EPMAPSAGUA DE QUITO

ACTA No. 04-2016

SESIÓN ORDINARIA DEL DIRECTORIO DE LA EMPRESA PÚBLICAMETROPOLITANA DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO

CONSTATACIÓN DE QUÓRUM E INSTALACIÓN DE LA SESIÓN

En la ciudad de San Francisco de Quito, Distrito Metropolitano, a las 10H00. delmartes 24 de mayo de 2016, en la Sala de Sesiones No. 01, de la Alcaldia del DistritoMetropolitano de Quito, de conformidad con lo previsto en el literal b) del Art. 7 de laLey Orgánica de Empresas Públicas, concordante con la Ordenanza MetropolitanaNo. 301 de 3 de septiembre de 2009 y con el Art. 2 de la Resolución N°. 001-SD-2014 de 24 de julio de 2014, se constata el quorum reglamentario y se instala lasesión, bajo la presidencia del señor Marco Ponce Roosz, Concejal Metropolitano yDelegado del Dr. Mauricio Rodas Espinel, Alcalde del Distrito Metropolitano de Quito;Arq, Samia Peñaherrera, Secretaria General de Planificación e Integrante Principaldel Directorio; y, Dra. Yhoana Mogrovejo, Asesora de la Secretaria de Territorio,Hábitat y Vivienda y Delegada del Arq. Jacobo Herdoiza, Secretario de Territorio,Hábitat y Vivienda e Integrante Principal del Directorio. Actúa como Secretario el Ing.Marco Antonio Cevallos Varea, Gerente General de la EPMAPS, y comoProsecretario el Dr. Iván Vallejo Aguirre, Gerente Juridico.

Asiste como invitada la Lic. Verónica Sánchez, Gerenta de Planificación y Desarrollo,de la EPMAPS.

El Secretario da lectura al Orden del Día:

1. Aprobación y Resolución de fa Actualización del Reglamento OrgánicoFuncional Nivel Jerárquico Superior y Estructura Orgánica de la EPMAPS.

2. Varios

DESARROLLO DE LA SESIÓN:

PUNTO UNO.-

APROBACIÓN Y RESOLUCIÓN DE LA ACTUALIZACIÓN DEL REGLAMENTOORGÁNICO FUNCIONAL NIVEL JERÁRQUICO SUPERIOR Y ESTRUCTURAORGÁNICA DE LA EPMAPS.

El Gerente General, da conocer al Directorio, una sintesis de los antecedentes de laReforma del Orgánico Funcional a Nivel Jerárquico Superior, explica que la Empresatrabajaba bajo una plataforma informática creada en casa liace 30 años. Se cuentacon un plan informático estratégico de tecnología y existe la recomendación de quese migre a una plataforma informática más moderna, integral que opere mejor, es asíque la empresa hace tres años ha invertido alrededor de diez millones de dólares,cambiando la plataforma informática, razón por la cual se propone la creación de laGerencia de Tecnología de Información, misma que consta dentro de lasrecomendaciones de la Contraloria General del Estado, en un Examen Especialrealizado.

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EPMAPSAGUA DE QUITO

A continuación la Lic. Verónica Sánchez. Gerenta de Planificación y Desarrollo; iniciala presentación respectiva, la misma que se adjunta a la presente acta como AnexoNo, 1.

El Presidente solicita que se incorpore al Ac(a el análisis de costos que implica lacreación de la Gerencia de Tecnología de Información.

Al finalizar la presentación, el señor Presidente, consulta a los asistentes si tienenalguna pregunta u observación al respecto. Al no haber ninguna, propone dar porconocido y aprobado este punto.

El Dr. Iván Vallejo Aguirre, procede a tomar e! Voto a cada uno de los integrantes delDirectorio, quienes RESUELVEN POR UNANIMIDAD: Aprobar la actualización delReglamento Orgánico Funcional Nivel Jerárquico Superior y estructura orgánica dela EPMAPS; y que la presente Resolución entrará en vigencia a partir del 01 de juliode 2016.

PUNTO DOS.-

VARIOS

no haber temas este punto, se da por finalizada la reunión, siendo las10h28.

