BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Landasan Teori

2.1.1 Pengertian Surat

Surat adalah alat atau sarana komunikasi yang baik dalam bentuk tulisan

muapun gambar yang dugunakan oleh pihak-pihak terkait seperti perusahaan,

organisasi, maupun pribadi kepada pihak lain untuk menyampaikan suatu

informasi yang berfungsi sebagai bukti konkrit pada suatu hal atau kejadian

tertentu.

Menurut beberapa ahli yang salah satunya oleh The Liang Gie (2000:115)

surat adalah setiap bentuk catatan tertulis atau bergambar yang memuat

keterangan mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk

membantu ingatannya.

Pengertian diatas juga didukung oleh para ahli lainnya seperti Fred

Nauheim (2001:1) yang menyatakan bahwa :

“Surat adalah dimaksudkan untuk memberi informasi kepada seseorang. Itulah sebabnya surat itu tertulis. Hampir tidak mungkin sebuah surat untuk beberapa informais yang gagal disampaikan. Setidaknya seorang anak dapat melakukannya, tetapi hanya ketika Anda memberikan surat lembur dan kekreatifitasan yang akan menjadi kualitas Anda”.

Pengertian surat menurut Sedarmayanti (1997:26) surat adalah alat

komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi atau pernyataan dari satu

pihak kepada pihak lain. Adapun definisi lain yaitu, surat adalah alat komunikasi

8

9

yang berasal dari satu pihak yang ditujukan kepada pihak lain untuk

menyampaikan warta.

Selain surat ada alat komunikasi lainnya yang lebih modern misalnya

telepon, telex, telegrap, radio, email dan televisi. Akan tetapi dibandingkan alat

komunikasi yang lain surat memiliki kelebihan tersendiri, hal ini dikarenakan

surat merupakan sarana yang dapat merekam informasi jauh lebih panjang, lebih

rinci namun tetap praktis dan ekonomis. Dalam hal ini surat bersifat praktis yang

artinya dapat menyimpan rahasia, efektif artinya sesuai dengan keadaan yang

sebenarnya dan ekonomis artinya biaya pembuatan, peralatan dan pengirimannya

murah.

Dari beberapa penjelasan diatas maka dapat ditarik kesimpulan bahwa

surat adalah alat komunikasi yang berisi informasi baik tertulis maupun

bergambar yang hendak disampaikan kepada pihak lain yang bersangkutan dan

memiliki kelebihan tersendiri dalam hal kerahasiaan, keefektifan dan ekonomis.

2.1.2 Fungsi Surat

Menurut Y.S Marjo (2005:15) ada beberapa fungsi surat dalam kehidupan

masyarakat sehari-hari yaitu :

a. Sebagai wakil atau duta dari si penulis atau si pengirim suratDisini surat berperan sebagai pembawa misi atau pesan penulis. Oleh karena itu, surat harus ditulis seteliti mungkin, obyektif, sistematis dan jelas. Untuk itu penulis surat harus memahami pengetahuan bahasa dan pengetahuan tentang korespondensi ( surat menyurat).

b. Surat sebagai bahan bukti hitam diatas putih karena surat merupakan alat komunikasi yang mempunyai kekuatan hukum misalnya kuitansi, bukti tanda terima, faktur, surat perjanjian, dan lain-lain yang dapat

10

dijadikan bahan bukti sebagaimana yang dilakukan dalam dunia bisnis (perniagaan).

c. Referensi dalam merencanakan atau menindaklanjuti suatu aktivitas Surat-surat yang diarsipkan merupakan sumber data yang diperlukan dalam perencanaan dan penindaklanjutan suatu aktivitas. Sebuah organisasi atau badan usaha dapat bertindak lebih lanjut dan tidak kehilangan arah dengan adanya surat-menyurat dan kearsipan serta data- data.

d. Alat pengingatSesuatu yang terlupakan dalam kegiatan masa lalu dapat dilihat dan ditinjau kembali.

e. Alat untuk memperpendek jarak, penghemat tenaga/waktuSesuatu atau tempat yang harus dikunjungi bila tidak begitu penting dapat dihubungkan saja dengan memakai surat.

f. Bukti sejarah dan kegiatan suatu organisasi atau badan usahag. Jaminan keamanan, misalnya surat jalanh. Sebagai alat promosi pihak pengirim (berkaitan dalam surat bisnis)

Biasanya promosi ini dilakukan dengan logo/kop surat yang tertera disampul luar ataupun lembaran isi pada surat yang dikirimkan.

Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa surat memiliki berbagai

fungsi yang sangat bermanfaat bagi kehidupan sehari-hari baik dalam organisasi

maupun kehidupan bermasyarakat pada umumnya.

2.1.3 Tujuan Surat

Berbagai macam tujuan orang dalam menulis surat tak terkecuali dengan

organisasi atau perusahaan yang mempunyai tujuan niaga atau dagang dan ada

hal lain yang menjadi tujuan surat pribadi atau individu. Jadi dapat disimpulkan

bahwa surat mempunyai beberapa tujuan yaitu :

1. Sebagai pemberitahuan.

2. Sebagai surat perintah.

3. Sebagai surat peringatan/teguran.

4. Sebagai surat permohonan/permintaan.

11

5. Sebagai surat pengantar.

6. Sebagai surat perjanjian.

7. Sebagai surat laporan.

8. Sebagai surat keputusan.

9. Sebagai surat panggilan

10. Sebagai surat susulan.

2.1.4 Sifat-sifat Surat

Selain mempunyai fungsi dan tujuan surat juga memiliki sifat-sifat yang

mengikat pada surat tersebut. Sifat-sifat surat ini sudah berlaku dalam organisasi

baik pemerintah, swasta dan masyarakat. Adapun sifat-sifat surat menurut The

Liang Gie (2000:120) adalah sebagai berikut.

1. Surat dinas adalah surat yang memuat persoalan kedinasan dan dibuat oleh instansi pemerintah.

2. Surat pribadi adalah :a.Surat pribadi yang isinya bersifat kekeluargaan, persahabatan, dan

perkenalan.b. Surat pribadi yang sifatnya resmi, seperti surat lamaran kerja, surat

permohonan.c.Surat niaga adalah surat yang memuat persoalan niaga oleh

perusahaan atau badan usaha yang bersifat dagang.d. Surat sosial adalah surat yang dibuat oleh berbagai lembaga sosial

dan yayasan-yayasan.e.Surat kawat adalah surat yang ditulis dengan gaya bahasa telegram

dan digunakan untuk ucapan selamat, ulang tahun dan hari raya.f. Surat pengantar adalah surat pengiring untuk suatu pengiriman barang

bersama surat tersebut.

Dilihat dari segi keamanan surat terbagi atas surat rahasia yang ditandai dengan RHS atau R, sangat rahasia ditandai dengan SRHS atau SR, dan biasa. Dalam segi penyelesaiannya atau kecepatan pengirimannya surat terbagi atas sangat segera atau kilat, segera dan biasa.

12

Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa sifat surat dapat dilihat

dari kepentingan surat itu sendiri.

2.1.5 Syarat-syarat Surat yang Baik

Syarat-syarat surat yang baik yang diberlakukan dalam pembuatan surat

yaitu obyektif dan bukan subyektif, sistematis susunan surat, singkat dan tidak

bertele-tele, jelas kepada siapa surat tersebut disampaikan, jelas darimana surat

tersebut diberikan, perihalnya seperti apa, sopan dan ramah tamah dalam

bahasanya. Selain itu, untuk memenuhi persyaratan tersebut maka diperlukan juga

penguasaan permasalahan yang akan di tulis, penguasaan bahasa tulis, dan

pengetahuan tentang surat-menyurat.

Untuk menulis surat yang baik dibutuhkan ilmu atau pengetahuan tentang

surat-menyurat dan administrasi, bahasa yang baik, menguasai permasalahan yang

hendak ditulis atau dibicarakan serta menggunakan kaidah-kaidah korespondensi

yang berlaku umum.

