Christian

Kiesewetter Partner & Sales Management

Enterprise Content Management

am SharePoint mit ecspand

ecspand - Strategie

ecspand your SharePoint

einheitliche Oberfläche

prozessgesteuert

Integration Umsysteme & Papier

Aktenplan, Rendition & Compliance

fertige Lösungen

SharePoint als „Single Point of Service“

Kompetenzprofil SharePoint

Kompetenzprofil

Unterschied klassisches DMS

Capture

Storage

…. Link zu ERP

DMS Server

Link zu

SP 2010

... zu ecspand your SharePoint

Highlights

ecspand Services

Integration

Record Management

SharePoint Compliance

Image / Rendition Services

Workflow

Record Management

Record Management

SharePoint Compliance

Revisionssichere Archivierung

Kopieren, verschieben oder

verlinken

Verschiedenste Compliance-

Plattformen

Zugriff über SharePoint

Image Services

Rendition Services

Workflow

Integration von SharePoint

Standard Workflows

komplexe, indidviduelle

Workflows „ecspand Workflow“

(Nintex OEM)

fertige Templates

Integration

Integration von

(Dritt-)Applikationen

SharePoint als „Single Point of

Service“

Konsolidierung des Wissens und

der Informationen

zentrale (applikationsüber-

greifende) Prozessplattform

Bestehendes ERP …

… in den SharePoint

(revisionssichere) Archivierung

aus ERP

direkter Dokumentzugriff auf

SharePoint / Archiv

applikationsübergreifende Prozesse

ERP Erweiterungen (classifier,

Rechnungsbuch)

ERP Connector

ecspand Sidebar

Drag & Drop Ablage direkt aus Windows (inkl. Aktenzuordnung und Metadatenvererbung

Recherche über Client

drag & drop

Ablage von Papierdokumenten

Scannen direkt in den Vertragsakt

Ablage in SharePointbibliothek

ecspand capture

Frühes Scannen mit Kopfdatenerkennung (OCR, Klassifizierung, Stammdatenverprobung)

Sichtprüfung und Indexierung

Übergabe an ERP und SharePoint

ecspand capture

Client PC

Stamm- daten

Cloud Solutions

Einbindung Office 365 in Szenario

Scanclient als Cloudservice ohne

lokale Installation

Einbindung Azure Blobstorage als

Dateiablage

ecspand als „Service“ für Office 365

Cloud Vision

Das Gold liegt in den Prozessen

Die Herausforderung:

Prozesse automatisieren,

standardisieren und flexibilisieren

Vertragsakte

Aufgaben

Notizen

Dokumente

Emails

Fristen /

Laufzeiten

Anmerkungen

Kosten

€

Vorlagen

Erstellen Archivierung Verwaltung Controlling

Vertragsmanagement

Qualitätsmanagement

Prozesslösung

Workflows

Dokumenterstellung

Übersichtliches Interface

(Integration in Office)

Eingangsrechnungsverarbeitung

Erhöhung der Effizienz

Erhöhung der Transparenz

Integration in ERP

Standardisierte Prozesse

SharePoint als Prozessplattform

SharePoint als Prozessplattform

SharePoint als Prozessplattform

Belegübergabe an SAP

SharePoint als Prozessplattform

Belegübergabe an SAP

SharePoint als Prozessplattform

Belegübergabe an SAP

Workflowintegration

SharePoint als Prozessplattform

Belegübergabe an SAP

Workflowintegration

SharePoint als Prozessplattform

Belegübergabe an SAP

Workflowintegration

Prozessabarbeitung

SharePoint als Prozessplattform

Belegübergabe an SAP

Workflowintegration

Prozessabarbeitung

SharePoint als Prozessplattform

Belegübergabe an SAP

Workflowintegration

Prozessabarbeitung

Belegablage

Cloud

Strategie

Cloud Stack

Mobile Cloud Capture, Silverlightclient

Wrapper um Abby OCR Engine

Klassifzierungsservice

(Rechnungs-)Analyseservice

Exportservice

Azure Integration

Szenario

Szenario

Client PC

Stamm- daten

(1) Erfassung

Mobile Cloud Capture (WP7 Client)

Fotografie des Kassenbeleges

Silverlight Capture Client (*)

Übergabe an Azure Service

(*) derzeit in Entwicklung

(2) OCR Analyse

Message Queues

Abbyy OCR Engine

(3) Klassifizierung

Stamm- daten Message Queues

mandantenübergreifende Templates

(4) Export

Aufruf des Cloudservices

Import in SharePoint

Dokumentbibliothekt

Alternative: ERP oder CRM System

Einbindung Office 365 in Szenario

Scanclient als Cloudservice ohne

lokale Installation

Einbindung Azure Blobstorage als

Dateiablage

ecspand als „Service“ für Office 365

Vision

Live

Capture

Queues

Queues

Dokumentbibliothek

Detailansicht

Belegansicht

Eingangsrechnungs- verwaltung

Ausgangsituation

viele Rechnungen pro Tag

viel Aufwand, wenig Transparenz

manueller (papierbasierter) Freigabeprozess

kein Automatismus, keine digitale Unterstützung

Technologie SharePoint & ERP

(SAP, Dynamics AX, Dynamics NAV, …)

