• Programok szereplői• Tradicionális projektszervezet• Mátrix típusú projektszervezet• Projektszereplők és projektszerepek• Projektvezetés• Vezetési típusok• Emberi erőforrás szakmai leltár mátrix• Felelősség mátrix

ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE6. ea.: Projektek szervezete

Program bonyolítás

BONYOLÍTÓBONYOLÍTÓSZERVEZETSZERVEZET

PROJEKT GAZDA,PROJEKT GAZDA, KEDVEZMÉNYEZETT,KEDVEZMÉNYEZETT,

VÉGREHAJTÓVÉGREHAJTÓ

Ellenőrzés – Monitoring - Értékelés

pénz

Ellenőrzés – Monitoring - Értékelés

Ellenőrzés: pénzügyi, jogi és adminisztratív előírások

Monitoring: eredményesség

Értékelés: problémamegoldás

pénzFINANSZÍROZÓFINANSZÍROZÓ

SZERVEZETSZERVEZET

MONITORING BIZOTTSÁG

MONITORING BIZOTTSÁG

Finanszírozó

• Fel vagyok hatalmazva arra, hogy bizonyos dolgok alakulásába beleszóljak (pl. EU) és ehhez forrásokkal (EURO) is rendelkezem, amit programok indításával (pl. PHARE) valósítok meg.

• A bonyolítást vagy valamely saját szervezetem végzi, vagy másokat bízok meg ezzel.

• Meghatározom az alap prioritásokat, globális célkitűzéseket és az elérendő végső eredményt.

A finanszírozó célja

• Valamilyen nagy horderejű probléma oldódjon meg

• Valamilyen kedvezőtlen hatás mérséklődjön

• A jelenlegi állapotról valamilyen irányba mozduljunk el

• Valamilyen politika valósuljon meg

Közreműködő szervezet

• Megpróbálja megszerezni a megbízást (pl. ESZA Kht., RFÜ, stb.) - pályázat, ajánlat szerződés -

• Meghatározza a részletes prioritásokat• Projekteket generál (tájékoztatás, konzultáció)• Elkészíti a pályázati kiírást (forma, tartalom,

határidők, pályázók köre)• Felállítja az adminisztratív és pénzügyi bonyolításért

felelős egységet• Kiírja a pályázatot (tájékoztatás, konzultáció)

Közreműködő szervezet

• Befogadja a pályázatokat• Értékeli a pályázatokat• Szerződéseket köt a nyertesekkel• Folyamatosan ellenőrzi és követi a futó

projekteket• Előkészíti a projekt zárást (konzultáció,

beszámoló és jelentések)• Lezárja a projekteket (adminisztratív, szakmai és

pénzügyi)• Kiértékeli a projekteket (szakmai és pénzügyi)• Jelentést készít a finanszírozó felé

Projekt gazda

• Ismeri a helyi gondokat és problémákat• Kevés a saját forrása azok megoldására• Kiegészítő forrásokat kutat talál (pályázat) ?• Együttgondolkodás, partnerség• Koncepció, tervezés• Pályázat írás és beadás nyer ?• Szerződéskötés !!!• Végrehajtás, megvalósítás• Beszámolás és elszámolás• „Továbbélés"

A projekt szervezeteLehet egyszeri a megvalósítást irányító szervezet, amely a projekt

befejezése után megszűnik

A szervezet két értelemben létezik:

– Belső (a vizsgáltunk tárgya, a cégen belüli projekt menedzsment)

– Külső (a projekt menedzselése házon kívül)• nagyobb projekteknél szponzorok, finanszírozók, tanácsadó

testületek külső csoportjai lehetnek illetékesek• a szervezet kialakításának körülményei a projektmenedzser

hatáskörén kívül esnek.

