieron inicio a
JOYCO una empresa consultora en diseño e ingeniería, con una visión enfocada a la
transformación, progreso y bienestar, logrando una infraestructura de calidad.
Inició operaciones con equipos de transporte y carga de materiales. Después de
varios años se enfocó en la interventoría de construcción de carreteras, puentes y
proyectos en todo el país.
Los primeros proyectos fueron la interventoría de los proyectos de Huila y Tolima,
destacándose en interventoría de concesiones viales de la malla vial del Meta, vía Girardot
Ibagué. La participación como interventores en los contratos de concesión de peajes a lo
largo de 250 Km ha contado con una red de especialistas calificados, ha desarrollado a
cerca de 170 Km de diseño urbanístico y 80 Km de diseño rural.
Su mayor aspiración es continuar contribuyendo con la transformación positiva de
nuestro entorno con infraestructura de calidad.
Cuenta con oficinas en Bogotá, Valle del Cauca, Santander, Risaralda y Norte de
Santander
33
Misión.
JOYCO SAS, es una empresa consultora en diseño e ingeniería, con experiencia y
capacidad para la supervisión de proyectos de infraestructura, diseño de soluciones
sostenibles y gestión del mantenimiento del patrimonio.
Visión.
Transformación, progreso y bienestar, logrando infraestructura de calidad.
Valores.
Cada uno es parte fundamental de la compañía, el compromiso va desde la
convivencia hasta el uso óptimo de los recursos.
Responsabilidad social.
Cree en el desarrollo sostenible, cada labor que realiza, procura un impacto
positivo en la sociedad.
Excelencia buscando constantemente el crecimiento a través de formación
personal, académica y profesional.
Orientación al cliente.
No solo cumple con los requisitos contractuales, busca la satisfacción integral de
las necesidades de sus clientes.
34
Actividades principales.
Estudios y diseños
Gestión de infraestructura vial
Interventorías
Laboratorio de suelos y pavimentos
Topografía y Geodesia
6.1.1. Actual organigrama de JOYCO SAS.
35
7. Metodología y materiales
Teórica
Se diseñó el sistema de control interno para el proceso de pagos y anticipos para la
empresa JOYCO SAS basado en el informe COSO con el fin de proporcionar un grado de
seguridad razonable en cuanto a:
- Eficacia y eficiencia de las operaciones.
Confiabilidad de la información financiera.
Cumplimiento de las leyes, reglamentos y normas (que sean aplicables).
- Técnicas e instrumentos de recolección de datos
a. Encuestas: Se realizaron encuestas a todos aquellos empleados que estén
involucrados con el tema de pagos y legalización de anticipos.
b. Entrevistas: Se realizaron entrevistas a empleados clave que pasan mayor parte
de su tiempo en campo. Ellos nos orientaran en cuanto a cómo se ha venido
realizando el proceso de los pagos y legalizaciones.
c. Observación: Se realizó trabajo de campo para evidenciar las falencias del
proceso e irregularidades que se estén presentando en la compañía.
Nivel de investigación
Investigación descriptiva
Diseño de investigación
Investigación documental
Población
Compañía JOYCO SAS
36
Tipo de muestreo
Muestreo probabilístico
Muestreo al azar simple
Recursos necesarios
Recursos materiales
Insumos Cantidad
Portátil 3
Resma de papel 1
Esferos 10
Recursos humanos
- Investigadores y encuestadores
- Joseph David Cifuentes Moreno
- Bilma Yenet Pineda Escobar
- Diana Zulay Castro Bermúdez
- Angie Carolina Rojas Cruz
37
8. Resultados
De acuerdo al modelo COSO E.R.M se desarrolla cada uno de los componentes mencionados anteriormente:
Ambiente interno
1 ¿Existe código de conducta y políticas de comportamiento ético y moral en la empresa JOYCO SAS? 5
2¿Las relaciones con los empleados, proveedores, auditores y demás personas que tengan que ver con la empresa,
están bajo los estándares esperados de comportamiento ético?4
3 ¿Existe manuales de procesos de cómo desarrollar cada una de las actividades en el proceso de pagos? 2
4 ¿Tiene conocimiento el personal de los códigos ética establecidos en la empresa? 5
5 ¿La empresa tiene establecido los perfiles que requieren en el área contable y financiera? 4