Mar^iPonce RooszCOt^CEJAL DEL DMQ

Delecto del alcalde delDISTI^O^ETROPOLITANO DE QUITO

presidente DEL DIRECTORIO

secretaría.CONCEJALÍA

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Marco Antonioítíevallos Varea

GERENTE GENERAL EPMAPS

SECRETARIO DEL DIRECTORIO

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LISTA DE ASISTENCIA

EPMAPSAGUA DE QUITO

REUNION DE DIRECTORIO No. 4-2016

EMPRESA PÚBLICA METROPOLITANA DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO"EPMAPS"

Quito, 24 de mayo de 2016

Dr. Mauricio Rodas EspinelALCALDE DEL DMQ

PRESIDENTE DEL DIRECTORIO

Sra. ivone Von LippkeCONCEJALA METROPOLITANA

MIEMBRO PRINCIPAL

Sr. Mario GuayasaminCONCEJAL METROPOLITANO

MIEMBRO PRINCIPAL

Arq. Samia PeñaherreraSECRETARIA DE PLANIFICACIÓN DEL DMQ

MIEMBRO PRINCIPAL

Arq. Jacobo HerdoizaSECRETARIO DE TERRITORIO, HABITAT YVIVIENDA DEL DMQ

MIEMBRO PRINCIPAL

Ing. Marco Antonio CevaliosGERENTE GENERAL

EMPRESA PÚBLICA METROPOLITANA DEAGUA POTABLE Y SANEAMIENTO

SECRETARIO DEL DIRECTORIO

Dr. íván Vaiiejo AguirreGERENTE JURÍDICO EPMAPS

PROSECRETARIO DEL DIRECTORIO

Av. Mariana de Jesús entre Italia y Alemania 2994 400 / 2994 500 / 2998 500 www.aguaquito.gob.ec

Señor

Marco Ponce

CONCEJAL ÍVIETROPOLITANQ

DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO

Presente."

De mi consideración:

QUilOQuito, Lo MAYO 2016

ALCALDÍA

Oficio No.

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Adjunto al presente se servirá encontrar la convocatoria a Sesión Ordinaria de Directorio de laEmpresa Pública Metropolitana de Agua Potable - EPMAPS para el día martes 24 de mayodel año en curso, a las lOhOO en la Sala de Sesiones de la Institución.

Por compromisos inherentes a mis funciones, no podré estar presente, por lo que muchoagradeceré se sirva asistir como mi Delegado y presidirla.

Por su gentil atención, anticipo mi agradecimiento.

Atentamente,

Dr. Mauricio Rodas E.

ALCALDE DEL DISTRITO METROPOLITANO

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Adjunto: Lo indicado •vr-fiP(3sr!sont-

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SECRETAfliA DE

TERRITORIOALCALDÍA

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IngenieroMarco Antonio Cevallos Varea

GERENTE GENERAL

SECRETARIO DEL DIRECTORIO DE LA EPMAPSPresente

De mi consideración:

En atención a la convocatoria No. 04-2016 del 19 de mayo de 2016, mediante elcual se convoca a la sesión ordinaria del Directorio, que tendrá lugar el díamartes 24 de mayo de 2016, en la sala de reuniones No. 1 de la Alcaldía: deboinformar a usted que delego a la Dra. Yhoana Mogroveio, asesora de estaSecretaria, para que asista en mi representación a la mencionada sesión.

Atentamente,

jf*

Arq. Jacobo HerdoízaSECRETARIO DE TERRITORIO,HÁBITAT YVIVIENDA, ENC.

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CONVOCATORIA No. 04-2016

(ALCANCE)

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Por disposición de! Dr. Mauricio Rodas Espinel. Alcalde del Distrilo MetropolilaJio de Quitoy Presidente del Directorio de la Empresa Pública Metropolitana de Agua Potable ySaneamiento, y a base de lo previsto en el Reglamento de Funcionamiento del Directorio,convoco a la Sesión Ordinaria que se efectuará el dia martes 24 mayo de 2016. a las lOHOO.en la sala de Reuniones N° 01 de la Alcaldía, con el propósito de tratar el .siyuiente Ordendel Dia:

