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Objetivos de aprendizaje

Al termino del estudio de este capitulo, usted sera capaz de:

L-. Identificar que la actividad administrativa es compleja.

L-. Conocer los objetivos principales de una unidad de sistemas y pro­cedimientos.

L-. Explicar la ubicacion de la unidad de sistemas y procedimientos.

L-. Describir las funciones a desempeiiar por la unidad de sistemas y procedimientos.

L-. Identificar el estudio de sistemas y procedimientos de manera externa.

4. EI estudio de los sistemas y procedimientos en forma interna y externa

En todo organismo hay ciertas actividades que deben realizarse exactamente de la misma manera, sea donde sea. En el caso de la contabilidad 0 el control de personal e1 procedimiento es necesario para asegurar resultados uniformes. En cuanto a otras tareas, el prop6sito es llegar al resultado final en la forma mas rapida y eficaz.

Los sistemas y procedimientos que se refieren a la actividad general de un orga­nismo social deben estar a cargo de la direcci6n superior, que es la linica que esta en condiciones de conocer las necesidades totales. Como dichos sistemas y proce­dimientos determinan la forma de trabajar en todo el organismo, deben ser muy deta­llados.

Todo tipo de problemas que pueden plantearse en el transcurso de la vida de un organismo social se encuentran en sistemas y procedimientos, sencillos 0 sofistica­dos, que permiten resolverlos con facilidad. Todo organismo, cualquiera que sea su tipo, inc1uye necesariamente un sector administrativo que tiene tendencia a crecer mas rapidamente que el sector de producci6n. Ciertos organismos tienen, exc1usiva­mente, tendencia administrativa, por ejemplo los bancos, las compafifas aereas, las compafifas de seguros, la administraci6n publica, etcetera.

La actividad administrativa es indudablemente compleja e inc1uye un conjunto de conceptos, los cuales lentamente se van separando.

El autor M. Aumage1 nos hace la observaci6n indicando dos grandes sectores:

• Los servicios de producci6n administrativa. • Los servicios de estudio.

Los servicios de produccion administrativa. Se refiere a actividades rutinarias y repetitivas; por ejemplo, servicios de ventas, servicios de contabilidad, etc., son servi­cios cuyas actividades son movilizadas progresivamente en el marco de los proce­dirnientos mas 0 menos complejos. Los servicios de estudio. Son aquellos que tienen como prop6sito apoyar al organis­mo con estudios especializados, por ejemplo, un servicio de organizaci6n, sistemas y procedimientos, auditoria administrativa, etcetera. Se ha observado en la ultima deca­da una importante proliferaci6n de estos servicios de apoyo en los organismos publi­cos y privados.

La actividad administrativa es amplia, su campo de acci6n esta en constante desarrollo. El tributo de este amplio desarrollo estriba en una indiscutible dificultad organizacional.

Debido a que en Mexico el estudio de los sistemas y procedimientos se encuen­tran en proceso de desarrollo el profesional de la administraci6n, se encuentra en una posici6n favorable para practicar dicho estudio, tanto en forma intema como extema.

1 M. Aumage, Guia practica de organizacion administrativa, Editores tecnicos asociados, Barcelona, 1979, p. 2.

4.1 Fines de una unidad de sistemas y procedimientos

La concepcion modern a del profesional en administracion como especialista en sistemas es la de una persona capacitada para llevar a cabo un examen y evaluacion del sistema operativo en forma parcial 0 total, dando como resultado el detectar las causas de las deficiencias y sus posibles soluciones.

Todo estudio de sistemas y procedimientos, tanto de tipo interno como externo, debera llevarse a cabo pensando en que las organizaciones son un sistema y no un rompecabezas de funciones, puestos y procedimientos aislados; con esto se tiene el mejor argumento para asegurar que el amilisis debe ser integral. EI organismo en su totalidad sera sometido a un examen y evaluacion para as! detectar las verdaderas causas de los problemas.

