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PLAN INSTITUCIONAL DE
ARCHIVOS - PINAR
EMCASERVICIOS S.A. E.S.P
O01-ID-314
Versión 1 01/07/2017
EMPRESA CAUCANA DE SERVICIOS PÚBLICOS S.A. E.S.P.
Carrera 4 N° 22N-02 / Edificio de Infraestructura, primer piso Popayán - Cauca - Colombia Línea de atención al usuario: (+572) 8236384 Fax: 8202897 Correo electrónico: [email protected]
TABLA DE CONTENIDO
1. Introducción
2. Contexto estratégico de la entidad
3. Visión estratégica del plan
4. Objetivos
5. Planes y programas establecidos
6. Mapa de ruta
7. Herramienta de seguimiento
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INTRODUCIÓN
En cumplimiento del Decreto 2609 de 2012 (unificados en el Decreto 1080 de 2015), se establece
que la gestión documental en las entidades públicas se desarrollará a partir de los instrumentos
archivísticos, dentro de los cuales se encuentra el Plan Institucional de Archivos - PINAR, el cual
“permitirá planear, hacer seguimiento y articular con los planes estratégicos, la función archivística
de acuerdo con las necesidades, debilidades, riesgos y oportunidades” (AGN, 2014), describiendo
las actividades y acciones en materia de gestión documental que adelantará la Entidad.
Bajo este contexto, EMCASERVICIOS S.A. E.S.P. prevé desarrollar durante el 2019 las acciones a
corto plazo del Plan Institucional de Archivos – PINAR del año 2019, como el instrumento de
planeación para la labor archivística, que determina elementos importantes para la Planeación
Estratégica y Anual del Proceso de Gestión Documental, en cuya implementación se contemplan
las actividades en temas archivísticos de orden normativo, administrativo, técnico, económico y
tecnológico, propendiendo la generación de cambios que contribuyan a la eficacia y eficiencia de
la Entidad frente a los planes, programas y proyectos que en materia archivística que esta formule.
Finalmente se realiza la proyección de requerimiento para el desarrollo de actividades y se mide
los avances y la ejecución de las actividades con el fin de finiquitar necesidades del proceso de
gestión documental.
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2. CONTEXTO ESTRATÉGICO DE LA ENTIDAD
2.1 MISIÓN
Somos una empresa Caucana dedicada a la prestación de servicios públicos domiciliarios de
Acueducto, Alcantarillado, Aseo y actividades complementarias, la cual atienden lo dispuesto en el
Plan Departamental de agua.
Apoyamos con la calidad en la gestión integral del sector de agua potable y saneamiento básico a
las entidades fundamentales de la división político-administrativa del estado, promoviendo la
seguridad y salud en el trabajo, la participación comunitaria, el mejoramiento social y ambiental
de la población caucana, con inversiones y demás mecanismos para realizar las actividades del
sector
2.2 VISIÓN
La empresa Caucana de servicios Públicos EMCASERVICIOS S.A. E.S.P. será reconocida a nivel
departamental por su excelencia en la gestión integral del sector de agua potable, saneamiento
básico y ejecución de actividades complementarias encaminada al mejoramiento de los
indicadores de cobertura, calidad, continuidad, sostenibilidad de los prestadores, cumplimiento
normativo ambiental, manejo de la gestión del riesgo en la prestación de los servicios públicos
domiciliarios posicionándose a nivel departamental como una empresa comprometida con el
desarrollo de las actividades afines con la razón social.
2.3 OBJETIVOS
Aumentar la cobertura, calidad y continuidad en acueducto y alcantarillado en el
departamento del Cauca.
Promover la mejora en el desempeño de los prestadores de los servicios públicos de agua
potable y saneamiento básico de los Municipios vinculados al Plan Departamental de
Agua.
Minimizar el impacto negativo en el sector de agua potable y saneamiento, sobre el medio
ambiente.
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Fortalecer la gestión de proyectos en la empresa Caucana de Servicios Públicos
EMCASERVICIOS S.A. E.S.P. cumpliendo con el propósito inicial y logrando la satisfacción
de la población favorecida.
Propiciar condiciones para el mejoramiento de la calidad de vida laboral de los empleados
promoviendo bienestar, esperando como resultado un mejor clima organizacional,
motivación y mayor calidez humana en la prestación de los servicios.
Implementar herramientas tecnológicas que permitan mejorar la gestión de la Empresa
Caucana de Servicios Públicos EMCASERVICIOS S.A. E.S.P
2.4 PRINCIPIOS CORPORATIVOS
2.4.1 Servicio
Cada empleado y contratista de EMCASERVICIOS S.A. E.S.P. identifica y satisface las necesidades
de los clientes, en forma oportuna y eficiente, dentro de la Ley, la ética y la cultura ciudadana.
