To

da

y’s

Ch

oic

e f

or

To

mo

rro

w’s

Bu

sin

es

s

B-dul Republicii, nr. 75, Pitești – 110014 | T: +4 (0248) 217 933 | F: +4 (0348) 457 181 | www.prodinf.ro

EMSYS pentru Utilități

Conceput pentru:

- Managementul proceselor operaționale privind facturarea și relațiile cu clienți pentru companii furnizoare de utilități: electricitate, apă, termoficare, salubritate, gaze, telefonie, cablu, Internet etc.

- Gestiunea proceselor pornind de la emiterea contractului și servicii contractate pe puncte de consum, continuând cu înregistrarea consumurilor, facturare și încasări, calcularea majorărilor de neplată, recuperarea debitelor, reflectarea fenomenelor în contabilitate, oferind control total și acces în timp real la informații, pentru creșterea performanței și eficienței companiei.

- Gestionarea unui număr mare de clienți, grupați pe structuri teritoriale și manageriale, cu capabilități de a implementa diverse procese de business, de gestiune a consumurilor, a facturilor și încasărilor

- Asigurarea accesului ușor din orice locație, pe bază de drepturi/roluri, integrarea noilor structuri fără costuri suplimentare.

Componente

Definiții, Instrumente Configurare și Modelare EMSYS Utilities dispune de o secțiune specializată pentru realizarea definițiilor și configurărilor necesare modelării proceselor: arii geografice, servicii și pachete servicii, clienți și grupe clienți, zone, subzone, centre de distribuție, grile estimări, grile majorări, scheme tarifare, taxe și accize, forme încasare, scheme de tarifare, monografiere procese în contabilitate, parametri pentru măsurare consumuri, responsabilități și roluri în sistem, etc. Definițiile sunt preluate automat în secțiunea de rapoarte inteligente.

Management Clienți, Contracte, Puncte de Consum Un client poate avea unul sau mai multe contracte, un contract poate avea mai multe locații, într-o locație pot fi livrate servicii diverse cu tarife specifice. Procesul de gestiune a contractului începe cu cererea clientului de conectare la serviciu.

Management Servicii, Pachete de servicii și Tarife Pentru automatizarea proceselor, serviciile împreună cu taxele aferente se gestionează grupate în pachete

de servicii. Pachetele de servicii și tarifele acționează în perioada de valabilitate. Sistemul păstrează istoricul

tarifului pentru fiecare serviciu și se poate obține un grafic de evoluție. Se pot configura servicii

independente sau servicii care se determină în funcție de consumul altor servicii.

În cadrul procesului de facturare influența asupra serviciilor consumate în cazul modificărilor de tarife se

gestionează automat prin aplicație.

Management Echipamente măsură Echipamentele de măsură pot fi active fixe sau obiecte de inventar a căror evidență contabilă este realizată

în modulele specializate. Mentenanța lor se realizează prin EMSYS EAM. Există funcționalități prin care se

înregistrează operațiile asupra contoarelor și care influențează măsurarea consumurilor, calculul serviciilor

consumate: montări, demontări, sigilări, debranșări, etc. Echipamentele de măsură disponibile în sistem pot

To

da

y’s

Ch

oic

e f

or

To

mo

rro

w’s

Bu

sin

es

s

B-dul Republicii, nr. 75, Pitești – 110014 | T: +4 (0248) 217 933 | F: +4 (0348) 457 181 | www.prodinf.ro

fi montate la orice client și pe orice locație. Se înregistrează toate informațiile necesare managementului

aparatelor de măsură și consumurilor. Efectuarea acestor înregistrări în aplicație este însoțită de validări care

nu permit introducerea eronată a datelor.

EMSYS Utilities realizează automat calcularea consumului pentru orice schimbări ale echipamentelor de

măsurare intervenite, pe baza informațiilor înregistrate în sistem. Există funcționalități specializate pentru

utilizarea echipamentelor mobile pentru citire la distanță.

Management Consumuri Serviciile consumate se înregistrează cu aparate de măsură, în sistem paușal sau abonament, în sistem estimat,

pe baza consumurilor anterioare sau a unei cantități prestabilite, urmată de regularizări după o anumită

perioadă de timp sau ca rezultat al unui algoritm de calcul în funcție de anumiți parametri, de exemplu

suprafața construită și neconstruită, coeficienți, consumul altui serviciu, în funcție de puterea instalată, etc.