6 ¿La empresa analiza y evalúa las habilidades y el desempeño del personal de la compañía? 3
7 ¿Existe supervisión por parte de las directivas de la entidad en el proceso de pagos? 3
8¿Los administradores de la compañía reciben información suficiente y oportuna de actos inadecuados referente a
gastos de viaje?3
LISTA DE CHEQUEO COSO ERM
AMBIENTE INTERNO CALIFICACIÓ N
38
Establecimiento de Objetivos
1 ¿La entidad tiene definido sus objetivos en el proceso de pagos y anticipos? 4
2 ¿La empresa realiza seguimiento a los objetivos establecidos? 4
3 ¿El personal tiene conocimiento de los objetivos de la entidad? 4
4 ¿Los objetivos están alineados con la misión de la entidad? 4
ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS CALIFICACIÓ N
39
Identificación de eventos
Valoración del riesgo
1 ¿Siempre corresponden los costos y gastos al objeto social de la empresa? 3
2 ¿En las interventorías a obras, se está administrando bien los recursos? 3
IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS CALIFICACIÓN
1¿Existe una cultura de administración de riesgos a través de capacitaciones del personal responsable de los
procesos de pagos y legalizaciones?2
2 ¿La empresa cuenta con matrices para administrar el riesgo en los procesos de pagos? 3
3 ¿La compañía identifica y analiza los riesgos relevantes asociados a logro de los objetivos y metas?. 2
4 ¿Cuenta la empresa con el personal, para gestionar el riesgo en pagos y anticipos? 3
5 ¿La empresa analiza las consecuencias que puede ocasionar la materialización del riesgo? 2
VALORACIÓN DEL RIESGO CALIFICACIÓ N
40
Respuesta al riesgo
1 ¿La empresa evalúa y modifica las actividades que generan riesgo en procesos de pagos? 2
2 ¿La empresa reduce la probabilidad de que ocurra el riesgo en procesos de pagos? 2
3 ¿Se han tomado las medidas necesarias para reducir el riesgo en procesos de pagos? 2
REPUESTA AL RIESGO CALIFICACIÓ N
41
Actividades de control
1 ¿Existen y son adecuadas las políticas, reglamentos y normas de gestión del riesgo? 2
2 ¿Existen y son adecuadas las responsabilidades asignadas para la gestión del riesgo? 2
3 ¿Existe manual de control interno en procesos de pago y anticipos? 3
4 ¿Existe documentación apropiada para los procesos de pago? 2
5 ¿La empresa cuenta con manuales de procedimiento y responsabilidades para cada área? 3
ACTIVIDADES DE CONTROL CALIFICACIÓ N
42
Información y comunicación
1 ¿La entidad cuenta con sistemas de información eficiente? 4
2 ¿Los sistemas de información y comunicación facilitan la toma de decisiones? 5
3 ¿Hay satisfacción de los usuarios con los sistemas de información? 5
4 ¿Existe buena información y comunicación con clientes, proveedores y reguladores? 4
5 ¿La información se facilita al personal en el tiempo adecuado? 4
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN CALIFICACIÓ N
43
Monitoreo
1 ¿Se realiza evaluación permanente a los procedimientos establecidos para los pagos de caja menor y anticipos? 2
2 ¿Es revisado el cumplimiento de las actividades, tareas en términos de eficacia y eficiencia? 2
3 ¿Se presentan informes, sobre el control de pagos y anticipos ante la gerencia administrativa y financiera? 2
4 ¿Se hacen modificaciones, cuando se evidencia que un proceso no es el adecuado, con el fin de mejorarlo? 2
MONITOREO CALIFICACIÓ N
44
Puntaje por
elementoInterpretación
Puntaje por
subsistemaInterpretación
Puntaje
del
Sistema
Interpretación
1 5,00 SATISFACTORIO
2 4,00 SATISFACTORIO
3 2,00 INSUFICIENTE
4 5,00 SATISFACTORIO
5 4,00 SATISFACTORIO
6 3,00 ADECUADO
7 3,00 ADECUADO
8 3,00 ADECUADO
1 4,00 SATISFACTORIO
2 4,00 SATISFACTORIO
3 4,00 SATISFACTORIO
4 4,00 SATISFACTORIO
1 3,00 ADECUADO
2 3,00 ADECUADO
1 2,00 INSUFICIENTE
2 3,00 ADECUADO
3 2,00 INSUFICIENTE
4 3,00 ADECUADO
5 2,00 INSUFICIENTE
1 2,00 INSUFICIENTE
2 2,00 INSUFICIENTE
3 2,00 INSUFICIENTE
1 2,00 INSUFICIENTE
2 2,00 INSUFICIENTE
3 3,00 ADECUADO
4 2,00 INSUFICIENTE
5 3,00 ADECUADO
1 4,00 SATISFACTORIO
2 5,00 SATISFACTORIO
3 5,00 SATISFACTORIO
4 4,00 SATISFACTORIO
5 4,00 SATISFACTORIO
1 2,00 INSUFICIENTE
2 2,00 INSUFICIENTE
3 2,00 INSUFICIENTE
4 2,00 INSUFICIENTE
RESULTADOS LISTAS DE CHEQUEO COSO E.R.M.