2.1.6 Jenis-jenis Surat

1. Surat menurut jumlah penerima surat terdiri atas :

a. Surat biasa ( untuk satu orang, organisasi atau pejabat).

b. Surat edaran ( untuk beberapa orang, organisasi atau pejabat).

c. Surat pengumuman ( untuk sekelompok masyarakat).

2. Surat menurut prosedur pengurusannya terdiri atas :

a. Surat masuk.

b. Surat keluar.

13

3. Surat menurut jangkauannya terdiri atas :

a. Surat intern.

b. Surat ekstern.

2.1.7 Bentuk-bentuk Surat

Menurut Y.S Marjo (2005:43) yang dimaksud dengan bentuk tubuh surat

adalah :

“Pola atau tata letak (lay out) susunan kalimat-kalimat dengan segala materi yang terdapat pada keseluruhan surat, dengan bagian-bagian yang lengkap. Komponen-komponen dalam surat harus disusun sesuai dengan kebiasaan yang berlaku di dalam surat-menyurat. Hal ini bertujuan agar si penerima surat lebih lebih mudah mengidentifikasikan pihak pengirim surat serta mengetahui dengan mudah isi dan maksud si pengirim surat”.

Adapun komponen-komponen surat yang terdapat dalam bentuk tubuh

surat yaitu :

1. Kepala surat (heading, letter head) berfungsi sebagai :

a. Sebagai alat pengenal.

b. Sebagai alat pemberian informasi.

2. Tanggal surat berfungsi sebagai :

a. Referensi ( bersifat opsional).

b. Alat pemberi informasi.

c. Tanda waktu yang dikeluarkan oleh organisasi atau perusahaan.

3. Nomor surat berfungsi sebagai :

a. Alat petunjuk bagi petugas filling, administrasi dan kearsipan.

14

b. Alat pengukur kegiatan kantor ynag berhubungan dengan surat pada suatu

periode tertentu.

c. Sebagai referensi dan petunjuk unit asal surat.

4. Lampiran berfungsi sebagai petunjuk tentang dokumen yang harus disertakan

bersama surat yang bersangkutan.

5. Perihal berfungsi sebagai :

a. Referensi.

b. Petunjuk tentang intisari dari isi surat secara keseluruhan.

c. Petunjuk bagi petugas filling, administrasi dan kearsipan.

6. Alamat dalam berfungsi sebagai :

a. Petunjuk bagi petugas filling, administrasi dan kearsipan.

b. Petunjuk keaman surat harus dikirim atau disampaikan.

c. Sebagai petunjuk alamat luar amplop.

7. Salam pembuka berfungsi sebagai tanda pembuka pembicaraan dalam surat.

8. Isi surat berfungsi sebagai pengurai materi pokok, permaslahan atau

pembahasan.

9. Salam penutup befungsi sebagai tanda pembicaraan telah selesai.

10. Nama jabatan ( penutur surat ) berfungsi sebagai:

a. Identitas penanggung jawab surat.

b. Petunjuk bagi petugas filling, administrasi dan kearsipan.

11. Initial berfungsi sebagai pemberi informasi oleh siapa surat tersebut dibuat

atau diketik ataupun dikonsep. Juga berfungsi untuk memudahkan

pemeriksaan kembali apabila terjadi kekeliruan.

15

12. Tembusan berfungsi sebagai kegunaan lain apabila ada pihak lain yang

dianggap perlu atau ada kaitannya denga isi surat tersebut.

Komponen-komponen yang telah diuraikan diatas merupakan pola dasar

atau teori untuk menulis surat secara disiplin dalam penganut form atau bentuk

tubuh surat.

Beberapa bentuk tubuh surat yaitu :

1. Full Block Style ( bentuk lurus penuh)

2. Block style ( bentuk lurus)

3. Semi Block style ( bentuk setengah lurus)

4. Square Block style ( bentuk persegi)

5. Simple Style ( bentuk sederhana)

6. Special Paragraph ( bentuk lekuk)

7. Identitied style ( bentuk resmi/dinas pemerintahan)

8. Official style ( bentuk resmi/dinas pemerintahan)

9. American style ( bentuk surat model amerika)

10. British Style ( bentuk surat model amerika)

11. Surat Dinas

2.2 Pengertian Surat Masuk

Surat masuk adalah surat yang diterima dari perusahaan atau instansi lain

kepada pihak yang bersangkutan. Pengertian tersebut juga didukung oleh

Wursanto (1991:108) yang menyatakan bahwa surat masuk merupakan saran

16

komunikasi tertulis yang diterima dari instansi atau perorangan. Dapat pula

diartikan , surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain

maupun perorangan, baik yang diterima melalui pos maupun yang diterima dari

kurir dengan mempergunakan buku pengiriman.