Aprobación y Resolución de la Aciualización del Reglamento OrgánicoFuncional Nivel Jerárquico Su])erior y Estmciura Orgánica de la EPMAPS

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SESION DE DIRECTORIO

CONVOCATORIA No. 04-2016

EMPRESA PÚBLICA METROPOLITANA DE AGUA POTABLE Y

SANEAMIENTO

Quito, 19 de mayo de 2016

Dr. Mauricio Rodas EspinelALCALDE DEL DMQPRESIDENTE DE DIRECTORIO

Sr. Mario GuayasaminCONCEJAL METROPOLITANO

MIEMBRO RINCIPAL

Sra. Ivone Ven LippkeCONCEJALA METROPOLITANA

MIEMBRO PRINCIPAL

Arq. Samia PeñaherreraSECRETARIO DE PLANIFICACIÓN DEL DMQMIEMBRO PRINCIPAL

Arq. Jacobo HerdoizaSECRETARIO DE TERRITO, HABITATY VIVIENDA DEL DMQMIEMBRO PRINCU'AL

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Ing. Marco Antonio Cevallos VareaGERENTE GENERAL

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PROPUESTA DE ACTUALIZACION DEL

REGLAMENTO ORGÁNICO FUNCIONAL

AL NIVEL JERÁRQUICO SUPERIORY ESTRUCTURA ORGÁNICA

MAYO 2016

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ANTECEDENTES Y BASE LEGAL

Mediante Resolución N° 03-SD-2015 de 12 de marzo de 2015,el Directorio de la EPMAPS expidió el Reglamento OrgánicoFuncional, Nivel Jerárquico Superior de la Empresa, en la cualincluye el Organigrama Estructural.

El numeral 7 del artículo 9 de la Ley Orgánica de EmpresasPúblicas, determina como atribución del Directorio, aprobar ymodificar el Orgánico Funcional de la Empresa sobre la basedel proyecto presentado por la Gerencia General.

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PROPUESTA

CREACION DE LA GERENCIA DE TECNOLOGÍA DE IIMFORMACION

• Permitirá fortalecer las actividades de asesoría y apoyo a la alta dirección yunidades usuarias; así como participar directamente en la toma de decisiones de laEmpresa y generar cambios de mejora tecnológica.

• Se excluirá de la Gerencia de Planificación y Desarrollo como parte del ProcesoGobernante de la Empresa, las funciones relacionadas a Tecnología Informática, lascuales son trasladadas a la Gerencia de Tecnología de Información que se proponela creación.

JUSTIFICACIONES

1. Recomendación de Contraloría en Examen Especial

"El posicionamiento del Departamento de Tecnología Informática en la estructuraorgánica de la Entidad, no le permite mantener independencia respecto de lasáreas usuarias, ni contar con nivel de decisión"

INFORIVIE DE CGEwww.aguaquito.gob.üc

PROPUESTA

GERENCIA DE TECNOLOGIA DE INFORMACION

2. Cumplimiento de Normas de Control Interno

410-01 Organización informática

Las entidades y organismos del sector público deben estar acopladas en unmarco de trabajo para procesos de tecnología de información que aseguren latransparencia y el control, asi como el involucramiento de la alta dirección, porlo que las actividades y procesos de tecnología de información de laorganización deben estar bajo la responsabilidad de una unidad que seencargue de regular y estandarizar los temas tecnológicos a nivel institucional.

3. Evolución, Tamaño de la Empresa, Inversiones en TI y Estructura

4. Mejores Prácticas (COBIT)

5. Recomendación de Auditoría de Gestión 2014

"Con el desarrollo del ERP y del Proyecto Mi Cliente (¡SU)

es urgerite la definición de la gobernanzo de los

sistemas de información en la Empresa de tal manera

que se optimice el recurso humano y la inversión

tecnológica que se está realizando. La Auditoría

recomienda explorar mecanismos como potenciar el

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de la Información, o explorar la creación de una Gerencia

a cargo de las TIo cualquier otra que la Empresa considerek^.aguaQLiilo.güb.üvmas adecuada.