En consecuencia habra necesidad de crear una unidad organica de sistemas y pro­cedimientos que brinde asesorfa a la direccion superior de un organismo. Que aplique el enfoque de sistemas y abarque con el mismo todas las areas y actividades del orga­nismo. Esto asegurara en gran parte el resultado del estudio de sistemas y proce­dimientos.

t:i 4.1 Fines de una unidad de sistemas y procedimientos

Mediante el estudio de sistemas y procedimientos se produce una manera particular de conduccion de las operaciones, es mas, se exige, para poder decidir que nos encon­tramos ante una integracion de los sistemas de un organismo. Por tanto, el primer concepto en el analisis de sistemas es aquel que hace referencia al examen de las rela­ciones de la direccion superior en el organismo, para de ella extraer las normas y polf­tic as de decision que deben verificarse para llevar a cabo una administracion eficaz.

Los fines que perseguira una unidad de sistemas y procedimientos seran asesorar la direccion superior, desarrollando los siguientes aspectos:

•

•

•

•

• •

Elaboracion de programas que marquen directrices para coordinar las activi­dades a realizar. Evaluacion de los planes de accion relativos a la ejecucion del trabajo para determinar su efectividad. Control del flujo de formas, informes, para determinar si son eficientes, opor­tunos y complejos. Buscar y establecer en forma con stante nuevos metodos de informacion para apoyar la toma de decisiones. Ayudar a obtener metodos eficientes para simplificar y medir el trabajo. Activacion de estudios especializados, cuando as! 10 requiera el volumen y el complejo de operaciones para proporcionar soluciones y recomendaciones.

Las unidades de sistemas y procedimientos en su desarrollo sefialaran todo acuer­do administrativo en 10 referente al sistema organizacional, sistema de informacion, polfticas, programas, planes, medicion y simplificacion administrativa.

4. EI estudio de los sistemas y procedimientos en forma interna y externa

c::ti 4.2 Ubicaci6n de la unidad de sistemas y procedimientos

La ubicacion 0 asignacion de la unidad de sistemas y procedimientos (usp), depende de varios factores, en primer lugar puede ser que el organa consultor a quien se con­ffa este estudio sea una unidad integrada a la organizacion, en cuyo caso la extension de su trabajo depended del nivel donde este ubicado. Esto es, si se trata de una unidad asesora en un tercer nivel jenirquico, su actividad se vera sumamente res­tringida, ya que la coordinacion sera solo a la altura de jefe 0 departamento y es mas, de una seccion especffica, 10 cual supone que solo atacara los problemas de unos cuantos procedimientos en una funcion para establecer una unidad de esta naturaleza.

EI colocar una unidad asesora de sistemas y procedimientos dentro de las fun­ciones internas puede verse, desde el punto de vista de la organizacion, como:

1. Una extension del area financiera puesto que muchos proyectos de la unidad de sistemas y procedimientos se relacionan con las actividades financieras:

Gerencia I finanzas

I I I

Sistemas y Auditoria procedimientos interna

2. Una funcion independiente del area financiera. En este caso la funcion de sis­temas y procedimientos es, en sf misma, objeto del grupo operacional.

Director general

I I I I

Gerente Gerente de Gerente financiero administracion ret. indust.

i I 1 1

Asuntos Proceso elect. Sistemas y juridicos de datos procedimientos

4.2 Ubicacian de la unidad de sistemas y procedimientos

3. Una forma departamental que enfatiza la unidad y la estrecha relaci6n que hay entre el aspecto financiero y el de sistemas.

Gerente de planeacian

I I I I

Planeacian Planeacian I Sistemas y tecnica financiera procedimientos

4. Un 6rgano asesor de la direcci6n general. Este caso es el que mas se recornienda, pues mientras mayor nivel jenirquico tenga en la empresa, mayor sera su campo de acci6n en ella y ademas ganara aceptaci6n rapida y univer­sal.

Director general

····· ·····························1 Sis. y proc. 1

I I I I Produccian Ventas Finanzas Adman.

En donde quiera que se situe la responsabilidad de los sistemas y procedimientos, el alcance de sus actividades debera definirse claramente por la direcci6n general, y tambien ser claramente comprendida por todas las unidades adrninistrativas de la empresa.

La selecci6n objetiva de la ubicaci6n de la unidad de sistemas y procedirnientos dentro de la empresa debe estar basada en la 16gica de colocarla tan alto como sea posible.

