第1页 Gartner, Inc. | G00325391

让内容协作平台在内容服务战略中发挥更大作用

发布日期：2017 年 11 月 29 日 ID：G00325391

……………………………………………………………………………………………………………………………………………

分析师：Monica Basso

内容协作平台已经从最初专关注文件管理，发展成解决个人生产力、团队协作

和工作流程自动化问题。应用程序领导者必须将内容协作平台（CCP） 纳入

内容服务战略，以应用于众多内容资源库和使用场景。

影响

■ 与内容协作平台相关联的云端资源库、云端工作套件和其它应用程序正在越来越多地与传统内容

服务平台（CSP）和资源库一同部署；这将导致碎片化，并迫使应用程序领导者不得不重新考虑内

容服务战略。

■ 连接器支持直接从 CCP 访问内容资源库，这将减少应用程序领导者将内容迁移到云端的需求，

并有助于降低碎片化和联邦存储库。

■ API 提供访问 CCP 资源库的接口，这意味着应用程序负责人可以从内容资源库获取内容，以用

于客制化的业务应用，并帮助开发新应用和使内容工作流程自动化。

■ 为在不断变化的世界中进行自我转型，企业必须整合内容、协作和洞察力技术，以打造一个统

一的数字工作平台。

建议

为了将CCP打造成数字工作空间的一部分，应用领导者应该：

■ 通过将CCP用于内容管理和工作流程自动化，提升CCP在内容服务战略中的作用。他们已经超越

了分享，生产力和协作。

■ 利用CCP对轻量级内容服务的支持来整合冗余的或“传统的”内容系统。

第2页 Gartner, Inc. | G00325391

■ 通过部署CCP 和 CSP 解决方案，满足以内容为中心的使用场景，进而优化内容服务实施过程。

■ 计划将CCP纳入其IT服务组合，作为广泛的数字工作场所战略的一部分。

战略规划设想

到2020年，成熟地区80％以上的大中型企业将部署至少一个内容协作平台产品，以实施内容生产力

和协作战略。

分析

内容协作平台（CCP）将促进组织内部或外部的个人和团队实现以内容为中心的生产力和协作。核

心功能包括对内容存储库的移动访问，文件同步和共享以及跨存储库的搜索。此外，CCP本身或通

过与第三方工具集成，支持协作式文档创建、团队协作、轻量级内容管理和工作流程自动化。支持

公有云部署、混合云部署和私有云部署、或本地部署。更多详细信息，请参阅“内容协作平台的魔

力象限”。

CCP衍生自企业文件同步和共享（EFSS）市场，该市场于2010年出现并通过商品化发展演变，迫使

供应商扩大其价值主张。从最初关注EFSS开始，产品扩展了专门功能，以支持个人和团队的内容驱

动型协作，确保外部协作、轻量级内容管理和以文件为中心的工作流程。此外，这些产品越来越多

地获得了平台属性，增加了API以访问关联的内容存储库，增加了连接器以连接到外部存储库，增加

了UI定制和建模工具。CCP现在还为IT管理、行政管理以及安全，分析和治理功能提供支持。

请注意，所有CCP都是以EFSS为核心功能的独立产品。这种核心功能现在通过协作和内容管理功能

得到了增强（参见图1）。

第3页 Gartner, Inc. | G00325391

图 1. 内容协作平台包含“文件同步与共享”内核及其他功能层

来源：Gartner（2017 年 11 月）

企业往往倾向于将 CCP 应用于用户生产力和外部协作场景，打造现代、敏捷的工作环境。通常，

一旦部署 CCP 产品或服务，势必会对传统工作模式和部分内容选择流程产生一定影响。CCP 逐步

取代基于文件的旧式内容系统或成为它们的补充，这种情形很常见。

