EmailPAST, PRESENT AND FUTURE...

A discussion

Charles J. Vukotich, Jr. MS

• Learning Objectives– Distinguish between the various forms of communication for business messages

– Apply the correct for your purpose

• Performance Objectives– Be able to choose the proper medium for the message

– Improve written communication skills

IN THE BEGINNING

• In the beginning God created the heavens and the Earth, and then all the creatures of the land and sea, and Adam and Eve.

• Then he created the meeting.  Adam, Eve, the Serpent and God.

• God called the meeting to explain that life was going to get hard.

BUSINESS LETTERS

• Letterhead or return address• Date• Inside Address• Salutation (Dear)• Body of letter• Complimentary Closing (Yours truly, Sincerely, etc.)

BUSINESS LETTERS

• SHOULD BE– Short– To the point– Clear

BUSINESS LETTERS

• Request something– Often purpose

• First Paragraph – establish basis of agreement, attract attention, or establish relationship.

• Second Paragraph – bridge.• Third Paragraph – State what you want.

WRITE A LETTER

• You ordered 3 laser print cartridges  1/1/11 from ABC Office Supplies.

• Bob Smithers of XYZ Delivery delivered 30 on 1/5/11.

• Bob would not give you 3 and take the rest back, so you refused the shipment.

• You were billed for 30• You haven’t received the 3 you want.

CPHP has done business with ABC Office Supplies for several years.  We have recently experienced a problem which is unusual for ABC.

We placed an order for 3 laser print cartridges on January 1, 2001.  On January 5, a shipment of 30 was delivered.  The driver would not leave just the 3 cartridges ordered, so we refused the shipment.  We also received a bill yesterday for 30 cartridges.

Please ship 3 laser print cartridges, and correct the error in billing.

If you need any additional information on this matter, please contact me at 412-383-2400.

MEMO FORM

• Organizational Heading or use letterhead for formal memos

• TO• FROM• DATE• SUBJECT• CC, BC, also indicate if items attached

MEMOS

• Used to convey information• Informal correspondence• Internal communications• Announcements• Short (generally)• Email has replaced most memos

MEMOS

• Always start with the message or conclusion, but make sure the recipient knows why you are sending the memo.

• Follow with justification, detail, etc.• Always ask for questions:– “If you have any questions on this matter, please contact me.” [MAKE SURE THEY KNOW HOW TO CONTACT YOU.]

WRITTEN FORMS

• Fixed –What you say is what you

• Not Dynamic– Can’t ask questions– Can’t interrupt– Can’t change direction of communication

Telephone

• Dynamic– Direction of communication can be changed in an infinite number of ways

– Can interrupt– Can ask questions

• can be diverted from original purpose.

EMAIL

• Q:  How do you use email?• Q:  Why is email useful?

EMAIL

• Q:  What is Email?– Letter–Memo– Something else?

• Q:  Should email follow the same rules that the things they replaced.

EMAIL ISSUES

• When do you quit responding?– Thank you– OK– Do you have to acknowledge?  Or not?

Social Media

• Text– IS there a business use for text?

• Facebook, Twitter, etc.– Is there a business use?

• Whatever is new/next.