4 . EI estudio de los sistemas y procedimientos en forma interna y extern a

L:ii 4.3 Importancia de la unidad de sistemas y procedimientos

La importancia de la unidad de sistemas y procedimientos varia bastante de una empresa a otra. Esto se debe a que se pueden tomar en cuenta diversos factores que determinan la importancia de unidad y son:

a) El campo de accion de la unidad de operacion. b) La profundidad de los estudios que van a practicarse. c) El volumen y complejidad de las operaciones de la empresa. d) La centralizacion 0 descentralizacion de las funciones de sistemas y proce­

dimientos. e) Los sistemas de proceso electronico de datos, como parte integrante de la

unidad de sistemas y procedimientos como entidad por separado.

Cuando la funcion de los sistemas y procedimientos va a centralizarse y el per­sonal de asesoria va a ejecutar el trabajo, en vez de descentralizarlo, dicho personal va a actuar en calidad de consultor, por tanto, la unidad sera mas importante.

Alcance de la unidad de sistemas y procedimientos

En el caso de que se asignara la fun cion a una persona 0 a un grupo especffico de la organizacion, el nivel maximo directivo debe c1arificar los aspectos siguientes:

a) l,Cuales son los objetivos de la unidad de sistemas y procedimientos? b) l,Quien tiene la responsabilidad primaria para los procedimientos adrninistra­

tivos dentro de un departamento particular, ese departamento 0 unidad de sis­temas y procedimientos?

c) l,Es la funcion de la unidad puramente asesora 0 tendra autoridad para impo­ner los procedirnientos aprobados?

d) l,Podra la USP emprender estudios por iniciativa propia 0 solo por solicitud del departamento interesado, 0 por requerimientos de la gerencia?

e) Una vez aprobado e instalado un determinado procedirniento 0 sistema l,Podra el departamento afectado cambiarlo sin la aprobacion de la unidad de sistemas y procedimientos?

f) l,Podra la USP apelar el rechazo de sus recomendaciones hechas a un departa­mento? l,Ante quien?

4.4 Funciones que debe desempeiiar la unidad de sistemas y procedimientos

4.4 Funciones que debe desempenar la unidad de sistemas y procedimientos

Las funciones de la unidad de sistemas y procedimientos deben quedar enmarcadas dentro de la estructura organica de una empresa, en una unidad 0 departamento que por su situaci6n jenirquica pueda conseguir sus objetivos.

EI nivel donde se situe la responsabilidad de la unidad debeni reunir las carac­teristicas siguientes:

a) Jerarqufa suficiente para poder penetrar en cualquier unidad administrativa de la empresa.

b) Que el tipo de funciones de dicha unidad sea todo 10 relacionado con la direc­ci6n, planeaci6n, sistemas, equipo, etc., con el fin de simplificar y estanda­rizar las operaciones de la empresa.

c) Que tenga suficiente autoridad sobre las demas unidades administrativas.

Las unidades de sistemas y procedimientos estudian y analizan la organizaci6n y sus sistemas administrativos, con el fin de proponer y, en su caso, disefiar, implantar y actualizar los sistemas existentes para permitir y elevar su eficiencia en el logro de los objetivos establecidos; todo esto, mediante el aprovechamiento racional de los recursos human os, financieros y materiales de que se disponga.

Para cumplir con 10 anterior, la unidad de sistemas y procedimientos debe ejecu­tar las funciones siguientes:

1. Estudiar y analizar permanentemente la organizaci6n y el funcionamiento general de la empresa 0 area de estudio, tratando de:

a) Recabar los datos necesarios que permitan conocer objetivos y poifticas de la organizaci6n.

b) Analizar la estructura y las funciones de cada una de las unidades admi­nistrativas que integran la empresa.

c) Proponer y, en su caso, adaptar los sistemas administrativos y modifica­ciones que permitan elevar la eficiencia.

2. Diagnosticar sobre los metodos de operaci6n y los sistemas de informaci6n con el fin de:

a) Recabar datos que permitan evaluar constantemente, la eficacia de los sis­temas utilizados.

b) Analizar el flujo de datos y los sistemas para determinar si cada nivel de la organizaci6n recibe la informaci6n significativa para la toma de deci­siones que les corresponde.

4. EI estudio de los sistemas y procedimientos en forma interna y externa

c) Realizar el amilisis, disefio y control de form as impresas, procurando su adecuacion al funcionarniento de los sistemas establecidos.