此外，在当前的环境条件下，所有企业的内容均分散于多个资源库和应用程序中，它们往往是孤立

的——在这种情况下，随着所采用的基于云的资源库和应用程序不断增多，结构也会越来越复杂。

很多时候，IT 部门无法掌控内容。事实上，由于新部署的 CCP 提供了大量整合传统非结构化和结

构化数据资源库系统的敏捷方案和方法，内容系统正在经历自然选择过程。

内容不断演化的本质要求我们必须制定内容服务战略，以处理不同类型的内容、构成和使用场景

（见注释 1）。为实施这项战略，需要采用整体方法（参见“ECM 重塑：内容服务平台和应用程序

简介”及“内容服务平台知识”）。人们可以利用大量不同的平台支持内容服务战略——CCP、

CSP 和数字体验平台 (DXP)。你可以根据需要集成这些平台，针对性地为用户场景提供支持。

内容协作平台的组成

内容

+

协作

+

平台

=

CCP

内容平台

工作流

轻型内容管理

团队协作

用户生产力

文件同步

与共享

第4页 Gartner, Inc. | G00325391

CCP 构建了一款集内容相关服务、资源库和接口于一身的平台，应在实施全部或部分内容服务战略

时予以充分考量，具体取决于自身企业要求。CCP 尤其适合于那些侧重文件共享、内容协作和轻型

工作流要求的内容战略。

CCP 提供了内容资源库，通过连接器联合外部内容资源库，利用一系列 API 扩展可用功能、应用

程序及访问内容并支持构建应用程序。

图 2. 影响及对应用程序负责人的主要建议

来源：Gartner（2017 年 11 月）

影响和建议

部署云端资源库将导致碎片化，需要反思内容服务战略 ………………………………………………………………………………………………………………………

组织往往倾向于将 CCP 应用于个人生产力和团队协作场景，打造现代、敏捷的工作环境。这是自

然而然的过程，也是正确的做法，因为 CCP 衍生自 EFSS 产品，且大部分部署和经验源自 EFSS

领域。

影响 主要建议

部署云端资源库将导致碎片化，需要

反思内容服务战略。

可以利用连接器整合资源库并且降低

碎片化。

API 支持访问 CCP 资源库，因此你

可以提取内容实现多种目的，如自动

执行内容工作流。

运用 CCP 实施内容管理及实现工作流程自动

化，提升 CCP 在内容服务战略中的地位。

利用 CCP 支持轻型内容服务，整合冗余的或

“传统的”内容系统。

部署满足以内容为中心的用户场景需求的 CCP

和 CSP 解决方案组合，进而优化内容服务实施过

程。

第5页 Gartner, Inc. | G00325391

但是，CCP 现已能够提供更广泛的功能。久而久之，逐渐突破生产力和协作限制，扩展至轻型内容

管理、文档工作流程和治理领域。尽管市场局势反复无常，但很多 CCP 现已能够提供结构化文档

管理，支持基本内容服务实施，例如：

■ 文件版本管理、版本控制和召回

■ 通过文件签入/签出进行编辑，并检测编辑冲突

■ 文件保留

■ 元数据管理（标准元数据和用户定义的元数据）

■ 元数据和自动标记

■ 自动分类

■ 文件权限和访问权限

■ 保留策略（针对文件和文档）

■ 内容分析

■ 内容迁移工具

■ 分层文件夹

■ 电子发现（内置）

■ 搜索（支持全文搜索元数据和内容）

■ 存档（内置）

■ 扫描

■ 捕获、查看、编辑、控制和管理文档

■ 基于云的协作内容文档创建

■ 表单

■ 内容生命周期管理

■ 轻型文档工作流

■ 轻型记录管理

■ 通过机器学习和人工智能 (AI) 自动完成内容处理和分类（参见“如何利用内容推动人工智能发

展（反之亦然）”）

■ 内容资源库

■ 平台 API，采用本机集成和连接器

