Elementos fundamentales en el estudio de la auditoría

Estructura del capítulo:

- Definición general de auditoría- Objetivos particulares de cada tipo de auditoría- Principales áreas, actividades y resultados que se auditan- Normas generales de auditoría- Métodos, técnicas, herramientas y procedimientos de auditoría - Estructuras de organización de las empresas y áreas dedicadas a la auditoría

IntroducciónBueno, este es un tema muy importante, ya que trata de los elementos fundamentales en el estudio de la auditoría, y por ende un auditor tiene necesariamente que tener grades conocimientos sobre este tema. De manera que de no ser así, no es considerado un auditor profesional y por lo tanto es recomendable que le eche un vistazo a este blog que se encuentra totalmente nutrido de todo lo necesario para ser un verdadero auditor profesional.

1 - Definición general de auditoríaAuditoría, es la revisión independiente que realiza un auditor profesional, aplicando técnicas, métodos y procedimientos especializados, a fin de evaluar el cumplimiento de las funciones, actividades, tareas y procedimientos de una entidad administrativa.

Bien, con esta definición queda claro el concepto de auditoría, pero tenemos que enfocarnos en la palabra independiente, por una importante razón, y es que esta palabra forma parte del requisito indispensable para llevar a cabo una auditoría, es que el auditor debe poseer absoluta independencia mental, profesional y laboral, ya que esta soberanía de acción le permite actual como un verdadero profesional al realizar cualquier tipo de evaluación.

2 - Objetivos particulares de cada tipo de auditoríaComo el nombre del título lo indica, que hay varios tipos de auditoría, las cuales serán detalladas más adelante. En este momento nos enfocaremos en que cada tipo de auditoría tienen objetivos particulares de manera que dependeran de acuerdo a lo que se vaya a evaluar. Los objetivos son:

- Realizar una revisión independiente de las actividades, áreas o funciones especiales de una institución, a fin de emitir un dictamen profesional sobre la razonabilidad de sus operaciones y resultados. - Hacer una revisión especializada, desde un punto de vista profesional y autónomo, del aspecto contable, financiero y operacional de las áreas de una empresa.- Evaluar el cumplimiento de los planes, programas, políticas, normas y lineamientos que regulan la actuación de los empleados y funcionarios de una institución.- Dictaminar de manera profesional e independiente sobre los resultados obtenidos por una empresa y sus áreas.

Anteriormente le mencioné que hay varios tipos de auditoría y que cada una tienen objetivos particulares. Dentro de los tipo de auditoría tenemos:

- La externa- La interna- La financiera- La administrativa

- La operativa- La integral- La Gubernamental- La de sistemas

Objetivos de la auditoría externa

La auditoría externa es aquella que se realiza con personal totalmente ajeno a la institución auditada, con libertad absoluta de actuación y libre de cualquier injerencia por parte de la institución donde se practica; por lo tanto, sus objetivos son los siguientes:

- Realizar una evaluación, de manera independiente, a una institución con la cual no se tenga ni empleo ni subordinación, con el fin de emitir un dictamen externo sobre la razonabilidad de sus actividades, operaciones y resultado.- Hacer una revisión independiente sobre el aspecto contable y las finanzas de las áreas de una institución.- Evaluar el cumplimiento de los planes, programas, políticas, normas y lineamientos que regulan las funciones de una institución.

Objetivos de la auditoría internaEsta auditoría se lleva a cabo con personal que labora en la empresa y que depende estructuralmente de algún directivo de la misma.

Objetivos de la auditoría financiera Esta auditoría está enfocada básicamente a evaluar la actuación finaciera y contable de las empresas, así como sus resultados financieros.

Objetivos de la auditoría administrativaLa finalidad de este tipo de auditoría es evaluar el comportamiento administrativo de las empresas.

Objetivo de la auditoría operativaEsta es similar a la anterior, pero está enfocada exclusivamente a las operaciones de una empresa.

Objetivos de la auditoría integralLa participación de grupos multidisciplinarios que será capaces de hacer evaluación total de todas las áreas de una empresa, con mayor profundidad y más completa.

Objetivos de la auditoría gubernamentalEsta auditoría es la responsable de evaluar las actividades gubernamentales, públicas y de gobierno.

Objetivos de la auditoría sistemasLa evaluación a los sistemas computacionales, a la administración del centro de cómputo, al desarrollo de proyectos informáticos, a la seguridad de los sistemas computacionales y de todo lo relacionado con ellos.

3 - Principales áreas, actividades y resultados que se auditan- Evaluación de los estados de resultados financieros y operaciones contables.- Evaluación de los objetivos, planes, programas y presupuestos.- Evaluación de la estructura organizacional, funciones, perfil de puestos, líneas de autoridad y comunicaciones.- Evaluación de la administración de los recursos humanos de una empresa o del área auditada.- Evaluación de la administración de prestaciones, impuestos y obligaciones de una empresa, así como de sus funciones y personal en general.

4 - Normas generales de auditoríaLa profesión de auditoría se rige, al menos en aspecto contable y financiero, por normas y criterios aceptados generalmente, los cuales son emitidos por asociaciones de profesionales quienes aportan experiencia, conocimientos y actualizaciones en esta materia, a fin de que los practicantes de esta profesión y similares conozcan estas normas y cumplan en el desarrollo de algún tipo de auditoría.

Normas generales- La auditoría debe ser realizada por personal que cuente con la capacitación técnica adecuada y la competencia para ejecutar como editor.- El auditor debe conservar una actitud mental independiente en todos los aspectos.- El auditor debe ser diligente en la presentación de los resultados de us auditoría.