Consumurile măsurate prin citire se pot introduce în aplicație prin interfețe rapide sau prin funcționalități de

preluare de la echipamente mobile de citire. Determinarea cantităților consumate în cazul unei grupări de

clienți la care există contor superior se realizează folosind diverși algoritmi de repartizare pentru

redistribuirea diferenței dintre consumul de pe contorul superior și suma consumurilor din punctele de

consum subordonate.

Datorită dispersiei teritoriale, în special localizare pe străzi, pentru eficientizarea activităților de citire a

contoarelor (manuală sau cu echipamente portabile), distribuire facturi și încasarea lor, se definesc rute.

Rutele conțin o grupare de puncte de consum și aparate de măsură realizată după criteriu teritorial,

ordonate după modul în care se vor face citirile și ulterior se vor emite și facturile. EMSYS Utilities permite

obținerea fișelor de consum pentru client pe orice perioadă din istoric.

Management Facturare Facturarea serviciilor consumate se poate realiza individual sau în loturi. Un lot realizează grupări după

criterii diverse, după dispunere teritorială, ordonate pe rute, grupe clienți și nivele de responsabilitate,

organizare activitate.

Pentru listarea facturilor se pot folosi mai multe modele: cu anexa de servicii consumate, cu anexa pentru

majorări de întârziere la plată, cu chitanțe pre-tipărite, cu diverse mesaje, cu stare financiară, etc.

Procesul de facturare, distribuție, încasare se monitorizează la nivel de responsabili și portofoliu.

Sistemul asigură integritatea patrimonială a valorilor înregistrate pe fluxul consumuri, facturare, distribuție

facturi către client, încasare prin implementarea politicilor de management comercial al fiecărei organizații.

La transformarea consumurilor în facturi are loc predarea portofoliului către responsabilul de facturare.

Loturile de facturi emise, împreună cu borderourile asociate, se transferă în portofoliul încasatorilor.

Facturarea, urmată de predarea portofoliului la încasatori reprezintă un proces controlabil al documentelor

care se constituie ca valori.

Consumurile pentru care s-a lansat procesul de emitere al facturilor nu mai pot fi modificate. Pentru

refacerea lor se folosesc acțiuni corective specifice, în funcție de etapa în care se află procesul de facturare.

Dacă se dorește reluarea procesului de facturare pentru unul sau mai mulți clienți, EMSYS Utilities dispune de

acțiuni corective pentru anularea proceselor care au stat la baza emiterii facturilor inițiale, într-un proces

controlat.

Alături de serviciile furnizate prin contract sunt disponibile și procese de facturare pentru servicii diverse, în

aceeași factură sau în facturi separate.

Sistemul gestionează automat posibilitatea acordării de subvenții și bonificații clienților.

EMSYS Utilities permite emiterea facturilor personalizate și cu coduri de bare recunoscute de cititoarele

existente. Acest lucru simplifică foarte mult modalitatea de identificare a clientului și soldului sau pentru

încasări prin casieria proprie sau la diverși furnizori de servicii de încasare (Pay Point, Pay Zone, poștă, bănci,

etc)

To

da

y’s

Ch

oic

e f

or

To

mo

rro

w’s

Bu

sin

es

s

B-dul Republicii, nr. 75, Pitești – 110014 | T: +4 (0248) 217 933 | F: +4 (0348) 457 181 | www.prodinf.ro

Management Încasări Încasările se realizează în sistem online și emiterea chitanțelor se face automat din aplicație sau prin

încasatori de teren. Se realizează o gestiune a portofoliului unui încasator privind facturile primite, facturile

returnate și încasările efectuate, o urmărire a responsabilității încasatorilor prin depunerea chitanțelor pe

bază de borderouri.

EMSYS Utilities permite propunerea sumelor de încasat în ordinea vechimii facturilor (în funcție de data

scadentă), lăsând operatorului posibilitatea de alegere a facturilor și sumelor ce vor fi plătite. Încasările se

pot realiza la nivelul unei facturi sau pot fi încasate și pe tipuri de servicii, după o ordine stabilită.

