EMPRESA FERROCARRILES DE GUATEMALA -FEGUA- …...Humanos de Ferrocarriles de Guatemala –FEGUA- CUA No. 46444 Periodo Auditado del 02 de enero al 31 de mayo de 2,015 Practicada en

GUATEMALA, AGOSTO DE 2016

EMPRESA FERROCARRILES DE GUATEMALA -FEGUA-UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA

CUA No.:51057

EMPRESA FERROCARRILES DE GUATEMALA -FEGUA-ACTIVIDADES ADMINISTRATIVASInventarios y Recursos Humanos

INDICE INTRODUCCION 1

OBJETIVOS 1

ALCANCE DE LA ACTIVIDAD 2

RESULTADOS DE LA ACTIVIDAD 2

ANEXOS 20

AUDITORÍA INTERNA EMPRESA FERROCARRILES DE GUATEMALA -FEGUA-

EMPRESA FERROCARRILES DE GUATEMALA -FEGUA-

Pág. 1

INTRODUCCION En cumplimiento al Plan Anual de Auditoria 2,016 de la Unidad de AuditoríaInterna de Ferrocarriles de Guatemala,-FEGUA- efectuamos el seguimiento alperiodo de implantación de las recomendaciones formuladas en los siguientesinformes:

I. Informe de Auditoría Actividad Administrativa al departamento de RecursosHumanos de Ferrocarriles de Guatemala –FEGUA- CUA No. 46444 Periodo Auditado del 02 de enero al 31 de mayo de 2,015 Practicada en el mes de junio y jul io de 2,015. Auditor Interno Lic. Efraín Ángel Matías Aguirre Asesor de Auditoría Licda. Mildred Consuelo Flores de Azurdía

II. Informe de Auditoría Actividad Administrativa a la Sección de Inventarios deFerrocarriles de Guatemala –FEGUA- CUA No. 47904 Periodo Auditado del 02 de enero al 31 de agosto de 2,015 Practicada en los meses de septiembre y octubre de 2,015. Auditor Interno Lic. Efraín Ángel Matías Aguirre Asesor de Auditoría Licda. Mildred Consuelo Flores de Azurdía OBJETIVOS GENERAL

Verificar el cumplimiento oportuno con la implantación de las recomendacionesemitidas por esta Unidad de Auditoría Interna de Ferrocarriles de Guatemala–FEGUA, al departamento de Recursos Humanos, así como a la Sección deI n v e n t a r i o s a u d i t a d o s e n e l 2 , 0 1 5 .

ESPECIFICOS

En el trabajo de la Actividad Administrativa se esperan alcanzar los siguientesobjetivos específicos:

Confirmar que se aplicaron las acciones correctivas (legales o administrativas)según los acuerdos establecidos en los informes, para que se mejoren losprocesos, controles y operaciones de las unidades.

Obtener la evidencia necesaria que demuestre objetivamente el cumplimiento de



Pág. 2

las recomendaciones emitidas por la Unidad de Auditoría Interna de Ferrocarrilesd e G u a t e m a l a .

Elaborar los informes correspondientes relativos a los resultados obtenidos comoproducto del seguimiento de las recomendaciones. ALCANCE DE LA ACTIVIDAD Se verificó físicamente la documentación relacionada a cada recomendación, conla finalidad de determinar la veracidad de la información generada y proporcionadapor las unidades de –FEGUA- a las cuales se les designó la implantación de unarecomendación siendo estas: el departamento de Recursos Humanos y la Secciónde Inventarios. RESULTADOS DE LA ACTIVIDAD DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

. Como resultado al seguimiento a la implantación de las recomendaciones dadasIpor esta Unidad de Auditoría Interna en el Informe de la Auditoría realizada aldepartamento de Recursos Humanos de Ferrocarriles de Guatemala –FEGUA-,período auditado del 02 de enero al 31 de mayo de 2,015 practicada en el mes dejunio y julio de 2,015, se emite el presente informe en el cual se determina elcumplimiento a las recomendaciones siguientes:

1. Acuerdos de Intervención, Resoluciones, Decretos y AcuerdosG u b e r n a t i v o s

R E C O M E N D A C I Ó N

Con respecto al acuerdo de intervención No. 003-2015 en el cual se aprueba laprórroga para el ejercicio fiscal 2015 de 9 contratos administrativos con cargo alrenglón presupuestario 022 - Personal por contrato los cuales fueron suscritos enel año 2014, no se hace mención que en la cláusula cuarta de dichos contratosliteralmente dicen “ Al presente contrato se acumulan las prestaciones laboralesde los ejercicios fiscales 2012 y 2013 las cuales al momento de aprobar laprorroga ya fueron debidamente canceladas por medio del Acuerdo deIntervención 002-2014 hasta el 08 de enero de 2014, por lo que se RECOMIENDAse realicen las enmiendas de fondo con finalidad que se circunscriba para evitar laduplicidad de pagos de prestaciones laborales.



Pág. 3

OBSERVACION

Se pudo establecer que al efectuar esta auditoria el personal del renglon 022 fueliquidado al 30 de abril 2016 y que las prestaciones laborales fueron pagadasc o r r e c t a m e n t e .

En nuestra opinión si está cumplida esta recomendación.

2. Organigrama de Ferrocarriles de Guatemala (al mes de mayo 2015)


Se hace la observación que el Organigrama es la representación gráfica de laEstructura Organizacional, por lo cual en este caso debe reflejar lo plasmado enl o s c o n t r a t o s d e p e r s o n a l .

Se hace la recomendación que se incluyan gráficamente todas y cada una de lasUnidades Administrativas descritas en la Estructura Interna Organizacional.

OBSERVACION

Se pudo establecer que al efectuar esta auditoria si existe un Organigrama dondese refleja graficamente todas las Unidades que conforman la Estructura InternaO r g a n i z a c i o n a l .