COSO ERM
AMBIENTE INTERNO 3,63 ADECUADO
INSUFICIENTE
INFORMACION Y
COMUNICACIÓN4,40 SATISFACTORIO
MONITOREO 2,00 INSUFICIENTE
RESPUESTA AL
RIESGO2,00 INSUFICIENTE
ACTIVIDADES DE
CONTROL
IDENTIFICACION DE
EVENTOS
VALORACION DEL
RIESGO2,40
ESTABLECIMIENTO
DE OBJETIVOS4,00
2,40 INSUFICIENTE
2,98
3,00 ADECUADO
SATISFACTORIO
INSUFICIENTE
45
9. Análisis
La empresa JOYCO SAS en los procesos de pagos y legalización de
anticipos, tiene falencias mostradas en el anterior cuadro, se evaluó todo el sistema
para identificar en cual se debe centrar la investigación, hacer un diagnóstico y
posteriormente la propuesta para mejorar el proceso.
Para hacer esta evaluación se tomaron los siguientes rangos:
RANGO
CALIFICACIÒN
=
1 < 1.9
Insuficiencia
Critica
=
2 < 2.9
Insuficiente
=
3 < 3.9
Adecuado
=
4 < 5
Satisfactorio
De acuerdo a la evaluación realizada con los componentes del COSO ERM
podemos concluir:
46
JOYCO SAS en los componentes tiene una calificación insuficiente en
valoración del riesgo, respuesta al riesgo, actividades de control y monitoreo, dando
como resultado insuficiente para el proceso de pagos y legalización de anticipos.
La investigación nos mostró que los controles realizados por la entidad,
necesitan ser mejorados en cuanto la documentación entregada, como facturas,
documentos equivalentes y cuenta de cobro, ya que no hay claridad en el proceso.
En cuanto a los controles se evidencia que no existe un monitoreo constante,
hay procesos desactualizados, no hay modificación de controles cuando se detecta
incumplimiento o que se requiere cambiar porque no cumple con la función de
minimizar el riesgo.
47
9.1. Indicadores
Con la información del libro auxiliar de anticipos suministrada por JOYCO SAS, se
toma como referencia el mes promedio para medir y evaluar la eficiencia en las
operaciones en cuanto al proceso de legalización de anticipos.
DEBITOS CREDITOS NUEVO SALDO
0,00 0,00
13309501 300.000,00 300.000,00 0,00
13309501 600.000,00 600.000,00 0,00
13309501 0,00
0,00
13309501 700.000,00 700.000,00 0,00
13309501 1.200.000,00 1.200.000,00 0,00
13309501 500.000,00 500.000,00 0,00
0,00
13309501 800.000,00 0,00 800.000,00
13309501 200.000,00 200.000,00 0,00
0,00
13309501 400.000,00 400.000,00 0,00
0,00
13309501 1.000.000,00 0,00 1.000.000,00
13309501 600.000,00 600.000,00 0,00
13309501 700.000,00 700.000,00 0,00
13309501 800.000,00 0,00 800.000,00
13309501 7.800.000,00 5.200.000,00 2.600.000,00 OTRAS CUENTAS POR COBRAR
PAMPLONA
BRIGADAS PROYECTO VIAL
CUSIANA
FUNDACION SANTA MARTA
SARMIENTO CUERVO OSCAR MAURICIO
SANTANA MEJIA JOSE MANUEL
GUTIERREZ FORERRO JERSON DAVID
VILLEGAS ACOSTA DIANA MARCELA
PEREZ RODRIGUEZ DANIEL FERNANDO
RIVERA ARIAS GUILLERMO ALFONSO
PEÑA ARIAS DAVID JAVIER
TRUJILLO CASTELLANOS GUILLERMO GABRIEL
MENNDOZA PAEZ DORA MARITZA
Siigo - JOYCO S A S
Procesado en :2016/04/29 11:55:06:40
LIBRO AUXILIAR DE ANTICIPOS
De : MARZO 1/2016 A : MARZO 31/2016
NIT 860067561 -9
LOPEZ MAYORGA CAMILO ANDRES
RODRIGUEZ VARGAS ANDREA VIVIANA
PINEDA VALLEJO JUAN DAVID
OHL
ANTICIPOS LEGALIZADOS
ANTICIPOS DEL MES
9
12= 75,00
Indicador anticipos legalizados =
=Indicador anticipos legalizados
x 100
48
De acuerdo al promedio de anticipos realizados por mes se elaboró un indicador
donde nos indica que del 100 % de anticipos realizados, se legalizaron el 75%, esto
indica que falta más seguimiento para lograr un cumplimento eficiente de las
actividades, ya que el indicador debe ser mayor al 90%.