2.4.2 Articulación Interinstitucional
EMCASERVICIOS S.A. E.S.P. realiza alianzas estratégicas e interinstitucionales basado en la
aplicación de mejores prácticas orientado a los resultados y la satisfacción de las necesidades de
los grupos de valor y los grupos de interés.
2.4.3 Integridad Y Confianza
EMCASERVICIOS S.A E.S.P. es una entidad integra que busca mejorar la confianza de la población,
clientes, actores del PDA y proveedores.
2.4.4 Calidad
EMCASERVICIOS S.A. E.S.P. adopta la calidad como parte de la cultura corporativa, donde será
compromiso y obligación permanente de los miembros de la empresa aplicar las mejores prácticas
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de gestión de la calidad en todos sus procesos, productos y servicios para garantizar la excelencia
empresarial, la satisfacción de los grupos de valor y grupos de interés
2.4.5 Responsabilidad Social
Concientizar a los ciudadanos caucanos sobre la importancia en el manejo del recurso hídrico, la
protección de cuencas y afluentes de agua y el manejo integral de residuos, con el fin de generar
el compromiso de la población en la preservación del medio ambiente.
2.4.6 Política De Calidad.
EMCASERVICIOS S.A. E.S.P. está comprometida con el PDA-PAP “Plan Departamental de Agua-
Programa Agua para la Prosperidad”, contribuyendo a su implementación, coordinación, y gestión
Interinstitucional, con el fin de optimizar los recursos para la mejor prestación de los servicios
públicos domiciliarios de agua potable y saneamiento básico, buscando el mejoramiento de la
calidad de vida de las comunidades, para ello se trabaja con criterios de sostenibilidad
empresarial, social y ambiental en el Departamento del Cauca.
2.4.7 Capacidad De Trabajo (Eficiencia)
Es la capacidad para responder por nuestros compromisos sociales e institucionales, dentro de
estándares de calidad, economía y excelencia.
Se evidencia en la tenacidad, persistencia y virtud que los funcionarios deben tener para
desarrollar adecuadamente las tareas propuestas, a través de procesos que apunten al
mejoramiento de la calidad de vida de la población objetivo de nuestras políticas.
Para lograrlo, nuestro dispositivo de acción es el servicio o sentido de colaboración con una
intención transparente, actuando como bisagra entre lo técnico y lo social, lo académico y la
realidad de la población.
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3. DESARROLLO PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
Para la elaboración e implementación del Plan Institucional de Archivos en la Empresa Caucana de
Servicios Públicos – EMCASERVICIOS S.A. E.S.P., se desarrolló la metodología propuesta por el
Archivo General de la Nación en el Manual de Formulación del Plan Institucional de Archivos -
PINAR, identificando los aspectos críticos de la Gestión Documental, teniendo como referente el
análisis del autodiagnóstico MIPG, Mapa de Riesgos Documentales y los resultados del FURAG.
3.1. COMPROMISO
Es ir más allá del cumplimiento de una obligación o función, es poner en juego nuestras
capacidades y destrezas académicas, profesionales, sociales y humanas para sacar adelante
aquello que se nos ha confiado.
El compromiso institucional y sentido de pertenencia, nos lleva a sentirnos parte de la entidad
propendiendo por el cumplimiento del objeto misional y la causa de la entidad; el compromiso
social logra que dicho objeto tenga por fin último generar políticas de verdadero impacto social,
de modo que sean equitativas en la heterogeneidad de necesidades de la población entendiendo
al otro desde su realidad y concibiéndonos como unidad.
3.2. PROPÓSITO DEL PINAR
Crear el instrumento que permita la planeación archivística y establecer el Plan de Acción para el
mejoramiento continuo del Sistema de Archivo de EMCASERVICIOS S.A. E.S.P., el cual debe ser
aplicado a las todas las dependencias y a los archivos en cualquier soporte generados en ejercicio
de sus funciones (físico, magnético, electrónico entre otros). De igual manera es el instrumento
por medio del cual se priorizan las actividades a ejecutar del Proceso de Gestión Documental.
3.3. MARCO NORMATIVO
Ley 594 de 2000, por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras
disposiciones:
Artículo 21. Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar
programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías
y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.
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Parágrafo. Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia
de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y
el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.
Ley 1437 de 2011
Capítulo IV “autorizan la utilización de medios electrónicos en el proceso administrativo en
particular en lo referente al documento público en medios electrónicos, el archivo electrónico
de documentos, el expediente electrónico, la recepción de documentos electrónicos por parte
de las autoridades y la prueba de recepción y envío de mensajes de datos”.