3. Estudiar y analizar permanentemente los procedirnientos y relaciones de orga­nizacion en terrninos dellfmite en la estandarizacion del trabajo, la simplifi­cacion y la medicion de la productividad, para 10 cual se necesita:

a) Aplicar sistemas de oficina, enfatizando los flujos de trabajo administrati­vo y las relaciones de organizacion establecidas para el proceso de tra­bajo.

b) Deterrninar unidades medibles de trabajo, relacionandolas con el mimero de empleados que se necesitan para la ejecucion de cierto volumen de tra­bajo.

4. Disefiar sistemas mas eficientes y comparar las distintas opciones para selec­cionar la mas indicada; incluyendo el estudio de metodos manuales, meca­nizados 0 electronicos, con el fin de:

a) Disefiar procedirnientos correspondientes a los sistemas nuevos 0 modifi­cados.

b) En su caso, disefiar y aprobar modelos para la simulacion de sistemas con el fin de seleccionar la alternativa mas adecuada.

5. Formular los manuales administrativos que incluyan todos los elementos necesarios para cada sistema aprobado, observando su aplicacion y actua­lizacion.

6. Revisar la implantacion de nuevos metodos, y realizar la revision periodica, sobre bases comparativas, de la efectividad de los sistemas y procedirnientos, para 10 cual hay que aplicar programas de valoracion, aunque podria conside­rarse como la fase final del programa de sistemas de oficina, se desarrolla por separado.

EI programa se pondra en marcha despues de haber transcurrido el tiempo sufi­ciente para permitir una valoracion exacta de los resultados y un ajuste final de los detalles del procedirniento y organizacion.

Lii 4.5 Oiselio de la estructura organica de una unidad de sistemas y procedimientos

Una unidad de sistemas y procedimientos se estructura de la manera siguiente: El coordinador. Es la persona que tiene la responsabilidad de una parte 0 todo un

plan general de sistemas y procedimientos. Es el encargado de elaborar y aprobar los procedirnientos a seguir; as! como de revisar y aprobar el trabajo realizado.

4.5 Diseno de la estructura organica de una unidad de sistemas y procedimientos

Es importante que el coordinador que ocupe este puesto sea un profesional en administracion, con suficiente experiencia y capacidad.

El analista. Es aquel profesional que despues de dominar las tecnicas de sistemas y procedimientos, se Ie clasifica y especializa por areas de trabajo (por ejemplo sis­temas Y procedimientos administrativos, sistemas de informacion, proceso electroni­co de datos, manualizacion, etcetera).

El auxiliar. El encargado de este puesto se responsabiliza de ayudar al analista en la recopilacion de informacion. Cuando se trata de empresas de pequefia magnitud puede tambien coordinar actividades de planeacion y desarrollo.

Como ya se indico anteriormente, el grupo de sistemas y procedimientos de pre­ferencia debe ubicarse al nivel jerarquico mas alto, para poder operar en forma ade­cuada. Ademas puede formar parte de las actividades del director general, del gerente de finanzas, del gerente de planeacion, de la gerencia de administracion, etc. La fun­cion de sistemas y procedimientos puede ser desempefiada por un grupo de especia­listas independientes 0 bien por una unidad.

Cabe mencionar que esta funcion debe desarrollarse de la manera mas indepen­diente posible; ya que existe la posibilidad de la presion de los grupos particulares de la empresa. Mientras mayor independencia haya, mas eficiente y provechoso sera el trabajo; mientras mas alto sea el nivel jerarquico de la unidad de sistemas y proce­dimientos, menor sera la oposicion que encontrara.

La estructura organica es un mecanismo para ayudar a lograr las metas fijadas. Lo fundamental para el diseiio de estructuras es el conocimiento operativo de la empresa. Sin la comprension general y especffica de la situacion actual y sin un co­nocimiento real de los requerimientos del sistema futuro, la posibilidad de que un nuevo sistema propuesto sea el adecuado, se reduce en forma considerable.

Factores que influyen para el diseno de una estructura organica

a) Actividad

- Programatica. Comprende el tipo de estructura por proyectos 0 material. - Rutinaria. Comprende el tipo de estructura lineal funcional. - Eventual. Es un area de apoyo.

b) Duracion

Permanente. Va de acuerdo con los tipos de factores para decidir el tipo de estructura adecuada.