3. Nominas mensuales (enero a mayo 2015) del personal bajo el renglónpresupuestario 022 Personal por Contrato y 029 Otras remuneraciones dep e r s o n a l t e m p o r a l .


Se pudo observar que a cada uno de los pagos mensuales se les realiza unComprobante Único de Registro y no se utiliza aún el Sistema Guate nóminas porlo que se RECOMIENDA gestionar ante el Ministerio de Finanzas Públicas paraque sea implementado en –FEGUA- ya que es una herramienta utilizada para el



Pág. 4

registro mensual de las erogaciones por concepto de sueldos y salarios afuncionarios, y por honorarios técnicos y profesionales, herramienta que reduciríatanto el volumen de trabajo en las tres áreas de la Unidad Financiera en las que serealiza dicho proceso en la emisión de Comprobantes Únicos de Registroindividualizados para cada pago así como también se agilizaría el pago y evitaríae r r o r e s e n c á l c u l o s .

OBSERVACIÓNSe pudo establecer que segun oficio DF-CO No. 29-2016 de fecha 13 de julio2016 enviado a esta auditoria interna por el Director Financiero expresa losiguiente: Al respecto siguiendo las directrices para la implementacion del Sistema deNómina y Registro de Personal-GUATENOMINAS-, del ACUERDO MINISTERIALNUMERO 223-2016 "A, se procedió a enviar a capacitacion para estaimplementacion a 2 personas de Recursos Humanos y una más de la unidad decompras a las instalaciones del laboratorio de la Dirección de Contabilidad delEstado en el 4to. Nivel del Ministerio de Finanzas Públicas, según la invitaciónhecha llegar a Ferrocarriles de Guatemala, con lo cual se inicio este proceso deimplementación. De acuerdo a lo informado por las personas asistentes a esta capacitación, estelaboratorio es el primero de varias capacitaciones que se tendran que recibir paracompletar lo requerido en esta implementación, por lo cual se está pendiente determinar este proceso para asi cumplir con lo establecido en el Articulo 1.APROBACION, de dicho Acuerdo Ministerial. Por lo antes expuesto esperamos terminar con dichas capacitaciones y proceder agestionar lo correspondiente ante el Ministerio de Finanzas Públicas para que seaimplantado en Ferrocarriles de Guatemala, el Sistema Guatenominas. En nuestra opinión se esta empezando a cumplir con la recomendacion y hay qued a r l e s e g u i m i e n t o .

4. Contratos administrativos con cargo al renglón presupuestario 022P e r s o n a l p o r C o n t r a t o .


Se pudo observar que el contrato administrativo número setenta y tres guion dosmil catorce emitido con el señor Mynor Oliverio Llamas Muralles en la cláusulacuarta indica que a dicho contrato se le acumulan las prestaciones laborales de los



Pág. 5

ejercicios fiscales 2,012 y 2,013, las cuales no son procedentes debido a que elseñor Llamas Muralles fue contratado a partir de la fecha en que se emitió dichocontrato la cual es el 3 de marzo de 2,014 por lo que es a partir de esa fecha quese le podrán pagar prestaciones por lo que se recomienda que se efectúen lascorrecciones que en derecho corresponda.

OBSERVACIÓNSe pudo establecer que el señor Llamas Muralles fue liquidado en el mes mayo2016 y le fueron calculadas sus prestaciones laborales correctamente.

5. Expedientes completos del Personal contratado con cargo al renglónpresupuestario 022 Personal por Contrato y 029 Otras remuneraciones depersonal temporal. INCONSISTENCIAS Se revisaron expedientes del personal contratado por el renglón 022 encontrandose que esta pendiente de adjuntar la documentación siguiente: tarjetaúnica, copia de poliza colectiva de fianza, tambien hay personal a quienes se lespagaron sus prestaciones laborales al 8 de Enero de 2,014, segun el acuerdo deintervencion 02-2014 de esa misma fecha, informacion que no se encuentradocumentada en cada expediente asi como sus correspondientes finiquitoselaborados por el Departamento Jurídico e Inventarios de FEGUA; tambien sedetermino que no se cuenta con un plan de vacaciones para el personal. Para los expedientes del renglón 029 y otras remuneraciones de personaltemporal tambien deben llenar toda la documentación de ley requerida. Otra de las recomendaciones es establecer un control efectivo para el registro dela asistencia del personal que labora bajo el renglon 022, mediante el libro deasistencia autorizado por la Contraloría General de Cuentas; implementarformularios propios para salidas de comisiones y permisos del personal. OBSERVACIÓN

Según oficio sin número del 12 de julio 2016 de Recursos Humanos comunican losiguiente: Con respecto a la documentacion de los expedientes del personal contratado en elRenglon 022 dicen que la Tarjeta Única se implemento internamente y queactualmente no se está usando; la Póliza colectiva de fianza se cumplio con



Pág. 6

el pago y adjuntan copia de la misma; se elaboraron finiquitos por el DepartamentoJurídico adjuntan copia de los mismos; en el Departamento de Inventarios indicanque en esa fecha no estaba implementado el finiquito pero en la actualidad si sehace; tambien hay una planificacion con respecto a las vacaciones del personal,para lo cual nos adjuntan un cuadro. Existe un libro autorizado por la Contraloría General de Cuentas donde se lleva laasistencia del personal 022; tambien hay formularios para la autorizacion des a l i d a s a c o m i s i o n e s y p e r m i s o s . Para los expedientes de personal contratado bajo el renglo 029 la documentacionsolicitada es la siguiente: Curriculum Vitae, Boleto de Ornato, RTU, DPI, Antecedentes Policiacos,Antecedentes Penales, Titulos, Solvencia Fiscal, Actualizacion de la ContraloriaGeneral de Cuentas, Fotocopia de un cheque o la certificacion de la cuentamonetaria, Cartas de Recomendación, Para los profesionales colegiado activo.


