ORGANIZACINUna organizacin es un sistema diseado para alcanzar
ciertas metas y objetivos. Estos sistemas pueden, a su vez, estar
conformados por otros subsistemas relacionados que cumplen
funciones especficas.En otras palabras, una organizacin es un grupo
social formado por personas, tareas y administracin, que interactan
en el marco de una estructura sistemtica para cumplir con sus
objetivos.
DIVISIN DEL TRABAJOSe llama divisin del trabajo, a la separacin
de las operaciones productoras. Observando esta divisin cada obrero
se ocupa siempre de la misma clase de operaciones, y entre todos
los obreros de una fbrica se alcanza un resultado comn por la
reunin de sus esfuerzos. Con ello consigue mayor aumento de fuerza
productiva y mejor satisface las necesidades de la produccin. El
propsito fundamental de. La divisin del trabajo es facilitar las
labores, al separarlas segn su naturaleza. Para hacerlo, es
necesario tener una concepcin global del trabajo y de las
interrelaciones que sucedern la prctica, cuando l se desglose y
asigne a diferentes individuos.El principio de divisin del trabajo
se basa en los conceptos de que:a) La concentracin del esfuerzo en
un campo limitado aumenta la cantidad y calidad del trabajo. b) La
redaccin de las necesidades de conocimientos disminuye el tiempo de
aprendizaje. c) La personalidad humana es producto de
caractersticas particulares de cada Individuo y la actualizacin de
esa Personalidad se logra por el auto desarrollo dinmico de los
componentes.d) La especializacin requiere que la persona utilice en
su trabajo slo unas pocas habilidades y ello se acenta a medida que
1a especializacin se hace mayor. Como consecuencia, se produce una
situacin psicolgica que impide el auto mejoramiento y el desarrolla
complet de 1a personalidad.e) La, especializacin requiere una
actuacin ms mecnica, que exige menos madurez intelectual.
ELABORACIN DE ORGANIGRAMASCONCEPTOUn organigrama es la
representacin grfica de la estructura orgnica de una institucin o
de una de sus reas o unidades administrativas, en las que se
muestran las relaciones que guardan entre s los rganos que la
componen.Es la grfica que muestra la estructura orgnica interna de
la organizacin formal de una empresa, sus relaciones, sus niveles
de jerarqua, y las principales funciones que
desarrollan.CLASIFICACIN DE LOS ORGANIGRAMASLos organigramas Se
pueden clasificar dentro de cuatro grandes grupos de acuerdo a
diferentes criterios que son: Por su naturaleza, por su mbito, por
su contenido y por su presentacin.Por su naturaleza Micro
administrativoCorresponden a una sola organizacin, pero pueden
referirse a ella en forma global o a alguna de las unidades que la
conforman. Macro administrativosInvolucran a ms de una organizacin.
Meso administrativosContemplan a todo un sector administrativo, o a
dos o ms organizaciones de un mismo sector.Por su mbito
GeneralesContienen informacin representativa de una organizacin
hasta determinado nivel jerrquico, dependiendo de su magnitud y
caractersticas, por lo tanto, presentan toda la organizacin y sus
interrelaciones; se llaman tambin carta maestra. EspecficosMuestran
en forma particular la estructura de una unidad administrativa o
rea de la organizacin, por lo tanto, representan la organizacin de
un departamento o seccin de una empresa. Por su contenido
IntegralesEs la representacin grfica de todas las unidades
administrativas de una organizacin as como sus relaciones de
jerarqua o dependencia. FuncionalesIncluyen en el diagrama de
organizacin, adems de las unidades y sus interrelaciones, las
principales funciones que tienen asignadas las unidades en el
siguiente grfico: De puestos, plazas y unidades Indican, para cada
unidad consignada, las necesidades en cuanto a puestos, as como el
nmero de plazas existentes o necesarias. Tambin pueden incorporar
los nombres de las personas que ocupan las plazas.Por su
presentacin VerticalesPresentan las unidades ramificadas de arriba
abajo a partir del titular en la parte superior, desagregando los
diferentes niveles jerrquicos en forma escalonada. Son los de uso
ms generalizado en la administracin, por lo cual se recomienda su
uso en los manuales de organizacin. HorizontalesDespliegan las
unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo
izquierdo. Los niveles jerrquicos se ordenan en forma anloga a
columnas, mientras que las relaciones entre las unidades por lneas
se disponen horizontalmente. MixtosLa presentacin utiliza
combinaciones verticales y horizontales con el objeto de ampliar
las posibilidades de gratificacin. Se recomienda su utilizacin en
el caso de organizaciones con un gran nmero de unidades en la base.