第6页 Gartner, Inc. | G00325391

若企业尚未采用 CSP 或企业内容管理 (ECM)，还可以趁机利用这些新 CCP 功能，应用全新的方

法管理非结构化内容并生成适当的使用场景。

对于已经采用 CSP 或 ECM 的企业而言，冗余和碎片化内容解决方案呈现出的挑战日益加剧。这

些企业往往利用大量不同的系统处理非结构化和结构化数据，包括文件资源库及传统内容管理系统

或应用程序，因而导致产品采购的不协调。这些系统的用户体验和功能往往较为落后，产品架构也

跟不上时代发展。因此，用户很难通过多个相互孤立的资源库查找信息，更谈不上有效利用信息并

与他人开展协作。在这种情况下，内容系统相互交叠，增加了复杂度和维护成本。建立以内容为中

心的创新流程变得十分困难。此类企业往往选择将其现有的内容管理系统升级（或迁移）至更新的

版本。但简单而言，他们可以选择将 CCP 与旧式内容系统集成，甚至直接用 CCP 替换旧式内容

系统。

采用与旧式内容系统集成的 CCP 平台将会获得很多优势。例如：

■ 允许逐步或一次性迁移（迁移可能较为困难且成本高昂）。

■ 允许企业继续使用其任务关键工具，从而避免中短期业务中断。

■ 支持在对现有流程不产生负面影响的领域开展创新。

随着内容环境的不断发展，为应对挑战并抓住机遇，如考虑采用 CCP，应用程序负责人应扩大评估

范围，开始从内容服务战略的角度进行考量，具体方法如下：

■ 制定统一内容服务战略。

■ 在企业和用户需求的指导下（而不是根据产品类别），创建内容服务组合。

■ 使内容技术、资源库和服务合理化。

■ 选择一个或多个内容服务实施平台（如 CSP、CCP 或 DXP）。

■ 计划管理此内容服务组合（参见“三步主动管理内容服务组合”）。

CCP 是广泛内容服务战略的核心组成部分。无论独立实施还是与其他平台（如 CSP，参见“内容服

务平台魔力象限”）或应用程序集成，都不会动摇 CCP 的核心地位。简言之，CCP 甚至可以替换

第7页 Gartner, Inc. | G00325391

传统内容管理工具，从而促进整合并减少碎片。CCP 是一种强调用户和用户生产力的新一代工具。

它们可以加速工作平台转型：逐步迁移旧内容和文件管理系统，同时进一步推进云迁移及引入创新

（如在云中创建内容）。

相较于传统内容管理系统或新一代 CSP，CCP 方案的费用要低得多（平均比率为 1:5）。不仅更便

于预算审查，还有利于实现投资回报。尽管如此，新 CCP 解决方案的总体拥有成本 (TCO) 可能高

于现行的许可或订阅成本，因为内容迁移、集成和额外维护同样需要成本，而且绝对不容忽视。

在这种场景下，云办公套件的重要意义将不断提升。如果应用程序负责人希望整合多个内容和协作

系统（包括最近部署的 CCP），那么很可能会对云办公套件感兴趣。实现经济效益是整合并采用单

一集中云办公套件的重要原因。然而，即使采用集中平台、单一供应商和极具吸引力的经济模式，

仍然需要满足复杂使用场景和业务需求。

建议：

■ 决定投资 CCP 前，召集所有业务、用户和 IT 领域利益干系人征询意见。

■ 将 CCP 视为内容服务组合的核心组成部分，促进讨论和评估 CCP，进一步实施广泛内容服务

战略。

■ 评估利用 CCP 替换现有内容系统的 TCO，论证更换方案或更具战略意义的服务许可与整合的

合理性。

通过连接器帮助整合资源库及减少碎片 ……………………………………………………………………………………………………………………

如前所述，企业使用的内容资源库和应用程序数量日益增加，面临的内容系统碎片化和复杂度挑战

不断加剧。由于在采用较为常见的内容管理系统（如 CSP）的同时，还同步采用新的云端资源库