O factură poate fi încasată prin una sau mai multe acțiuni, indiferent de forma de încasare. Pentru cazurile în

care sumele încasate depășesc soldul clientului, diferența încasată în plus se gestionează ca avans. Acesta se

poate restitui clientului sau se poate distribui, automat, ca încasare pe facturile următoare, în etapa de

confirmare. Există posibilitatea preluării din format electronic a încasărilor efectuate de terți.

Management Penalități întârziere la plată

Se realizează calculul automat al majorărilor pentru întârziere la plată la soldul facturilor neîncasate

care au ajuns la scadență (conform condițiilor comerciale din contract) precum și pentru încasările

efectuate cu întârziere. Majorările pot fi facturate împreună cu serviciile livrate sau în factură separată.

Suplimentar pot fi emise anexe cu detalii aferente modului de calcul.

Management Recuperare debite și respectare Disciplină contractuală EMSYS Utilities permite gestionarea acțiunilor, intercondiționărilor între aceste acțiuni și emiterea

documentelor necesare în activitatea de recuperare debite (somații, concilieri, debranșări, rebranșări, etc),

eșalonări la plată a debitelor restante, evidența dosarelor în instanță, etc. Aceste acțiuni se înregistrează în

baza de date astfel încât în orice moment se pot obține rapoarte privind acțiunile desfășurate într-o

perioadă, Fișă client pe acțiuni sau Centralizator al acțiunilor într-o perioadă, etc.

Sunt implementate cele mai bune practici în domeniu și se pun la dispoziția managementului rapoarte de

analiză pentru vechime debite pe intervale de vechime, clienți rău platnici, perioadă recuperare debite, etc.

EMSYS Utilities permite gestionarea întregului flux pentru transformarea clienților în clienți incerți, în litigiu

și extra-bilanțieri. Pune la dispoziție funcționalități de transformare la nivel de client, grupe clienți sau alte

selecții, a facturilor emise și neîncasate până la o anumită dată sau punctual pentru fiecare factură. Simultan

cu această transformare se gestionează și constituirea sau nu a provizionului aferent. Aceste transformări

sunt însoțite de generarea automată a tranzacțiilor contabile.

Citiri

bill=q1*p1 bill=q21*p1+q22*p2 bill=q31*p2+q32*p3+q33*p4

q1 q21 q22 q31 q32 q33

p1 p2 Prețuri

C0 C1 C2 C3

Q

p3 p4

Bill V1=q1p*p

Citiri

Bill V2 = q2p * p Bill V3 = q3c * p - V1 - V2

q1p q2p q3c

t1 t2 Estimări

C0 C1

Clienți

Contracte Locații

Pachete

contractate

Contoare

Servicii

facturate

Pachete

servicii

Servicii

Tarife

Facturi Încasări Penalități

• 0-n cadrane/servicii măsurate

Contoare subordonate

Citiri

Estimări

Paușal

Servicii

consumate

Facturi

confirmate

Facturi

Loturi

Generare loturi

de facturi

Anulare lot de

facturi

Generare

confirmare de

livrare

Anulare calcul

facturi

Calcul

facturi

Confirmare

facturi

Anulare confirmare

facturi

To

da

y’s

Ch

oic

e f

or

To

mo

rro

w’s

Bu

sin

es

s

B-dul Republicii, nr. 75, Pitești – 110014 | T: +4 (0248) 217 933 | F: +4 (0348) 457 181 | www.prodinf.ro

Management Relații cu Clienții EMSYS Utilities permite înregistrarea și gestionarea cererilor și reclamațiilor clienților indiferent de natura

lor (ex: facturare, măsurare consumuri, informații legate de tarif, diverse cereri de intervenții la

branșamente, cereri de eliberare avize pentru lucrări de branșare, defecțiuni în rețea, etc.) sau canalul de

receptare (telefon, email, ghișeu de relații cu clienții, etc.).

Există instrumente de configurare prin care utilizatorul își poate configura propriile definiții pentru: categorii

de cereri și reclamații, nivelul de prioritate, canale de comunicare, modul de generare a numerelor de

înregistrare a cererilor și reclamațiilor, rolurile și drepturile corespunzătoare pentru executanți, supervizori,

responsabili de departament, etc.