Ausgangsituation

Erhöhung der Transparenz

Erhöhung der Effizienz

Scannen mit automatischer Klassifizierung

Workflow mit Prüfung und Freigabe

Integration von SharePoint und ERP

Nintex Workflow und ecspand

Schematischer Überblick

Technischer Überblick

Technische Details

Nutzung der bestehenden Technologien

(SharePoint, ecspand Archivierung,

ecspand Scanning, Import, …)

ecspand link for SAP/AX/NAV inkl.

Customizing

Workflow Customizing mit Nintex WF

Deployment mit SharePoint WSP

Die Lösung mit ecspand

ERP Integration, Scannen von Altbelegen,

Belegarchivierung aus ERP

Scannen mit automatischer

Klassifizierung

Workflowintegration

Scannen und Klassifizieren

Frühes Scannen mit Kopfdatenerkennung

(OCR, Klassifizierung,

Stammdatenverprobung)

Sichtprüfung und Indizierung

Optional: Eingabe von

Workflowinformationen, Anpassung der

Formularmaske

Übergabe an ERP und SharePoint

Workflowintegration mit ERP

initiale Übergabe an SharePoint bei Workflowstart

Statusupdate aus dem Workflow an ERP

Übergabe und optionale Buchung aus dem Workflow direkt in

ERP

Workflowstruktur

Verteilung, sachliche Prüfung, Freigabe, FiBu-Freigabe

Clearingstelle, Subprüfung/Rückfrage

Konfiguration

SharePoint Oberfläche (gewohntes

Look & Feel für Anwender)

ergonomische Masken mit Wertelisten,

Logikprüfungen, …

verschiedene Workflowtypen

definierbare Verantwortlichkeiten auf

Gruppenebene (Verantwortliche,

Vertreter, Kostenstellenaufteilung, …)

Workflowmaske

Workflowmaske

Reporting und Historie

PDF Report und Verknüpfung mit ERP Datensatz

Integriertes Nintex Reporting

SharePoint Berichts-Center

Qualitätsmanagement

Qualitätsmanagement

Prozesslösung

Workflows

Dokumenterstellung

Übersichtliches Interface

(Integration in Office)

Key Facts

Elektronisches Abbilden der Arbeitsschritte zum Erzeugen eines neuen QM

Dokuments

Elektronisches Abbilden der Arbeitsschritte zur Änderung eines vorhandenen QM

Dokuments

Nachvollziehen der einzelnen Arbeitsschritte und Aufgaben für Verantwortliche

und QM Leitung

Darstellung der QM Dokumente für Mitarbeiter in unveränderbarem Format bei

gleichzeitiger Bearbeitung durch Dokumentverantwortliche

Abbilden der QM Dokumente in der Struktur des QM Handbuchs

Timer Job zum automatischen Erzeugen von Aufgaben zur Überarbeitung von QM

Dokumenten

Key Facts Einfache Suche in den ca. 2500 QM Dokumenten für Mitarbeiter

Öffnen des gesuchten QM Dokuments für Mitarbeiter nach max. 3 Mausklicks

Übersichtliche Oberfläche zur Darstellung von mitgeltenden Dokumenten

Überblick

Aufgaben

Änderungsmitteilungen

Postkorb

Records Organizer Rendition Service

Änderungs-

mitteilung

Genehmigung zur

Dokumenterstellung

Genehmigung zur

Dokumenterstellung

Abstract

QM Handbuch

Suche in QM

Dokumenten

Workflow zur

Dokumentänderung

Workflow zur

Dokumenterstellung

Cockpit

Start des QM-Workflows über Erstellung eines Abstracts

Neues Dokument

Der Mitarbeiter aus dem

Fachbereich kann die

Erstellung eines neuen QM

Dokumentes mit Hilfe von

Abstracts beginnen.

Er beschreibt kurz den Inhalt

des neuen Dokumentes

ohne auf die QM/ISO

typische Form und

Klassifizierung achten zu

müssen.

Er wird dabei durch eine

spezielle Erfassungsmaske

geführt.

Klassifizierung Abstract

Die Einordnung des

Abstracts(späteres

Dokumentes) in die

Unternehmensprozesses

erfolgt geführt durch

entsprechende

Auswahlmasken.

Die Zuordnung kann zu

jedem beliebigen Zeitpunkt

des Workflows erfolgen und

auch wieder geändert

werden.

Prüfung / Freigabe mit Workflow

Mehrstufige Workflows

unterstützen den

Genehmigungs- und

Freigabeprozess.