（用于 CCP、云办公套件或其他业务应用程序），云还将面临一些额外挑战。

在这种情况下，你需要规划并执行内容系统整合方案，以便消除或减少冗余及构建敏捷内容服务实

现层，推动实现进一步的创新。应重点考察部署的内容系统（如 CSP 和文件服务器）、新部署的

第8页 Gartner, Inc. | G00325391

CCP 及云办公套件之间的多层重叠和互补关系。综合审查这些重叠关系后，将可以识别整合机遇或

精心策划的并发实例，进而实现特定的业务成果。但是，只有满足众多企业使用场景的需求，才能

普遍实施相关整合。

注释 2 提供了一些最常见的典型 CCP 和 CSP 部署使用场景。表 1 概括总结了 CCP 和 CSP 提

供的典型使用场景（并未捕获产品的全部特定功能）平均支持水平。

表 1：内容协作平台 (CCP) 与内容服务平台 (CSP) 的典型使用场景平均支持水平比较

使用场景 CCP CSP

生产力 广泛 常规/广泛

协作 广泛 常规

记录管理与合规 基本 广泛

工作流 基本 广泛

数据保护与治理 常规 广泛

内容生态系统 常规 广泛

数字化转型 广泛 常规

流程应用程序 基本 广泛

基础结构现代化 广泛 常规/广泛

“基本”是指使用场景需要具备 10% 到 30% 的功能

“常规”是指使用场景需要具备 30% 到 70% 的功能

“广泛”是指使用场景需要具备 70% 到 100% 的功能

来源：Gartner（2017 年 11 月）

CCP 更适用于内容协作场景。相比之下，只有 CSP 能够满足记录管理与合规、进程应用程序或工

作流程的广泛要求。但是，如果使用场景的轻型内容管理和工作流程要求比较简单，则使用 CCP

产品可能足以满足需求。

如果企业已经部署或正在部署适用于内容生产力和协作的 CCP，那么还可以运用这些产品的轻型内

容管理功能支持其他使用场景。在这种情况下，可以通过下列方式获益：

■ 使用 CCP 替换一个或多个现有内容系统

■ 实现内容流程现代化，协助用户培养敏捷工作风格

未部署 CSP 的企业（例如，环境不成熟、仅处理非结构化数据和文件的企业）也可以通过部署

第9页 Gartner, Inc. | G00325391

CCP 受益。尽管他们知道结构化内容的价值和优势，但往往因成本、复杂度和所需资源而不会部署

CSP。CCP 可以使他们轻松地向文件中添加元数据。此类企业可能并未计划投资专用 CSP，但也许

迫切希望部署新的 CCP，进而推行更广泛的内容服务战略。

处于架构中心的 CCP 中的连接器，使企业可以基于现有的内容资源库创建公共抽象层。一方面，

这样可以创建更流畅的用户界面（例如，更便于跨资源库访问内容及执行智能搜索）。另一方面，

还有助于打造最佳 IT 管理、控制和治理环境。因此，可以通过优化方式整合新资源库与现有资源

库 — 避免更换旧式系统。另外，有了连接器，完全无需将内容迁移到云中。连接器将可帮助你减

少碎片并集成现有资源库，从而整合旧式基础结构。

在精简平台层上实施内容服务战略有助于企业更灵活地开发扩展、应用程序和创新成果。CCP 可帮

助你构建精简平台层。API 支持访问 CCP 的资源库，并且能够利用其内容。你可以提取相关内

容，为自定义业务应用程序输送信息，帮助开发新型应用程序，并自动执行内容工作流程。

建议：

■ 深入研究多个内容生命周期和流程中以内容为中心的使用场景。识别与使用场景相关的需求并收

集常规要求。

■ 超越生产力和协作限制，选择以内容为中心的使用场景和要求，这与当前提供的 CCP 技术完美

契合。

■ 确定 CCP 与现有内容管理系统间的重叠或互补关系，同时确保在综合环境下为以内容为中心的