S E C C I O N D E I N V E N T A R I O S

II. Como resultado al seguimiento a la implantación de las recomendaciones dadaspor esta Unidad de Auditoría Interna en el Informe de la Auditoría realizada a laSección de Inventarios de Ferrocarriles de Guatemala –FEGUA-, período auditadodel 02 de enero al 31 de julio de 2,015 practicada en el mes de septiembre yoctubre de 2,015, se emite el presente informe en el cual se determina elcumplimiento a las recomendaciones siguientes:

1. Saldos no conciliados entre Libro de Inventario y Contabilidad


Que el Señor Interventor Licenciado German Rafael Rottman Chang, gireinstrucciones al Jefe Financiero, señor José Miguel Carrillo chinchilla para que asu vez instruya a la Encargada de Contabilidad, señora Ofelia de María AlarcónMendoza y al Encargado de Inventario, señor Luis René Hernández Vásquez,procedan de inmediato a conciliar los saldos, al 31 de diciembre de 2014, entre elLibro de Inventario y el Libro de Estados Financieros de FEGUA cuya diferencia



Pág. 7

establecida por esta auditoría es de Ciento Dos Mil Ochocientos SetentaQuetzales con Ochenta y Ocho Centavos (Q. 102,870.88), para evitar reparos porparte de la Contraloría General de Cuentas.

De lo actuado deberá informarse a la Unidad de Auditoría Interna de esta entidad,para poder darle el Seguimiento adecuado, en un plazo no mayor de 20 díashábiles, de conformidad al artículo 12 de la Constitución Política de la República.Se hizo del conocimiento del presente Hallazgo al Lic. German Rafael RottmanChang, Interventor de FEGUA y al Señor José Miguel Carrillo Chinchilla, JefeFinanciero de FEGUA por medio de NOTA DE AUDITORIA N-01-47904-01-2015,d e f e c h a 0 8 d e o c t u b r e d e 2 0 1 5 .

O B S E R V A C I Ó N

O f i c i o s d e R e s p u e s t a

Oficio No. 075-2015 Clasificación GaG, emitido por Intervención, de fecha 12 deoctubre 2015, donde el Señor Interventor gira instrucciones a las personas quecorresponde los Hallazgos para que la información sea entregada como larequiere esta Unidad de Auditoría (para realizar las correcciones pertinentes).

Oficio No. 171-2015 Clasificación DF, emitido por el Departamento Financiero, defecha 12 de octubre 2015, donde el señor José Miguel Carrillo Chinchilla girainstrucciones a la señora Ofelia de María Alarcón Mendoza, Contadora y al señorLuis René Hernández Vásquez, Encargado de Inventarios para que remitan suscomentarios sobre la existencia del hallazgo y su compromiso para establecer lascausas de la diferencia, en el plazo indicado a esta Unidad de Auditoría Interna.

Oficio No. 48-2015 emitido por la señora Ofelia de María Alarcón Mendoza,Contadora de FEGUA, de fecha 14 de octubre del 2015 donde expone los i g u i e n t e :

1. La contabilidad del sistema SICOIN WEB se genera directa y automáticamentedesde compras dependiendo a que renglón de gasto ingrese la compra. 2. Los sistemas SICOIN WEB y SIGES no pueden ser manipulados manualmentee n e l g a s t o . 3. Los saldos existentes en la Contabilidad son los reales ya que el sistema losg e n e r a a u t o m á t i c a m e n t e . 4. El departamento de Inventarios debe cuadrar con el saldo existe enC o n t a b i l i d a d . 5. Al departamento de Inventarios se les proporcionó listado de Activos Fijos para



Pág. 8

poder conciliar los saldos de contabilidad con Inventario, según oficio No. 26-2015d e f e c h a 2 0 d e m a y o 2 0 1 5 .

Oficio No. 52-2015 Ref.Irhv inv./fegua emitido por Luis Hernández Vásquez,Encargado de Inventario, de fecha 14 de octubre de 2015, indica lo siguiente:

Que en febrero 2015 tomaron posesión el Encargado de Inventarios como supersonal, desconociendo el estado de la Sección de Inventarios, en mayo 2015recibieron capacitación para trabajar con el SICOIN WEB, están actualizando,están trabajando en integrar, en establecer diferencias para cuadrar los saldos.

Oficio No. 90-2015 Ref.ejhs.inv/FEGUA, emitido por Edgar Jiovany HerreraSantizo, Encargado de Inventarios, de fecha 14 de diciembre del 2015, informa aAuditoría Interna que con el Jefe Financiero se presentaron al Ministerio deFinanzas Públicas al departamento de Contabilidad del Estado, donde lesinformaron que se debía de hacer un cambio en el ingreso de los títulos de ½pajas de agua para trasladarlos como Activos Intangibles dentro del departamentode Contabilidad, por medio de un Acuerdo de Intervención y que las diferenciasque se encuentran plasmadas en el ejercicio del año 2014 se puedan hacer losajustes necesarios dentro de los libros de Inventarios de Activos Fijos en el cierreque se haga de este año 2015 a inicios del próximo año.

Oficio No. 95-2015 Ref.ejhs.inv/FEGUA, emitido por Edgar Jiovany HerreraSantizo, Encargado de Inventarios, de fecha 21 de diciembre del 2015, informa aAuditoría Interna que como seguimiento pudieron determinar que en el año 2014incluyeron unos derechos de ½ pajas de agua y líneas telefónicas que no debenincluirse en el área de inventarios de activos fijos, por ser estos ActivosIntangibles, por lo que se debe hacer una reclasificación de estos bienes y almismo tiempo solicitar la autorización por medio de un Acuerdo de Intervenciónpara poder reclasificar estos Activos, en lo que respecta a las diferenciasencontradas en otros bienes, se debe de realizar un ajuste a principios del año2016, para cuadrar con e l sa ldo contable.