De BloqueParten del diseo vertical e integran un nmero mayor de
unidades en espacios ms reducidos, al desagregar en conjunto varias
unidades administrativas en los ltimos niveles jerrquicos
seleccionados para el grfico.Un organigrama consta de 2
elementos:
Las formas: son aquellas que se encargan de representar las
diversas unidades orgnicas dentro de la organizacin;
estaspuedenadoptar distintas formas geomtricas (cuadrado,
rectngulo, crculos o elipsis).
Las lneas: representan diversas relaciones o interrelaciones que
se establecen entre las diversas unidades dentro de una empresa;
estas pueden ser continuas o discontinuas, en ngulos o rectas.
Rectngulos: representan los departamentos que conforman la
estructura organizacional.
EL Flujo grama o Diagrama de FlujoConsiste en representar
grficamente hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo
tipo, por medio de smbolos.Es un diagrama que expresa grficamente
las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de
este, estableciendo su secuencia cronolgica. Segn su formato o
propsito, puede contener informacin adicional sobre el mtodo de
ejecucin de las operaciones, el itinerario de las personas, las
formas, la distancia recorrida el tiempo empleado, etc.
Caractersticas de los Flujo gramas Sinttica: La representacin
que se haga de un sistema o un proceso deber quedar resumido en
pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas extensivos
dificultan su comprensin y asimilacin, por tanto dejan de ser
prcticos. Simbolizada: La aplicacin de la simbologa adecuada a los
diagramas de sistemas y procedimientos evita a los analistas
anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en su interpretacin.
De forma visible a un sistema o un proceso: Los diagramas nos
permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso sin
necesidad de leer notas extensas. Un diagrama es comparable, en
cierta forma, con una fotografa area que contiene los rasgos
principales de una regin, y que a su vez permite observar estos
rasgos o detalles principales.
Permitir al analista asegurarse que ha desarrollado todos los
aspectos del procedimiento. Dar las bases para escribir un informe
claro y lgico. Es un medio para establecer un enlace con el
personal que eventualmente operar el nuevo procedimiento.
Simbologa de los Flujo gramas Principio y/o terminacin del
diagrama: Este smbolo representa tanto la disponibilidad de la
informacin para su procesamiento (entrada), como la mencin de que
la informacin ya ha sido procesada. Actividad u operacin: Se
utiliza siempre que una actividad o grupo de ellas tengan como
objetivo un cambio, ya sea en el valor, forma o disposicin de la
informacin. Anotacin, aclaracin, o ambos casos: Siempre que se
quiera algn comentario al margen, notas explicatorias,
aclaraciones, etc.; se trazar indistintamente una lnea punteada que
vaya de la nota aclaratoria al smbolo en que se requiere esa nota.
Conector: Este smbolo se utiliza siempre que las condiciones fsicas
de nuestro diagrama obligue a interrumpir el graficado de la
informacin que se tiene y deba seguirse el diagrama en otro lugar,
o bien cuando interese unir informaciones aisladas. Documento:
Destruccin: Transferencia: Alternativa: Este smbolo representa el
momento en que una actividad u operacin cualquiera implica tomar
uno o varios caminos diferentes. Direccin de flujo: Canalizacin:
Este smbolo se utiliza en tres formas diferentes, cuando se recibe
informacin de varias fuentes o condensa en una solaSmbolos ms
usados son:
Operacin
Transporte
Inspeccin
Demora
Almacenamiento . Tipos de Flujo gramas
Segn su forma:
Formato Vertical: En l el flujo o la secuencia de las
operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las
operaciones de un proceso con toda la informacin que se considere
necesaria, segn su propsito. Formato Horizontal: En l el flujo o la
secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha. Formato
Panormico: El proceso entero est representado en una sola carta y
puede apreciarse de una sola mirada mucho ms rpidamente que leyendo
el texto, lo que facilita su comprensin, aun para personas no
familiarizadas. Formato Arquitectnico: Describe el itinerario de
ruta de una forma o persona sobre el plano arquitectnico del rea de
trabajo. El primero de los flujo gramas es eminentemente
descriptivo, mientras que los ltimos son fundamentalmente
representativos.