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PROPUESTA

REUBICACION DE "RESPONSABILIDAD SOCIAL"

• Cambio de nombre de la Gerencia de Ambiente, Seguridad y Responsabilidad, por Gerencia deAmbiente y Seguridad, la cual forma parte de los Procesos de Apoyo; se sustenta en que al ser«Responsabilidad Social» un tema transversal y de carácter gobernante, se propone que seaasumido por la Gerencia de Planificación y Desarrollo.

JUSTIFICACIONES

1." Ordenanza Municipal 084

Artículo 28.- Modelo de gestión basado en la Responsabilidad Social.- Ijí Alcaldía delMDMQ, eii ejercicio de sus competencias, promoverá dentro de su área de gestión y el de lasempresas municipales adscritas, las medidas administrativas que les permitanprogresivamente operar mediante un modelo de gestión integral, basando su accionar en losprincipios de Responsabilidad Social mencionados en esta Ordenanza. Sus iniciativas

promoverán la generación de valorpara sus partes interesadasy buscarán fortalea^r y mejorarsus condiciones de productividad, calidad y competitividad contribuyendo de este modo conla sostenibilidad del territorio. ^ j

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GERENCIA DE AMBIENTE Y SEGURIDAD

JUSTIFICACIONES

2." Fortalecer y Vincular RS a !a Misión y VisiónEmpresarial

PRINCIPALES FUNCIONES:

NIVEL SUPERIOR:

• Dirigir la coordinación con las diferentes Gerencias y Direcciones de área de la Empresa, la elaboración,ejecución, seguimiento y evaluación del Plan de Acción de Responsabilidad Social, considerando la participación

de sus Grupos de Interés prioritariosy fortaleciéndose a través de alianzas interinstitucionales relacionadas con Responsabilidad Social.

• Coordinar con las diferentes Gerencias y Direcciones de área de la Empresa la elaboración de la Memoria de Sostenibilidad y de losinformes específicos de Responsabilidad Social solicitados por organismos nacionales e internacionales.

NIVEL DEPENDENCIAS;

• Proponer estrategias que promuevan el fortalecimiento de la Responsabilidad Social.

• Coordinar con las Gerencias la elaboración y actualización del Plan de Acción de Responsabilidad Social, y realizar el seguimientoperiódico de su implementación.

• Coordinarcon las Gerencias y Direcciones de área de acuerdo a sus competencias, la participación de los grupos de interés prioritarios entemas de Responsabilidad Social.

• Coordinar con las diferentes Gerencias y Direcciones de área de la Empresa la elaboración anual de la Memoria de Sostenibilidad y sudifusión, así como elaborar reportes e informes especificos de Responsabilidad Social que fueran solicitados por organismos nacionales einternacionales.

• Proponer alianzas interinstitucionales para el mejoramiento e implementación de iniciativas de Responsabilidad Social.

www.aguaquito.gob.üc

AMBITOS SOCIALES

AMBIENTALES Y

ECONOMICOS

STAKEHOLDERS

GOBIERNO

CORPORATIVO

PROPUESTA

• Cambio de nombre de la Gerencia de Gestión del Talento Humano, por Gerencia de TalentoHumano, de tal manera que guarde armonía con los nombres de las demás Gerencias.

• Inclusión de funciones relacionadas a Hidrología en la Gerencia de Ambiente y Seguridad.

• Diseñar y liderar ia implantación de estrategias, procesos y procedimientos para articular la gestiónintegral ambiental, la seguridad y salud ocupacional y el manejo integrado del recurso hídrico.

• Aprobar estrategias y procedimientos para el mejoramiento continuo de los procesos que influyen enla disponibilidad del agua en el marco de la gestión integrada del agua.

• Disponer el manejo, control, vigilancia y monitoreo en áreas de interés hídrico aportantes a lossistemas de agua potable de la Empresa, para prevenir afectaciones negativas al entorno natural.

• Actualización de funciones de la Gerencia General, acorde a la Ley Orgánica de EmpresasPública y Ordenanza Metropolitana N'' 301.

• Dirigir y supervisar las actividades de la Empresa, coordinar y controlar el funcionamiento de susdependencias y de los distintos sistemas empresariales y adoptar las medidas más adecuadas paragarantizar una administración eficiente, transparente y de calidad.