Este posibilă urmărirea întregului istoric al rezolvării cerințelor clientului. Toate acțiunile întreprinse din

momentul înregistrării unei petiții și până la arhivarea acesteia sunt înregistrate în sistem și pot fi vizualizate

prin rapoarte specializate, cu multiple posibilități de selecție.

EMSYS Utilities permite gestionarea intervențiilor și a planificării la intervenții: ora planificată, durata

planificată, ora efectivă a intervenției, durata efectivă, gestiunea personalului implicat în activitatea de

intervenții, anulare planificare, reprogramare, finalizare, etc. În orice moment, se pot obține informații

despre intervențiile planificate, în derulare, reprogramate, finalizate.

EMSYS Utilities asigură o interfață ușoară pentru interacțiune între companie și client, există un portal care

permite clienților unei companii de utilități să interacționeze, facil și rapid, cu furnizorul de servicii și își

propune îmbunătățirea proceselor operaționale privind relația cu clienții:

- creare și administrare cont online, istoric activitate - posibilitatea configurării personalizate a relației cu compania - stare financiară privind codurile de client gestionate prin cont, informații despre facturi, plăți - informații despre consumuri - transmitere index auto-citit - transmitere facturi prin email - transmitere alerte către clienți prin email (emitere factură, factură scadentă, perioadă auto-citire,

alte alerte la cererea companiei etc.) - transmitere mesaje către clienți: informări, avarii etc. - transmitere de către clienți de solicitări sau sesizări/reclamații către companie - plăți online

Raportări tehnico – operative și contabile Este disponibil un număr foarte mare de rapoarte pentru gestiunea proceselor, cu selecții multiple, pe

responsabili, roluri și segmente de date: rapoarte operative (abateri de la consumuri normale, consumuri

nefacturate, clienți fără facturi), Producție emisa, Jurnal vânzări, Fișă client, Fișă consum, Facturi neîncasate,

Situație debite, Extras cont etc. EMSYS Utilities pune la dispoziție și rapoarte care permit analiza valorilor din

conturi la nivelul tipului de produs, tipului de serviciu prestat și a costurilor activităților pentru fiecare centru

de cost (Raport Producție, Situația pe activități, Centre de cost, Balanța conturi clienți, Situație vechime debite

pe conturi și intervale de vechime, etc.) atât centralizate la nivel de grupă client, grupă servicii, tip serviciu, cât

și detaliat la nivel de client, serviciu, cont contabil, factură.

Business Intelligence Se adresează managementului de la toate nivelurile, oferind tehnici avansate de analiză și raportare. Este un

instrument managerial care susține procesul decizional și permite integrarea și valorificarea superioară a

tuturor informațiilor dispersate necesare fundamentării deciziilor și evaluării eficienței acestora.

Pornind de la surse multiple de date, cu ajutorul procedurilor automate datele sunt agregate la nivelul unui

datawarehouse și organizate apoi în structuri de cuburi, cu dimensiuni și măsuri, pentru a oferi o imagine

completă și complexă asupra proceselor. Instrumentele de raportare puse la dispoziția utilizatorilor oferă un

acces facil la informația necesară în procesele de decizie sub formă de rapoarte sintetice, indicatori de

performanță, grafice, analize complexe și comparative (la nivel organizațional sau linii de business), analize

de profitabilitate sau de cashflow, etc. Informațiile sunt prezentate în forme ușor de interpretat precum:

dashboard, crosstab, reprezentare grafică, etc.

To

da

y’s

Ch

oic

e f

or

To

mo

rro

w’s

Bu

sin

es

s

B-dul Republicii, nr. 75, Pitești – 110014 | T: +4 (0248) 217 933 | F: +4 (0348) 457 181 | www.prodinf.ro

Pentru manageri, care trebuie să aibă imaginea de ansamblu a problemelor, s-au construit tablouri de bord

(dashboard) dedicate, cu informații relevante pentru fiecare nivel managerial.

Conține un set de rapoarte dezvoltate de producător dar oferă posibilitatea ca beneficiarul să-și dezvolte

propriile rapoarte. Pentru a avea acces la informațiile dorite utilizatorii au la dispoziție instrumente native

pentru a realiza analize ad-hoc, își pot personaliza rapoartele existente.