Oficio No. 29-2016 Ref.ejhs.inv/FEGUA, emitido por Julio Roberto Paiz Castillo,del Departamento de Inventarios, de fecha 04 de abril del 2016, informa aAuditoría Interna que hacen entrega de la copia del Libro de Inventarios de ActivosFijos 2015, mismo al que se aplicó el ajuste del cierre del año 2014, para solventarhallazgo a la Nota de Auditoría No. N-01-47904-01-2015.

En nuestra opinión por lo antes descrito, sí está cumplida esta recomendación, en



Pág. 9

base a que el saldo final del Libro de Inventarios coincide con el saldo final de lacontabil idad a diciembre de 2015 (ver anexos).

2. Saldos no conciliados entre Libro de Inventario y el del SICOIN WEB (F o r m u l a r i o F I N - 0 1 )


Que el Señor Interventor Licenciado German Rafael Rottman Chang, gireinstrucciones al Jefe Financiero, señor José Miguel Carrillo Chinchilla para que asu vez se sirva instruir al Encargado de Inventario, señor Luis René HernándezVásquez, proceda de inmediato a conciliar el saldo entre el Libro de Inventario y elde SICOIN WEB, cuya diferencia establecida por esta auditoría es de Setenta yOcho Millones Trescientos Nueve Mil Quinientos Setenta y Tres Quetzales conOchenta Centavos ( Q.78,309,573.80), para evitar reparos por parte de laContraloría General de Cuentas, pues dicha cantidad fue la que se omitió declarardentro del patrimonio institucional de FEGUA al 31 de diciembre de 2014 dentrode los Formularios FIN-01 y FIN -02. Se hizo del conocimiento del presenteHallazgo al Lic. German Rafael Rottman Chang, Interventor de FEGUA y al SeñorJosé Miguel Carrillo Chinchilla, Jefe Financiero de FEGUA por medio de NOTA DEAUDITORIA N-02-47904-01-2015, de fecha 08 de octubre de 2015.



Oficio No. 075-2015 Clasificación GaG, emitido por Intervención, de fecha 12 deoctubre 2015, donde el Señor Interventor gira instrucciones a las personas quecorresponde los Hallazgos para que la información se entregada como la requiereesta Unidad de Auditoría (para realizar las correcciones pertinentes).

Oficio No. 172-2015 Clasificación DF, emitido por el Departamento Financiero, defecha 12 de octubre 2015, donde el señor José Miguel Carrillo Chinchilla girainstrucciones al señor Luis René Hernández Vásquez, Encargado de Inventariospara que remita sus comentarios sobre la existencia del hallazgo y su compromisopara establecer las causas de la diferencia, en el plazo indicado a esta Unidad deA u d i t o r í a I n t e r n a .

Oficio No. 56-2015 Ref.Irhv inv./fegua emitido por Luis Hernández Vásquez,Encargado de Inventario, de fecha 22 de octubre de 2015, indica lo siguiente:



Pág. 10

1. Al momento de adoptar el SICOIN WEB, por situaciones de capacitación no seingresaron los saldos anteriores.

2. En relación al FIN 01, y FIN 02, se trabajó el movimiento del año únicamente.

3. Se está realizando los contactos correspondientes con personal del SICOINWEB, a efecto de obtener la asesoría respectiva y consolidar saldos con los librosde Inventarios respectivamente. Así también se estará designando personal quedirectamente se encargue de la actualización correspondiente.

Oficio No. 89-2015 Ref.ejhs.inv/FEGUA, emitido por Edgar Jiovany HerreraSantizo, Encargado de Inventarios, de fecha 14 de diciembre del 2015, informa aAuditoría Interna que con el Jefe Financiero se presentaron al Ministerio deFinanzas Públicas al departamento de Contabilidad del Estado, para consultarsobre los saldos de Inventarios, donde les informaron que SÍ se acumulan y sevan actualizando cada año y que se tienen que registrar todos los bienes que nose ingresaron del año 2011 hacia atrás, sí se puede realizar por medio de unabase de datos con un programa especial dentro del SICOIN y un programador,pero debe realizarse un inventario general antes de presentarlo para tener lasegur idad de lo que se está presentando.

Oficio No. 96-2015 Ref.ejhs.inv/FEGUA, emitido por Edgar Jiovany HerreraSantizo, Encargado de Inventarios, de fecha 21 de diciembre del 2015, informa aAuditoría Interna que con el Jefe Financiero se presentaron al Ministerio deFinanzas Públicas al departamento de Contabilidad del Estado, donde se noscomentó que el módulo de SICOIN –FEGUA-, tenía que haber iniciado con unsaldo inicial desde que se comenzó en el año 2012, lo cual no se realizó, por loque nos informaron que debe hacerse un levantado de Inventario General, parapoder determinar que los datos que se manejan en las hojas movibles en losLibros de Activos Fijos sean reales, y que a través de una base de datos y con laayuda del departamento de Informática poder ingresar de una manera masivadentro del sistema, los datos obtenidos del levantado de Inventario General.Informan que solicitaran el tiempo, el recurso humano y el material necesario paraobtener un resultado satisfactorio y positivo para la Institución con datos reales yc o n f i a b l e s . Oficio No. 57-2016 Ref.JRPC.inv./FEGUA , emitido por Julio Roberto Paiz Castillo, Encargado de Inventarios, de fecha 15 de julio de 2016, informa aAuditoria Interna lo siguiente: Como primera recomendacion por parte de la CGC indica que tenemos que