- Temporal. Es recomendable el uso de una estructura por proyectos 0

matricial.

c) Ambito

De acuerdo con el campo de aplicacion:

4. EI estudio de los sistemas y procedimientos en forma interna y extern a

- Pequefia. Tienden a una estructura organica lineal en la medida en que crece. Grande. Tienden a una estructura organica de tipo funcional.

d) Relaciones

De acuerdo con el tipo de trabajo:

Independientes. En este caso la estructura organica depende del criterio que se adopte. Interrelacionadas. Cuando se adopta una estructura de tipo programlitico.

e) Recursos

Humanos

Espeeialistas. Se utilizan en el caso de una estructura organica de tipo programatico 0 por proyectos. No espeeializados. Se utilizan en el caso de una estructura organica de tipo lineal 0 funcional.

Financieros

Estructura programatica. El costo es mas alto, por el tipo de personal mas calificado; pero a mediano y largo plazo resultara mas barato, porque se trabaja con base en programas, 10 que requiere un solo eoordinador. Estructura lineal y funeionaI. Es menor el costo, por el tipo de personal no especiaJizado; pero conforme erece el numero de analistas, se requerini de mas coordinadores, 10 que provocara un aumento en los costos.

Materiales

Distribueion de ofieinas y equipo. Influye en el tipo de estructura, sobre todo euando creee nuestro personal y este no se puede colocar en la of i­cina; 10 eual provoea invertir en una oficina mas grande 0 llevar a otra oficina parte del personal.

En las figuras 4.1 y 4.2 se presentan varios modelos de estructura organica para tina unidad de sistemas y procedimientos.

4.6 EI estudio de sistemas y procedimientos en forma externa

Director de la unidad sistemas y procedimientos

Coordinador Coordinador

Analistas Analistas

Auxiliares

Estructura funcional.

COi 4.6 El estudio de sistemas y procedimientos en forma extern a

Coordinador de dibujo y disefio

Dibujantes

El empleo de consultores en la direccion de las empresas se utiliza cuando la empre­sa no cuenta con los recursos suficientes para sostener un programa intemo, 0 bien cuando se requiere una opinion de canicter independiente. Una empresa pequefia 0

mediana con escaso personal de asesorfa tal vez encuentre mas economico y efectivo solicitar los servicios de un consultor en sistemas y procedimientos.

Tambien se llama a los consultores para ejecutar un trabajo especial, cuando la importancia de otros proyectos de sistemas no permite la asignacion de los miembros permanentes de personal de asesorfa, al desarrollo de un nuevo proyecto.

Algunas veces, las empresas prefieren emplear consultores extemos para estudios de cierto tipo, en los que las recomendaciones que se espera se hagan, sean impopulares y no se desasocien de ninguna unidad de la empresa, por ejemplo, los grandes cam­bios de organizacion y traslado del personal que se preve van a seguir como resulta­do de un estudio completo de organizacion y sistemas.

Sin embargo, tal vez, la razon mas comun por la que se emplean los servicios de un consultor, es el deseo de la direccion de tener el punto de vista de una persona imparcial, competente, apoyada por un consejo tecnico profesional.

La actuacion del licenciado en administracion como consultor, contratado espe­cialmente por una empresa para mejorar ineficiencias operativas, ya sean detectadas por la propia direccion 0 resultantes de tareas relacionadas con sistemas y procedi­mientos, implica la realizacion de un trabajo de consultorfa de empresas.

4. EI estudio de los sistemas Y procedimientos en forma interna y externa

Director

Analisis Diagnostico Implantacion

recomendacion evaluacion

Por producto

Director

Diagramacion Manuales Diseiio 0 plan

de formas

Por proyectos

Director

Proyecto 1 Proyecto 2 Proyecto 3

Tipos de estructura para la departamentalizacion de una unidad de sistemas y procedimientos.

4.6 EI estudio de sistemas y procedimientos en forma extern a

Esta consultoria administrativa debe ser llevada a cabo por ellicenciado en admi­nistraci6n, siempre y cuando cuente con la competencia, imparcialidad y peri cia tec­nica para llevarla a cabo. La consultoria es una funci6n muy importante que debe desarrollar el profesional de la administraci6n, por 10 cual citaremos algunos aspec­toS interesantes acerca de ella.