Pengendalian dan pengurusan surat masuk dalam instansi dapat

digolongkan menurut penggolongan jenis surat yaitu :

1. Surat penting

Semua surat yang mengemukakan semua masalah-masalah pokok yang

memepengaruhi langsung ataupun tidak langsung, berhasil tidaknya

pencapaian tujuan organisasi.

2. Surat rutin atau biasa

Surat yang tidak tergolong penting, dimana surat-surat tersebut langsung di

tindak lanjuti, relatif singkat dan tidak disimpan terlalu lama.

3. Surat rahasia

Surat yang harus disampaikan sesegera mingkin kepada pimpinan (orang yang

bersangkutan) yang masih dalam keadaan tertutup, sehingga surat tersebut

tidak boleh dibuka oleh penerima surat.

4. Surat pribadi

Surat yang disimpulkannya tercantum nama pribadi orang yang bersangkutan,

walaupun disertai jabatan formalnya.

17

2.2.1 Proses Pengelolaan Surat Masuk

Proses menurut Sutalaksana (2001:62) yaitu tahapan-tahapan atau

langkah-langkah yang harus dilalui dalam usaha mencapai tujuan. Tahapan atau

langkah itu satu dengan yang lain saling berhubungan/berkaitan sehingga

merupakan suatu rangkaian kegiatan.

Pada setiap organisasi baik swasta atau pemerintah hubungan melalui surat

dengan pihak lain merupakan jalur yang paling banyak ditempuh, hal ini bisa

dikaitkan dengan semakin luasnya hubungan dengan pihak luar organisasi, maka

surat serta kegiatan yang berkaitan dengan surat semakin padat.

Surat yang baik adalah surat yang mengikuti prosedur yang sudah ada

yaitu mulai dari mengurus, mengatur dan mengendalikan surat. Oleh karena itu,

bagian yang mengatur masuknya surat harus diteliti, khususnya untuk memastikan

surat-surat tersebut sesuai dengan yang ditujukan. Ada beberapa tahap dalam

penanganan surat masuk dapat dilihat pada gambar berikut ini :

Gambar 2.1Tahapan Pengelolaan Surat Masuk

Sumber : Wursanto,1989:11

Penerimaan surat

Pembukaan surat Penyortiran surat

Pengagendaan surat

Pendistribusian surat

Penyimpanan surat

18

Keterangan :

a. Penerima surat :Penerima surat sebaiknya ditangani oleh satu unit sendiri yang menerima semua surat masuk, yaitu unit kerasipan. Sistem ini dinamakan sistem satu pintu. Semua surat masuk termasuk barang cetakan yang diterima oleh penerima surat harus diteruskan kepada pencatat surat, apabila sampul telah dibubuhi capa atau tanggal penerima surat.

b. Pembukaan suratPembukaan surat dilakukan oleh seorang petugas dalam bidang kearsipan untuk mengeluarkan surat dari sampul atau amplop untuk dilakukan proses lebih lanjut.

c. Penyortiran suratKegiatan memisahkan surat-surat yang diterima dari instansi lain dalam kelompok atau golongan yang telah ditentukan sebelumnya.

d. Pengagendaan suratSetelah surat-surat dikeluarkan dari amplop, sebelum surat-surat tersebut disampaikan kepada yang bersangkutan hendaknya dicatat terlebih dahulu dalam buku agenda.

e. Pendistribusian suratPengarahan surat masuk adalah pengarahan yang telah diagendakan setelah itu diserahakan kepada yang berkepentingan disertai buku ekspedisi. Apabila surat –surat tersebut dipandang perlu diteruskan kepada bawahan maka surat tersebut diteruskan dengan menggunakan lembar disposisi rangkap 2, yang dimaksud dengan lembar disposisi adalah lembar kertas dengan ukuran tertentu yang dipergunakan oleh pimpinan dan bawahan.