Leggyakoribb (belső) projekt szervezet típusok:

– Tradicionális projekt szervezet– Mátrix projekt szervezet

Tradicionális (funkcionális) projekt szervezet

• ELŐNYÖK– a projekt vezetőnek

teljes kompetenciája van

– a felelősség kérdése egyértelműen tisztázott

– zavarok esetén gyors reagálás

– munkatársak bevonása célirányos

• HÁTRÁNYOK– a projekt tagok

kiválasztásánál a projekt vezetője függőségben van a szervezeti egységek vezetőivel

– a munkatársak projekthez rendelése miatt gondoskodni kell pótlólagos munkaerőről

– a projekt befejezése után problémás lehet a tagok re-integrációja a szervezetbe

Tradicionális projekt szervezet

Projektmenedzser döntése és felelőssége:mit és mikor, funkcionális vezető döntése: hogyan és ki

Mátrix szervezet• A projekttevékenységeket a funkcionális szervezetek

munkatársai végzik a projektmenedzser és szervezetének horizontális koordinációja mellett. A projekt teljesítésével összefüggő döntések megoszlanak a funkcionális egységek vezetői és a projektmenedzser között.

Pénzügy Kereskedelem Term. irány.Fejl/Terv. Min. bizt.

Felső vezetés

Projekt men.

Alaptevékenységek

Mátrix típusú projekt szervezet

• ELŐNYÖK

– a projekt vezetője és a team tagok is felelősnek érzik magukat a megvalósításért

– a team tagok biztonsága nagyobb mert nincsenek kivéve a vállalati szervezetből, így a projekt befejezése után nincs szükség a re-integrálásra

• HÁTRÁNYOK

– kompetencia konfliktusok alakulhatnak ki a szervezeti és projekt vezetők között a prioritások és erőforrások területén

– a projektben dolgozóknak két vezetőjük van

HEFOP 3.3.1.

Mátrix projekt szervezet

Kulcskérdés a funkcionális vezetők és a projekt menedzser közötti hatáskör és felelősség megosztása

Vezetési stílus

Magatartási formák

Projektszervezés / vezetés

• Vezetési stílusok:

– Irányító vezető (megmondja, hogy mit, hogyan)– Meggyőző vezető (megmondja, hogy miért úgy)– Konzultáló vezető (meg lehet vele beszélni)– Megbízó vezető (csak a célt adja meg)

A modell szerint nem a vezető kedvelt stílusa, hanem a vezetett A modell szerint nem a vezető kedvelt stílusa, hanem a vezetett szükséglete határozza meg, hogy melyik stílus lesz sikeres!!!szükséglete határozza meg, hogy melyik stílus lesz sikeres!!!

• Szempontok:

– Vezetett felkészültsége, hozzáértése– Vezetett hozzáállása, önbizalma

Lehetséges egyéni tudásprofilok a projekt teamben

SPECIALISTA

egy területet nagyon mélyen ismer a saját területén jó válaszai vannak

GENERALISTA

sok területen van tudása, de nem mély érti a területek közötti összefüggéseket jó kérdéseket tud feltenni bármely területen

A projektmenedzser személye

• Feladata: a projektmegvalósítás folyamatának• vezetése• irányítása• szervezése

• Tényleges hatásköre erősen függ a befolyásolási képességétől, a szükséges alábbi alaptulajdonságok mellett : – Erős, de elfogadott személyiség, jó tárgyalási készséggel és

diplomáciai érzékkel– Bizonyítottan magas szakmai kvalitás a

projekttevékenységek legalább egy ágazatában– Szakismeretén kívüli területek elfogadása,

összefüggésekben látás képessége – Érdekeltség a projekt sikeres befejezésében– Pénzügyi folyamatok, szerződési jog ismerete, vállalkozói

dinamizmus

A projektmenedzser

Tulajdonságai, feladatai: ismeri a projektet és környezetét rendszerben gondolkozik, nem specialista feladata az együttműködés elősegítése felelősséggel tartozik

a projektet koordináló intézmény és a partnerek felé

a projekt feléa projektcsapat tagjai felé

A projekt team felépítése (személyiségbeli)

A csapatban szükséges szerepek:

a kreatív a motivátor a precíz a gyakorlatias a kritikus az adminisztrátor

Belbin-féle szerepek a csoporton belül(személyiségbeli)

HEFOP 3.3.1.