Por su propsito:
De Forma: Se ocupa fundamentalmente de una forma con muy pocas o
ninguna descripcin de las operaciones. Presenta la secuencia de
cada una de las operaciones o pasos por los que atraviesa una forma
en sus diferentes copias, a travs de los diversos puestos y
departamentos, desde que se origina hasta que se archiva. Las
formas pueden representarse por smbolos, por dibujos o fotografas
reducidas o por palabras descriptivas. Se usa el formato
horizontal. Se retrata o se designa la forma en el lado izquierdo
de la grfica. De Labores (qu se hace?): Estos diagramas abreviados
slo representan las operaciones que se efectan en cada una de las
actividades o labores en que se descompone un procedimiento y el
puesto o departamento que las ejecutan. El trmino labor incluyendo
toda clase de esfuerzo fsico o mental. Se usa el formato vertical.
De Mtodo (cmo se hace?): Son tiles para fines de adiestramiento y
presentan adems la manera de realizar cada operacin de
procedimiento, por la persona que debe realizarla y dentro de la
secuencia establecida. Se usa el formato vertical. Analtico (para
qu se hace?): Presenta no solo cada una de las operaciones del
procedimiento dentro de la secuencia establecida y la persona que
las realiza, sino que analiza para qu sirve cada una de las
operaciones dentro del procedimiento. Cuando el dato es importante
consigna el tiempo empleado, la distancia recorrida o alguna
observacin complementaria. Se usa formato vertical. De Espacio
(dnde se hace?): Presenta el itinerario y la distancia que recorre
una forma o una persona durante las distintas operaciones del
procedimiento o parte de l, sealando el espacio por el que se
desplaza. Cuando el dato es importante, expresa el tiempo empleado
en el recorrido. Se usa el formato arquitectnico. Combinados:
Presenta una combinacin de dos o ms flujo gramas de las clases
anteriores. Se usa el flujo grama de formato vertical para combinar
labores, mtodos y anlisis (qu se hace, cmo se hace, para qu se
hace).
MANUALES ADMINISTRATIVOSConceptosLos manuales administrativos
son documentos que sirven como medios de comunicacin y coordinacin
que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica
la informacin de una organizacin."Es un registro escrito de
informacin e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser
utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una
empresa".OBJETIVOS DE LOS MANUALESDe acuerdo con la clasificacin y
grado de detalle, los manuales administrativos.Permiten cumplir con
los siguientes objetivos: a) Instruir al personal, acerca de
aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, polticas,
procedimientos, normas, etc. b) Precisar las funciones y relaciones
de cada unidad administrativa para deslindar, responsabilidades,
evitar duplicidad y detectar omisiones. c) Coadyuvar a la ejecucin
correcta de las labores asignadas al personal, y propiciar la
uniformidad en el trabajo. d) Servir como medio de integracin y
orientacin al personal de nuevo ingreso, Facilitando su
incorporacin a las distintas funciones operacionales. g) Auxilian
en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin del
personal ya que describen en forma detallada las actividades de
cada puesto. h) Sirve para el anlisis o revisin de los
procedimientos de un sistema. i) Interviene en la consulta de todo
el personal. j) Para establecer un sistema de informacin o bien
modificar el ya existente. k) Para uniformar y controlar el
cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin
arbitraria. l) Determina en forma ms sencilla las responsabilidades
por fallas o errores. m) Facilita las labores de auditora,
evaluacin del control interno y su evaluacin. n) Aumenta la
eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y cmo
deben hacerlo. o) Construye una base para el anlisis posterior del
trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y
mtodos.