Ley 1564 de 2012: “Por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se
dictan otras disposiciones, en lo referente al uso de las tecnologías de la información y de
las comunicaciones en todas las actuaciones de la gestión y trámites de los procesos
judiciales, así como en la formación y archivo de los expedientes” (Artículo 103).
Ley 1712 de 2014 – Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de
acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones" Artículo 1. Objeto.
El objeto de la presente leyes regular el derecho de acceso a la información pública, los
procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho y las excepciones a la publicidad de
información.
Decreto 1080 de 2015: "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del
Sector Cultura". Capítulos V, VII y IX.
Decreto 2482 de 2012: “Por el cual se establecen los lineamientos generales para la
integración de la planeación y la gestión”.
Decreto 2609 de 2012: “Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000,
parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en
materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado" (Artículo 8)
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3.4. RIESGOS RELACIONADOS A LOS ASPECTOS CRÍTICOS
De acuerdo con la información contenida en el autodiagnóstico MIPG, se establecieron los
aspectos críticos asociados a los riesgos que se generan a partir de ellos, de tal forma que se logre
dimensionar los peligros en que se encuentran los documentos de la entidad. El siguiente
esquema detalla el análisis de cada uno de estos aspectos:
ASPECTOS CRITICOS RIESGO SITUACIÓN
Tablas de Retención
Documental sin aprobar,
actualizar e implementar
Series documentales sin la
aplicación de Tablas de
Retención
Pérdida de información
Difícil acceso a la información
Sanciones
Incumplimiento de la
normatividad
Tablas de Retención
Documental
sin aprobación de los entes
competentes
Pérdida de información
Desorganización de archivos
Infraestructura inadecuada Espacio insuficiente y mala
distribución del mismo
Pérdida de información
Deterioro de los documentos
Información insegura
Carencia de unidades de
conservación e instalación
adecuadas
Pérdida de información
Deterioro de los documentos
Condiciones ambientales
inadecuadas
Daño de la información
Proceso de gestión
documental sin estandarizar
Proceso de gestión
documental sin articular con
los procesos de la entidad
Pérdida de información
Pérdida de trazabilidad
Falta de estandarización del
proceso
de gestión documental.
Pérdida de información
sanciones y multas
Pérdida de la memoria
institucional
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Falta de inventarios
documentales tanto en
archivos de gestión como en el
archivo central e histórico
Pérdida de información
Dificultad en el acceso a la
información
Falta de descripción
archivística
Pérdida de información
Dificultad en el acceso a la
información
Falta de Herramientas
tecnológicas
Carencia de políticas de
documento electrónico
Incumplimiento de la
iniciativa cero papel
Falta de agilidad en los
trámites administrativos
De acuerdo a los riesgos evidenciados, es necesario priorizar cada uno de los aspectos críticos
estableciendo una relación directa entre cada uno de estos, y el eje articulador que se sintetizan
en cinco aspectos relevantes en la gestión documental: administración de archivos, acceso a la
información, preservación de la información, aspectos tecnológicos y de seguridad y
fortalecimiento y articulación.
NOTA: Las políticas y los lineamientos establecidos en el presente documento, deben ser la base
para facilitar el adecuado control de la gestión documentación de EMCASERVICIOS S.A. E.S.P.
desde la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los
principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad
archivística.
De igual manera de las disposiciones internas (Decretos, Resoluciones, Circulares, etc.), que han
reglamentado la gestión de documentos en la entidad y que han sido tenidas en cuenta para la
definición de este documento.
3.5 EJES ARTICULADORES
Teniendo en cuenta los principios de la función archivística contemplados en el artículo 4 de la Ley
594 de 2000, se establecen los siguientes ejes articuladores con los cuales se realiza el análisis de
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aspectos críticos de la gestión documental de la EMPRESA y su respectiva valorización y
priorización.
Eje 1. Administración de archivos
Involucra aspectos de infraestructura, el presupuesto, la normatividad y la política, los
procesos y los procedimientos y el personal.
Eje 2. Acceso a la información
Comprende aspectos como la transparencia, la participación y el servicio al ciudadano, y la
organización documental.
Eje 3. Preservación de la información
Incluye aspectos como la conservación y el almacenamiento de información.
3.6. PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS Y EJES ARTICULADORES
La priorización consistió en determinar a través de una tabla valorativa el nivel de impacto de las
necesidades frente a aspectos esenciales archivísticos en lo que se determinó lo siguiente:
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Posteriormente se plasmaron se ordenaron los aspectos críticos y los ejes articuladores según la
sumatoria de impacto de mayor a menor de la siguiente manera:
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A partir de esta información se formula la visión estratégica de la siguiente manera:
3.7 VISIÓN ESTRATÉGICA DEL PINAR
EMCASERVICIOS S.A. E.S.P. “Determinará estrategias que faciliten el acceso y seguridad a
la información implementando herramientas tecnológicas que apoyen los procesos
eficientes de gestión documental y su articulación con los demás procesos de la entidad de
tal forma que contribuyan al fortalecimiento institucional”.