ELNÖK (Chairman)

Jelentős személyes tekintélye van, de nem uralkodik másokonNyugodt, fegyelmezettElkötelezettje a kitűzött céloknakÁtlátja a dolgokat és tiszteli az embereketÁltalában intelligens, de nem feltétlenül kreatívTisztában van a team és az egyes emberek erős és gyenge pontjaivalHa nem elég erős, a Formáló kikezdheti vezető szerepét Ha nem elég okos, nem biztos, hogy megérti az Ötletember és az Erőforrásszerző gondolataitGondoskodik róla, hogy mindenki tudja, a feladatát, és megkapja a szükséges

információkat. Tájékoztatja a teamet az ügyek állásáról. Elősegíti a gondolkodást anélkül, hogy saját elgondolásait erőltetné. Kérdez, figyel,

összegez.

HEFOP 3.3.1.

ÖTLETEMBER (Plant)

Alkotó, eredeti gondolkodó, magas IQ-val és előrelátó képességgelNéha belebonyolódik saját ötleteibe, és elveszti a kapcsolatot a valósággalNagy vonalakban gondolkodikRészletkérdésekben könnyen hibázhatRosszul tűri a kritikát, ami kreatív ötleteit ériGyakran magányos

Alapkérdések foglalkoztatják. Az új ötletek kiapadhatatlan forrása. A régi dolgokat új megvilágításba helyezi, régi problémákra új megoldásokat talál.

HEFOP 3.3.1.

ERŐFORRÁSSZERZŐ (Resource Investigator)

Az egyéni munka untatjaJó érzéke van az üzlethezKönnyű elterelni a figyelmét a feladatrólNyomás alatt nyújtja a legtöbbetHa nincs sok munka, könnyű életet élSzerteágazó érdeklődése miatt nem mindig csinálja meg, amit megígért„Soha sincs a szobájában, de ha mégis, akkor telefonál.”Könnyen lelkesedik, de kedvező fogadtatás híján hamar lelohad a lelkesedéseJókedélyű, szórakoztató, társaságkedvelő, közösségi emberÚj ötleteket, lehetőségeket, kezdeményezéseket, híreket hoz a külvilágból a

teambe. Nem alkot új ötleteket, de felismeri mások új ötleteinek jelentőségét. Lényegretörően kérdez.

HEFOP 3.3.1.

ÉRTÉKELŐ (Monitor – Evaluator)

Komoly gondolkodású, megfontolt, intelligens emberLassan, de helyesen dönt. Nem ragadja el a lelkesedésNem érdekli a körítés, csak a tényekHűvös, tárgyilagosan elemző kritikája lelohasztja a team lelkesedésétNépszerűtlenné válthatA hibák korai felismerésével és hangoztatásával árthat a team kreativitásának Elemzi, értékeli az ötleteket. Feltárja a hibákat, és eközben hatalmas

mennyiségű információt dolgoz fel. a megbeszéléseken inkább gondolataiba mélyedve hallgat, de ha megszólal, elemző bírálata rendszerint helytálló.

HEFOP 3.3.1.

FORMÁLÓ (Shaper)

Energikus, nyughatatlan, türelmetlen, lobbanékonyÉlvezi a kihívástHamar méregbe gurul, de gyorsan túl is van rajtaHajlamos azt hinni, hogy összeesküdtek elleneCsak a kézzel fogható eredmények érdeklikNekiront azoknak a team-tagoknak, akikről úgy gondolja, hogy nem elég célratörően ténykednek.