Pág. 11

realizar un inventario general de la institucion, tema que aun con concluye debidoque hay bienes que no se encuentran en las oficinas centrales, como por ejemploexisten bienes en resguardo en la aldea Chachahulia Izabal ( actualmentecontamos con 70 % de cumplimiento con esta meta). Al momento de culminar el inventario nos vemos en la necesidad de realizar unacomparación del libro de inventarios, con el libro mayor de contabilidad para podertener un dato certero de lo que se encuentra actualmente en la institucion y asimismo realizar un cuadro indicandonos el total de bienes activos en la empresajunto con el total de bienes dados de baja y determinar las diferencias que puedanexistir en ambos ( se cuenta con 40 % de cumplimiento con esta meta). Con el departamento de Ingenieria y Juridico se esta trabajando para poder teneral día toda la documentación de las tierras y terrenos pertenecientes a FEGUAdebido que tambien existe una deficiencia en ese tema, porque no contamos conel avalúo de todas las fincas de la empresa. Se tiene pendiente una reunión con personal de inventarios de FERROVIAS, paraque se nos entregue un inventario detallado de toda la maquinaria que tienen ellosbajo resguardo debido que el departamento cuenta con un listado de maquinariapero no contamos con un valor por cada una que se encuentra en el detalle. Tenemos que realizar un listado a así mismo un inventario de todo el equipo enmal estado que posee la empresa para poder realizar las bajas correspondientesdel inventario que está en proceso porque aún siguen resultando equipos en malestado. Terminando estos puntos nos vemos en la tarea de incluir en el libro de inventariosfijos de la empresa todos los bienes que no fueron incluidos en su momentoporque solo nos refleja un saldo pero no sabemos de donde proviene ese monto,asi mismo incluirlos en el sistema integrado SICOIN WEB los bienes que no fueroningresados antes del año 2012 y ver de que manera se logra ingresar todo antesque termine este año fiscal para poder mostrar resultados de mi departamento. En nuestra opinión esta recomendación se encuentra en proceso.

3. Compras realizadas de Bienes de Activo Fijo durante el año 2015 sinconstancia de ingreso a Inventario, Forma 1-H.

RECOMENDACIÓNQue el Señor Interventor Lic. German Rafael Rottman Chang, gire instrucciones alJefe Financiero, señor José Miguel Carrillo Chinchilla para que a la vez instruya a



Pág. 12

la Encargada de Compras, señora Reyna Ester Urizar Lapoyeu, al Tesorero señorEduardo Cruz Reyes y al Encargado de Inventarios, señor Luis René HernándezVásquez, para obtener sus comentarios sobre la existencia de dicho hallazgo y sucompromiso para establecer las causas de la omisión de la emisión de las Formas1-H “Constancia de Ingreso a Inventario”, en 15 facturas de compra de bienes deactivo fijo en los meses de abril, mayo, junio y julio de 2015. Se adjunta CuadroA n e x o . Se hizo del conocimiento del presente Hallazgo al Lic. German Rafael RottmanChang, Interventor de FEGUA y al Señor José Miguel Carrillo Chinchilla, JefeFinanciero de FEGUA por medio de NOTA DE AUDITORIA N-03-47904-01-2015,d e f e c h a 0 8 d e o c t u b r e d e 2 0 1 5 .

OBSERVACIÓNOficios de Respuesta

Oficio No. 075-2015 Clasificación GaG, emitido por Intervención, de fecha 12 deoctubre 2015, donde el Señor Interventor gira instrucciones a las personas quecorresponde los Hallazgos para que la información se entregada como la requiereesta Unidad de Auditoría (para realizar las correcciones pertinentes). Oficio s/n de fecha 14 de octubre de 2015 firmado por la Encargada de Compras,señora Reyna Ester Urizar Lapoyeu, el Cajero General señor Eduardo Cruz Reyesy el Encargado de Inventarios, señor Luis René Hernández Vásquez, enviado aesta Unidad de Auditoría Interna donde informa que con Acuerdo de IntervenciónNo. 046-2015 de fecha 31 de julio de 2015 por recomendación de ContraloríaGeneral de Cuentas y en base al análisis efectuado en reuniones en los quetambién participo la Licenciada Mildred Flores, Asesora de Auditoría Interna, seimplementó el uso del formulario 1-H a partir del uno de agosto del 2015. Portanto, los meses de abril, mayo, junio y julio, si están registrado en el libro deInventario correspondiente, de conformidad con la documentación que la Unidadde Compras remite a Inventarios para cada paso y registro correspondiente.

A las notas de reuniones realizadas con anterioridad que se refiere este Hallazgos o n l a s s i g u i e n t e s : Oficio No. 124-2015 Clasificación DF, de fecha 20 de agosto de 2015 emitido porel Departamento Financiero dirigido a esta Unidad de Auditoría Interna, dondehace de nuestro conocimiento que el día viernes siete de agosto del año 2015, sesostuvo una reunión en la sala de sesiones de la Intervención para tratar lorelacionado a la implementación del formulario 1-H SERIE “C”- “Constancia deIngreso a Almacén y a Inventario” en la cual participaron la siguientes personas:



Pág. 13

1. Licenciada Mildred Flores – Asesora de Auditoría Interna 2. Patricia Hernández – Asistente de Intervención 3 . Eduardo Cruz Reyes – Ca jero Genera l 4. Reyna Ester Urizar – Encargada de Compras 5. Edwin Alfredo de León – Encargado de Presupuesto 6. José Miguel Carrillo – Jefe del Departamento Financiero.