Indicador anticipos legalizados =
5.200.000 =
66,67 %
7.800.000
De acuerdo al indicador de anticipos legalizados, cuantitativamente nos indica
que del total de desembolsos realizados por concepto de anticipos, solamente se
legalizaron el 66,67% quedando así una cuarta parte de anticipos pendiente por
legalizar, esta situación demuestra ausencia en cuanto al seguimiento de los
desembolsos realizados y su respectiva legalización.
ANTICIPOS LEGALIZADOS CON CUENTAS DE COBRO
ANTICIPOS DEL MES
5
12
=
= 41,67
x 100Indicador anticipos legalizados con
cuentas de cobro
=Indicador anticipos legalizados con
cuentas de cobro
49
Este indicador nos muestra el número de legalizaciones realizadas por medio de
cuentas de cobro, el cual nos refleja un resultado del 41,67% sobre la totalidad de
anticipos realizados, situación que pone en riesgo el capital de la compañía ya que al
legalizarse por medio de cuentas de cobro, estos gastos no serán tenidos en cuenta
para la deducción de impuestos.
Indicador anticipos legalizados con
cuentas de cobro
=
3.000.000 =
38,46
%
7.800.000
El valor de legalizaciones realizadas por medio de cuentas de cobro suman un
total de tres millones de pesos ($3.000.000) lo cual representa un 38.46 % del total
de los desembolsos realizados, por medio de este indicador podemos observar que la
compañía en un año estaría legalizando anticipos por medio de cuentas de cobro un
promedio de treinta y seis millones de pesos ($36.000.000) lo que significa una
pérdida de dinero ya que si las legalizaciones se hicieran de manera correcta y bajo
las matrices de los manuales y políticas del control interno, la empresa podría
deducir esta cantidad de dinero en su declaración de renta.
ANTICIPOS PENDIENTES
ANTICIPOS DEL MES
3
12
=
= 25,00
x 100Indicador anticipos pendientes por
legalizar
Indicador anticipos devueltos por
inconsistencias en las facturas
= 2.600.000
= 33,33 %
7.800.000
50
Este indicador nos muestra los anticipos promedios de cada mes que quedan
pendientes por legalizar, se observa que el indicador no arroja el resultado
esperado por cuanto para el cumplimiento de metas de este indicador debería estar
en 0 % de anticipos pendientes por legalizar.
Esta situación no es conveniente para el proceso ya que al no legalizarse
oportunamente, los soportes no pueden ser registrados porque corresponden a
periodos anteriores y afecta, impuestos, estados financieros, actualmente la
empresa hace las legalizaciones por medio de cuentas de cobro, por lo cual estas
sumaran al indicador de anticipos legalizados por cuentas de cobro y por ende
sumaran al valor que no es descontable para la declaración de renta.
En la legalización de anticipos y gastos efectuados por cajas menores
comúnmente se encuentran documentos que no cumplen con los requisitos, no son
facturas, o dichos gastos están soportados por facturas a nombre del profesional o
empleado que solicito las viáticos o gastos.
Los gastos de viaje son deducibles del impuesto de renta de la empresa
siempre y cuando estén soportados por facturas legales a nombre de la empresa,
porque es quien asume el gasto en que haya incurrido el trabajador para desempeñar
sus funciones, constituyen ingresos para el trabajador al no cumplir los requisitos
para ser deducibles por la compañía.
51
Estos errores y mal manejo de los gastos afectan a la compañía quien debe
asumir gastos no deducibles por un mal manejo, supervisión y registro de los
documentos que no cumplen los requisitos.
52
10. Procedimiento de Pagos, Legalización de Anticipos y Cajas Menores
Objetivo
Establecer las actividades para el manejo de los recursos financieros, entregados
como anticipos a los empleados y contratistas de JOYCO SAS, para los gastos de
viaje, adquisición de bienes y gastos a través de cajas menores en la ejecución de los
proyectos que realiza la compañía.