Berdasarkan penjelasan diatas jelas bahwa setiap surat yang masuk

haruslah dikelola atau ditangani dengan baik sehingga akan menghasilkan

efisiensi kerja yang diharapkan.

2.3 Pengertian Surat Keluar

Surat keluar yaitu surat yang dikirim dari pihak baik instansi, organisasi

atau perusahaan yang berisi tentang suatu informasi atau data baik itu perintah,

pemberitahuan maupun informasi lainnya.Hal tersebut didukung oleh Wursanto

19

( 1991:144) bahwa surat keluar adalah surat yang sudah lengkap ( bertanggal,

bernomor, berstempel dan telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang yang

dibuat oleh suatu instansi atau lembaga lain).

2.3.1 Proses Pengelolaan Surat Keluar

Dalam bukunya Wursanto menjelaskan penggunaan serta tahapan–tahapan

dalam pengelolaan surat keluar dapat dilihat pada gambar berikut ini

Gambar 2.2Tahapan Pengelolaan Surat Keluar

Sumber : Wursanto,1991:144

Pengonsepan Surat

Pengetikan Surat

Pemeriksaan Surat

Pencatatan Surat

Pengiriman Surat

20

Keterangan :

a. Pengonsepan yaitu pembuatan rancangan surat yang dilakukan oleh pimpinan perusahaan sebelum diberikan kepada sekretaris.

b. Pengetikan, setelah konsep surat selesai dan diserahkan kepada sekretaris maka surat siap untuk diketik sesuai dengan yang teleh ditentukan.

c. Pemeriksaan, pimpinan kembali memeriksa surat yang telah diketik apabila ada kekurangan dan telah benar penulisannya.

d. Pencatatan, setelah diperiksa surat tersebut ditulis pada buku agenda sesuai dengan nomor surat yang telah dikeluarkan.

Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa surat keluar yang baik

adalah surat yang sudah dikonsep dengan baik, penulisan yang rapi, pemeriksaan

yang teliti dan pengiriman surat yang sesuai dengan prosedur yang sudah ada.

2.4 Pengertian Efisiensi

Dari pembahasan awal telah disoroti mengenai efisiensi, apa sebenarnya

efisiensi itu sendiri. Sedarmayanti (1990:138) menyatakan bahwa efisiensi adalah

cara bekerja yang sederhana, penggunaan alat-alat yang dapat membantu

mempercepat penyelesaian tugas serta menghemat gerak dan tenaga.

Efisiensi adalah merupakan pelaksanaan cara-cara tertentu dengan tanpa mengurangi tujuannya merupakan cara yang :a. Termudah mengerjakannya.b. Termurah biayanya.c. Tersingkat waktunya.d. Teringan bebannya.e. Terpendek jaraknya. (Sedarmayanti,1990:139)

Jadi dapat disimpulkan bahwa cara bekerja yang efisien untuk semua

pekerjaan-pekerjaan kantor yang besar maupun yang sekecil-kecilnya, sehingga

dapat membantu mempercepat penyelesaian tugas dengan memanfaatkan kelima

unsur diatas.

21

Pengertian efisiensi menurut Ursula Ernawati (2004:40) adalah berarti

tepat guna, yaitu bagaimana kita menggunakan berbagai sumber daya yang ada

dengan baik sehingga akan memberikan hasil atau bisa dikatakan efisiensi berarti

mengerjakan sesuatu dengan baik / tepat (do the things right).

Selain pengertian dari kedua ahli diatas, ada ahli lain yang juga

memberikan definisi tentang efisiensi yaitu The Liang Gie (1996:171) yang

menyatakan bahwa efisiensi adalah asas dasar tentang perbandingan terbaik antara

suatu usaha dengan hasilnya.