En dicha reunión se planteó la posibilidad de suprimir en las compras con CajaChica la emisión de la forma 70 (pedido) y la Forma 68 (requisición al Almacén),que no involucre el grupo 200. Por tratarse de adquisiciones urgentes de menorcuantía que no amerita su ingreso al Almacén. En el caso de las compras cargadas al grupo 200, si deberá emitirse el pedido y larequisición no importando la cantidad, para efectos de control e inventario. En virtud de lo expuesto, remiten minuta del Acuerdo de Intervención que normadicha disposición, solicitando nuestra opinión e implementación del mismo. Oficio UDAI 74-2015, de fecha 24 de agosto de 2015 emitido por esta Unidad deAuditoría Interna dirigido al Jefe del Departamento Financiero señor José MiguelCarrillo Chinchilla, el cual es en respuesta al Oficio No. 124-2015 de fecha 20 deagosto de 2015 emitido por el Departamento Financiero, donde se informa queesta Unidad es del criterio que se implemente como se acordó por todas lasUnidades involucradas en los procesos administrativos de Compras, amparado enAcuerdo de Intervención 046-2015, de fecha 31 de julio de 2015. Acuerdo de Intervención No. 046-2015 ACUERDA: Artículo Primero: Autorizarpara que a partir del uno de agosto del año dos mil quince, todas las comprasefectuadas por medio de Fondo Rotativo a través de la Caja Chica a cargo delInterventor y la caja Chica a cargo del Cajero General de FEGUA, NO deberáemitirse Forma 70 (pedido) ni forma 68 (requisición ), por tratarse de compras deurgencia y de menor cuantía consumibles de manera inmediata que no ameritansu ingreso a Almacén, salvo las compras de materiales que por su naturalezaestén destinados al consumo final y que no pertenecen al grupo 300, entoncesconjuntamente con la Forma 1-H, deberá emitirse la forma 68 para fines de controly regularización. Artículo Segundo: En cada compra, cada factura, deberá serrazonada y justificada en el reverso, de manera clara y concisa, y en los casos decompra y/o consumo de alimentos, deberá estar respaldado con los nombres yfirmas de los comensales. En el caso de las facturas pequeñas, se deberáadicionar una hoja con firma y sello del responsable. Artículo Tercer: En el caso delas compras de bienes que sean inventariables, utilizando el grupo 200, elresponsable del manejo y liquidación de cada Caja Chica, deberá trasladarinmediatamente la documentación a la Persona Encargada de Compras, para que



Pág. 14

ésta proceda a la emisión de FORMA 1-H y la Forma 68 (requisición), quiencoordinará con el Encargado de Inventarios para el registro y controlcorrespondiente. Artículo Cuarto: Este acuerdo empieza a regir a partir del uno (1)de agosto del año dos mil quince. Dado en la ciudad de Guatemala, a los treinta yun días del mes de jul io del año dos mil quince. Oficio No. 173-2015 Clasificación DF, emitido el 12 de octubre de 2015 por elDepartamento Financiero, girado para la Encargada de Compras, señora ReynaEster Urizar Lapoyeu, el Cajero General señor Eduardo Cruz Reyes y elEncargado de Inventarios, señor Luis René Hernández Vásquez, solicita remitirsus comentarios a esta Unidad de Auditoría Interna, en el plazo indicado, sobre lascausas de la no emisión de las formas 1-H “Constancia de Ingreso a Almacén” enlos meses indicados, toda vez que como es del conocimiento de todas lasunidades, el Acuerdo de Intervención No. 046-2015 establece que dicha Forma seinició a ut i l izar en el mes de agosto de 2015.

En base a lo expuesto, se desvanece este hallazgo, en vista que segun el Acuerdode Intervencion 046-2015, la implementacion de esta modalidad sera a partir del 1de agosto de 2,015 y las muestras fueron tomadas de meses anteriores a estafecha. 4. Tarjetas de responsabilidad no actualizadas, y bienes de activo fijo sintener a ningún funcionario o empleado público bajo su responsabilidad.


Que el Señor Interventor Licenciado German Rafael Rottman Chang, gireinstrucciones al Jefe Financiero, señor José Miguel Carrillo Chinchilla, para que asu vez instruya al Encargado de Inventarios, señor Luis René HernándezVásquez, a fin de que sin más demora, se proceda a la actualización de todas ycada una de las tarjetas de responsabilidad, y que todo bien de activo fijo en buenestado que exista en la entidad que carezca de persona responsable, que deinmediato se le asigne y cargue el valor respectivo al funcionario o empleado deFEGUA que corresponda, creándole su respectiva tarjeta o actualizándole la quey a p o s e a .

Es muy importante hacerle saber al señor Hernández Vásquez su responsabilidadque le compete por el desempeño del cargo que tiene, que es de sumaimportancia que todas y cada una de las Tarjetas de Responsabilidad de bienesde activo fijo se encuentren operadas al día y que ninguno de los bienes de activofijo adquiridos por la entidad puedan quedar libres de responsabilidad de



Pág. 15

funcionario o empleado público alguno, por el riesgo de que en caso de extravío,hurto o robo, imputables por la falta de registro, control y resguardo de los mismos,la responsabilidad también recae en el encargado de Inventario de la Institución.

De lo actuado deberá informarse a la Unidad de Auditoría Interna de esta entidad,para poder darle el Seguimiento adecuado, en un plazo no mayor de 20 díashábiles, de conformidad con el artículo 12 de la Constitución Política de laR e p ú b l i c a d e G u a t e m a l a .

Se hizo del conocimiento del presente Hallazgo al Señor José Miguel CarrilloChinchilla, Jefe Financiero de FEGUA por medio de NOTA DE AUDITORIAN-04-47904-01-20156 de fecha 16 de octubre de 2015.



Oficio No. 015-2015 Clasificación GaE, emitido por Intervención, de fecha 19 deoctubre 2015, donde el Señor Interventor gira instrucciones al Encargado deInventarios para que de manera inmediata emita INFORME COMPLETO para eldía 21 de octubre antes del mediodía del presente año, sobre la solicitud requeridapor Auditoría Interna, al mismo tiempo solicita indique cuales van a ser lasmedidas administrativas correctivas inmediatas a tomar, así como las diligencial e g a l e s q u e s e p r a c t i c a r a n .