Gyakorlati lépések irányába tereli a teamet. Ha egyszer eldőlt, mit kell csinálni, azonnal munkához lát, és ő lesz a team motorja. Az Elnöktől

eltérően a vitában rendre előhozakodik saját gondolataival. Ha nincs Elnök a teamben, ő látja el ezt a szerepet.

HEFOP 3.3.1.

SZERVEZŐ (Company Worker)

Fegyelmezett, precíz, őszinte, becsületesErős jellemInkább a vállalatért dolgozik, mint magáértOlyat is elvégez, amit senki más nem vállalnaTeamen belüli pozícióját féltékenyen őrziGyakran kritizál más munkastílusú embereketVilágos célokra és a feladatok egyértelmű meghatározására van szükségeBosszantja, ha a célok menet közben megváltoznakA döntés meghozatala után konkrét munkatervet és munkamegosztást

dolgoz ki. Logikus, módszeres, gyakorlatias tervező és szervező, aki rendszerességet visz a tea munkájába. Társait is átgondolt, szisztematikus

tevékenységre ösztökéli.

HEFOP 3.3.1.

TEAMMUNKÁS (Team Worker)

Élénken érdeklődik más emberek irántJó a kommunikációs készségeKönnyen együtt tud működni másokkalKedves, barátságosKezelni tudja a nehéz embereketKépes megelőzni vagy elsimítani a konfliktusokatHarmóniát teremt a teamben

Kedvező hatást gyakorol a csapatszellemre azáltal, hogy a team céljait önérdeke elé helyezi. Odafigyel társaira, figyelmesen meghallgatja őket.

Elősegíti, hogy mindeni elmondhassa, amit fontosnak tart. Jelenléte szinte észrevehetetlen, de hiánya nagyon is szembetűnő.

HEFOP 3.3.1.

HAJRÁZÓ (Completer – Finisher)

Inkább befelé, mint kifelé forduló alkatFegyelmezett, szorgalmas, lelkiismeretes, aggódó Jobban hisz a szüntelen erőfeszítésekben, mint a látványos akciókbanHajlamos elveszni a részletekben, amivel bosszantja a nagy vonalakban gondolkodókatIrgalmatlan következetessége miatt népszerűtlenné válhatNélküle a team sohasem tudna eleget tenni a határidőknek. Naprakészen

tartja az ütemterveket, noszogatja a többieket. Ellenőrzi a részleteket, folyton kérdez, hogy minden rendben van-e. Ügyel a minőségre, semmi sem

kerülheti el a figyelmét.

EMBERI ERŐFORRÁS SZAKMAI LELTÁR MÁTRIX

Személy

Kompetencia

PénzügyOktatás

szervezésMarketing

Levelezés angol

nyelven

Kiss G. 1 3 2 -

Szabó G. 3 - - -

Nagy B. - - 1 3

1 alapszinten2 középszinten3 kiválóan

Felelősség mátrix

• Alapvető felelősségi táblázat: a felelősség megoszlását határozza meg az alapszervezet és a projekt között

• Mérföldkő felelősségi táblázat: a projektben résztvevő felek olyan szerepeit magyarázza és határozza meg, amelyek a projekt egy-egy mérföldkének eléréséhez szükségesek

• Tevékenység felelősségi táblázat: meghatározott emberek konkrét projekttevékenységének specikfikus szerepit magyarázza és határozza meg.

FELELŐSSÉG MÁTRIX

MérföldkőFELELŐSÖK

Kiss G. Szabó G. Nagy B. Joó Z.

Mérföldkő1 D

Mérföldkő2 D d

Mérföldkő3 d d

Mérföldkő4

FELELŐSSÉG MÁTRIX

TevékenységFELELŐSÖK

Kiss G. Szabó G. Nagy B. Joó Z.

Eszközbeszerzés, installáció

2007.

máj. 15.

Hallgató toborzás, nyílvántartás

2007.

szept. 10.

Részjelentés magyarul

2008.

nov. 30.

Részjelentés angolul2008.

dec. 15.