使用场景提供最佳支持。

■ 寻找机会集成现有资源库与 CCP，或者替换现有资源库并通过单一 CCP 部署进行整合。

■ 一旦确定业务合理性，则降低内容系统部署冗余性（例如，CSP、存储设备、文件服务器、数字

资产管理系统、Web 内容管理系统、业务线应用程序和企业系统）。

API 支持访问 CCP 资源库以提取和处理内容

在推进实现传统工作环境现代化的过程中，认识内容服务战略的必要性并做出相应规划是第一步。

然而，鉴于目前的产品多样性及选择平台的潜在影响，或许很难确定实施战略的适当内容平台。一

第10页 Gartner, Inc. |

G00325391

些采用传统内容资源库或旧式 CSP 的企业难以抉择究竟升级至新版 CSP（利用其本机共享和生产

力支持），还是部署专用 CCP 提高生产力及加强协作（补充或更换现有系统）。

内容管理、分析和机器学习以及人工智能处理功能开始在 CCP 产品中崭露头角。这将扩展 CCP

使用场景，为应用程序负责人提供备选方案，替换资源密集型 CSP 工具。

为做出明智决策，掌握这些不同类型的内容服务实施平台之间的主要区别非常重要，以便根据你自

身的特定需求选择最适当的 CCP 和 CSP 组合。

CCP 与 CSP 具有一些共同之处。二者均提供连接器、API 及其他机制，用于集成大量业务应用程

序和企业系统，开发以内容为中心的自定义应用程序，及搭配其他内容和数据资源库一起使用。

但是，CCP 与 CSP 的主要用途不同。CCP 主要用于实现敏捷内容生产力和面向最终用户的团队协

作（换言之，CCP 属于“交互系统”）。CSP 则实现更正式的业务内容使用、管理和处理（换言

之，CSP 属于“记录和工作流系统”）。起初，CSP 市场主要由“管理”需求驱动（即需要遵循法

规并降低风险），而 CCP 市场则优先考虑用户体验。但在过去的五年里，CCP 市场和 CSP 市场

均发生巨变。目前，二者均专注于用户、业务流程和 IT 层面，尽管程度有所不同：

■ CCP 的主要作用是提高个人生产力及加强团队协作。例如，CCP 提供了安全工作平台，团队可

以在安全工作平台中协作创建文档。协作创建和共同编辑云端文档是 CCP 产品的一项新功能。

CCP 主要用于处理非结构化数据，也就是主要文件，包含极少量元数据，或者完全不包含元数

据。

■ CSP 的主要作用是改善企业内容的管理和处理。例如，CSP 支持内容捕获、内容社区和记录管

理。另外，还支持广泛的工作流设计，路由以及复杂内容的处理跟踪。同时，商业智能和分析及

联合元数据管理和搜索功能也是 CSP 的重要特色。

结论

■ 如果对移动生产力和团队协作具有复杂要求，则选择 CCP 较好。

■ 如果对内容捕获、记录管理、处理以及集成和知识管理具有严格要求，则选择 CSP 较好。

第11页 Gartner, Inc. |

G00325391

建议：

■ 根据以内容为中心的使用场景和要求选择 CCP、CSP 或综合使用这二者。

■ 对于重点关注用户体验、个人生产力和团队协作的使用场景，则优先选择 CCP，但还要评估

CCP 是否可以满足其他需求。

■ 对于重点关注记录管理、文档管理、知识管理和内容处理的使用场景，则优先选择 CSP。

■ 如果需要启用两种系统以支持各种使用场景，则使用连接器和开放的 API 进行集成。寻找支持

多种资源库、分布式架构、内容类型和用户界面的平台。

■ 通过综合部署 CCP 和 CSP 满足以内容为中心的使用场景需求，优化内容服务实施过程。

组织转型要求将内容、协作和洞察技术集成到数字工作平台中

在技术、社会和经济压力的共同推动下，企业亟需转型。引入新型工作模式、改变雇主与员工关系