Alcance
La persona encargada de pagos inicia inspeccionando que los soportes cumplan con
los requisitos legales y políticas de la compañía y finaliza con la aprobación de los
documentos por el área contable para el registro, legalización y pago si lo requiere.
Requisitos de las facturas de compras o gastos para legalizaciones de
anticipos y cajas menores.
El área de contabilidad deberá dar a conocer los requisitos que deben
cumplirse para la legalización del anticipo a la persona que lo solicito.
Los empleados, profesionales y contratistas son responsables por el manejo
de los recursos entregados y por el cumplimiento en legalizar oportunamente
teniendo en cuenta los requisitos legales, políticas y procedimientos establecidos.
53
Estatuto Tributario Art. 617. Requisitos de la factura de venta.
Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615
consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:
Estar denominada expresamente como factura de venta.
A. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
B. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o
servicios, junto con la discriminación del IVA pagado. JOYCO SAS NIT
860067561-9
C. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de
facturas de venta, y numero de resolución con y numero de resolución que tiene
vigencia de dos años.
D. Fecha de su expedición.
E. Fecha de pago o vencimiento
F. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios
prestados.
G. Valor total de la operación.
H. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
I. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
54
Fuente: JOYCO SAS
Es importante que los requisitos en la facturación se exijan y se cumplan para la
devolución del impuesto en ventas. Los funcionarios que realizan el desembolso
deben revisar el cumplimento
Procedimiento creación de terceros
Fotocopia legible del Registro Único Tributario (RUT)
Verificar que la persona natural o jurídica se encuentre registrada en la Dian
Actualizar mensualmente los terceros
55
Solicitud de anticipos
1. Para la solicitud de anticipos por concepto de gastos de viaje, transporte, estadía,
auxilio de alimentación, viáticos; cuando tengan que trasladarse a otro lugar
diferente de su sitio de trabajo, se debe diligenciarlos los formatos:
- Formato autorización descuento de nomina
El siguiente formato se diseñó para garantizar el cumplimiento en la legalización de
anticipos. Fuente: Propia
56
- F32-1 formato solicitud de anticipo
Diseñado por JOYCO SAS para la solicitud de anticipos.
57
2. Una vez diligenciados los formatos para la solicitud de anticipo, el jefe inmediato
hace la respectiva revisión y aprueba el monto solicitado.
3. El jefe inmediato o director de proyecto en capacidad de autorizar desembolsos para
pagos y anticipos, es responsable de que estos sean para el desarrollo de la actividad
económica de la empresa.
4. Se entregan al departamento de contabilidad con (3) días hábiles de anticipación al
evento o viaje.
5. El empleado debe estar a paz y salvo con la compañía para proceder con el
desembolso del avance.
6. Los tiquetes aéreos de viajes nacionales e internacionales, son solicitados por el área
de compras y el área contable es encargada de realizar el pago directamente con el
proveedor del servicio.
7. Si el empleado llega tarde al vuelo, será quien pague el tiquete, cambio o penalidad
por la pérdida del vuelo.
8. A continuación se refleja los montos máximos permitidos para diferentes gastos en
trabajo de campo.
Si el empleado o contratista quiere por comodidad acceder a servicios que superen
el valor establecido, deberá asumir el excedente.
58
Concepto Valor
Gastos de alojamiento diario 70,000
Auxilio de alimentación diario 30.000
Gastos de transportes urbanos diario 50,000
Transporte casa-aeropuerto-casa 25,000 por trayecto
9. La legalización del anticipo debe efectuarse en un término no mayor a cinco (5) días
hábiles, a partir de la fecha de regreso del trabajo de campo.
10. Pasados los cinco (5) días sin legalizar el anticipo, el Jefe del área de contabilidad
enviará la novedad a el área de Talento Humano para el descuento por nómina si es
empleado, si es contratista se tendrá en cuenta para el descuento de la factura o
cuenta de cobro de la prestación de sus servicios, con el FORMATO
AUTORIZACION DESCUENTO POR ANTICIPOS diligenciado como requisito
para el desembolso del anticipo.
Legalización de anticipos.
1. Se debe diligenciar el formato legalización de anticipos relacionando cada uno
de los gastos.