Oficio No. 183-2015 Clasificación DF, emitido por el Jefe del DepartamentoFinanciero señor José Miguel Carrillo Chinchilla, de fecha 22 de octubre de 2015donde solicita al señor Luis René Hernández Vásquez, Encargado de Inventariosque indique los motivos por los cuales no se actualizaron las tarjetas deresponsabilidad, adjunta copia de Oficio No. 139-2015 fechado 10 de septiembrede este año donde el Jefe Financiero ordenó al Encargado de Inventarios larevisión de todos los registros, informes, tarjetas de responsabilidad y demáscontroles relacionados con los inventarios en General de Ferrocarriles deG u a t e m a l a .

Oficio No. 57-2015 Ref.Irhv inv./fegua, emitido por el señor Luis René HernándezVásquez, Encargado de Inventarios, de fecha 23 de octubre de 2015, el señorHernández Vásquez asume su responsabilidad ante Auditoría Interna de tener lastarjetas de responsabilidad desactualizadas, e indica que para realizar uninventario general necesitaría Recurso Tiempo y Humano, y expone que tresp e r s o n a s c o n f o r m a n l a U n i d a d .



Pág. 16

Oficio No. 58-2015 Ref.Irhv inv./fegua, emitido por el señor Luis René HernándezVásquez, Encargado de Inventarios, de fecha 23 de octubre de 2015, el señorHernández Vásquez, informa sobre las tarjetas de responsabilidad del señorMiguel Ángel Samayoa Minera en su momento Encargado del departamento deIngeniería de FEGUA, manifiesta que se encuentra una denuncia presentada anteel Ministerio Público, Fiscalia de Delitos Administrativos No. MP-012015-1827auxiliar agencia cinco de Litigios y que aparece en las tarjetas de responsabilidadnúmero 373 y 456 identificados con IF-5059, IF-5324, IF-5325, IF-5326, IF-5327,IF-5328, IF-5329, IF-5330, no se han podido descargar de dichas tarjetas en virtudque todavía se encuentran en proceso la denuncia presentada por FEGUA encontra del Ingeniero Miguel Ángel Samayoa Minera.

Oficio No. 73 y 77-2015 Ref. ejhs.inv/FEGUA, emitido por Edgar Jiovany HerreraSantizo, Encargado de Inventarios de FEGUA, de fecha 25 y 27 de noviembre de2015 donde solicita al departamento de Recursos Humanos fotocopias o un listadode los contratos para poder elaborar tarjetas de responsabilidad actualizadas.

Oficio No. 92-2015, emitido por Edgar Jiovany Herrera Santizo, Encargado deInventarios de FEGUA, de fecha 14 de diciembre de 2015 se informa a estaUnidad de Auditoría Interna que las tarjetas de responsabilidad del señor MiguelÁngel Samayoa Minera no se han dado de baja debido a que la denuncia delMinisterio Público No. MP-012015-1827 se encuentra todavía en proceso. Lasmismas se darán de baja cuando se tenga una resolución del caso, además seinforma que las tarjetas de responsabilidad del señor Aroldo Veliz Posadas aún nose han podido dar de baja, debido a que el anterior Encargado de Inventario noprocedió asentar el acta de finiquito en una hoja autorizada por la ContraloríaG e n e r a l d e C u e n t a s .

Oficio No. 93-2015, emitido por Edgar Jiovany Herrera Santizo, Encargado deInventarios de FEGUA, de fecha 17 de diciembre de 2015 se informa a estaUnidad de Audi tor ía Interna lo s iguiente:

1. Que las tarjetas de responsabilidad del Ingeniero Julio Cesar Morales Cermeñofueron verificadas y se le cargó a su tarjeta una cafetera de color negro MarcaBLACK & DECKER, Modelo DLX851B, S/S y un ventilador de pedestal colorblanco, marca LASKO, modelo 2520, S/S con código de inventario IF-4712.También se procedió a descargar un escritorio en L de madera MDF color pino lisoclaro, sin gavetas, S/M, y S/S ubicado en el folio 579 de mobiliario y equipo que setrasladó al área de Intervención, y una silla color negro, sin marca, S/M, S/Subicado en el folio 533 de mobiliario y equipo. El departamento de Ingenieríarequiere de una verificación de Inventario constante debido al cruce de bienese n t r e l o s m i e m b r o s d e l m i s m o .



Pág. 17

2. Como producto de la misma verificación se llegó a constatar que el dispensadorde agua color beige marca AVANTTI que se encuentra en el departamento deIngeniería posee el código IF-4942 y tiene un valor de Q441.96, el mismo fueincluido en un listado de bajas con fecha de octubre 2014 y se procederá aenmendar el error contactando a la dependencia de Bienes del Estado para quese hagan cargo del mismo lo antes posible.

3. El señor Fausto Enrique Aragón Reyes se encuentra utilizando la silla semiejecutiva color negro, modelo 320 S/S con código de inventario IF-5447, la mismafue trasladada desde Recursos Humanos pero no se notificó al departamento. Lasilla ya fue debidamente registrada en su tarjeta en el folio 604 de mobiliario ye q u i p o .

4. La silla secretarial con código IF-4778 fue debidamente descargada de la tarjetade responsabilidad del señor Fausto Enrique Aragón Reyes en el folio 329 demobiliario y equipo, ahora solamente aparece bajo el cargo del señor HéctorEnrique Meléndez Otzoy en el folio 602, también se le cargo a su tarjeta la sillagiratoria ejecutiva c/apoya brazos, código de inventario IF-5201 folio 605 dem o b i l i a r i o y e q u i p o .

