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ELECCIÓN DE DESTINO Y VIAJE DE INSPECCIÓN
Elección de destino
Es importante seleccionar cuidadosamente el
lugar, ya que este debe satisfacer tanto los
propósitos de la convención como las necesidades
del grupo.
Entonces hay que preguntarse……
◦ Es la situación geográficamente un elemento importante?
◦ De donde proviene la mayoría de los convencionistas?
◦ Seria oportuno que la convención se desarrollara en
regiones diferentes?
◦ Están orientadas las diversiones y los deportes hacia los
intereses del grupo? Se tiene en consideración la vida
nocturna?
Elección de destino
◦ Se trata de un grupo de turistas? Preferirían un ambiente
urbano o uno campestre?
◦ El lugar podría considerarse un sitio adecuado para
vacaciones? Cuantos convencionistas asistirán
acompañados por sus esposas o familias?
◦ El lugar es adecuado a los medios económicos de los
convencionistas?
◦ Sabrían diferencias un lugar muy lujoso de uno modesto?
Elección de destino
De acuerdo con los propósitos de la convención y
la manera de reunir a las personas:
◦ Cuales son los objetivos principales de la convención?
◦ En que aspectos ayuda el lugar al logro de estos objetivos?
◦ Sera la convención una combinación de trabajo y diversión
localizada en un área metropolitana o en un lugar turístico?
◦ Asistirán personas que quieren exhibir algo?
◦ Esta el lugar equipado para llevar a cabo exhibiciones?
◦ Es un sitio accesible para embarques?
Elección de destino
Seleccionar la ciudad
La ciudad
◦ Antes de considerar es necesario obtener de la oficina de
convenciones la siguiente información:
Clima (en general y para las fechas del evento)
Condiciones de acceso
Transporte local,
Hoteles
Mercados
Tours,
Lugares de esparcimiento y costos
Ventajas en reuniones fuera de temporada.
Inspección del lugar
Investigación personal
Informar al Gerente del hotel que se presentaran personas para inspeccionar
con el fin de estudiar la posibilidad de celebrar una convención.
Las visitas tienen que planearse con un ano de anticipación por lo menos.
Con la inspección del lugar se espera obtener los siguientes datos:
◦ Condición general de los hoteles y de los auditorios.
◦ Alojamiento y servicio, numero y tipo de cuartos, ventajas que se ofrecen, estado del mobiliario y
de la decoración, servicio de alimentos, manejo de recepción y registro, trato del personal, etc.
◦ Numero, tamaño y tipo de los salones de juntas, a fin de comprobar si están equipados para la
proyección de audio visuales, si existen elementos fuera del salón capaces de distraer la atención
de los oyentes, etc.
◦ Lugar de exhibiciones
◦ Facilidades de transportación frecuente
Con la inspección del lugar se espera obtener los siguientes datos:
◦ Las instalaciones, el equipo y los servicio deben valorarse en términos de lo que el
hotel proporciona, lo que ofrece la oficina de convenciones y la disponibilidad de
recursos en caso de que se necesiten otros materiales.
◦ Investigar posibles planes de renovaciones o expansión de las instalaciones o los
servicio.
La siguiente información también será necesaria:
◦ Alojamiento
◦ Horario general
◦ Requerimientos de espacios
◦ Requeridnos de servicio
Inspección del lugar
Los costos
◦ Precios y tarifas de los cuartos durante la celebración del evento.
◦ Costo de servicio, equipo y requerimientos adicionales, así como
la disponibilidad de cuartos complementarios.
◦ Conseguir tarifas para banquetes, cocteles y otros servicios.
◦ Costos de servicio extra y los espacios para juntas o
exhibiciones.
◦ Revisar tarifas de eventos anteriores para posibles
negociaciones.
◦ Tener todo por escrito.
Inspección del lugar
Las fechas
◦ La selección debe hacerse con anticipación.
◦ Formar expedientes tentativos con información de determinados lugares.
◦ Revisar otras convenciones en lugares cercano a las mismas fechas.
Las regulaciones
◦ Se deben revisar los aspectos relacionados con la obtención de licencias y
todo lo que podría causar problemas para cumplir con las políticas
establecidas.
◦ Información de eventos especiales, atracciones del lugar y horarios de otras
convenciones en las mismas fechas.
◦ Analizar si las normas internas y ciertas disposiciones puedan afectar el lugar.
Inspección del lugar
La ayuda voluntaria
◦ Comité voluntario que presten su ayuda.
◦ Se informara al ejecutivo del lugar quienes son esas personas, que
funciones realizan y el grado de autoridad que tiene cada una de ellas.
◦ Conformado por individuos calificados para prestar su servicios,
interesados y capacitados en sus funciones.
◦ Trabaja mucho en relación con la inspección del lugar sede.
Inspección del lugar
El hotel debe proporcionar la siguiente información al
comité voluntario:
◦ Resumen detallado de los tipos de hospedaje disponible.
◦ Descripción minuciosa de los servicio con que cuenta cada cuarto;
dibujo a escala.
◦ Lista del equipo técnico que puede suministrar como apoyo a la
convención.
◦ Lista de las características especiales del lugar.
◦ Descripción de actividades que pueden realizarse
◦ Lista de tipos de servicio y las tiendas disponibles en los locales
ubicados en áreas al hotel.
Inspección del lugar
La experiencia
Espacio funcional
Lista de verificación de la selección del lugar:
◦ 1.-Organización 6.- Relaciones de trabajo
◦ 2.-Convencio oficial 7.- Área de exposiciones
◦ 3.- Convención 8.- Tarifa de impuestos locales
◦ 4.- Localización 9.- Políticas legales para servicio de bebidas
alcohólicas ( leyes, licencias etc.)
◦ 5.- Hotel
Inspección del lugar
Hospedaje
◦ Realizar un informe detallada con la
siguiente información:
Asistentes esperados.
Cuartos necesarios, cantidad y tipo.
Llegadas y salidas de los asistentes.
Inspección del lugar
Lista de verificación para hospedaje
◦ Asistencia esperada
◦ Modelo previo de llegadas y salidas
◦ Asignación de habitaciones
◦ Procedimientos para efectuar las reservaciones especiales y las de oradores.
Complementarios
◦ Hotel
◦ Impuestos
◦ Bebidas alcohólicas
◦ Cuartos
◦ Habitaciones adicionales
◦ Suites especiales para los encargados oficiales de la organización
◦ Formas de reservación
◦ Leyes, reglamentos, licencias, políticas y practicas.
Inspección del lugar