El siguiente formato se diseñó para formalizar la legalización de anticipos,
teniendo en cuenta la declaración que los soportes han sido recibidos y aprobados
59
por el área contable. Este no estaba contemplado en el proceso de legalización de
anticipos en JOYCO SAS
TERCERO NIT O CED DESCRIPCION VALOR
-$
Anexo:
FIRMA BENEFICIARIO ANTICIPO
C.C.
Beneficiario: _____________________________________________________________________
La suma de (en letras y números): _____________________________________________________________________
En este espacio se deben relacionar los soportes como consignaciones y su valor, facturas o documentos
equivalentes y demás soportes que se adjuntan para la legalización.
Objeto: Legalizar el avance a nombre de ________________ , según el
siguiente resumen:
FIRMA DEL FUNCIONARIO QUE REVISÓ LOS
SOPORTES DE LA LEGALIZACIÓN
FIRMA DEL RESPONSABLE EN PAGOS
Formato: F17-3
Empresa: JOYCO SAS
Proyecto:
MACROPROCESO: GESTIÓN
ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
FORMATO: LEGALIZACIÓN DE ANTICIPOS
Valor Total a Legalizar
C.C. Nº: __________________________________________________________________________
60
2. En caso de legalizar menor valor respecto al avance solicitado, se debe
entregar el comprobante de consignación el mismo día que legaliza los gastos,
relacionándolo en el formato como anexo.
3. El dinero no puede ser utilizado para gastos diferentes al fin con el cual fueron
solicitados.
4. Los gastos que no estén adecuadamente soportados no se aceptaran.
5. Los saldos a favor de los empleados se reintegraran una vez se hayan registrado
los gastos y aprobado el desembolso.
6. El empleado que viaje en vehículo propio será bajo su responsabilidad, para
solicitar reintegro de gastos por concepto de peajes y combustible, deberá ser
con previa autorización del jefe inmediato. A continuación se refleja el valor que
se le reconocerá por concepto de combustible por galón, los cálculos se harán
dependiendo a la ciudad que se dirija y en la ciudad la cual haya comprado el
combustible.
61
Gasolina ACPM
Bogotá 7.803 7.348
Cartagena 7.358 7.187
Barranquilla 7.394 7.213
Santa Marta 7.494 7.313
Montería 7.608 7.437
Sincelejo 7.558 7.387
Villavicencio 7.903 7.448
Pasto 5.761 5.789
Tunja 7.937 7.482
Bucaramanga 7.619 7.266
Medellín 7.749 7.462
Cali 7.803 7.551
Pereira 7.776 7.507
Manizales 7.777 7.499
Armenia 7.836 7.607
Ibagué 7.753 7.449
Neiva 7.831 7.520
Cúcuta 5.583 5.053
7. No se admitirán los comprobantes de gastos cuya fecha de expedición no
corresponda a la del anticipo, a menos que se explique su extemporaneidad.
8. Los recibos se deben presentar sin enmendaduras o tachaduras, de ser así
pierden su validez.
9. No se aceptarán las facturas o documentos equivalentes, recibos, comprobantes
que no cumplan los requisitos, anteriormente mencionados.
62
Procedimiento para reintegro de caja menor.
1- Se debe hacer solicitud de reintegro oportunamente, manteniendo la capacidad de
pago, una vez se haya reducido en un 50%el valor de la caja menor, se procede a
diligenciar el formato establecido por JOYCO SAS.
F17-2 reintegro de caja menor
EMPRESA
PROYECTO
No. NOMBRE ESTABLECIMIENTO / PERSONA NIT O CED. DESCRIPCIÓN VALOR COBRABLE A:NO
COBRABLE A:
SUBTOTAL
SUBTOTAL
SUBTOTAL
SUBTOTAL
SUBTOTAL
SUBTOTAL
SUBTOTAL
SUBTOTAL
SUBTOTAL
GRAN TOTAL
ELABORO: FECHA DE ELABORACIÓN
REVISO FECHA REVISIÓN
FORMATO: F17-2 VERSION: 4 FECHA FORMATO: 17/09/2014
$ -
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-
-
-
-
FORMATO
JOYCO
PARQUEADEROS
COMBUSTIBLE, GASTOS VEHÍCULOS Y VIÁTICOS
SERVICIOS PÚBLICOS
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-
-
CORREO O MENSAJERÍA
TRANSPORTE URBANO E INTERMUNICIPAL
REFRIGERIOS / RESTAURANTES
RECARGA DE CELULARES
GASTOS NOTARIALES Y REGISTROS
PERIODO COMPRENDIDO ENTRE EL XX DE XXXXXX Y EL XX DE XXXXXXXX DE 20XX
F 17-2
GASTOS VARIOS (OFICINA)
REINTEGRO DE CAJA
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2. Los gastos deben clasificarse en cada uno de los conceptos relacionados en el
formato de solicitud de reintegro.