5. Se informa que la tarjeta del señor Rafael Pérez Argueta, quien poseía los folioscon número 520 y 515 de mobiliario y equipo, 338 de bienes fungibles, ya que fuedada de baja según el acta de finiquito No. 91-2015.


5. Diseño de formulario de tarjeta de responsabilidad en uso, no es adecuadop a r a f i n e s d e c o n t r o l .


Que el Señor Interventor Licenciado German Rafael Rottman Chang, gireinstrucciones al Jefe Financiero, señor José Miguel Carrillo Chinchilla, para que asu vez instruya al Encargado de Inventarios, señor Luis René HernándezVásquez, a que se proceda a diseñar un nuevo formato de Tarjeta deResponsabilidad, previamente autorizado por la Contraloría General de Cuentas,que incluya datos importantes dentro del mismo, como fecha de recepción y fechade entrega, la que puede ir incluida en una sola columna titula solamente con“Fecha”, en donde se puede anotar la fecha en que se recibe el bien cuando seanota cifra en la columna del “Debe” en el renglón correspondiente, o la fecha enque se entrega el bien cuando se anota la cifra en la columna del “Haber” en el



Pág. 18

renglón correspondiente. También se detectó que le hace falta una columna muyimportante, titulada “Firma”, para que se anote la firma, ya sea de recibido o deentregado, pero en cada uno de los renglones de la tarjeta de responsabilidad, yno como se hace actualmente, que en cada folio solamente aparece una casillapara firma de todo un folio en la parte superior, lo que crea confusión y desordenal momento de determinar si efectivamente los bienes descritos fueronefectivamente recibidos o entregados por la persona responsable. La columna de“Observaciones” se podría utilizar para anotar datos importantes, como sería el deanotar el nombre de la nueva persona que se hará de los bienes cuando se opereuna cifra en el “Haber” por entrega de los bienes, por cualquier motivo, además dela anotación de los folios de “Vienen”, al iniciar el saldo, y de “Van” para trasladode saldo a un nuevo folio. Esta recomendación se hace con el fin de que la tarjetade responsabilidad cumpa con los requisitos esenciales de registro y sirva comoun instrumento que ayude a garantizar la custodia y control de los bienes de activofijo que se encuentren bajo la responsabilidad de funcionarios y empleados de lae n t i d a d .

De lo actuado deberá informarse a la Unidad de Auditoría Interna de esta Entidad,para poder darle Seguimiento adecuado, en un plazo no mayor de 20 días hábiles,de conformidad con el artículo 12 de la Constitución Política de la República deG u a t e m a l a .

Se hizo del conocimiento del presente Hallazgo al Señor José Miguel CarrilloChinchilla, Jefe Financiero de FEGUA por medio de NOTA DE AUDITORIAN-05-47904-01-20156 de fecha 16 de octubre de 2015.



Oficio No. 94-2015 emitido por Edgar Jiovany Herrera Santizo, Encargado deInventario, de fecha 17 de diciembre de 2015, dirigido a Intervención con copia aesta Unidad de Auditoría Interna, adjuntó copia del nuevo formato de tarjetas deresponsabilidad que se ha elaborado en base a las recomendaciones dadas pore s t a U n i d a d . Oficio No. 09-2016 Ref. ejhs.inv./FEGUA emitido por Edgar Jiovany HerreraSantizo, Encargado de Inventario, de fecha 26 de enero de 2016, dirigido aIntervención con copia a Financiero y a la Unidad de Auditoría Interna. Basado enlas recomendaciones de Auditoría informa se realizaron los cambios necesarios enel formato de las tarjetas de responsabilidad con el visto bueno del Financiero,Auditoría e Intervención, por lo que se presentaron con el nuevo formato a las



Pág. 19

oficinas de Contraloría General de Cuenta ubicadas en la zona 1 de esta Capital,al Departamento de Formas y Talonarios donde les aprobaron el formato, por loque queda mandar a pedir la autorización de las nuevas tarjetas.

En nuestra opinión si está cumplida esta recomendación. C O M I S I O N D E A U D I T O R I A

M a r t a G l a d y s S a l a z a r Z e l a d a D i r e c t o r

MARTA GLADYS SALAZAR ZELADA

Auditor



Pág. 20

ANEXOS Nota 1



Pág. 21

Nota 1-2



Pág. 22

Oficio 29-2016



Pág. 23

Folio 105 libro de inventarios



Pág. 24

Nota 2



Pág. 25

Nota 2-2



Pág. 26

Oficio 96-2015



Pág. 27

Nota 3



Pág. 28

Nota 3-2



Pág. 29

Oficio 173-2015



Pág. 30

Oficio 173-2015



Pág. 31

Nota 4



Pág. 32

Nota 4-2



Pág. 33

Nota 4-3



Pág. 34

Oficio 93-2015



Pág. 35

Nota 5



Pág. 36

Nota 5-2



Pág. 37

Nota 5-3



Pág. 38

Oficio 9-2016



Pág. 39

Tarjeta de responsabilidad nuevo formato



Pág. 40

Nota de Auditoria 51057-1



Pág. 41

Oficio DF CO 29-2016 HOJA 1



Pág. 42

Oficio DF CO 29-2016 HOJA 2



Pág. 43




Pág. 44

Oficio de Recursos Humanos Hoja 1



Pág. 45

Oficio de Recursos Humanos Hoja 2



Pág. 46




Pág. 47

Oficio de Inventarios hoja 1



Pág. 48

Oficio de Inventarios hoja 2



Pág. 49

NOMBRAMIENTO

Documents

EMPRESA FERROCARRILES DE GUATEMALA -FEGUA- …...Humanos de Ferrocarriles de Guatemala –FEGUA- CUA No. 46444 Periodo Auditado del 02 de enero al 31 de mayo de 2,015 Practicada en