5 - Métodos, técnicas, herramientas y procedimientos de auditoríaEstas técnicas, métodos y procedimientos de auditoría se ubica en tres grandes grupos, considerado a las herramientas tradicionales y otras herramientas específicas aplicables a los sistemas computacionales.

Instrumentos de recopilación de datos aplicables en la auditoría de sistemas

* Entrevistas* Cuestionario * Encuestas

* Observación * Inventarios

* Muestreo* Experimentación

Técnicas de evaluación aplicables en la auditoría de sistemas

* Examen* Inspección

* Confirmación* Comparación

* Revisión documental

Técnicas especiales para la auditoría de sistemas computacionales

* Guías de evaluación* Ponderación* Simulación

* Evaluación* Diagrama del círculo de sistemas* Diagramas de sistemas

* Matríz de evaluación* Programas de verificación* Seguimiento de programación

Entre los objetivos prioritarios para instrumentarla de manera consistente tenemos los siguientes:De control.- Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicación y poder evaluar el comportamiento organizacional en relación con estándares preestablecidos.

De productividad.- Encauzan las acciones para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la organización.

De organización.- Determinan que su curso apoye la definición de la estructura, competencia, funciones y procesos a través del manejo efectivo de la delegación de autoridad y el trabajo en equipo.

Elvin Cesarin P Gonzalez 2000-356

El porqué de las auditorías de información en las organizaciones

Mucho se ha hablado, y se continuará hablando, de las auditorías informativas como herramientas para la evaluación de la gestión de la información, de las necesidades informativas y de uno de los pasos previos para la instauración de un sistema de gestión informativa dentro de las organizaciones.

Este concepto surge ante la definición de una nueva forma de trabajo basada en la difusión y el compartimiento de la información dentro de las organizaciones, así como la implantación de una serie de elementos y de herramientas informáticas adecuadas para ello. Sin embargo, las grandes inversiones en equipos informáticos, en el establecimiento de redes internas y externas, además de sistemas web de Intranet para el Workflow, no son óbice suficiente para que la información comience a fluir por sí misma, a ser compartida por los miembros de la organización y que posea la calidad esperada.

Que las diferencias entre la información existente y la que debería existir dentro de los sistemas de información no cumple con las expectativas esperadas es uno de los principales problemas con los que se encuentran los diseñadores y administradores de este tipo de redes. La información disponible tanto en el interior como el entorno de la empresa no se corresponde con la información total que posee la organización y ésta tan sólo cubre una parte de las necesidades de los departamentos de la misma.

La auditoría de la información consiste en el examen y evaluación periódica de los recursos informativos de una organización. Su objetivo es conocer la utilización que se hace de la información, las barreras que se le impone y el establecimiento de procesos de mejora. Uno de los pasos previos a tener presente antes de la ejecución efectiva de una auditoria de la información consiste en el conocimiento de los objetivos y las prioridades de la organización, la estructura que ésta posee, los estilos de gestión que se llevan a cabo y las relaciones con el entorno.

El punto capital ante el que se enfrenta el auditor es que su labor venga respaldada completamente por la dirección de la organización. Sin este apoyo cualquier medida que adoptemos fracasará irremediablemente. Hay que tener presente que el principal problema es que la información tiende a ser acaparada por los miembros de la organización como si se tratase de un recurso a atesorar. Ante esto, se deben diseñar políticas de intercambio informativo de manera que la liberación de la información se vea compensada de alguna forma.

El ámbito de la auditoría es identificar el uso, los recursos y el flujo de la información. Para esto, deberemos identificar y conocer cuáles son los recursos informativos de los que la organización dispone, qué uso se hace de ellos y los resultados que se obtiene, de qué equipamiento se dispone y quién lo tiene, el coste, el valor que aporta a la organización y qué tipo de personal desempeña estas funciones.

La planificación de la auditoría debe estar completamente ajustada, de manera que debe de darse un acceso adecuado a las personas y a los documentos, además de darse un acuerdo sobre los métodos de gestión y de presentación de la investigación.

Más Info:

De la Auditoría de Información a Intranet: Claves para la implantación de sistemas de gestión de información en las empresas

Elementos de una auditoría de información

Como ya indicábamos en el envío anterior, al realizar una auditoría de información, debemos identificar el uso de la información que se hace en una organización y el flujo que sigue. Para ello, deberemos identificar los recursos de los que la organización a estudiar dispone, qué uso efectivo se hace de ellos y los resultados que se obtienen. También debemos detenernos en el equipamiento disponible, quién hace uso de él, el coste, el valor que aporta a la organización y qué tipo de profesional desempeña estas funciones.

La auditoría informativa debe relacionar lo que se encuentra con los objetivos de la organización, así como relacionarlos con la cultura organizativa, además de ayudar a decidir cómo la organización debe desarrollar una política informativa. Con la auditoría, se persigue realizar una diagnosis de las carencias de la situación actual, ya se trate de duplicaciones de la información como falta de ésta, subutilización de recursos, incompatibilidad y/u obsolescencia de sistemas, carencias formativas dentro del conjunto de los miembros de la organización, necesidades extraordinarias de recursos e insuficiencia del personal.

Los elementos que deben constituir una auditoría de información son:

Identificación de los recursos y los flujos de información. Valoración del uso efectivo que se hace de las tecnologías de la información disponibles. Control y racionalización de costes. Marketing de la unidad y de sus productos informativos. Diseño de las tareas de las personas que trabajan con información dentro de la unidad.