TRATAMENTO E ARMAZENAMEN

TO DE DADOS

Em qualquer organização existe uma grande quantidade de documentos e informação que deve ser arquivada racionalmente de modo a:

Evitar perda de tempo na pesquisa da informação; Evitar que a informação útil se perca; Evitar extravios de documentação; Evitar desorganização com implicação na produtividade

INTRODUÇÃO

ARQUIVO

O arquivo é o local onde é guardada toda a informação de interesse, depois de ter sido devidamente tratada, ou seja,

classificada e ordenada.

Existem normas para a gestão de arquivos.Reguladas pelo Instituto dos Arquivos

Nacionais/Torre do Tombo.

OS SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÕES UTILIZADAS NOS ARQUIVOS

A CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS QUANTO À FORMA

A CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS QUANTO À FREQUÊNCIA DA CONSULTA

A CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS QUANTO À LOCALIZAÇÃO

OS SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÕES UTILIZADAS NOS ARQUIVOS

Quando numa organizações se opta por um sistema de classificação de documentos, deve ter em conta os seguintes critérios:

1. Conhecimento das vantagens e inconvenien-tes dos sistemas.

2. Definição dos objectivos a atingir com o arquivo.

3. Conhecer o tipo de documentos a arquivar.

OS SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÕES UTILIZADAS NOS ARQUIVOS

Sistemas de Classificação de Documentos

PRINCIPAIS OUTROS

Sistema Alfabético Sistema Alfanumérico

Sistema Numérico Classificação Ideológica

Classificação Geográfica Classificação Decimal

Classificação Cronológica

SISTEMA ALFABÉTICOA ordenação é feita pelo primeiro nome (pessoas e denominações das organizações)

VANTAGENS DESVANTAGENS• Sistema aberto, uma vez que é sempre possível intercalar novas fichas – novos nomes sem existir necessidade de se proceder a alterações.• Sistema familiar, dado que a ordenação das letras do alfabeto é conhecida de todos.• Sistema complementar, pois permite a combinação com outros sistemas.

• Sistema em que podem ser aplicados critérios distintos, o que, na mesma empresa, pode ocasionar transtornos.• Sistema de difícil aplicação quanto o numero de documentos é muito elevado.• Sistema em que é difícil detectar o extravio de documentos.

REGRASEXEMPLO

NOME CONSIDERA-SE

Os artigos definidos e indefinidos, assim com as partículas “da”, “de”, “das”, “dos” não devem ser tomados em consideração para efeitos de ordenação.

Carla de Piedade Carla Piedade

Os apelidos ligados por hífen devem ser considerados como se considerados como se fossem uma só palavra. Bernardo de São-Bento Bernardo Sãobento

Os títulos que antecedem os nomes – académicos, graduação, nobreza ou outros, devem se desprezados. Eng.º Pedro Cardoso Pedro Cardoso (Eng.º)

As abreviaturas (S., St.ª, St.º, …) são consideradas, para efeito de ordenação, por extenso. Stª Filomena Santa Filomena

Denominações de

empresas

Não ordenar pela palavra que identifica o ramo de actividade, mas sim pela que identifica a empresa. Lavandaria Carlota Carlota, Lavandaria

O & não é considerado. Marcelo & Irmãos Marcelo, IrmãosQuando existirem números em algarismos, ao nível da ordenação, devem ser considerados como se estivessem por extenso.

Agência 4CP QuatroCP, Agência

O nome de uma empresa, designada por denominação social ou por firma, quando um contém um ou mais sócios, em termos de ordenação, não pode ser alterado.

Marcelo & Rebelo Marcelo e Rebelo

No caso das empresas com filiais, uma vez que o nome coincide, recorre-se à ordem alfabética (por exemplo, da localidade) para a ordenação.

BPI, LeiriaBPI, PortoBPI, Lagos

BPI, LagosBPI, LeiriaBPI, Porto

1. Critério de ordenação – letra a letraNesta situação os nomes são considerados como estivessem ligados, constituindo uma só palavra.

Ex.: Maria Santos Pereira MariasantospereiraMariana Pedrógão Marianapedrógão

CRITÉRIOS

M A R I A N A P E D R Ó G Ã O

M A R I A S A N T O S P E R E I R A

Letra que define qual dos dois nomes surgirá em primeiro

lugar

2. Critério de ordenação – comparação palavra a palavraNa comparação entre dois nomes, caso ambos mantenham as letras iguais até um deles acabar o que terminar em primeiro é colocado em primeiro lugar.

Ex.: Maria Santos Pereira MariasantospereiraMariana Pedrógão Marianapedrógão

CRITÉRIOS

M A R I A N A

M A R I A

A palavra Maria termina em

primeiro lugar, o que implica que

surja primeiro do que a Mariana

3. Critério de ordenação – por apelidoA ordenação alfabética é organizada colocando o apelido a anteceder o nome

Ex.: Maria Santos Pereira Pereira, Maria SantosMariana Pedrógão Pedrógão, Mariana

CRITÉRIOS

SISTEMA NUMÉRICOA ordenação dos documentos é determinada pela atribuição de um número, quer em relação aos documentos provenientes do exterior, quer em relação à documentação expedida.

VANTAGENS DESVANTAGENS• Os números atribuídos são de leitura mais fácil que as letras.• O extravio da documentação é detectado com alguma facilidade.• A aplicação é fácil, não dando origem a critérios distintos.

• Sistema fechado, já que não há possibilidade de intercalar no meio de uma ordenação novos documentos.• Dificuldade em encontrar um documento se só for conhecido o número de ordem que lhe foi atribuído.