Desde su comienzo, la consultoria administrativa ha sido un servicio especializa­do y los directivos de las empresas han solicitado los servicios de especialistas en diversas areas, sistemas y procedimientos, auditoria administrativa, etc. Como conse­cuencia del crecimiento de las empresas, por la complejidad de sus operaciones, por los cambios en los sistemas y procedimientos debido a nuevas formas de distribuir los artfculos y a la competencia, se ha causado todo un desequilibrio administrativo.

Pero no es facil encontrar profesionales con la capacidad y experiencia necesaria para ofrecer a las empresas una asistencia eficiente y de calidad; aunque debemos saber que el desarrollo de cursos y estudios de especializaci6n en actividades rela­cionadas con el trabajo dellicenciado en administraci6n y la coordinaci6n con profe­sionales de otras areas, han dado como resultado que muchos profesionistas de la ad­ministraci6n se encuentren plenamente capacitados para ofrecer la consultoria admi­nistrativa a quien 10 solicite.

Caracteristicas de los consultores contratados

Existen ciertas ventajas y desventajas de los cuerpos consultores en sistemas y pro­cedimientos que hay que tomar en cuenta:

Ventajas

• Tardan cierto tiempo en familiarizarse con los antecedentes de la empresa 0 del problema.

• Deben emplear un maximo de tacto para ganarse la confianza del personal. • En ocasiones s610 se limitan a formular recomendaciones, en otras implantan

las recomendaciones aprobadas. Pero 10 mas frecuente es que al terrninar el contrato se retiren y pierdan as! contacto con 10 que ha sido instalado y la suerte que pudiera correr.

Desventajas

• Estan menos sujetos a la influencia de los ejecutivos de la empresa. • Pueden tener vasta experiencia en trabajos para los cuales han sido contrata­

dos, y estar familiarizados con algunos de los problemas que Ie plantee la nueva asignaci6n.

4. EI estudio de los sistemas Y procedimientos en forma interna y extern a

Alcance de una asignacion

Especificamente, en los cas os en que los analistas de sistemas y procedimientos son contratados, la naturaleza de la tarea dada puede ser de gran amplitud, 0 bien, pueden ser llamados para que su equipo emprenda la revision de toda una empresa, en cuyo caso tendnin que empezar por estudiar sus objetivos, organizacion y sistemas.

Ademas pueden ser llamados para estudiar un procedimiento aislado. El caso mas frecuente es que sean llamados para examinar una unidad completa en cuanto a su organizacion y sistemas. Esto implica tam bien que se trate del examen de una activi­dad existente 0 que se refiera a la planeacion de una unidad totalmente nueva.

Cualquiera que sea el tipo de la asignacion, es importante que su extension sea definida anticipadamente. Las referencias pueden ser formuladas en forma muy amplia: en el primer caso sefialado podria ser para revisar la organizacion y sistemas empleados en la empresa Rodval, S.A., donde se requiera solo el estudio de un pro­cedimiento dado. La asignacion debe definirse en forma mas estricta.

El objeto de la asignacion debera ser definido de acuerdo con las personas que buscan el asesoramiento. Especialmente donde los propositos de la asignacion sean restringidos, es importante que la definicion sea 10 mas clara posible; si es necesario, puede ser formulada con anterioridad y ajustada en los primeros pasos del estudio. La definicion debe indicar cualquier problema especial, por ejemplo, falta de infor­macion en los registros estadfsticos, defectos en el sistema de compras, atraso en las entregas, procedimientos no documentados, etc. Por 10 general, es recomendable que sea el director de la oficina asesora quien tome parte en la determinacion de los obje­tivos.

Aspectos principales en la consultoria administrativa

Para realizar la consultorfa administrativa hay que tener en cuenta tres aspectos prin­cipales:

a) Un proyecto que incluye el propos ito y los recursos humanos, tecnico y mate­rial.

b) EI tiempo requerido. c) El dinero de que se dispone.

El proyecto implicara una responsabilidad compartida entre el cIiente y el con­sultor. De esta relaci6n se derivani que, los funcionarios y subordinados involucra­dos conozcan y entiendan la actividad que se va a realizar, por que se va a hacer, el plazo disponible para su realizacion, el alcance de la actividad y los objetivos que se persiguen; esto representara evitar desperdicios y aprovechar mejor el uso que se esta haciendo de sus recursos. Por eso, una buena relaci6n cliente-consultor debera redun­dar en una mejor operacion del area en que se hall a intervenido.