3. En el momento de adquirir un bien o servicio se debe tener en cuenta el
descuento por concepto de retención en la fuente tomando como base el valor
antes de IVA.
4. Se debe comprobar en cada gasto las facturas, recibos, cuentas y demás
documentos que expida el empleado o proveedor del servicio o compra
cumplan con los requisitos mencionados en título I-Requisitos de las facturas de
compras o gastos para legalizaciones de anticipos y cajas menores del
Procedimiento de pagos, legalización de anticipos y cajas menores.
5. El director del proyecto debe revisar, aprobar la solicitud de reintegro y remitir
al departamento de contabilidad para su trámite y control.
6. Los soportes de gastos que no sean legibles o tengan enmendaduras no se
reintegraran.
Servicios generales (declarantes) A partir de $119.000 4%
Servicios generales (no declarantes) A partir de $119.000 6%
Compras generales (declarantes) A partir de $803.000 2.5%
Compras generales (no declarantes) A partir de $803.000 3.5%
Servicios de transporte de carga A partir de $119.000 1%
Servicios de hoteles y restaurantes A partir de $119.000 3.5%
Arrendamiento de bienes muebles A partir de $ 1 4%
Arrendamiento de bienes inmuebles A partir de $803.000 3.5%
BASE PARA RETENCION
TRIBUTARIA
TARIFA DE
RETENCIONCONCEPTO
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7. Los gastos deben ser enviados en el mes en que se realizó la compra o servicio.
8. Se debe hacer corte de caja menor el día 25 de cada mes, con el fin que los
soportes y facturas estén en contabilidad el día 30 y puedan ser registrados en el
periodo en el cual fueron generados.
10. No se admitirán los comprobantes de gastos cuya fecha de expedición no
corresponda al mes en curso.
11. De acuerdo a la verificación de los documentos soportados se procede al
reintegro de los gastos o legalizar el anticipo.
Procedimiento Área de Contabilidad
- Recibirá y verificara que la solicitud cuente con la autorización por el ingeniero
director de cada proyecto.
- El Departamento de Contabilidad evaluará y comprobará las solicitudes,
teniendo en cuenta el cumplimiento de los requisitos legales y políticas de la
compañía como son:
- Que la fecha del comprobante del gasto corresponda al periodo que se está
legalizando.
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- Que las facturas o documentos equivalentes, soportes del gasto, cumplan con los
requisitos legales mencionados en el titulo 1 del Procedimiento de pagos,
legalización de anticipos y cajas menores.
- Que se hayan practicado las retenciones en la fuente a título de renta a que
hubiere lugar.
- Si la solicitud del anticipo cumple con los requisitos solicitados, se procede a
registrar los gatos y realizar el pago por la persona encargada en el área contable
para su respectivo proceso de consignación.
- Si la solicitud no cumple con lo anterior, se devolverá para que alcance el total
de los requisitos establecidos.
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11. Flujograma
Reintegro de caja menor
REINTEGRO CAJA MENOR
LIDER PROYECTO AREA CONTABLE LIDER AREA CONTABLE
SOLICIUDREINTEGRO CAJA
MEJOR
FACTURAS Y RELACIÓN DE
FACTURAS DE CAJA
MENOR
INICIO
FACTURAS CON VISTO BUENO
RECEPCIÒNCOCUMENTICIÒN
VERIFICACIÒNDOCUMENTOS
VISTO BUENO
SE CONTABILIZA
CONSIGNACIÒN REMBOLSO
CAJA MENOR
ENTREGA DE REEMBOLSO AL
SOLICITANTE
INICIO
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Legalización de anticipos
LEGALICION DE ANTICIPOS
EMPLEADO AREA CONTABLE LIDER AREA CONTABLE
SOLICITUD ANTICIPO
DILIGENCIAR FORMATO PARA LEGALIZACIÒN DE
ANTICIPOS
INICIO
RECEPCIÒN COCUMENTACIÒN
VERIFICACIÒN DOCUMENTOS
VISTO BUENOCONSIGNACIÒN
ANTICIPO
SOLICITANTE
FIN
FACTURAS RECEPCIÒN FACTURAS
VISTO BUENO
LEGALIZACIÒN DE ANTICPO
NO CUMPLE CON LOS REQUISITOS
INFORMA A LIDER
SE DESCUENTA DE NÒMIA
FACTURAS ODOCUMENTOS
SE DEVUELVE
FIN
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Símbolos diagrama de flujo
SIMBOLO REPRESENTA
TERMINAL: Indica el inicio o la terminaciòn del
flojograma
DECISION: Indica el punto en el flujo grama en
el se produce una difurcaciòn de tipo "si"-"no".