CLASSIFICAÇÃO GEOGRÁFICAOs documentos são classificados por regiões e dentro de cada região segue-se a classificação alfabética.

VANTAGENS DESVANTAGENS• É um sistema aberto, possibilitando a introdução de novos documentos sem ser necessário efectuar alterações.• A documentação a ordenar é desdobrada por grupos, com características definidas.

• Sistema em que podem se aplicados critérios distintos, o que, na mesma empresa, pode ocasionar transtornos.• Sistema de difícil aplicação quando o número de documentos é muito elevado.• Quando existe um desdobramento a diversas escalas, é fácil conduzir um documento a um enquadramento geográfico indevido.• Sistema em que é difícil detectar o extravio de documentos.

CLASSIFICAÇÃO CRONOLÓGICAOs documentos são classificados em função do tempo (ano/mês/dia) da data de emissão ou recepção do documento.

VANTAGENS DESVANTAGENS• Localização rápida do documen-to quando é conhecida a data do mesmo.• Simplicidade de execução.

• Mistura de documentos sem se atender aos assuntos.•A localização de um determinado documento só é simples caso se conheça a data.

SISTEMA ALFANUMÉRICOEste sistema combina o Sistema Alfabético e o Sistema Numérico.

Os documento são classificados alfabeticamente, e posteriormente ordenadas em classe por números.Ex.: Bibliotecas

CLASSIFICAÇÃO IDEOLÓGICANeste sistema os documentos são classificados por assunto.

CLASSIFICAÇÃO DÉCIMALO sistema de classificação decimal pode ser considerado um critério classificativo resultante da combinação da classificação numérica com a ideológica.

A classificação decimal consiste, essencialmente, na divisão dos assuntos ou matérias em 10 grupos de primeira ordem ou categoria (0 a 9) que por sua vez se podem subdividir em grupos de segunda ordem e assim sucessivamente. Assim, por exemplo, ao grupo de primeira categoria ou principal é atribuída a seguinte numeração:

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Sendo as divisões de segunda categoria e derivadas do grupo 5 as seguintes:

50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 Ainda se pode subdividir o grupo de segunda categoria o nº 55 noutro de terceira categoria:

550 551 552 553 554 555 556 557 558 559

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS QUANTO À FORMA Esta classificação está relacionada com a disposição física dos documentos, podendo os arquivos ser:

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS QUANTO À FORMA

SISTEMA VERICAL O sistema vertical é aquele que, como

o próprio nome indica, coloca os documentos (pastas, fichas, livros e outros), dispostos verticalmente, uns atrás dos outros, ou ao lado uns dos outros.

O sistema vertical convencional, caracteriza-se pela recuperação da documentação de forma não automática, as pastas ou dossiers encontram-se apoiadas no fundo do classificador.

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS QUANTO À FORMA

SISTEMA HORIZONTAL O sistema horizontal é constituído, geralmente,

por armários ou estantes com divisões, onde se colocam os documentos uns sobre os outros. Esta forma de ordenar não é muito utilizada para os documentos administrativos, sobre tudo dossiers, processos e pastas, porque dificulta a leitura das lombadas, a sua manipulação, intercalação e integração dos elementos consultados ou novos elementos. A sua utilização está especialmente indicada para a conservação de mapas e material cartográfico de grandes dimensões.

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS QUANTO À FORMA

SISTEMA ROTATIVO O sistema rotativo é aquele em que os processos,

dossiers, fichas e outros documentos se encontram apoiados e presos a um eixo vertical rotativo que permite o acesso dos utentes aos documentos que tenham necessidade de consultar. Este sistema é utilizado em serviços com exigências consultivas de rapidez e avultado número de documentação.

Existem sistemas rotativos automáticos com motor incorporado e equipados com dispositivos de selecção, que permitem o acesso mais rápido a documentação a consultar.

Os sistemas rotativos automáticos têm como principais desvantagens, o facto de exigir pessoal especializado para o seu manuseamento, o de ocupar muito espaço, serem caros e com custos de elevados de manutenção.

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS QUANTO À FREQUÊNCIA DA

CONSULTA ACTIVOS – são constituídos por documentos que possuem assuntos

pendentes. Por se prever a necessidade de uma consulta frequente, devem ser de acesso fácil e rápido.

SEMIACTIVOS – são constituídos por documentos de consulta frequente, servindo, habitualmente, para fornecer elementos de controlo de operações já realizadas. Estes documentos devem ser arquivados para que se torne relativamente fácil e rápida a sua consulta quando for necessário.

INACTIVO – também frequentemente designado por arquivo “morto”, é constituído por documentos obsoletos que perderam o valor operativo, referentes a acontecimentos passados. Estes documentos são mantidos por motivos legais, jurídicos ou históricos, não se prevendo uma consulta frequente dos mesmo.

CENTRALIZADOS– os documentos são arquivados num

sector próprio criado para esse fim. Nesta situação, os

documentos estão muito expostos à consulta de

diferentes pessoas.

DESCENTRALIZADOS – os documentos são distribuídos

pelos diferentes departamentos da empresa. Neste caso,

os documentos estão mais próximos dos responsáveis pela

resolução dos problemas.

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS QUANTO À LOCALIZAÇÃO

ANABELA MATEUS

ANO LECTIVO 2008/2009

SUMÁRIO: O tratamento e

armazenamento de dados.• Os sistemas de

classificação utilizados nos arquivos.

• A classificação dos arquivos quanto à forma.

• A classificação dos arquivos quanto à frequência da consulta.

• A classificação dos arquivos quanto à localização.