Die QM Mitarbeiter werden

jeweils mittels Aufgaben

und Benachrichtigungen

über neue Prozessschritte

informiert

Automatische Dokumenterstellung

Wurde der Abstract

genehmigt, so erfolgt die

automatische Erzeugung

eines entsprechenden QM

Dokumentes basierend auf

die im Abstract definierten

Metadaten..

Die Metadaten werden in

das Word-Dokument als

Textbausteine übernommen.

Aufgabenübersicht

Nachverfolgung der Aufgaben

(Wo „hängt das Dokument“?)

Jeder betroffene Mitarbeiter besitzt

eigene Aufgabenübersicht

Automatisches Update der Aufgaben

nach Bearbeitung

Erzeugen PDF

Automatisches Erzeugen

einer PDF- Datei nach

Bestätigung durch Freigeber

Bearbeitung des Dokuments

somit für „normale

Mitarbeiter“ nicht mehr

möglich

Versionshistorie für jedes

Dokument aufrufbar

Suche nach QM Dokumenten

Mehrere Möglichkeiten:

• Volltext-Suche in den

Inhalten der vorhandenen

Dokumente

• Suche mittels Metadaten

der Dokumente

Suche nach QM Dokumenten

Mehrere Möglichkeiten:

• Volltext-Suche in den

Inhalten der vorhandenen

Dokumente

• Suche mittels Metadaten

der Dokumente

• Suche mittels grafische

Prozessvisualisierung

Suche nach QM Dokumenten

Mehrere Möglichkeiten:

• Volltext-Suche in den Inhalten der

vorhandenen Dokumente

• Suche mittels Metadaten der

Dokumente

• Suche mittels grafische

Prozessvisualisierung

• Suche/Navigation entsprechend

QM/ ISO Struktur (Aktenplan)

Vertragsmanagement

Archiv

?

Papierarchiv, DMS

elektronisches Archiv

Gegenstand, Partner, Laufzeit

Bestimmungen, Sondervereinbarungen

Realität: getrennte Welten

statische juristische Dokumente und Ablage

mühsame Bearbeitung in Listen

keine Automatismen und kein zentrales Repository

Vertragsakte

Aufgaben

Notizen

Dokumente

Emails

Fristen /

Laufzeiten

Anmerkungen

Kosten

€

Vorlagen

vollständig in SharePoint integriert, standardisiertes und konfigurierbares Produkt,

vordefinierte Workflows, intuitive Bedienung, rechtssichere Ablage

Erstellen Archivierung Verwaltung Controlling

ERP

Vertragsakte

Stammdaten

Metadaten

Fristen, Aufgaben

Vertragsakte

Stammdaten

Metadaten

Dokumente

Erstellen Erstellung: Metadaten

Erstellen

Mehrere

Vertragstypen

Vertragsdokument anlegen

Templates für

Verträge

Vorlagenverwaltung

Erstellen Berechtigungen setzen

Verwaltung auf Ebene Vertragsakt

automatische Vererbung

Benutzer- / Gruppenebene

Standardkonzept SharePoint

Erstellen Berechtigungen setzen

Berechtigungsprofile

auf Basis von Metadaten

Kombination mit klassischer Regelung

Vertragsakte

Erstellen Prüfen und Freigeben

Stammdaten

Metadaten

Aufgaben

Fristen

Dokumente

Erstellen Prüfen und Freigeben

Manuell oder Automatisch bei Erreichen von Fristen

Vertretungsregelung

Eskalationsmanagement

Dokumentation der Ergebnisse

Erstellen Prüfen und Freigeben

Manuell oder Automatisch bei Erreichen von Fristen

Vertretungsregelung

Eskalationsmanagement

Dokumentation der Ergebnisse

Archivierung Archivieren & Ablegen

Revisionssichere Archivierung

vertragsrelevanter Daten und

Dokumente

Auditing

Auslagerung auf Langzeitstorage

Zugriff über SharePoint

Aufbau einer Vertragsakte

Archivierung Archivieren & Ablegen

Ablage von Papierdokumenten

Scannen direkt in den Vertragsakt

Ablage in SharePointbibliothek

ecspand Sidebar

Drag & Drop Ablage direkt aus Windows

Recherche über Client

Verwaltung Suche & Recherche

Volltextsuche

Verwaltung Suche & Recherche

ecspand Suche

Verwaltung Suche & Recherche

ecspand Suche

Verwaltung Suche & Recherche

Verwaltung Vertragscockpit

Controlling Reporting

SharePoint Standard

• Listenansichten

• Gruppierungen und Filter

ecspand Features

• Recherche in den Vertragsinfos

• vertragsspezifisch und -übergreifend

Controlling Stichtage

Controlling Überblick

Controlling Kosten

Christian Kiesewetter

Sales & Partner Manager christian.kiesewetter@d-velop.at

d.velop GmbH

EURO PLAZA, Technologiestraße 5, 1120 Wien

T: +43 1 908 08 96

W: www.d-velop.at | www.ecspand.com