• Aprobar y ejecutar los programas de obras, mejoras y ampliaciones, dentro del ámbito de sucompetencia y de conformidad con los instrumentos de planificación de la Empresa.

• Autorizar los traspasos, aumentos y reducciones de crédito en el Presupuesto General de laEmpresa.

www.aguaquito.gcb.oc

PROPUESTA

• Asignación de fundones relacionadas a Agua No Contabilizada a las gerencias de los ProcesosCentrales, Gerencia Comercial y Gerencia de Operaciones para la supervisión de laplanificación y la ejecución de las acciones enfocadas en controlar las pérdidas aparentes(comerciales) y reales (técnicas), respectivamente.

• Supervisar la planificación y la ejecución de las acciones enfocadas en controlar las pérdidas reales(técnicas) y pérdidas comerciales, en los sectores donde se implemento el control de pérdidas, encoordinación con las Gerencias de Operaciones y Comercial.

• Analizar el impacto de las diferentes estrategias emprendidas, para mejora de la eficiencia técnica, quese implementen en los sectores del DMQ, valorando como han influido en la reducción de pérdidasreales (técnicas).

Actualizar funciones de acuerdo a las regulaciones emitidas por Contraloría General delEstado (Normas de Control Interno; Reglamento General para la administración, utilización ycontrol de bienes y existencias del sector público; entre otras).

NOMBRE ANTERIOR

Ley de Aguas

Reglamento General Sustitutivo para

el Manejo y Administración de

Bienes del Sector Público

Dirección de Propiedad del Inmueble

Municipal del DMQ

Seguro Obligatorio de Accidentes de

Tránsito {SOAT}

NOMBRE ACTUAL

LeyOrgánica de Recursos Hidricos, Usos y

Aprovechamiento del Agua

Reglamento General para la Administración, Utilización

y Control de los Bienes y Existencias del Sector Público

Dirección Metropolitana de Gestión de Bienes

Inmuebles

Sistema Público para pago de Accidentes de Tránsito

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DEPARTAMENTO/ UNIDAD

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INFORME ECONÓMICO DE ACTUALIZACION DEL REGLAMENTO ORGANICOFUNCIONAL

1. CREACION DE LA GERENCIA DE TECNOLOGIA DE INFORMACION

La creación de la Gerencia de Tecnología de Información, resultaría un cambio de nivel deDepartamento a un nivel superior como Gerencia; posicionando a esta área al mismo nivelque cuentan otras empresas de prestigio de la región que ofrecen servicios públicosdomiciliarios, como los son: Empresas Públicas de Medellín, Empresa de Acueducto,Alcantarillado y Aseo de Bogotá, entre otras.

A mayo de 2016, el Departamento de Tecnología Informática, cuenta con 28 servidoresdistribuidos de la siguiente manera:

ÁREA ADMINISTRATIVANIVEL

TOTALESJefatura Operativo

Departamento Tecnología Informática 1 4 5

Unidad Infraestructura y Seguridad 1 7 8

Unidad Sistemas y Aplicaciones 1 6 7

Unidad Administración de Base de Datos 1 2 3

Unidad Sistemas Información Geográfica 1 4 5

TOTALES S 23 28

La creación de la Gerencia de Tecnología de Información, contempla trasladar las funcionesdel actual Departamento de Tecnología Informática de la Gerencia de Planificación yDesarrollo a la nueva Gerencia de Tecnología de Información y las funciones de lasUnidades serían las mismas de los nuevos Departamentos de la referida Gerencia, con lamisma infraestructura y equipamiento disponible actualmente, siendo necesario asumir elcosto que representaría por la diferencia de Remuneración Ivlensual Unificada (RMU) entrelos cargos de los actuales Funcionarios Jefe de Unidad con Jefe de Departamento: asícomotambiénla incorporación de un Gerente de Área, de acuerdo al siguiente cuadro:

CARGORMU

ACTUAL

RMU

ESCALACARGO

COSTO

TOTAL

MENSUAL

COSTO

TOTAL

ANUAL

FUNCIONARIO?