Perbandingan ini dapat dilihat dari 2 segi yaitu :

1) Segi usaha : suatu usaha dapat dikatakan efisien kalau sesuatu hasil tertentu tercapai dengan usaha yang sekecil-kecilnya,. Pengertian ‘usaha’ dapat dikembalikan pada 5 unsur yang dapat juga disebut sumber-sumber kerja, yakni :a. Tenaga b. Waktu c. Pikirand. Ruang e. Benda

Gambar 2.3

Gambar Usaha dalam Efisiensi Kerja

Ket: A = Usaha biasa C = Usaha terkecilB = Usaha lebih kecil

Dari gambar diatas dapat disimpulkan bahwa usaha pada huruf C adalah

efisien karena memberikan perbandingan yang terbaik dilihat dari sudut usaha,

Hasil tertentu

A

B

C

22

yaitu paling sedikit mengeluarkan 5 sumber kerja untuk mencapai hasil tertentu

sesuai dengan hasil yang diharapkan.

Pada perbandingan lainnya dapat dilihat dari:

2) Segi hasil : suatu kegitan dapat disebut efisien kalau dengan sesuatu usaha tertentu memberikan hasil yang sebanyak-banyaknya, baik mutunya ataupun jumlah satuan itu.

Gambar 2.4

Hasil yang Didapatkan dengan Usaha Tertentu

Ket : A = Hasil biasaB = Hasil lebih besarC = Hasil terbesar

Dari gambar diatas dapat disimpulkan bahwa hasil pada huruf C adalah

yang efisien karena menunjukan perbandingan yang terbaik ditinjau dari sudut

hasil yaitu memberikan hasil yang paling besar mengenai jumlah atau mutunya.

Jadi dari beberapa keterangan diatas dapat disimpulkan bahwa konsepsi

tentang efisiensi sebagai perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya

itu dapat diterapkan dalam berbagai bidang, dari kehidupan pribadi yang bersifat

perseorangan sampai lapangan pekerjaan yang luas. Apabila diterapkan dalam

bidang apapun, maka akan terdapatlah efisiensi kerja.

Usaha tertentu

A

B

C

23

2.5 Pengertian Elektronik

Elektronik adalah alat atau media yang dihasilkan dari perkembangan ilmu

teknologi yang berdampak positif kepada masyarakat luas, yang mampu

memberikan kepuasan terhadap penggunanya serta memberikan hasil yang

memuaskan.

Dokumen elektronik kini merupakan prioritas pengolahan dokumen pada

banyak badan organisasi, oleh karena itu manajemen dokumen elektronik

diperlukan karena berbagai alasan.

Menurut Sulistyo Basuki (2003:188) menyatakan bahwa ada 2 hal

organisasi memilih manajemen dokumen secara elektronik yaitu :

1. Volume dokumen elektronik semakin bertambah, walaupun banyak ilmuan menyatakan bahwa antara 70-80% dokumen yang dicopy dan disimpan masih dalam format kertas, format tersebut semakin lama semakin berkurang, pengurangan jumlah dokumen dalam format kertas terjadi karena badan korporasi mempertanyakan masalah biaya menyangkut percetakan, penyimpanan dan masalah bekerja dengan format kertas.

2. Lingkungan teknologi informasi, tempat karyawan bekerja dan berpusat pada pemakai akan menyebabkan terjadinya pengurangan pada tingkat dan kualitas manajemen dokumen.

Mengacu pada teknologi yang menyimpan dokumen atau gambar ke

media komputer telah lama digunakan sejak awal abad 20. Teknologi yang lebih

mutakhir dengan menggunakan media simpan berupa mesin elektronik

memungkinkan menyimpan data dalam jumlah besar dalam media berukuran

kecil. Sistem pengalihan dokumen ke media elektronik meghilangkan kerugian

dalam sistem berbasis kertas, misalnya terjadi salah berkas dan pekerjaan

memberkaskan cara manual yang membosankan serta waktu yang terbuang

menemukan kembali arsip dinamis secara fisik.