4.6 EI estudio de sistemas y procedimientos en forma extern a

Una adecuada relaci6n implicani una estrecha colaboraci6n entre el consultor y la ernpresa para la resoluci6n de los problemas planteados.

Uno de los factores mas importantes para el trabajo de consultor y del cual depende su exito, es que el personal participante este capacitado para pres tar el servi­cio, ya que, cuando este es el adecuado para el cliente, se utilizara la consultoria en nuevas areas, provocando una extensi6n del contrato.

El procedimiento para la elaboraci6n del proyecto, se cita a continuaci6n:

a) Establecimiento del objetivo perseguido. El consultor debeni colaborar con la empresa para su formulaci6n, el cual, sera por escrito para determinar s610 cosas factibles. Este paso se derivara de un estudio preliminar, el cual permi­tira considerar alternativas iniciales de soluci6n y pensar en las tecnicas administrativas requeridas.

b) Planeaci6n de las operaciones, que presenta la determinaci6n de los recursos requeridos y su orden de aplicaci6n en cada una de las actividades del proyec­to, as! como la elaboraci6n de un programa, al que tendran que ajustarse en funci6n de los objetivos y tiempo de duraci6n.

c) Elaboraci6n de la carta propuesta, que es el documento formal mediante el cual el consultor propone los terminos en que prestara sus servicios a la empre­sa 0 cliente. Debe contener los siguientes puntos:

• Antecedentes y definici6n del problema, de acuerdo con el estudio preli-minar.

• Objetivos y beneficios esperados del servicio. • Programaci6n y alcance del trabajo del consultor. • La colaboraci6n 0 participaci6n del personal de la empresa. • Honorarios y la forma en que se cobraran.

Una vez aprobada la carta propuesta, se inicia el trabajo detallado de las areas comprendidas en el proyecto. Durante el desarrollo de la consultoria, ellicenciado en administraci6n podra ir anticipando recomendaciones y realizando informes peri6di­cos, donde se resuman las actividades realizadas, las dificultades que se presenten, las modificaciones respecto al programa inicial, las pr6ximas actividades a realizar y cualquier otro tipo de informaci6n que interese a la direcci6n de la empresa.

Cuando termina esta fase del proyecto, generalmente se prepara un informe final, donde se mencionan las conclusiones, recomendaciones, etc. , para ser discutido primero con los funcionarios involucrados, posteriormente con la direcci6n de la empresa; asimismo, se evaluan los resultados obtenidos y en funci6n de esto, se pro­cede a desarrollar las recomendaciones dadas por el consultor; aunque el valor real de esas recomendaciones, unicamente se podra determinar en el momento en que em­piecen a producir beneficios para la empresa.

4. EI estudio de los sistemas y procedimientos en forma interna y externa

1. Indique cmlles son los fines que perseguini un departamento de sistemas y procedimientos.

2. Explique cucH es su punto de vista para la ubicaci6n interna del departamento de sistemas y procedimientos.

3. Enumere cuMes son las funciones que debe desempefiar un departamento de sistemas y procedimientos.

4. Represente gnificamente el modele de estructura organica pOl' productos, para una unidad de sistemas y procedimientos.

S. El empleo de consultores en sistemas y procedimientos administrativos es una practica necesaria, ~cuando se utiliza el empleo de estos consultores?

6. Existen ciertas ventajas y desventajas en el empleo de consultores extemos, ~cuaIes son estas ventajas y desventajas?

7. Para la realizaci6n de una consultoria administrativa, ~que aspectos hay que tener en cuenta?

8. Explique cual es el procedimiento para la elaboraci6n de un proyecto de con­sultona?

Objetivos de aprendizaje

Al termino del estudio de este capitulo, usted sera capaz de:

'-- Comprender las perspectivas del anal isis del trabajo.

'-- Analizar la perspectiva organizacional.

'-- Identificar los aspectos mas importantes en el diseno de la orga­nizacion.

'-- Comprender como pueden sobrevivir las organizaciones, operar eficazmente e innovarse en un entorno cambiante.