JEFE DPTO2.635,00 4.427,00 GERENTE 1.792,00 21.504,00

FUNCIONARIOS

JEFE UNIDAD2.170,46 2,635,00

F-7JEFE

DEPARTAMENTAL464,54 5.574,48

FUNCIONARIOS

JEFE UNIDAD2.024,00 2.635,00

F-7JEFE

DEPARTAMENTAL611,00 7.332,00

FUNCIONARIOS

JEFE UNIDAD2.024,00 2.635,00

F-7JEFE

DEPARTAMENTAL611,00 7.332,00

FUNCIONARIOS

JEFEUNIDAD2.024,00 2.635,00

F-7JEFE

DEPARTAMENTAL611,00 7.332,00

TOTALES 10.877,46 4.089,54 49.074.48

Nota; No incluye cargas sociales ni Remuneración Variable

1

2. RESPONSABILIDAD SOCIAL

Respecto al traslado de competencias de las funciones de Responsabilidad Social de laGerencia de Ambiente, Seguridad y Responsabilidad a la Gerencia de Planificación yDesarrollo, existe un ahorro, ya que se elimina un Departamento y las funciones seránasumidas en el Departamento de Desarrollo Corporativo existente.

CARGORMU

ACTUAL

RMU

ESCALACARGO

COSTO

TOTAL

MENSUAL

COSTO

TOTAL

ANUAL

F-7JEFE

DEPARTAMENTAL2.635,00 2.024,00 FUNCIONARIOS -611,00 -7.332,00

Nota: No incluye cargas sociales ni Remuneración Variable

3. OTROS CAMBIOS EN EL ROF

En referencia a otras funciones relacionadas a Agua No Contabilizada, se está realizandouna reestructura interna que no implica la creación departamentos, sin embargo se proponela Unidad de Pérdidas Risicas en el Departamento de Distribución de la Subgerencia deAgua Potable, lo cual no representa incremento de costos, puesto que la jefatura de unidady el equipo de trabajo será redistribuido con personal propio de la Empresa con sus RMUactuales.

En lo referente a Hidrología, las funciones serán asumidas por la estructura actual,redistribuyendo el personal existente.

4. PERSONAL EPMAPS

Un indicador de eficiencia en la gestión en el sector agua y saneamiento es el deEmpleados totales por conexión y para EPMAPS ha sido un reto importantísimo a lo largode los años. En el año 2009 este indicador superaba el 5,58 empleados por mil conexiones,sin embargo, actualmente este indicador es de 3,15, muy cercano a la medía en la región de3 empleados por mil conexiones de acuerdo a los datos 2014 de ADERASA {Asociación deentes reguladores de Agua Potable y Saneamiento de las Américas) que constituye ungrupo regional de trabajo de benchmarking del cual formamos parte y es un referente parala gestión institucional de EPMAPS.

VARiACION DE NUMERO DE PERSONAL

ISOO

JUNI02009 ABmi.2014 MAY02014 (MY02016

En este sentido, desde enero hasta abril 2016, entre el personal que ha ingresado y se haretirado de la EPMAPS, existe un balance de 8 servidores menos en la Empresa con unpromedio de RMU de USD 1.273,00, por lo que se tiene una reducción de costos conformeal siguiente cuadro:

COSTO

TOTAL

MENSUAL

COSTO

TOTAL

ANUAL

NUMERO

SERVIDORESTOTAL

-1.273,00 -15.276,00 8 -122.208,00

Nota; No incluye cargas sociales ni Remuneración Variable

S. CONCLUSION

Una vez revisadas las incidencias en cuanto a costos por cambios en la propuesta aiReglamento Orgánico Funcional se concluye que en resumen existe una disminución yahorro de este gasto, el cual se refleja en el siguiente cuadro:

{+) Incremento anual por creación de nue\® Gerencia 49.074,48

(-) Ahon^ por traslado de competencias(Responsabilidad Social) -7.332,00

(-) Ahon^o por separación de Servidores -122.208,00

TOTAL -80.465,52

Adicionalmente, considerando que la nueva estructura entra en vigencia desde el primerode julio de 2016, la disminución real y ahorro para el año 2016 sería de USD 40.232,76.

Elaborado por el Departamento de Desarrollo Corporativo y Gestión de RiesgosRevisado y Aprobado por la Gerencia de Planificación y Desarrollo

S ^