并调整员工结构，推进工作平台转型。为帮助 IT 部门利用这些变化，Gartner 呼吁采用“数字工

作平台”战略，通过营造定制化水平更高的工作环境来提高员工敏捷度和参与度（参见“数字工作

平台研究指南”）。

依托数字工作平台战略，员工可以更广泛地参与确定企业 IT 部门的发展方向。这不仅支持更广泛

的工作方式，增强移动办公，还能推行更灵活的安全模型及以客户为中心的服务模型 — 所有这些

都有助于提升员工参与度和敏捷度。

从技术角度而言，为实施数字工作平台战略，必须采用数字工作平台 IT 服务组合。此组合应基于

以业务为中心的定义和成本核算，重点突出企业将通过各项服务获得的效益。

2017 年第三季度，经 167 名 Gartner 研究圈成员（Gartner 所管理的 IT 和业务专家研究小

组）调查发现，受访者普遍预计，2018 年最重要的数字工作平台主题包括以下几类：将内容、协

作和洞察技术集成至统一数字工作平台；在数字工作平台中提供通用和新型 IT 服务；面向外部参

与者开放数字工作平台服务（见图 3）。

第12页 Gartner, Inc. |

G00325391

图 3. Gartner 研究圈调查 — 2018 年最重要的数字工作平台主题

可多选

研究基础：参与数字工作平台计划的 167 名 Gartner 研究圈成员

来源：Gartner（2017 年 11 月）

CCP 支持员工以全新的方式开展工作：随时随地使用任何设备访问文档；与同事合作处理这些文

档；快速共享文档并完成流程。他们将可以更灵活地开展工作。

在 CCP 中，借助消费化 UI 和易于使用的应用实现用户体验现代化。通过消除传统流程的纸质业

务及促进团队（包括移动工作者）实时协作来提高效率。CCP 是以文档为中心的功能的基石。

应用程序负责人应该将 CCP 视为广泛数字工作平台计划的核心组成部分。特别是，应将这些服务

纳入数字工作平台 IT 服务组合，针对不同使用案例和场景提供不同层次的功能、自定义和支持。

鉴于变量、因素和影响多种多样，组织往往发现很难确定制定和实施数字工作平台计划的具体方

你认为以下哪些数字工作平台 IT 主题将成为 2018 年贵企业面临的最重要的课题？

受访者比例

其他 = 1%

将内容、协

作 和 洞 察

技 术 集 成

到 统 一 数

字 工 作 平

台

在 数 字 工

作 平 台 中

提 供 通 用

和新兴 IT

服务

为 打 造 数

字 工 作 平

台，IT 部

门 必 须 做

出 哪 些 调

整

面 向 外 部

参 与 者 开

放 数 字 工

作 平 台 服

务

2025 年将

转变我们工

作 方 式 的

12 种新兴

技术

推广成功的

数字工作平

台技术试点

企业架构师

数字工作平

台基础知识

不同数字工

作平台技术

的采用率及

实际影响

构建还是购

买（例如，

从托管服务

提供商处购

买）？

第13页 Gartner, Inc. |

G00325391

法。另外难以确定项目优先级，在避免严重中断的情况下逐步实施工作平台转型。

选择实施 CCP 可能面临大量挑战，包括成本、提升用户采用度（已采用消费者服务），而且新内

容资源库的碎片化程度也会有所提高。因此，Gartner 建议采用增量方法，首先部署云端办公计划

—— 原因在于，很多企业都将不可避免地使用云端办公套件。云端办公套件相对容易实施增量部

署，而且可以获得立竿见影的成效。

建议：

■ 将 CCP 纳入数字工作平台 IT 服务组合。

■ 开始在云端办公套件中试用 CCP，帮助实现员工生产力和协作方式转型。