La entidad será una líder en eficacia y eficiencia administrativa frente al uso y acceso de la
información a partir del cumplimiento de la legislación archivística.
3.8 OBJETIVOS
Teniendo en cuenta los aspectos críticos identificados, se estableció un objetivo para cada uno de
ellos, y a su vez se definieron los planes y proyectos que responden a su cumplimiento, siguiendo
la metodología de proyectos de la entidad.
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ASPECTOS CRÍTICOS / EJES
ARTICULADORES
OBJETIVOS PLANES Y PROYECTOS
ASOCIADOS
Los aplicativos informáticos
para gestión de documentos
en EMCASERVICIOS S.A. E.S.P.,
no son incluidos en la
planificación del control de
documentos de los proyectos
Implementar la Gestión
Electrónica de Documentos,
como estrategia para alcanzar
el flujo de información
confiable para la toma de
decisiones y la articulación de
los procesos de la entidad con
el proceso Gestión de
Documentos.
Plan Tecnológico PETI
Instrumentos archivísticos sin
implementar
Implementar los instrumentos
archivísticos establecidos por
el Archivo General de La
Nación, como medios para el
mejoramiento del proceso y
su articulación con la
normatividad archivística
colombiana
Actualización e
implementación de las TRD.
Falta de capacitaciones en
Gestión Documental
Desarrollar programas de
capacitación a los
funcionarios teniendo en
cuenta las pautas y normativa
archivística
Plan institucional de
Capacitación
El PINAR estará armonizado y medido en su ejecución con las actividades registradas para cada
vigencia en el Plan de Acción Anual de la Entidad
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3.9 ACTIVIDADES – MAPA DE RUTA
ACTIVIDAD ACCIÓN INDICADOR RESPONSABLE CRONOGRAMA
(2019)
Utilización del
módulo de gestión
documental del
Software Xpert
Todo el personal de
planta deberá
radicar
documentación en
el módulo Gestión
Documental -
Software Xpert
N° de documentos
radicados/N° de
documentos
tramitados
Todas las
dependencias
de la entidad
Abril
Levantamiento de
línea base de la
producción
documental por
procesos
Inventario
documental
Inventario
Realizado/inventario
programado
Todas las
dependencias
de la entidad
Noviembre
Capacitaciones en
Gestión Documental
Capacitación y
acompañamiento a
las diferentes
dependencias
N° de capacitaciones
programadas/capacit
aciones realizadas
Subgerencia
Administrativa
y financiera,
Archivo
Septiembre
Continuar con la
implementación del
PGD en las
siguientes etapas
(producción,
recepción, tramite
Registrar en el
sistema xpert
Entregar a cada
dependencia los
documentos para
tramite
N° de documentos
radicados/N° de
documentos
tramitados
Subgerencia
Administrativa
y financiera,
Archivo
Abril de 2019
Elaborar el
procedimiento del
Sistema Integrado
de Conservación
Procedimiento del
Sistema Integrado
de Conservación
Procedimiento del
SIC Elaborado para la
empresa
Subgerencia
Administrativa
y financiera,
Archivo
Septiembre
Programa de Cero
Papel en la Empresa
Realizar y dar inicio
a la
implementación del
N° de actividades del
programa cero papel
Área
ambiental
Octubre
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programa Cero
Papel en la
Empresa
ejecutadas/N° de
actividades del
Programa Cero papel
programadas
Mejora de equipo
tecnológico para
Archivo
Mantenimiento de
las impresoras de la
entidad
Gasto de papel por
equipo que presenta
fallas en
impresiones,
atascamiento y daño
del mismo
Subgerencia
Administrativa
y financiera,
Archivo,
Proceso de
Sistemas
Noviembre y
Diciembre
3.10 SEGUIMIENTO Y CONTROL
Para finalizar es importante realizar un seguimiento detallado a las actividades contenidas en los
planes y proyectos programados con el fin de verificar los avances, el alcance o las mejoras que se
requieren. En este sentido se realiza seguimiento, control y mejora a:
La visión estratégica del PINAR.
Los objetivos.
Las actividades.
3.11 AJUSTES DEL PLAN
El seguimiento y monitoreo a la ejecución de las actividades establecidas para los
planes/proyectos del PINAR, se realizará a través de la Unidad de Correspondencia de la
entidad, teniendo en cuenta el desarrollo de las actividades programadas y los tiempos de
articulación del mismo.
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