Por su contenido: Se refiere al contenido del manual para cubrir
una variedad de materias, dentro de este tipo tenemos los
siguientes: Manual de Historia: Su propsito es proporcionar
informacin histrica sobre el Organismo: sus comienzos, crecimiento,
logros, administracin y posicin actual. Manual de organizacin: Su
propsito es exponer en forma detallada la estructura organizacional
formal a travs de la descripcin de los objetivos, funciones,
autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las
relaciones. Manual de polticas: Consiste en una descripcin
detallada de los lineamientos a seguir en la toma de decisiones
para el logro de los objetivos. Pueden elaborarse manuales de
polticas para funciones operacionales tales como: Produccin,
ventas, finanzas, personal, compras, etc. Manual de procedimientos:
Es la expresin analtica de los procedimientos administrativos a
travs de los cuales se canaliza la actividad operativa del
organismo. Manual de contenido mltiple: Cuando el volumen de
actividades, de personal o simplicidad de la estructura
organizacional, no justifique la elaboracin y utilizacin de
distintos manuales, puede ser conveniente la confeccin de este tipo
de manuales.
POR SU FUNCIN ESPECFICA:Esta clasificacin se refiere a una
funcin operacional especfica a tratar. Dentro de este apartado
puede haber los siguientes manuales: Manual de produccin: Consiste
en abarcar la necesidad de interpretar las instrucciones en base a
los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta
solucin. Manual de compras: El proceso de comprar debe estar por
escrito; consiste en definir el alcance de compras, definir la
funcin de comprar, los mtodos a utilizar que afectan sus
actividades. Manual de ventas: Consiste en sealar los aspectos
esenciales del trabajo y las rutinas de informacin comprendidas en
el trabajo de ventas (polticas de ventas, procedimientos,
controles, etc.) Manual de Finanzas: Consiste en asentar por
escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles de
la administracin, contiene numerosas instrucciones especficas a
quienes en la organizacin estn involucrados con el manejo de
dinero, proteccin de bienes y suministro de informacin financiera.
Manual de contabilidad: Trata acerca de los principios y tcnicas de
la contabilidad. Manual de crdito y cobranzas: Entre los aspectos
ms importantes que puede contener este tipo de manual estn los
siguientes: operaciones de crdito y cobranzas, control y cobro de
las operaciones, entre otros. Manual de personal: Los manuales de
personal podrn contener aspectos como: reclutamiento y seleccin,
administracin de personal, lineamientos para el manejo de
conflictos personales, polticas de personal, uso de servicios,
prestaciones, capacitacin, entre otros. Manual tcnico: Trata acerca
de los principios y tcnicas de una funcin operacional determinada.
Se elabora como fuente bsica de referencia para la unidad
administrativa responsable de la actividad y como informacin
general para el personal interesado en esa funcin. Manual de
adiestramiento o instructivo: Estos manuales explican, las labores,
los procesos y las rutinas de un puesto en particular, son
comnmente ms detallados que un manual de procedimientos. MAPAS
CONCEPTUALESSon herramientas muy eficaces para lograr un
aprendizaje significativo aunque es justo destacar que ellos por si
solos no van conseguir lograr este propsito. Para lograr un
aprendizaje significativo es necesario emplear mtodos y
concepciones de aprendizaje En la funcin de conducir, orientar,
guiar el aprendizaje de este a travs de mtodos que activen al
estudiante y lo estimulen hacia la bsqueda del conocimiento.El
papel de los mapas conceptuales est centrado, en nuestra opinin, en
dos aspectos:a. Presentar la informacin al estudiante de forma ms
organizada, con un referente grfico, respondiendo a estructuras
cognitivas desarrolladas por docentes y expertos en una rama del
conocimiento, que respondan a su vez a los intereses y a las
estructuras cognitivas desarrolladas por los estudiantes
anteriormente.b. La consecucin del trabajo colaborativo entre
estudiantes y entre estudiantes y profesores, de forma tal que los
estudiantes van construyendo su conocimiento a partir no solo de
sus percepciones sino de las percepciones de los dems estudiantes,
llevando esto a que el profesor pueda evaluar lo que el estudiante
ha aprendido.