24

Dalam bukunya Sulistyo Basuki (2003:191) menyatakan bahwa:

Dalam aplikasinya dokumen arsip dibuat dari kertas misalnya surat masuk, surat keluar, surat tagihan, rekam medis dan lain sebagainya. Sistem elektronik terbagi atas 3 komponen fisik yaitu :

a) Sistem pengendali (berupa hardware dan software)Hardware atau perangkat keras diantaranya :

Komputer adalah sistem elektronik yang mampu memaipulasi data yang cepat dan tepat serta dirancang dan diorganisasikan supaya secara otomatis dapat menerima dan menyimpan data input serta memproses dan meghasilkan output berdasarkan instruksi-instruksi yang sudah tersimpan dalam memori.

Kabel data adalah alat yang menghubungkan antara mesin scanner dengan komputer.

Keyboard adalah alat bantu dalam memasukan data, merubah, menambah dan menghapus program pada suatu komputer (papan ketik komputer).

Mouse adalah suatu alat penunjuk yang berguna menggerakan ponter atau kursor. Software atau alat perangkat lunak diantaranya :

Photosoft adalah software yang memberikan layanan yang dapat mengkonversi atau merubah data khususnya gambar.

Adobe acrobate adalah sofware yang memberikan layanan yang dapat mengkonversi data baik teks maupun gambar.

Dari sistem pengendali diatas dapat disimpulkan bahwa alat hardware dan

software adalah saran yang sangat penting dalam menunjang efisiensi kerja

khususnya dalam mengelola surat masuk dan surat keluar secara elektronik.

Selain sistem pengendali ada sarana lain yang dibutuhkan dalam

pengelolaan surat masuk dan surat keluar secara elektronik yaitu :

b) Pemindai dokumen (dokumen scanner)Suatu alat elektronik yang fungsinya menyerupai mesin fotocopy. Jika mesin fotocopy dapat langsung dilihat pada kertas sedangkan mesin scanner hasilnya dapat dilihat pada layar komputerkemudian baru dapat dirubah dan dimodifikasi sehingga tampilan dan hasilnya menjadi bagus yang kemudian dapat disimpan sebagai file text, dokumen dan gambar.

c) Pencetak (printer).

25

Printer adalah alat yang akan mengoutput hasil dari data gambar atau teks yang sudah dimasukan sebelumnya.

Dari keterangan diatas dapat disimpilkan bahwa alat pemindai dokumen

dan printer merupakan sarana penting lainnya yang akan memproses data input

dan output dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar secara elektronik

2.5.1 Bentuk dan Cara Kerja Scanner

Bentuk dan ukuran dari mesin scanner berbeda-beda, ada yang berukuran

kertas polio ada juga yang berukuran post card, bahkan ada yang terbaru yaitu

bernebtuk pena yang diluncurkan oleh perusahaan besar WizCom Technologi Inc.

scanner tersebut dapat menyimpan hingga 1000 halaman teks cetak dan

mentransfernya ke sebuah komputer pribadi. Data yang telah diambil dari scanner

tersebut bisa dimasukan secara langsung kesemua aplikasi komputer berbentuk

datar.

Cara kerja mesin scanner adalah sebagai berikut :

Pada saat menekan mouse untuk memulai scanning, maka yang terjadi

adalah :

1. Penekanan tombol mouse dari komputer menggerakan pengendali kecepatan

pada mesin. Mesin yang terletak dalam scanner tersebut mengendalikan proses

pengiriman ke unit scanning.

2. Kemudian unit scanning menempatkan proses pengiriman scanning ketempat

atau jalur yang sesuai.

26

3. Nyala lampu yang terlihat pada scanner menandakan bahwa scanning sudah

mulai dilakukan.

4. Setelah nyala lampu sudah tidak ada, berarti proses scan sudah selesai dan

hasilnya dapat dilihat dilayar komputer.

5. Apabila hasil atau tampilan teks/gambar ingin dirubah, kita dapat merubahnya

dengan software-software aplikasi yang ada, misalnya dengan photoshop,

adobe acrobat dan lain sebagainya.

6. Apabila hasilnya ingin dilihat dalam bentuk fisik maka kita dapat langsung

memprintout data yang berupa teks atau gambar.