MULTIDOCUMENTOS:Se refiere a un
conjunto de documentos.
CONTECTOR DE PROCESOS : Se refiere a
la conexiòn o enlace con otro porceso diferente,
en la que continua el diagrama de flujo.
BASE DE DATOS APLICACIÒN: Emplaedo
para representar la grabaciòn de datos
ACTIVIDAD: Representa una actividad llevada
a cabo en el proceso.
DOCUMENTO: Se refiere al documento
utilizado en el proceso, se utilice, genera, o salga
del proceso.
INSPECCION/ FIRMA: Empleado para
aquellas acciones que requieran una supervisiòn.
(como firma o visto bueno)
ARCHIVO MANUAL: Se utiliza para reflejar
la acciòn de archivo de un documento o
expediente)
LINEA FLUJO: Proporciona indicaciòn sobre
el sentido del flujo del proceso.
SIMBOLOS DIAGRAMA DE FLUJO
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12. Aplicación del Modelo de Administración de Riesgos en el Área de Pagos.
Para la aplicación del Modelo de Administración de Riesgo Estratégico, se debe tener
en cuenta las siguientes funciones y manejarlos así:
- Seleccionar procesos a estudiar para conocer los riesgos que se puedan presentar
o que pueden suceder.
- Se debe realizar una valoración del riesgo en el proceso la cual permite
establecer prioridades de riesgos.
- Elaborar un control para minimizar las probabilidades de la ocurrencia de los
riesgos.
- Medir la probabilidad de ocurrencia de los riesgos y las consecuencias que estos
pueden generar.
- Por último, después de analizar los riesgos se presenta una recomendación para
que los procesos sean controlados y monitoreados, permitiendo así la toma de
decisiones por parte de la gerencia
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13. Conclusiones.
De acuerdo al análisis de investigación obtenido en la empresa JOYCO SAS se
determina que:
- La empresa JOYCO SAS no posee un sistema de Control Interno adecuado para
el desarrollo de las actividades en los procesos de pagos y legalización de
anticipo.
- Esta compañía requiere la implementación de un manual de control interno
basada en riesgos.
- A través de las listas de chequeo se estableció que a la fecha JOYCO SAS no ha
actualizado políticas y procedimientos para controlar el área de pagos y
legalización de anticipos.
- En consecuencia dando respuesta al método de investigación se comprobó que la
empresa JOYCO SAS, al no contar con un sistema de Control de aplicación
como nos muestra la norma COSO ERM, basada en el Control Interno de toda
organización, desaprovecha las ventajas y beneficios los cuales contribuyen a
minimizar riesgos que afectan al correcto proceso del área de pagos y
legalización de anticipos
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14. Recomendaciones.
Una vez se finalizó el manual de control interno con base a la evaluación de control
interno en legalización y control de pagos, se considera importante proponer:
- Analizar el manual de control interno propuesto para implementación de
políticas y procedimientos.
- Informar y capacitar a todo el personal, para que se pueda garantizar un
control interno satisfactorio, que permita a la empresa mantenerse en un
ambiente competitivo.
- Evaluar constantemente los controles establecidos para mitigar riesgos.
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15. Referencias
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(9 de Abril de 2016). Obtenido de LEY 87 DE 1993:
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=300
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Interna. En G. R. Estupiñan. Bogota: Ecoe Ediciones.
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En R. E. Gaitan. Bogota: Ecoe Ediciones. Recuperado el 12 de 3 de
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http://actualicese.com/actualidad/2015/10/21/anticipos-y-avances-tratamiento-
en-niif-para-pymes/Dr. Edmundo Flórez. (30 de Abril de 2015).
http://www.ctcp.gov.co. (30 de Abril de 2016).
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73
https://www.funcionpublica.gov.co. (9 de Abril de 2016). Obtenido de
https://www.funcionpublica.gov.co
La patria.com. (04 de Junio de 2012). La paria.com.
puc.com.co. (08 de Abril de 2016). Obtenido de http://puc.com.co/1330
www.alcaldiabogota.gov.co. (9 de Abril de 2016). Recuperado el 25 de 02 de
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